INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 16 DE 1999 

(Julio 16)

“Por medio de la cual se fija el procedimiento permanente a seguir para la evacuación de expedientes relacionados con la definición de situación jurídica de mercancías aprehendidas o en situación de abandono”.

1. Objetivo general. Con la aplicación de la presente instrucción se pretende establecer un procedimiento ágil para la evacuación de los expedientes relacionados con los procesos de definición de situación jurídica de mercancías aprehendidas o en situación de abandono, en vista de la emergencia encontrada en las administraciones del país, debido al número de expedientes pendientes por aperturar y por sustanciar, bien de la carga de trabajo existente en las divisiones de control aduanero, control tributario y aduanero y liquidación, o del resultado del cruce de información de los inventarios levantados a nivel nacional. Situación esta que impide la disposición total y rotación de las mercancías almacenadas en los diferentes depósitos, con el consecuente pago en exceso de bodegajes, deterioro, obsolescencia y cambio de las mercancías ubicadas en los diferentes depósitos.

2. Objetivos específicos.

2.1. Establecer los parámetros necesarios para la ejecución, desarrollo y evaluación de la presente instrucción.

2.2. Velar porque las distintas áreas o dependencias de la entidad reporten, informen y suministren la documentación necesaria para el desarrollo de la presente instrucción.

2.3. Verificar, validar, consolidar y depurar la información suministrada tanto por los depósitos y sociedades portuarias, como la existente en las divisiones.

2.4. Levantar, establecer y actualizar las cargas de trabajo existentes en las divisiones, referente a estos procesos.

2.5. Realizar el respectivo reconocimiento y avalúo de las mercancías objeto de esta instrucción.

2.6. Ejecutar el proceso investigativo correspondiente, a fin de evacuar los expedientes seleccionados y agilizar la disposición de las mercancías.

2.7. Comunicar los diferentes actos administrativos proferidos a las divisiones de comercialización o quien haga sus veces y a las demás divisiones competentes.

2.8. Efectuar los controles respectivos por parte de las subdirecciones de fiscalización aduanera y de comercialización a fin de que la ejecución y desarrollo de la presente instrucción conlleve al éxito esperado.

3. Fundamento legal

Decreto 1693 de 1997 

Decreto 1725 de 1997 

Resolución 3131 de 1997 

Decreto 2687 de 1991 

Decreto 1909 de 1992 

Decreto 1800 de 1994 

Decreto 1903 de 1994 

Resolución 371 de 1992 

Orden Administrativa Nº 004 de 1998

Orden Administrativa Nº 011 de 1994

Orden Administrativa Nº 013 de 1998

Orden Administrativa Nº 015 de 1998

Instrucción Administrativa 006 de 1998 

Memorando 432 de 1999, y las normas que lo modifiquen y/o adicionen 

4. Dependencias que intervienen. Para el desarrollo del presente programa las áreas comprometidas serán las siguientes:

4.1. Nivel central

—La subdirección de fiscalización aduanera

—La subdirección de comercialización, o

—Las dependencias que asuman dichas funciones

4.2. Nivel regional:

—Directores regionales.

—Divisiones de planeación.

—Divisiones financieras y administrativas.

—Divisiones de desarrollo humano.

—Divisiones de servicio de información, o

—Las dependencias que asuman dichas funciones

4.3. Administraciones especiales, locales y delegadas

—Administradores especiales, locales y delegados de aduanas y/o impuestos y aduanas nacionales.

—Divisiones de control aduanero, represión y penalización del contrabando.

—Divisiones de control tributario y aduanero.

—Divisiones de liquidación.

—Divisiones jurídicas.

—Divisiones técnicas.

—Divisiones de servicio al comercio exterior.

—Divisiones de comercialización, o quien haga sus veces, y

—Divisiones de documentación, o

—Las dependencias que asuman dichas funciones.

5. Parámetros de desarrollo del programa

—Para la evacuación de las cargas de trabajo de los procesos referidos, se deberá aplicar la normatividad y procedimientos legales vigentes.

—No se consideran recursos adicionales para el desarrollo de este programa, toda vez que deben estar contemplados en los presupuestos anuales de cada administración.

—La presente instrucción administrativa es de carácter permanente, con las adiciones, modificaciones y/o actualizaciones, siempre que sean necesarias.

—Los resultados obtenidos con la ejecución de este programa, harán parte de la gestión generada por las divisiones respectivas.

—Las mercancías objeto de la presente instrucción serán las correspondientes a:

1. Las resultantes del cruce de la información suministrada por los depósitos y sociedades portuarias en respuesta a los requerimientos ordinarios solicitados por la subdirección de fiscalización aduanera.

2. Las reportadas por la división respectiva en cuanto al régimen de viajeros (1 mes) y de provisiones a bordo para consumo (18 meses).

3. Las mercancías aprehendidas y en situación de abandono existentes con anterioridad a la presente instrucción y que no se les haya definido su situación jurídica, debido a que se encuentran pendientes de:

—Apertura de expedientes.

—Reconocimiento y avalúo de las mercancías.

—Sustanciación o iniciación de las investigaciones respectivas.

—Los administradores de aduanas, de impuestos y aduanas y los jefes de las divisiones comprometidas serán los responsables de la ejecución de la presente instrucción, a fin de lograr la evacuación de las cargas de trabajo existentes, así como la disposición de las mercancías.

—Una vez entre en vigencia el decreto que defina la parte funcional y organizacional de la dirección de impuestos y aduanas nacionales, el desarrollo de la presente instrucción deberá asumirse y continuarse por las dependencias que en desarrollo de sus funciones tengan que ver con el objetivo de esta instrucción administrativa.

6. Desarrollo del programa

6.1. Cobertura. Los insumos para el desarrollo de este programa estarán conformados por:

—Los expedientes con resoluciones de decomiso y abandono ejecutoriadas, y que a la fecha no han sido enviadas a las divisiones competentes.

—Los casos pendientes por apertura existentes en las divisiones, con anterioridad a la presente instrucción.

—Los expedientes generados de la depuración y cruce de la información suministrada por los depósitos y sociedades portuarias, mediante los requerimientos ordinarios enviados por la subdirección de fiscalización aduanera.

—Los expedientes que se encuentran a la fecha de la presente instrucción en proceso de sustanciación en las divisiones respectivas.

6.2. Asignación de recursos. Los directores regionales, administradores locales y delegados de las administraciones comprometidas, deberán coordinar con los respectivos jefes de las divisiones de: planeación, financiera y administrativa, servicio de información y desarrollo humano, control aduanero, control tributario y aduanero, liquidación, jurídica, documentación y comercialización, la asignación del potencial humano y recursos necesarios para el desarrollo del programa contenido en la presente instrucción.

Además se deberá contar con los funcionarios supernumerarios contratados para ejecutar labores del grupo COL, como recurso humano de apoyo para el cumplimiento de este programa.

6.3. Brigadas de trabajo. El cumplimiento de la presente instrucción, deberá realizarse mediante la conformación de grupos o brigadas de trabajo que permitan tanto el desarrollo de las etapas contenidas en la misma como las del proceso de definición de situación jurídica, de tal manera que se recorran secuencialmente cada una de ellas, evitando así desgastes administrativos, una mejor optimización del recurso humano y el factor tiempo, generando de esta manera la disposición ágil de las mercancías.

6.4. Etapas. Las etapas que se deberán recorrer son las siguientes:

6.4.1. Traslado de resoluciones de decomiso y abandono ejecutoriadas a las divisiones de comercialización o quien haga sus veces, y a las demás divisiones respectivas.

Las divisiones de control aduanero, control tributario y aduanero y liquidación deberán inventariar las resoluciones de decomiso y de abandono ejecutoriadas, que a la fecha de la presente instrucción, aún no han sido enviadas a las divisiones competentes.

Una vez realizado el inventario de estas resoluciones, según el formato anexo número uno (1), los jefes de las divisiones respectivas deberán enviar copia de las mismas a las divisiones competentes, a fin de efectuar la disposición de las mercancías, para las cuales ya se les ha definido la situación jurídica.

Dicha etapa deberá realizarse en un tiempo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la presente instrucción, y deberá enviarse copia del formato Nº 1 debidamente diligenciado a la subdirección de fiscalización aduanera, a fin de efectuar el consolidado nacional y remitirlo para lo de su competencia a la subdirección de comercialización.

6.4.2. Levantamiento de inventarios. Debido a la falta de control sobre las mercancías aprehendidas y en situación de abandono que se encuentran en los depósitos, se hace necesario el levantamiento de un inventario a nivel nacional, para determinar exactamente la cantidad de mercancías en tales condiciones y a su vez poder definir la situación jurídica de las mismas por parte de las divisiones competentes; de tal manera que la subdirección de comercialización pueda efectuar las respectivas diligencias de disposición de las mercancías que se encuentran en proceso de definición de situación jurídica y a favor de la Nación, contribuyendo a evitar el pago en exceso de bodegajes, deterioro, obsolescencia y cambio de las mismas; logrando además el incremento en el recaudo de las áreas respectivas.

Para efectuar el levantamiento de inventarios de expedientes, se deberán tener en cuenta los siguientes pasos:

6.4.2.1. Casos pendientes por apertura existentes en las divisiones

—Conforme al archivo existente en la división proceda a contabilizar los casos pendientes de apertura referentes a mercancías aprehendidas o en abandono, relaciónelos en los formatos correspondientes a los anexos dos (2) y tres (3) y remita copia de éstos a la subdirección de fiscalización aduanera.

—Una vez efectuado el inventario de los casos pendientes por apertura, se deberá proceder así:

—Realizar la apertura de todos los casos (aprehensión, abandono), atendiendo lo dispuesto en la Instrucción 006 de 1998.

—Una vez aperturados proceda a diligenciar la casilla “Nº de expediente” de los formatos dos (2) y tres (3), y remita nuevamente copia de estos formatos totalmente diligenciados a la subdirección de fiscalización aduanera.

Esta etapa deberá cumplirse así:

—Diez (10) días hábiles para relacionar los casos pendientes de apertura.

—Quince (15) días hábiles para la apertura de los expedientes.

6.4.2.2. Expedientes existentes en las divisiones

De acuerdo con los libros radicadores o bases de datos proceda a establecer el inventario total de expedientes (aprehensión y abandonos), y que hasta la fecha de la presente instrucción, están en las divisiones respectivas en proceso de definición de situación jurídica.

Para el efecto diligencie los formatos correspondientes a los anexos números cuatro (4) y cinco (5), y envíe las respectivas copias a la subdirección de fiscalización aduanera, en un tiempo no superior a diez (10) días hábiles.

6.4.3. Cruce y apertura de nuevos expedientes. Con la información suministrada por los depósitos y las sociedades portuarias, en respuesta a los requerimientos ordinarios enviados por la subdirección de fiscalización aduanera, la cual debió ser remitida a las divisiones de control aduanero y/o a las de control y tributario y aduanero de la administración correspondiente donde se encuentre ubicada la mercancía, proceda a:

—Verificar que la totalidad de los depósitos y sociedades portuarias que hayan sido requeridos, efectivamente dieron respuesta. En caso contrario deberá informarse a la subdirección de fiscalización aduanera.

—Clasificar por depósito y por proceso (aprehensión, abandono), la información contenida en los formatos números uno (1), dos (2), tres (3) y cuatro (4) del requerimiento ordinario, el cual corresponde al anexo seis (6).

—Una vez realizado el ejercicio anterior proceda efectuar el cruce y depuración respectiva partiendo de la información contenida en:

• El inventario total de expedientes existentes en la división, ver anexos dos (2), tres (3), cuatro (4) y cinco (5) y el anexo uno (1) correspondiente a las resoluciones de decomiso y abandono ejecutoriadas.

• La información consignada en los formatos de los requerimientos ordinarios, y

• La información con que cuenta la división que le permita determinar el estado de las cargas de trabajo, bien sea a través de libros radicadores o base de datos.

—Efectuado dicho cruce establezca el total real de mercancías existentes en los depósitos o sociedades portuarias y que no figuran en ninguno de los procesos de las respectivas divisiones. Diligencie los formatos correspondientes a los anexos siete (7) y ocho (8) y remita copia de estos a la subdirección de fiscalización.

Del resultado de este cruce de información pueden generarse inconsistencias tales como mercancías que no se encuentran ni en proceso de investigación, ni en casos pendientes por apertura, en tales situaciones, deberá justificarse la existencia de dichas mercancías y proceder a definir la situación jurídica de las mismas. Ver numeral 6.4.2.1.

6.4.4. Criterios de selección. Seleccione los expedientes teniendo en cuenta los criterios que se relacionan a continuación, y prosiga con el orden de las etapas, pero siempre tratando de evacuar estos primero. No quiere decir lo anterior que el resto de expedientes no estén incluidos en la presente instrucción.

—Las aprehensiones o abandonos en cuyo caso el implicado, haya presentado las declaraciones de legalización.

—Las aprehensiones pendientes por verificar la legalidad de los documentos aportados (por la no certificación de las declaraciones de importación respectivas, entre otros documentos).

—Las mercancías que se encuentran a disposición de la DIAN desde hace más de un (1).

—Las mercancías que por restricciones legales o administrativas no sea posible su legalización, tales como vehículos, textiles, licores, cigarrillos, juguetes bélicos, entre otros.

—Los valores de las mercancías existentes más representativos, en lo posible teniendo en cuenta el valor del DIM, en razón a los altos costos de bodegaje.

—Que su titular, declarante, consignatario o propietario no hubiere mostrado interés alguno en su recuperación.

—Las mercancías de carácter perecedero, que requieran de condiciones especiales para su conservación y que corran el riesgo de deterioro o de causar daños a otros bienes depositados.

Una vez seleccionados los expedientes, deberá resaltarse la fila correspondiente a dichos expedientes en los anexos dos (2), tres (3), cuatro (4), cinco (5), siete (7) y ocho (8), envíe copia de ello a la subdirección de fiscalización aduanera.

Posteriormente, deberá determinarse cuales de ellos están pendientes por reconocimiento y avalúo; en tal caso el paso a seguir deberá ser el siguiente:

6.4.5. Reconocimiento de la mercancía

—Conformar grupos de expedientes cuyas mercancías se encuentren almacenadas en el mismo lugar (depósito).

—Informar por escrito a los depósitos con mínimo dos (2) días de anticipación, acerca de la diligencia de reconocimiento y avalúo de mercancías, con el fin de que dispongan de todo lo necesario para llevarla a cabo dentro de la oportunidad prevista.

—Contar con un mínimo de dos (2) funcionarios avaluadores, los cuales deberán estar presentes en el momento de realizar el respectivo inventario.

—En la diligencia del reconocimiento y avalúo de las mercancías en situación de abandono, deberá estar presente un funcionario de la división de comercialización o quien haga sus veces, a fin de efectuar el acta de inspección de mercancías para los trámites de disposición pertinentes.

—Si como resultado de la diligencia de reconocimiento y avalúo se encuentran mercancías de restricción para almacenamiento tales como: armas, municiones, obras de arte o antigüedades originales, derechos de autor, propiedad intelectual partes del cuerpo humano, elementos precursores , entre otros, se deberá informar al jefe de la división de control aduanero por escrito, y éste a su vez a la división de comercialización, a fin de coordinar la entrega de esta mercancías a la autoridad competente. Aclarando que el proceso de definición de situación jurídica de mercancías seguirá el trámite normal.

—Proferir el auto de reconocimiento y avalúo, comisionando a los funcionarios que realizarán dicha diligencia; para tal fin deberá usarse el formato de auto y acta de reconocimiento y avalúo homologado Nº 95.006.98. Ver anexo nueve (9).

6.4.6. Avalúo de las mercancías. Una vez reconocidas las mercancías se procederá a su avalúo, diligenciando las casillas correspondientes al auto y acta de reconocimiento y avalúo, ver anexo nueve (9), para lo cual deberá tener en cuenta, entre otros los siguientes aspectos:

—Asignar el valor en forma individual por cada ítem de la mercancía.

—Para el avalúo de mercancías, el funcionario podrá recurrir a todas las fuentes disponibles que le permitan determinar el precio de la mercancía acorde con la normatividad vigente para el efecto; entre ellas se podrá recurrir a la base de datos, diseñada por la subdirección de comercialización y que se encuentra en las respectivas divisiones de comercialización o quien haga sus veces.

Es importante resaltar la trascendencia del avalúo, y en consecuencia la responsabilidad del funcionario, por el efecto que el precio fijado tendría en las posibles investigaciones cambiarias y/o penalización del contrabando. Por lo anteriormente expuesto, el funcionario deberá ser lo más objetivo, cuidadoso y diligente posible en la fijación de estos precios.

La división de comercialización o quien haga sus veces, deberá aportar a las divisiones respectivas, la relación de mercancías ingresadas al depósito, sin definir la situación jurídica, con el número de DIM y el número del acta de aprehensión si la tiene; de todos los depósitos. Igualmente, se comprometerán a enviar copias del documento de ingreso en aquellas ciudades en las que no funcione aún el sistema ADA. Para las administraciones en las que ya esté instalado se habilitará una pantalla de consulta del mencionado sistema en las dependencias respectivas.

Las divisiones de control aduanero, deberán enviar la copia de los DIM represados a las divisiones de comercialización o quien haga sus veces.

Una vez realizada la diligencia de reconocimiento y avalúo, verifique que ésta coincida con el DIM y su respectiva acta de inventario principalmente en lo que se refiere a la descripción de la mercancía, cantidad, estado, peso, entre otras; en caso de existir alguna inconsistencia deberá informarse a la división de comercialización para que conjuntamente con las divisiones respectivas se aclare y se verifique el inventario cuando sea el caso, a fin de evitar pliegos y/o resoluciones aclaratorias.

En caso de que la mercancía objeto del reconocimiento y avalúo, haya sido trasladada de un depósito a otro, se deberá establecer el documento de ingreso de la almacenadora de llegada, en coordinación con la división de comercialización y el depósito en el cual se encuentra actualmente la mercancía.

Si una vez realizado el reconocimiento y avalúo se detectan faltantes o cambios de mercancías, deberá informar a la subdirección de comercialización para efectuar los reclamos pertinentes y/o solicitar las correcciones del DIM respectivo.

En caso de que no se encuentren expedientes con los criterios mencionados, proceda a efectuar el reconocimiento y avalúo para el resto de los expedientes.

Esta etapa deberá desarrollarse en un plazo máximo de un mes (1), sin embargo en aquellas administraciones que por sus cargas de trabajo requieran de un término adicional para la realización de esta diligencia, deberán informarlo con la suficiente antelación a la subdirección de fiscalización aduanera.

De cualquier modo, el término adicional no podrá ser superior a dos (2) meses.

6.4.7. Definición de situación jurídica. Una vez seleccionados los expedientes, realizadas las diligencias de reconocimiento y avalúo y culminadas las investigaciones preliminares respectivas; proceda a proferir los actos administrativos pertinentes (pliegos de cargos, resoluciones de entrega, rescate y entrega, resoluciones de abandono, resoluciones de decomiso, autos de archivo, entre otros).

Si los expedientes seleccionados requieren de la certificación de las declaraciones de importación de otras administraciones, deberá informarse a la subdirección de fiscalización anexando copia del oficio de solicitud respectiva, a fin de que por este conducto se requiera nuevamente a la administración.

6.4.7.1. Definición de situación jurídica de mercancías en abandono y en especial al contenido de las resoluciones respectivas.

Al respecto tenga en cuenta los siguientes aspectos:

—Para las resoluciones de abandono, se deberán conformar grupos de veinte (20) expedientes, con el fin de que sean evacuados dentro de una misma resolución de abandono, salvo que se trate de mercancías tales como vehículos, naves o aeronaves, en cuyo caso, se deberán elaborar resoluciones individuales.

—En dichas resoluciones, cada interesado deberá ser identificado en forma individual; utilizando para ello artículos independientes, según se indica en el “modelo de resolución masiva de abandono” anexo Nº 10, sin perjuicio de incluir en ella las demás consideraciones que cada división estime pertinentes.

—La notificación de la resolución masiva, deberá igualmente realizarse en forma individual, es decir notificarse para cada uno de los interesados.

—La descripción de las mercancías objeto de declaratoria de abandono deberá quedar consignada en forma detallada precisa y concisa, de tal manera que permita identificarla y particularizarla, anotando en los casos en que se requieran, los elementos descriptores mínimos necesarios, tales como: modelo, marca, seriales, así como la cantidad y peso de las mismas, facilitando así la disposición de las mercancías por el área competente.

—Se deberá asignar el valor en forma individual por cada ítem, así mismo deberá subtotalizarse el valor por cada propietario y a la vez totalizar el valor de la resolución de abandono.

—Relacionar los números y fecha de los documentos de transporte, número de y fecha del manifiesto y fecha de llegada de la mercancía.

—En las resoluciones que declaren el abandono, de vehículos, naves y aeronaves, deberá ordenarse la cancelación de las matrículas pendientes ante el tránsito municipal o departamental, así como también la cancelación de las mismas en el caso de las naves y aeronaves ante la aeronáutica y la DIMAR, respectivamente.

6.4.7.2. Definición de situación jurídica de las mercancías aprehendidas. Al respecto, se deberán tener en cuenta los siguientes aspectos:

—No serán objeto de evacuación masiva los expedientes que definen de situación jurídica de mercancías aprehendidas; por lo tanto, deberán elaborarse pliegos de cargos y/o resoluciones y demás actos administrativos en forma individual, con el cumplimiento de las formalidades correspondientes.

—En estos actos administrativos (Pliegos de cargos, resoluciones de decomiso, entre otros), deberán enunciarse: numero y fecha del acta de aprehensión, número y fecha del DIM, nombre del depósito, descripción de la mercancía, (la que debe coincidir con la relacionada en el DIM), nombre de la almacenadora o depósito donde está ubicada la mercancía, cantidad y valor, entre otros aspectos y en la parte resolutiva el responsable del pago de bodegajes con sus respectivas aclaratorias sobre su pago.

—A manera de ilustración, se anexa el modelo de la “resolución de decomiso”, suministrado por los funcionarios del grupo gestor aduanero, ver anexo Nº 11.

El cumplimiento de los diferentes actos administrativos que definen la situación jurídica de estas mercancías, deberá realizarse dentro de los términos establecidos por las normas vigentes.

En caso de interponerse recurso de reconsideración, por parte de alguno de los interesados, éste procederá en los términos y condiciones previstos por la ley, y se surtirá únicamente en relación con quien (es) lo interpusiere(n).

Cuando se profieran las resoluciones de rescate y entrega, en las respectivas resoluciones deberá agregarse un artículo que diga: “En caso de presentarse legalización por parte del interesado, el valor del bodegaje causado será cancelado por el interesado a la almacenadora, de acuerdo con el artículo 1° del Decreto 1903 de 1994.

6.4.7.3. Definición de situación jurídica de mercancías para sobrantes y/o mal ingresadas. En condiciones óptimas la mercancía aprehendida o ingresada deberá ser igual a la escrita en la resolución que define la situación jurídica, e igual a la existente físicamente.

No obstante en la práctica y al momento de la disposición de las mercancías pueden presentarsen las siguientes inconsistencias:

Caso 1: La cantidad de la mercancía físicamente es superior a la cantidad relacionada en el DIM y en la respectiva resolución.

Caso 2: La cantidad de la mercancía relacionada en la resolución y la verificada físicamente, es superior a la contenida en el DIM.

Caso 3: La cantidad de mercancía contenida en el DIM y la cantidad física de la misma es superior a la contenida en la resolución.

Teniendo en cuenta la situación presentada en cada caso, se deberá efectuar el siguiente procedimiento.

Caso 1:

—La división de comercialización, o que haga sus veces, deberá elaborar la relación de los sobrantes. La almacenadora deberá elaborar el nuevo DIM, y la división de control aduanero procederá a aperturar el expediente para estos sobrantes que aún están pendientes por definir su situación jurídica.

Caso 2:

—La división de comercialización deberá elaborar la relación de mercancías sobrantes. La almacenadora diligenciará el DIM y la división de comercialización o quien haga sus veces dispondrá de las mercancías con base en los nuevos DIM y la correspondiente resolución.

Caso 3:

—La división de comercialización deberá solicitar corrección de la resolución, y la división control aduanero deberá proferir resolución aclaratoria del acto que definió la situación jurídica, incrementando la cantidad de las mercancías no registradas inicialmente.

En la definición de situación jurídica de mercancías (abandono, aprehensión), de vehículos, naves o aeronaves, se deberá proceder de la siguiente manera:

Si son vehículos reportados como hurtados por los Gobiernos de Venezuela y Ecuador y para evitar el pago en exceso de bodegajes por vehículos con restricciones de dominio y de los cuales no se puede disponer; proceda a verificar con la división de investigaciones especiales de la subdirección de fiscalización aduanera, sobre la relación de vehículos reportados como robados, o hurtados, aprehendidos, decomisados y abandonados, para lo cual se deberán tomar las respectivas improntas del chasis y motor y las características del vehículo, tales como el tipo, marca, modelo, placa y todos aquellos que se consideren como importantes en el reconocimiento de estos, avalando dicha información con la contenida en la ficha técnica, de los vehículos existentes en los diferentes depósitos.

7. Control a la evacuación de expedientes. La subdirección de fiscalización aduanera y la subdirección de comercialización, efectuarán el seguimiento pertinente tendiente al cumplimiento efectivo de la presente instrucción, a través de:

—Los diferentes formatos diseñados y anexos a la presente instrucción, los cuales permitirán establecer el inventario real de cargas de trabajo (casos pendientes por apertura, expedientes existentes en la división, los expedientes nuevos resultantes del cruce de información y los reconocimientos y avalúos).

La presente instrucción, así como sus anexos, se remitirán a cada administración en disquete con el fin de que se conforme una base de datos de tal forma que se facilite la ampliación de las casillas respectivas y los cruces de información.

Se aclara que la estructura del formato es inmodificable y deberá ir firmada por el jefe de las división respectiva.

—Los cruces resultantes de la información suministrada por los depósitos con la información existentes en las divisiones respectivas.

—A través de los informes reportados en el SEGG (formatos 7776, 7777, 7778, 7779, 7780, 7781, 7782 y 7783).

—Es importante aclarar que a través de los formatos SEGG correspondientes al área, se registran tanto los actos administrativos como los expedientes evacuados en un período dado, sin embargo esta información no permite particularizar cuales corresponden al desarrollo de la presente instrucción; por ende se hace necesario el diligenciamiento de los formatos diseñados, a fin de llevar un efectivo control del cumplimiento a la misma.

—Durante los diez (10) primeros días de cada mes, los jefes de las divisiones respectivas deberán reportar a la subdirección de fiscalización, la relación de los expedientes a los cuales se les haya proferido el acto administrativo respectivo durante el mes anterior; utilizando para ello las copias de los anexos dos (2), tres (3), cuatro (4) y cinco (5), siete (7) y ocho (8), ya diligenciados en las etapas anteriores; agregando adicionalmente la información de las casillas correspondientes a: “actos administrativos definitivos”, “número del acto” y “fecha del acto”. Evitando así que las divisiones tengan que diligenciar nuevamente toda la información relacionada con los expedientes evacuados.

Es pertinente aclarar que el desarrollo y ejecución de la presente instrucción será objeto de supervisión y control en las diferentes administraciones. Así mismo, es importante resaltar el debido y adecuado diligenciamiento de los anexos, toda vez que ello permitirá establecer la efectividad de la presente instrucción.

La subdirección de comercialización controlará mensualmente la disposición de las mercancías cuya situación jurídica hubiere sido definida, con la información resultante del consolidado nacional que le suministre la subdirección de fiscalización aduanera, partiendo de la información consignada por las diferentes divisiones en los formatos anexos a la presente instrucción.

Debido a que por las cargas de trabajo se requiera de un término adicional para el desarrollo de esta instrucción, deberá informarse con la suficiente antelación a la subdirección de fiscalización aduanera indicando la justificación y el término necesario.

La presente instrucción administrativa rige a partir de la fecha de su publicación.

Comuníquese y cúmplase.

Dada en Santafé de Bogotá, D.C., a 16 de julio de 1999.

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