RESOLUCIÓN ORGÁNICA 4998 DE 1999

 

RESOLUCIÓN ORGÁNICA 4998 DE 1999 

(Diciembre 22)

“Por la cual se reglamenta la rendición de cuenta y su revisión y se unifica la información que se presenta a la Contraloría General de la República”.

El Contralor General de la República,

en uso de sus atribuciones constitucionales, legales, y

CONSIDERANDO:

Que los numerales 1º y 2º del artículo 268 de la Constitución Política, establecen que es función del Contralor General de la República prescribir los métodos y la forma de rendir cuentas los responsables del manejo de fondos o bienes de la Nación e indicar los criterios de evaluación financiera, operativa y de resultado que deberán seguirse para revisar y fenecer las cuentas que deben llevar los responsables del erario y determinar el grado de eficiencia, eficacia y economía con que hayan obrado;

Que el numeral 3º del artículo 268 de la Constitución Política, prescribe que es atribución del Contralor General de la República llevar un registro de la deuda pública de la Nación y de las entidades territoriales;

Que los numerales 4º y 11 del artículo 268 de la Constitución Política, prescriben que son atribuciones del Contralor General de la República: exigir informes sobre su gestión fiscal a los empleados oficiales de cualquier orden y a toda persona o entidad pública o privada que administre fondos o bienes de la Nación; y presentar informes al Congreso y al Presidente de la República sobre el cumplimiento de sus funciones y certificación sobre la situación de las finanzas del Estado, de acuerdo con la ley;

Que el numeral 6º del artículo 268 de la Carta Política establece que es función del Contralor General de la República conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno de las entidades y organismos del Estado;

Que el numeral 12 del artículo 268 de la Constitución Política establece que es función del Contralor General de la República dictar normas generales para armonizar los sistemas de control fiscal de todas las entidades públicas del orden nacional y territorial;

Que, según el inciso final del artículo 268 de la Carta Política, y en concordancia con el numeral 2º del artículo 178 de la misma, a la Contraloría General de la República le corresponde presentar a la Cámara de Representantes para su examen y fenecimiento la cuenta general del presupuesto y del tesoro y certificar el balance de la hacienda presentado al Congreso por el contador general;

Que, según el artículo 354 de la Carta Política, es competencia de la Contraloría General de la República llevar la contabilidad referente a la ejecución del Presupuesto General de la Nación y la consolidación de ésta con la de sus entidades descentralizadas territorialmente o por servicios, cualquiera que sea el orden a que pertenezcan;

Que el artículo 16 de la Ley 42 de 1993, estableció que el Contralor General de la República determinará las personas obligadas a rendir cuentas y prescribirá los métodos, formas y plazos para ello.

No obstante lo anterior, cada entidad conformará una sola cuenta que será remitida por el jefe del organismo respectivo a la Contraloría General de la República;

Que el inciso segundo del artículo 36 de la Ley 42 de 1993 ordena que para configurar la cuenta del tesoro se observarán, entre otros, los siguientes factores: la totalidad de los saldos, flujos y movimientos del efectivo, de los derechos y obligaciones corrientes y de los ingresos y gastos devengados como consecuencia de la ejecución presupuestal;

Que el artículo 41 de la Ley 42 de 1993 facultó a la Contraloría General de la República para certificar la situación de las finanzas del Estado y rendir el respectivo informe al Congreso y al Presidente de la República, y le señaló los factores e indicadores que se deben tener en cuenta;

Que para los efectos contemplados en el considerando anterior, el parágrafo segundo del artículo 41 de la Ley 42 de 1993 establece que el Contralor General de la República prescribirá las normas de forzoso cumplimiento en esta materia y señalará quiénes son las personas obligadas a producir, procesar, consolidar y remitir la información requerida y la oportunidad para ello;

Que el inciso segundo del artículo 42 de la Ley 42 de 1993 dispone que las normas expedidas por la Contraloría General de la República, en cuanto a estadística fiscal del Estado se refiere, serán aplicadas por todas las oficinas de estadística nacionales y territoriales y sus correspondientes entidades descentralizadas;

Que el artículo 43 de la Ley 42 de 1993 ordena que todo documento constitutivo de deuda pública deberá someterse a la refrendación del Contralor General de la República;

Que el Capítulo V del Título II de la Ley 42 de 1993 establece las sanciones y multas a que se hacen acreedores los servidores públicos y particulares que manejen fondos o bienes públicos;

Que el inciso segundo del artículo 62 de la Ley 179 de 1994 establece que corresponde a la Contraloría General de la República ejercer control fiscal posterior a las reservas presupuestales, mientras dure el período de desmonte gradual de las mismas;

Que el inciso 6º del artículo 272 de la Constitución Política, establece que los contralores departamentales, distritales y municipales, ejercerán en el ámbito de su jurisdicción, las funciones atribuidas en el artículo 268 ibídem al Contralor General de la República;

Que la expedición de la Ley 298 de 1996, mediante la cual se desarrolla el artículo 354 de la Constitución Política y se crea la Contaduría General de la Nación, hace necesario que la Contraloría General de la República adecue los tipos de reporte contables a la estructura de cuentas establecida en el plan general de contabilidad pública;

Que el inciso 3º del artículo 9º de la Ley 358 de 1997, estableció que las corporaciones públicas y las contralorías territoriales deberán vigilar el cumplimiento de los planes de desempeño. La Contraloría General de la República podrá coordinar y controlar el ejercicio de esta función con las contralorías del orden territorial;

Que en concordancia con los artículos 18 y 32 de la Ley 60 de 1993 y Sentencia C-403 de junio 29 de 1999 de la honorable Corte Constitucional, se estableció la prevalencia y concurrencia de la Contraloría General de la República con las contralorías territoriales en la vigilancia de los recursos transferidos por la Nación a cualquier título a los entes territoriales (recursos exógenos);

Que la Corte Constitucional en Sentencia C-373 de 1997, estableció “que la articulación de los intereses nacionales y de los intereses de las entidades territoriales puede dar lugar a la coexistencia de las competencias paralelas, que serán ejercidas independientemente en sus propios campos, o a un sistema de competencias compartidas, que se ejercerán de manera armónica”. Fundamento del control prevalente y concurrente;

Que el artículo 26 de la Ley 42 de 1993, faculta a la Contraloría General de la República, para ejercer control posterior en forma excepcional, sobre las cuentas de cualquier entidad territorial, sin perjuicio del control que les corresponde a las contralorías departamentales, distritales y municipales, en los casos expresamente contemplados en la ley;

Que el capítulo V del título II de la Ley 42 de 1993, reglamenta el régimen de sanciones y faculta a los contralores para su imposición, cuando haya lugar, en el ejercicio de la vigilancia y control de la gestión fiscal de la administración pública o particulares cuando manejen fondos o bienes públicos, señalando sus causales, forma y monto de las mismas,

RESUELVE:

TÍTULO I

Del ámbito de aplicación

ART. 1º—Ámbito de aplicación. La presente resolución se aplica a todas las entidades del orden nacional y particulares que administren y/o manejen fondos, bienes y/o recursos públicos en sus diferentes y sucesivas etapas de recaudo o percepción, conservación, adquisición, enajenación, gasto, inversión y disposición, que estén sometidos a la vigilancia y control fiscal de la Contraloría General de la República, por disposición constitucional y legal.

Adicionalmente con lo descrito en el inciso anterior, los organismos de control fiscal de los distintos órdenes territoriales, las entidades descentralizadas territorialmente y por servicios, de cualquier orden, los órganos creados por la Constitución y la ley que tienen régimen especial, o cuando alguna de las anteriores sea su garante o codeudora y el Banco de la República en lo pertinente a los recursos del Estado administrados o en fiducia, deberán suministrar información a la Contraloría General de la República, según lo normado en el título III de la presente resolución.

TÍTULO II

De la rendición de cuenta de todo funcionario de la administración pública o particulares que administren recursos públicos y su revisión

CAPÍTULO I

De la cuenta y la rendición

ART. 2º—Cuenta. Es el informe soportado legal, técnica, financiera y contablemente de las operaciones realizadas por los responsables del erario, sobre un período determinado.

ART. 3º—Rendición de cuenta. Es el deber legal y ético que tiene todo funcionario o persona de responder e informar por la administración, manejo y rendimientos de fondos, bienes y/o recursos públicos asignados y los resultados en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido.

PAR.—Para efecto de la presente resolución se entiende por responder, aquella obligación que tiene todo funcionario público y persona que administre y/o maneje fondos, bienes y/o recursos públicos, de asumir la responsabilidad que se derive de su gestión fiscal.

Así mismo, se entenderá por informar la acción de comunicar a la Contraloría General de la República, sobre la gestión fiscal desplegada con los fondos, bienes y/o recursos públicos y sus resultados.

CAPÍTULO II

De los responsables

ART. 4º—Responsables de rendir cuenta. Son responsables de rendir cuenta todos los funcionarios públicos y particulares que administren y/o manejen fondos, bienes y/o recursos públicos. La información sobre la gestión financiera, operativa y de resultados, deberá ser firmada por los representantes legales, jefes de entidades, directores, gerentes, rectores de establecimientos educativos y demás sujetos de que trata el inciso primero (1º) del artículo primero (1º) de la presente resolución.

PAR.—Sin perjuicio de los términos establecidos en el artículo séptimo (7º) y del contenido estipulado en el capítulo IV del título I de la presente resolución, cuando los responsables de rendir cuenta culminen su gestión fiscal, tendrán la obligación de presentar un informe, dentro del mes siguiente a la terminación de su labor, a la Contraloría General de la República donde se especifique: cumplimiento de metas, nivel de calidad del bien o servicio que prestó, estado y análisis de la situación financiera y la comparación entre el posicionamiento en que encontró la entidad y como la entrega.

CAPÍTULO III

De la forma, período y términos

ART. 5º—Forma. Las entidades públicas del orden nacional sujetas a la vigilancia y control fiscal por la Contraloría General de la República, a través de los responsables de que trata el artículo anterior, presentarán un informe anual consolidado por entidad, sobre su gestión financiera, operativa y de resultados, por transferencia electrónica de información, según sea del caso de acuerdo al desarrollo tecnológico de la entidad, medio magnético (disquette) o en copia dura (documento físico), debidamente certificado, los cuales para efectos fiscales constituirán plena prueba.

Sin perjuicio de lo anterior, la Contraloría General de la República a nivel seccional territorial solicitará información dentro del proceso de auditoría gubernamental con enfoque integral, sobre la gestión de los sujetos de control en ese ámbito territorial, cuando en el mismo se encuentren establecidas sucursales, oficinas regionales, agencias u otras dependencias de las entidades que trata el inciso primero (1º) del artículo primero (1º) de esta resolución.

PAR. 1º—Los particulares que administren, manejen y/o inviertan fondos, bienes y/o recursos públicos, por más de una vigencia fiscal anual, presentarán su informe conforme a lo previsto en el presente artículo.

PAR. 2º—La Contraloría General de la República precisará para cada caso, la metodología para acceder a los sistemas de información y/o bases de datos de las entidades (sujetos de control).

ART. 6º—Período. El informe consolidado se rendirá por la vigencia fiscal comprendida entre enero 1º y diciembre 31 de cada año.

La información de que trata el inciso segundo (2º) del artículo que antecede, sobre la gestión de los sujetos de control en el ámbito territorial, se rendirá dentro del proceso de auditoría, en los términos y oportunidad que sean requeridos por la comisión de auditoría respectiva.

Respecto de los particulares que administren, manejen y/o inviertan fondos, bienes y/o recursos públicos dentro de un plazo menor a una vigencia fiscal, su informe comprenderá el tiempo durante el cual se manejaron los recursos.

ART. 7º—Términos. El término máximo para la presentación de la información consolidada a 31 de diciembre, será hasta el día 15 de febrero del año siguiente.

Para las sociedades de economía mixta la fecha máxima de presentación será el día 15 de abril del año siguiente al período rendido.

Los particulares que administren y/o manejen e inviertan fondos, bienes y/o recursos públicos deben presentar su informe, respecto de los mismos, dentro del mes siguiente a la terminación de la vigencia fiscal (máximo el treinta y uno (31) de enero). Si su administración, manejo o inversión es por un término inferior a un (1) año, presentarán su informe dentro de los quince (15) días siguientes a la culminación de su gestión.

PAR. 1º—Si la fecha corresponde a un día no hábil, el término vencerá el día hábil inmediatamente siguiente.

PAR. 2º—Los directores sectoriales y seccionales (cuando se trate de un sujeto de control que tenga el domicilio principal en esa jurisdicción) de la Contraloría General de la República o quienes hagan sus veces, podrán prorrogar los plazos aquí establecidos, hasta por un término de 15 días hábiles, previa solicitud justificada y soportada por el responsable.

CAPÍTULO IV

Del contenido

ART. 8º—Entidades del Presupuesto General de la Nación y empresas industriales y comerciales del Estado. Deben incluir en su información lo siguiente:

1. Estados financieros básicos

• Balance general

• Estado de resultados de la actividad económica, financiera y social

• Estado de cambios en la situación financiera

• Estado de cambios en el patrimonio

• Estado de flujo de efectivo

• Notas y anexos a los estados financieros

Conforme a las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación

2. Plan de compras anual

3. Informe de control interno

4. Informe del revisor fiscal

5. Informe de auditoría externa

6. Plan indicativo de gestión

7. Información contractual

• Relación de contratos suscritos durante la vigencia por licitación pública, contratación directa y urgencia manifiesta

• Relación de contratos liquidados durante la vigencia

• Relación de licitaciones programadas

• Relación de licitaciones declaradas desiertas y adjudicación directa, si la hubo.

• Relación de contratos de riesgo compartido

8. Información estadística

9. Indicadores de gestión

Hace referencia a los indicadores diseñados para la medición de los principios de economía, eficiencia y eficacia de los negocios misionales y las áreas de apoyo.

La información relacionada en los numerales 2º, 3º, 6º, 7º y 8º, se rendirá con base en los anexos números 1, 2, 3, 4 y 5, respectivamente.

ART. 9º—Sociedades de economía mixta con participación igual o superior al 50% del total del capital social efectivamente suscrito y pagado. Deben incluir en su información lo siguiente:

1. Estados financieros básicos

• Balance general

• Estado de resultados de la actividad económica, financiera y social

• Estado de cambios en la situación financiera

• Estado de cambios en el patrimonio

• Estado de flujo de efectivo

• Notas y anexos a los estados financieros

2. Informe de gerencia

3. Informe de control interno

4. Informe de composición accionaria

5. Informe de revisoría fiscal

6. Informe de auditoría externa

7. Información contractual

• Relación de contratos suscritos durante la vigencia por licitación pública, contratación directa y urgencia manifiesta

• Relación de contratos liquidados durante la vigencia

• Relación de licitaciones programadas

• Relación de licitaciones declaradas desiertas y adjudicación directa, si la hubo.

8. Información estadística

9. Indicadores de gestión

Hace referencia a los indicadores diseñados para la medición de los principios de economía, eficiencia y eficacia de los negocios misionales y las áreas de apoyo.

La información relacionada en los numerales 3º, 7º y 8º, se rendirá con base en los anexos 2, 4 y 5, respectivamente.

PAR.—Si la entidad sujeta de control se encuentra en proceso de liquidación, el gerente liquidador debe presentar un informe anual, en los términos del artículo séptimo (7º) de la presente resolución, a la Contraloría General de la República durante el período de liquidación. Dicho informe debe contener: resolución o acto administrativo en que se decreta la liquidación, acta de liquidación, escritura pública con la cual se protocolizó la liquidación y un estado de ejecución y avance del proceso liquidador.

ART. 10.—Sociedades de economía mixta con participación inferior al 50% del total del capital social efectivamente suscrito y pagado. Deben incluir en su información lo siguiente:

1. Estados financieros básicos y sus anexos

2. Informe de gerencia

3. Informe de composición accionaria

4. Informe de revisoría fiscal

5. Informe de auditoría externa

6. Información contractual

• Relación de contratos suscritos durante la vigencia

• Relación de contratos liquidados durante la vigencia

ART. 11.—Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Además de la información relacionada en el artículo octavo (8º) de la presente resolución, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, para efecto de la cuenta del ingreso público, deberá presentar los siguientes documentos:

1. Estados financieros:

• Balance general comparado

• Balance general detallado

• Estado de resultados

• Nota a los estados financieros

2. Información desagregada en:

• Listado de ingresos a la red bancaria

• Anexo de su consignación al Banco de la República

• Registro de su abono a la dirección del tesoro

• Listado de las declaraciones tributarias del mismo período

• Listado de declaraciones sin pago

• Listado cuantificado de agentes retenedores de IVA, retenciones y timbre omisos en el traslado de los impuestos recaudados

• Informe de pago por cumplimiento voluntario

• Listado de declaraciones de importación

• Listado de recibos de pago de importaciones

3. Informe de control interno

4. Plan indicativo de gestión

5. Indicadores de gestión

• Copia de los informes de gestión de las aplicaciones en uso (Gestor, Siscobra, DECO, Sipac)

6. Programa anual de fiscalización

• Informe de negocios radicados

• Listado de expedientes evacuados por concepto

7. Programa anual de cobranzas

• Informe de prescripciones

• Informe de remisibilidades

• Informe de acuerdos de pago

• Informe de procesos suspendidos

• Informe de representación externa

• Informe de denuncias a la fiscalía por no traslado impuestos

8. Devoluciones y compensaciones

• Listado de resoluciones de Tidis y compensaciones

• Listado de devoluciones con Tidis y efectivo

• Conciliación fondo rotatorio de devoluciones

9. Contratos suscritos con bancos y sus respectivas pólizas de manejo

10. Listado de administradores y jefes de recaudación y cobranzas.

PAR.—Los organismos nacionales diferentes de la DIAN, que recauden impuestos, tasas, contribuciones, multas, y fondos parafiscales, deberán presentar un cuadro consolidado de estos ingresos, comparado con su período anterior.

ART. 12.—Empresas que se rigen por el derecho privado, fondos y particulares que administren, manejen y/o inviertan fondos, bienes y/o recursos públicos. Presentarán el siguiente informe respecto de los recursos públicos:

1. Estados financieros básicos

2. Información presupuestal (inicial, definitivo y en ejecución)

3. Plan de inversión

4. Informe de revisoría fiscal

5. Relación y monto de los contratos suscritos con recursos públicos

ART. 13.—Las entidades públicas que manejen proyectos (empréstitos internacionales, BIRF, BID, PNUD). Respecto de estos presentará la siguiente información:

1. Estados financieros básicos del proyecto en pesos y en dólares.

2. Notas explicativas a los estados financieros básicos del proyecto.

3. Estado de efectivo recibido y desembolsos efectuados.

4. Estado de inversión por categorías.

5. Estado de manejo de la cuenta especial.

ART. 14.—Plan de mejoramiento. Los sujetos de control fiscal que hayan presentado un plan de mejoramiento para adoptar las recomendaciones sugeridas del proceso de auditoría, deberán presentar un informe sobre el avance del mismo.

CAPÍTULO V

De la presentación

ART. 15.—Presentación. El informe consolidado se realizará por transferencia electrónica de información, según sea del caso de acuerdo al desarrollo tecnológico de la entidad. Si se hace en medio magnético (disquette) o en copia dura (documento físico) se presentará en el domicilio principal del responsable, ante la división de archivo y correspondencia de la Contraloría General de la República. En el caso que el domicilio principal, sea en lugar diferente de la ciudad de Santafé de Bogotá, D.C., su presentación se hará ante la respectiva dirección seccional territorial de la Contraloría General de la República.

PAR. 1º—La información correspondiente, se reportará por parte de los responsables de que trata el artículo cuarto (4º) de la presente resolución, a la Contraloría General de la República, tal y como la produzcan los sujetos de control fiscal, según los anexos mencionados en el capítulo IV del título II y título III de esta resolución. Aquella información que no se deba rendir a través de anexos, se efectuará conforme a las normas que le sean aplicables, si es del caso.

PAR. 2º—Los documentos que soporten la gestión fiscal, financiera, operativa y de resultados, reposarán en las correspondientes entidades, en todo caso, a disposición de este órgano de control, quien podrá solicitarlos, examinarlos, evaluarlos o consultarlos en cualquier tiempo.

PAR. 3º—La presentación de la información se efectuará conforme a lo previsto en los artículos 5º, 6º, 7º y 8º de la presente resolución; sin el lleno de estos requisitos, se entenderá por no presentada.

CAPÍTULO VI

De la revisión y su resultado

ART. 16.—Revisión. La Contraloría General de la República, mediante el proceso de auditoría gubernamental con enfoque integral, revisará la información que los responsables fiscales presenten sobre su gestión fiscal, con el propósito de emitir pronunciamientos articulados e integrales sobre la misma.

ART. 17.—Resultado. La Contraloría General de la República se pronunciará, a través de los informes de auditoría gubernamental con enfoque integral, sobre la gestión fiscal de los responsables que deben rendir cuenta, de acuerdo con los procedimientos previamente establecidos para tal efecto, por el organismo de control.

El pronunciamiento emitido a través del dictamen en el informe de auditoría, constará de una opinión, sobre la razonabilidad del sistema de registro y reportabilidad de la información financiera y los conceptos sobre la administración, manejo y rendimiento de los fondos, bienes y/o recursos públicos asignados y el cumplimiento de metas e impactos de resultados.

PAR. 1º—Si la Contraloría General de la República encuentra que los resultados obtenidos en el proceso de revisión sobre la gestión fiscal efectuada por el responsable, lo conduce a expresar una opinión razonable y conceptos satisfactorios, el pronunciamiento tendrá la connotación de fenecimiento.

En caso contrario, si como resultado de la auditoría, la opinión sobre la razonabilidad del sistema de registro y reportabilidad de la información financiera y los conceptos de la administración, manejo y rendimiento de los fondos, bienes y/o recursos públicos asignados y cumplimiento de metas e impactos de sus resultados, no son satisfactorios se entenderá por no fenecida.

PAR. 2º—La Contraloría General de la República tendrá como plazo máximo dos (2) años contados a partir de la fecha de la presentación de la información consolidada, para emitir pronunciamiento a través de los informes de auditoría; fecha después de la cual, si no se llegara a producir, se entenderá fenecida la cuenta, sin perjuicio de que en un proceso posterior de auditoría y/o ante hechos evidentes irregulares se pueda levantar dicho fenecimiento, conforme a lo establecido en el artículo 17 de la Ley 42 de 1993.

PAR. 3º—En todo caso, cuando se detectaren hallazgos que den lugar al inicio del proceso de responsabilidad fiscal, el fenecimiento no procederá respecto de las operaciones cuestionadas u observadas y se agotará el trámite previsto en la Resolución Orgánica 3469 de 1994.

TÍTULO III

Del suministro de información para la contabilidad de la ejecución del presupuesto, la refrendación y registro de la deuda publica, la certificación de la situación de las finanzas del Estado, las estadísticas fiscales del Estado y la auditoría del balance general de la Nación

CAPÍTULO I

Contabilidad de la ejecución del presupuesto

ART. 18.—Contabilidad presupuestal. Los responsables de los órganos de que tratan los artículos 1º y 4º, del título I de la presente resolución, rendirán a la Contraloría General de la República, información relacionada con la ejecución presupuestal de ingresos y gastos y sus modificaciones.

ART. 19.—Plazos. Para la rendición de la información pertinente, se determinan los siguientes plazos:

Los órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación, deberán presentar la información presupuestal solicitada en el Anexo 6 de la presente resolución, en forma mensual dentro de los primeros diez (10) días hábiles del mes siguiente al que se refieren las operaciones.

Las empresas industriales y comerciales del Estado y sociedades de economía mixta del orden nacional deberán presentar la información presupuestal, en forma mensual dentro de los diez (10) días hábiles del mes siguiente al que se refieren las operaciones, de acuerdo con los requerimientos que para tal efecto determine la dirección de economía y finanzas públicas o quien haga sus veces.

Las demás entidades del orden nacional y particulares señalados en el artículo primero (1º) de la presente resolución, rendirán anualmente la información presupuestal de acuerdo con los requerimientos que para tal efecto determine la dirección de economía y finanzas públicas o quien haga sus veces, a más tardar el 31 de marzo del año siguiente al que se refieren las operaciones.

La dirección del Tesoro Nacional remitirá mensualmente a la Contraloría General de la República, dentro de los primeros diez (10) días hábiles del mes siguiente al que se refieren las operaciones, la relación de los recaudos con base en el anexo número 6, realizados en el período que se reporta, por cada renglón rentístico.

ART. 20.—Información presupuestal territorial. Los departamentos, distritos, municipios y las demás entidades territoriales que se constituyan en términos de la Constitución y la ley y sus entidades descentralizadas por servicios, remitirán anualmente a la Contraloría General de la República, la información presupuestal a más tardar el 31 de marzo de la vigencia inmediatamente siguiente al año sobre el cual se rinde la información.

PAR.—La rendición en forma directa por parte de las entidades a que se refiere el presente artículo, se hará hasta las operaciones correspondientes al año 2001 a partir del cual los informes deberán ser reportados por las contralorías territoriales respectivas.

CAPÍTULO II

Certificación y estadísticas fiscales del Estado

ART. 21.—Operaciones efectivas. Las entidades señaladas en el artículo primero (1º) de la presente resolución, deberán presentar trimestralmente a la Contraloría General de la República la información correspondiente a las operaciones efectivas. Esta información deberá ser enviada dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la terminación del trimestre correspondiente.

PAR.—La dirección del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público rendirá la información sobre operaciones efectivas en forma mensual, dentro de los diez (10) primeros días hábiles siguientes a la terminación del respectivo período a que corresponde la información.

ART. 22.—Operaciones efectivas del nivel territorial. Los departamentos, distritos, municipios y las demás entidades territoriales que se constituyan en términos de la Constitución y la ley y sus entidades descentralizadas por servicios, remitirán anualmente a la Contraloría General de la República, el estado de situación financiera de la entidad (balance) y el estado de pérdidas y ganancias o de ingresos y gastos ajustados y en valores históricos con sus correspondientes notas, anexos y explicaciones.

PAR.—La rendición en forma directa por parte de las entidades a que se refiere el presente artículo, se hará hasta las operaciones correspondientes al año 2001 a partir del cual los informes deberán ser reportados por las contralorías territoriales respectivas.

ART. 23.—DIAN. La Unidad Administrativa Especial, Dirección de Impuestos Nacionales, UAE-DIAN, rendirá a la Contraloría General de la República, información preliminar mensual sobre los recaudos de impuestos nacionales para efectos estadísticos, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la terminación del respectivo período a que corresponde la información.

ART. 24.—Personal y costos del nivel territorial. Las entidades señaladas en el artículo primero (1º) de la presente resolución deberán rendir a la Contraloría General de la República, el número de personas empleadas, clasificado por niveles y dependencias y su costo anual, así como el presupuesto y las asignaciones civiles para la vigencia fiscal siguiente a la que está solicitada la información.

CAPÍTULO III

Refrendación y registro de la deuda pública

ART. 25.—Operaciones de crédito público. En concordancia con el artículo 3º del Decreto 2681 de 1993 y del parágrafo segundo del artículo 41 de la Ley 80 de 1993, son operaciones de crédito público los actos o contratos que tienen por objeto dotar a la entidad estatal de recursos, bienes o servicios con plazo para su pago o aquellas mediante las cuales la entidad actúa como deudor solidario o garante de obligaciones de pago.

Dentro de estas operaciones están comprendidas, entre otras, la contratación de empréstitos, la emisión, suscripción y colocación de títulos de deuda pública, los créditos de proveedores y el otorgamiento de garantías para obligaciones de pago a cargo de entidades estatales.

Son documentos de deuda pública los bonos, pagarés y demás títulos valores, los contratos y los demás actos en los que se celebre una de las operaciones de crédito público, así mismo aquellos documentos que se desprendan de las operaciones propias del manejo de la deuda tales como la refinanciación, reestructuración, renegociación, reordenamiento, conversión, sustitución, compra y venta de deuda pública, acuerdos de pago, cobertura de riesgos, las que tengan por objeto reducir el valor de la deuda o mejorar su perfil, así como las de capitalización con venta de activos, titularización y aquellas operaciones de similar naturaleza que en el futuro se desarrollen.

ART. 26.—Refrendación. Para efecto del presente capítulo, se entenderá como refrendación de los documentos constitutivos de deuda pública, la expedición del certificado de registro de la misma por la Contraloría General de la República.

ART. 27.—Certificado de registro de deuda pública. Para efectos de la expedición del certificado de registro de deuda pública externa e interna las entidades prestatarias del nivel nacional deberán presentar a la Contraloría General de la República, dentro de los diez (10) días hábiles posteriores al perfeccionamiento del contrato de deuda, los siguientes documentos:

1. Oficio remisorio con la solicitud de la expedición del certificado de registro, en el cual se incluyan los siguientes datos: descripción de las normas de autorización y/o de conceptos requeridos para el crédito, el destino que tendrían los recursos, la fecha de celebración del contrato, y otros contenidos en los formatos que para tal efecto establezca la dirección de economía y finanzas públicas o quien haga sus veces en la Contraloría General de la República.

2. Fotocopia del contrato o documento donde conste la obligación, debidamente perfeccionado.

PAR.—La refrendación y el registro de la deuda pública interna y externa de las entidades del nivel territorial es competencia de las contralorías correspondientes.

ART. 28.—Deuda interna y externa. El Ministerio de Hacienda y Crédito Público y las entidades pertenecientes al nivel descentralizado del orden nacional reportarán mensualmente, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al mes correspondiente, a la Contraloría General de la República, los saldos y el movimiento mensual de los desembolsos, amortizaciones, intereses y comisiones de la deuda interna y externa, y demás datos contemplados en el formato preparado por la Contraloría General de la República para el efecto.

PAR. 1º—Para efectos de la presente resolución se entiende por formato preparado por la Contraloría General de la República, el sistema estadístico unificado de deuda, SEUD, el cual deberá ser enviado a través de correo electrónico, en medio magnético o impreso en papel con la información básica establecida en el comité de estadísticas de la deuda.

PAR. 2º—Cualquiera que sea el orden y el nivel al que pertenezcan, las entidades públicas que mantengan compromisos de deuda pública externa deberán remitir mensualmente, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al mes correspondiente a la Contraloría General de la República, un informe que contenga los saldos y el movimiento mensual de los desembolsos, amortizaciones, intereses y comisiones de la deuda y demás datos contemplados en el formato SEUD mencionado en el parágrafo anterior.

ART. 29.—Certificados de registro de deuda pública territorial. Las contralorías departamentales, distritales y municipales remitirán a la Contraloría General de la República mensualmente, dentro de los primeros diez (10) días hábiles siguientes al mes correspondiente, copia de los certificados de registro de deuda pública producidos por ellas.

ART. 30.—Endeudamiento público interno. Los contralores departamentales, distritales y municipales remitirán trimestralmente, dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes al período que corresponda a la Contraloría General de la República, un informe de endeudamiento público interno de las entidades y organismos bajo su jurisdicción en el SEUD y los demás formatos y nomenclatura que ésta prescriba para el efecto.

ART. 31.—Planes de desempeño. Las entidades descentralizadas territorialmente o por servicios deberán reportar a las respectivas contralorías territoriales los planes de desempeño, dentro de los 10 (diez) días siguientes a la firma con las entidades prestamistas, para su respectivo control y seguimiento.

ART. 32.—Seguimiento planes de desempeño. Las contralorías territoriales deberán reportar a la Contraloría General de la República trimestralmente, dentro de los 10 (diez) días hábiles siguientes al término del período, un informe sobre el seguimiento de los planes de desempeño de las respectivas entidades vigiladas en el que se incluya el diagnóstico financiero e institucional de las respectivas entidades territoriales, incluido el cálculo de indicadores de capacidad de pago y las medidas y metas que se comprometieron a aplicar.

CAPÍTULO IV

Auditoría del balance

ART. 33.—Información del nivel territorial. Para los fines del dictamen que emite el Contralor General de la República, los contralores departamentales, distritales y municipales, enviarán a la Contraloría General de la República, a más tardar el 15 de mayo del año siguiente al del cierre de las operaciones, copia del dictamen sobre la razonabilidad de los estados financieros del ente territorial correspondiente, preparado de conformidad con las normas de auditoría gubernamental colombianas. Para el efecto se establecerán los lineamientos necesarios que resuman los hallazgos de auditoría, la evaluación del control interno y la gestión de los entes públicos sometidos a su jurisdicción de conformidad al Anexo 7 de la presente resolución.

TÍTULO IV

De las excepcionalidades, sanciones y disposiciones varias

CAPÍTULO I

De las excepcionalidades

ART. 34.—Otra información. La Contraloría General de la República podrá solicitar en cualquier tiempo a las entidades públicas de cualquier orden o particulares que administren, manejen e inviertan fondos, bienes y/o recursos públicos, otra información que se requiera para el cumplimiento de la misión del organismo de control.

ART. 35.—Empresas de servicios públicos domiciliarios. La forma, período, términos y contenido de la rendición de información de las empresas de servicios públicos domiciliarios, es la contenida en la Resolución Orgánica 4959 del 28 de octubre de 1999, por la cual se estableció el reglamento general sobre el sistema único de control fiscal en las empresas de servicios públicos domiciliarios.

PAR.—Igual excepción tendrán en materia de rendición de cuenta y su revisión e informes, aquellos sujetos de control para los cuales la Contraloría General de la República expida un procedimiento específico.

ART. 36.—Participación mixta. Cuando en una entidad haya participación de recursos de entes nacionales y territoriales, la vigilancia y control fiscal lo ejercerá la contraloría del nivel que tenga mayor participación, sin perjuicio que la Contraloría General de la República intervenga cuando lo considere conveniente. En caso de que la participación mayoritaria sea igual, lo ejercerá en forma prevalente la Contraloría General de la República.

ART. 37.—Situaciones concurrente y prevalente en el control fiscal. Cuando en una entidad del orden distrital, departamental o municipal, concurra y prevalezca la competencia de la Contraloría General de la República, se aplicará la presente resolución en lo referente al método de rendición y revisión, respecto de los recursos de origen nacional.

ART. 38.—Control posterior excepcional. En el ejercicio del control excepcional, la presente resolución se aplicará en lo referente a la rendición y al método de revisión a cualquier entidad del orden territorial.

CAPÍTULO II

De las sanciones

(Nota: El presente Capítulo del Título IV fue derogado por la Resolución 5145 de 2000 artículo 15 de la Contraloría General de la República).

ART. 39.—Tipos de sanciones. En el proceso de rendición de cuenta e informes, la Contraloría General de la República podrá según sea el caso, imponer sanciones pecuniarias a los responsables, las cuales serán impuestas directamente; las solicitudes de remoción y la suspensión se aplicarán a través de los nominadores, con fundamento en las causales estipuladas para tal efecto en el capítulo V del título II de la Ley 42 de 1993 y en la presente resolución.

(Nota: Derogado por la Resolución 5145 de 2000 artículo 15 de la Contraloría General de la República).

ART. 40.—Causales para imposición de multas. Los funcionarios competentes de la Contraloría General de la República, podrán imponer multas a los responsables de rendir cuenta o informes, cuando:

1. No rindan la información de que trata la rendición de cuenta o informes y no lo hagan en la forma, período, términos o contenido establecidos en la presente resolución.

2. Reiteradamente incurran en errores, omisiones e inconsistencias en el contenido de la información presentada.

3. No emprendan o pongan en marcha las decisiones y acciones pertinentes para corregir las deficiencias y anomalías señaladas por la contraloría en su proceso de auditoría.

4. Entorpezcan o impidan en cualquier forma el cabal cumplimiento de las funciones asignadas a la contraloría o no suministren oportunamente la información solicitada.

(Nota: Derogado por la Resolución 5145 de 2000 artículo 15 de la Contraloría General de la República).

ART. 41.—Causales de solicitud de remoción y suspensión. El Contralor General de la República solicitará al funcionario competente la remoción o suspensión del responsable, cuando impuesta la multa, se reitere en la conducta contenida en la causal primera del artículo anterior.

ART. 42.—Competencia. Se asigna la correspondiente competencia a los directores sectoriales y seccionales (cuando se trate de un responsable sujeto de control que tengan el domicilio principal en esa jurisdicción) y al director de economía y finanzas públicas (respecto de la información de que trata el título III de la presente resolución) respectivamente, para imponer las multas, a que se refiere el presente capítulo.

Las sanciones serán impuestas mediante resolución motivada y contra ella procede los recursos de reposición y apelación, en los términos y competencias de la presente resolución, conforme al procedimiento establecido en la Resolución 4548 de noviembre 12 de 1998.

PAR.—Se delega en el vicecontralor General de la República, la facultad de resolver los recursos de apelación, contra los actos de imposición de sanciones proferidos por los directores sectoriales, seccionales y el director de economía y finanzas públicas o quien haga sus veces.

(Nota: Derogado por la Resolución 5145 de 2000 artículo 15 de la Contraloría General de la República).

ART. 43.—Tasación de la multa. Los funcionarios públicos responsables de que trata esta resolución y los particulares que administren y/o manejen e inviertan fondos, bienes y/o recursos públicos, que incurran sin causa justificada en las causales previstas en el artículo 40 de esta resolución, serán sancionados con multas hasta de cinco (5) salarios mensuales devengados por el funcionario o particular vigentes al momento de la imposición de la sanción; teniendo en cuenta las siguientes tasaciones:

Cuando se incurra en la causal número 1 del artículo 40 y suministre la información de que trata esta resolución dentro de los quince (15) días siguientes al vencimiento del plazo, se impondrá una multa hasta de dos (2) salarios mensuales devengados por el responsable, proporcionalmente al número de días incurridos en la mora.

Cuando se incurra en la causal número 1 del artículo 40 y suministre la información de que trata esta resolución dentro de los treinta (30) días siguientes al vencimiento del plazo, se impondrá una multa entre dos (2) y cuatro (4) salarios mensuales devengados por el responsable, proporcionalmente al número de días incurridos en la mora.

Cuando se incurra en la causal número 1 del artículo 40 y suministre la información de que trata esta resolución dentro de los cuarenta y cinco (45) días siguientes al vencimiento del plazo, se impondrá una multa de cinco (5) salarios mensuales devengados por el responsable.

Si después de los cuarenta y cinco (45) días de vencido el término, no se rinde la información, se solicitará la remoción o suspensión del responsable, en concordancia con lo establecido en el artículo 102 de la Ley 42 de enero 26 de 1993.

Cuando se incurra en las causales números 2, 3 y 4 del artículo 40 se impondrán multas de hasta cinco (5) salarios devengados por el responsable; sanción pecuniaria que será tasada por el sancionador, valorando la conducta del sancionado y la incidencia de la misma respecto de las funciones del ejercicio de la vigilancia y control de la gestión fiscal y de los procesos que de ésta se derive.

PAR. 1º—Cuando se trate de particulares que administren y/o manejen e inviertan fondos, bienes y/o recursos públicos que no devenguen salarios, la multa será hasta de treinta (30) salarios mínimos legales mensuales vigentes al momento de la imposición de la sanción.

PAR. 2º—Cuando se trate de ex funcionarios, la multa será hasta de cinco (5) salarios mensuales devengados por el sancionado, en la época de la ocurrencia de los hechos; siempre y cuando éste no sea menor al salario mínimo mensual en la fecha de la providencia, caso en el cual, la multa será hasta de treinta (30) salarios mínimos mensuales vigentes.

(Nota: Derogado por la Resolución 5145 de 2000 artículo 15 de la Contraloría General de la República).

ART. 44.—Pago de la multa. Impuesta la multa y en firme la resolución correspondiente, el pago debe efectuarse a favor de la tesorería de la Contraloría General de la República, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su ejecutoria.

(Nota: Derogado por la Resolución 5145 de 2000 artículo 15 de la Contraloría General de la República).

ART. 45.—Falta de pago. Si transcurrido el término fijado en el artículo anterior, el sancionado no efectuare el pago, la resolución prestará mérito ejecutivo para su cobro por jurisdicción coactiva, por la dependencia competente de la Contraloría General de la República.

(Nota: Derogado por la Resolución 5145 de 2000 artículo 15 de la Contraloría General de la República).

ART. 46.—Integración. Lo no previsto en esta resolución dentro del proceso sancionatorio, será regulado por lo dispuesto en la Resolución 4548 de noviembre 12 de 1998 y demás disposiciones aplicables.

(Nota: Derogado por la Resolución 5145 de 2000 artículo 15 de la Contraloría General de la República).

CAPÍTULO III

Disposiciones varias

ART. 47.—Disposición transitoria. La presente resolución se aplicará a todos los procesos sancionatorios que se originen a partir de su vigencia. Los que se encuentren en proceso al momento de su expedición se regirán por las disposiciones bajo las cuales fueron iniciadas.

ART. 48.—Trámite. La información requerida en el título III de la presente resolución se tramitará bajo las normas y directrices que señale la dirección de economía y finanzas públicas o quien haga sus veces en la Contraloría General de la República, dependencia que coordinará y prestará la asesoría correspondiente, que permita la oportuna y correcto suministro.

La información señalada en los artículos 20 al 24 de esta resolución, deberá reportarse en los medios, formatos y nomenclatura de cuentas establecidos por la dirección de economía y finanzas públicas o quien haga sus veces en la Contraloría General de la República.

Cuando la información sea enviada en medio magnético, o correo electrónico las entidades remitentes deberán solicitar a la Contraloría General de la República, las especificaciones de compatibilidad en cuanto a lenguaje y programas.

ART. 49.—Certificación. Los documentos donde conste la información financiera, presupuestal, estadística y de endeudamiento público de cada entidad, deberán ser firmados por el representante legal y por el respectivo jefe de la oficina que los elabore.

ART. 50.—Prórrogas. Los términos establecidos para la presentación de la información a que se refiere el título III, podrán ser prorrogados en forma excepcional y por una sola vez siempre y cuando la solicitud se presente por escrito ante el director de economía y finanzas públicas o quien haga sus veces, dentro de los diez días anteriores al vencimiento del plazo para el envío respectivo.

La prórroga máxima será de 20 días calendario y su duración se determinará teniendo en cuenta la necesidad y la urgencia de la información para la Contraloría General de la República y las justificaciones de la entidad responsable de su presentación.

PAR.—Vencidas las prórrogas establecidas en el parágrafo 2º del artículo séptimo de esta resolución y las del presente artículo, sin recibirse la información, se dará inicio al proceso sancionatorio por las direcciones sectoriales, seccionales o por la dirección de economía y finanzas públicas o quien haga sus veces.

ART. 51.—Armonización. De conformidad con los numerales 1º, 2º y 12 del artículo 268 de la Carta Política, las contralorías territoriales podrán adoptar la presente resolución en las materias de su competencia, acorde con su estructura orgánica y la naturaleza de sus sujetos de control.

ART. 52.—Derogatoria y vigencia. La presente Resolución deroga los artículos 1º al 23 de la Resolución Orgánica 3466 de junio 14 de 1994; la Resolución Orgánica 3468 de junio 17 de 1994; la Resolución 3509 de 1994; la Resolución Orgánica 4657 de febrero 5 de 1999; los numerales b) c) y d) del artículo 4º de la Resolución Orgánica 4548 de noviembre 12 de 1998 y las resoluciones orgánicas 3889 de noviembre 7 de 1996, 4202 de 1997 y 4505 del 5 de agosto de 1998 y demás disposiciones reglamentarias que le sean contrarias. Rige a partir del 1º de enero del año 2000.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Santafé de Bogotá, D.C., a 22 de diciembre de 1999.

ANEXO 1

Plan de compras anual

El presente anexo tiene referencia con la información global sobre el plan de necesidades y el presupuesto de compras que proyecta la entidad para el desarrollo de sus actividades en cumplimiento de su misión organizacional; esta información debe contemplar los siguientes aspectos:

1. Plan de necesidades. Hace referencia a la formulación del plan de necesidades que la entidad ha expedido como soporte y fundamento para la elaboración del plan de compras adoptado para la vigencia fiscal que se ha reportado. Esta información debe detallar:

• Justificación.

• Objetivos.

• Principales políticas de compras.

• Metodología para la formulación del plan de compras.

2. Plan de compras. El plan de compras tiene que ver con la especificación que en cumplimiento con las normas vigentes sobre la planeación y programación, las entidades deben presupuestar para la adquisición de los elementos necesarios para el adecuado funcionamiento de todas sus dependencias tanto misionales como de apoyo. Dicha programación debe formularse teniendo como marco la consideración por los principios de economía, eficiencia. eficacia y equidad dentro de unos términos de calidad, cantidad y oportunidad. Esta información debe incluir:

Cobertura. Con base en la estructura de la entidad se debe identificar la composición del plan de compras tanto para el central y como para el territorial.

Período. Se debe especificar cuál fue la periodicidad de su ejecución (mensual, bimensual, trimestral o semestral.

Composición. Se debe detallar por rubros (compra de equipos, materiales y suministros, etc.) los diferentes ítems de compra, cantidad, modalidad de adquisición, asignación presupuestal, sus modificaciones y su valor ejecutado.

Procedimiento. Describa el procedimiento seguido para la elaboración y ejecución del plan de compras y sus responsables.

ANEXO 2

Informe de control interno

El presente anexo requiere una síntesis del último informe sobre el sistema de control interno de la entidad auditado, producido por la correspondiente oficina de control interno, el cual debe incluir como mínimo los siguientes aspectos:

1. Fecha de la emisión del informe. Corresponde a la fecha efectiva de emisión del informe.

2. Período que cubre el informe. Se describe las fechas que comprenden en período evaluados.

3. Alcance del informe. Indique los límites de la evaluación, los procedimientos aplicados y los recursos involucrados para el desarrollo del trabajo realizado.

4. Relación de las áreas y/o procesos evaluados. Mencione las diferentes áreas y/o procesos que fueron seleccionados y evaluados dentro del plan de evaluación del sistema de control interno.

5. Relación de los hallazgos específicos determinados en el proceso de evaluación por áreas y/o procesos. Relacione los principales hallazgos que fueron determinados como producto del proceso de la evaluación, identificando para cada uno de ellos su causa, efecto y cuantificación si esta última está determinada.

6. Relación de las principales recomendaciones. Mencione por área y/o proceso evaluado las principales recomendaciones formuladas.

ANEXO 3

Informe sobre el plan indicativo de gestión

La información sobre el plan indicativo de gestión debe contener aspectos sobre:

• Plan estratégico

• Plan de inversión de carácter operativo

1. Plan estratégico

— Visión institucional

— Misión de la organización

— Políticas y estrategias

— Objetivos generales

— Metas (a nivel central y regional o seccional de la entidad, conforme a su estructura orgánica)

— Formas, medios e instrumentos para desarrollar los planes

2. Plan de inversiones de carácter operativo

— Proyección de los recursos financieros

— Descripción de los principales programas y subprogramas, con indicación de sus objetivos

— Presupuestos anuales incluyendo la proyección de costos de los programas

— Especificación de los mecanismos idóneos para su ejecución

ANEXO 4

Información contractual

Este anexo requiere la información de la relación de contratos suscritos durante la vigencia, por licitación pública, contratación directa y urgencia manifiesta; la relación de contratos liquidados durante la vigencia; la relación de licitaciones programadas y la relación de licitaciones declaradas desiertas.

Respecto de los contratos suscritos, se deberá remitir la información pertinente tomando en consideración lo siguiente:

• Entidades de baja complejidad, contratos mayores a 30 salarios mínimos mensuales

• Entidades de media complejidad, contratos mayores a 60 salarios mínimos mensuales

• Entidades de alta complejidad, contratos mayores a 90 salarios mínimos mensuales

1. Relación de contratos suscritos durante la vigencia por licitación pública, contratación directa y urgencia manifiesta

• Relación numérica continua de los contratos informados

• Nombre o razón social del contratista y su identificación o NIT

• Objeto del contrato

• Clase de contrato (servicios, suministro, mantenimiento y/o reparación, obra, fiduciario, consultoría, concesión, asociación, otros)

• Registro presupuestal inicial

• Valor Inicial del contrato

• Valor del Reajuste (si lo hay)

• Registro presupuestal reajustes

• Término Inicial del contrato

• Prórroga o renovación en tiempo (si lo hay)

• Establecer quién efectúa la interventoria de los contratos

• Porcentaje de ejecución

• Fecha de terminación

Para el caso de los contratos realizados mediante la figura de urgencia manifiesta, se deben mencionar los motivos que determinaron tal declaratoria.

2. Relación de contratos liquidados durante la vigencia. Además de la información solicitada en el punto anterior, se deberá reportar la siguiente información:

• Fecha de liquidación

• Determinar si el contrato se encuentra en proceso de sanción o judicial

3. Relación de licitaciones programadas

• Registro de la disponibilidad presupuestal que soportó la licitación

• Objeto de la licitación

• Fecha de apertura de la licitación

4. Relación de licitaciones declaradas desiertas. Además de la información solicitada en el punto anterior, se deberá reportar la siguiente información:

• Número y fecha del acto administrativo en que se declaró desierta la licitación

• Motivos que dieron origen a la declaración de desierta.

5. Relación de contratos de riesgo compartido

Si la entidad suscribió este tipo de contratos debe informar respecto de los mismos:

• Modelos económicos (inicial y ajustes año a año)

• Estados financieros (res. 61/97, CRT y L. 37/93).

• Notas a los Estados Financieros

ANEXO 5

Información estadística

Aspectos generales

La información sobre las estadísticas es la relación cuantificada de una serie de variables que expresan o explican los resultados de las actividades adelantadas por el sujeto de control, en desarrollo del cumplimiento de su misión y/o objeto social. Esta contempla: Las actividades misionales y/o del objeto social, que fueron atendidas durante el período a informar; las estadísticas de cobertura de los anteriores conceptos y una tercera sección que comprende el recurso humano, involucrado en la gestión de la entidad.

Al definir la entidad o sujeto de control los patrones de medida utilizados en sus estadísticas, estos deben respetarse hacia el futuro a fin de poder guardar homogeneidad en cada uno de los períodos y así mismo conservar las series de tiempo.

Es importante que una vez definidos los conceptos, consignados en la información presentada, se utilicen estos mismos, en períodos de información futuros, con el fin de observar una homogeneidad respecto al contenido y presentación de la información solicitada para los diferentes períodos. Se pueden dar eventos o circunstancias que pueden hacerla cambiar y su justificación obedece a muchas razones entre ellas se pueden mencionar: La prescripción y actualización de principios, procedimientos y técnicas contables y financieras, registros, etc. establecidos por el Contador General de la Nación; el cambio del objeto social; la fusión y/o la transformación de un ente económico; lo cual genera cambios relevantes en las actividades económicas y productivas de bienes y/o servicios. Situaciones que deben indicarse cuando se dé la ocurrencia de los hechos en el período a rendir la información.

Todos los valores monetarios transcritos en este anexo deben expresarse en miles de pesos, excluyendo cifras decimales, para lo cual se aproxima por exceso o defecto al dígito anterior o siguiente respectivo.

1. Actividades misionales y/o del objeto social

1.1. Datos solicitados:

1.1.1. Relación de bienes, servicios, actividades administrativas, realizados por la entidad

1.1.2. Número de funcionarios involucrados

1.1.3. Precio de venta de los bienes y servicios

1.1.4. Cantidades producidas o suministradas y su unidad de medida

1.1.5. Valoración económica.

1.2. Explicación de los datos solicitados:

Esta información corresponde a todos y cada uno de los bienes y servicios producidos y/o prestados por la entidad y que hacen parte de la misión y cumplimiento de su objeto social, establecidas por ley y/o enmarcados en una escritura de constitución.

El personal vinculado debe relacionarse de acuerdo con las anteriores actividades, trátense de trabajadores o empleados, con o sin vínculo laboral y que intervienen directamente en los procesos o actividades misionales.

Si es del caso es necesario indicar el precio de venta del bien o servicio cuando estos se cobran al público en general o a la sociedad. Esto sucede con las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta y ciertas entidades que aunque no tengan las calidades anteriores, originan unos ingresos propios; por ejemplo: matrículas, pensiones, licencias y permisos, patentes, pasaporte, visas, certificados, etc.

Es necesario que para todos los bienes, servicios, o actividades administrativas, realizados por la entidad concepto se expresen las cantidades producidas o suministradas.

A fin de contextualizar la información suministrada se debe señalar unidad de medida, la cual corresponde a la métrica utilizada en la identificación y cuantificación del bien o servicio generado o atendido, como por ejemplo: unidades, decenas, gruesas, centímetros, yardas, metros, kilómetros, centímetros cúbicos, litros, galones, barriles, camas, pacientes, vacunas, etc.

Si la entidad dispone de alguna metodología para establecer la valoración económica de las actividades, servicios o trámites administrativos que presta o suministra a la sociedad, en especial, de aquellos que son a título gratuito y que por su naturaleza no es posible establecerle un valor comercial o precio, se debe suministrar esta información.

2. Estadísticas de cobertura

2.1. Datos solicitados:

2.1.1. Universo de población

2.1.2. Población objetivo

2.1.3. Población atendida

2.1.4. Participación

2.1.4.1. Nacional

2.1.4.2. Departamental

2.1.4.3. Municipal

2.2. Explicación de los datos solicitados. Una forma de medir el principio de eficacia es mediante el análisis de las estadísticas de cobertura. Para esto es necesario manejar los siguientes conceptos: universo de población, población objetivo y población atendida, en combinación de la participación en el mercado a nivel nacional, departamental y municipal, según sea el caso.

Puesto que la cobertura de servicios o actividades que desarrollan las entidades del Estado, no necesariamente se dirigen a la población como tal (número de personas), sino a sujetos de otra naturaleza, es necesario, establecer una unidad de medida con que se definen los tamaños de la población en sus diferentes categorías para clarificar y contextualizar la información.

Así, por ejemplo, para la Superintendencia Bancaria su universo de población será el número de instituciones financieras del país; para el Instituto Colombiano de la Reforma Agraria en algunos de sus programas, será la superficie en hectáreas a distribuir; la red vial nacional, que es expresada en kilómetros de vías, es el universo de población que debe atender el programa de mantenimiento de vías del Invías; tratándose de un municipio su universo de población se limitará al radio de competencia en su jurisdicción; para Icetex su universo podría ser el número de estudiantes matriculados o que tengan las condiciones para acceder a la educación superior.

Universo de población. Es la población (volumen o número de sujetos que pueden ser objeto de atención directa por parte de la entidad y/o actividad) que es susceptible de atenderse con la producción de bienes y/o servicios ofrecidos lo que también se denomina demanda potencial.

Aunque idealmente las entidades deben atender el universo de población objeto de su razón de ser, esto en la realidad pocas veces es factible en razón a restricciones en la disponibilidad de recursos, capacidad operativa, oportunidad, entre otras. Tal circunstancia hace necesario concretar las acciones en unas metas y objetivos que paulatinamente acerquen la acción a la meta ideal y que se cristaliza con un segmento de población que se decide cubrir o atender en un período dado, que se constituye en lo que se denomina población objetivo.

En este orden de ideas, la población objetivo, se refiere a la población que se considera en capacidad de atender (demanda efectiva) y que debe coincidir con la demanda propuesta, que es la que deberá atender la entidad en el período de análisis. En algunos casos esta población puede ser igual al universo de población, dadas las características del bien o servicio de que se trate.

Población atendida. Es la población efectivamente atendida con el bien o servicio ofrecido por la entidad. La relación entre esta variable, la población objetivo y la población universo, nos da medidas de eficacia en la gestión.

Para las actividades desarrolladas en concurrencia con otros agentes, entidades del Estado o del sector privado, es importante precisar, la participación de la entidad, de sus actividades misionales, frente a los diferentes.

3. Recurso humano

3.1. Datos solicitados

3.1.1. Personal a término indefinido

3.1.1.1. Número de personas, según niveles jerárquicos

3.1.1.2. Emolumentos salariales y prestacionales causados

3.1.1.2.1. Salario básico

3.1.1.2.2. Prestaciones legales y extralegales

3.1.1.2.3. Cesantías

3.1.1.2.4. Otros emolumentos

3.1.1.3. Bienestar social

3.1.2. Personal temporal (incluyendo contratos de prestación de servicios)

3.1.2.1. Número de personas según niveles jerárquicos

3.1.2.2. Emolumentos salariales y prestacionales causados

3.1.2.2.1. Salario básico

3.1.2.2.2. Prestaciones legales y extralegales

3.1.2.2.3. Cesantías

3.1.2.2.4. Otros emolumentos

3.1.2.3. Bienestar social

3.2. Explicación de los datos solicitados. Esta variable de información es fundamental y conveniente para medir la productividad de los sujetos de control, en los diferentes procesos administrativos y productivos de la entidad.

Es de aclarar que las entidades para ciertas ocasiones y por necesidades del servicio, requieren de un personal temporal con o sin vinculación laboral, el cual debe ser incluido dentro de los gastos o costos causados, dependiendo de la labor que desarrollan en cada uno de los niveles indicados. La clasificación debe obedecer a los diferentes niveles jerárquicos de la entidad.

La información debe contener el número de trabajadores según los niveles definidos, los diferentes emolumentos salariales y prestacionales causados, al igual que los beneficios por concepto de bienestar social. Se entiende por bienestar social, aquellos valores causados por conceptos tales como auxilios y comisiones para educación, capacitación, asistencia médica y social, entre otras, prestada a los empleados y a sus familiares.

4. Programas de inversión

4.1. Datos solicitados

Relación de los proyectos de inversión con la siguiente información

4.1.1. Denominación del proyecto de inversión y número de identificación

4.1.2. Responsabilidad de la ejecución

4.1.3. Fechas establecidas de iniciación y terminación

4.1.4. Presupuesto inicial del proyecto

4.1.5. Ejecución presupuestal del proyecto

4.1.6. Modificaciones (adiciones o reducciones) presupuestales, tanto de la entidad ejecutante y como de la aportante

4.1.7. Avance del proyecto de inversión

4.1.7.1. % tiempo de ejecución

4.1.7.2. % trabajo realizado

4.1.7.3. Unidades de medida

4.1.7.4. Cantidad

Se solicita que los responsables de la información solicitada, relacionen los programas de inversión al nivel de proyectos, sean la entidades ejecutoras o aportantes, al respectivo proyecto.

La descripción de los proyectos de inversión debe hacerse según la metodología del Departamento Nacional de Planeación.

La responsabilidad de la ejecución se refiere a que se debe señalar si la entidad ejecuta directamente o no el proyecto.

El avance del proyecto de inversión, en lo referente al porcentaje de trabajo realizado se refiere al porcentaje físico adelantado a la fecha de corte como resultado.

Con el propósito de contextualizar los proyectos, es necesario que se expresen sus unidades de medida, que correspondan a la métrica utilizada en la identificación de cada uno de ellos y/o sus componentes relevantes, que pueden ser por ejemplo: unidades, decenas, gruesas, centímetros, yardas, metros, kilómetros, centímetros cúbicos, litros, galones, barriles, camas, pacientes, vacunas, etc. E igualmente las cantidades a que se hace referencia en el número de unidades programadas para cada proyecto o componente.

5. Gestión ambiental

5.1 Información solicitada

Gasto ambiental

5.1.1. Presupuesto asignado

5.1.2. Presupuesto ejecutado

5.1.3. Relación proyectos ambientales

5.1.4. Relación de proyectos que requieren licencia ambiental

5.2. Explicación de conceptos. Gasto ambiental: dentro de este rubro se incluye:

1. Los gastos de funcionamiento que corresponden al valor de nómina asignada para cumplir esta función. Se incrementa este valor con los contratos de consultoría y asesoría realizados para este fin.

2. La inversión ambiental realizada en el mismo período de análisis, incluye la parte correspondiente a la implementación de tecnologías pertenecientes a los procesos productivos, pero que también contribuyen a reducir los impactos ambientales.

3. Capacitación, que son todos aquellos recursos destinados para adiestrar el personal

y lograr un mejor desempeño ambiental.

Presupuesto asignado. Es el monto asignado para el período del cual está rindiendo la cuenta, correspondiente específicamente destinado a las actividades ambientales.

Presupuesto ejecutado. Corresponde al monto ejecutado efectivamente en el período rendido específicamente en las actividades ambientales.

Relación de proyectos ambientales. Lista de los proyectos cuyo objetivo esté dirigido a la prevención, corrección, mitigación o recuperación de impactos ambientales.

Relación de proyectos que requieren licencia ambiental. Relacione aquellos proyectos que según las leyes y la normatividad (L. 99/93, D. 2753 y posteriores) deben obtener licencia ambiental.

6. Indicadores de gestión. Si la entidad tiene indicadores adicionales para medir los principios de eficiencia, eficacia, economía, equidad y sostenibilidad ambiental, que se ajusten a la definición que a continuación se presenta, debe relacionarlos. Dichos conceptos son:

6.1. Economía. Asignación de los recursos conforme a las necesidades y aspiraciones que demanda la sociedad en términos de racionalidad y prioridad, traducido en las asignaciones presupuestales conforme a los lineamientos del plan de desarrollo u otra política de igual o similar importancia.

6.2. Eficiencia. Es la mejor relación entre el costo de los recursos utilizados y los resultados obtenidos en igualdad de condiciones de calidad, y oportunidad al menor costo. Tiene dos medidas esenciales: técnica y económica, la técnica es el resultado de su medición en términos físicos (productividad) y la económica medición en términos monetarios.

6.3. Eficacia. Es el nivel del logro de resultados frente a los objetivos en condiciones de cantidad y oportunidad

6.4. Equidad. Los servicios o bienes y los beneficios de la acción estatal deben repartirse de manera igual a los individuos de una misma categoría esencial.

6.5. Sostenibilidad ambiental. La sostenibilidad ambiental: Realización de las actividades estatales en forma tal que se mejore la calidad de vida sin demeritar las posibilidades para las generaciones futuras en cuanto a bienes y servicios.

ANEXO 6

Información sobre la ejecución presupuestal

NOTA: Para ver los cuadros y texto completo por favor consultar el diario impreso, (D.O. 43.839, dic. 31/99).

Instrucciones para el diligenciamiento del formulario reporte de hallazgos de auditoría

a) Objetivo. Incluir en el formulario en forma resumida, los hallazgos de auditoría extractados del informe de auditoría financiera practicada a los entes públicos en la vigencia fiscal correspondiente.

b) Identificación del formulario. Forma CGR-2-Reporte de hallazgos de auditoría.

c) Encabezamiento del formulario. Incluya en las casillas 1 a 6 los datos solicitados en ellas.

d) Cuerpo del formulario. En las columnas destinadas a cuentas, coloque en renglones (7) y (8) el código y nombre de la cuenta, clasificadas de acuerdo al Plan General de Contabilidad Pública adoptado por la Contaduría General de la Nación.

En las columnas destinadas a hallazgos, tome los mayores y menores valores e incertidumbres que difieran del valor real que deba contener cada cuenta y colóquelos en los renglones (9), (10) y (11) respectivamente.

El renglón (12) no se debe diligenciar.

En el renglón (13) destinado a observaciones, explique en forma resumida la causa y el efecto de cada hallazgo, para que el lector pueda entender y juzgar claramente.

Firma. El formulario debe ser firmado por el responsable de su diligenciamiento.

Instrucciones complementarias

• Los hallazgos se deben relacionar en el orden en que se presenta el catálogo general de cuentas del plan general de contabilidad pública.

• En caso de que en una cuenta exista más de un tipo de hallazgo (sobrestimaciones, subestimaciones, y/o incertidumbres), en el renglón 13 observaciones, efectúe la explicación para cada uno de ellos.

• Utilice tantos formatos como sean necesarios bajo el diseño aquí previsto.

NOTA: Cualquier aclaración sobre su diligenciamiento favor comunicarse con la Dirección de Economía y Finanzas Públicas de la CGR.

Instrucciones para el diligenciamiento del formulario

a) Objetivos. Incluir en el formulario indicadores de gestión y resultados preparados por la entidad para efectuar mediciones con respecto a una vigencia fiscal determinada.

b) Identificación. Forma CGR-3 indicadores de gestión y resultados.

c) Encabezamiento del formulario

1. Nombre de la contraloría. Incluir el nombre de la contraloría que realiza el reporte.

2. Entidad. Incluir el nombre de la entidad de la cual se obtuvo la información.

3. Departamento y municipio. Incluir el nombre del departamento y municipio en donde tiene la sede la entidad.

4. Fecha de reporte. Registrar la fecha en que fue remitido el formulario a la CGR.

d) Cuerpo del formulario. De conformidad con las funciones, bienes y/o servicios producidos o prestados, la entidad debe suministrar los indicadores que utiliza y que le permiten medir el acierto con que administra los recursos públicos.

5. Indicadores de medición

5.1. Eficiencia. Demostrar que la asignación de los recursos ha sido la más conveniente para maximizar los resultados esperados.

5.2. Eficacia. Determinar que los resultados han sido logrados de manera oportuna y guardan relación con los objetivos y metas programadas.

5.3. Economía. Demostrar que en igualdad de condiciones de calidad los bienes y servicios fueron obtenidos al menor costo posible.

5.4. Equidad. Identificar los receptores de la acción económica y analizar la distribución de costos y beneficios entre los sectores económicos y sociales de las entidades territoriales.

5.5. Valoración de costos ambientales. Cuantificar el impacto por el uso y deterioro de los recursos naturales y del medio ambiente y evaluar la gestión de protección, conservación, uso y explotación de los mismos.

6. Nombre del indicador. Del conjunto de actividades de la entidad, defina los conceptos que le permiten medir la gestión en el manejo racional de los recursos económicos. Ejemplo: Grado de ejecución presupuestal.

7. Fórmula. Indique claramente las variables que intervienen en el indicador, ejemplo:

 

8. Resultados. Incluir en términos de valores o cantidades, el producto obtenido del indicador.

9. Observaciones. Efectúe los comentarios que considere necesarios con relación a la aplicación de los principios y resultado de los indicadores utilizados.

NOTA: Cualquier aclaración al respecto, comunicarse con la Dirección de Economía y Finanzas Públicas.

ANEXO SEUD

Sistema estadístico unificado de deuda

Instrucciones

1. Entidad que reporta. Escriba el nombre de la entidad que presenta el informe y NIT.

2. Estado del mes. Escriba el mes y el año al que corresponde el informe.

3. Clase de deuda. Marque con una X si la deuda es 5 externa, 6 interna.

4. Diligenciado por. Escriba el nombre de la persona que diligenció la información.

5. Teléfono. Escriba el número del teléfono al cual se puede llamar para contactar a la persona que diligencia el formato.

6. Descripción. Identificación interna del crédito de la entidad que reporta, puede ser nombre del prestamista conel valor del contrato y número del pagaré.

7. Código del crédito. Número asignado por la dirección general del crédito público, DGCP, contiene 9 dígitos.

8. Tramo. Número que corresponde a la desagregación del crédito por monedas, tasas de interés, plazo de pago, asignado por la DGCP. Por defecto es 1.

9. Tabla. Unidad mínima de contrato. Cuando los pagos dependen de las fechas de los desembolsos o hay pagarés, por defecto es 1.

10. Fecha de vencimiento. La fecha pactada para ser el servicio de la deuda (pago), tanto de amortizaciones como de intereses y comisiones, en el formato (aaaa-mm-dd) ej: 1998-12-31.

11. Fecha de operación. Fecha en la cual se realizó el servicio, o en la cual hizo el desembolso, el prestamista (empieza a causar los intereses), en el mismo formato anterior.

12. Tipo de operación. Escriba el número correspondiente a la transación informada.

05-desembolso (recibo de recursos provenientes del crédito).

06-amortización

07-intereses

08-comisión

10-cancelación de desembolsos por no utilización

11-Prepago

16-Intereses de mora

24-Ajustes a comisiones

25-Ajustes a amortizaciones

26-Ajustes a intereses

27-Ajustes a desembolsos

30-Monetizaciones

31-Novedades

99-Saldo

13. Tasa de interés. Valor de la tasa con la cual fue pagado el interés. Ej. Si se tiene que pagar DTF+2.0 y la DTF está en 20, entonces la tasa = 20+2=22.

14. Movimiento deuda. Dado que se pueden tener créditos contratados en una moneda y pagados en otra, por ejemplo UPAC, pagos en pesos, se hace necesario tener la distinción entre moneda de tramo y moneda de pago.

14.1. Moneda de tramo. Indique la moneda pactada de tramo, por defecto la moneda del contrato, utilizando la notación internacional 3 letras (país y moneda). Ej.: dólar USD, pesos COP, marcos DEM, yenes, JPY, u otras creadas por las entidades del sistema estadístico. Ej: UPAC, CAM, U.

14.2. Valor operación en moneda del tramo. Corresponde al monto del desembolso o pago efectuado en la moneda del tramo.

14.3. Moneda de pago. Corresponde a la moneda en la cual se efectúa el pago, Ej. pesos, COP.

14.4. Valor operación en moneda del pago. Corresponde al monto girado en la moneda del pago.

15. Tasa de cambio moneda de pago-USD. Es la tasa de cambio para los giros, de la moneda de pago con respecto al dólar. O para el caso de desembolsos la reportada por el prestamista, ej. Es la tasa representativa cuando es pesos, es 1 cuando es dólar.

16. Tasa de cambio operación COP. Corresponde a la tasa representativa del mercado en la fecha de operación. Reportado por el Banco de la República.

17. Acumulados en moneda original. Escriba el monto acumulado por tipo de transacción en la moneda del tramo, hasta la fecha de corte informado.

18. Saldo de deuda en moneda del tramo. Saldo de deuda en la moneda del tramo.

19. Saldo de deuda en USD. Resultado de dividir 18 por 15, siendo que 15 es la tasa del último día hábil del mes publicada por el Banco de la República.

20. Saldo de deuda en miles de pesos. Resultado de 16 * 19/1000, saldo de deuda en miles de $ colombianos, valorado a tasa representativa del final del mes. Este saldo debe corresponder a los valores registrados en los libros de contabilidad y revelados en el balance general.

El informe debe ir ordenado por crédito y luego por tipo de operación, incluyendo siempre el saldo, y los créditos de corto plazo. Además de contener la suma en dólares y pesos.

NOTA: Para ver los cuadros y texto completo por favor consultar el diario impreso, (D.O. 43.839, dic. 31/99).

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