RESOLUCIÓN 7376 DE 1998 

(Diciembre 14)

“Por la cual se reglamenta el trámite interno a que deben someterse las actuaciones administrativas relacionadas con el ejercicio del derecho de petición y se adopta el sistema de quejas y reclamos del Instituto Colombiano de Comercio Exterior, Incomex”.

La Directora General del Instituto Colombiano de Comercio Exterior, Incomex,

en ejercicio de las facultades previstas en el artículo 1º de la Ley 58 de 1982, artículo 32 del Decreto 01 de 1984, artículo 53 de la Ley 190 de 1995, artículo 40 de la Ley 200 de 1995 y artículo 3º del Decreto 466 de 1992, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con los artículos 23 de la Constitución Política y el 5º del Decreto 1 de 1984, toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades, por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución;

Que el artículo 209 de la Constitución Política, señala que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, delegación y desconcentración de funciones;

Que el artículo 53 de la Ley 190 de 1995, señala que en toda entidad pública, deberá existir una dependencia encargada de recibir, tramitar y resolver las quejas y reclamos que los ciudadanos formulen y que se relacionen con el cumplimiento de la misión de la entidad;

Que el artículo 55 señala que las quejas y reclamos se resolverán o contestarán siguiendo los principios, términos y procedimientos dispuestos en el Código Contencioso Administrativo para el ejercicio del derecho de petición, según se trate del interés particular o general y su incumplimiento dará lugar a la imposición de las sanciones previstas en el mismo;

Que de acuerdo con el artículo 32 del Decreto 1 de 1984, las entidades descentralizadas del orden nacional deben reglamentar la tramitación interna de las peticiones que les corresponda resolver y la forma de atender las consultas relativas a los servicios a su cargo;

Que el mismo artículo 32 determina que dichos reglamentos no comprenderán los procedimientos especiales señalados por las leyes para el trámite de asuntos al cuidado de las entidades en éste indicadas;

Que en cumplimiento del numeral 17 del artículo 40 de la Ley 200 de 1995, es deber de los servidores públicos reglamentar internamente el derecho de petición;

Que la reglamentación de trámites internos administrativos en el Instituto de Comercio Exterior, Incomex, permitirá la oportuna atención a los particulares que formulen peticiones a esta entidad,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Disposiciones generales

ART. 1º—Campo de aplicación. La presente resolución reglamenta los procedimientos administrativos de orden interno del Instituto Colombiano de Comercio Exterior, Incomex, relacionados con el derecho de petición en sus diversas clases.

Las previsiones de la presente resolución no cobijan trámites ni actuaciones administrativas que estén reguladas por las leyes de carácter general o especial en las que deba intervenir el Incomex por mandato de la misma ley.

Los aspectos no contemplados en el presente reglamento se regirán por el Código Contencioso Administrativo y demás normas pertinentes.

ART. 2º—Principios orientadores. Las actuaciones administrativas del Instituto Colombiano de Comercio Exterior, Incomex, se regirán por los principios de igualdad, moralidad economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad y contradicción.

ART. 3º—Objeto del derecho de petición. El derecho de petición que ejerza ante el Instituto Colombiano de Comercio Exterior, Incomex, tiene por objeto la efectividad del reconocimiento de los derechos e intereses de los administrados reconocidos por la ley y que se relacionen con el cumplimiento de las funciones administrativas inherentes al instituto.

ART. 4º—Ejercicio del derecho de petición. Toda persona tiene derecho a ejercer el derecho de petición ante el Instituto Colombiano de Comercio Exterior, Incomex, y sus funcionarios están obligados a dar respuesta según el trámite y los términos establecidos en esta resolución, siempre y cuando se trate de asuntos relacionados con sus funciones.

ART. 5º—Formas de ejercer el derecho de petición. El derecho de petición se podrá ejercer ante el Incomex mediante las siguientes formas:

a) Peticiones de interés general o particular;

b) Peticiones de información y solicitud de copias y certificaciones;

c) Formulación de consultas, y

d) Formulación de quejas y reclamos.

ART. 6º—Peticiones verbales. Las peticiones que se realicen en forma verbal se formularán directamente al funcionario competente para resolver de acuerdo con la naturaleza del asunto.

Cuando la petición sea formulada ante funcionario que no sea competente para resolverla, éste deberá remitir al interesado en forma inmediata a la dependencia que corresponda.

ART. 7º—Información del trámite. Cuando la petición o consulta se haga en forma verbal, la respuesta se dará de igual manera al momento de formularse. Cuando ello no sea posible, se expedirá constancia de formulación indicando el día y hora en que el interesado podrá volver por su respuesta, dentro de los términos señalados en la presente resolución, de acuerdo con la clase de solicitud.

ART. 8º—Peticiones escritas. Las peticiones que se presenten en forma escrita, serán radicadas según el caso ante el grupo de gestión y administración de documentos del nivel central o en las direcciones regionales o seccionales del Incomex, las cuales se distribuirán de acuerdo con lo descrito en la cartilla para el manejo y control del archivo y la correspondencia.

ART. 9º—Control de radicación. El funcionario que reciba la petición, registrará en el reloj radicador la copia de la solicitud, o en su defecto en el libro radicador y la devolverá al peticionario, la cual le servirá para reclamar la respuesta correspondiente.

ART. 10.—Horario de atención. Todas las peticiones se recibirán en días laborales y en jornada contínua, en el horario de atención al público de 8:30 a.m. a 5:30 p.m.

Este horario podrá ser modificado por resolución de la dirección general de Incomex. El nuevo horario se divulgará en la carteleras fijadas en las diferentes dependencias del instituto y en sitios visibles a los usuarios.

CAPÍTULO II

Del derecho de petición en interés general e interés particular

ART. 11.—Clases de interés en las peticiones. Toda persona podrá presentar en forma respetuosa, de manera verbal o escrita, peticiones en interés general e interés particular que tengan relación directa con las actuaciones administrativas del Incomex.

ART. 12.—Requisitos y contenido de las peticiones escritas. Las peticiones escritas deberán contener, por lo menos:

1. La designación de la autoridad a la que se dirigen.

2. Los nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante o apoderado, si es el caso, con indicación del documento de identidad y de la dirección.

3. El objeto de la petición.

4. Las razones en que se apoya.

5. La relación de documentos que se acompañan.

6. La firma del peticionario, cuando fuere el caso.

El Incomex podrá exigir en forma general, que ciertas peticiones se presenten por escrito. Para algunos de estos casos podrán elaborarse formularios, para que los diligencien los interesados, en todo lo que les sea aplicable, y añadan las informaciones o aclaraciones pertinentes.

ART. 13.—Peticiones incompletas. Recibida la petición en la dependencia correspondiente para resolverla o contestarla, el servidor público designado para el efecto verificará el cumplimiento de los requisitos indicados en el artículo anterior. Si observa el incumplimiento de alguno de ellos, oficiará al peticionario por una sola vez para que subsane las fallas. Este requerimiento suspende los términos establecidos para decidir, los cuales comenzarán a correr una vez se aporten los documentos o informaciones solicitados con el propósito de satisfacer el requerimiento.

Cuando la petición se presente personalmente y no se acompañe de los documentos o informaciones necesarias, en el acto de recibo se le podrá indicar al peticionario los que falten; si insiste en que se radique, se dejará constancia expresa de las advertencias hechas.

PAR.—Si dentro de los dos meses siguientes a la solicitud de cumplimiento de requisitos o de información adicional, el interesado no cumple, se entenderá que ha desistido de la misma y se archivará su petición, sin perjuicio de que el interesado presente posteriormente una nueva solicitud.

ART. 14.—Término para resolver. Las peticiones se resolverán o contestarán dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible resolver o contestar la petición en dicho plazo, se deberá informar así al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando a la vez la fecha en que se resolverá o se dará respuesta.

ART. 15.—Citación de terceros. Cuando de la misma petición o de los registros que lleve el Incomex, resulte que hay terceros determinados que pueden estar directamente interesados en las resultas de la decisión, se les citará para que puedan hacerse parte y hacer valer sus derechos. La citación se hará por correo certificado a la dirección que se conozca, si no hay otro medio más eficaz.

En el acto de citación, se dará a conocer claramente el nombre del peticionario y el objeto de la petición. Si la citación no fuere posible, o pudiere resultar demasiado costosa o demorada, se hará la publicación de que trata el artículo siguiente.

ART. 16.—Publicidad. Cuando de la misma petición aparezca que terceros no determinados pueden estar directamente interesados o resultar afectados con la decisión, el texto o un extracto de aquella que permita identificar su objeto, se insertará en la publicación que para el efecto tuviere la entidad o en un periódico de amplia circulación nacional o local, según el caso.

ART. 17.—Costo de citaciones y publicaciones. El valor de las citaciones y publicaciones de que tratan los artículos anteriores deberá ser cubierto por el peticionario dentro de los cinco (5) días siguientes a la orden de realizarlas, si no lo hiciere, se entenderá que desiste de la petición.

CAPÍTULO III

Derecho de información y solicitud de copias y certificaciones

ART. 18.—Del derecho a la información. El derecho de petición de que trata el artículo 23 de la Constitución Política incluye el de solicitar y obtener acceso a la información sobre la acción de las autoridades, y a que expida copia de sus documentos en los términos contemplados en la presente resolución.

ART. 19.—Información general. Toda persona tendrá derecho a solicitar información general sobre las actividades y funciones propias del Incomex. Dicha información podrá ser obtenida en la oficina de apoyo y facilitación al usuario y en las direcciones regionales y seccionales del instituto del Incomex, acerca de:

1. Las normas que le dan origen y definen sus funciones o su naturaleza y estructura, si es el caso.

2. Los métodos, procedimientos, formularios y sistemas para el trámite de los diversos asuntos, y los organigramas y manuales de funciones.

ART. 20.—Solicitud de certificaciones. Toda persona tiene derecho a solicitar ante el Incomex la expedición de certificaciones sobre asuntos que se relacionen con el cumplimiento de las funciones administrativas otorgadas al instituto.

ART. 21.—Expedición de certificaciones. Las certificaciones serán expedidas por el jefe de la dependencia a la que le compete la materia del asunto objeto de la certificación, siempre que el asunto no sea reservado.

ART. 22.—Término para absolver. Las peticiones de información y de expedición de certificaciones se absolverán en un plazo máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo por la entidad. La ejecución de lo solicitado tendrá lugar siguiendo el orden cronológico de la solicitud de la petición, salvo que la naturaleza del asunto requiera un trámite inmediato; dentro de estas últimas serán contempladas entre otras, las peticiones de las autoridades jurisdiccionales y los organismos de control.

ART. 23.—Consulta de documentos. Toda persona tiene derecho a consultar los documentos que reposen en las dependencias del Incomex, salvo que por expresa disposición de la ley se trate de documentos reservados. La consulta se autorizará por escrito o verbalmente según el caso, por el jefe de la dependencia respectiva, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la petición. La consulta se efectuará en días y horas laborales, con la presencia de un funcionario de la entidad si fuere el caso.

ART. 24.—Negativa a consulta de documentos. La negativa a la consulta de documentos se realizará mediante comunicación motivada en la que señale su carácter reservado, indicando las disposiciones legales pertinentes. Si la persona interesada insistiere en su solicitud, el funcionario respectivo enviará la documentación correspondiente al Tribunal de lo Contencioso Administrativo para que éste decida dentro de los diez (10) días hábiles siguientes y en única instancia, si acepta o no la petición formulada o si se debe atender parcialmente.

PAR.—El término indicado anteriormente se interrumpirá en el caso en que el tribunal solicite copia o fotocopia de los documentos sobre cuya divulgación deba decidir y hasta la fecha en la cual los reciba oficialmente.

ART. 25.—Denegación de peticiones. Las decisiones que resuelvan peticiones de información, deberán notificarse al peticionario y al Ministerio Público si fueren negativas. Las demás se ejecutarán simplemente.

ART. 26.—Solicitud de copias. Toda persona interesada en obtener copias o fotocopias de documentos que reposen en el Incomex, podrá solicitarlas, siempre que éstas se relacionen con las actuaciones administrativas de la entidad y que no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley, previa cancelación del valor correspondiente en el grupo de tesorería de la división financiera y en las direcciones regionales o seccionales del Incomex, según el caso, las cuales expedirán el recibo correspondiente.

Cuando el Incomex no pueda prestar el servicio de fotocopiado, el jefe de la dependencia respectiva, encargará a uno de sus funcionarios para que retire los documentos y los fotocopie a costa del interesado.

ART. 27.—Copias auténticas. Cuando se requiere fotocopias autenticadas, corresponderá al secretario general del Incomex, autenticarlas, de conformidad con las normas legales al respecto.

Las copias expedidas en las direcciones regionales o seccionales del Incomex, sobre documentos que reposen en las mismas, serán autenticadas por el respectivo jefe.

ART. 28.—Valor de las copias. Las copias expedidas por el Incomex tendrán un costo de doscientos pesos ($ 200). Este valor será ajustado por resolución de la Dirección General del Incomex y de conformidad con lo dispuesto en el artículo 3º de la Ley 242 de 1995 o cualquier otra que la sustituya o modifique.

CAPÍTULO IV

Derecho de formulación de consultas

ART. 29.—Formulación de consultas. Toda persona podrá someter a consideración de los funcionarios del Incomex, consultas escritas o verbales para obtener su concepto referente a las materias a su cargo y que tengan relación con sus actuaciones administrativas.

A las consultas, según sean verbales o escritas, se les aplicarán las disposiciones correspondientes a las peticiones verbales o escritas en lo pertinente.

ART. 30.—Término para resolver. En la medida en que las consultas que se efectúen no puedan ser resueltas verbalmente, se absolverán por escrito dentro de un término máximo de treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha de su recibo.

ART. 31.—Respuesta a consultas. Las respuestas a las consultas formuladas a los funcionarios del Incomex, no comprometen la responsabilidad de los mismos ni del instituto y los conceptos no tendrán carácter vinculante o de obligatorio cumplimiento o ejecución.

ART. 32.—Atención al público. Las consultas verbales serán atendidas en días y horas hábiles, de 8:30 a.m. a 5:30 p.m.

Este horario podrá ser modificado por resolución de la dirección general de Incomex. El nuevo horario se divulgará en las carteleras fijadas en las diferentes dependencias del instituto y en sitios visibles a los usuarios.

CAPÍTULO V

Normas comunes a los capítulos anteriores

ART. 33.—Formación de expedientes. En aquellos eventos en que existan documentos relacionados con una misma actuación o con actuaciones que tengan el mismo efecto, se hará con todos un solo expediente. A éste podrán acumularse, de oficio o a petición del interesado, cualesquiera otros que se tramiten ante el Incomex y tengan relación íntima con el asunto, para evitar decisiones contradictorias.

ART. 34.—Examen de expedientes. Cualquier persona tendrá derecho a examinar los expedientes en el estado en que se encuentren, y obtener copias y certificaciones sobre los mismos. Estos se entregarán en un plazo no mayor de tres (3) días.

PAR.—Para efectos del presente artículo, se exceptúan aquellos documentos que tengan el carácter reservado por mandato de la Constitución Política o de la ley, con tales documentos se hará cuaderno separado.

ART. 35.—Funcionario incompetente. Si el funcionario a quien se dirige la petición, o ante quien se cumple el deber legal de solicitar que inicie la actuación administrativa, no es el competente, deberá informarlo en el acto al interesado, si éste actúa verbalmente; o dentro del término diez (10) días hábiles, a partir de la recepción si obró por escrito; en este último caso el funcionario a quien se hizo la petición, deberá enviar el escrito, dentro del mismo término, al competente, y los términos establecidos para decidir se ampliarán en diez (10) días hábiles.

ART. 36.—Control de peticiones. El jefe de la oficina de control interno del Incomex, en ejercicio de sus funciones, ejercerá el control correspondiente en los términos indicados en la Constitución o en la ley, al cumplimiento de las disposiciones sobre el ejercicio del derecho de petición de que trata la presente resolución.

CAPÍTULO VI

Derecho de formulación de quejas y reclamos

ART. 37.—Derecho de formular quejas y reclamos. Toda persona podrá presentar quejas y reclamos ante el Incomex, relacionadas con el cumplimiento de la misión de la entidad.

ART. 38.—Oficina competente. Asígnese a la oficina de apoyo y facilitación al usuario del Incomex, las funciones de recibir, tramitar y resolver las quejas y reclamos que las personas formulen, y que se relacionen con el cumplimiento de la misión del instituto. El jefe de la citada oficina tendrá a su cargo y bajo su responsabilidad la dirección general del sistema de quejas y reclamos.

ART. 39.—Funciones. Son funciones de la dependencia encargada del sistema de quejas y reclamos, entre otras, las siguientes:

1. Recibir, conocer, tramitar y resolver las quejas y reclamos presentadas ante el instituto.

2. Tramitar, conjuntamente con las dependencias competentes por la materia del asunto, la respuesta al peticionario en los términos establecidos en la presente resolución.

3. Solicitar los documentos, informes, actuaciones administrativas a las dependencias del Incomex en las cuales se proyecte la respuesta.

4. Presentar informes respectivos al director general.

5. Presentar informe a la comisión de lucha contra la corrupción.

6. Las demás que por ley le correspondan o le asigne el director general del instituto.

PAR. 1º—El informe a que se refiere el numeral 4º del presente artículo deberá presentarse trimestralmente y se enviará una copia del mismo a la oficina de control interno. Este debe contener una relación de los servicios sobre los que se presente el mayor número de quejas y reclamos, un resumen de las quejas y reclamos presentados así como las principales recomendaciones sugeridas por los particulares que tengan por objeto mejorar el servicio que preste la entidad, racionalizar el empleo de los recursos disponibles y hacer más participativa la gestión pública.

PAR. 2º—El informe a que se refiere el numeral 5º del presente artículo deberá presentarse semestralmente. En el mismo se debe presentar una relación de las principales quejas y reclamos exponiendo la solución que se le dio a las mismas.

ART. 40.—Recepción. La oficina de apoyo y facilitación al usuario será la encargada de recibir las quejas y reclamos a las que se refiere la presente resolución. Para tales fines se podrán emplear los siguientes medios:

1. Correo: Calle 28 Nº 13A - 15, piso 2.

Apartado Aéreo 240193

Santafé de Bogotá.

2. Fax: 2831993, Santafé de Bogotá.

3. Teléfono: En Bogotá, 3342193.

Fuera de Bogotá, 9800-12-193.

4. Internet: www.incomex.gov.co.

5. e.mail: apoyo@incomex.gov.co.

Las quejas y reclamos también podrán recibirse por los directores regionales y seccionales del Incomex a nivel nacional. Estos deberán enviarlas de inmediato, vía fax y por el mecanismo de correo establecido, al jefe de la oficina de apoyo y facilitación al usuario.

PAR.—Los medios citados en el presente artículo serán divulgados mínimo una vez al año en un diario de reconocida circulación nacional. Igualmente, se dará publicidad a través de cualquier otra vía que la oficina competente considere idóneo para tales fines.

ART. 41.—Término para resolver. De conformidad con el artículo 55 de la Ley 190 de 1995, el término para resolver las quejas o reclamos será de 15 días hábiles, contados desde la fecha de presentación de la misma.

ART. 42.—Trámite de la respuesta. Cuando el reclamante haya consignado sus datos en su queja o reclamo, se le enviará respuesta al sitio designado para tal efecto.

Cuando se desconozcan los datos para el envío de la respuesta, la oficina de apoyo y facilitación al usuario elaborará un escrito con la misma y la conservará por un tiempo prudencial, en espera de que el interesado la requiera.

ART. 43.—Control. La oficina de control interno del Incomex deberá vigilar que la atención se preste de conformidad con las normas legales vigentes y rendirá a la administración un informe semestral sobre el particular.

ART. 44.—Comité de quejas y reclamos. Con el fin de apoyar la labor para la atención de las quejas y reclamos, se conformará el comité de quejas y reclamos. Estará integrado por los jefes, o sus delegados, de las siguientes dependencias del Incomex:

1. Oficina de apoyo y facilitación al usuario, quien lo presidirá.

2. Oficina jurídica.

3. Oficina de planeación.

4. El asesor de la dirección general.

PAR.—El comité a que hace referencia el presente artículo se reunirá por convocatoria de la oficina de apoyo y facilitación al usuario, cuando ésta lo considere necesario. Podrá invitar a participar a los funcionarios que estime convenientes de acuerdo con la naturaleza de los asuntos a tratar.

El presidente deberá levantar un acta de todas las reuniones. Este asignará para cada caso un secretario ad hoc.

ART. 45.—Vigencia. La presente resolución requiere la revisión y aprobación de la Procuraduría General de la Nación y regirá a partir de su publicación en la Gaceta del Ministerio de Comercio Exterior capítulo Incomex y deroga las Resoluciones 2000 del 29 de mayo de 1985 y 1357 del 6 de diciembre de 1995, de la dirección general del Incomex.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Santafé de Bogotá, D.C., a 14 de diciembre de 1998.

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