RESOLUCIÓN 2869 DE 1993 

(Mayo 25)

“Por la cual se conforman unos grupos y áreas de trabajo en el Departamento Administrativo de la Función Pública y se señalan sus funciones”.

El Director del Departamento Administrativo de la Función Pública,

en ejercicio de sus facultades legales, y en especial de las que le confieren los artículos 12 y 23 del Decreto 1050 de 1968 y 40 del Decreto 2169 de 1992,

RESUELVE:

ART. 1º—Conformar en el departamento administrativo de la función pública los siguientes grupos y áreas de trabajo, ubicados como a continuación se determina:

Dependencia y denominación del grupo y área de trabajo

Despacho del director:

— Asistencia de la dirección.

— Asesores de la dirección.

Oficina jurídica:

— Jurisdicción coactiva.

Subdirección general

División administrativa:

— Grupo de adquisiciones.

— Grupo de servicios generales.

— Grupo de almacén y suministros.

— Grupo de administración de documentos y correspondencia.

División de presupuesto:

— Grupo de pagaduría.

Dirección técnica

División de organizaciones:

— Grupo de salarios.

División de bienestar social y capacitación

— Centros vacacionales.

Dirección de apoyo a la comisión nacional del servicio civil

— Grupo de producción tecnológica.

— Grupo de asesoría y vigilancia.

— Grupo de inscripción y registro.

PAR.—Para las labores de coordinación, ejecución, supervisión y control de las actividades, el director del departamento designará un coordinador, en cada uno de los grupos que a su juicio lo requieran.

ART. 2º—Establecer las funciones de los grupos y áreas de trabajo a que hace referencia el artículo anterior, así:

Despacho del director

Asistente del director:

— Coordinar y controlar la elaboración de la correspondencia de la dirección, así como el ingreso y envío de la misma.

— Revisar y seleccionar la información y documentos necesarios para la atención de los asuntos que requieran la intervención del director del departamento.

— Dirigir y supervisar las actividades del personal asignado al despacho de la dirección general.

— Seleccionar los asuntos que deban llevarse a conocimiento del director y distribuir los negocios de acuerdo con las áreas de competencia.

— Representar al director en las reuniones, juntas o comités que éste le delegue.

— Responder la correspondencia que el director le encomiende, de acuerdo con sus instrucciones.

— Presentar los informes que le sean solicitados.

— Las demás funciones que le sean asignadas.

Asesores del director:

— Brindar asistencia técnica, legal y administrativa al director del departamento en asuntos relacionados con las áreas de competencia del departamento.

— Asesorar al director en la formulación de políticas, planes y programas en los asuntos de competencia del departamento.

— Revisar, analizar y emitir concepto sobre los proyectos de ley, decretos, resoluciones, contratos y documentos que le sean confiados por el director.

— Coordinar y realizar estudios e investigaciones que el director le señale y preparar los informes correspondientes.

— Representar al director en las reuniones, juntas o comités que éste le delegue.

— Presentar los informes que le sean solicitados.

— Las demás funciones que le sean asignadas.

Oficina jurídica

Jurisdicción coactiva:

— Manejar la cartera de obligaciones personales o institucionales que se generen por sanciones o multas pecuniarias a los servidores y contratistas del departamento administrativo de la función pública y adelantar las acciones pertinentes, tanto para el cobro persuasivo, como para el cobro por vía de jurisdicción coactiva fiscal.

— Coordinar con la división de presupuesto la información sobre el pago de obligaciones a favor del departamento administrativo de la función pública.

— Proyectar la expedición de paz y salvos de obligaciones a favor del departamento administrativo de la función pública.

— Gestionar, cuando sea del caso, las devoluciones por pago de multas y sanciones de cartera saldada.

— Adelantar las gestiones para la recuperación de las obligaciones a favor del fondo nacional de bienestar social en liquidación y proyectar la expedición de los paz y salvos correspondientes.

— Presentar los informes que le sean solicitados.

— Las demás funciones que le sean asignadas.

Subdirección general

División administrativa

Grupo de adquisiciones:

— Constituir y mantener actualizado el registro de proponentes departamento.

— Realizar la clasificación y calificación de los proponentes y preparar las providencias para su inscripción.

— Realizar los trámites administrativos de adquisición de elementos, equipos y demás bienes y servicios que requiera el departamento para su funcionamiento.

— Proyectar las certificaciones de inscripción en el registro de proponentes y las solicitudes de disponibilidad presupuestal.

— Participar en la elaboración y consolidación del plan anual de compras.

— Mantener actualizados los catálogos y listas de precios de elementos.

— Organizar los archivos relacionados con las adquisiciones de bienes y servicios que hayan sido previamente autorizados.

— Presentar los informes que le sean solicitados.

— Las demás funciones que le sean asignadas.

Grupo de servicios generales:

— Atender la prestación de los servicios de mantenimiento y reparación de equipos, vehículos, instalaciones y demás bienes del departamento.

— Coordinar las actividades de celaduría, recepción, aseo, cafetería, transporte y demás servicios que demande el departamento para su funcionamiento.

— Llevar los registros de reparación y mantenimiento de los equipos y recomendar su reposición cuando a ello hubiere lugar.

— Coordinar el servicio de reproducción de documentos y material de apoyo que requieran las diferentes dependencias para el cumplimiento de sus funciones.

— Presentar los informes que le sean solicitados.

— Las demás funciones que le sean asignadas.

Grupo de almacén y suministros:

— Coordinar, controlar y responder por las actividades relacionadas con la recepción, clasificación y organización de elementos que adquiera el departamento.

— Verificar la cantidad y calidad de los elementos recibidos en el almacén.

— Tramitar las bajas de los elementos inservibles del departamento, previo el cumplimiento de las disposiciones legales y fiscales.

— Preparar y rendir la cuenta mensual del almacén y los informes que fueren necesarios a la Contraloría General de la República.

— Revisar y controlar los comprobantes de entrada y salida de los elementos adquiridos por el departamento, con destino a sus diferentes dependencias.

— Suministrar los elementos que requieran las diferentes dependencias de acuerdo con los planes de distribución previamente adoptados.

— Realizar inventarios periódicos de los elementos en existencia.

— Colaborar en la elaboración de la programación anual de compras de elementos y equipos, de acuerdo con las necesidades del departamento.

— Presentar los informes que le sean solicitados.

— Las demás funciones que le sean asignadas.

Grupo de administración de documentos y correspondencia:

— Organizar y clasificar los archivos de conformidad con las técnicas y las disposiciones especiales sobre esta materia.

— Controlar y mantener actualizado el archivo concerniente a la carrera administrativa y de la correspondencia interna y externa del departamento.

— Seleccionar los documentos que se considere deban microfilmarse o destruirse, para aprobación del comité general de archivo y microfilmación.

— Colaborar en la implementación de mecanismos y procedimientos que permitan un adecuado archivo y un eficiente trámite de la correspondencia.

— Tramitar el recibo y despacho de la correspondencia tanto interna como externa y ejercer el control operativo para asegurar el cumplimiento de las disposiciones que regulan este procedimiento.

— Velar por la seguridad y conservación de los documentos archivados.

— Presentar los informes que le sean solicitados.

— Las demás funciones que le sean asignadas.

División de presupuesto

Grupo de pagaduría:

— Recibir, custodiar y consignar en la Tesorería General de la Nación los dineros y títulos que por diversos conceptos recaude el departamento.

— Efectuar los pagos conforme al acuerdo de gasto y a las autorizaciones correspondientes, verificando los soportes legales y la identificación del beneficiario.

— Preparar y presentar los informes de pagos y situación de tesorería, para la Dirección General del Presupuesto, la Tesorería General de la Nación y la Contraloría General de la República.

— Constituir, conjuntamente con la división de presupuesto, las reservas de caja con base en los acuerdos de gastos aprobados y los fondos situados por la Tesorería General de la Nación.

— Autorizar libranzas y demás documentos que los funcionarios suscriban en garantía de crédito y efectuar los giros a las personas naturales o jurídicas beneficiarias.

— Efectuar los descuentos de ley, embargos y demás descuentos autorizados por los funcionarios y expedir las certificaciones correspondientes.

— Presentar los informes que le sean solicitados.

— Las demás funciones que le sean asignadas.

Dirección técnica

División de organizaciones

Grupo de salarios:

— Realizar estudios en materia de régimen salarial y prestacional de servidores públicos y formular recomendaciones para su consolidación y mejoramiento.

— Analizar y conceptuar sobre las propuestas de adopción o modificación que en materia salarial y prestacional, presenten los organismos públicos.

— Absolver consultas en materia de funcionamiento y aplicabilidad de las normas que regulan los sistemas salariales y prestacionales.

— Estudiar y conceptuar la conveniencia de incorporar en la legislación salarial y prestacional de los servidores públicos disposiciones internacionales sobre la materia.

— Asesorar a los organismos públicos en la adopción de sistemas de nomenclatura, clasificación y remuneración de empleos.

— Codificar las disposiciones correspondientes a regímenes salariales y prestacionales de los servidores públicos.

— Preparar y participar en los procesos de reajustes salariales de los servidores públicos.

— Presentar los informes que le sean solicitados.

— Las demás funciones que le sean asignadas.

División de bienestar social y capacitación

Centros vacacionales:

— Orientar a los usuarios sobre las características y los procedimientos de utilización de los centros vacacionales.

— Recibir, revisar y registrar las solicitudes de cupos para los diferentes centros vacacionales.

— Preparar la información necesaria para la adjudicación de cupos, en temporada alta por parte del respectivo comité.

— Asignar, de acuerdo con el reglamento de funcionamiento, los cupos para la utilización de los centros vacacionales en los fines de semana y en general en temporada baja.

— Llevar los registros actualizados de usuarios y demanda de servicios de los centros.

— Efectuar las liquidaciones por concepto de alojamiento y alimentación, de conformidad con las tarifas establecidas.

— Elaborar los listados de beneficiarios de cupos en los centros vacacionales y comunicar al interesado la aprobación de su solicitud.

— Tramitar el reintegro de los valores consignados por los adjudicatarios que no hubieren hecho uso del servicio, de acuerdo con el reglamento de funcionamiento de los centros.

— Presentar los informes que le sean solicitados.

— Las demás funciones que le sean asignadas.

Dirección de apoyo a la Comisión Nacional del Servicio Civil

Grupo de producción tecnológica:

— Elaborar estudios sobre los sistemas de carrera y sus subsistemas y proponer alternativas para su mejoramiento.

— Diseñar modelos e instrumentos para la aplicación de cada uno de los subsistemas de carrera administrativa.

— Validar, adoptar y adaptar instrumentos susceptibles de ser incorporados a los diferentes subsistemas con el fin de mejorar la calidad de los mismos.

— Evaluar la importancia, calidad y uso adecuado de los instrumentos por parte de los diferentes organismos.

— Proponer sistemas y mecanismos de seguimiento, vigilancia y control de los subsistemas de ingreso, evaluación y promoción.

— Elaborar proyectos de reglamentación para los diferentes subsistemas del sistema de carrera.

— Colaborar con el área de asesoría y vigilancia, cuando así lo demanden las necesidades del servicio.

— Presentar los informes que le sean solicitados.

— Las demás funciones que le sean asignadas.

Grupo de asesoría y vigilancia:

— Orientar a los diferentes entes y organismos públicos en la implementación y desarrollo de la carrera administrativa.

— Apoyar a la Comisión Nacional del Servicio Civil en las labores de inspección y vigilancia que ésta le solicite.

— Colaborar con las entidades, nacionales y territoriales, en la aplicación de instrumentos de selección y calificación.

— Formular conceptos técnicos sobre los diferentes componentes e instrumentos de carrera.

— Asesorar sobre los procedimientos de inscripción y actualización en carrera administrativa.

— Informar a la Comisión Nacional del Servicio Civil, por intermedio de la dirección de apoyo, de las irregularidades que tenga conocimiento, en relación con la ejecución de procesos de selección.

— Colaborar con el área de producción tecnológica, cuando así lo demanden las necesidades del servicio.

— Presentar los informes que le sean solicitados.

— Las demás funciones que le sean asignadas.

Grupo de inscripción y registro:

— Recibir, revisar, depurar, registrar y mantener actualizada la documentación e información relacionada con el personal escalafonado en carrera administrativa.

— Analizar la documentación e información aportada para la inscripción o actualización en la carrera administrativa, proyectar las resoluciones correspondientes.

— Registrar y mantener actualizada la información relacionada con el personal escalafonado en carrera administrativa.

— Administrar el sistema de información de carrera administrativa.

— Coordinar con el grupo de administración de documentos y correspondencia, el archivo y consulta de los expedientes y demás documentación relacionada con la inscripción y actualización en carrera administrativa.

— Coordinar y controlar el proceso de comunicaciones y envío de las resoluciones y documentos relativos a pronunciamientos sobre inscripción y actualización en carrera administrativa.

— Presentar los informes que le sean solicitados.

— Las demás funciones que le sean asignadas.

ART. 3º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución 2953 de 1991.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Santafé de Bogotá, D.C., a 25 de mayo de 1993.

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