CIRCULAR EXTERNA 15 DE 1998 

(Junio 24)

Asunto: Responsabilidad de los miembros de los consejos directivos.

Este despacho en cumplimiento de la función estatuida en el artículo 7º numeral 4 del Decreto 2150 de 1992, de “Instruir a las entidades vigiladas sobre la forma como deben cumplir las disposiciones que regulan su actividad, fijar los criterios técnicos y jurídicos que faciliten el cumplimiento de tales normas y señalar los procedimientos para su cabal aplicación”, considera necesario fijar los alcances de las disposiciones legales que regulan la importante misión encomendada por el legislador de los miembros de los consejos directivos de las cajas de compensación familiar como su órgano de dirección, para que su actividad se realice con plena conciencia de lo que significa pertenecer a este órgano y la responsabilidad legal y social que la aceptación de tal designación les implica.

Para ello, es necesario apartarse de la idea errada que su designación lo es meramente simbólica, un privilegio, para cumplirse un precepto legal que así lo ordena o con la finalidad de favorecer sus intereses propios y/o los de un tercero (sea esta persona natural o jurídica, con alguna vinculación de afinidad, consanguinidad o interés económico directo o indirecto), a costa de la caja de compensación familiar, alejándose en ciertas ocasiones de la verdadera vocación de servicio que sus cargos conllevan.

Por tanto, esta circular hace algunas precisiones con el objeto de recordar de un lado el marco normativo dentro del cual corresponde a los consejeros cumplir sus funciones y de otro analizar su gestión dentro de una concepción moderna, dinámica, responsable, eficiente y eficaz, producto de las presiones generadas por la competencia y la globalización. En tal virtud, al interior de las corporaciones el órgano competente, en este caso el consejo directivo, acorde con estos cambios debe concientizarse que su gestión se centra en ocuparse de las decisiones estratégicas que habrá de adoptarse al interior de la caja de compensación familiar, los objetivos que se conseguirán a largo plazo y definiendo con precisión los esfuerzos y sacrificios que habrá de realizarse para alcanzar las metas propuestas.

Esto indudablemente se logra en la medida en que cada uno de los miembros de ese órgano actúe con la debida diligencia y cuidado de cualquier buen hombre de negocios en el desempeño de sus actividades como consejero. Pues el buen hombre de negocios es aquella persona que pone todos sus conocimientos, previsión y diligencia en las gestiones propias de la actividad social a desarrollar, como si fueran suyas. Aspectos que encontrándose claramente definidos para las juntas directivas del sector privado, con mayor razón lo deberán ser para las conformadas al interior de las cajas de compensación familiar, dadas las funciones de seguridad social que cumplen y la naturaleza de parafiscalidad de los recursos que administran.

Lo anterior, en momento alguno se traduce en pensar que esta circular se constituya en el único instrumento de consulta o de base para el cumplimiento de sus funciones o que ésta da respuesta a las situaciones de carácter particular y concreto de cada ente vigilado, pues por el contrario, contiene el mínimo de aspectos generales a tenerse en cuenta por ese órgano de dirección para el desarrollo de sus actividades, dentro del marco normativo de su competencia, así:

El subsidio familiar:

Corresponde a los consejos directivos tener presente cuál es el objetivo de la prestación social denominada subsidio familiar, para de esta manera encaminar su gestión, acciones y esfuerzos necesarios para lograr el adecuado desarrollo de este objetivo social y que corresponde cumplir a las cajas de compensación familiar, el cual se encuentra expresamente definido en el artículo 1º de la Ley 21 de 1982, como: “... una prestación social pagadera en dinero, especie y servicios a los trabajadores de medianos y menores ingresos, en proporción al número de personas a cargo, y su objetivo fundamental es el alivio de las cargas económicas que representa el sostenimiento de la familia como núcleo básico de la sociedad”.

Obligación legal de aportar:

El subsidio familiar como prestación social está a cargo de los empleadores tanto del sector público como del privado, según las voces del artículo 7º ibídem, al determinar en forma expresa que están obligados a pagar el subsidio familiar a través de una caja de compensación familiar:

“1. La Nación por intermedio de los ministerios, departamentos administrativos y superintendencias.

2. Los departamentos, intendencias, comisarías, el Distrito Especial de Bogotá, y los municipios.

3. Los establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales y las empresas de economía mixta de los órdenes nacional, departamental, intendencial, distrital y municipal.

4. Los empleadores que ocupen uno o más trabajadores permanentes”.

Concordante con el anterior ordenamiento, el artículo 15 ibídem, establece a los anteriores empleadores de una manera clara, precisa y puntual la corporación ante la cual pueden cumplir válidamente con la obligación legal que les asiste de pagar el subsidio familiar a sus trabajadores, al señalarles que: “... deberán hacerlo por conducto de una caja de compensación familiar que funcione dentro de la ciudad o localidad donde se cause los salarios o de la caja más próxima dentro de los límites de los respectivos departamentos, intendencia o comisarías”.

Las cajas de compensación familiar:

Así mismo, ese órgano debe tener presente en todo momento la naturaleza jurídica que ostentan las cajas de compensación familiar, definida en el artículo 39 de la citada Ley 21 de 1982, así: “Las cajas de compensación familiar son personas jurídicas de derecho privado sin ánimo de lucro, organizadas como corporaciones en la forma prevista en el Código Civil, cumplen funciones de seguridad social y se hallan sometidas al control y vigilancia del Estado en la forma establecida por la ley”. (Las subrayas son de este despacho).

La honorable Corte Suprema de Justicia en forma reiterada viene haciendo una serie de manifestaciones al respecto, dentro de las cuales se puede citar la Sentencia número 32 del 19 de marzo de 1987, en que dijo:

“..., no es una actividad privada la que cumplen, ni son los bienes que le pertenezcan en la forma de propiedad privada adquirida con justo título, lo que hace a las cajas entes de derecho privado; todo lo contrario, son las actividades de interés general y los bienes que están destinados a lograr el bienestar de los trabajadores y sus familias lo que las configura como entes de origen legal, y de naturaleza especial que se organizan bajo reglas del derecho privado.

(...).

Se trata como sostuvo la Corte en la Sentencia del 12 de agosto de 1976, de entidades de naturaleza especialísima que por ministerio de la ley pueden crear los particulares con fines eminentemente sociales y sin ánimo de lucro”. (Las subrayas son de este despacho).

Por tanto, en momento alguno deberán olvidar que son las cajas de compensación familiar, quienes en cumplimiento de su objeto social recaudan y pagan la prestación social denominada subsidio familiar bien en dinero, especie y servicios a los trabajadores afiliados al sistema de subsidio familiar que por reunir los requisitos legales tiene derecho a esta prestación social, con el objetivo fundamental de aliviar las cargas económicas que representa el sostenimiento de la familia como núcleo básico de la sociedad en beneficio de los trabajadores de medianos y escasos recursos de nuestro país, lo que constituye la razón fundamental para que los miembros de los consejos directivos de las corporaciones como órganos de dirección adopten todos los mecanismos necesarios que les permitan llevar a cabo el cumplimiento de las funciones asignadas por el legislador, conforme a los principios filosóficos y normativos en que se encuentra fundamentada esta prestación social.

Naturaleza jurídica de los recursos que administran las cajas de compensación familiar:

De otra parte, conviene igualmente enfatizar a los miembros de este órgano, la importancia que revisten los recursos de las cajas de compensación familiar y cuya administración le fue encomendada por el legislador a esas corporaciones; pues de la buena gestión del consejo directivo depende en buena medida la adecuada prestación del servicio público a cargo de aquella y lo que es más importante que los recursos de carácter parafiscal y que hacen parte de la seguridad social cumplan el objetivo para el cual están destinados.

Naturaleza de parafiscal y de la seguridad social, definida jurisprudencialmente, por la honorable Corte Constitucional mediante sentencia número C-575 del 29 de octubre de 1992 Magistrado Sustanciador, Alejandro Martínez Caballero, al señalar que: “Las cotizaciones de los empleadores son aportes de orden parafiscal, que no impuestos ni contraprestación salarial (las subrayas son de este despacho).

En efecto, las cotizaciones que los patronos realizan a las cajas son aportes obligatorios que se reinvierten en el sector. Su fundamento constitucional se encuentra hoy en el artículo 150 numeral 12 y en el 338 ibídem. Todos estos recursos son parafiscales, esto es, una afectación especial que no puede ser destinada a otras finalidades distintas a las previstas en la ley”.

Estructura interna de las cajas de compensación familiar:

La estructura orgánica de las cajas de compensación familiar al tenor de lo dispuesto en los artículos 46 y 48 de la citada Ley 21 de 1982 se encuentra: “... dirigida por la asamblea general de afiliados, el consejo directivo y el director administrativo” y, “... tendrá un revisor fiscal y su respectivo suplente elegidos por la asamblea general”.

Lo cual implica necesariamente que este órgano de dirección deberá actuar en todo momento de manera coordinada dentro de la estructura interna de la caja de compensación familiar, pues hace parte de todo el engranaje que permite canalizar los esfuerzos para lograr el adecuado desarrollo del objeto social fijando las políticas administrativas, económicas y financieras tendientes a cumplir los objetivos y planes definidos socialmente.

Objeto de los programas sociales de las cajas de compensación familiar:

De conformidad con el artículo 13 del Decreto 784 de 1989 la organización de los programas sociales, a través del subsidio en especie y servicios, tiene por objeto restablecer o aliviar el desequilibrio económico familiar que producen hechos como el embarazo, el nacimiento, la desnutrición, la crianza y educación de los hijos, los problemas de adolescencia, el matrimonio, la enfermedad, la invalidez, la muerte, la orfandad, el abandono y demás causas de desprotección.

Para el establecimiento de los servicios sociales, los consejos de administración deberán atender el orden de prioridades establecido por la ley, además de identificar las necesidades en cada región y establecer las posibilidades reales de mantener el servicio, determinando los beneficios sociales que prestarán a los trabajadores.

Al autorizar los programas los consejos directivos deberán tener en cuenta en primer lugar que el proyecto tenga relación con el objetivo de la prestación social subsidio familiar y en segundo lugar efectuar un estricto seguimiento sobre los mismos y velar por que los dineros invertidos cumplan el objeto para el cual fueron autorizados.

En cuanto a la prestación del servicio de mercadeo, se recuerda que este debe ser autocosteable. Sin olvidar, claro está, las directrices dadas respecto al servicio de salud que tampoco será subsidiado, con excepción de lo contemplado en la Circular Externa 015 del 10 de julio de 1996 (tabla número 34).

Corresponde al consejo directivo velar por el cumplimiento de lo establecido en el artículo 44 de la Ley 21 de 1982, en virtud del cual las cajas de compensación no podrán dar, ceder o entregar a título gratuito o a precios subsidiados, bienes o servicios a cualquier persona jurídica o natural, así se tenga la calidad de miembro del consejo directivo, trabajador de la caja o empleador afiliado, salvo cuando se haga el pago del subsidio familiar o en virtud de autorización expresa de la ley.

Los criterios anteriores deberán ser tenidos en cuenta por el consejo directivo, al momento de impartir cualquier aprobación y especialmente en los planes y programas de inversión social.

Conformación del consejo directivo:

De conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 21 de 1982, modificado por el artículo 1º de la Ley 31 de 1984, el consejo directivo de las cajas de compensación familiar estará conformado por cinco (5) miembros representantes de los trabajadores y cinco (5) miembros representantes de los empleadores con sus respectivos suplentes. En cuanto hace referencia a la caja de compensación familiar campesina, Comcaja, se estará sujeto a lo dispuesto en el artículo 76 de la Ley 101 del 23 de diciembre de 1993.

Los representantes de los empleadores serán elegidos en asamblea general para el período establecido en los estatutos y por el sistema de cuociente electoral. La elección deberá recaer única y exclusivamente en aquellos empleadores que tengan de un lado la calidad de afiliados y del otro que sean hábiles, entendiéndose por afiliados: “los empleadores que por reunir los requisitos establecidos en los respectivos estatutos de la corporación, hayan sido admitidos por su consejo directivo o por su director administrativo , cuando le haya sido delegada tal facultad” y por hábiles aquellos afiliados que: “al momento de la celebración de la reunión ordinaria y extraordinaria, se hallen en pleno goce de los derechos que su calidad les otorga de conformidad con la ley y con los estatutos de la respectiva corporación y se encuentren a paz y salvo con ésta por todo concepto, en relación con las obligaciones exigibles”.

Aquí conviene advertir, que en razón de su dignidad, los consejeros directivos están en la obligación no sólo de estar al día al momento de su designación, sino de propender por mantener esa habilidad durante todo su ejercicio como tal; bien sea los representantes de los empleadores efectuando oportunamente sus aportes o los representantes de los trabajadores gestionando lo pertinente para que el empleador lo haga en igual forma.

Y, para efectos de mantener una conducta ejemplarizante en este sentido, los consejos directivos deberán aplicar con mayor rigor a los empleadores de los miembros de ese órgano de dirección, las medidas que son consecuencia inmediata de la mora en el pago de aportes (suspensión y expulsión), como también incluir dentro de su reglamento de funcionamiento interno las consecuencias que le genera al consejero esa falta de pago.

Como quiera que dentro de la normatividad vigente del subsidio familiar no se exige unos requisitos expresos en cuanto a las calidades personales que deben tener miembros de los consejos directivos, se recomienda a la asamblea general que al momento de elegir a los representantes de los empleadores, se tengan en cuenta las calidades y la experiencia de los miembros individualmente considerados y la combinación de conocimientos que permitan hacer del consejo directivo un organismo eficiente en el monitoreo independiente de la administración, pues en los miembros de las Juntas modernas lo que vale es la especialización ganada en temas críticos y la capacidad de anticipar y proyectar el futuro.

Conviene señalar que cuando es elegido un empleador como miembro del consejo directivo, en tratándose de personas jurídicas quien tiene asiento en este órgano de la corporación no es la persona natural que le representa sino la jurídica, la cual siendo una persona ficticia, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones civiles actúa a través de su representante legal y en tratándose de personas naturales estas actúan directamente.

La designación de los representantes de los trabajadores la realizará el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social de los afiliados a la caja de compensación familiar que no devenguen más de cuatro salarios mínimos legales vigentes, es decir, que tengan la calidad de trabajadores beneficiarios de la prestación subsidio familiar. Entratándose de la caja de compensación familiar campesina, Comcaja, se deberá estar a lo dispuesto en el artículo 3º del Decreto 623 del 22 de marzo de 1994.

El consejo sólo entrará a ejercer válidamente sus funciones una vez sea autorizado por la Superintendencia del subsidio familiar para ello.

Funciones:

El legislador ha encomendado a los miembros de los consejos directivos de las cajas de compensación familiar el cumplimiento de unas funciones específicas, las cuales se encuentran expresamente señaladas en el artículo 54 de la Ley 21 de 1982, así:

“Son funciones de los consejos directivos:

1. Adoptar la política administrativa y financiera de la caja teniendo en cuenta el régimen orgánico del subsidio familiar y las directrices impartidas por el Gobierno Nacional.

2. Aprobar, en consonancia con el orden de prioridades fijado por la presente ley, los planes y programas a que deben ceñirse las inversiones y la organización de los servicios sociales.

Los planes y programas antedichos serán sometidos al estudio y aprobación de la Superintendencia del subsidio familiar.

3. Aprobar el presupuesto anual de ingresos y egresos y someterlo a la aprobación de la autoridad competente.

4. Fijar, por semestres anticipados, la cuota de subsidio en dinero, pagadera por personas (sic) a cargo, calculada con el porcentaje mínimo de los recaudos previstos en el numeral 1 del artículo 43 y el número de personas a cargo.

5. Determinar el uso que se dará a los rendimientos líquidos o remanentes que arrojen en el respectivo ejercicio las operaciones de la caja correspondiente de conformidad con lo dispuesto en el artículo 43.

6. Vigilar y controlar la ejecución de los programas, la prestación de los servicios y el manejo administrativo y financiero de la caja.

7. Elegir al director administrativo y a los demás funcionarios que señalen los estatutos.

8. Evaluar los informes trimestrales de gestión y de resultados que debe presentar el director administrativo.

9. Aprobar los contratos que suscriba el director Administrativo cuando su cuantía fuere superior a la suma que anualmente determine la asamblea general.

10. Las demás que le asignen la ley y los estatutos”. (las subrayas son de este despacho).

Así las cosas, teniendo en cuenta que en materia del manejo administrativo y financiero de las cajas de compensación familiar así como de la organización y administración de las obras y programas sociales, el legislador encomendó esta importante tarea a los consejos directivos para que adopten las políticas que a su juicio corresponden llevarse a cabo al interior de la respectiva corporación, función que se complementa con la obligación legal que igualmente les asiste de vigilar y controlar no sólo la forma en que se cumplen las políticas adoptadas en lo relativo al manejo administrativo y financiero de la corporación, sino igualmente que la ejecución de los programas y la prestación de los servicios sociales en cumplimiento del objeto para el cual fueron creadas, cumplan la finalidad propuesta conforme a la normatividad vigente que los regula. Sin que por ello se pueda incursionar en el campo de la coadministración frente a las funciones que compete desarrollar a los directores administrativos de las cajas de compensación familiar.

Actividades mínimas a desarrollarse por los consejeros directivos dentro de las funciones legalmente encomendadas:

1. Planeación:

1.1 Definir las políticas relativas a:

Servicios que prestará la caja de compensación familiar.

Afiliación y retiro de empleadores.

Proyección del uso que se le dará a los rendimientos líquidos.

Personal y salarios.

Adquisición de bienes muebles e inmuebles.

Distribución de excedentes.

De seguridad social para los funcionarios de la caja.

1.2 Aprobar el plan de desarrollo institucional de la caja, el cual deberá contener visión, misión, objetivos, políticas, metas y estrategias definidas.

1.3 Aprobar el plan anual de actividades y ajustes periódicos.

1.4 Aprobar los planes y programas a que deban ceñirse las inversiones.

1.5 Aprobar el presupuesto anual de ingresos y egresos.

1.6 Fijar, por semestre anticipado la cuota de subsidio en dinero, pagadera por personas a cargo.

2. Organización:

Expedir su propio reglamento interno.

Elegir sus dignatarios (presidente, vicepresidente y secretario).

Reglamentar el funcionamiento de los comités internos del consejo directivo.

Crear comisiones específicas de trabajo asignándoles funciones o tareas específicas.

Fijar la planta de personal y el nivel de asignaciones.

Reglamentar los servicios de la caja.

Reglamentar el ingreso y retiro de los afiliados.

Reglamentar las diferentes actividades y funciones operativas.

3. Dirección:

Nombrar el director administrativo.

Determinar las entidades a través de las cuales se manejarán los fondos de la caja.

Ordenar la constitución de fianzas de manejo.

Convocar y preparar la asamblea ordinaria y extraordinaria, cuando sea del caso.

Aplicar las sanciones y expulsiones de los afiliados de acuerdo con lo establecido en los estatutos.

Decidir sobre el ingreso de nuevas empresas.

Decidir sobre el retiro de afiliados.

Decidir sobre acciones judiciales y conflictos.

Nombrar los miembros de los comités.

Aprobar o improbar la adquisición de bienes muebles e inmuebles, su enajenación o gravamen y la constitución de garantías reales ellos de acuerdo con sus atribuciones, para someterlos a consideración del ente de control.

Aprobar los contratos que suscriba el director administrativo cuando su cuantía fuere superior a la suma que anualmente determine la asamblea.

4. Control:

Evaluar los informes trimestrales de gestión y de resultados que debe presentar el director administrativo.

Examinar y aprobar los estados financieros que presente el director administrativo.

Recibir y evaluar los informes de los comités.

Verificar el cumplimiento de los programas desarrollados o a desarrollar por la corporación.

Conocer y aprobar en primera instancia el balance general del ejercicio y demás estados financieros.

Rendir informe a la asamblea general, cuando sea del caso.

Adoptar en forma inmediata los correctivos del caso, cuando el revisor fiscal de oportuna cuenta de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento de la corporación y en el desarrollo de sus actividades.

La fijación de las anteriores políticas por parte del consejo directivo, deberán quedar plasmadas en un documentos que permita su consulta tanto a los demás órganos de dirección, administración y fiscalización que funcionan al interior de la corporación como al ente de control y vigilancia, además de permitir su actualización cuando sea del caso.

Sesiones del consejo directivo:

El consejo directivo deberá sesionar en forma ordinaria, mínimo una vez al mes y extraordinariamente cuando las circunstancias lo requieran. Para este efecto se deberá elaborar un cronograma anual de reuniones que deberá ser de conocimiento de todos los consejeros principales y suplentes.

El consejo directivo sesionará en todos los casos con la asistencia de los miembros principales del organismo, salvo en aquellos casos que un principal por fuerza mayor e insalvable no pudiere asistir, caso en el cual deberá asistir su suplente, conforme a lo dispuesto en el artículo 35 del Decreto 0341 de 1988 que señala que los consejeros suplentes: “... sólo actuarán en las reuniones del consejo directivo, en ausencia del respectivo principal,” en concordancia con las directrices señaladas por esta Superintendencia del subsidio familiar en la circular 011 de 1996. Igualmente, este aspecto deberá tenerse en cuenta en el evento de conformarse comités Internos, en lo que hace referencia a la participación de los suplentes en los mismos.

Cuando un miembro principal del consejo directivo no pueda asistir ocasionalmente o por un lapso determinado, comunicará por escrito tal situación al secretario del consejo directivo con una antelación de por lo menos dos (2) días hábiles a la fecha de la reunión del órgano de dirección, para que se proceda a convocar al respectivo suplente.

La persona que ejerza las funciones de secretario deberá citar a las reuniones ordinaria y extraordinaria con la antelación establecida en el reglamento o estatutos, sino se tiene reglamentación al respecto deberá citarse a las reuniones ordinarias con una antelación de ocho (8) días calendario y si es extraordinaria de tres (3).

Reglamento interno:

El consejo directivo deberá adoptar su propio reglamento, en el cual se establecerán entre otros, los aspectos relacionados con el quórum, la forma de adoptar las decisiones, el procedimiento de elección de sus dignatarios, las funciones del presidente, vicepresidente y secretario, los requisitos mínimos de las actas, los comités o comisiones y la forma como deben ser integrados, la forma de presentar propuestas, el régimen de sanciones y en general todo lo relativo con el procedimiento y el funcionamiento de este órgano.

El régimen de sanciones debe contemplar entre otras, aquellas infracciones a los estatutos, decisiones de la asamblea o del mismo ente de control, sanciones por la no asistencia de los consejeros a reuniones en forma no justificada, establecer claramente que a tantas reuniones que deje de asistir el principal sin justa causa asuma las funciones el respectivo suplente, consecuencias para los consejeros por no encontrarse el empleador al día en el pago de aportes y demás situaciones que estimen puedan lesionar los intereses de la corporación. Lo anterior sin perjuicio de las sanciones que hubiere lugar por el ente de control y vigilancia o por las autoridades jurisdiccionales competentes.

En todo caso los miembros del consejo directivo, director administrativo y revisor fiscal serán responsables por violación a la ley, los estatutos, reglamentos e instrucciones impartidas por el ente de control.

Actas:

De toda reunión de consejo directivo se deberá levantar un acta que deberá contener como mínimo lo siguiente: Número del acta, lugar, fecha y hora, nombre de los consejeros asistentes y en representación de quienes actúan, orden del día, temas tratados, decisiones aprobadas, aplazadas y negadas con el número de votos a favor o en contra, los trabajos asignados con sus respectivos responsables y fecha de entrega de los mismos.

En las actas los consejeros podrán dejar constancia expresa sobre una determinada posición adoptada frente a un tema.

El libro de actas deberá estar debidamente registrado ante esta Superintendencia y una vez firmada por el presidente y el secretario del consejo directivo, será prueba suficiente de lo que en ellas conste.

Inhabilidades e incompatibilidades:

De acuerdo con lo establecido en el artículo 2º del Decreto 2463 de 1981: “Entre los miembros de los consejos o juntas directivas, directores administrativos o gerentes y los revisores fiscales de las cajas o asociaciones de cajas no podrán existir vínculos matrimoniales, ni de parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, ni de asociación profesional, comunidad de oficina o sociedad comercial, excepción hecha de las sociedades anónimas y de las comanditarias por acciones”.

De otra parte el artículo 6º del citado Decreto 2463 de 1981, determina en forma expresa que: “Los miembros de los consejos o juntas directivas, revisores fiscales y funcionarios de las cajas y asociaciones de cajas no podrán, durante el ejercicio de sus funciones ni dentro del año siguiente a su cesación en las mismas, en relación con las entidades respectivas:

a) Celebrar o ejecutar por sí o por interpuesta persona contrato o acto alguno;

b) Gestionar negocios propios o ajenos, salvo cuando contra ellos se entablen acciones por la entidad a la cual sirven no han servido o se trate del cobro de prestaciones y salarios propios;

c) Prestar servicios profesionales, y

d) Intervenir por ningún motivo y en ningún tiempo en negocios que hubieren conocido o adelantado durante su vinculación.

Las anteriores prohibiciones se extienden a las sociedades de personas, limitadas y de hecho de que el funcionario o su cónyuge haga parte y a las anónimas y comanditarias por acciones en que conjunta o separadamente tengan más del cuarenta por ciento del capital social”.

Así mismo, el artículo 7º ibídem reza que: “El cónyuge, los parientes dentro del segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad y primero civil de los funcionarios a que se refiere la disposición precedente, así como quienes con tales funcionarios tengan asociación profesional, comunidad de oficina o sociedad de personas o limitada, quedan comprendidos dentro de las incompatibilidades contempladas en el artículo anterior. Sin embargo, se exceptúan las personas que contraten por obligación legal o en condiciones comunes al público”.

De otra parte, el artículo 12 ibídem les señala en forma expresa a los miembros del consejo directivo que: “no podrán designar para empleos, en las respectivas cajas o asociaciones de cajas, a sus cónyuges o parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil”.

En todo caso los miembros del consejo directivo, los directivos administrativos y los revisores fiscales deberán cumplir lo establecido en el Decreto 2463 de 1981.

Honorarios:

Atendiendo el mandato del artículo 44 de la Ley 21 de 1982, la inexistencia de relación laboral entre los consejeros y la corporación, y dada la naturaleza de los recursos que manejan, las cajas de compensación familiar no pueden fijar honorarios, viáticos o cualquier otro tipo de emolumentos a los consejeros directivos; por tanto, deberán abstenerse de hacer ese tipo de propuestas o exigencias tanto a la administración de la caja como a la asamblea general.

Sin embargo, en aras a mantener el desarrollo normal las cajas de compensación familiar propenderán por facilitarle los medios necesarios para el desplazamiento de los consejos directivos, única y exclusivamente cuando lo requieran para desarrollar sus funciones.

Otros aspectos:

Corresponde a los miembros de los consejos directivos de las cajas de compensación familiar tener presente en todo momento que sus funciones las deberán cumplir en forma eficiente y eficaz, razón por la cual deberán:

Participar activamente.

Constituirse en un consejo directivo, fuerte, consultivo, orientador, asesor y lo más importante en la columna vertebral o centro nervioso de las cajas de compensación familiar, es decir, el lugar donde confluye la información crítica y donde se toman las decisiones más comprometedoras.

Tener claramente definido el objetivo de la caja de compensación familiar (misión - visión), para así comprometerse en forma expresa en la consecución de los mismos y por ende de la salvaguarda de los bienes y recursos que pertenecen a la seguridad social y que tienen unos destinatarios específicos.

Mantener una relación activa con la dirección administrativa de la corporación al igual que facilitar la gestión de la revisoría fiscal, mediante el establecimiento de obligaciones a cargo de la administración, relacionadas con el suministro de información contable y financiera completas, relevantes y suficientes que faciliten la labor de la revisoría.

Utilizar la información necesaria para la formulación de políticas y la toma de decisiones coherentes acordes con las necesidades más apremiantes de la corporación y de sus afiliados.

Estar bien informado en todo momento de los aspectos de gran trascendencia de la caja de compensación familiar, para de esta manera establecer las estrategias inmediatas y futuras que permitan el cumplimiento del objeto social en el momento mismo como a largo plazo.

Mantener informes en los cuales a través de indicadores específicos se demuestre la gestión adelantada por parte de la corporación en cada una de las obras y programas sociales emprendidos.

Participar activa y tempranamente tanto en las crisis como en las decisiones de mayor importancia a adoptarse al interior de la corporación.

Incluir en sus agendas de trabajo los aspectos que son importantes y que cuenten para ellos con el flujo de información adecuado.

Evaluar el desempeño de los miembros del consejo directivo como órgano de dirección, el cual además será evaluado periódicamente por la Superintendencia del subsidio familiar de conformidad con la facultad que tiene “... para comprobar que los consejeros y los suplentes, no solo cumplan con los requisitos de ley sino los de idoneidad situación que puede evidenciarse al asumir sus responsabilidades y en cualquier momento del ejercicio de sus actividades” (Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil, de fecha diciembre 10 de 1997). Al igual que se requiere ser evaluado por el mismo órgano.

Tener presente que el tiempo asignado a las reuniones debe ser suficiente para examinar los temas en discusión.

Dar información precisa y con suficiente antelación a cada uno de los miembros que integran este órgano para que las reuniones sean más eficientes.

Asistir oportunamente a las reuniones del consejo directivo.

Conservar constancia de la causa justificada de la inasistencia o de la tardanza en llegar a las reuniones.

Contar previamente con las autorizaciones que legal o estatutariamente se requieran para la toma de decisiones o realización de actos.

Planear y documentar las decisiones y conservar copia de los documentos que le sirven de soporte.

Abstenerse de celebrar contratos con la respectiva caja de compensación familiar, respecto de la cual tiene la calidad de consejero.

Solicitar asesoría legal cuando tenga dudas sobre el alcance de las decisiones.

Responsabilidad:

En cuanto a la responsabilidad que le asiste a los miembros de los consejos directivos de las cajas de compensación familiar, conviene resaltar que es común que se acepte la designación para ser miembro de este órgano sin tener real conciencia de las obligaciones que ello implica. Pero es preciso resaltar que las responsabilidades son grandes y las personas que acepten deben estar conscientes de cumplir plenamente sus deberes y asumir las responsabilidades.

Se debe señalar que independientemente de la sanción administrativa que corresponda imponer al ente de control, el consejo directivo como órgano administrativo de la caja de compensación familiar, también responde solidaria e ilimitadamente desde el punto de vista civil, penal, laboral, etc., de los perjuicios que causen a la corporación, al sistema del subsidio familiar y a la comunidad afiliada de la cual forman parte como miembros de su órgano de dirección.

Sanciones administrativas:

En el evento de encontrarse plenamente establecida la responsabilidad de los miembros de los consejos directivos de las cajas de compensación familiar, el superintendente del subsidio familiar como agente del Presidente de la República y Jefe del organismo, en cumplimiento de las funciones asignadas por el legislador en el artículo 7º del Decreto 2150 del 30 de diciembre de 1992, procederá a:

(...).

21. Imponer, por medio de resoluciones motivadas, sanciones pecuniarias hasta por cien (100) salarios mínimos legales mensuales a los representantes legales, los miembros de los consejos directivos, los revisores fiscales y los funcionarios de las entidades sometidas a su vigilancia, por infracción a las leyes y estatutos, o por inobservancia de las instrucciones impartidas por la superintendencia. (La subrayas fuera de texto).

Remoción del cargo:

Además de la anteriores sanciones de tipo pecuniario, de otro lado el superintendente del subsidio familiar como ya dijimos se encuentra plenamente facultado con fundamento en las funciones de inspección, vigilancia y control que le fueron atribuidas, ordenar la remoción de los miembros del consejo directivo por comprobarse que no cumplen los requisitos de ley o de idoneidad para el desempeño del cargo, lo cual se puede realizar al momento de verificar los requisitos de idoneidad de los elegidos para desempeñar los cargos de dirección, administración y fiscalización de los entes vigilados o bien durante el ejercicio de sus funciones.

Así lo sostuvo en reciente pronunciamiento el honorable Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil, de fecha diciembre 10 de 1997, ante la consulta efectuada por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, en relación con la intervención administrativa contemplada por el Decreto 2150 de 1992, dijo:

“En síntesis, de las funciones muy amplias del superintendente previstas en el Decreto 2150/92, y en relación con la materia bajo análisis puede concluirse lo siguiente:

(...).

En consecuencia, las facultades de la superintendencia son desde el punto de vista administrativo amplias, pues comprenden la vigilancia y competencia sancionatoria respecto a las cajas y a sus directivos, administradores y revisores fiscales e incluye medidas que pueden conducir no sólo a sanciones consistentes en multas, sino a su remoción por comprobarse que no cumplen los requisitos de ley o de idoneidad para el desempeño del cargo lo cual se hará con la orden a los respectivos nominadores quienes procederán en consecuencia; y en los eventos de intervención administrativa total, con el reemplazo de quienes venían ejerciendo los distintos cargos y responsabilidades”.

Así mismo, se harán responsables los miembros del consejo directivo ante el ente de control por la no adopción en forma oportuna de las decisiones que en forma inmediata deban adoptarse, entre otras el adelantar procesos de fusión o en un momento dado la liquidación de la respectiva caja de compensación familiar causando con ello perjuicios inminentes a los afiliados al sistema del subsidio familiar.

Por tanto, previa a la aceptación del cargo de consejero directivo de una caja de compensación familiar, bien sea en representación de los empleadores o de los trabajadores, la persona designada deberá tener pleno conocimiento de los deberes y obligaciones como de las responsabilidades que les asiste a partir del momento mismo en que deciden aceptar la designación. En tal virtud, al proceder la asamblea general ordinaria de afiliados a efectuar la correspondiente elección de los representantes de los empleadores, se debe dar a conocer el contenido de la presente circular externa, toda vez que ella se plasman los aspectos generales que deberá observar este órgano de dirección en el cumplimiento de sus actividades, la cual sin duda alguna se constituye en documento que les permitirá una gestión eficiente lo cual redundará en beneficio de la comunidad afiliada al sistema del subsidio familiar.

N. del D.: La presente circular va dirigida a consejos directivos, directores administrativos y revisores fiscales de las cajas de compensación familiar.

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