CIRCULAR EXTERNA 35 DE 1999 

(Noviembre 12)

Asunto: Guía para la formulación de proyectos y programas

(Nota: Dejada sin efectos la Circular Externa 31 de 2009 de la Superintendencia del Subsidio Familiar)

Con el fin de facilitar la formulación, presentación y evaluación de los proyectos y programas que las cajas de compensación familiar someten al estudio y aprobación de esta superintendencia, es conveniente unificar los criterios y requisitos que a partir de la fecha se tendrán en cuenta.

1. Petición formal del representante legal.

El director administrativo o su suplente debidamente reconocido suscribirá el escrito de solicitud de aprobación de los proyectos de inversión en el cual indicará los anexos que remite.

2. Copia del acta del consejo directivo.

Se deberá adjuntar copia certificada del acta, donde la superintendencia pueda verificar lo siguiente:

2.1. Los miembros del consejo directivo asistentes y su calidad de principal o suplente.

2.2. Aprobación expresa del proyecto de inversión o programa y su cuantía.

2.3. La mayoría calificada para la respectiva aprobación.

2.4. La firma del presidente y secretario del consejo directivo en la respectiva acta.

3. Certificado del revisor fiscal.

El revisor fiscal certificará de dónde provienen los recursos que se utilizarán para la ejecución del proyecto (origen), indicando específicamente cómo están representados (disponibilidad).

4. Proyecto.

4.1. Ficha técnica

Nombre. Establecer en forma breve lo que se proyecta realizar.

Localización. Es la delimitación espacial del proyecto o programa y la infraestructura física relevante de la zona. Aquí se señala el sitio donde se desarrollarán las actividades centrales del proyecto, ubicando social y geográficamente la obra (proyecto) o la acción (programa).

Modalidad de la inversión. Definir el nombre de la modalidad de la inversión de acuerdo con lo establecido en el límite máximo del monto anual de las inversiones.

Servicio. Determine el servicio o servicios que ofrecerá o generará el proyecto.

Valor del proyecto. Registre el valor total que se proyecta ejecutar.

Tiempo de ejecución. Indique el tiempo estimado que durará la ejecución del proyecto.

Origen de los recursos. Determine de dónde provienen los recursos que se utilizarán para la ejecución del proyecto.

Tiempo de recuperación. Establezca el tiempo en que se recuperará la inversión destinada para adelantar el citado proyecto.

Descripción general del proyecto. Se debe establecer en forma general en qué consiste el proyecto o programa que se pretende realizar.

4.2. Planeación del proyecto

4.2.1. Presentación del problema

Descripción de la situación actual (síntomas y causas).

Identificación de situaciones futuras al sostenerse la situación actual (pronóstico).

4.2.2. Objetivo general.

Es el enunciado claro y preciso de los propósitos, fines y logros a los cuales se aspira llegar, convertidos en elementos de entrada o de partida tanto para el sistema de seguimiento y evaluación como para la construcción de indicadores.

4.2.3. Objetivos específicos.

Son la desagregación del objetivo general en los componentes del proyecto, a los cuales se llega al realizar una serie organizada y coherente de actividades.

4.3. Justificación.

Establecer las motivaciones que llevan a la caja de compensación a desarrollar el proyecto.

4.4. Estudio de mercado.

Determinar el grado de necesidad, la demanda del servicio que se pretende implantar y su grado de influencia.

4.5. Desarrollo del proyecto.

Definir las características finales del servicio, políticas administrativas y financieras, estructura orgánica, plan de desarrollo estratégico entre otros.

4.6. Cobertura proyectada.

Corresponde a la proyección de la población por categorías que se beneficiará del proyecto.

4.7. Evaluación social.

Busca medir los aportes, tanto positivos como negativos de un proyecto a la estructura socioeconómica en su conjunto.

4.8. Estudio financiero.

4.8.1. Valor de la inversión.

Se deberá discriminar teniendo en cuenta cada ítem como: costo directo, costos indirectos, costos financieros, gastos legales, gastos generales, diseños y estudios, imprevistos. Cuando el proyecto se estime ejecutar en varias vigencias, se deberá tener en cuenta el ajuste en los precios por variación de la inflación.

4.8.2. Financiación.

Los recursos propios que la caja puede canalizar para ejecutar los proyectos de inversión son, entre otros:

— Remanentes de ejercicios anteriores.

— Capital de trabajo, determinado a la fecha de la presentación del proyecto, demostrando que realmente existen.

— Donaciones que haya recibido la caja y que estén contabilizadas con la respectiva evidencia.

Cuando se trate de recursos del crédito la corporación deberá determinar el costo del crédito, la forma de amortización, plazo, período de gracia, tasas de interés, entre otros. Igualmente, el crédito deberá estar previamente aprobado a la presentación del proyecto.

4.8.3. Presupuesto de ingresos y egresos del proyecto y en general de la corporación.

Se estimará un período de tiempo no inferior al de recuperación de la inversión para la proyección de los ingresos y egresos.

4.8.4. Flujo de efectivo.

Al igual que el punto anterior, se estimará dicho flujo para el mismo período de tiempo.

4.8.5. Balance general de la corporación proyectado.

Se proyectarán los respectivos balances con la afectación del proyecto por las vigencias de la recuperación de la inversión.

4.9. Otros aspectos.

Adicionalmente a lo descrito en los puntos anteriores, cuando se trate de proyectos específicos como los que se relacionan a continuación, se deberá incluir dentro de la respectiva información los requerimientos que en cada caso se mencionan.

4.9.1. Proyectos de construcción.

Presupuesto de obra detallando unidad, cantidad, valor unitario y valor total.

Planos arquitectónicos generales del proyecto.

Licencia de construcción.

Cronograma de actividades valorizando la inversión mensual.

Todo proyecto de construcción debe contar con una interventoría ya sea en forma directa o contratada y su costo debe estar incluido dentro del valor total de la inversión.

4.9.2. Dotación.

Relación de los elementos que se pretendan adquirir incluyendo la cantidad, valor unitario y valor total.

4.9.3. Proyectos de compra y venta de bienes inmuebles.

Avalúo comercial practicado por perito inscrito en la lonja de propiedad raíz, o en entidad oficial, el cual debe incluir, entre otros, un estudio de títulos, linderos, precio, ubicación y método valuatorio.

Certificado de tradición del inmueble con una vigencia no mayor a treinta días, a la fecha de presentación del proyecto.

Cuando se trate de la venta de inmuebles de propiedad de la caja, ésta deberá justificar la transacción e informar la destinación de los recursos.

4.9.4. Proyectos de promoción de oferta (Fovis).

Los valores correspondientes a estos proyectos deberán estar incluidos en la proyección del plan anual de ejecución mensualizada.

Para compra de terrenos se deberá anexar la disponibilidad de servicios públicos básicos.

Se deberá incluir la fecha de desembolso y reintegro de los recursos, el cual no debe ser superior a doce meses, contados a partir de la fecha en que se realice el desembolso.

Simultáneamente las cajas enviarán al Ministerio de Desarrollo copia del respectivo proyecto para que se emita el concepto técnico, dando cumplimiento al artículo sexto del Decreto 1729 de septiembre 7 de 1999.

4.9.5. Proyectos alianza estratégica Fondo Nacional de Ahorro.

El valor de estos proyectos deberá ser incluido dentro del límite máximo de inversiones y para su ejecución requiere la presentación del proyecto para el respectivo pronunciamiento de esta superintendencia.

Con respecto a esta alianza, es conveniente aclarar que por ningún motivo la caja de compensación podrá asumir pérdidas por la ejecución del proyecto.

4.10. Evaluación del proyecto.

La caja deberá establecer el procedimiento que utilizará para evaluar hasta qué punto está alcanzando el proyecto la población objetivo apropiada, si es consistente o no la entrega de servicios con las especificaciones de diseño del proyecto y qué recursos se han utilizado en la ejecución del mismo.

4.11. Observaciones a tener en cuenta.

Se debe describir en forma concreta la manera como la ejecución del proyecto contribuye a cumplir las metas propuestas en el plan operativo de la corporación y en el plan nacional de desarrollo. Adicionalmente se debe establecer cómo el mismo ayuda a superar las necesidades básicas insatisfechas de la población objeto.

Todo proyecto que requiera inversión debe estar incluido dentro del límite máximo del monto anual de las inversiones definido previamente por el ente de control, clasificado en la modalidad y servicio que corresponda.

La superintendencia no aprobará la ejecución de estudios, diseños ni anteproyectos presentados en forma independiente, estas actividades deberán quedar incluidas dentro de la inversión total una vez se presente el proyecto definitivo para el respectivo pronunciamiento. En caso de que no se apruebe dicho proyecto los conceptos antes definidos deberán registrarse como gastos de administración y funcionamiento del respectivo servicio.

Las cajas deberán dar cumplimiento a la Ley 37 de 1990 y su Decreto Reglamentario 2890 de 1991 cuando exige la participación de un economista con matrícula profesional.

Los proyectos de inversión, según el caso, deberán cumplir las exigencias que sobre impacto ambiental consagra el Decreto 1753 de 1994 y las normas que lo complementen, adicionen o reformen.

El envío de la información debe hacerse a través de un medio magnético, disquete de 3 1/2 de alta densidad. La información financiera contable debe ser diligenciada en hoja de cálculo y las demás en procesador de palabra.

La solicitud de aprobación, la copia del acta de consejo directivo, el certificado del revisor fiscal, los planos, avalúos y certificados de libertad deberán venir en forma escrita.

Para el caso de los proyectos de arrendamiento o comodatos, la corporación deberá remitir borrador del contrato que proyectan suscribir.

Los proyectos o programas que presenten las cajas y que no se ajusten a las directrices que se establecen en esta circular, no serán atendidos, por lo tanto se devolverán en forma inmediata.

Esta circular deja sin efecto la Circular Externa 16 del 16 de julio de 1996.

N. del D.: Esta circular va dirigida a los consejos directivos, directores administrativos y revisores fiscales de las cajas de compensación familiar.

(Nota: Dejada sin efectos la Circular Externa 31 de 2009 de la Superintendencia del Subsidio Familiar)

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