CIRCULAR 8 DE 1999 

(Marzo 3)

Asunto: Contratación de abril de 1999 y bases de datos sobre afiliación.

El Ministerio de Salud para efectuar el proceso de contratación de abril de 1999, establece las siguientes directrices para las ARS, direcciones locales, distritales y departamentales de salud del país:

1. Proceso de contratación

1.1. Consideraciones generales. La contratación que se efectuará o partir de abril de 1999 para garantizar la continuidad de los afiliados al régimen subsidiado, está comprendida entre el 1º abril de 1999 y el 31 de marzo del 2000 con base en la distribución de recursos y cofinanciación establecido en el Acuerdo 123 de 1999 del CNSSS, incluyendo los contratos suscritos con las cajas de compensación familiar de los recursos que éstas administran directamente.

Según lo establecido en los acuerdos 77 y 123, los contratos deben ser reportados a más tardar treinta (30) días calendario después de haberse suscrito, en las fechas definidas por el Ministerio de Salud según programación establecida en el anexo 1. De no reportarse durante este tiempo no habrá lugar a cofinanciación por parte del Fosyga.

1.2. Financiación. La contratación se realizará tomando en cuenta la UPC-S definida por el CNSSS.

Con relación o las fuentes de financiación, los entes territoriales comprometerán:

• El 90% de los recursos de participaciones de los ICN apropiados para la vigencia de 1999 y destinados para el Régimen Subsidiado.

• 10% de los recursos de participaciones de los ICN apropiados para la vigencia de 1998, no comprometidos para dicha vigencia.

• Los recursos de transformación de subsidios de oferta a demanda para la vigencia de 1999, de situado fiscal y rentas cedidas, destinados para el régimen subsidiado.

• Los recursos del Fosyga establecidos en el Acuerdo 123 del CNSSS.

• Esfuerzo propio a obtener por los entes territoriales. Con el fin de dar cumplimiento a los artículos 2° y 3° del Acuerdo 123 del CNSSS en lo relativo al esfuerzo propio; los municipios deberán garantizar el compromiso y la sostenibilidad futura del esfuerzo propio, de conformidad con lo establecido en el artículo 5º del Acuerdo 100 del CNSSS que establece:

“Las entidades territoriales deben garantizar que mantendrán el nivel de afiliaciones logradas al régimen subsidiado, con aquellos recursos propios de sus respectivos presupuestos, adicionales a los asignados por ley destinados a subsidios a la demanda. Esta garantía consistirá en la certificación de apropiación de partidas presupuestales de vigencias futuras para los siguientes 3 años, con los fines señalados. Los respectivos certificados deben presentarse al Ministerio de Salud —dirección general de seguridad social.

Para este efecto se anexa la tabla 1, en la que se refleja el mínimo monto de recursos de esfuerzo propio que debe comprometer cada ente territorial.

1.3. Actividades previas a la elaboración de los contratos

— Incorporar al presupuesto de las entidades territoriales los recursos del Fosyga.

— Expedir los certificados de disponibilidad presupuestal de cada una de las fuentes que amparan cada uno de los contratos conforme o lo establecido en el estatuto orgánico de presupuesto, Decreto 111 de 1996.

— Elaborar los contratos, utilizando preferiblemente la minuta de contratos sugerida por el Ministerio de Salud.

1.4. Para elaborar los contratos tenga en cuenta:

— El número de afiliados a contratar deberá corresponder al número de afiliados a financiar según el Acuerdo 123 del CNSSS con la UPC vigente para 1999.

— En el evento que se requiera afiliar a más beneficiarios por efecto de los nacimientos, se deberá elaborar un contrato independiente.

— El techo presupuestal de los recursos del Fosyga es el asignado en el acuerdo para cada municipio.

— Todos los contratos se deberán registrar presupuestalmente.

1.5. Radicación de contratos. Para radicar los contratos los entes territoriales deben presentar, conforme a las normas vigentes, lo siguiente:

a) Relación de los contratos indicando el municipio, la ARS, el número de contrato, el registro presupuestal, el total de afiliados, el valor del contrato, el número de disquetes que contienen las bases de datos de afiliados; espacio para aprobación de las bases de datos por parte de la dirección de sistemas de información del ministerio y espacio para colocar el número del sticker. (En el anexo, se incluye un modelo de relación de contratos);

b) Original y copia de cada contrato debidamente numerados, de las cuales, la copia será radicada y quedará como documento soporte para el giro de los recursos del Fosyga y el original se entregará al funcionario del ente territorial, como constancia de recibido y radicado de éste;

c) Bases de datos de cada contrato de acuerdo con el numeral 2º de esta circular;

d) Certificación de la Secretaría de Hacienda o de la entidad que haga sus veces sobre la disponibilidad presupuestal de todos los recursos que financian el contrato. (ICN, situado fiscal, esfuerzo propio, otros).

• La certificación de los ICN deberá realizarse por separado según se trate del 90% de los recursos de la vigencia de 1999 o del 10% de los recursos de la vigencia de 1998. El monto definido en el acuerdo es el mínimo requerido para acceder a los recursos del Fosyga asignados.

• Certificados de vigencias futuras (3 años) para garantizar el esfuerzo propio, para contratos financiados con esta fuente;

e) Certificaciones expedidas por la entidad territorial sobre la creación de una cuenta especial dentro de los fondos seccionales, distritales o locales de salud para el manejo de los recursos del régimen subsidiado.(1) Esta certificación deberá contener:

(1) Se debe entregar al ministerio, en caso de haber cambiado la cuenta con relación a la última reportada al ministerio o para nuevos municipios descentralizados.

— Nombre de la entidad financiera

— Sucursal

— Nombre de la cuenta

— Número de la cuenta

— Esta certificación deberá venir acompañada de la certificación de la entidad financiera que contenga los mismos datos relacionados anteriormente;

f) Certificación firmada por el gobernador y el alcalde, para municipios no descentralizados y por el alcalde únicamente para los municipios descentralizados sobre la afiliación efectiva, según lo establecido en el artículo 1º del Acuerdo 114 de 1998 del CNSSS.

La certificación se deberá diligenciar teniendo en cuenta el anexo 2;

g) Los departamentos deben certificar; el monto total del situado fiscal y rentas cedidas a transformar de subsidios de oferta a demanda para la vigencia de 1999 y su distribución a nivel de municipio, y

h) Las tablas (1, 2, 4 y 5) relacionadas en el anexo de esta circular.

1.6. Contratos de cajas de compensación familiar con recursos que administran directamente

a) Reportar al Ministerio de Salud, los contratos suscritos con las cajas de compensación familiar de los recursos que éstos administran directamente junto con los archivos de afiliados que los soportan en las fechas definidas por el ministerio en el anexo 1;

b) De conformidad con lo establecido en el Acuerdo 95 de 1998 del CNSSS, estos contratos deben suscribirse en el período de contratación que comienza el 1º de abril de 1999 y termina el 31 de marzo del 2000, y

c) Elaborar los contratos, utilizando preferiblemente la minuta de contratos para la administración directa de recursos del régimen subsidiado sugerida por el ministerio.

2. Entrega de bases de datos de afiliados

El Ministerio de Salud para efectuar el proceso de contratación de abril de 1999, establece las siguientes directrices para las ARS, direcciones locales, distritales y departamentales de salud del país, con el fin de facilitar la generación y entrega de la información de los afiliados a las entidades territoriales para que conformen la base de datos que les permita ejercer control y seguimiento a todos los procesos de régimen subsidiado:

2.1. ARS. Los ARS deben remitir la información de sus afiliados, así:

a) El archivo de datos que entregue a la dirección local de salud debe identificar el (los) medio(s) magnéticos con una etiqueta con los siguientes datos:

• Nombre del archivo

• Registro de identificación y control general, con los siguientes datos:

Código de la ARSCódigo del Dpto.Código del MunicipioTotal de RegistrosNombre del archivo físicoTotal de Volúmenes
123456

Donde:

1. Código de la ARS. Es el código definido por la Superintendencia Nacional de Salud.

2. Código del departamento. Campo de dos posiciones, definido por el DANE, en su tabla Divipola, que corresponde al departamento donde se encuentra el municipio reportado.

3. Código del municipio. Campo de tres posiciones definido por el DANE en su tabla Divipola, correspondiente al municipio con que tiene contrato la ARS.

4. Total de registros. Corresponde al total de afiliados de todo el archivo que hará parte del contrato.

5. Nombre del archivo físico. Corresponde al nombre del archivo donde se encuentra la información (datos) del contrato a que esté haciendo referencia en la línea que se esté trabajando.

6. Total de volúmenes. Se debe especificar el número de medios magnéticos enviados, donde se encuentre la información.

• El registro de identificación y control por volumen, debe tener la siguiente información:

Código de la ARSCódigo del Dpto.Código del MunicipioTotal de registros
1234

Donde:

1. Código de la ARS. Es el código definido por la Superintendencia Nacional de Salud.

2. Código del departamento. Campo de dos posiciones, definido por el DANE, en su tabla Divipola, que corresponde al departamento donde se encuentra el municipio reportado.

3. Código del municipio. Campo de tres posiciones definido por el DANE en su tabla Divipola, correspondiente al municipio con que tiene contrato la ARS.

4. Total de registros por volumen. Corresponde al número de registros de datos en el volumen magnético (por ejemplo: diskette);

b) La generación de los registros de datos - maestro se debe enviar a la dirección local de salud según estructura definida en la Resolución 2390 de 1998, y se sugiere la adición de las variables; número consecutivo y número de contrato, quedando la estructura de esta manera:

1 Número consecutivo del registro
  2 Código de la ARS
3 Tipo de identificación
4 Número de identificación
5 Tipo de identificación cabeza de familia
6 Número de identificación cabeza de familia
  7 Primer apellido
  8 Segundo apellido
  9 Primer nombre
  10 Segundo nombre
  11 Fecha de nacimiento
  12 Sexo
  13 Grpo étnico
  14 Código departamento
  15 Código del municipio
16 Zona
  17 Fecha de afiliación al sistema
  18 Fecha de afiliación a la ARS
19 Tipo de afiliado
  20 Nivel Sisbén
  21 Tipo de discapacidad
  22 Clase de afiliación
  23 Número de contrato

Donde:

1. Número consecutivo. Este es un campo que se debe incluir para identificar el registro de datos; debe comenzar con 1 hasta el último afiliado reportado por la ARS. Este dato es muy útil en el evento en que se encuentren inconsistencias en el registro, ya sea por duplicidad o información errónea porque facilita su identificación para la posterior corrección.

2. Código de la ARS. Es el código definido por la Superintendencia Nacional de Salud.

3. Tipo de identificación. Corresponde al tipo de identificación del afiliado y puede tomar los valores de:

• CC: Cédula de ciudadanía

• TI: Tarjeta de identidad

• RC: Registro civil

• ASI: Adultos sin identificar o

• MSI: Menor sin identificación

4. Número de identificación. Es el número de identificación del afiliado. Depende del tipo de identificación.

• Si el afiliado es menor sin identificación, (MSI) se le asignará el número del documento de identificación de la madre si existe, o en su defecto el del beneficiario cabeza de familia, agregándole un guión y un número consecutivo, empezando en uno (1) según el número de menores.

• Si es un adulto sin identificación, (ASI) asignar el código del departamento, más código del municipio, y el número del Sisben.

• Para el caso de la población especial de menores abandonados, indigentes, indígenas, se asignará el código del departamento, más código del municipio, más el indicador de población (I para indígena, D para indigente y A para menor abandonado), más el secuencial asignado.

5. Tipo de identificación cabeza de familia. Son los mismos tipos que se manejan en la identificación del numeral 4. Si es cabeza de familia, se debe registrar nuevamente el tipo de identificación.

6. Número de identificación cabeza de familia. Hay que tener las mismas consideraciones tenidas en el numeral 5º. Si es cabeza de familia, registrar nuevamente el número de identificación.

7. Primer apellido. Primer apellido del afiliado.

8. Segundo apellido. Corresponde al segundo apellido del afiliado o al apellido de casada.

9. Primer nombre. Es el primer nombre del afiliado.

10. Segundo nombre. Es el segundo nombre del afiliado, en el evento en que tenga dos nombres.

11. Fecha de nacimiento. Fecha de nacimiento del afiliado, debe tener el formato día, mes, año. Así: dd/mm/aaaa.

12. Sexo. Este es un indicador del sexo del afiliado y puede tomar los valores de:

• M: para masculino

• F: para femenino

13. Grupo étnico. Este es un indicador para determinar si el afiliado pertenece a una población específica, para ello debe haber una resolución donde se defina estos tipos de grupos étnicos y podrá recibir valores así:

• A: Afrocolombiano

• I: Indígena

• N: No aplica

14. Código del departamento. Es exactamente igual al especificado en el numeral 1º de los registros de control. Divipola.

15. Código del municipio. Es exactamente igual al especificado en el numeral 2º de los registros de control. Divipola.

16. Zona. Identificador de la zona donde reside el afiliado, puede tomar los valores de:

• U: para urbana

• R: para rural

17. Fecha de afiliación al sistema. Fecha en que se inscribió por primera vez el sistema general de seguridad social en salud. Debe venir en formato día, mes, año así: dd/mm/aaaa.

18. Fecha de afiliación a la ARS. Es la fecha en que efectivamente se afilió a la ARS, debe estar en formato día, mes y año así: dd/mm/aaaa.

19. Tipo de afiliado. Es un indicador para determinar el tipo de afiliado, puede tomar los siguientes valores:

• 1: Cabeza de familia

• 2: Otro miembro del grupo familiar.

20. Nivel Sisbén. Es el nivel asignado por el municipio acorde con el puntaje recibido después de aplicar la encuesta de Sisben.

21. Tipo de discapacidad. Es el identificador donde se define el tipo de discapacidad, puede tomar los siguientes valores:

• F: Para física

• M: Mental o psíquica

• S: Sensorial

• N: Sin discapacidad

22. Clase de afiliación. Es el indicador usado para definir si la afiliación es por primera vez en el sistema o si es por traslado, puede tomar los siguientes valores:

• NV: Nuevo en el sistema

• TC: Traslado de régimen contributivo

• TS: Traslado de otra ARS

• NC: Nacido en la ARS

23. Número de contrato. Este campo debe quedar vacío y corresponde al número del contrato que asignará el ente territorial.

Las variables número consecutivo de registro y número de contrato permitirán la rápida ubicación de los registros para efectuar las correcciones y ligar el número del contrato a cada afiliado, lo que finalmente elevará el nivel de calidad de la información y posibilitará un control individualizado de los afiliados relacionándolos con el departamento, municipio, ARS y contrato, y

c) Instrucciones para los medios magnéticos:

— Las ARS deben tener en cuenta que en los medios magnéticos, los registros como máximo deben ocupar un 80% de la capacidad de los mismos.

— Los datos deben ser grabados en archivos planos y se grabarán como alfanuméricos.

— En el plano, el separador de campos debe ser coma (,) y sólo se debe usar para tal fin.

— El fin de archivo debe ser el carácter Enter

— No debe venir en lo posible ningún campo sin información; excepto el número de contrato, si no aplica se debe colocar NA, o cuando no hay información, se debe colocar coma coma (,,).

2.2. Direcciones locales de salud. La dirección local de salud recibe y verifica:

a) La calidad de los medios magnéticos;

b) La calidad de medios magnéticos que corresponda al total escrito en la etiqueta de los medios magnéticos, de acuerdo con las especificaciones dadas en el numeral 2.1 de esta circular;

c) Total de registros por volumen, de acuerdo con las especificaciones dadas en el numeral 2.1 de esta circular;

d) Total general de registros de la ARS, es decir la suma de los registros de cada volumen debe ser igual al total de afiliados de la ARS que remite, de acuerdo con las especificaciones dadas en el numeral 2.1 de esta circular, y

e) La estructura y contenido de los datos que remite la ARS de acuerdo con el numeral 2.1 de esta circular. Debe tener presente que la única variable que puede estar sin información es el número del contrato.

Si la información presenta inconsistencias en cuanto a lo estipulado anteriormente, devolverá el archivo a la ARS con el fin de que se realicen las modificaciones.

Si el municipio es descentralizado, asigna el número del contrato a cada registro del archivo remitido por cada ARS. Si no es descentralizado, esta actividad la realiza la dirección departamental de salud.

Genera dos archivos: el archivo de control de contratos y el archivo de datos.

• El archivo de control de contratos tiene los siguientes datos:

Donde:

 

1. Código del departamento. Campo de dos posiciones, definido por el DANE, en su tabla Divipola, que corresponde al departamento donde se encuentra el municipio reportado.

2. Código del municipio. Campo de tres posiciones definido por DANE en su tabla Divipola, correspondiente al municipio con que tiene contrato la ARS.

3. Código de la ARS. Es el código definido por la Superintendencia Nacional de Salud.

4. Número de contrato. Corresponde al número asignado al contrato suscrito entre el municipio y la ARS.

5. Número de afiliados por contrato. Corresponde al número de registros de datos que se envían. Número de registros = Número de afiliados.

6. Fecha inicial del contrato. Fecha cuando comienza a ejecutarse el contrato, debe venir en el formato día, mes, año así: dd/mm/aaaa ejemplo: 02/10/1998 para el 2 de octubre de 1998.

7. Fecha final del contrato. Fecha en la cual se cumplen los términos del contrato, debe venir en formato día, mes, año así: dd/mm/aaaa.

8. Nombre del archivo físico donde vienen datos. Corresponde al nombre o nombres de los archivos donde se encuentra la información (datos) del contrato a que esté haciendo referencia en la línea que se esté trabajando.

9. Inscripción de medios magnéticos donde viene información. Se debe especificar el tipo de medios magnéticos y el número de estos medios enviados, por ejemplo: 2 disquetes de 31/2.

Este archivo debe ser independiente del archivo de datos y debe tener la información requerida por cada contrato. Una línea de este archivo corresponde a un contrato diferente.

• El archivo de datos con las variables definidas en el numeral 2.1 de esta circular y que son remitidos por las ARS.

Deja copia de la información remitida por las ARS en la dirección local de salud.

Remite los medios magnéticos que contengan los archivos de control de contratos y de datos, relacionándolos en oficio dirigido a la dirección departamental de salud.

2.3. Direcciones departamentales de salud. Las direcciones departamentales de salud reciben los archivos de los municipios y verifican:

a) La calidad de los medios magnéticos;

b) La cantidad de medios magnéticos que corresponda al total escrito en lo etiqueta de los medios magnéticos, de acuerdo con las especificaciones dadas en el numeral 2.1 de esta circular;

c) Total de registros por volumen, de acuerdo con las especificaciones dadas en el numeral 2.1 de esta circular;

d) Total general de registros de la ARS, es decir la suma de los registros de cada volumen debe ser igual al total de afiliados de la ARS que remite, de acuerdo con los especificaciones dadas en el numeral 2.1 de esta circular, y

e) La estructura y contenido de los datos de acuerdo con el numeral 2.1 de esta circular. Debe tener presente que la única variable que puede estar sin información es el número del contrato.

Si la información presenta inconsistencias en cuanto a lo estipulado anteriormente, devolverá el archivo a la dirección local de salud con el fin de que se realicen las modificaciones.

Si el municipio no es descentralizado, la dirección departamental de salud asigna el número de contrato a cada registro de afiliado en el archivo de datos.

Genera dos archivos: el archivo de control de contratos y el archivo de datos.

• El Archivo de control de contratos tiene los mismas variables del numeral 2.2 de esta circular. Considerando que la dirección departamental de salud perfecciona los contratos de los municipios no descentralizados, deberá adicionar el número de contrato o cada afiliado.

• El Archivo de datos con las variables definidas en el numeral 2.1 de esta circular.

Diligencia el formato relación de contratos de continuidad.

Deja copia de la información remitida por las ARS en la dirección local de salud.

Entrega al Ministerio de Salud los medios magnéticos que contengan los archivos de control de contratos y de datos junto con los soportes de los contratos en las fechas definidas en el anexo 1 de esta circular.

La información de afiliados que se utilizará como referencia en el Ministerio de Salud para legalizar los contratos, será la que entrega el departamento; lo anterior para dar cumplimiento a las responsabilidades establecidas en la Circular Externa Conjunta 04 MS - 56 SNS de enero 29 de 1998. En todo casi si el municipio entrega directamente la información al ministerio, deberá anexar certificación del gobernador sobre la entrega de la información a la dirección departamental de salud.

Las bases de datos de los afiliados de cada contrato deben estar acordes con especificaciones dadas en esta circular y el Acuerdo 114 de 1998 emitido por el CNSSS.

Anexos:

Anexo 1: Cronograma de recepción de contratos y responsables en el Ministerio de Salud.

Anexo 2: Certificación sobre afiliación efectiva.

Tabla 1: Distribución del esfuerzo propio a comprometer por los entes territoriales.

Relación de contratos de continuidad según Acuerdo 123 de 1999.

Acuerdo 123 de 1999 

Minutas de contratos.

Tablas (1, 2, 4 y 5).

NOTA: Los anexos 1 (Cronograma de recepción de contratos y responsables en el Ministerio de Salud), 2 (Certificación) y la tabla (Relación de contratos de continuidad Acuerdo 123 de febrero de 1999) pueden ser consultados en las oficinas del Ministerio de Salud.

N. del D.: Esta circular va dirigida a ARS, direcciones locales, distritales y departamentales de salud.

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