CIRCULAR EXTERNA 3 DE 2000 

(Agosto 11)

Ref.: Instrucciones para el envío de información contable y financiera de las entidades cooperativas vía internet.

(Nota: Derogada en lo pertinente por la Circular Externa 1 de 2009 del Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas)

(Nota: Modificada por la Carta Circular 3 de octubre 13 de 2000 del Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas)

Para dar cumplimiento con lo dispuesto en el numeral seis (6) de la Circular Externa 02 de julio 6 de 2000, el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas ha desarrollado un programa de captura para que las cooperativas remitan su información contable y financiera vía internet.

En tal sentido y con el objeto de proporcionar al sector cooperativo de una herramienta de computación para el envío de información, a continuación se precisan aspectos importantes a tener en cuenta para la remisión:

1. Objeto del programa de captura: Proporcionar al sector cooperativo una herramienta de computación para el envío de información estandarizada, de una manera óptima y ágil.

2. Alcance del programa de captura. Este aplicativo permite capturar manualmente o migrar de un archivo plano, el plan único de cuentas de la cooperativa, al igual que las proformas de inscripción o seguimiento, llevando a cabo las validaciones respectivas en cada pantalla de captura, para finalmente realizar el proceso de generación del archivo a remitir al fondo.

3. Requerimientos. Para la instalación y operación del aplicativo de captura de información, se deben tener en cuenta los siguientes requerimientos técnicos:

• Para el programa:

– Sistema operacional: Windows 95 o superior

– Procesador: 486 o superior (recomendado)

– Memoria RAM: 16 Megabytes o superior

– Espacio en disco: 25 Megabytes

• Para el manual de usuario:

– Microsoft Word 95, superior o compatible.

• Para la capacitación: Videograbadora con formato VHS

• Para la transmisión: Acceso a internet con cuenta de correo. Si la cooperativa no tiene acceso a internet o correo, debe comunicarse con el área de sistemas de Fogacoop, quien le informará los pasos a seguir para obtener este servicio.

4. Capacitación del programa de captura. Se llevará a cabo mediante una cinta de video en formato VHS que será remitida a cada una de las cooperativas destinatarias de la presente circular, la cual contiene la filmación de todas las instrucciones necesarias para llevar a cabo el proceso de instalación, operación del programa de captura y remisión de información vía internet, al Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas.

El fondo publicará en su página web los programas de captura, manual del usuario y las proformas que son la base de la información a reportar (descripción de la información que se encuentra definida o contenida en el programa de captura), en la dirección www.fogacoop.gov.co., los cuales deberán ser descargados por cada cooperativa que lo requiera.

5. Instalación del programa de captura. Deberá ser llevada a cabo por cada una de las cooperativas de acuerdo con las instrucciones impartidas en la cinta de video descrita en el numeral anterior.

6. Remisión por internet de la información a reportar. El Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas recibirá únicamente el archivo en el formato que el programa de captura genera automáticamente. El archivo que se genera para ser enviado vía internet, corresponde a un formato encriptado y comprimido, de tal manera que sólo el programa de recepción de información que posee el fondo, podrá leer, interpretar y procesar dicho archivo.

Es importante resaltar que mediante este medio de envío, se contempla un horario extendido de 24 horas sin restricción alguna, para la remisión de la información contentiva en la Circular 02 del 6 de julio de 2000 en las fechas fijadas para tal fin.

Posterior al envío de información a Fogacoop y la recepción del código de transmisión remitido por el fondo a la cooperativa (vía internet), se deberá diligenciar el formato F001-2000, anexo a esta circular, el cual deja constancia de la veracidad de la información reportada en la transmisión. Dicho formato deberá ser firmado por el representante legal, contador, revisor fiscal y presidente del consejo de administración.

7. Retransmisión por internet de la información del programa de captura. En el evento de que el ente de vigilancia llegase a glosar el estado financiero remitido por la cooperativa y ésta deba retransmitirlo a la respectiva superintendencia, o la cooperativa encuentre información errada en su estado financiero transmitido al fondo, ésta deberá retransmitirlo nuevamente a Fogacoop.

Para ello deberá solicitar, de manera escrita, autorización al área técnica del fondo, informando las causales para la retransmisión.

8. Proformas. Con el fin de implementar en el programa de captura las proformas enunciadas en la Circular Externa 01 de 1999 y ampliadas mediante Circular Externa 02 de 1999, se hizo necesario adaptar y aclarar algunas de éstas en la información requerida por la base de datos del programa. Es por ello que como anexo número 1 de esta circular se encontrarán las proformas que serán reportadas como parte del programa de captura, con la descripción de la información que la componen.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y precisa lo descrito en el numeral seis (6) de la Circular Externa 02 de 2000.

N. del D.: La presente circular va dirigida a representantes legales y revisores fiscales de entidades cooperativas que desarrollan actividad financiera y se encuentren inscritas o pretendan inscribirse, en el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas.

(Nota: Modificada por la Carta Circular 3 de octubre 13 de 2000 del Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas)

(Nota: Derogada en lo pertinente por la Circular Externa 1 de 2009 del Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas)

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