•INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 38 DE 1995

(Diciembre 22)

Con ocasión de la vigencia del Decreto Extraordinario 2150 de 1995 que fuera expedido por el Gobierno Nacional el 5 de diciembre próximo, pasado y publicado al día siguiente en el Diario Oficial 42137, corresponde a este despacho impartirles las orientaciones conducentes a su debida aplicación, en ejercicio de atribuciones legalmente conferidas.

En primer término es importante advertir que la vigencia de las normas contenidas en el Capítulo II, título primero "Reconocimiento de personerías jurídicas" y en el Capítulo XV, título segundo "Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas", se surte a partir del próximo seis (6) de marzo, de conformidad con lo provisto por el artículo 152.

Pero ante todo, es fundamental sugerirles la implementación de medidas tendientes al desarrollo de aquellas disposiciones que tiene que ver con la eliminación de horarios restringidos, con la libertad del usuario para cumplir obligaciones pecuniarias a través de cualquier medio de pago reconocido, con el establecimiento de ventanilla única, con la supresión de sellos, etc.

El funcionamiento de horarios extendidos establecido por el artículo 2º, hace referencia a jornadas adicionales a la habitual de atención al público, para facilitarle a la gente el cumplimiento de obligaciones y el desarrollo de su gestiones ante las entidades públicas. Como se estima que su aplicación está relacionada con las necesidades de cada región, esta entidad espera escuchar comentarios de los registradores principales sobre el particular, los cuales deben dirigir a la dirección administrativa del registro de instrumentos públicos, dependencia competente para fijar los horarios de atención al público de las oficinas de registro, de conformidad con lo establecido por el Artículo 18 del Decreto 2158 de 1992.

El pago de obligaciones oficiales mediante abono en cuentas corrientes o de ahorro, lo mismo que la cancelación de obligaciones a favor del Estado, se posibilita a través de abono en cuentas corrientes o de ahorros para el primer caso y medios de pago incluidos transferencias electrónicas de fondos y abono en cuenta y sistemas de crédito mediante tarjetas, para el segundo evento. La devolución de derechos no causados legalmente y el ejercicio de funciones relacionadas con ordenación de gastos por delegación del superintendente, se pueden constituir en ejemplos para cada uno de los preceptos que son objeto de los artículos 3º y 4º.

No obstante, la cancelación de obligaciones a favor del Estado dispuesta por el artículo 4º, se encuentra vinculada con la de "cuentas únicas" consagrada por el artículo 7º para hacer efectivo el pago de obligaciones de particulares con la administración pública, cuya implementación está sujeta a su reglamentación por parte del Gobierno Nacional.

La prohibición relacionada con la exigencia de declaraciones extrajuicio para el reconocimiento de derechos particulares y concretos, sustituye este requisito por la simple afirmación del interesado ante la entidad pública que corresponda.

La supresión de sellos, es una medida que comprende todas las actuaciones de la administración pública y se hace extensiva por el artículo 11 a cualquier modalidad o técnica utilizada sobre la materia, norma que exceptúa de la medida solamente los títulos valores; entre tanto se hace permisible la firma mecánica, únicamente para eventos de su utilización masiva y bajo la responsabilidad del jefe de la entidad respectiva, quien previamente debe suministrar información pública sobre ese particular y en relación con las características del medio mecánico utilizado.

La prohibición de exigir el cumplimiento de requisitos y la aportación de copias de documentos, se encuentra dirigida a todo tipo de actuaciones públicas en las cuales la entidad tenga en su poder los documentos originales correspondientes o el requisito haya sido acreditado en un trámite o en una actuación anterior concluida. Ello sin interesar que el trámite se haya surtido en una entidad distinta, en virtud de la facultad de "solicitud oficiosa por parte de las entidades públicas" regulada por el artículo 16.

El denominado "paz y salvo interno" quedó abolido al prohibirse expresamente su exigencia en toda actuación administrativa por el artículo 15.

Se exime a los particulares de la carga de aportar a la administración pública antecedentes judiciales, disciplinarios y profesionales. Por tanto, el cumplimiento de esa exigencia se traslada a la propia administración la que, previa autorización escrita del interesado y la cancelación de los derechos respectivos, debe solicitarlos directamente a la entidad que corresponda.

Se suprime la presentación de cuentas de cobro por parte de prestatarios de servicios a la administración pública, siendo suficiente la orden de trabajo, el contrato o el documento en el cual conste la obligación acompañado, si es del caso, de la manifestación de recibo o cumplimiento a satisfacción, para el pago de la obligación contraída. Cuando se trate de órdenes de compra de elementos o de prestación de servicios, no requieren firma de aceptación del proponente, cuando quiera que estén acompañadas de oferta o cotización presentada por el oferente y aceptada por el funcionario competente.

La identificación de una persona se cumple con la sola exhibición del documento correspondiente, trátese de cédula(sic), de tarjeta de identidad, cédula de ciudadanía, cédula de extranjería o el pasaporte. De suerte que queda expresamente prohibida la retención de uno cualquiera de ellos.

El correo certificado se constituye en herramienta de primer orden para facilitar la recepción y envío de documentos o solicitudes y sus respectivas respuestas. El artículo 25 prohibe inadmitir solicitudes o informes surtidos a través de este medio, salvo aquellos casos en los que exclusivamente y de manera expresa los códigos exijan la presentación personal. Igualmente se impone a la administración pública la obligación de habilitar sistemas de transmisión electrónica de datos para el envío y recepción de información por los usuarios acerca de sus actuaciones frente a ella.

La facultad para evaluar bienes inmuebles que deben realizar entidades públicas o surtirse en actuaciones administrativas, se extiende a personas naturales o jurídicas de carácter privado, siempre que se encuentren registradas y autorizadas por la lonja de propiedad raíz del lugar de ubicación del bien. Es la lonja de propiedad raíz del lugar de ubicación del bien la que determina la persona natural o jurídica que deba adelantar el avalúo, cuando la entidad pública se acoja a la opción privada.

La ventanilla única tiene como finalidad el garantizar unidad en la atención de las distintas necesidades que originan la presencia del peticionario ante el despacho público correspondiente. Estas necesidades son aquellas que se encuentran originadas en recepción de documentos y solicitudes y atención de requerimientos, de acuerdo con lo señalado por el artículo 32.

Tal y como lo establece el artículo 252 del Código de Procedimiento Civil, los documentos expedidos por o con la intervención de funcionarios públicos, se presumen auténticos. Lo dispone así el artículo 31 del nuevo decreto que suprime, igualmente, la firma de los secretarios generales en actos administrativos de competencia de ministros, directores, superintendentes, presidentes, gerentes, subdirectores de áreas técnicas y, en general, de algún funcionario del nivel directivo o ejecutivo.

La concesión de vacaciones colectivas se encuentra sujeta a la autorización de ministros, directores de departamentos administrativos, superintendentes, directores de establecimientos públicos, gerentes de empresas industriales y comerciales del Estado y jefes de unidades administrativas especiales.

La delegación para contratar por parte de los jefes y representantes legales de las entidades estatales, se encuentra sujeta a que el servidor público delegatario desempeñe cargo del nivel directivo o ejecutivo, o en sus equivalentes.

El decreto establece en su artículo 38., los parámetros para fijar la menor cuantía en la contratación pública, de acuerdo con el presupuesto anual de la entidad correspondiente.

Se suprime el reconocimiento de personerías jurídicas, entendiéndose obtenida esa personalidad con el acto de constitución -escritura pública o documento privado reconocido- y su inscripción en la cámara de comercio con jurisdicción en el domicilio principal de la persona jurídica que se constituye.

Se crea la institución del curador urbano que, como particular se encargará de estudiar, tramitar y expedir las licencias de urbanismo o de construcción en municipios y distritos con población superior a cien mil habitantes, facultades que en los restantes municipios estará en cabeza de los alcaldes y los secretarios de planeación. La figura regirá a partir del 6 de junio de 1996.

La exigencia relacionada con la presentación de la libreta militar quedó abolida, siendo de cargo de las entidades públicas o privadas verificar el cumplimiento de la obligación de prestar el servicio militar obligatorio para los siguientes efectos:

a) En la celebración de contratos con cualquier entidad pública;

b) Para el ingreso a la carrera administrativa;

c) Para posesionarse en cargos públicos, y

d) En la obtención de título profesional de parte de centros docentes de educación superior.

No obstante que el Decreto 2150 de 1995 tiene fuerza de ley, se reitera, no modifica los procedimientos, trámites y regulaciones establecidos en códigos, leyes orgánicas o leyes estatuarias. Califica de falta gravísima, al tenor del código disciplinario único, el desconocimiento de las obligaciones que en él se imponen.

En aras de la filosofía que inspiró su expedición, debe solicitar de ustedes una verdadera actitud de gestión pública tendiente a promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios constitucionales y administrativos de celeridad, eficacia, moralidad, igualdad economía y publicidad.

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