CIRCULAR EXTERNA 9 DE 1999 

(Marzo 9)

Asunto: Instrucciones sobre liquidación de contratos de régimen subsidiado.

La presente circular imparte instrucciones en relación con el procedimiento que deben adelantar tanto las entidades territoriales, como las ARS para efectuar la liquidación de los contratos de régimen subsidiado.

1. Consideraciones generales. Las entidades territoriales deberán proceder a la liquidación de los contratos de régimen subsidiado de conformidad con las normas vigentes sobre la materia. El tiempo para realizar este proceso es de 4 meses contados a partir de su vencimiento. Las entidades territoriales y administradoras del régimen subsidiado, deberán suscribir un acta de liquidación, por cada contrato efectuado, la cual será firmada por las partes intervinientes.

Teniendo en cuenta que en los contratos del régimen subsidiado, se comprometen recursos de carácter público destinados a la prestación de un servicio público esencial y fundamental y cuya ejecución se prolonga en el tiempo, se requiere que las entidades territoriales y administradoras del régimen subsidiado realicen el proceso en el menor tiempo posible y verifiquen que se haya dado estricto cumplimiento a todas las obligaciones de las partes. Es deber de las entidades territoriales velar por la buena utilización de estos recursos y en consecuencia, las administradoras del régimen subsidiado deberán reintegrar los recursos no ejecutados, con el fin de que puedan reutilizarse para el cumplimiento de los mismos fines.

Cada acta de liquidación original deberá reposar en la respectiva alcaldía con los soportes correspondientes. Las direcciones seccionales de salud deberán conservar copias de las mismas. En todo caso, si en el ejercicio de sus funciones el Ministerio de Salud o la Superintendencia Nacional de Salud, requieren conocer los soportes relacionados con la liquidación de estos contratos, deberán encontrarse a disposición por parte de las entidades territoriales.

En las actas deberá dejarse constancia expresa del número de personas aseguradas, modificaciones al contrato, cumplimiento de obligaciones, recursos ejecutados por fuente de financiación, recursos pagados, recursos a reintegrar y demás información relevante en la ejecución del contrato, de conformidad con los parámetros que se establecen en los numerales 2º y 3º de la presente circular y demás normas sobre la materia.

2. Liquidación de contratos que vencieron el 31 de marzo de 1998. Mediante la Circular Externa Conjunta MS 018 - SNS 074 del Ministerio de Salud y la Superintendencia Nacional de Salud se definieron los parámetros para liquidar los contratos que vencieron el 31 de marzo de 1998. Igualmente se estableció que las entidades territoriales debían remitir el informe de la liquidación de los contratos a más tardar el 15 de agosto de 1998. Algunos municipios del país a la fecha han incumplido con esta obligación básica para el seguimiento integral de los recursos del régimen subsidiado. Los que a la fecha no han cumplido, deberán remitir dichas actas a la mayor brevedad posible.

3. Liquidación de contratos que vencieron el 30 de septiembre de 1998. Se deberá proceder a la liquidación de los contratos cuyo vencimiento fue el 30 de septiembre de 1998, con base en los siguientes criterios:

a) Número de personas aseguradas. Para establecer el pago del aseguramiento por el número de personas afiliadas se debe dar estricto cumplimiento a lo previsto en el artículo 18 del Acuerdo 77 del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud que establece el manejo financiero del proceso de carnetización en el régimen subsidiado.

A los contratos que se iniciaron con posterioridad a la vigencia del Acuerdo 77 del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud, se les aplica en su integridad dicha norma para efectos de la liquidación. En consecuencia, una vez se haya vencido el plazo para efectuar la carnetización, (30 días después de iniciado el contrato) la entidad territorial sólo reconocerá a la administradora del régimen subsidiado los valores por concepto de la UPC-S a partir del momento en que el afiliado haya recibido su carné. Lo anterior sin perjuicio de la obligación que tenían las ARS de garantizar la prestación de los servicios de salud a las personas que hayan podido demandar servicios durante la ejecución del contrato.

El primer mes de ejecución del contrato se reconocerá totalmente por concepto de carnetización independientemente de que se haya efectuado durante ese período, siempre y cuando se haya garantizado la prestación de servicios del primer mes, a través de la suscripción de la póliza para enfermedades de alto costo y de la disponibilidad de su red, para lo cual debió hacer entrega efectiva de los respectivos listados de afiliados, dentro de los cinco días siguientes a la suscripción del contrato de régimen subsidiado. Esta situación podrá verificarse directamente en las instituciones prestadoras de servicios de salud que componen la red de la administradora del régimen subsidiado;

b) Liquidación de períodos anteriores. En el evento en que los contratos suscritos en el mes de diciembre de 1996, actualmente estén sin liquidar, deberá procederse a suscribir la respectiva acta, teniendo en cuenta los criterios definidos en la Circular Externa Conjunta MS 018 - SNS 074, hasta la vigencia del Acuerdo 77 del CNSSS ya que a partir de este momento deben liquidarse conforme a los literales a), c), d), e) y f) del numeral 3º de la presente circular;

c) Novedades en la ejecución del contrato. Se deberán tener en cuenta, las novedades ocurridas en la vigencia del contrato (ingresos o egresos de afiliados) de conformidad con el formato de reporte de novedades establecido en la Circular Externa Conjunta MS-018-SNS 074 y los reportes de novedades presentados por las ARS antes de la vigencia de dicha circular.

Es obligatorio precisar el número de afiliados asegurados realmente, para lo cual se deberá tener en cuenta las siguientes novedades:

Fallecimientos

Personas que pertenecen al régimen contributivo

Personas que perdieron su calidad de afiliados por uso fraudulento del carné.

Personas no incluidas en los listados suministrados por la entidad territorial.

Nacimientos.

Dobles afiliaciones que se hayan podido presentar;

d) Incrementos de la UPC-S. Las ARS, tienen derecho a recibir el valor de la UPC-S vigente durante la ejecución del contrato, como retribución por organizar y garantizar el POS-S. Por lo tanto, se deberá tener en cuenta el incremento de la unidad de pago por capitación subsidiada definida por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud para la vigencia 1998.

Es importante recordar que por decisión del CNSSS, la UPC-S para el año 1997, tuvo un incremento del 21.02% y en 1998 el incremento fue del 18.5%;

e) Actividades de promoción y prevención. A partir del 1º de enero de 1998, las ARS debieron acreditar ante las entidades territoriales las actividades de promoción y prevención realizadas con los respectivos costos durante la vigencia del contrato. Lo anterior, para garantizar que al finalizar el ejercicio contable anual, se pueda verificar la destinación del 10% de las UPC-S recibidas para promoción y prevención. En consecuencia, en el acta de liquidación se deberá consignar el monto de los recursos ejecutados en promoción y prevención invertidos por cada contrato que se liquida correspondiente al período enero - septiembre de 1998, al igual que el informe final de ejecución de dichas actividades, de acuerdo con el plan presentado por la administradora del régimen subsidiado, y

f) Plazo del contrato. El período de aseguramiento hace referencia al período por el cual se garantiza a los afiliados el acceso a los servicios del POS-S y las modificaciones sobre el plazo de ejecución del contrato. Si se realizaron modificaciones al contrato inicial con relación al período de aseguramiento, es necesario tenerlas en cuenta en el proceso de liquidación.

4. Entrega de las actas de liquidación de los contratos al Ministerio de Salud y devolución de los recursos liberados. Las copias de las actas de liquidación de los contratos que terminaron el 31 de marzo deberán ser remitidas a la subdirección del régimen subsidiado del Ministerio de Salud. El plazo para enviar las correspondientes a los contratos que vencieron el 30 de septiembre de 1998, es hasta el 30 de marzo de 1999. En cada acta de liquidación se deberá especificar, en el caso que existan saldos a favor de las entidades territoriales, la fuente de financiación, según corresponda a ICN (15 puntos), Fosyga, situado fiscal transformado y rentas cedidas (L. 344/96) o esfuerzo propio.

Cuando como producto de la liquidación de los contratos del régimen subsidiado se determine que existen saldos a favor de la entidad territorial, éstos obligatoriamente deberán desagregarse por fuente y liquidarse proporcionalmente a la participación que cada una tiene en la financiación de cada contrato y deberán consignarse por parte de las ARS en los fondos locales, distritales o seccionales de salud, según sea el caso.

Los recursos sobrantes de ICN, deberán incorporarse a los presupuestos de los municipios, con destino al régimen subsidiado de conformidad con el artículo 35 del Decreto 2680 de 1993. Los recursos sobrantes de transformación de situado fiscal se incorporarán al presupuesto de la entidad territorial que efectuó el pago y los recursos del Fosyga, se reintegrarán a la subcuenta de solidaridad del fondo de solidaridad y garantía. Todas las fuentes de financiación del régimen subsidiado conservarán su misma destinación.

Los recursos del Fosyga, deberán consignarse por parte de la entidad territorial a la subcuenta de solidaridad del Fosyga, en la cuenta denominada: “encargo fiduciario Fosyga-solidaridad” Nº 1326-9710537 del Banco de Colombia, o en la cuenta denominada: “consorcio fidusalud-subcuenta solidaridad” Nº 0530-01 1712-3 del Banco Caja Agraria.

Las fotocopias de los recibos de consignación tanto de los recursos de la entidad territorial como del Fosyga, deberán remitirse a la subdirección del régimen subsidiado del Ministerio de Salud, junto con la copia del acta de liquidación.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a los gobernadores, alcaldes, directores de salud departamentales, distritales y municipales, representantes legales de administradoras del régimen subsidiado (entidades promotoras de salud, cajas de compensación familiar y empresas solidarias de salud).

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