INSTRUCTIVO 11 DE 1999 

(Septiembre 23)

Ref.: Instructivo para la supresión de obligaciones y derechos recíprocos entre entidades del orden nacional por concepto de cuotas partes pensionales, de conformidad con las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación y el Decreto 1404 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, aplicables a las entidades públicas del nivel nacional que deban pagar cuotas partes en virtud de la Ley 33 de 1985 y demás disposiciones aplicables.

1. Justificación

Este despacho se permite desarrollar el presente instructivo, con el fin de definir a las entidades públicas del orden nacional el procedimiento contable, que hace viable lo dispuesto en el Decreto 1404 de julio 28 de 1999, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 490 de 1998, en cuanto a eliminar las partidas recíprocas relacionadas con cuotas partes sobre pensiones causadas con anterioridad al 1º de abril de 1994.

2. Objetivos

2.1. General. Garantizar que los valores causados con anterioridad al 1º de abril de 1994 por concepto de cuotas partes pensionales, entre entidades del orden nacional, se eliminen en la información contable a 30 de septiembre de 1999, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 4º, literales a) y b) del Decreto 1404 de 1999, de conformidad con un procedimiento homogéneo y consistente contablemente para las entidades públicas del nivel nacional afectadas.

2.2. Específicos

2.2.1. Dar las pautas generales para la eliminación de los derechos por cobrar y las obligaciones por pagar recíprocas, por concepto de cuotas partes sobre pensiones causadas antes del 1º de abril de 1994.

2.2.2. Precisar la información que contendrán las notas a la información contable a 30 de septiembre de 1999, definidas en el inciso 4º del artículo 4º del Decreto 1404 de 1999.

2.2.3. Garantizar la razonabilidad del pasivo pensional que se obtenga para el consolidado de la Nación a partir de la información contable con corte a 30 de septiembre de 1999.

3. Marco conceptual de referencia

Operación recíproca. Se denomina así, la transacción financiera que se realice entre diferentes entes públicos por conceptos que pueden estar asociados con activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos o costos, cualesquiera sea el nivel y sector al que pertenezcan (plan general de contabilidad pública, numeral 6.2.3.3.3. Instrucciones para el correcto diligenciamiento del modelo CGN-96-002 denominado saldos de operaciones recíprocas).

Cuotas partes de pensiones. La cuota parte de pensión, corresponde al monto con el cual está obligada a participar una entidad en relación con sus afiliados, que han sido pensionados por otra entidad, con la finalidad de reconocer el tiempo servido y cotizado a la entidad que reconoce la pensión. (plan general de contabilidad pública, numeral 6.2.2.2.2.1. Instrucciones para el reconocimiento y registro de los pasivos pensionales).

Información de referencia. Se considera como tal la presentada a la Contaduría General de la Nación con corte a 31 de diciembre de 1998.

4. Procedimiento para la eliminación de operaciones

Para efectos de suprimir las obligaciones recíprocas existentes entre entidades del orden nacional por concepto de cuotas partes por pensiones, causadas con anterioridad al 1º de abril de 1994, de que trata el Decreto 1404 de 1999, dichas entidades procederán así:

4.1. Eliminación de las obligaciones por cuotas partes de pensiones-subcuenta 249004. Con base en la información de referencia, las entidades deben establecer las obligaciones que existían por pagar y a favor de entidades públicas del orden nacional por concepto de cuotas partes sobre pensiones causadas antes del 1º de abril de 1994 para proceder a su eliminación mediante el siguiente registro:

CódigoCuentasDébitosCréditos
2Pasivo  
24Cuentas por pagar  
2490Otras cuentas por pagar  
249004Cuotas partes de pensionesXXX 
48Otros ingresos  
4810Extraordinarios  
481029Cuotas partes de pensionesXXX 

4.2. Eliminación de los derechos por cuotas partes de pensiones-subcuenta 147008. Con base en la información contable de referencia, la entidad debe establecer los derechos que existían por cobrar y a cargo de entidades públicas del orden nacional por concepto de cuotas partes sobre pensiones causadas antes del 1º de abril de 1994 para proceder a su eliminación mediante el siguiente registro:

CódigoCuentasDébitosCréditos
51Gastos  
5105Servicios personales  
510527Cuotas partes pensiones de jubilaciónXXX 
o   
52Gastos  
5205de operación  
520527Cuotas partes pensiones de jubilaciónXXX 
14Deudores  
1470Otros deudores  
147008Cuotas partes de pensionesXXX 

De conformidad con el inciso 5º del precitado artículo 4º del Decreto 1404, en lo sucesivo las entidades públicas del orden nacional no deberán registrar en su contabilidad, obligaciones o derechos por concepto de cuotas partes sobre pensiones causadas con anterioridad al 1º de abril de 1994, a favor o a cargo de otras entidades públicas del orden nacional. En consecuencia, la entidad que reconoció la pensión asumirá la totalidad del pasivo correspondiente.

No está de más recordar que, a efecto de esta supresión, no es necesario que las obligaciones y derechos estén reconocidos o revelados en la información contable de las dos (2) entidades, acreedora y deudora, del nivel nacional; es suficiente que exista registrado el derecho o la obligación en una de tales entidades públicas.

En relación con la Caja Nacional de Previsión Social le corresponderá, a dicha entidad, reconocer las cuotas partes pensionales como administradora del régimen de prima media, de acuerdo con la Ley 100 de 1993, las cuales serán pagadas a través del fondo de pensiones públicas, Fopep, así como efectuar el cobro de las mismas cuando existan a su favor. Para el efecto, se procederá de conformidad con el artículo 5º del Decreto 1404 y la norma general de pensiones expedida por la Contaduría General de la Nación.

4.3. Notas a los estados contables. La información a 30 de septiembre de 1999, deberá estar acompañada de las notas que revelen las situaciones particulares de las subcuentas habilitadas para el registro de las cuotas partes de pensiones. En todo caso, debe considerarse en cada una de ellas, por lo menos la siguiente información:

4.3.1. Efecto de la supresión de cuotas partes eliminadas a 30 de septiembre de 1999

• Valor de los derechos recíprocos eliminados.

• Valor de las obligaciones recíprocas eliminadas.

• Relación de entidades con las cuales tenían constituidos derechos u obligaciones recíprocas, con indicación expresa de su monto.

• Registros contables indicando las subcuentas afectadas en el proceso de eliminación.

4.3.2. Detalle de cuotas partes sobre pensiones causadas con posterioridad al 1º de abril de 1994

• Valor de los derechos causados.

• Valor de las obligaciones causadas.

• Relación de entidades con las cuales se tienen constituidos derechos u obligaciones con indicación expresa de su monto.

• Registros contables indicando las subcuentas afectadas.

En lo sucesivo esta información debe ser reportada junto con la información trimestral que es remitida periódicamente a la Contaduría General de la Nación.

5. Vigencia

El presente Instructivo rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial y será aplicado por las entidades del orden nacional que en virtud de la Ley 33 de 1985 y demás disposiciones aplicables deban pagar cuotas partes pensionales.

N. del D.: El presente instructivo va dirigido a representantes legales, jefes de áreas financieras, jefes de control interno, jefes de contabilidad de las entidades de orden nacional.

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