ACUERDO 1 DE 1992 

(Junio 18)

"Por medio del cual se dictan normas sobre el reglamento interno de funcionamiento de la junta directiva del Instituto Colombiano de Comercio Exterior".

La Junta Directiva del Instituto Colombiano de Comercio Exterior, Incomex,

en ejercicio de sus facultades legales, en especial de las conferidas por el numeral 10 del artículo 43 del Decreto-Ley 2350 del 17 de octubre de 1991,

ACUERDA:

ART. 1º—Sesiones y convocatoria. La Junta Directiva del Instituto Colombiano de Comercio Exterior, Incomex, se reunirá ordinariamente por lo menos una vez al mes y podrá sesionar extraordinariamente cuando sea convocada por el secretario, a solicitud de su presidente o del director del Incomex.

La convocatoria a sesiones ordinarias o extraordinarias se hara por el secretario, a solicitud del presidente de la junta o del director del Incomex, mediante comunicación escrita en la que se hara constar la fecha, hora y lugar en que se llevará a cabo la sesión y el orden del día.

PAR.—En casos de urgencia la junta directiva podrá reunirse, deliberar y decidir sin convocatoria previa, cuando haya quórum para el efecto, pero las decisiones que se adopten serán ratificadas por los miembros no presentes.

En caso de que dichos miembros no ratifiquen las decisiones adoptadas, obligatoriamente deberán someterse los asuntos sobre los que haya versado la decisión, a estudio de la junta en la sesión ordinaria o extraordinaria inmediatamente siguiente.

ART. 2º—Invitados. A las sesiones de la junta directiva podrán asistir, con voz pero sin voto, los funcionarios de Incomex que considere conveniente invitar el director, con conocimiento de su presidente, para la mejor ilustración de los diferentes temas respecto de los cuales se deban tomar decisiones o formular recomendaciones. Con el mismo propósito podrán asistir con voz pero sin voto, todos los funcionarios del Gobierno Nacional que hayan sido invitados por el presidente de la junta.

ART. 3º—Quórum. Para que la junta directiva delibere válidamente, a la respectiva sesión deberán asistir por lo menos la mitad más uno de los miembros. Las decisiones se adoptarán con el voto favorable de la mayoría absoluta.

ART. 4º—Orden del día. El orden del día de las sesiones de la junta directiva será elaborado por el secretario, siguiendo las instrucciones del presidente y del director del Incomex.

ART. 5º—Elaboración de documentos. Para la decisión de los asuntos indicados en el orden del día, se elaborarán documentos de trabajo por los subdirectores o jefes de oficina del Incomex, de acuerdo con la asignación que para ese efecto haga el director del instituto. Cuando los documentos de trabajo incluyan proyectos de acuerdos para ser sometidos a aprobación de la junta, éstos deberán llevar el visto bueno del jefe de la oficina jurídica del Incomex.

ART. 6º—Documentos y resoluciones de obligatoria consideración por parte de la junta. Las resoluciones que sobre traslados presupuestales haya expedido el director de Incomex, en desarrollo de la delegación conferida por la junta directiva, serán puestas a consideración de ésta, en forma obligatoria, en la sesión ordinaria que se lleve a cabo con posterioridad a la fecha de expedida la correspondiente resolución.

Igualmente, mientras se expiden los nuevos estatutos del Incomex y sean aprobados por el Gobierno Nacional, se someterán a consideración de la junta las resoluciones del director del Incomex, por medio de las cuales apruebe los acuerdos mensuales de gastos, conforme a lo previsto en el literal h) del artículo 15 del Decreto 539 de 1964, con el fin de dar cumplimiento a lo previsto en el artículo 57 de la Ley 38 de 1989. Estas resoluciones se someterán a consideración, en forma obligatoria, en la sesión siguiente a la fecha de la expedición de dicha resolución.

ART. 7º—Recepción de documentos. Los documentos que se someterán a consideración y decisión de la junta, deberán ser entregados a la secretaría de la junta directiva con una antelación no inferior a tres (3) días hábiles a la fecha de la respectiva sesión.

ART. 8º—Lectura de documentos. Los documentos que se sometan a consideración y decisión de la junta deben ser leídos en la respectiva sesión, o en su defecto, deberá elaborarse un resumen ejecutivo que suplirá la lectura total del documento.

ART. 9º—Determinaciones. En las reuniones sólo se podrán tomar determinaciones sobre los temas incluidos en el orden del día y sobre aquellos que a juicio del presidente, por su urgencia o naturaleza, deban ser considerados en forma inmediata.

ART. 10.—Actas. De lo tratado en las sesiones se dejará constancia en actas que redactará el secretario y en las que se incluirán la fecha y hora de la sesión, el lugar de reunión, los asistentes, el orden del día y una relación sucinta de los temas tratados y decisiones adoptadas. Hacen parte del acta los documentos que se hayan elaborado para los diferentes temas que hayan sido objeto de análisis.

Dichas actas serán suscritas por el presidente y el secretario y deberán ser aprobadas en la sesión siguiente.

ART. 11.—Actos de la junta. Los actos de la junta se denominarán acuerdos, los cuales deberán llevar la firma de quien preside la sesión y del secretario de la misma.

ART. 12.—Funciones de la secretaría. La secretaría de la junta directiva será desempeñada por la secretaría general del instituto y tendrá como funciones:

a) Convocar a sus integrantes para las respectivas sesiones;

b) Recibir los documentos elaborados por las subdirecciones y jefes de oficina del Incomex, previo visto bueno del director;

c) Elaborar el orden del día para las sesiones, conforme a las instrucciones del presidente de la junta y del director del Incomex;

d) Conformar con todos los documentos relativos al orden del día, el documento final que será distribuido entre los asistentes a la sesión convocada;

e) Elaborar y suscribir las actas de las sesiones de la junta directiva;

f) Publicar, comunicar o notificar las actas y acuerdos de la junta directiva, en los casos y en la forma ordenada por la ley;

g) Custodiar el archivo de la junta directiva y autenticar las copias de los documentos que lo conforman, cuando sean solicitadas y previa cancelación por el interesado del costo de las mismas;

h) Recibir la correspondencia dirigida a la junta directiva, distribuirla a las diferentes dependencias competentes del Incomex con el fin de que se elabore el proyecto de respuesta o documento, cuando sea del caso; dar traslado de la misma a las dependencias competentes, cuando se refiera a asuntos que no sean de conocimiento de la junta y contestar a los peticionarios, observando las disposiciones legales sobre la materia;

i) Mantener clasificados, actualizados y ordenados los archivos de la junta directiva, de conformidad con los temas de su competencia, y

j) Las demás que le asigne la junta directiva.

ART. 13.—Vigencia. El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación en la Gaceta del Ministerio de Comercio Exterior. Capítulo Incomex.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Santafé de Bogotá, D.C., a 18 de junio de 1992.

________________________________________