RESOLUCIÓN 1027 DE 1998 - RESOLUCIÓN NÚMERO 1027 DE 1998

 

RESOLUCIÓN NÚMERO 1027 DE 1998

(Julio 10)

“Por la cual se dictan normas relacionadas con la periodicidad, formalidades y requisitos para la presentación de estados financieros por parte de las entidades que se encuentran sujetas a la inspección, control y vigilancia del Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas”.

La Directora (E) del Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas,

en uso de sus atribuciones legales, y en especial las que le confieren los artículos 2º y 8º de la Ley 24 de 1981, y

CONSIDERANDO:

Que corresponde al Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas ejercer la inspección, control y vigilancia sobre las entidades que cobija su acción, para que su funcionamiento se ajuste a las disposiciones legales que las regulan y a los intereses de sus asociados;

Que, de acuerdo con lo establecido en los artículos 53 de la Ley 79 de 1988, 22 del Decreto 1480 de 1989, 18 del Decreto 1481 de 1989 y normas concordantes, las entidades organizadas bajo la naturaleza jurídica cooperativa, los fondos de empleados y las asociaciones mutuales, tendrán ejercicios económicos anuales que se cierran el 31 de diciembre de cada año. Al término de cada ejercicio se cortarán las cuentas y se elaborarán estados financieros;

Que, por regla general, todas las entidades bajo la acción del Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas deben tener un revisor fiscal con su respectivo suplente quienes deberán ser contadores públicos con matrícula vigente;

Que, según el artículo 100 de la Ley 43 de 1990, “La atestación o firma de un contador público en los actos propios de su profesión, hará presumir, salvo prueba en contrario, que el acto respectivo se ajusta a los requisitos legales, lo mismo que a los estatutarios en el caso de personas jurídicas. Tratándose de balances, se presumirá además que los saldos se han tomado fielmente de los libros, que éstos se ajustan a las normas legales y que las cifras registradas en ellos reflejan en forma fidedigna la correspondiente situación financiera en la fecha del balance”;

Que el Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas debe ejercer con criterios técnicos, financieros, de gestión y resultados la función presidencial de inspección, vigilancia y control de las entidades de naturaleza cooperativa, fondos de empleados y asociaciones mutuales;

Que para el cumplimiento de las funciones de supervisión, las entidades sometidas a la acción del Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas, estarán sujetas, de acuerdo a lo establecido en la presente resolución y normas concordantes y complementarias, a un control eventual o a un control permanente a través de acciones de inspección y vigilancia,

RESUELVE:

ART. 1º—De la inspección. Estarán sujetas a este nivel de control todas las entidades bajo la acción del Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas que no estén expresamente sometidas a la vigilancia de éste.

El Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas podrá, ocasionalmente, requerir informes a las organizaciones sujetas a inspección con el objeto de obtener, confirmar y analizar la situación jurídica, contable, económica y administrativa de la entidad.

No obstante lo anterior, las entidades sujetas a inspección deberán tener a disposición del Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas los estados financieros y la información de que trata el artículo 4º de la presente resolución, el cual podrá verificarla en cualquier momento y solicitar su presentación.

En todo caso las entidades que se encuentren bajo inspección deberán enviar antes del 10 de abril de cada año certificación, suscrita por el revisor fiscal o quien haga sus veces cuando estén exoneradas de la revisoría fiscal, en la que conste que la asamblea aprobó la distribución de excedentes de conformidad con las normas legales pertinentes y, que la contabilidad de la entidad se lleva de acuerdo con las disposiciones dictadas por este departamento y demás normas que regulan la materia y que le son aplicables.

En cualquier momento y sin previo aviso, el director del Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas podrá sujetar a vigilancia a cualquiera de las entidades de que trata el presente artículo.

ART. 2º—De la vigilancia. La supervisión de las entidades sujetas a vigilancia, del Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas consiste en el seguimiento que hará el mismo, a los actos y operaciones de la entidades con el objeto de realizar una labor preventiva, correctiva y sancionatoria de acuerdo con la ley.

Para los fines previstos en este artículo además de la rendición de informes y estados financieros que exijan otras normas, las entidades sometidas a vigilancia presentarán los estados financieros correspondientes al corte del ejercicio económico anual e intermedios trimestrales.

ART. 3º—Entidades sujetas a vigilancia. Estarán sometidas a vigilancia las cooperativas especializadas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, así como las demás entidades bajo la acción del Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas cuyos activos netos sean iguales o superiores a mil doscientos (1.200) salarios mínimos legales mensuales vigentes a la fecha de corte.

PAR.—Para el efecto de lo establecido en la presente resolución, se entienden por activos netos los activos totales descontando las depreciaciones, provisiones y agotamientos, tal como se registra en la cuenta 1000 del plan único de cuentas.

ART. 4º—(Modificado).* Presentación de estados financieros al Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas. El Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas mediante actos generales determinará términos y condiciones para la presentación de los estados financieros.

Los estados financieros, debidamente firmados por el representante legal, contador y revisor fiscal, estarán acompañados de los siguientes documentos:

1. Dictamen del revisor fiscal, elaborado conforme a las normas de auditoría generalmente aceptadas relacionadas con la rendición de informes.

2. Notas a los estados financieros, que revelen como mínimo las principales políticas contables de cada entidad, así como los aspectos sustanciales que originaron las variaciones de las cuentas más representativas del balance y del estado de excedentes o pérdidas, que permitan un mayor conocimiento de los estados financieros y faciliten su evaluación, suscritas por el representante legal, contador y revisor fiscal. Las notas a los estados financieros deben estar debidamente identificadas, tituladas y referenciadas, siguiendo una secuencia lógica, guardando el mismo orden de los rubros de los estados financieros.

3. Estados financieros de propósito general de conformidad a lo establecido en el Decreto 2649 de 1993.

4. Distribución de excedentes.

5. Certificación suscrita por revisor fiscal, presidente del consejo de administración y representante legal donde conste la aprobación por parte de la asamblea de los estados financieros y la distribución de excedentes de conformidad con las normas legales pertinentes.

6. Certificación suscrita por el representante legal, contador y revisor fiscal, donde conste que la información consignada en medio magnético fue tomada fielmente de los libros oficiales.

7. Los demás anexos que determine el Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas conforme lo dispone el inciso primero del presente artículo.

*(Nota: Modificado por la Resolución 999 de 1999 artículo 1º de la Departamento Administrativo Nacional de la Economía Solidaria).

ART. 5º—Estados financieros intermedios. Las entidades sometidas a la acción de este departamento, dentro de los términos y condiciones que él mismo señale, reportarán con corte trimestral el balance y el estado de resultados incluyendo las cuentas contingentes y de orden de acuerdo con el plan único de cuentas, acompañados de los anexos que determine la entidad supervisora.

PAR.—Las entidades sujetas a inspección presentarán la información anterior cuando el departamento así lo determine.

ART. 6º—Del plan único de cuentas. Las entidades sometidas a la inspección y vigilancia del Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas están obligadas a registrar todas sus operaciones conforme al plan único de cuentas y procedimientos contables adoptado por este organismo, según su naturaleza jurídica y la actividad económica desarrollada conforme a los estatutos y la ley.

ART. 7º—De los libros. Las entidades sometidas a la acción del Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas llevarán los libros principales diario, general, mayor y balances. Además deberán llevar los libros y tarjetas auxiliares indispensables para el completo entendimiento del detalle de las cuentas principales o mayores.

Las operaciones deberán registrarse en los libros principales a más tardar dentro del mes siguiente a la fecha de su ocurrencia.

ART. 8º—Balance inicial de operaciones. Al iniciar actividades, las entidades que se encuentren bajo la inspección y vigilancia del Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas, elaborarán un balance general debidamente discriminado a la fecha de obtener el registro en la cámara de comercio, el cual debe estar acompañado de una relación analítica de cada una de las cuentas que lo conforman y un listado general de los asociados con su documento de identidad y aportes respectivos, debe ser suscrito por el representante legal, contador y revisor fiscal y se presentará al departamento dentro del mes siguiente al registro de la entidad en la cámara de comercio respectiva.

Tanto el contador como el revisor fiscal deberán anexar al balance inicial fotocopia simple de la tarjeta profesional.

El incumplimiento de este deber, será causal suficiente para ordenar la cancelación del respectivo registro ante la cámara de comercio e imponer las sanciones correspondientes a los responsables por dicha renuencia.

ART. 9º—Verificaciones. El Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas podrá, en cualquier momento, verificar la información suministrada en los estados financieros, solicitando cuando sea del caso los documentos adicionales o, efectuando visitas de inspección y revisión.

En caso de encontrar inexactitudes, el departamento aplicará las sanciones correspondientes, de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos para el efecto y dará traslado a las autoridades competentes en caso de encontrar posible tipificación de hechos punibles o disciplinarios.

PAR. 1º—La aprobación de los estados financieros por parte de la asamblea y el concepto sin observaciones que de los mismos emita el Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas, no exonera de responsabilidad a los integrantes de los órganos de administración, representante legal, contador y revisor fiscal, que hayan desempeñado dichos cargos durante el respectivo ejercicio por los actos y omisiones que impliquen el incumplimiento de las normas legales, estatutarias y reglamentarias.

PAR. 2º—El Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas podrá ordenar programas de ajuste, que incluyan, si es del caso, la exigencia de contratación de auditorías externas, dirigidas a la normalización de situaciones contables y económicas de la organización bajo su acción, sin perjuicio de las sanciones que por ley o estatutos le sean aplicables a la entidad y/o a sus administradores.

PAR. 3º—Los estados financieros suscritos y dictaminados por el revisor fiscal, serán el instrumento para determinar la situación económica y financiera de la entidad, así como la supervisión por parte del Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas. En consecuencia, quienes suscriban los estados financieros serán responsables por los efectos que éstos generen hacia el futuro.

ART. 10.—Incurrirán en renuencia a los actos de inspección y vigilancia e incumplimiento a los deberes, los responsables de la rendición de estados financieros e informes que señala la presente resolución, por la no presentación o por la presentación extemporánea haciéndose acreedores a la sanción de multa.

ART. 11.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución 4231 del 30 de noviembre de 1992 y 3687 del 13 de diciembre de 1995.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Santafé de Bogotá, D.C., a 10 de julio de 1998.

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