CIRCULAR EXTERNA 79 DE 1998 

(Octubre 21)

(Nota: Derogada por la Circular 87 de 1999 de la Superintendencia Nacional de Salud).

Asunto. Requisitos para obtener la autorización de la Superintendencia Nacional de Salud, para la afiliación colectiva de los cooperados o asociados de las cooperativas o mutuales a una entidad promotora de salud.

Con ocasión de la expedición del Decreto 806 del 30 de abril de 1998, este despacho establece los requisitos necesarios para obtener la autorización de la Superintendencia Nacional de Salud que permite a las cooperativas o mutuales vincular masivamente a sus asociados a una entidad promotora de salud, EPS, así mismo impartir las instrucciones sobre la inscripción, deberes y responsabilidades involucradas en la materia.

1. Entidades que pueden solicitar autorización para efectuar afiliación colectiva.

Se permite a las entidades cooperativas o mutuales vincular masivamente a sus cooperados o asociados a una entidad promotora de salud, de acuerdo con lo ordenado por el Decreto 806 del 30 de abril de 1998, artículo 43.

2. Requisitos para obtener la autorización de la Superintendencia Nacional de Salud:

2.1. Presentar solicitud escrita ante esta superintendencia, firmada por el representante legal de la cooperativa o mutual interesada, anexando la siguiente información:

2.1.1. Copia del acto de reconocimiento de personería jurídica por el ente competente o certificación de existencia y representación legal, cuando sea procedente.

2.1.2. Extracto del acta de la asamblea general de cooperados o asociados, o del órgano que haga sus veces, en el cual conste la aprobación para efectuar las afiliaciones colectivas o masivas del artículo 43 del Decreto 806 de 1998, señalando las actividades que desarrollará para ello.

En este aspecto se tendrá lo consignado en la norma citada: 1. Las actividades que se les permite desarrollar como son labores de recaudo, recepción de aportes y/o el manejo de la información de sus asociados afiliados al sistema y 2. La prohibición de cobrar suma alguna por la realización de estas labores.

Debe resaltarse así mismo, que estas entidades no pueden ser delegatarias del derecho a la libre elección radicado en cabeza del asociado cotizante.

2.1.3. Copia de los estatutos de la cooperativa o mutual.

2.1.4. Manifestación escrita del representante legal de la entidad solicitante, en donde exprese que no cobrará, directa ni indirectamente, suma alguna a sus afiliados por desempeñar su labor y actividades en materia de afiliaciones colectivas, en aplicación del parágrafo 2º del artículo 43 del Decreto 806 de 1998. En consecuencia, el monto que recauda la entidad por concepto de cotizaciones, entregadas previamente por el asociado, será equivalente al pagado a la EPS seleccionada.

2.1.5. Relación de los procedimiento(s) administrativo(s) que utilizará la entidad solicitante para desarrollar la afiliación colectiva y las obligaciones que de ella se deriven. En esta relación se debe:

2.1.5.1. Mencionar las dependencias responsables de llevar a cabo los referidos procedimientos.

2.1.5.2. Acompañar el flujograma o cuadros de los procedimientos administrativos y dependencias involucrados en el desarrollo de la afiliación colectiva y las obligaciones derivadas de ella.

2.1.5.3. Especificar los procedimientos que se utilizarán para efectuar los recaudos.

2.1.5.4. Señalar las herramientas administrativas y el sistema de información con el que cuenta para garantizar el manejo oportuno y transparente de los recaudos.

2.1.6. Acreditar la existencia de una cuenta contable y bancaria para el manejo de los recursos de salud recaudados, la cual será independiente de las que utiliza la cooperativa o mutual en el desarrollo de sus actividades ordinarias.

2.1.7. La aprobación de la solicitud deberá resolverse en un término no mayor a 30 días hábiles, contados a partir de la fecha de su presentación, siempre y cuando la documentación esté completa; en caso de no presentarse la solicitud con la totalidad de sus anexos, el término referido se contará a partir del momento en que la solicitud se haya complementado por el solicitante con base en las observaciones que haga la superintendencia y esté completa.

3. Requisitos para afiliarse al SGSSS a través de las entidades autorizadas para efectuar afiliaciones colectivas.

3.1. Ser asociado de la entidad cooperativa o mutual autorizada para efectuar afiliaciones colectivas. Afiliaciones que serán de cobertura familiar, como resulta de la afiliación del trabajador independiente al SGSSS.

3.2. No tener un vínculo laboral, ni legal reglamentario con empleador alguno.

3.3. Cotizar sobre el ingreso base de cotización presunto, resultante de la aplicación del sistema de presunción de ingresos, contenido en la Circular Externa 009 de 1996 y demás normas que la modifiquen. Ingreso base de cotización que en ningún caso será inferior a dos (2) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

3.4. Pagar oportunamente, la respectiva cotización en salud, fijada con base en lo previsto en el numeral anterior, a la entidad cooperativa o mutual en los términos que convenga para ello con la cooperativa o mutual autorizada.

3.5. Diligenciar directa e individualmente el formulario SNS-4010-001 (v1), adoptado mediante Resolución 589 del 27 de mayo de 1996 (ver anexo) o el formulario que haga sus veces y allegar la documentación requerida para inscribir a su grupo familiar, de conformidad con las normas vigentes.

3.6. No tener deudas pendientes con el sistema general de Seguridad Social en Salud.

3.7. Informar por escrito a la entidad cooperativa o mutual, las novedades con la debida anticipación para que a su vez, la cooperativa o mutual pueda informarlas a la EPS del afiliado oportunamente.

4. Autorización de las EPS a las entidades cooperativas o mutuales autorizadas.

4.1. Las entidades promotoras de salud pueden exigir requisitos adicionales a los contenidos en la presente circular; para ello, deberá publicar la lista de los mismos en carteleras o en sitio visible al público.

4.2. Las cooperativas o mutuales autorizadas por la Superintendencia Nacional de Salud para realizar afiliaciones colectivas y demás actividades permitidas, deberán solicitar autorización para tales efectos ante las EPS de su interés; para lo cual elevará solicitud por escrito anexando copia de la autorización emitida por esta superintendencia y demás documentos que exija la EPS.

4.3. La solicitud se firmará por el representante legal y se acompañará de la autorización emitida por esta superintendencia y el certificado de existencia y representación legal o de reconocimiento de personería jurídica, según el caso.

4.4. Al momento de expedir la autorización a la cooperativa o mutual solicitante, la EPS tendrá en cuenta la responsabilidad que tiene en el recaudo de los aportes, pues mediante dicha autorización delega la función del recaudo lo cual genera responsabilidad solidaria entre EPS y la agrupadora (entidad cooperativa o mutual autorizada). La EPS tendrá un término de 15 días hábiles para pronunciarse sobre la solicitud que efectúe la cooperativa o mutual interesada.

4.5. La inscripción de la entidad solicitante ante la EPS se llevará a cabo una vez otorgada la autorización respectiva por la EPS. La EPS llevará un registro mensual, de las entidades, de este tipo, que haya autorizado, el cual debe estar disponible para consulta permanente del público y de la Superintendencia Nacional de Salud. La EPS determinará el tipo de registro que utilizará.

4.6. Una vez autorizada por la EPS e inscrita ante la misma, la cooperativa o mutual podrá iniciar las actividades tendientes a la afiliación colectiva de que trata el Decreto 806 de 1998.

5. Proceso de afiliación colectiva a las EPS.

Para llevar a cabo la afiliación colectiva, la entidad autorizada por la Superintendencia Nacional de Salud presentará ante las EPS respectivas, la siguiente documentación:

5.1. Formularios de afiliación (SNS-4010-001, o el que haga sus veces) debidamente diligenciados y firmados individualmente por el respectivo cooperado o asociado, en donde debe dejarse constancia que cada uno de los afiliados actúa por conducto de la cooperativa o mutual autorizada; el cual se acompañará de la documentación requerida, de conformidad con las disposiciones legales vigentes, para inscribir al grupo familiar del cotizante.

5.2. Declaración del cooperado o asociado, que se entenderá presentada bajo gravedad del juramento, en la que manifiesta no estar afiliado a otra EPS.

5.3. Listado de los cooperados a asociados, certificado por el representante legal de la entidad.

5.4. Formulario de autoliquidación de aportes en salud, donde conste que ha cancelado el valor del aporte en salud correspondiente al número e ingreso de cotización presunto de los asociados a afiliarse en la respectiva EPS.

6. Deberes y responsabilidades de los representantes legales.

6.1. La afiliación colectiva en ningún caso podrá coartar el derecho del cooperado o asociado a la libre escogencia de EPS. Por ende, el afiliado puede dejar de utilizar la agrupadora en cualquier momento, sin que por esta causa haya lugar que la cooperativa imponga sanción, multa o represalia de cualquier naturaleza contra el afiliado respectivo. El incumplimiento de lo aquí prescrito, se considera práctica ilegal y acarreará las sanciones correspondientes.

6.2. Adelantar las acciones formales inherentes y derivadas del proceso de afiliaciones colectivas, sin cobrar suma alguna por dicha labor, poniendo de presente en el formulario de cada uno de los afiliados que se actúa por conducto de una cooperativa o mutual autorizada.

6.3. Girar oportunamente los recaudos por concepto de cotización, recibidos previamente de los asociados o cooperados, de conformidad con el número de cédula de ciudadanía del asociado en los sitios determinados por la EPS.

El pago oportuno lo debe hacer la entidad autorizada en el mes calendario cotizado, teniendo en cuenta el carácter previo del aporte o cotización en salud; es decir, que el mas cotizado corresponde al mismo en que se efectúa la declaración de autoliquidación de aportes, respectivo.

En todo caso las entidades promotoras de salud responden por el recaudo de estos recursos.

6.4. Reportar a la EPS, las diferentes novedades que le han sido debidamente informados por escrito por sus cooperados o asociados, en lo referente a desafiliación, cambio de residencia o de municipio, cambio de trabajo, inclusión o retiro de beneficiarios.

6.5. Informar al asociado de sus deberes y obligaciones ante el sistema general de seguridad social en salud, en especial lo relacionado con las prestaciones asistenciales y económicas del POS.

6.6. El valor de las licencias de maternidad y las incapacidades derivadas de enfermedad general de cada mes deberán descontarse en el siguiente pago de cotización. Así, corresponde a la cooperativa o mutual autorizada efectuar mensualmente en el formulario de autoliquidación respectivo, el cruce de cuentas que se requiera para descontar de la cotización a pagar, la porción causada del subsidio económico derivado de licencias de maternidad o incapacidad por enfermedad general, que deban reconocerse al asociado, de conformidad con las normas vigentes.

Si resultare saldo a favor del afiliado asociado, la EPS pagará dicho valor dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la presentación de la liquidación.

6.7. El representante legal deberá observar las normas que rigen el sistema general de seguridad social en salud, en especial las concernientes a trabajadores independientes.

7. Ajuste de entidades agrupadoras que vienen funcionando con anterioridad al Decreto 806 de 1998.

Las entidades agrupadoras que vienen funcionando al momento de la entrada en vigencia de esta circular, tienen un plazo de dos meses, para la acreditación de los requisitos necesarios para obtener la autorización de funcionamiento de la Superintendencia Nacional de Salud.

Vencido el plazo, se considera que las entidades agrupadoras que no cuenten con la autorización de la Superintendencia Nacional de Salud actúan de forma irregular, constituyendo una práctica ilegal y se aplicarán las sanciones correspondientes.

8. Sanciones.

8.1. De conformidad con el parágrafo 1º del artículo 43 del Decreto 806 de 1998, la Superintendencia Nacional de Salud cancelará la autorización para efectuar la afiliación colectiva, cuando determine que estas entidades promuevan o toleren la evasión o elusión de aportes al sistema o cuando coarte la libertad de elección.

8.2. El incumplimiento de las instrucciones consagradas en la presente circular externa acarreará las sanciones previstas en el artículo 233 de la Ley 100 de 1993.

9. Vigencia.

La presente Circular rige a partir de la fecha de su publicación en el Boletín del Ministerio de Salud, capítulo Superintendencia Nacional de Salud.

N del D.: Esta circular va dirigida a representantes legales de cooperativas o mutuales y entidades promotoras de salud.

(Nota: Derogada por la Circular 87 de 1999 de la Superintendencia Nacional de Salud).

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