RESOLUCIÓN 382 DE 1991 

(Julio 9)

“Por medio de la cual se reglamenta el derecho de petición”.

El Presidente de la Empresa Colombiana de Vías Férreas, Ferrovías,

en uso de sus facultades legales y en especial de las conferidas por la Ley 58 de 1982, Decreto 1 de 1984, Decreto 770 de 1984 y Decreto 614 de 1991, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con el artículo 1º de la Ley 58 de 1982 y el artículo 32 del Decreto-Ley 1 de 1984, las entidades descentralizadas del orden nacional deben reglamentar la tramitación interna de las peticiones que les corresponda resolver y la forma de atender las quejas por el mal funcionamiento de los servicios a su cargo;

Que de conformidad con el artículo 1º del Decreto 770 de 1984, los reglamentos internos de peticiones y quejas requieren aprobación de la Procuraduría General de la Nación;

Que se hace necesario determinar el trámite y procedimiento que debe darse a las peticiones presentadas ante la Empresa Colombiana de Vías Férreas -Ferrovías- y la manera de atender las quejas y reclamos en virtud de las actuaciones administrativas de esta entidad;

Que la Empresa Colombiana de Vías Férreas es una empresa industrial y comercial del Estado creada por el Decreto-Ley 1588 de 1989, que desarrolla actividades de naturaleza industrial y comercial, salvo las excepciones consagradas en la ley;

Que el régimen jurídico y las normas aplicables a Ferrovíasa esta determinado en los artículos 1º y 6º del Decreto-Ley 1050 de 1968, artículos 31 y 34 del Decreto-Ley 3130 de 1968 y 254 del Decreto-Ley 222 de 1983,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Disposiciones generales

ART. 1º—Campo de aplicación. La presente resolución se aplica a las actuaciones administrativas de la Empresa Colombiana de Vías Férreas, Ferrovías, ejecutadas en desarrollo de las funciones de la misma naturaleza que le hubiere asignado la ley. Respecto de sus actos y contratos ejecutados en desarrollo de su naturaleza industrial y comercial, éstos estarán sujetos a las normas del derecho privado y no a esta reglamentación.

ART. 2º—Principios orientadores. Todas las actuaciones administrativas de la Empresa Colombiana de Vías Férreas, Ferrovías, se regirán bajo los principios de economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad y contradicción, y en general, conforme a las normas del Código Contencioso Administrativo, así como por lo dispuesto en la presente resolución.

Los actos, operaciones y contratos que sean de naturaleza industrial y comercial, se rigen por los principios y normas del derecho privado y en especial por las normas del derecho comercial, razón por la cual no les será aplicable la presente resolución.

ART. 3º—Objeto del derecho de petición. El derecho de petición que se ejerza la Empresa Colombiana de Vías Férreas, Ferrovías, tiene por objeto la efectividad y el reconocimiento de los derechos e intereses de los administrados reconocidos por la ley y que se relacionen con el cumplimiento de las funciones administrativas que la ley le ha otorgado a Ferrovías.

ART. 4º—Ejercicio del derecho de petición. Toda persona tiene derecho a ejercer el derecho de petición ante la Empresa Colombiana de Vías Férreas Ferrovías, y sus funcionarios están obligados a dar respuesta según el trámite y los términos contemplados en el presente reglamento, siempre y cuando no se trate de los asuntos relacionados con su actividad de naturaleza industrial y comercial.

ART. 5º—Formas de ejercer el derecho de petición. El derecho de petición ante la Empresa Colombiana de Vías Férreas, Ferrovías, se podrá ejercer mediante alguna de las siguientes formas:

a) Peticiones en interés general o particular;

b) Petición de informaciones;

c) Formulación de consultas, y

d) Formulación de quejas.

Estas modalidades del derecho de petición se denominarán en forma genérica “peticiones'''' y se ejercera tal como se determina en los capítulos siguientes.

ART. 6º—Peticiones verbables. Las peticiones que se realicen en forma verbal se adelantarán directamente ante el funcionario que sea competente y se contestarán, cuando sea posible, verbalmente en la misma dependencia. Si tal petición no se puede resolver inmediatamente, podrá el peticionario solicitar que se le expida constancia de la petición. También a solicitud del peticionario se levantará un acta en la cual se deberán cumplir los requisitos de las peticiones escritas y se le dará el mismo trámite de estas últimas.

En los casos que el funcionario competente de Ferrovías lo considere necesario, podrá exigir que una petición verbal sea presentada por escrito.

ART. 7º—Radicación y trámite de peticiones escritas. Las peticiones que se presenten en forma escrita, serán radicadas ante el grupo de correspondencia y archivo el cual, el mismo día o a más tardar el día siguiente se encargara de distribuirlas de la siguiente forma:

1. Los asuntos que se dirijan en forma genérica a la Empresa Colombiana de Vías Férreas —Ferrovías— o a su presidente serán entregados al secretario general quien asignará el conocimiento de la petición al funcionario que sea competente.

2. Los asuntos en los cuales se designe la dependencia o el funcionario a los cuales se dirigen, serán entregados a la respectiva vicepresidencia u oficina a que pertenezca, para que éstas asignen el conocimiento del asunto a quien sea competente.

ART. 8º—Respuesta a peticiones. Cuando los resultados de una petición pongan término a una actuación administrativa, el funcionario que fuere competente para resolver el derecho de petición hara entrega de la comunicación mediante la que lo resuelve a la secretaría general, dependencia que realizará la notificación en la forma prevista por el Código Contencioso Administrativo.

En los demás casos, el funcionario que fuere competente para resolver la petición, hara entrega de la respuesta al grupo de correspondencia y archivo, el cual se encargara de enviar esta comunicación por el conducto regular.

En el grupo de archivo y correspondencia se descargara la solicitud, anotando en los antecedentes de la petición la decisión tomada, número de oficio remisorio y la fecha de envío al peticionario.

PAR.—Los actos administrativos de carácter general o los que creen situaciones jurídicas individuales, particulares y concretas y que no se pudieren comunicar, o notificar personalmente o por edicto a los interesados, deberán ser publicados en el Diario Oficial o en la Gaceta del Ministerio de Obras Públicas y Transporte.

CAPÍTULO II

Del derecho de petición en interés general y en interés particular

ART. 9º—Interés general y particular. Toda persona podrá presentar solicitudes en interés general o particular que se relacionen con el ejercicio de un derecho y que tenga relación directa con las actuaciones administrativas la Empresa Colombiana de Vías Férreas, Ferrovías.

ART. 10.—Contenido de peticiones escritas en interés general y particular. Las peticiones escritas en interés general y particular de la Empresa Colombiana de Vías Férreas, Ferrovías, deberán contener los siguientes requisitos:

1. Designación de la dependencia a la que se dirige.

2. Nombre completo del solicitante y de su representante o apoderado según el caso, número de documento de identidad, dirección y teléfono.

3. El objeto de la petición.

4. Hechos o razones que la fundamentan.

5. Relación de documentos cuando éstos se anexen.

6. Firma del peticionario, de su representante o apoderado, según el caso.

ART. 11.—Peticiones incompletas. Cuando los documentos o las informaciones que proporcione el interesado no sean suficientes para resolver una petición en interés general o particular, se le requerira por una sola vez y en forma verbal o escrita en que haya actuado, para que cumpla los requisitos que le hagan falta. Este requerimiento interrumpe los términos establecidos para decidir, los cuales comenzarán a correr otra vez cuando se aporten los nuevos documentos o informaciones, con el propósito de satisfacer el requerimiento.

PAR.—Al peticionario no se le podrán exigir constancias, certificaciones, o documentos que reposan en los archivos de Ferrovías.

ART. 12.—Citación a terceros. Cuando sea presumible que determinados terceros pueden resultar afectados por la actuación administrativa o se haga necesaria su participación en ella, el funcionario que conoce de la petición en interés general o particular esta obligado a citarlos por escrito a la dirección conocida, indicando el objeto de la citación, nombre del peticionario, lugar, día, hora en que deben acudir. Si no fuere posible hacer la citación personal a terceros determinados, se publicara en la Gaceta del Ministerio de Obras Públicas y Transporte o en un períodico de amplia circulación nacional o local, según el caso.

ART. 13.—Costo de las citaciones y publicaciones. El valor de las citaciones y publicaciones de que trata el artículo anterior deberá ser cubierto por el peticionario, dentro de los cinco días siguientes a la orden de realizarlas, si no lo hiciera, se entendera que desiste de la petición.

CAPÍTULO III

Petición de informaciones

ART. 14.—Solicitud de copias. Toda persona que demuestre un interés en obtener copias o fotocopias de documentos que reposen en la Empresa Colombiana de Vías Férreas Ferrovías, siempre que estos se relacionen con las actuaciones administrativas de esta entidad y que no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o la ley, tales como la reserva mercantil que la ley comercial establece a los libros y papeles relacionados con esta actividad.

El interesado en obtener las copias se debe presentar a la dependencia donde se encuentren los documentos originales. Alli le será suministrado un formato especial el cual tendrá espacios en blanco para que en ellas se indique la clase de documento, el número de copias, el valor y firma autorizada para ordenar la cancelación y expedición de las mismas. Con el formato diligenciado, el peticionario consignara en la tesorería de Ferrovías el valor de las copias y, a la presentación del recibo de pago se procedera a su expedición.

ART. 15.—Copias auténticas. Cuando se requieran fotocopias autenticadas, correspondera autenticarlas al secretario general de la Empresa o al jefe de la oficina jurídica, de acuerdo con las normas internas al respecto.

ART. 16.—Consulta de documentos. Toda persona que demuestre un interés tiene derecho a consultar los documentos que reposen en la Empresa Colombiana de Vías Férreas Ferrovías, y a que se le expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos se relacionen con las actuaciones administrativas de esta entidad. Los documentos de Ferrovías que tengan carácter reservado conforme a la Constitución o la ley, tal como la reserva mercantil que la ley comercial establece, a los libros y papeles de su actividad industrial y comercial no podrán ser consultados.

La consulta se realizará en horas de despacho al público y, si ello fuere necesario, en presencia de un empleado de la correspondiente dependencia.

ART. 17.—Negativa a la consulta de documentos. La negativa a la consulta de documentos se realizará mediante comunicación motivada que señale su carácter reservado, indicando las disposiciones legales pertinentes. Si la persona interesada insistiese en su solicitud, correspondera al Tribunal de lo Contencioso Administrativo que tenga jurisdicción en el lugar donde se encuentren los documentos, decidir en única instancia si se acepta o no la petición formulada o si se debe atender parcialmente.

ART. 18.—Copias y consulta de documentos publicados. Cuando la solicitud de consulta o de expedición de copias, verse sobre documentos que oportunamente fueron publicados, asi lo informara el funcionario competente indicando el número y la fecha del diario, boletín o gaceta en que se hizo la divulgación. Si este último se encontrase agotado, se deberá atender la petición formulada como si el documento no hubiese sido publicado.

CAPÍTULO IV

Del derecho de formulación de consultas

ART. 19.—Formulación de consultas. Toda persona podrá someter a consideración de la Empresa Colombiana de Vías Férreas, Ferrovías, consultas escritas o verbales para obtener su concepto sobre caso o asunto de su competencia y que tenga relación con sus actuaciones administrativas.

ART. 20.—Respuesta a consultas. Las respuestas a consultas que se realicen a los funcionarios de Ferrovías, no comprometen la responsabilidad de la entidad ni sus conceptos tendrán carácter vinculante o de obligatorio cumplimiento.

ART. 21.—Atención al público. El presidente de Ferrovías designara mediante resolución el funcionario o dependencia encargada de absolver las consultas del público y determinará el horario en que esta actividad se llevara a cabo.

CAPÍTULO V

Del derecho de presentación de quejas

ART. 22.—Presentación de quejas. Toda persona podrá presentar reclamos a la Empresa Colombiana de Vías Férreas Ferrovías, tendientes a poner en conocimiento del funcionario competente la irregularidad de un trabajador de Ferrovías o el inadecuado funcionamiento de los servicios de esta entidad, con el fin de que se corrija o adelanten las investigaciones del caso y se impongan las sanciones procedentes.

CAPÍTULO VI

Disposiciones comunes a los capítulos anteriores

ART. 23.—Términos para resolver las peticiones. Las solicitudes formuladas en ejercicio del derecho de petición en interés general, se deben resolver en un término de 15 días, los de carácter particular en 2 meses, las de información en 10 días y las de consulta en 30 días, los cuales se entenderán hábiles. Para las quejas, se dispondra de un mes para adelantar las diligencias tendientes a comprobar los hechos en que se fundamentan.

ART. 24.—Interrupción de los términos. Los términos señalados en el artículo anterior se interrumpirán en los siguientes casos:

1. Si la dependencia a la cual se dirige la petición no es la competente, debiéndose dar traslado, a la oficina que sea, en el término de diez (10) días. Esta situación se informara al peticionario.

2. Cuando la petición no reúna los requisitos legales, hasta tanto se cumplan los mismos, debiéndose informar de esta situación al peticionario.

3. Mientras se decide el incidente de recusación de que trata el artículo 30 del Decreto 01 de 1984.

4. Mientras se adelantan las pruebas que sean necesarias para decidir el asunto que se somete a petición.

ART. 25.—Excepción a los términos para decidir. Cuando no fuere posible resolver o contestar una petición dentro de los términos anteriormente señalados, se debe informar al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se resolverá.

ART. 26.—Silencio administrativo. Transcurridos tres meses, contados a partir de la presentación de una petición sin que se haya notificado decisión que la resuelva, se entendera que la decisión ha sido negativa.

Esta disposición no es aplicable a las consultas, por cuanto el transcurso del tiempo no equivale a respuesta presunta de la administración.

PAR.—La ocurrencia del silencio negativo no exime del deber de decidir sobre la petición inicial, salvo que el interesado haya hecho uso de los recursos de la vía gubernativa contra el acto presunto configurado por el silencio de la administración.

ART. 27.—Formación y archivo. De las solicitudes presentadas en ejercicio del derecho de petición se formara un expediente que se iniciara con la petición y terminara con el archivo, una vez agotado el proceso establecido en este reglamento. Se exceptuarán de este trámite las peticiones verbales que se resuelven en el mismo momento de su presentación. Sin embargo, cada dependencia podrá llevar un registro para control sobre estas peticiones.

ART. 28.—Acumulación de expedientes. Cuando hubiese peticiones o recursos referentes a una misma situación o a actuaciones previas que tengan el mismo efecto, se hará con todas un solo expediente, a fin de evitar decisiones contradictorias.

En tal caso el término para resolver la petición se contará a partir de la presentación de la última petición que se acumula.

ART. 29.—Atención indebida. Toda persona que no haya sido atendida en debida forma, o a quien se le hayan retardado injustificadamente los plazos señalados en el presente reglamento, pondrán tal circunstancia en conocimiento del superior inmediato del funcionario que haya incurrido en la indebida atención o el retardo injustificado quien previa investigación preliminar solicitara u ordenara la investigación disciplinaria correspondiente.

ART. 30.—Reserva a los libros y papeles de comercio. A los libros y papeles de comercio de la Empresa Colombiana de Vías Férreas -Ferrovías- no le serán aplicables las disposiciones de la presente resolución de conformidad con la reserva mercantil que para éstos establece la constitución de la ley.

ART. 31.—Vigencia. La presente resolución se sometera a la revisión y aprobación de la Procuraduría General de la Nación y regirá a partir de su publicación en el Diario Oficial, la cual se hara una vez aprobada por este último organismo.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Santa Fe de Bogotá, D.C., 9 de julio de 1991.

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