CIRCULAR EXTERNA 11 DE 1993

 

CIRCULAR EXTERNA 11 DE 1993 

(Mayo 27)

Como es de su conocimiento, los miembros de junta directiva, representantes legales y revisores fiscales de las entidades vigiladas por esta superintendencia tienen el deber legal de tomar posesión de sus cargos, requisito sin el cual no podrán ejercerlo. Con el propósito de facilitar el cumplimiento de tal obligación, este despacho considera necesario impartir algunas instrucciones en relación con los requisitos y documentos requeridos al efecto, así como precisar el régimen legal de inhabilidades e incompatibilidades aplicable en estos casos:

1. Miembros de junta directiva y representantes legales.

1.1. Posesión.

Corresponde al superintendente de valores o a sus delegados dar posesión a los miembros de junta directiva y representantes legales de las entidades vigiladas, para lo cual será necesario que el interesado presente a la secretaría general de la superintendencia la correspondiente solicitud de posesión, acompañada de los siguientes documentos (numeral 10, art. 4.1.2.5 Decreto 653 de 1993, mediante el cual se adoptó el estatuto orgánico del mercado público de valores, que en adelante se identificará como EOMV, y Decreto 2855 de 1991):

1.1.1. Extracto del acta del órgano competente en que conste la respectiva designación, debidamente autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad (arts. 189 y 431 del C. de Co.).

1.1.2. Hoja de vida diligenciada en el formato F-300-514, el cual se anexa a la presente circular.

1.1.3. Si se trata del representante legal de una sociedad comisionista de bolsa deberá anexarse carta de la respectiva bolsa, en la cual conste la aceptación por parte del consejo directivo de la misma al respectivo nombramiento y a las facultades conferidas al designado.

1.2. Reelecciones y suplencias.

1.2.1. En caso de reelección como miembro de junta directiva o representante legal no se requerirá diligenciar nuevamente el trámite de posesión, con independencia de que se cambie la condición de principal a suplente o viceversa, o se modifique la calidad en la cual actúa. En todo caso, el interesado deberá allegar el documento en que conste la reelección y la respectiva carta de aceptación, dentro de los quince (15) días siguientes en que aquella se produjo.

1.2.2. En caso de una nueva elección como miembro de junta directiva (principal o suplente) o representante legal no se requerirá adelantar un nuevo trámite de posesión, siempre que no exista solución de continuidad en el ejercicio del cargo por un lapso superior a 3 meses, contado desde el momento de terminación del período anterior y la fecha de la nueva designación; sin embargo, el interesado deberá allegar el documento en que conste la elección y la respectiva carta de aceptación, dentro de los quince (15) días siguientes en que aquélla se produjo.

1.3. Práctica no autorizada.

De conformidad con las facultades contenidas en el numeral 9º del artículo 4.1.2.5 del EOMV, este despacho califica como práctica no autorizada el otorgamiento de poderes de carácter general o de gran amplitud, a personas que habiendo sido designadas en cargos que conllevan facultades de representación legal no han cumplido con el requisito legal de tomar posesión del mismo.

2. Revisores fiscales.

2.1. Posesión.

Corresponde al Superintendente de Valores o a sus delegados dar posesión a los revisores fiscales de las entidades vigiladas, tanto principales como suplentes, para lo cual será necesario que el interesado presente a la secretaría general la respectiva solicitud de posesión y allegue los siguientes documentos, dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de su designación (arts. 3.1.2.2 y 4.1.2.5 del EOMV y D. 2855/91):

2.1.1. Extracto del acta de la asamblea general de accionistas o del órgano competente, en la cual conste la designación, debidamente autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad (arts. 189 y 431 del Código de Comercio).

En el extracto de acta deberá incluirse la información relativa a las apropiaciones previstas para el suministro de recursos humanos y técnicos destinados al desempeño de las funciones asignadas al revisor fiscal, de conformidad con lo previsto en el artículo 3.1.2.3 del EOMV y en la Circular Externa 9/93.

2.1.2. Cuando se haya designado como revisor fiscal a una firma de contadores deberán adjuntarse los siguientes documentos (Circular Externa 9 de 1993):

— Certificado reciente de existencia y representación de la respectiva sociedad.

— Certificado de inscripción de la firma de contadores ante la junta central de contadores, y

— Comunicación suscrita por el representante legal de la misma, en la cual se indique la persona natural que actuará como revisor fiscal, con relación a la cual procederá la diligencia de posesión.

2.1.3. Hoja de vida de la persona designa-da, la cual se deberá diligenciar en el formato F-300-513, el cual se anexa a la presente circular.

2.1.4. Certificado reciente de antecedentes disciplinarios expedido por la junta central de contadores.

2.2. Suplencias y reelecciones

2.2.1. Sólo en caso de ausencia definitiva o temporal de un revisor fiscal titular el suplente podrá asumir las funciones del cargo, siempre que previamente haya tomado posesión del mismo ante esta Superintendencia. La función de revisoría fiscal no podrá ser ejercida de manera simultánea por titulares y suplentes.

2.2.2. En los casos en los cuales hayan sido elegidas firmas de contadores públicos como revisores fiscales, los contadores designados para ello por la respectiva firma deberán ejercer el cargo durante el período correspondiente, salvo causa justificada que amerite su remplazo definitivo. En sus ausencias, que se suponen igualmente justificadas, actuará el suplente conforme con lo señalado en el numeral anterior.

2.2.3. En los casos en que el revisor fiscal sea reelegido para el período siguiente no se requerirá adelantar nuevamente el trámite de posesión, pero el interesado deberá remitir a esta Superintendencia, dentro de los quince (15) días siguientes a la reelección, copia del extracto de acta en que conste tal designación y la carta de aceptación. Así mismo deberá cumplirse con el trámite de inscripción en la cámara de comercio correspondiente.

3. Régimen de incompatibilidades e inhabilidades.

Para efecto de las normas que a continuación se mencionan debe tenerse en cuenta que el término “administrador”, de acuerdo con las disposiciones vigentes, comprende a toda persona que tenga la facultad de dirigir, manejar o disponer de los bienes sociales o que pueda ordenar que se ejecute o celebre un acto en nombre de la respectiva sociedad. En este sentido, se incluyen los representantes legales —llámense presidentes, vicepresidentes, gerentes, subgerentes, directores, etc.— los miembros de junta directiva, así como a todo aquel cuyas funciones permiten calificarlo como administrador, —v. gr. los denominados “traders”—, cualquiera sea su cargo o denominación en el esquema administrativo de la organización. En la misma forma, cuando se hace referencia al término “directores” se debe entender como sinónimo de miembros de junta directiva.

3.1. Sociedades comisionistas de bolsa.

3.1.1. Tanto los administradores como los socios o accionistas de las sociedades comisionistas de bolsa se encuentran impedidos para ocupar los cargos de miembros de junta directiva, representantes legales o revisores fiscales de sociedades cuyas acciones o valores se encuentren inscritos en bolsa, salvo de las bolsas de valores o de su propia sociedad comisionista (art. 3.3.4.1 del EOMV).

En consecuencia, los miembros de junta directiva, representantes legales y revisores fiscales de sociedades que tengan valores o acciones inscritos en bolsa, no pueden tomar posesión como administradores de una sociedad comisionista en bolsa, ni ser accionistas o socios de ésta.

3.1.2. Los administradores y representantes legales de la sociedades comisionistas de bolsa filiales de establecimientos de crédito no podrán ser administradores o empleados del establecimiento matriz (art. 3.3.4.2 del EOMV).

Sin embargo, como excepción se autoriza a los directores y representantes legales de la sociedad matriz para formar parte de la junta directiva de la sociedad comisionista de bolsa, facultad que se inhibe cuando aquella tiene valores inscritos en una bolsa (art. 3.3.4.2 del EOMV).

En consecuencia, sólo los miembros de junta directiva y los representantes legales del establecimiento de crédito matriz podrán formar parte de la junta directiva de la sociedad comisionista filial, siempre que la matriz no tenga sus valores inscritos en bolsa.

3.1.3. Los directores, administradores, representantes legales o empleados de las sociedades comisionistas de bolsa no podrán ocupar los mismos cargos en una sociedad administradora de fondos de pensiones y de cesantía (art. 76 del estatuto orgánico del sistema financiero)(3).

3.2. Bolsas de valores.

De acuerdo con el artículo 71 del EOSF, los miembros de las juntas directivas y los gerentes de las siguientes sociedades, no podrán tomar posesión como miembros del consejo directivo de una bolsa de valores:

— Bancos

— Corporaciones financieras

— Corporaciones de ahorro y vivienda

— Compañías de financiamiento comercial

— Organismos cooperativos de grado superior de carácter fiananciero.

3.3. Comisionistas independientes de valores.

3.3.1. Los administradores de las sociedades comisionistas independientes, así como sus accionistas, no podrán ser miembros de junta directiva, representantes legales ni revisores fiscales de sociedades cuyos valores constituyan la materia ordinaria de sus operaciones (art. 3.4.0.3 del EOMV).

3.3.2. Los directores, administradores, representantes legales o empleados de las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantía no podrán ocupar ninguno de estos cargos en una sociedad comisionista independiente de valores (art. 76 del EOSF).

3.4. Sociedades calificadoras de valores (artículo 3º de la Resolución 010 de 1991).

Los representantes legales, admistradores, empleados o los beneficiarios reales de cualquier parte del capital de una sociedad calificadora de valores no podrán ser administradores, representantes legales, empleados o beneficiarios reales del 3% o más del capital de las siguientes sociedades:

— Un emisor de documentos inscritos en el Registro Nacional de Valores

— Un comisionista de bolsa

— Un comisionista independiente de valores

— Un corredor de valores

— Una sociedad fiduciaria

— Una administradora de fondos de inversión

— Una sociedad administradora de fondos de cesantía

— Una entidad que administre fondos de pensiones

— Una entidad que tenga el carácter de revisor fiscal de una o varias sociedades inscritas en el Registro Nacional de Valores.

En consecuencia, los administradores, representantes legales, empleados o beneficiarios reales del 3% o más del capital de cualquiera de las sociedades enumeradas anterior-mente, no podrán posesionarse como administradores, empleados o ser beneficiarios reales de cualquier parte del capital de una sociedad calificadora de valores.

Esta circunstancia no constituye únicamente una incompatibilidad para tomar posesión y ejercer el cargo sino que da lugar a la cancelación de la inscripción de la sociedad en el registro nacional de intermediarios, cuando la inscripción se haya efectuado infringiendo la norma que la consagra.

Se entiende por beneficiario real cualquier persona que directa o indirectamente, por sí misma o a través de interpuesta persona, por virtud de contrato, convenio o de cualquier otra manera, tenga, respecto de una acción de una sociedad, capacidad decisoria

Tratándose de sociedades administradoras de inversión, de conformidad con el artículo 3.6.1.1.1 del EOMV, se considera beneficiario real, quien tiene el poder de votar con las acciones de la sociedad administradora directa o indirectamente o, quien está en condición de enajenar, sin perjuicio del derecho de representación establecido en la ley.

3.5. Sociedades administradoras de fondos de inversión.

Los directores, administradores, repesentantes legales y empleados de las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía no podrán ocupar ninguno de estos cargos en una sociedad administradora de fondos de inversión (art. 76 del EOSF).

3.6. Reglas generales.

3.6.1. En las sociedades por acciones, ninguna persona podrá ser designada ni ejercer, en forma simultánea un cargo directivo en más de cinco (5) juntas, siempre que las hubiere aceptado (art. 202 del Código de Comercio).

3.6.2. Los miembros de juntas directivas, representantes legales y administradores de las entidades vigiladas no podrán ser miembros de las juntas directivas, representantes legales ni administradores de otras entidades cuyo objeto sea la prestación de los mismos servicios, siempre y cuando tales empresas individual o conjuntamente consideradas tengan activos por valor de $ 20.000.000 o más.

3.6.3. Además de las incompatibilidades previstas en esta circular, las personas naturales o jurídicas que sean designadas como revisores fiscales deberán tener en cuenta las previsiones que al respecto contempla el Código de Comercio y la Ley 43 de 1990(4).

4. Vigencia.

La presente circular rige desde el 1º de junio de 1993.

NOTA: La presente circular contiene, además, los formatos de: hoja de vida para solicitud de posesión de revisores fiscales, y hoja de vida para solicitud de posesión de representantes legales y miembros de junta directiva, los cuales pueden ser consultados en la Superintendencia de Valores.

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