CIRCULAR EXTERNA 14 DE 1996 

(Septiembre 16)

El artículo 8º de la Resolución 435 de 1993, establecía: “Las cámaras solo podrán abstenerse de efectuar la inscripción de los actos, libros y documentos respecto de los cuales se exige esta formalidad, cuando las mismas estén expresamente facultadas por la ley para ello”.

En concordancia con lo dispuesto en la norma citada, se expidió la Circular Externa 6 del 5 de abril de 1993, en la cual al tratar el control de legalidad se reiteró lo señalado, indicando en el punto II de la misma que “(...) en el artículo 8º de la Resolución 435 se establece “que las cámaras de comercio sólo podrán abstenerse de efectuar la inscripción de los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exige esta formalidad, en los eventos previstos expresamente en la ley; de manera tal que, en lo sucesivo, las cámaras no podrán devolver dichos documentos argumentando causales legales diferentes a las señaladas””.

Demandado el artículo 8º de la Resolución 435, el Consejo de Estado en Sala de lo Contencioso Administrativo mediante auto del 22 de abril de 1994, al admitir la demanda de nulidad del artículo 8º señaló que “(...) La pedagogía de todo el contexto tiende entonces a instruir a quienes manejan el registro mercantil en el sentido de que el único parámetro para efectuar o no un registro, es la ley, sin dejarse distraer por las posibles “inconsistencias” que se presenten a no ser que éstas constituyan de por sí un impedimento consagrado en la misma ley”. En este sentido, no se establecen los casos concretos en los cuales el registro deba ser aceptado o rechazado, sino que se remite a lo que la ley disponga y será éste el único parámetro para proceder.

Al decidir la demanda, el Consejo de Estado en fallo del 3 de octubre de 1994 declaró la nulidad respecto de la palabra “expresamente” contenida en el artículo 8º al considerar que, “(...) en los casos de ausencia de norma legal expresa que autorice la abstención, las cámaras de comercio se verían avocadas a registrar todo acto sometido a su consideración, sin lugar a determinar por inferencia lógica sobre su eficacia, existencia o sobre el cumplimiento de los requisitos formales exigidos por la ley para la procedencia del registro”. Es necesario pues, un estudio prima facie de si el documento es registrable o no y en caso afirmativo en cuál libro.

En el artículo 8º de la Resolución 1072 de 1996 se plasmó la previsión contenida en el artículo 8º de la Resolución 435 de 1993, excluyendo el término “expresamente”, respecto de dicha norma se hace necesario precisar su alcance frente a las sanciones legales de nulidad e ineficacia.

En primer término, es de advertir que los artículos 35, 115, 159, 163 y 367 del Código de Comercio, facultan a las cámaras de comercio para abstenerse de proceder al registro en los términos en ellos consagrados .

Ahora bien, la nulidad se encuentra consagrada en los artículos 899 y 900 del ordenamiento comercial y será absoluta o relativa, según pueda ser o no subsanada por las partes. La nulidad debe ser declarada judicialmente en virtud de lo dispuesto en los artículos 1742 y 1743 del Código Civil y en consecuencia, tratándose de las decisiones de las asambleas o juntas de socios viciadas de nulidad, los administradores, revisores fiscales y los socios ausentes o disidentes pueden impugnarlas, cuando no se ajusten a las prescripciones legales o a los estatutos, tal como lo establece el artículo 191 del Código de Comercio.

Es por ello, que en sentencia del 28 de agosto de 1975, el Consejo de Estado expresó “(...) En tal virtud debe entenderse que el derecho de impugnación previsto en el artículo 191 del Código de Comercio sólo es ejercitable contra los actos viciados de nulidad (...)”.

Es así como el Consejo de Estado en sentencia del 5 de agosto de 1994, sostuvo: “no admite discusión el hecho de que frente a un acto ineficaz la cámara de comercio pueda abstenerse de su registro ya que del contenido del artículo 897 del Código de Comercio así se infiere, cuando expresa que un acto que no produce efectos es ineficaz de pleno derecho, sin necesidad de decisión judicial. Luego ante una ineficacia, no puede accederse al registro para que no obstante ella, en virtud de éste, pueda producir efectos que por mandato de la ley no están llamados a producirse”.

Siendo por lo tanto la finalidad del registro mercantil la de dar publicidad a los actos y documentos sujetos a esta formalidad, con el fin de que sean oponibles a terceros mal podría a través del registro permitírsele a un acto o decisión sancionado con ineficacia surtir a través del registro efectos frente a terceros cuando la misma ley se los ha negado.

En efecto, en el numeral 4º del artículo 29 del estatuto comercial se consagra de manera general que “la inscripción podrá solicitarse en cualquier tiempo, si la ley no fija un término especial para ello; pero los actos y documentos sujetos a registro no producirán efectos respecto de terceros sino a partir de la fecha de su inscripción”. Dicha previsión se encuentra así mismo contenida en el mismo ordenamiento de manera especial para ciertos actos.

De otra parte, el artículo 209 de la Constitución Política determina que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento, entre otros, en el principio de eficacia, el cual implica “la producción de efectos prácticos de la acción administrativa. Se trata de abandonar la retórica y el formalismo para valorar el cumplimiento oportuno, útil y efectivo de la acción administrativa”.

De lo consagrado en el artículo 897 citado, se desprende en consecuencia, que si un acto es calificado de ineficaz por la misma ley al carecer de determinados requisitos o adolecer de algún vicio, sin que sea necesaria su declaración judicial, mal podría procederse a su registro, dado que la declaración de ineficacia no es competencia de ningún funcionario y opera de pleno derecho.

Por lo tanto, teniendo en consideración la finalidad del registro mercantil y el principio de eficiencia que debe regir las actuaciones administrativas, las cámaras de comercio deben frente a un acto o decisión ineficaz abstenerse de efectuar su inscripción, pues del contenido del artículo 897 del Código de Comercio se deriva la facultad de negar el registro, pues se reitera, tal acto o decisión no produce efectos. Proceder al registro actos jurídicos que adolecen de ineficacia o inexistencia “es un contrasentido jurídico pues se le dan efectos a los que por ley no pueden tenerlos” (C.E., Sent. oct. 3/94, exp. 2838).

En consecuencia, las cámaras de comercio en el cumplimiento de la función pública del registro mercantil deberán proceder de conformidad con los anteriores criterios.

II. Publicación y vigencia

La presente circular se publicará en la Gaceta del Ministerio de Desarrollo Económico y entra en vigencia una vez efectuada dicha publicación.

Dada en Santafé de Bogotá, D.C., 16 de septiembre de 1996.

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