CIRCULAR EXTERNA 17 DE 1998 

(Diciembre 24)

(Nota:Derogada por la Resolución 497 de 2003 artículo 3° de la Superintendencia de Valores).

Asunto. Modificaciones a la Circular Externa 9 de 1998, expedida por la Superintendencia de Valores e instrucciones para la adecuación de los sistemas de información al año 2000.

A. Aplicación de la Circular Externa 9 de 1998.

Con el propósito de aclarar y definir la vigencia y aplicación de lo dispuesto en la citada circular externa 09 de 1998, esta entidad ha considerado procedente lo siguiente:

1. Modificar el punto 2.7.2 de la Circular Externa 9 de 1998, el cual quedará así:

“A partir del 31 de diciembre de 1998, los fondos mutuos de inversión deberán enviar a esta superintendencia, dentro de los dos (2) días siguientes a la fecha establecida para la transmisión de los estados financieros mensuales, vía módem, un anexo en el que se detalle la composición del portafolio de inversiones de renta variable, incluyendo para cada especie en particular, la siguiente información:

— Nombre del emisor.

— Cantidad o número de acciones poseídas.

— Clasificación según bursatilidad.

— Precio o costo unitario de compra.

— Fecha de adquisición.

— Total del precio de compra por especie.

— Precio promedio unitario utilizado para la valoración.

— Total valor de mercado de las acciones, al último día del mes.

— Superávit por valorización de las acciones al último día del mes.

— Desvalorización de las acciones al último día del mes.

— Total valor de mercado de las acciones, al último día del mes inmediatamente anterior”.

2. Modificar el acápite III de la Circular Externa 9 de 1998, el cual quedará así:

“Los fondos mutuos de inversión, deberán acogerse al método de valoración de inversiones a precios de mercado establecido en el título 7 de la parte primera de la Resolución 1200 de 1995, las circulares externas 8, 11 y 23 de 1995 y la Circular Externa 5 de 1998, disposiciones todas expedidas por la Superintendencia de Valores, y demás normas que las modifiquen, aclaren o complementen. Dicha valoración deberá efectuarse y contabilizarse con una periodicidad mensual, con corte al último día de cada mes.

Los fondos mutuos de inversión deberán realizar la primera valoración de inversiones a precios de mercado el día 31 de enero de 1999, y sus resultados registrarse en esta misma fecha.

Para efectos de la aplicación de las disposiciones sobre valoración de inversiones a precios de mercado por parte de los fondos mutuos de inversión, los valores o títulos que adquieran dichos fondos deberán clasificarse en inversiones negociables e inversiones permanentes.

3.1. Inversiones negociables. Se consideran inversiones negociables todas las inversiones que adquieran los fondos mutuos de inversión en valores de renta fija. También se consideran inversiones negociables las adquiridas por dichos fondos en títulos de renta variable. Con todo, tratándose de inversiones en títulos de renta variable, cuando quiera que los fondos mutuos de inversión consideren que tales títulos permanecerán en el portafolio por lo menos durante tres (3) años, las inversiones sobre las cuales se tome una determinación en este sentido se clasificarán como inversiones permanentes.

3.2. Inversiones permanentes. Se clasifican como inversiones permanentes las efectuadas por los fondos mutuos de inversión en títulos de renta variable, respecto de las cuales el comité de inversiones tome la decisión de mantenerlas en el portafolio por lo menos durante un período mínimo de tres (3) años, término que empezará a contar a partir de la fecha de adquisición.

El comité de inversiones a que se hizo referencia anteriormente estará conformado por el representante legal y por lo menos dos miembros de la junta directiva del fondo y tendrá, entre otras funciones, la de fijar las políticas y objetivos de inversión, así como la de determinar la clasificación de las inversiones de renta variable entre negociables y permanentes. De sus decisiones se dejará constancia en un documento escrito.

Para que un fondo mutuo de inversión pueda clasificar una inversión de renta variable como permanente deberá tener la capacidad y la intención de mantenerlas en su portafolio durante el plazo antes mencionado.

Para estos efectos, se entiende que un fondo mutuo de inversión tiene capacidad, cuando la permanencia de la inversión no afecta la liquidez para el desarrollo normal de sus operaciones, y que tiene la intención de permanencia, cuando el comité de inversiones se compromete por escrito ante la Superintendencia de Valores a mantener por lo menos durante un período de tres (3) años las inversiones de renta variable. El documento donde conste el compromiso antes mencionado se deberá mantener en el fondo respectivo a disposición de la Superintendencia de Valores.

La decisión de clasificar una inversión en esta categoría deberá ser adoptada por los fondos mutuos de inversión en el momento de su compra.

3.2.1. Inversiones permanentes a 28 de febrero de 1999. En cuanto a las inversiones que conformen el portafolio de los fondos al 28 de febrero de 1999, se deberá informar a esta entidad sobre la “intención de permanencia” y remitirse en la fecha establecida para la transmisión vía módem de los estados financieros del mes de febrero de 1999, una relación con la descripción de las inversiones de renta variable respecto de las cuales el comité de inversiones determine como permanentes.

La mencionada relación debe contener por especie como mínimo la siguiente información:

— Emisor.

— Número de acciones que se poseen.

— Fecha de adquisición o compra con indicación de la fecha y el número de acciones adquiridas en cada caso.

— Tiempo de permanencia en el portafolio a 28 de febrero de 1999, según las fechas en que hayan sido adquiridas.

Las inversiones en valores de renta variable clasificadas como permanentes, que al 28 de febrero de 1999, hayan permanecido en el portafolio de un fondo mutuo de inversión por lo menos tres (3) años, podrán ser objeto de venta en cualquier tiempo sin que sea necesaria su reclasificación a inversiones negociables ni la previa autorización de esta entidad.

3.2.2. Inversiones permanentes adquiridas a partir del 1º de marzo de 1999. Las inversiones en valores de renta variable clasificadas como permanentes que adquieran los fondos mutuos de inversión a partir del 1º de marzo de 1999, deberán permanecer en el portafolio por un período mínimo de tres (3) años; el cual se contará a partir de la fecha de adquisición.

Cuando quiera que un fondo mutuo de inversión adquiera una inversión en títulos de renta variable que, de acuerdo con las políticas de inversión establecidas, el comité de inversiones califique de permanente, en los términos previstos en los párrafos precedentes, deberá informar de tal circunstancia a la Superintendencia de Valores dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la adquisición de la inversión. El documento en el cual se informe a la entidad sobre la adquisición de inversiones permanentes deberá contener los siguientes datos:

— Fecha de compra.

— Especie.

— Número de acciones adquiridas.

— Precio unitario y valor total de la inversión.

Transcurridos los tres (3) años desde la adquisición o compra, dichas inversiones podrán continuar clasificadas como permanentes, pudiéndose realizar la inversión en cualquier tiempo sin que se requiera de la autorización de esta superintendencia.

3.3. Valoración de inversiones negociables a precios de mercado.

3.3.1. En títulos de renta fija. La utilidad o pérdida derivada de la valoración a precios de mercado de las inversiones en valores de renta fija, se determinará como la diferencia entre el valor de mercado de cada título y el último valor registrado en la fecha de valoración.

De acuerdo con lo previsto en el numeral 2º del artículo 1.7.1.9 de la citada Resolución 1200 de 1995, las variaciones que se presenten, al último día de cada mes, entre el valor de mercado de un título en particular y el último valor contabilizado, se registrarán en las cuentas de resultados, afectando directamente el valor de las inversiones.

En este orden de ideas, por concepto de inversiones en valores de renta fija no habrá lugar a la causación de rendimientos por ningún motivo o razón. Por consiguiente, cuando se produzca el recaudo efectivo de los intereses y demás rendimientos, éstos deberán registrarse como un menor valor de las inversiones.

Como consecuencia de lo anterior, y para facilitar la transición a la nueva metodología de valoración, se habilitan hasta el 28 de febrero de 1999, las cuentas “ingresos por cobrar - intereses”, código 134010, e “ingresos recibidos por anticipado - intereses”, código 270520.

3.3.2. En títulos de renta variable. Las inversiones negociables en títulos de renta variable que se coticen en bolsa se valorarán considerando el índice mensual de bursatilidad accionaria que informa la Superintendencia de Valores, siguiendo para el efecto el procedimiento previsto en el artículo 1.7.1.8 de la Resolución 1200 de 1995, expedida por la Superintendencia de Valores y las demás normas que la adicionen, aclaren, modifiquen, complementen o sustituyan.

Los resultados de las diferencias surgidas por la actualización periódica de los precios de mercado se tratarán contablemente según lo dispuesto por el numeral 1º del artículo 1.7.1.9 de la citada Resolución 1200.

3.4. Valoración y contabilización de las inversiones permanentes. En la fecha de compra su registro se hará por el valor o precio de adquisición. Su ajuste a valor de mercado se efectuará conforme a las siguientes reglas:

A partir del 28 de febrero de 1999, la determinación del precio de mercado de las inversiones de renta variable que posean los fondos mutuos de inversión se hará considerando el índice mensual de bursatilidad accionaria que informa la Superintendencia de Valores y según los lineamientos, criterios y el procedimiento establecido en el artículo 1.7.1.8 de la Resolución 1200 de 1995, expedida por la Superintendencia de Valores.

Las diferencias surgidas por la actualización periódica de los precios de mercado de las inversiones en títulos de renta variable clasificadas como permanentes que efectúen los fondos mutuos de inversión, independientemente de la clasificación asignada según el índice mensual de bursatilidad, se contabilizarán así:

1. En el evento en que el valor de mercado sea superior al costo por el cual se encuentra registrada la inversión, la diferencia se registrará como superávit por valorización.

2. Cuando el valor de mercado sea inferior al costo por el cual se encuentra registrada la inversión, la diferencia afectará, en primera instancia, el superávit por valorización de la correspondiente inversión hasta agotarlo y a partir de ahí la diferencia se registrará como una desvalorización de la respectiva inversión dentro del valor neto del fondo. Dichas inversiones no se ajustarán por inflación.

Los dividendos o utilidades que se repartan en especie sobre estas inversiones se tratarán así:

1. Por reparto de las utilidades: se abonan al estado de resultados.

2. Por reparto de la revalorización del patrimonio: afectarán el estado de resultados.

Los dividendos o utilidades que se repartan en efectivo se registrarán con abono al estado de resultados.

En todo caso, el registro y contabilización del resultado de la valoración de inversiones permanentes se debe efectuar de conformidad con lo previsto en el Plan Único de Cuentas para las entidades vigiladas por la Superintendencia de Valores, para lo cual se habilitan en forma permanente las siguientes cuentas y subcuentas:

• “Inversiones permanentes - voluntarias - acciones”, código 141505;

• “Valorizaciones - de inversiones permanentes - acciones”, código 190505;

• “Superávit por valorizaciones - de inversiones permanentes - acciones”, código 380505

• “Financieros - fondos de garantía - fondos mutuos de inversión - dividendos”, código 414515.

Así mismo y con el propósito de facilitar el registro de las diferencias surgidas por la actualización periódica de los precios de mercado de las inversiones permanentes se crean las siguientes cuentas para uso exclusivo de los fondos mutuos de inversión y cuyo manejo se presenta seguidamente:

• 1996 Desvalorizaciones (cr).

• 199612 Inversiones permanentes - renta variable (cr).

• 3816 desvalorizaciones (db).

• 381612 Inversiones permanentes - renta variable (db).

ClaseGrupoCuenta
1. Activo19. Valorizaciones1996. Desvalorizaciones (cr)

Descripción

Registra el valor de las desvalorizaciones de las inversiones permanentes de los fondos mutuos de inversión de acuerdo con lo establecido en la presente circular.

Dinámica

CréditosDébitos
a) Por la diferencia entre el valor de suscripción o adquisición y el valor de mercado, siempre y cuando éste último sea inferior.a) Por las disminuciones de las diferencias entre el valor de suscripción o adquisición y el valor de mercado, hasta la concurrencia de las desvalorizaciones.
b) Por los incrementos de la diferencia entre el valor de suscripción o adquisición y el valor de mercado, siempre y cuando éste último sea inferior.b) Por la venta del bien desvalorizado.

ClaseGrupoCuenta
3. Patrimonio38. Superávit por valorizaciones3816. Desvalorizaciones (db)

Descripción

Registra el valor de las desvalorizaciones de las inversiones permanentes poseídas por los fondos mutuos de inversión, de acuerdo con lo establecido en la presente circular.

Dinámica

CréditosDébitos
a) Por la diferencia entre el valor de suscripción o adquisición y el valor de mercado, siempre y cuando este último sea inferior.a) Por las disminuciones de las diferencias entre el valor de suscripción o adquisición y el valor de mercado, hasta la concurrencia de las desvalorizaciones.
b) Por los incrementos de la diferencia entre el valor de suscripción o adquisición y el valor de mercado, siempre y cuando este último sea inferior.b) Por la venta del bien desvalorizado.

Finalmente a partir del 1º de marzo de 1999, se eliminan del Plan Único de Cuentas “PUC” las cuentas “valorizaciones - de inversiones negociables”, código 1908, con sus respectivas subcuentas, así como la cuenta denominada “superávit por valorizaciones - de inversiones negociables”, código 3808, también con sus respectivas subcuentas.

3.5. Reclasificación de las inversiones.

3.5.1. De permanentes a negociables. Por instrucción de la Superintendencia de Valores o por iniciativa de un fondo se podrán reclasificar o vender “inversiones permanentes”, únicamente cuando se presenten las siguientes circunstancias excepcionales:

a) Deterioro o dificultades significativas del emisor, su matriz, filiales, subordinadas o vinculadas;

b) Situaciones o decisiones empresariales que afecten al emisor,

c) Cambios en la regulación que impidan el mantenimiento de la inversión, y

d) Cuando se suceda el retiro masivo de los afiliados del fondo originado en causas distintas a la crisis económica general. Esta situación será calificada por la Superintendencia de Valores.

Por retiro masivo se entiende la presentación en el lapso de cinco días hábiles o menos, de solicitudes de redención que equivalgan por lo menos al cincuenta por ciento (50%) o más de los aportes que se encontraren vigentes el día de cierre de la semana bursátil inmediatamente anterior.

La reclasificación o venta efectuada por la entidad deberá ser informada a la Superintendencia de Valores dentro de los diez (10) días siguientes, indicando la razón de dicha decisión y sus efectos en el estado de resultados.

En este caso las “inversiones permanentes” se clasificarán como inversiones negociables, observando las normas sobre valoración y contabilización para dichas inversiones. Las pérdidas o ganancias no realizadas deberán reconocerse como ingresos o egresos el día de la reclasificación, previa reversión de las cuentas de superávit por valorización o desvalorización.

Una vez hayan sido reclasificadas como inversiones negociables, no podrán volver a clasificarse como “inversiones permanentes” a menos que mejore significativamente la situación del emisor, y previa autorización de la Superintendencia de Valores.

3.6. Incidencias en la determinación del valor neto del fondo. El superávit por valoración de las inversiones permanentes en títulos de renta variable formará parte del valor neto del fondo y, en consecuencia, computará para el cálculo del valor de la unidad al cierre de cada mes.

3.7. Información sobre tasas básicas. De acuerdo con lo establecido en el artículo 1.7.1.6 de la mencionada Resolución 1200 de 1995, en concordancia con lo dispuesto en el numeral 1º de la Circular Externa 8 de 1995, de la Superintendencia de Valores, los fondos mutuos de inversión deberán comunicar por escrito a esta entidad, a más tardar el día 31 de enero de 1999, el indicador o indicadores seleccionados para emplear como tasas básicas, para efectos de la valoración de las inversiones de renta fija, a precios de mercado. Cualquier cambio del mismo deberá ser autorizado previamente por la Superintendencia de Valores”.

B. Medidas a tomar por parte de los fondos mutuos de inversión para adecuar sus sistemas de información al año 2000.

Como se explicó en la Circular Externa 9 de 1997, expedida por esta entidad, el cambio de milenio puede afectar el funcionamiento normal de todas las organizaciones, incidiendo directamente en sus sistemas de información, en la recepción o prestación de servicios, en el cumplimiento de sus obligaciones internas y con terceros y en general, en el desarrollo de todas sus actividades.

Por tal razón, es necesario que las entidades sujetas a la inspección y vigilancia de esta superintendencia adopten las medidas necesarias que garanticen que el cambio de milenio no generará ningún traumatismo en su operación normal. Para tal efecto los fondos mutuos de inversión deberán formular y presentar a través de la junta directiva del mismo, a más tardar el 15 de enero de 1999, un plan de trabajo a ejecutar con miras a diagnosticar, evaluar y corregir los problemas que se puedan originar por el cambio de milenio.

El plan de trabajo deberá incluir la realización de una prueba de los sistemas vitales para el fondo (contabilidad, administración de portafolios, nómina, etc.).

El revisor fiscal del fondo deberá enviar, a más tardar el 30 de enero de 1999, a la división de instituciones de inversión colectiva, copia del plan recibido y una certificación donde conste que el fondo por él vigilado sometió a su consideración el plan de trabajo y que éste cubre los aspectos necesarios a considerar en el fondo.

El plan deberá concluir en junio de 1999, mes en el cual el representante legal del fondo, deberá expedir y enviar a esta superintendencia una certificación que deberá incluir al menos la siguiente información:

El suscrito representante legal del FONDO XXX

CERTIFICA QUE:

La junta directiva consideró, evaluó y aprobó el plan presentado por el representante legal a efectos de adecuar los sistemas de información al nuevo milenio.

Todos los sistemas de información que maneja el FONDO XXX han sido revisados, ajustados y probados, confirmando el cumplimiento de ellos con el año 2000.

Todos los sistemas susceptibles de verse afectados por el manejo de fechas, y que afectan la operación del fondo, se han probado y se ha confirmado su cumplimiento con el año 2000.

Se han solicitado y recibido certificaciones de todos los proveedores de bienes y servicios, donde consta, o el cumplimiento de parte de ellos o sus productos con el año 2000 o que se están adelantando los trabajos de adecuación necesarios.

Por consiguiente, el FONDO XXX se encuentra preparado para afrontar sin ningún traumatismo el año 2000.

El revisor fiscal del fondo está en la obligación de verificar el cumplimiento del plan e informar a la delegatura de intermediarios y demás entidades vigiladas, de esta superintendencia, sobre cualquier retraso en su ejecución.

Si el fondo considera que no es necesario elaborar ningún plan por encontrarse preparado para el año 2000, deberá presentar a su revisor fiscal, a más tardar el 31 de enero de 1999, la siguiente documentación:

Certificaciones de todos sus proveedores de elementos susceptibles de verse afectados por el manejo de fechas, donde conste el cumplimiento de los bienes suministrados con el año 2000.

Documentación de las pruebas realizadas, donde conste el cumplimiento de todas las aplicaciones y equipos de cómputo utilizados, con el año 2000.

C. Vigencia.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación.

N. del D.: Esta circular va dirigida a representantes legales, miembros de juntas directivas y revisores fiscales de los fondos mutuos de inversión.

(Nota:Derogada por la Resolución 497 de 2003 artículo 3° de la Superintendencia de Valores).

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