Superintendencia Bancaria

RESOLUCIÓN 4980 de 1987 

(Noviembre 11)

“Por medio de la cual se dictan normas de carácter Contable para las Sociedades Fiduciarias”.

El Superintendente Bancario,

en uso de las facultades que le confiere el artículo 3º, literal h)

del Decreto-Ley 1939 de 1986,

CONSIDERANDO:

1. Que de conformidad con el artículo 1226 del Código de Comercio “La fiducia mercantil es un negocio jurídico en virtud del cual una persona, llamada fiduciante o fideicomitente, transfiere uno o más bienes específicos a otra, llamado fiduciario, quien se obliga a administrarlos o enajenarlos para cumplir una finalidad determinada por el constituyente, en provecho de este o de un tercero llamado beneficiario o fideicomisario”.

“Una persona puede ser al mismo tiempo fiduciante y beneficiario”.

“Solo los establecimientos de crédito y las sociedades fiduciarias, especialmente autorizados por la Superintendencia Bancaria, podrán tener la calidad de fiduciarios”.

2. Que el decreto 1939 de 1986 establece en su artículo 2º, ordinal a) “Corresponde a la Superintendencia Bancaria la vigilancia e inspección de las siguientes instituciones:

a) Los establecimientos bancarios, cajas de ahorros, corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda, compañías de financiamiento comercial, instituciones de carácter financiero que administran el sistema de tarjetas de crédito, sociedades fiduciarias, almacenes generales de depósito, fondos ganaderos, organismos cooperativos de grado superior de carácter financiero cooperativas de seguros que desarrollen actividades financieras, compañías de seguros y reaseguros, intermediarios de seguros, sociedades de capitalización, y demás personas naturales y jurídicas sobre las cuales la ley le atribuya control permanente”;

3. Que el Código de Comercio, en su artículo 50 establece que “La contabilidad solamente podrá llevarse en idioma castellano por el sistema de partida doble, en libros registrados, de manera que suministre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante con sujeción a las reglamentaciones que expida el gobierno”;

4. Que el artículo 1233 del Código de Comercio dispone que “para todos los efectos legales, los bienes fideicomitidos deberán mantenerse separados del resto del activo del fiduciario y de los que correspondan a otros negocios fiduciarios, y forman patrimonio autónomo afecto a la finalidad contemplada en el acto constitutivo”, y

5. Que las normas básicas de contabilidad, a saber, la equidad, el ente contable, la unidad monetaria, la valuación al costo, la prudencia, la causación contable, la uniformidad y el período contable, deben informar las normas técnicas especiales para el registro de las operaciones de las sociedades fiduciarias,

RESUELVE:

CAPÍTULO I-Estados financieros

ART. 1º—Estados financieros básicos. Para presentar en forma razonable la situación financiera, el resultado de las operaciones, los cambios en la situación financiera y los cambios en el patrimonio de los accionistas, las sociedades fiduciarias deben preparar y suministrar los siguientes estados financieros al finalizar cada ejercicio contable y económico de conformidad con normas de contabilidad generalmente aceptadas y, en particular, con las normas del presente capítulo:

a) Balance general

b) Estado de ganancias y pérdidas

c) Estado de cambios en la situación financiera

d) Estado de cambios en el patrimonio de los accionistas

ART. 2º—Notas a los estados financieros. Los estados financieros a que se refiere el artículo anterior deben acompañarse de las respectivas notas, como parte integrante de los mismos.

Las notas deben ser claras, precisas, y estar acompañadas de la correspondiente información adicional en cifras cuando ello sea necesario.

Su contenido no debe ir más allá que para indicar la información pertinente para una mejor interpretación de las cifras que aparecen en los estados financieros o que, no teniendo relación con ellos, sea necesaria para su apropiada interpretación.

Las notas deben referirse específicamente a la cifra o al hecho en cuestión en forma tal que ellas sean realmente informativas y por lo tanto sean un complemente indispensable de los estados financieros. Las mismas se elaborarán con sujeción a las siguientes reglas:

a) Cada nota debe aparecer identificada mediante números o letras y debidamente titulada a fin de facilitar su lectura y su conexidad con los estados financieros respectivos.

b) Cuando sea práctico y significativo, las notas se deben referenciar adecuadamente en el cuerpo de los estados financieros.

c) La nota inicial debe contener un resumen de las principales prácticas contables.

d) Las notas deben ser presentadas en secuencia lógica, guardando, en general, el mismo orden de los estados financieros. Sin embargo, los asuntos de importancia pueden incluirse inmediatamente después del resumen de prácticas contables.

Las notas no son un sustituto del adecuado tratamiento contable en los estados financieros.

ART. 3º—Contenido de las notas. Las notas deberán incluir, cuando menos, la siguiente información:

a) Entidad reportante,

b) Principales políticas y prácticas contables.

c) Efectivo. Revelar los fondos cuyo retiro y uso estén sujetos a restricciones y la clase de restricción existente.

d) Inversiones. Revelar:

— Las bases de valuación

— El valor de mercado

— Las provisiones

— Porcentajes de participación en el capital de la entidad receptora.

e) Deudores y provisiones. Presentar por separado las cuentas:

— De origen comercial y las de origen no comercial

— Revelar lo pertinente a la provisión para cuentas incobrables.

f) Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos.

— Revelar las políticas de amortización.

— Revelar el monto de la amortización efectuada durante el año.

g) Bienes para la venta

— Revelar su naturaleza

h) Activos fijos

— Revelar la base de su valuación

— Revelar costo de las clasificaciones principales (terrenos, edificios, maquinaria y equipo, vehículos, etc.).

— Revelar políticas de reparaciones, mantenimiento o adicionales y/o mejoras.

— Método de depreciación.

— Depreciación del año y acumulada.

i) Obligaciones financieras (Corto y largo plazo)

— Mostrar separadamente las obligaciones a corto plazo, incluyendo los vencimientos corrientes de las de largo plazo.

— Revelar los gravámenes sobre activos que garanticen las obligaciones.

— Revelar aspectos y estipulaciones importantes como tasa de interés y fecha de vencimiento.

j) Gastos acumulados por pagar (revelar el detalle de este rubro)

k) Pasivos estimados y provisiones

— Revelar el detalle de estos rubros

l) Impuesto sobre la renta

— Revelar aspectos de importancia con relación a este rubro.

m) Cuentas por pagar (revelar el detalle de este rubro)

n) Cualquier otro pasivo no enunciado en los literales anteriores (revelar el detalle de cada rubro, teniendo en cuenta la importancia relativa o materialidad)

o) Capital

— Revelar el capital autorizado y el número de acciones o cuotas en que está representado y el valor nominal de cada acción

— Revelar el número y clase de acciones suscritas y pagadas

— Revelar el valor de los instalamentos por cobrar.

p) Reservas

— Presentar por separado cada reserva

— Describir la naturaleza de cada reserva, así como su movimiento durante el período.

q) Utilidades retenidas

— Revelar cambios durante el período

r) Superávit de capital

— Revelar el valor de la prima en colocación de acciones.

s) Valorizaciones y desvalorizaciones

— Presentar por separado las valorizaciones y desvalorizaciones de bienes raíces y de valores mobiliarios.

— Revelar las bases para determinarlas (Análisis comercial, valor en bolsa o valor intrínseco según se aplique).

t) Cuentas de orden ordinarias

— Revelar la descomposición del saldo indicando los derechos y responsabilidades contingentes y separadamente

u) Contingencias. Revelar detalle y naturaleza. En el caso que la sociedad fiduciaria estime pertinente asumir el monto de las indemnizaciones correspondientes a la administración de los patrimonios autónomos, deberá revelarlo.

v) Para los encargos fiduciarios y patrimonios autónomos, deberá revelarse su clase, valor y rendimientos de cada fideicomiso y, en el caso de los fondos comunes de inversión, el método de valuación de los activos que los integran.

ART. 4º—Presentacion comparativa. Los estados financieros a que se refiere el artículo 1º, se deben presentar en forma comparativa con los del período inmediatamente anterior.

ART. 5º—Presentación formal de los estados financieros. Los siguientes criterios generales deben ser observados en la elaboración de los estados financieros:

a) En el balance general los activos y pasivos se deben clasificar según la expectativa de realización o de liquidación en términos de tiempo y valores; en este sentido, son activos y pasivos corrientes aquéllas sumas que sean realizables o exigibles, respectivamente.

b) La clasificación y el grado de detalle de las cuentas.

c) Los títulos y comentarios se presentarán entre paréntesis.

d) No podrán incluirse en el balance general, bajo el rubro “otras cuentas”, “cuentas diversas” u otras denominaciones similares, sumas que representen más del 5% del activo o pasivo total, y

e) No podrán hacerse compensaciones de saldos deudores y acreedores originados por operaciones de diferente origen.

ART. 6º—Estado de cambios en la situación financiera. El estado de cambios en la situación financiera debe divulgar por separado los cambios en los rubros corrientes y no corrientes, así como:

a) Todos los recursos provistos y su utilización, sin importar si el efectivo y otros componentes del capital de trabajo están directamente afectados.

b) El capital de trabajo o el efectivo proporcionado o usado en las operaciones del período.

c) El efecto en el capital de trabajo de las partidas extraordinarias.

d) Desembolsos para compras de activos no corrientes.

f) Producto de la venta de activos no corrientes

g) Conversión de pasivos a largo plazo a acciones comunes.

h) La contratación, redención o pago de deudas a largo plazo

i) La emisión, redención o compra de acciones.

j) Los dividendos en efectivo, y

k) Los cambios netos en cada elementos del capital de trabajo.

ART. 7º—Revelaciones de ingresos, costos y gastos. En la revelación de los ingresos, ganancias, costos, gastos y pérdidas, se deben observar las normas técnicas en su conjunto y, en especial, las descritas a continuación atendiendo el concepto de importancia relativa de las cifras, en consideración a su incidencia en el activo total, el activo corriente, el pasivo total, el pasivo corriente, el capital de trabajo, el patrimonio, y la ganancia o pérdida neta. Para tal efecto se deberá:

a) Identificar los ingresos generados por la actividad principal de acuerdo con el objeto social de la empresa y, en los casos en que existen otras fuentes, hacer la revelación apropiada;

b) Revelar por separado, por lo menos, los siguientes conceptos: los gastos de administración y de financiación;

c) El impuesto sobre la renta se debe mostrar en forma separada, informando el monto de los impuestos corrientes, impuestos diferidos y los conceptos de las principales partidas conciliatorias entre la ganancia antes de impuestos y la renta gravable. Igualmente, se deben revelar las pérdidas fiscales utilizables para disminuir la renta gravable de períodos futuros;

d) Revelar los conceptos incluidos bajos los rubros de “otros ingresos”, “otros egresos”, o similares, cuyo importe sea o exceda el 5% de la ganancia o pérdida operacional;

e) Revelar las transacciones con vinculados económicos, socios o accionistas y directores, e indicar la vinculación, la naturaleza y el monto de las transacciones ocurridas durante el período contable;

f) Revelar el valor de la ganancia o pérdida neta por acción calculado con base en las acciones en circulación.

ART. 8º—Alcance del capítulo. Los estados financieros e información financiera complementaria antes indicados, no excluyen las demás informaciones exigidas por la ley con destino a la asamblea de accionistas, en armonía con lo dispuesto por los artículos 291 y 446 del Código de Comercio, o por la Comisión Nacional de Valores, cuando sea del caso.

CAPÍTULO II-Normas para el registro de activos

ART. 9º—Relacion de los activos con el pasivo y el patrimonio. Los activos de la empresa originados por la inversión de los accionistas o propietarios, los recursos provenientes de obligaciones y operaciones, las donaciones de bienes hechas por accionistas, propietarios o terceros, y los activos recibidos a cambio de otros activos, deben registrarse de tal manera que al relacionarlos con el pasivo y el patrimonio, se pueda determinar razonablemente la situación financiera de la empresa.

ART. 10.—Activos corrientes. Los activos corrientes comprenden el efectivo y otros recursos y derechos que razonablemente se espera convertir en efectivo, consumir o vender en un período que no exceda de un año.

ART. 11.—Efectivo restringido. Debe hacerse una distinción entre el efectivo sin restricciones y el efectivo restringido. La inclusión de este último dentro del activo corriente debe estar plenamente justificada.

ART. 12.—Valores como inversiones temporales. Las inversiones temporales representadas en valores deben registrarse al costo, el cual incluirá los gastos directos incurridos en su adquisición. Cuando el valor de mercado sea inferior al costo, éste se debe ajustar mediante una provisión con cargo a los resultados del período en el cual ocurrió la pérdida de valor. La valorización de inversiones representada por la diferencia entre el valor de mercado y su costo, se debe incluir en el patrimonio de la sociedad como superávit de valorizaciones. Se entiende por valor de mercado el promedio de cotización representativa en bolsa de valores y, a falta de éste, su valor intrínseco.

ART. 13.—Cuentas y documentos por cobrar. La presentación de las cuentas y documentos por cobrar se debe hacer por su valor de realización, esto es, deducidos los intereses y otros conceptos que no se hayan causado y se encuentren incluidos en el saldo de dichas cuentas. También se deben deducir las provisiones para cuentas de dudoso cobro.

Para efectos de la calificación de cuentas y documentos por cobrar y la constitución de provisiones se estará a lo dispuestos en la Resolución 2678 de 1982 y demás normas que la modifiquen o adicionen.

Las cuentas y documentos por cobrar a clientes, empleados y vinculados económicos se deben registrar y presentar por separado. Las restricciones existentes sobre su disponibilidad deben revelarse.

Las deudas de dudoso recaudo con garantía real, se deben mostrar independientemente de las con garantía personal.

ART. 14.—Pagos por anticipado. Los pagos anticipados tales como intereses, seguros, arrendamientos y otros gatos, se deben registrar como gastos pagados por anticipado y amortizar durante el período en que se causen o reciban los servicios. Los saldos por amortizar aplicables al ejercicio inmediatamente siguiente, se deben presentar en el activo corriente y la diferencia, si la hubiere, en el activo no corriente.

ART. 15.—Cuentas y documentos por cobrar a largo plazo. Las cuentas y documentos por cobrar a largo plazo comprenden partidas recuperables después de un año y deben mostrarse por separado de los activos corrientes. En notas a los estados financieros se revelarán los valores recuperables en cada uno de los cinco años siguientes, indicando las tasas de interés y las restricciones existentes. En cuanto a las cuentas de cobro dudoso, se estará a lo dispuesto en el artículo 13.

ART. 16.—Propiedades, plante y equipo. Las propiedades, planta y equipo se registrarán conforme a las siguientes reglas:

a) Deben mantenerse al costo de adquisición o construcción, del cual forman parte los costos y gastos directos e indirectos causados hasta el momento en que el activo se encuentre en condiciones de utilización, tales como los de ingeniería, supervisión, impuestos, corrección monetaria e intereses.

b) El valor de las propiedades, planta y equipo recibidas en cambio o permuta de bienes, se determina mediante avalúo. Tratamiento similar se debe dar a los bienes recibidos en donación o daciones en pago.

c) Se deben establecer criterios prácticos para el registro de los costos y gastos por adiciones, mejoras y reparaciones de propiedades, planta y equipo que consideren tanto la importancia de las cifras como la duración del activo, de manera que se logre una clara distinción entre aquellos que forman parte del costo del activo y los que deben llevarse a resultados. Para tal efecto se entiende por adición la inversión agregada al activo inicialmente adquirido y por mejora los cambios cualitativos del bien que aumentan su productividad.

d) Las reparaciones y mejoras que aumenten la eficiencia o extiendan la vida útil del activo, constituyen costo adicional.

e) Las propiedades, planta y equipo aportado, por los accionistas o propietarios, se deben registrar por el valor aprobado por la Superintendencia Bancaria, sin perjuicio de que con fines de revelación se exija un avalúo.

ART. 17.—Depreciación. El costo de las propiedades, planta y equipo que tienen una vida útil limitada, debe distribuirse como una forma de medir la expiración de éste, mediante el registro sistemático de su depreciación, durante su vida útil o el período estimado en que dichos activos generen ingresos. Con tal fin, deberán observarse las siguientes disposiciones:

a) El costo es la base para la depreciación de las propiedades, planta y equipo. De este modo se debe restar, de ser significativo, el valor residual técnicamente determinado.

b) La depreciación debe ser determinada por métodos de reconocido valor técnico, tales como el de línea recta, saldos decrecientes y suma de los dígitos de los años. El método seleccionado debe establecer una relación adecuada entre los costos expirados de los bienes y los ingresos correspondientes. La determinación de la vida útil estimada de los activos debe estar técnicamente soportada.

c) Los cambios en las estimaciones iniciales del período de vida útil, o, en otras bases similares, se deben reconocer mediante la modificación de la alícuota por depreciación en forma prospectiva, de acuerdo con la nueva estimación, previa aprobación de la Superintendencia Bancaria.

ART. 18.—Valuación de propiedades, planta y equipo. La diferencia entre el valor neto de reposición determinado por avalúos de reconocido valor técnico y el valor neto en libros de las propiedades, planta y equipo, se debe registrar por separado del costo, como valorización.

Los avalúos técnicos deberán cumplir los requisitos indicados a continuación:

a) El avalúo deberá indicar el valor de reposición del activo nuevo, esto es, la estimación del costo en que incurriría la empresa para adquirir en el momento actual un activo nuevo semejante al que está usando, más todos los costos incidentales (fletes, acarreos, instalación, derechos, etc.) para que estuviera listo para su uso, permitiéndole mantener una capacidad operativa equivalente.

b) También deberá precisar el valor neto de reposición, es decir, la diferencia entre el valor neto de reposición nuevo y el demérito provocado principalmente por el uso y obsolescencia.

c) El monto del avalúo se presentará discriminado individualmente.

d) Tratará de manera coherente los bienes de la misma clase y características comunes.

e) Indicará la vida útil remanente del activo, definida ésta como el período de tiempo estimado que el activo, en condiciones normales de operación, puede servir a la empresa, y;

f) Segregará los bienes muebles reputados como inmuebles para su avalúo por separado.

ART. 19.—Desvalorizaciones de propiedad, planta y equipo. Las desvalorizaciones determinadas mediante avalúos se deben registrar individualmente como reversión de las valorizaciones originalmente contabilizadas, hasta su concurrencia. Cualquier diferencia por debajo del valor neto en libros se debe llevar a los resultados del ejercicio contable en que ésta se establezca.

ART. 20.—Presentación del costo, valorización y depreciación de activos. El costo, las valorizaciones y la depreciación acumulada, de las propiedades, planta y equipo, deben mostrarse por separado en el balance general y, revelar en notas a los estados financieros las bases de valuación, el método de depreciación, los ajustes de cambio, los gastos financieros capitalizados y las restricciones por hipotecas u otros gravámenes de importancia.

ART. 21.—Valores como inversiones permanentes. Las inversiones de carácter permanente en títulos o valores, se deben registrar según las mismas normas establecidas para las inversiones temporales.

El depósito de garantía de que trata el artículo 5º de la Resolución 214 de 1975 se contabilizará como una inversión de carácter permanente.

ART. 22.—Costos y gastos preoperacionales. Los costos y gastos incurridos en las etapas de organización y puesta en marcha, se deben registrar como cargos diferidos conforme a las normas técnicas específicas. Su amortización se debe hacer en forma sistemática y en función de los beneficios futuros esperados. Se debe divulgar separadamente el costo de cada etapa, la amortización acumulada y el método utilizado para el cálculo de la amortización.

CAPÍTULO III-Normas para el registro de los pasivos

ART. 23.—Contabilización de pasivos. Todos los pasivos de la empresa provenientes de obligaciones financieras, cuentas y documentos por pagar, dividendos, acreedores varios, prestaciones sociales, anticipos recibidos e impuestos, se deben registrar de modo que esta sección del balance considerada en conjunto con las de activos y patrimonio, presente razonablemente la situación financiera de la empresa.

ART. 24.—Obligaciones financieras. Las obligaciones financieras se deben registrar por el monto del principal y revelar la tasa de interés, las fechas de vencimiento, los gravámenes preferenciales sobre activos, así como las restricciones y condiciones relativas a los dividendos, al capital de trabajo y demás estipulaciones importantes Su clasificación en el pasivo corriente se hará en función de los montos pagaderos dentro del ejercicio siguiente. Los intereses causados se deben registrar por separado.

ART. 25.—Bonos. Los bonos colocados se deben registrar por su valor nominal en el pasivo a largo plazo y registrar periódicamente en cuenta separada el monto de los intereses causados por pagar.

La prima en la colocación de bonos por un valor superior al valor nominal, se debe contabilizar en cuenta separada del balance y en su presentación incrementa el pasivo por bonos. La amortización de la prima se debe hacer en forma sistemática en las fechas estipuladas para el pago de intereses, con cargo a las cuentas de intereses por ese concepto.

El valor de los bonos que de acuerdo con la fecha de vencimiento es exigible en el ejercicio siguiente, se debe presentar en el balance general dentro del pasivo corriente.

Se debe revelar en notas a los estados financieros por lo menos la siguiente información:

a) El carácter general de su emisión;

b) El monto total emitido;

c) El plazo máximo de vencimiento;

d) La tasa de interés y su forma de pago;

e) Las garantías otorgadas y las prescripciones especiales pactadas para proteger a sus tenedores, y

f) Las condiciones para la conversión de los bonos en acciones.

ART. 26.—Bonos obligatoriamente convertibles en acciones. Los bonos obligatoriamente convertibles en acciones se deben registrar como un pasivo restringido. Además, sin perjuicio de la información indicada en el artículo anterior, deberá suministrarse la siguiente:

a) Las bases utilizadas para fijar el precio de conversión;

b) Las condiciones para la conversión antes de su vencimiento, y

c) El aumento en el capital suscrito originado en conversiones realizadas durante el ejercicio.

ART. 27.—Cuentas y documentos por pagar. Las cuentas y documentos por pagar a acreedores varios, vinculados económicos, socios o accionistas, dividendos por pagar y otros pasivos de importancia, deben registrarse y presentarse por separado.

ART. 28.—Obligaciones laborales. Se deben registrar por causación los pasivos a favor de trabajadores, cuando se den las siguientes condiciones:

a) Exista un derecho adquirido y, en consecuencia, una obligación contraída;

b) El pago es exigible y probable, y

c) Su importe se puede estimar razonablemente.

El cálculo del pasivo por prestaciones sociales para cada trabajador, se debe hacer al cierre de período contable, de conformidad con las disposiciones legales vigentes y los acuerdos laborales existentes. El efecto retroactivo en el importe de las prestaciones legales sociales originado por la antigüedad y el cambio en la base salarial, forma parte de los resultados del período. En el balance general se debe hacer una apropiada clasificación entre el pasivo corriente y el pasivo a largo plazo. Para propósitos de estados financieros de períodos intermedios, se pueden registrar estimaciones globales de estos pasivos.

ART. 29.—Impuestos por pagar. El impuesto sobre la renta por pagar es un pasivo corriente, constituido por los montos razonables estimados para el período actual, años anteriores sujetos a revisión oficial y cualquier otro saldo insoluto, menos los anticipos y retenciones pagadas por los correspondientes períodos. La base para su determinación debe considerar las ganancias antes de impuestos, la renta gravable y las bases alternativas para la fijación de este tributo.

En la presentación del impuesto diferido por pagar se deberá segregar la porción exigible en el siguiente ejercicio, para su clasificación en el pasivo corriente.

ART. 30.—Provisiones. Se deben registrar provisiones para las contingencias de pérdidas cuando la ocurrencia de la pérdida sea probable y su valor sea razonablemente cuantificable. Bajo estas premisas y en el caso de procesos judiciales, la provisión debe registrarse a la iniciación de este.

En ningún caso podrán registrarse en los estados financieros de la sociedad fiduciaria las provisiones que correspondan a los patrimonios autónomos, ni con cargo a éstos las que correspondan a la entidad.

PAR.—Para los efectos de este artículo se entiende como contingencia una condición, situación o conjunto de circunstancias existentes, que generen incertidumbre sobre pérdidas cuyo resultado final sólo se conocerá cuando uno o más eventos se produzcan o dejen de ocurrir. Para estos propósitos se entiende que un evento es:

a) Probable, cuando existan buenas razones para creer que sucederá, como podría ser en los casos en que las probabilidades de ocurrencia superen, por ejemplo, el 50%.

b) Incierto, cuando las expectativas de un resultado favorable o adverso, no se pueden predecir, y;

c) Remoto, cuando existe poca posibilidad de que una pérdida pueda presentarse.

Las contingencias de pérdidas probables e inciertas se deben revelar.

En todo caso deberá constituirse provisión para cuentas de dudoso cobro, de acuerdo a lo dispuesto en la Resolución 2678 de 1982 de la Superintendencia Bancaria y demás normas que la modifiquen o adicionen.

CAPÍTULO IV-Normas para el registro del patrimonio

ART. 31.—Patrimonio. El patrimonio de la sociedad se encuentra constituido por loa aportes de los accionistas o propietarios, el superávit de capital, el superávit por valorizaciones y las ganancias apropiadas y no apropiadas, menos las pérdidas acumuladas.

ART. 32.—El capital. El capital social se debe registrar en la fecha en que se otorgue la escritura de constitución o reforma, o se suscriban acciones o cuotas.

La contabilización se hará en las cuentas apropiadas, por el monto autorizado, el suscrito y el pagado, según el caso.

Los aportes en especie deben registrarse por el valor convenido por los socios o la junta directiva y aprobado por la Superintendencia Bancaria.

Se debe registrar por separado cada clase de acciones, e indicar los derechos preferenciales.

ART. 33.—Prima en colocación de acciones. La prima en colocación de acciones, cuotas o partes de interés social, representada por el mayor importe pagado por el socio sobre el valor nominal del interés social, se debe registrar como superávit de capital.

ART. 34.—Intangibilidad del superávit de capital y las valorizaciones. El superávit de capital y las valorizaciones no se deben utilizar para compensar cargos o créditos aplicables a cuentas de resultado o mezclar con las ganancias o pérdidas acumuladas.

ART. 35.—Variaciones de patrimonio. Todas las variaciones en el patrimonio ocasionadas por aumentos de capital, distribución de ganancias, readquisición de acciones propias, colocación de acciones propias readquiridas, y movimiento de reservas, deben estar aprobadas por la asamblea de asociados, cumplir con las formalidades legales establecidas, registrarse en el período en que ocurren y en las cuentas apropiadas. Así mismo, deben revelarse tales cambios.

ART. 36.—Absorcion de pérdidas. Las reservas destinadas a enjugar pérdidas generales o específicas no se podrán afectar antes que las mismas hayan sido registradas en el estado de pérdidas y ganancias y este haya sido aprobado, junto con el balance correspondiente, por la asamblea de accionistas.

ART. 37.—Readquisicion de acciones. La readquisición de acciones propias debe hacerse previa aprobación por parte de la asamblea de accionistas de una reserva equivalente por lo menos al costo de adquisición de dichas acciones. Esta reserva debe mantenerse mientras las acciones permanezcan en tesorería.

La readquisición de acciones propias se debe registrar por su costo de adquisición como acciones propias readquiridas y su presentación se hará en el balance, dentro del patrimonio, como factor de resta de la Reserva para readquisición de acciones.

ART. 38.—Recolocación de acciones. La diferencia entre el precio de venta por recolocación de acciones propias readquiridas y su costo se debe registrar como superávit de capital.

ART. 39.—Dividendos decretados en dinero. El monto de los dividendos decretados en efectivo se debe registrar como una disminución de las ganancias acumuladas y un crédito a pasivo.

ART. 40.—Dividendos en especie. El valor de los dividendos decretados pagaderos en acciones se debe registrar como una disminución de las ganancias acumuladas y un crédito a dividendos decretados en acciones, en la sección de patrimonio, mientras se hace la correspondiente colocación de acciones y su valor nominal se traslada a la cuenta de capital suscrito. La diferencia entre el valor nominal de las acciones entregadas como dividendos en acciones y el valor asignado por la asamblea para efectos del dividendo decretado, se debe registrar como superávit de capital.

Cuando los dividendos decretados sean pagaderos en efectivo o en acciones, a opción del accionista, deben registrarse por el monto aprobado la asamblea de accionistas.

ART. 41.—Revelacion de dividendos. Debe hacerse amplia revelación de los dividendos decretados indicando el número de acciones sobre las cuales se decretan, el valor pagadero por acción, las fechas y forma de pago.

ART. 42.—Disminución de ganancias acumuladas. Las ganancias acumuladas pueden disminuirse por traslados a las cuentas de capital social o para absorber pérdidas netas, previo el cumplimiento de las disposiciones legales y estatutarias.

ART. 43.—Revelación de pérdidas y recursos. Deben revelarse las incertidumbres sobre la continuidad de las operaciones de la empresa, originadas por pérdidas acumuladas o por la imposibilidad de obtener ingresos suficientes que le permitan desarrollar su objeto social.

CAPÍTULO V-Normas para el registro de ingresos, costo y gastos

ART. 44.—De la causación. Los ingresos, ganancias, costos, gastos y pérdidas, se deben contabilizar sobre la base de causación, de tal manera que se logre el adecuado registro de estas operaciones en la cuenta apropiada, por el monto correcto y en el período correspondiente, para obtener el justo cómputo del resultado neto del período contable.

Los ingresos y ganancias se consideran causados:

a) Cuando se trate de actos que deban constar por escritura pública o documento privado, en la fecha de otorgamiento y de conformidad con lo estipulado en el documento respectivo.

b) Cuando existan modalidades que tipifiquen una venta, así no se haya perfeccionado la transferencia de la propiedad, su tratamiento contable debe fundamentarse en la norma básica de la realidad económica y en normas técnicas específicas.

c) En los demás casos, en la fecha del documento en que conste el nacimiento del derecho de cobro.

ART. 45.—De la prudencia. Los ingresos y ganancias no se deben anticipar, sobrestimar o subestimar. Para tal efecto se deberá:

a) Efectuar cortes apropiados de las operaciones, al final de cada período contable.

b) Incluir solo los ingresos propios del período contable. Los correspondientes a ejercicios subsiguientes deben registrarse como diferidos. Además, no deben incluirse ingresos contingentes o inexistentes.

Los costos y gastos contabilizados deben corresponder al período contable y las pérdidas, inclusive las probables, habrán de contabilizarse cuando se conozcan y sean susceptibles de cuantificación.

ART. 46.—Bienes recibidos en pago. La recepción de bienes a título de dación en pago deberá registrarse sobre la base del costo. Si el avalúo comercial resultare inferior al costo deberá registrarse la provisión correspondiente.

ART. 47.—Reconocimiento de gastos. Los gastos se reconocen sobre la base de su correlación con los ingresos que los originan. A falta de ella, los gastos se contabilizan de acuerdo con las normas básicas de causación y la prudencia; por consiguiente, se deben identificar en período corriente:

a) Los gastos que no proveen beneficios futuros o aquéllos que no pueden identificarse en más de un período contable, y;

b) Las pérdidas de valor de activos causadas durante el período.

ART. 48.—Costo de activos adquiridos a crédito. Los intereses y la corrección monetaria causados sobre obligaciones contraídas en la adquisición de activos, forman parte del costo de los mismos, salvo cuando ha concluido la etapa de puesta en marcha y tales activos se encuentren en condiciones de utilización, en cuyo caso, los gastos financieros deben cargarse a los resultados del respectivo período contable.

ART. 49.—Provisiones. Se deben contabilizar provisiones para cubrir pasivos estimados, contingencias de pérdidas probables, así como para disminuir el valor de los activos a su valor de mercado en los casos necesarios. Las provisiones deben ser justificadas, cuantificables y verificables.

ART. 50.—Asignación de costos y gastos. Se debe hacer una adecuada asignación de los gastos atribuibles a los resultados del período contable, entendiéndose como gastos, los relacionados con la administración.

ART. 51.—Depreciacion y amortización de activos. Los gastos por concepto de depreciación y amortización de activos, se deben registrar en el período contable correspondiente. Su determinación debe hacerse en forma racional y sistemática, utilizando métodos de reconocido valor técnico aplicados al costo de los activos.

Al respecto se observarán las siguientes reglas:

a) La amortización de los gastos pagados por anticipado se debe efectuar durante el período en el cual se reciben los servicios o se causan los costos o gastos.

b) La depreciación debe basarse en la vida útil estimada de las propiedades, planta y equipo depreciables. Para la fijación de dicha vida útil es necesario considerar el deterioro por el uso y la acción de factores naturales, así como la obsolescencia por avances tecnológicos.

c) Los gastos por reparaciones menores y mantenimiento, necesarios para conservar el activo en condiciones normales de operación, deben registrarse en las cuentas de resultados del ejercicio contable cuando se causen.

d) La amortización de cargos diferidos se debe reconocer a partir de la fecha en que la empresa inicia su etapa operacional, de acuerdo con las pautas indicadas a continuación:

d.1. Costos de organización, preoperativos y puesta en marcha, en el menor de los siguientes períodos:

— El estimado en el estudio de factibilidad para la recuperación de la inversión, y

— Duración del proyecto específico que los originó.

En el evento de proyectos posteriores se aplicará la misma metodología para cada uno en forma independiente.

d.2. Mejoras a propiedades tomadas en arrendamiento, en el período menor entre la vigencia del respectivo contrato y su vida útil probable, cuando su costo no es reembolsable.

d.3. Otros costos diferidos, durante el período estimado de recuperación de la inversión o de obtención de los beneficios esperados.

e) El período de amortización se debe reducir cuando surjan circunstancias que restrinjan los beneficios esperados.

ART. 52.—Indemnización a fideicomitentes o beneficiarios. En el caso que la sociedad fiduciaria estime pertinente asumir el monto de las indemnizaciones correspondientes a la administración de los patrimonios autónomos, deberá constituir la respectiva provisión.

ART. 53.—Partidas extraordinarias. Las partidas extraordinarias deben afectar los resultados del ejercicio, y presentarse por separado en el estado de ganancias y pérdidas, y reunir las siguientes características:

a) Cuantía significativa;

b) Naturaleza diferente a las actividades normales del negocio; y

c) Ocurrencia poco frecuente.

ART. 54.—Registro y presentación de errores de ejercicios anteriores. Las partidas que corresponden a la corrección de errores contables de períodos anteriores, provenientes de equivocaciones en cómputos matemáticos, desviaciones en la aplicación de normas contables o al pasar inadvertidos hechos cuantificables que existían a la fecha en que se preparó la información financiera, se deben incluir en los resultados del período contable, por separado de los resultados operacionales normales e incluir en nota a los estados financieros las información establecida para reflejar su incidencia sobre los resultados de períodos anteriores.

CAPÍTULO VI-Normas para el registro de cuentas de orden

ART. 55.—Cuentas de orden. Las cuentas de orden deben utilizarse para registrar, cuantificar y revelar en forma separada las obligaciones y derechos contingentes que puedan afectar la estructura financiera de la entidad.

El estado de los fideicomisos deberá registrarse en forma separada de las cuentas de orden de la sociedad, sin perjuicio de las normas que más adelante se consignan.

Entratándose de negocios fiduciarios no traslaticios, se registrarán y se presentarán en las cuentas de orden de la sociedad fiduciaria, con arreglo, en lo pertinente, a las normas del capítulo siguiente.

CAPÍTULO VII-Normas contables aplicables a los patrimonios autónomos

ART. 56.—Separacion contable de los patrimonios autónomos. De conformidad con los artículos 1233 y 1234, numeral 2º, del Código de Comercio, deberá elaborarse una contabilidad que permita conocer la situación financiera y los resultados de cada patrimonio autónomo de conformidad con las reglas que se expresan enseguida.

ART. 57.—Estados financieros de los negocios fiduciarios. Con relación a los negocios fiduciarios que correspondan a los fideicomisos de inversión integrados bajo la modalidad de fondos comunes, fideicomisos para la administración de fondos de pensiones y fideicomisos cuya finalidad consista en el desarrollo de proyectos inmobiliarios en los cuales los bienes resultantes de la ejecución del respectivo proyecto hayan de enajenarse a terceros distintos de los fideicomitentes originales o del beneficiario designados por éstos, se deben elaborar y presentar a la Superintendencia Bancaria los siguientes estados financieros:

a) Estado de situación o balance fiduciario o estado de fideicomiso, y

b) Estado de ingresos y gastos

PAR.—En tratándose de los fideicomisos inmobiliarios a que se refiere este artículo, deberá adjuntarse inicialmente información general sobre la obra, el presupuesto de la misma y sus fuentes proyectadas de financiamiento. Con los envíos periódicos se adjuntará el estado de ejecución de la obra por capítulos, comparado con los presupuestos, en tiempo y recursos.

ART. 58.—Presentación comparativa. Los estados financieros de que trata el artículo 57 deben presentarse en forma comparativa con los del trimestre inmediatamente anterior. Los de fin de ejercicio se presentarán en forma comparativa con los del año precedente acompañados de sus respectivas notas, siguiendo en lo pertinente las indicaciones formuladas para las sociedades fiduciarias.

ART. 59.—Diseño de las cuentas. A la luz de las normas legales y reglamentarias preexistentes y las que se expidan en el futuro, las cuentas especiales de los patrimonios autónomos, dependiendo de las características contractuales y reglamentarias, deben estar diseñadas de tal manera que permitan conocer en fecha cierta y determinada los saldos de las distintas cuentas (activas, pasivas, de patrimonio, ingresos, costos y gastos) y las operaciones que afectan a todos y cada uno de los contratos de fiducia mercantil.

ART. 60.—Acreedores fiduciarios. Por acreedor fiduciario se entiende el valor recíproco pasivo de los bienes recibidos en el acto de constitución de la fiducia mercantil o aquellos que la fiduciaria reciba o adquiera durante la vigencia del negocio por la misma causa, y que en el fondo se comporta como el capital aportado al desarrollo y ejecución de un negocio de fiducia mercantil, con excepción de la fiducia de garantía.

ART. 61.—Estado de situación o balance fiduciario. El estado de situación o balance fiduciario o estado de fideicomiso debe mostrar la discriminación de los bienes y otros activos que respaldan las acreencias o pasivos y el resultado neto de las operaciones imputables a todos y cada uno de los patrimonios autónomos.

ART. 62.—Estado de ingreso, costo y gastos. El estado de resultados debe mostrar el detalle de los ingresos que se han generado y los costos y gastos en que se ha incurrido, atribuibles a un período determinado, para establecer el resultado neto y la naturaleza de la gestión operativa dinámica de la ejecución de los negocios de fiducia mercantil.

ART. 63.—Identificación de las cuentas. Tanto las cuentas activas como las pasivas y las de ingresos, costos y gastos deben estar identificadas en forma tal que permitan conocer el estado de cada uno de los negocios fiduciarios, de acuerdo con las normas legales reguladoras de la actividad y la técnica contable que sea aplicable según la naturaleza de cada fideicomiso, sin perjuicio de la voluntad de las partes contratantes.

ART. 64.—Separación contable de los bienes fideicomitidos. Bajo ninguna circunstancia los bienes fideicomitidos, ni siquiera el efectivo, se deben involucrar con los propios de la fiduciaria ni con los que correspondan a otros negocios fiduciarios y ésta no puede registrar como propios los bienes que haya recibido en virtud de un contrato fiduciario.

ART. 65.—Causación. Los ingresos, costos y gastos se deben contabilizar teniendo en cuenta la norma básica de la causación. Además se debe dar cumplimiento a las normas técnicas aplicables a cada uno de estos conceptos consignados en los artículos 44 a 51, en lo que fuere pertinente.

ART. 66.—Normas técnicas para registro de activos y pasivos. En cuanto al registro y clasificación de los activos y pasivos de cada uno de los fideicomisos se debe tener en cuenta las normas técnicas aplicables a estos conceptos consagradas en los artículos 9º a 30.

ART. 67.—Registro en libros auxiliares. Las sociedades fiduciarias deben llevar en libros auxiliares los registros de todos y cada uno de los patrimonios autónomos. El registro correspondiente se hará con base en los comprobantes de contabilidad o en los documentos de soporte.

ART. 68.—Comprobantes de contabilidad. Los comprobantes de contabilidad deberán llevar una numeración consecutiva y guardarán la debida correspondencia con los asientos de los libros auxiliares.

ART. 69.—Provisiones. Cuando un patrimonio autónomo la contingencia de pérdida sea probable y sea razonablemente cuantificable su valor, se debe registrar la provisión correspondiente afectando dicho patrimonio autónomo y no el de la fiduciaria, para mostrar el saldo neto de la operación.

ART. 70.—Balances certificados. El revisor fiscal de la sociedad fiduciaria, deberá autorizar con su firma el balance fiduciario y el estado de ingresos y gastos de cada uno de los fideicomisos a que se refiere el artículo 57, con su dictamen o informe correspondiente.

CAPÍTULO VIII-Términos para la representación de los estados financieros

ART. 71.—Presentación de los estados financieros de la empresa. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 1º, dentro de los veinte (20) días siguientes al vencimiento de cada trimestre las sociedades fiduciarias deben enviar los estados financieros con sus respectivos anexos, para efectos del análisis y revisión por parte de la Superintendencia Bancaria.

Del mismo modo, las sociedades fiduciarias presentarán a la Superintendencia Bancaria los estados de los fideicomisos y de ingresos y gastos previstos en el artículo 57, dentro de los veinte (20) días comunes siguientes al vencimiento de cada trimestre calendario. En el caso de los fondos comunes de inversión, dicha información deberá presentarse dentro de los veinte (20) días comunes siguientes al vencimiento de cada mes calendario.

La presentación de los anteriores estados financieros y sus anexos se hará de acuerdo con los formularios que se dispongan para el efecto.

ART. 72.—Balances de fin de ejercicio. Los proyectos de distribución de utilidades obtenidas durante el correspondiente ejercicio contable y económico deberán ser autorizados por el Superintendente Bancario, antes de ser sometidos a la aprobación del órgano de la sociedad fiduciaria competente para tal efecto.

Las sociedades fiduciarias presentarán los proyectos de distribución de utilidades con veinte (20) días hábiles de anticipación a la fecha en que deban ser puestos en consideración del mencionado órgano de la sociedad.

ART. 73.—Vigencia. La presente resolución rige a partir del 1º de enero de 1988.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.E., a 11 de noviembre de 1987.