CIRCULAR EXTERNA 70 DE 1991 

(Diciembre 24)

(Nota: Modificada por la Circular 009 de 1992 de la Superintendencia Bancaria)

Con el objeto de facilitar a las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía la adecuada aplicación de las disposiciones que regulan su actividad, este despacho considera conveniente indicar los procedimientos que se deben seguir para el cobro de la comisión de manejo, la valoración diaria del fondo, el cálculo del valor de la unidad y el cierre trimestral.

1. Comisión de manejo-Base de aplicación de la comisión. La sociedad administradora cobrara una comisión de manejo uniforme para todos los afiliados. Las modificaciones a dicha comisión de manejo deberán ser informadas a cada afiliado y a la Superintendencia Bancaria con no menos de quince días hábiles de antelación con respecto al día en el cual dichos cambios comiencen a operar.

1.1. Sobre el valor del fondo. La sociedad administradora podrá cobrar el porcentaje equivalente anual que determine, con sujeción a los límites establecidos por la Superintendencia Bancaria. Tal comisión será única para todos los afiliados y liquidada en forma diaria a una tasa que deberá corresponder a 1/365 del porcentaje determinado y se aplicara con un mínimo de nueve decimales; actualmente no podrá ser superior a 0.000109589, que expresado en términos porcentuales equivale al 0.0109589% del valor del fondo, de acuerdo con la Resolución 2798 de 1991 de la Superintendencia Bancaria.

Las fórmulas para el cálculo de dicha comisión se consignan a continuación:

 

Donde:

CMSF = Comisión sobre el valor del fondo

X% = Porcentaje determinado por la junta directiva

VFCt = Valor del fondo al cierre del día t

Durante el respectivo trimestre la comisión sobre el valor del fondo se registrará mediante abonos a una cuenta por pagar con cargo a gastos del fondo de cesantía.

1.2. Sobre el valor de cada retiro anticipado. La sociedad administradora podrá cobrar una comisión, siempre y cuando sea única para todos los afiliados, con sujeción al límite establecido por la Superintendencia Bancaria, el cual se encuentra actualmente definido en la Resolución 2798 de 1991. Dicha comisión no podrá recibirla la sociedad administradora mientras no se certifique el cumplimiento de la rentabilidad mínima, al cierre del trimestre; entre tanto se contabilizara en cuentas de orden del fondo de cesantía, las cuales se cancelarán en caso de no lograr la rentabilidad mínima.

Por lo tanto, el valor liquidado como CMSRA permanecerá en la cuenta de capitalización individual del afiliado hasta fin de trimestre, teniendo en cuenta que:

 

Donde:

CMSRA = Comisión de cada retiro anticipado

X% = Porcentaje determinado por la junta directiva

VR = Valor del retiro

En el evento en que un trabajador se retire definitivamente del fondo habiendo efectuado retiros anticipados durante el mismo trimestre, las comisiones liquidadas por retiros parciales se descontarán del valor a entregar al afiliado mediante un abono en cuentas por pagar que permanecerá hasta fin del trimestre. Simultáneamente se cancelara el valor registrado en cuentas de orden.

2. Procedimiento de anulación. Las sumas recibidas por operaciones de consignación de aportes se abonarán en las respectivas cuentas de patrimonio y se traducirán a unidades de acuerdo con el valor de la unidad que rija para ese día. En el caso en el cual deba anularse la operación, se retirarán del patrimonio las mismas unidades que ingresaron, teniendo en cuenta que los rendimientos devengados por el mayor valor de la unidad no pertenecen al afiliado y por tanto, entrarán a ser repartidos el día de la anulación como un mayor valor del fondo.

3. Valoración del fondo. El valor del fondo se determinará en forma diaria y se expresara en pesos y en unidades.

3.1. Valor del fondo y su expresión en unidades. Las unidades miden el valor de los aportes de los afiliados y representan cuotas partes del valor patrimonial del fondo; el mayor valor de la unidad representa los rendimientos que han obtenido.

Los aportes de empleados y de afiliados independientes, los retiros definitivos y anticipados, los traslados y las anulaciones tendrán expresión en unidades y tal conversión se efectuara al valor de la unidad vigente para el día del movimiento (día t), el cual se establecera al cierre del día anterior.

Tales movimientos deben registrarse en unidades con una precisión de seis (6) decimales.

3.2. Valor al cierre del día. Al valor del fondo al inicio de operaciones del día t(FVt) se le sumarán los aportes que se realizaron durante el día y se le restarán los retiros, traslados y anulaciones, todos ellos expresados también en unidades, al valor de la unidad vigente para el día. El resultado será el valor del fondo al cierre del día (VFCt), que tendrá expresión en pesos, así:

 

Donde:

VFCt = Valor del fondo al cierre del día t

VFt = Valor del fondo al inicio de operaciones del día t

APt = Aportes de los afiliados en el día t

RTt = Retiros de los afiliados en el día t. El valor que se registre por retiros anticipados debe ser el entregado, una vez deducida la comisión.

TRt = Traslados de los afiliados en el día t

ANt = Anulaciones de operaciones en el día t

y en unidades, así:

 

Donde:

NUCt = Número de unidades del fondo al cierre del día t

NUt = Número de unidades del fondo al inicio de operaciones del día t

NAPt = Número de unidades aportadas por los afiliados en el día t

NRTt = Número de unidades retiradas por los afiliados en el día t. El número de unidades registradas como retiros anticipados será el entregado, una vez deducida la comisión.

NTRt = Número de unidades trasladadas por los afiliados en el día t

NANt = Número de unidades anuladas en el día t

Para el día en que se inicie la operación del fondo, el valor de la unidad será $ 1.000 (VU1 = $ 1.000), de acuerdo con la reglamentación vigente.

3.3. Nuevo valor del fondo. Sobre el valor del fondo al cierre del día t (VFCt) se calculara el porcentaje de comisión que cobrara la sociedad administradora. Una vez hecho el cálculo, se procederá a obtener el nuevo valor del fondo (FVt+1) y el nuevo valor de la unidad (VUt + 1), que rigen para el inicio de operaciones del día t +1 aplicando los ingresos y gastos inherentes al fondo, a saber:

Los ingresos del fondo: (ING)

— Los rendimientos financieros generados por los activos que conforman el fondo, calculados como RTt según instrucciones dadas en el numeral 1.3 de la Circular Externa 062 de 1991.

— La utilidad en las operaciones de venta y compra venta de activos.

— Los ajustes positivos en los cobros de rendimientos.

— Los rendimientos provenientes de anulación de consignaciones de afiliados.

— Cualquier otro ingreso a favor del fondo.

Los gastos propios del fondo: (GTS)

— La comisión de manejo sobre el valor del fondo que cobre la sociedad administradora, liquidada diariamente, en la forma como se establecio anteriormente.

— Los gastos por la defensa de los intereses del fondo.

— Las sumas destinadas al pago de la garantía que otorgue el Fondo de Garantías de Instituciones Financieras.

— Los gastos financieros que deban cancelarse por razón de operaciones repo u otras operaciones de crédito que se encuentren autorizadas.

— Las pérdidas en venta de inversiones o bienes recibidos en dación en pago.

— Cualquier otro gasto autorizado por la Superintendencia Bancaria.

En consecuencia, el nuevo valor del fondo es:

 

Donde:

VFt+1 = Valor del fondo en el día t+1

VFCt = Valor del fondo al cierre del día t

INGt = Ingresos del fondo en el día t

GTSt = Gastos del fondo en el día t

Los pagos a comisionistas de bolsa deben quedar incluidos en el valor de los títulos, por lo que no se deben restar en este momento.

Los gastos de defensa de los intereses del fondo y las sumas pagadas al Fondo de Garantías de Instituciones Financieras se amortizarán o diferirán de acuerdo con las normas de contabilidad de general aceptación, asi como cualquier otro gasto que debiere diferirse y amortizarse.

3.4. Nuevo valor de la unidad. Una vez determinado el nuevo valor del fondo conforme al numeral anterior, se procederá a calcular el nuevo valor de la unidad, dividiéndolo entre el número de unidades a cierre de día, que es también el nuevo número de unidades (NUTt+1). El valor que de allí resulte será el vigente para el día siguiente.

 

Donde:

VUt+1 = Nuevo valor de la unidad para el día t+1

VFt+1 = Nuevo valor del fondo para el día t+1

NUCt = Número de unidades al cierre de operaciones del día t

NUCt = NUt+1

4. Cierre trimestral

4.1. Cálculo de la rentabilidad obtenida. La sociedad administradora determinara al final de cada trimestre la rentabilidad alcanzada conforme a la siguiente fórmula:

 

Donde:

RF = Rentabilidad alcanzada por el fondo en el trimestre.

Uf = Valor de la unidad que rige para las operaciones en el último día del trimestre en curso.

Uo = Valor de la unidad que rigió para las operaciones en el último día del trimestre anterior.

n = Número de días calendrio del trimestre. Para el primer trimestre de funcionamiento del fondo, será el número de días calendario que haya estado en funcionamiento el fondo. La suma de los días de los cuatro períodos debera ser 365, siempre y cuando el fondo haya estado en funcionamiento desde el primer día del año.

Para efectos de determinar el cumplimiento o no de la rentabilidad mínima, se comparara la rentabilidad del fondo (RF), con la tasa que calculara y certificara el Banco de la República, de conformidad con el literal a) del artículo 1º del Decreto 2236 de 1991 y demás normas que lo adicionen o reformen.

4.2. Procedimiento de cobro de comisión. Efectuada la comparación anterior se procederá a cerrar el ejercicio si se alcanzó o superó tal límite, restando de las cuentas de capitalización individual las sumas liquidadas durante el trimestre por concepto de comisión sobre los retiros anticipados y abonándolas a cuentas por pagar a favor de la sociedad administradora, cancelando simultáneamente las cuentas de orden.

Si no se superó la rentabilidad mínima exigida, la sociedad administradora determinará el valor de la unidad con el cual se hubiere cumplido con la rentabilidad requerida, de la siguiente manera:

 

Donde;

Uf* = Valor de la unidad con el cual se hubiere cumplido con la rentabilidad mínima.

DTF Ley 50 = Tasa que calculará y certificará el Banco de la República trimestralmente.

n = Número de días calendario del trimestre.

Uo = Valor de la unidad que rigió para las operaciones en el último día del trimestre anterior.

La diferencia entre el valor de la unidad obtenido a fin de trimestre y el valor que hubiere debido alcanzarse (U*f), multiplicada por el número de unidades que conformen el fondo a fin de trimestre, determina el valor que deberán percibir los afiliados. A dicho valor se le descontara el valor de la prima pagada al Fondo de Garantías de Instituciones Financieras y no se hará transferencia en caso de ser negativo.

 

Donde:

E = Valor en pesos, a percibir por los afiliados cuando no se alcanza la rentabilidad mínima.

U*f = Valor de la unidad con el cual se hubiere cumplido con la rentabilidad mínima.

Uf = Valor de la unidad que rige para las operaciones en el último día del trimestre en curso.

NU = Número de unidades en el fondo al cierre de las operaciones en el día que se determinó Uf.

FGIF = Valor de la prima pagada al Fondo de Garantías de Instituciones Financieras por el trimestre objeto de la medición.

Se procederá a cerrar el ejercicio si basta con el no cobro de parte o la totalidad de las sumas acumuladas en las cuentas por pagar del fondo por concepto de comisión de manejo para alcanzar el valor “E” determinado en la fórmula indicada, pudiendo hacer efectivo el pago de lo restante de la comisión de manejo.

Si el valor “E” es superior al saldo de las cuentas por pagar por concepto de comisión de manejo, la sociedad administradora cubrira en efectivo dicha diferencia en un plazo máximo de cinco (5) días comunes, con cargo a la reserva de estabilización de rendimientos o a la parte restante de su patrimonio. Hasta que los montos sean efectivamente girados al fondo, se registrarán como una cuenta por cobrar a cargo de la sociedad administradora, con abono a una cuenta por pagar a favor de los afiliados.

4.3. Procedimiento de abono definitivo. El valor establecido como “E” en el numeral anterior se abonara en unidades a las cuentas de capitalización individual, debiendo realizarse para este efecto el cálculo de las proporciones de número de días de permanencia para cada afiliado y de número de unidades poseídas a fin de trimestre, obteniendo las unidades a entregar a cada afiliado, bajo la siguiente fórmula para el cálculo:

 

Donde:

ei = Valor a entregar al i-ésimo afiliado

E = Valor que debera entregar la sociedad administradora al fondo.

ui = Unidades poseídas por el i-ésimo afiliado a fin de trimestre.

di = Número de días de permanencia del i-ésimo afiliado durante ese trimestre

D = Sumatoria de di

U = Sumatoria de ui, número total de unidades en el fondo al fin del trimestre

Debe tenerse en cuenta el siguiente procedimiento para efectos de abonar el valor “E” en las cuentas de capitalización individual:

— Las sumas que se reversen por concepto de comisión de manejo se abonarán a las cuentas de capitalización individual al valor de la unidad vigente para ese día.

— Las sumas que adicionalmente deba cubrir la sociedad administradora se abonarán en cuentas de capitalización individual al valor de la unidad en el momento del giro.

En cualquier caso, el procedimiento de abono en cuentas de capitalización individual del valor “E” debe entenderse como una operación de consignación de aportes, de tal forma que al traducirse a unidades dicho valor y adicionarse a las unidades que posee cada afiliado, no debe alterarse el valor de la unidad.

En el anexo a la presente circular se desarrollan, a manera de ejemplo, los posibles casos de valoración del fondo que recogen, en términos generales, el procedimiento definido en este instructivo.

5. Vigencia. La presente circular rige desde la fecha de su publicación.

(Nota: Modificada por la Circular 009 de 1992 de la Superintendencia Bancaria)

_______________________