Procuraduría General de la Nación

RESOLUCIÓN 176 DE 2000

(Diciembre 15)

“Por medio de la cual se establecen las directrices y mecanismos para el mejoramiento continuo de los procedimientos de la Procuraduría General de la Nación”.

El Viceprocurador General de la Nación,

en ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas en el numeral 17 del artículo 17 del Decreto 262 de 2000 y la Resolución 420 de noviembre 21 de 2000 mediante la cual el Procurador General de la Nación, delegó las funciones previstas en el numeral 41 del artículo 7º del Decreto 262 de 2000 en cuanto a la expedición de los procedimientos de la entidad y la adopción del mejoramiento continuo, y

CONSIDERANDO:

Que es necesario fijar directrices y mecanismos que permitan el mejoramiento continuo de los procedimientos en la Procuraduría General de la Nación, en armonía con la ley, las reglamentaciones y las políticas y planes institucionales de modernización y racionalización interna;

Que es necesario dar aplicación a la resolución mediante la cual se adoptan los manuales de procedimientos en la Procuraduría General de la Nación,

RESUELVE:

ART. 1º—El mejoramiento continuo de los procedimientos en la Procuraduría General de la Nación, se adelantará conforme a las siguientes orientaciones:

1. El mejoramiento continuo de los procedimientos es la herramienta gerencial mediante la cual se analizan los procesos y los procedimientos en términos de su eficiencia, eficacia, celeridad, cumplimiento de las normas, secuencia, requisitos y tecnología, identificando sus debilidades y fortalezas, con el objeto de ajustarlo y modernizarlo para disminuir el impacto negativo de sus debilidades y potenciar sus fortalezas.

2. La oficina de planeación coordinará el mejoramiento continuo de los procesos de la Procuraduría General de la Nación y brindará a las dependencias la asesoría y asistencia técnica requerida.

3. Los jefes de dependencia serán los responsables directos del mejoramiento continuo de los procedimientos de su competencia.

4. La oficina de control interno, evaluará el mejoramiento continuo de los procedimientos para garantizar que estos incorporen los elementos de control que sean necesarios, así como para la formulación de propuestas de optimización de los mismos.

5. Las actividades de mejoramiento se realizarán de conformidad con la metodología ISO 9000 o la que se establezca en los estándares internacionales utilizados por las normas Icontec, la cual deberá ser utilizada por la oficina de planeación e incluirán la coordinación necesaria entre las diferentes dependencias.

6. Las mejoras o modificaciones a los procedimientos se acordarán mediante acta suscrita por el jefe de la oficina de planeación, el jefe de la oficina de control interno, quien debe validar que el procedimiento cumpla con el objetivo legal y que los controles sean adecuados para el mismo fin y el jefe de la respectiva dependencia, según la naturaleza del proceso a formalizar. El acta contendrá como mínimo:

• Nombre del procedimiento.

• Dependencia que solicita la modificación del procedimiento.

• Fecha de última actualización.

• Problemas detectados, propuesta de mejoramiento y beneficios resultantes.

7. Los procedimientos se incorporarán a los manuales respectivos por la oficina de planeación, corresponderá a la secretaría general la distribución de los mismos.

8. La oficina de planeación deberá seguir las normas internacionales ISO 9000 utilizadas por el Icontec o las que se encuentren vigentes para la fecha de la adopción o modificación de los manuales de procedimientos de la Procuraduría General de la Nación.

ART. 2º—Los jefes de dependencia realizarán con el personal a su cargo dentro de los cinco (5) días calendario de los meses de marzo, mayo, agosto, noviembre y febrero una reunión bimestral o cuando se requiera la revisión, en la cual se establecerán los ajustes y mejoramiento de sus procesos y comunicarán por escrito los resultados a la oficina de planeación y la oficina de control interno en el curso de la semana siguiente a la sesión, para el estudio conjunto y si es del caso se adopten mediante acto administrativo.

ART. 3º—Cada funcionario está en la obligación de sugerir mejoramientos a los procesos en los cuales interviene al igual que participar activamente en las sesiones de mejoramiento de los procesos de su respectiva dependencia.

ART. 4º—Comuníquese la presente providencia a los jefes de las dependencias, para lo de su competencia.

ART. 5º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 15 de diciembre de 2000.