¿Cómo avanza el país en el pago electrónico de impuestos?

Revista Nº 154 Jul.-Ago. 2009

Javier N. Rojas 

Especial para la Revista Impuestos 

En un apacible lugar de la carretera entre los municipios de Cajicá y Zipaquirá, en el departamento de Cundinamarca, se encuentra la empresa Emcocables, donde cinco mujeres lideraron el proceso que le permite a esa compañía, desde febrero del 2009, realizar el pago electrónico de todos los impuestos nacionales relacionados con su actividad de fabricar cables mecánicos, tales como guayas para bicicletas y para motocicletas, entre otros productos similares. Ese grupo de mujeres lo conforman la gerente financiera, la directora del departamento de contabilidad y tres asistentes de esa área.

El punto de partida legal de la era electrónica para el pago de impuestos en Colombia fue el Decreto Reglamentario 1791 del 23 de mayo del 2007, que dispuso, en el artículo 5º: “La transacción de pago de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias administradas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, se efectuará entre los contribuyentes, responsables, agentes retenedores, declarantes, usuarios aduaneros y la entidad autorizada para recaudar, y podrá realizarse a través de canales presenciales o electrónicos a elección del obligado”.

En el mismo artículo de la norma, se establece que, al hablar de canales electrónicos, se debe entender que supone la presentación de información electrónica por medios electrónicos relacionados con el pago, “que puede realizarse a través de servicios ofrecidos por internet, audio respuesta, por cajeros automáticos (ATM), puntos de pago o quioscos de autoservicio, sin la presentación física del documento de pago”. Posteriormente, la DIAN promulgó la Resolución 15734 del 20 de diciembre del 2007, que fijó el procedimiento para el pago de impuestos por canales electrónicos.

Luego de que Myriam Hernández, directora del departamento de contabilidad de Emcocables, se enteró, a principios del 2008, de la posibilidad de cancelar los tributos de manera electrónica a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) no cesó en el empeño de lograr que la empresa alcanzara esa evolución.

La asistente de contabilidad de la misma empresa Paola Ramírez señala que la tardanza en la adopción de ese avance se debió a las dudas relacionadas con los mecanismos de seguridad para evitar que, eventualmente, algún pirata informático saqueara, a través de internet, la cuenta bancaria desde la que era posible transferir los dineros a la DIAN. “Como se escuchan noticias de que hay tantas estafas por internet, el miedo era pagar mediante ese canal”, reconoce Ramírez.

Hace cierto tiempo que la compañía efectúa pagos a algunos proveedores mediante transferencias electrónicas, pero solamente el pasado 20 de febrero, la gerente financiera impartió la instrucción de realizar el primer giro electrónico de la cuenta corporativa a la DIAN por concepto de retenciones en la fuente.

“Ese primer día nos fue muy mal, porque la página de internet de la DIAN tuvo muchos problemas”, asegura Ramírez. Además, se presentaron inconvenientes en la página virtual del banco. “Duramos más de dos horas en el proceso. Estuvimos muy cumplidas en la oficina, porque no sabíamos qué se podía presentar”, anota.

Surgieron dificultades a partir del momento en que se diligenciaba el recibo virtual de pago en la página de la DIAN, situación frente a la cual optaron por las acciones comunes en cualquier empresa ante una circunstancia similar: se reinició el computador, se adelantó el proceso en otro equipo, se reintentó en el primer computador, se revisaron bien la conexiones a internet... También pidieron soporte técnico de la DIAN por vía telefónica y, finalmente, con el apoyo del departamento de sistemas de la compañía, pudieron realizar el pago electrónico.

Paso afortunado

A pesar de los inconvenientes de esa primera jornada, todas las funcionarias de contabilidad califican el hecho como favorable. Hoy, celebran que se pueda contar con esa modalidad de pago de impuestos, porque en las fechas de vencimiento de tales obligaciones ya no se preocupan por las congestiones de tránsito, no dependen de los tiempos de desplazamiento del mensajero y no viven angustias, porque no se encuentran en la empresa las personas responsables de firmar los cheques.

Ramírez cree que no hay motivos para dudar de la efectividad del pago electrónico, porque luego de surtido el proceso en la página del banco, en la pantalla del computador aparece el mensaje: “pago exitoso”. Comenta que para seguridad del contribuyente se imprime el recibo oficial de pago, en donde figura, en una especie de marca de agua, que el valor del impuesto ha sido pagado. Además, “la persona que tiene la clave puede ingresar al sitio de internet del banco a confirmar que haya sido realizado el débito respectivo de la cuenta”, afirma.

Según Lucy Garzón, otra de las asistentes de contabilidad de Emcocables, siempre existe la probabilidad de que la página de la DIAN para tramitar el recibo oficial de pago de impuestos se congestione, proceso que puede llegar a tardar medio día. En condiciones ideales, ese procedimiento puede surtirse en unos 10 minutos. Con el empleo de este avance tecnológico, hasta finales de mayo pasado, Emcocables había pagado electrónicamente el impuesto sobre las ventas, la retención en la fuente y una cuota del impuesto de renta.

Cuando han surgido problemas técnicos la DIAN, con los servicios informáticos, ha ampliado los plazos de la obligación. Por otro lado, en caso de que el inconveniente del sistema informático o de comunicaciones de la firma contribuyente no se logre superar, esta debe hacer que se desplace uno de sus funcionarios, con el respectivo formato de pago diligenciado, a cancelar el impuesto en un banco. El próximo reto de las áreas financiera y contable de Emcocables es comenzar a pagar electrónicamente las obligaciones aduaneras originadas por la importación de materias primas.

Margareth Pinzón, coordinadora financiera de la firma constructora Grupo AR, afirma que esa empresa solamente genera el recibo oficial de pago mediante internet, documento con el cual se acude al banco a pagar el impuesto sobre las ventas, el de renta y la retención en la fuente. Considera que la página de la DIAN para los trámites virtuales es muy fácil de operar.

Sin embargo, suele enfrentar inconvenientes cuando diligencia la declaración de un impuesto nacional, pues se requiere registrar las firmas del representante legal y del revisor fiscal: “Al cambiar de usuario, se debe cerrar toda la aplicación y, luego, volverla a cargar, después de que se ingresa cada una de las firmas digitales”. En consecuencia, hay que realizar tres operaciones de ingreso y salida de la plataforma virtual de la DIAN para procesar una sola declaración, acciones que implican demora.

De otro lado, comenta Pinzón, a veces se requiere hacer correcciones relativas al impuesto sobre las ventas, necesidad frecuente, por ejemplo, en la casilla de compras, en la que se deben consolidar los gastos y los costos en que se incurre durante determinado período. Realizar los ajustes, que no alteran el valor del impuesto a pagar, en esa casilla de la declaración del tributo, suele convertirse en una tarea complicada, a pesar de que la empresa tiene establecido el cierre contable los días 8 ó 10 de cada mes, con el ánimo de gestionar, con el mínimo de tropiezos, las obligaciones tributarias con suficiente anticipación.

 

 

Los avances en la DIAN

 

Según Néstor Díaz Saavedra, Director de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), hasta la fecha, se han autorizado 14 entidades bancarias para efectuar transacciones de pago de los impuestos, anticipos, sanciones, intereses y demás tributos administrados por la Unidad Administrativa Especial de la DIAN, a través de canales electrónicos. Apunta que la meta es llegar a 16, que corresponde al número de entidades autorizadas para recaudar (EAR) tributos por la administración de impuestos.

Este directivo comenta que la recepción y el recaudo de los pagos se efectúan dentro de los horarios ordinarios de atención al público señalados por la Superintendencia Financiera. El reporte del pago debe realizarse en línea y hasta 10 minutos después de realizado el pago. La hora límite de reportes es a las 10 de la mañana del día siguiente, para archivos de conciliación sobre operaciones de pago electrónico realizadas el día anterior. Además, explica que la DIAN no tiene restricción de horario para el servicio de pago electrónico de impuestos y que está disponible las 24 horas del día. Las EAR lo pueden definir libremente de acuerdo con sus políticas de operación.

Para enfrentar las contingencias en su sitio de internet, la DIAN permanentemente monitoriza el uso de los recursos y los va ajustando para soportar la demanda de sus clientes y de la ciudadanía en general. Esta labor de administración del servicio incluye aspectos de comunicaciones, servidores y base de datos, entre otros. Muchos de los eventuales ajustes requeridos se pueden realizar en línea (crecimientos, reasignación de recursos) y algunos otros implican procesos de contratación, que demandan un tiempo mayor. Previendo las eventuales contingencias, la DIAN autorizó la presentación de declaraciones litográficas ante las entidades bancarias, así como el pago.

Díaz asegura que para la implementación del servicio de pago por medio de canales electrónicos, la DIAN ha adelantado las mismas acciones tecnológicas contempladas para todos los servicios electrónicos del Modelo Único de Ingresos, Servicio y Control Automatizado (Muisca), entre los que se pueden mencionar:

1. Utilización de servicios web para el intercambio de información por internet con otras entidades.

2. Utilización de certificados electrónicos entre los servidores para la transmisión segura y encriptada de la información necesaria para ofrecer los servicios electrónicos de pago.

3. Implementación del protocolo de comunicaciones WS-Security, estándar de seguridad para servicios web que garantiza la integridad de los datos y la confidencialidad, con lo cual se brinda seguridad a la comunicación extremo a extremo.

4. La DIAN hace uso de una infraestructura de comunicaciones, servidores y bases de datos con altos niveles de disponibilidad con servidores redundantes en clúster. Se utiliza un esquema de contingencia para el reporte de pagos realizados por medio de canales electrónicos en el caso de una eventual ausencia de servicio.

5. Utilización de archivos diarios de conciliación para la confirmación definitiva de los pagos realizados el día inmediatamente anterior, por medio de canales electrónicos, desde las EAR.

6. Se dispone de un ambiente redundante.

7. Aseguramiento de un ancho de banda exclusivo para este tipo de operación.

Díaz sostiene que para todos los impuestos y las personas naturales y jurídicas que presenten sus declaraciones virtualmente, la DIAN ha expedido 103.470 certificados digitales activos, que corresponden a 273.034 organizaciones activas con usuarios que tienen certificado digital. Además, la garantía cobija a todos los importadores del país que presenten sus declaraciones a través del sistema SYGA, que son 36.947 importadores: 33.132 personas jurídicas y 3.815 personas naturales.

“No obstante, si la DIAN dispone de la información de la declaración en forma previa al pago, así no tenga certificado digital, se puede hacer el pago electrónico. Un ejemplo son las personas jurídicas, que, pese a que no dispongan de certificado digital, podrían pagar la segunda cuota de su declaración de renta en forma electrónica, pues para este vencimiento ya se cuenta con la información de la declaración en los servicios informáticos electrónicos de la DIAN”, explica Díaz.

La DIAN expidió la normativa y dispuso la infraestructura y desarrollos informáticos requeridos para realizar los pagos electrónicos a través de canales electrónicos en general. Los servicios electrónicos para el pago por medio de canales electrónicos ofrecidos por la DIAN están habilitados para que las entidades autorizadas para recaudar puedan utilizarlos desde cualquiera de los canales electrónicos de pago que puedan ofrecer, tales como la página web, los ATM (cajeros automáticos), los puntos de pago (tipo Redeban y Vía Baloto), las líneas de audio respuesta y los servicios móviles (desde celulares).

La disponibilidad del pago en todos los canales electrónicos (internet, audio respuesta, quioscos de autoservicios, cajeros automáticos, puntos de pago) depende del servicio que cada entidad autorizada para recaudar ofrezca a sus clientes. De otro lado, comenta, se está en la etapa de pruebas con algunas entidades que quieren ofrecer a sus clientes los servicios comentados.

Díaz precisa que las EAR son remuneradas a través de una contraprestación, que consiste en tener los dineros recaudados por concepto de impuestos un número límite de días, llamado índice de consignación, que se calcula para un período, y contempla una base fija y un componente variable, calculado a partir de parámetros determinados en términos de calidad, volumen de documentos y oportunidad en la entrega de la información. En promedio, a los 14 días calendario, las EAR deben trasladar las sumas recaudadas a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, puntualiza el directivo de la DIAN.

En una oportunidad, recuerda Pinzón, el sistema informático de la DIAN no aceptó la firma digital del representante legal de la compañía, grabada en una memoria portátil del tipo USB, a pesar de que en situaciones anteriores la operación se había hecho sin inconvenientes. El imprevisto se superó al copiar la firma digital en el disco duro del computador, procedimiento después del cual se pudo registrar la firma en la declaración virtual. Pinzón desconoce por qué el Grupo AR no ha tomado la decisión de pagar electrónicamente los impuestos nacionales, y cree que ese avance conllevaría beneficios para la compañía.

Entre tanto, Ángela Galeano, jefe de recaudos de ATH, organización que opera la red de comunicaciones y de cajeros automáticos del Grupo Aval (bancos Popular, Bogotá, AV Villas y Occidente) afirma que iniciaron una marcha blanca de pagos electrónicos de impuestos en la primera semana de marzo del 2009, marcha que consiste en la puesta en operación del servicio de manera controlada, con un número limitado de usuarios, con el propósito de monitorizar permanentemente ese ejercicio.

Lento cambio cultural

“Nos ha ido bien”, sostiene Galeano, y aclara: “entiendo que no es mucha la cantidad de usuarios potenciales para realizar pagos electrónicos de impuestos”, porque la DIAN debe autorizar, mediante un permiso digital, a cada nuevo contribuyente que quiera acceder a este servicio. La red de ATH registró 400 transacciones de pago electrónico de impuestos nacionales entre la primera semana de marzo y la última de mayo del 2009, cantidad de operaciones que contrasta con las 700.000 que realizan mensualmente los cuentahabientes del Grupo Aval para hacer el pago electrónico de servicios públicos, y con las 12.000 transacciones electrónicas de pago de los impuestos predial y de vehículos, en Bogotá, a través de la misma red hasta el mes de mayo.

Galeano señala que el año pasado no se inició la prestación del servicio, tal como lo había programado la DIAN, porque se encontraron muchos vacíos en las pautas de operación, en particular en lo pertinente a la manera de resolver las situaciones de contingencia entre las entidades autorizadas para recaudar (EAR) y la administración de impuestos nacionales. Explica que si el sitio de la DIAN en internet quedaba fuera de servicio, no estaba claro el procedimiento a seguir con los pagos electrónicos de impuestos que no alcanzaran a ser procesados exitosamente mediante el sistema informático.

“Como parte del sistema financiero, le hicimos ver a la DIAN los riesgos a los cuales nos estábamos enfrentando, no solamente nosotros, sino la misma DIAN, porque si el contribuyente no podía pagar, al encontrar la página fuera de servicio, iba a alegar esta falla como la causa de fuerza mayor que le impidió responder con sus compromisos tributarios”, acota Galeano. Además, el contribuyente podría quejarse por la puesta en marcha de un servicio que no funciona de modo óptimo, con la consecuente pérdida de credibilidad en las entidades financieras y en la DIAN. En atención a ese riesgo, pasó un tiempo mientras que la DIAN definió el protocolo respectivo.

A pesar de que la confiabilidad de las comunicaciones ha mejorado, y en particular la de aquellas que se realizan vía internet, existe cierto grado de vulnerabilidad. “La disponibilidad de los sistemas actuales es mayor al 99,5%”, precisa Galeano, es decir que hay una probabilidad de no tener disponibilidad de comunicación mediante internet del 0,5%, que es muy baja. No obstante, “en algunas ocasiones, por ejemplo, cuando estamos en fechas de vencimiento de pagos de impuestos, ese 0,5%, aunque sea pequeño, puede crear un caos terrible, porque todo el mundo está intentando ingresar al servicio”.

Ante el riesgo de fallas en la comunicación, la DIAN dispuso que las EAR puedan transmitir un archivo de confirmación del pago electrónico de impuestos, máximo a las 10 de la mañana del día siguiente a la ocurrencia de la eventualidad. El plazo anterior era hasta las 6 de la mañana. “Entonces, si ATH no pudo confirmar en línea a la DIAN esas transacciones, al otro día se genera un archivo en el que se registran los pagos recibidos el día anterior”, y se pide a la DIAN que los registre a nombre del contribuyente respectivo, como si 24 horas antes hubiesen pasado exitosamente.

Galeano expresa que los bancos no están adelantando ninguna campaña para masificar el servicio de pago electrónico de impuestos. “Por ahora, la información que tengo, como miembro del Grupo Aval, es que no se está divulgando intensivamente la disponibilidad de este beneficio, porque la dinámica de incorporación de nuevos contribuyentes, como usuarios potenciales del mismo depende de la capacidad de la DIAN para otorgar los permisos virtuales pertinentes. Mientras eso no se masifique, nosotros tampoco podemos masificar el servicio”, sostiene Galeano.

“Para nosotros, es una prioridad abrir otros canales alternos destinados al pago electrónico de impuestos. Sin embargo, queremos esperar que se estabilice el tema de internet, se masifique un poco más y que la gente le pierda el miedo”, pues todavía existe una preferencia generalizada de los contribuyentes por el tradicional autoadhesivo del banco, aplicado en el formulario impreso de la DIAN por el cajero de la entidad financiera, que certifica el pago de un impuesto y que se convierte en documento fundamental, en caso de reclamación ante la administración de impuestos, acota Galeano.

De otro lado, una fuente del banco BBVA señala que la DIAN solicitó a la red bancaria que se realizaran los desarrollos para habilitar el pago por internet, es decir que para impuestos nacionales y aduaneros no se cuenta con otro medio electrónico para el pago y presentación de las declaraciones. Anota que toda la red bancaria estableció el pago por internet desde el pasado mes de febrero, de acuerdo con los compromisos previos establecidos con la administración tributaria. En el 2008, no operó el servicio y, en lo corrido del 2009, la red bancaria nacional ha recibido, aproximadamente, 6.800 transacciones tributarias por internet.

Cautela con nuevos desarrollos

“Teniendo en cuenta que el servicio apenas lleva unos meses funcionando y que hasta el momento no se han presentado inconvenientes, no hay proyectos nuevos e inmediatos de pago electrónico de impuestos, a menos que la DIAN solicite servicios adicionales a la red bancaria. El BBVA tiene la capacidad para atender a cualquier persona que se habilite en internet y que cumpla con los requisitos de la administración tributaria para efectuar los pagos de impuestos mediante este medio”, señala. El mayor inconveniente que se enfrenta con los usuarios habituales del banco que desean emplear el medio electrónico para el pago de impuestos es que desconocen el servicio y no cuentan con la firma digital que permite la presentación de las declaraciones y el pago por canales virtuales, puntualiza la fuente del BBVA.

Javier Morales, asistente del departamento de sistemas de la firma de asesoría tributaria Fast Auditores, que tiene a su cargo las firmas digitales de revisoría fiscal de esta compañía, asegura que la principal queja de las empresas clientes se relaciona con las dificultades de conectividad con el sitio de internet de la DIAN. “Procuramos darles orientación cuando se presentan esos tropiezos, y muchas veces el mismo cliente debe venir a nuestra oficina a presentar la información a la DIAN, a través de nuestro sistema”. También coincide con los otros testimonios en la demora para registrar la firma del revisor fiscal en la declaración electrónica de los impuestos.

Morales cree que el soporte técnico de la DIAN no es de la calidad que se espera. Muchas veces, se genera gran congestión en la atención de la línea de asistencia telefónica. “Uno tiene que esperar casi 20 minutos hasta que entra la llamada y le brindan apoyo”, asegura.

Por otra parte, Ingrid Romero, supervisora contable de Fast Auditores, que se ocupa de diligenciar e imprimir los recibos virtuales para el pago de impuestos de seis empresas, reconoce que ninguno de estos los paga electrónicamente, sino que lo hacen en efectivo, mediante cheque o con una operación débito que exige una carta de autorización de la empresa ante el banco. Acota que en los días de mayor congestión para tramitar las declaraciones de impuestos y los recibos de pago en la página de la DIAN ha optado por comenzar la operación hacia las 7 de la mañana o después de las 6:30 de la tarde, horario que le permite procesar la información con relativa agilidad.

Aunque lo ideal es iniciar el diligenciamiento de los formularios virtuales de impuestos con 3 ó 4 días de anticipación, “si la información no nos llega a contabilidad con tiempo, se nos retrasan todos los procesos. Por ejemplo, si no nos envían todas las facturas, hasta que no las contabilicemos no podemos generar las declaraciones electrónicas de los impuestos”, sostiene Romero. De otro lado, a veces no están disponibles las personas que deben revisar y aprobar la información tributaria y contable. “He visto la opción del pago electrónico en la página de la DIAN, pero nunca la he pulsado. No sé hacer un pago de esa clase y no he sabido de alguien que lo haya hecho, no sé si tiene algún costo”. Romero también ha tenido que padecer los inconvenientes de ingresar al portal de la DIAN con el programa Explorer, obstáculo que en la misma DIAN le han recomendado superar con el uso del programa Mozilla.

Entre tanto, el asesor tributario Raúl Carvajal señala que el aspecto del pago electrónico de impuestos ha evolucionado satisfactoriamente, pero “veo que sigue el problema de la capacidad técnica de comunicación con la DIAN”. Cree que los bancos han comenzado a cumplir bien con su misión de intermediar electrónicamente el pago de los tributos, mientras que la administración de impuestos está rezagada, pues “en el momento de vencimientos, se sigue presentando congestión en la página de internet”.

Un contribuyente puede realizar los trámites virtuales con tres días de anticipación, pero el sistema le da prioridad a las operaciones de aquellos que tienen plazo de vencimiento el mismo día en que el contribuyente precavido ingresa a hacer la transacción.

En cuanto a la cancelación de impuestos con tarjeta de crédito, aclara Carvajal, los inconvenientes quedaron resueltos: el sistema automáticamente consulta los cupos, para determinar si el tarjetahabiente cuenta con la capacidad de pago. En cuanto a las operaciones con tarjeta débito, Carvajal señala la importancia de que el contribuyente le comunique formalmente al banco dónde tiene la cuenta corriente o de ahorros que va a realizar transferencias de dinero en calidad de pago de impuestos a la DIAN, “porque hay bancos que restringen las transferencias entre cuentas no autorizadas”.

El hecho de que todavía no se haya generalizado la suscripción al servicio de internet en una amplia proporción de las empresas del país constituye un factor que limita el avance de la cultura del pago electrónico de impuestos, mientras que en otros casos tienen conexiones y equipos muy limitados que dificultan la transmisión eficiente de la información a la DIAN, sostiene Carvajal.

A pesar de que en los últimos tiempos se ha ido ganando terreno, en Colombia, la cultura del empleo de internet como un canal seguro, ágil y eficaz para realizar transacciones comerciales y financieras de diversa naturaleza, la realidad parece evidenciar que todavía hay un exigente camino que recorrer por parte del Gobierno y de las autoridades tributarias. El fin último será conformar una robusta plataforma en internet, que les permita a los contribuyentes realizar masivamente el pago electrónico de sus obligaciones sin obstáculos de conectividad por congestión, condición que, sin duda, aumentará la cantidad de usuarios de tan avanzado canal de pago.