CIRCULAR EXTERNA 2 DE 2001 

(Noviembre 7)

(Nota: Adicionada por la Circular Externa 1 de 2007 del Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas)

Ref.: Directrices para el manejo de las liquidaciones.

De conformidad con las funciones asignadas al Fogacoop en el numeral 4º del artículo 8º del Decreto 2206 de octubre de 1998 y el Decreto 756 de 2000 y, en concordancia con el Decreto 2649 de 1993, el Código de Comercio y el estatuto orgánico del sistema financiero, se imparte el siguiente instructivo.

1. Directriz contable

Como quiera que a partir de la toma de posesión para liquidar el seguimiento a la gestión del liquidador es asumido por Fogacoop, la información contable ya no se remitirá a la superintendencia respectiva sino al fondo, atendiendo las directrices consignadas en esta circular y los instructivos que sobre el particular sean expedidos.

1.1. Deber de continuar con la contabilidad en cooperativas intervenidas

Es responsabilidad del liquidador continuar con la contabilidad de la entidad intervenida, en los libros debidamente registrados. En caso de no ser posible, debe proveer su reconstrucción e iniciar la contabilidad de la liquidación.

1.2. Libros de contabilidad

1.2.1. Las entidades cooperativas intervenidas para liquidar continuarán registrando las operaciones inherentes a su nueva situación en los comprobantes y en libros oficiales que deben llevar todas las entidades, como son: el libro diario y el libro mayor y balances, los cuales deben estar registrados en la cámara de comercio.

1.2.2. Las operaciones seguirán registrándose en los libros principales, a más tardar dentro del mes siguiente a la fecha de ocurrencia de las mismas.

1.2.3. Todas las operaciones se registrarán conforme a las dinámicas señaladas en el plan único de cuentas aplicable y vigente en el momento de la intervención y de conformidad con lo dispuesto en el artículo 112 del Decreto 2649 de 1993 sobre contabilidad de las empresas en liquidación.

1.2.4. Se deberá llevar un libro de actas de las reuniones de la junta asesora.

1.2.5. Se debe garantizar una adecuada conservación tanto de los documentos que soportan la contabilidad, y de los comprobantes internos y externos que respalden las operaciones y los hechos registrados.

1.2.6. Los estados financieros, conforme al Decreto 2649 de 1993, se elaborarán con fundamento en las operaciones y saldos tomados de los libros de contabilidad, los cuales deben llevarse de forma tal que garanticen la autenticidad e integridad de la información contenida en ellos.

1.3. Normas básicas contables

La contabilidad se deberá realizar conforme a las normas básicas contables reglamentadas en el Decreto 2649 de 1993, de las cuales destacamos las siguientes:

1.3.1. Período. La cooperativa deberá reportar estados financieros mensualmente.

1.3.2. Valuación. Tanto los recursos como los hechos económicos que la afecten deben ser apropiadamente cuantificados en términos de la unidad de medida (el peso).

1.3.3. Esencia sobre forma. Los recursos y hechos económicos deben ser reconocidos y revelados de acuerdo con su esencia o su realidad económica y no únicamente con su forma legal.

1.3.4. Revelación. La cooperativa debe informar en forma completa, aunque resumida, todo aquello que sea necesario para comprender y evaluar correctamente su situación financiera y los cambios experimentados. Los hechos económicos deben ser correctamente clasificados, descritos y revelados.

1.3.5. Prudencia. Los hechos económicos se deben registrar de tal manera que los ingresos y los activos no se sobrestimen o se subestimen los pasivos y los gastos; las pérdidas, inclusive las probables, deben contabilizarse cuando se conozcan y sean susceptibles de cuantificación.

1.3.6. Estados financieros básicos y consolidados. Son el balance general, el estado de resultados, y el estado de flujos de efectivo.

1.3.7. Reconocimiento de los hechos económicos. Se deben identificar y registrar formalmente en la contabilidad todos los hechos económicos realizados.

1.3.8. Operaciones descontinuadas. Se denominan operaciones descontinuadas las secciones de un negocio, claramente identificables, que se han liquidado o se van a liquidar. Cuando se disponga la liquidación, se deben identificar los activos respectivos, el método contable que se va a usar, el período de liquidación y los resultados de las operaciones que se van a descontinuar, estimados hasta la fecha de cesación de funcionamiento del segmento.

Cuando se estime que de la liquidación de un segmento del negocio resultará una pérdida, ésta debe reconocerse en la fecha en la cual los administradores del ente económico adopten formalmente la decisión de proceder a dicha liquidación. En el caso de una ganancia, ésta no se reconoce hasta que se convierta en efectivo o en otras especies fácilmente convertibles en efectivo.

La determinación de la ganancia o pérdida en la liquidación de un segmento debe hacerse con relación al valor neto de realización de los activos y pasivos respectivos.

1.4. Procedimientos contables

En concordancia con el Decreto 2649 de 1993, las entidades cooperativas intervenidas continuarán aplicando los siguientes procedimientos sobre los principales rubros de los estados financieros:

1.4.1. Calificación, clasificación, causación de rendimientos y provisión de la cartera de crédito. La cooperativa mantendrá los parámetros establecidos por el ente de supervisión vigente al momento de intervención en materia de: clasificación, evaluación, causación de rendimientos y provisiones de cartera de crédito. Igualmente, se mantendrán los reportes mensuales a las centrales de riesgo (Cifin, Datacrédito, etc.).

1.4.2. Evaluación y valoración de las inversiones. Las inversiones, tanto de renta fija como de renta variable, deberán ser objeto de un seguimiento permanente y la contabilización de su valor debe estar en concordancia con la aplicación de las normas vigentes del organismo de supervisión y control al momento de su intervención. Su valor histórico deberá ser ajustado al final del período contable al valor de realización mediante provisiones o valorizaciones.

1.4.3. Bienes recibidos como dación en pago. La aceptación de bienes recibidos como dación en pago procederá si con ella se cancela el saldo total de la deuda incluido el capital y los intereses causados. En caso de que no se logre cubrir el total de la deuda, el liquidador motivará el recibo de la dación en pago, operación sujeta a la aprobación del fondo.

En caso de que el bien sufra alguna desmejora, se deberá obrar dando aplicación al artículo 52 del Decreto 2649 de 1993, relacionándolo con contingencias de pérdidas probables, de tal manera que se contabilicen las provisiones necesarias, que deberán ser justificadas, cuantificables y confiables, práctica que se revelará en los estados financieros.

1.4.4. Diferidos. Es conveniente diferenciar la naturaleza de las operaciones que se registran como gastos pagados por anticipado y cuáles como un cargo diferido.

Se consideran como gastos pagados por anticipado, las operaciones que se relacionen con gastos incurridos, es decir, de los que se espera obtener un servicio como intereses, seguros, arrendamientos, etc.

Son cargos diferidos aquellas operaciones que ocasionan gastos durante la etapa de iniciación de una entidad, entendiéndose éstos como gastos de organización, instalación y montaje, así como mejoras en propiedades arrendadas entre otros, en los que se tiene que incurrir antes de obtener ingresos.

El tratamiento de los diferidos se regirá por lo estipulado en el artículo 112 del Decreto 2649 de 1993 (contabilidad de empresas en liquidación) que expresa: “No es apropiado asignar el costo de los activos a través de su depreciación, agotamiento o amortización.

Tampoco es apropiado diferir ingresos, gastos, cargos e impuestos”. Por lo anterior, no se seguirán manejando las cuentas de activos diferidos (gastos pagados por anticipado por concepto de intereses, seguros, arrendamientos y otros), cargos diferidos, ni impuestos diferidos. En consecuencia, deberán crearse las correspondientes partidas contables para ajustar estas cuentas.

1.4.5. Valoración de activos y pasivos. El artículo 112 del Decreto 2649 de 1993 establece que “los activos y pasivos de las empresas en liquidación se deben valuar a su valor neto realizable.

Deben registrarse por separado los activos que deben ser devueltos en especie a los propietarios del ente y clasificar los pasivos según su orden de prelación legal”, por lo tanto:

1.4.5.1. Los activos deberán registrarse por su valor neto realizable; es decir por el valor de mercado, una vez descontados los gastos imputables a su realización.

1.4.5.2. Una vez avaluados los activos, sus valores deberán incorporarse a la contabilidad, creando las correspondientes partidas para ajustar los nuevos valores (contenidos en el acto administrativo) con los anteriores (los registrados en la contabilidad).

1.4.5.3. Una vez en firme la resolución de reconocimiento de acreencias y prelación de pagos, deben contabilizase estos valores atendiendo al orden de prelación legal de pagos.

1.4.5.4. La denominación y presentación del pasivo debe ajustarse estableciendo agregaciones a fin de clasificarlo en el siguiente orden:

a) Gastos administrativos corrientes de la intervenida por pagar;

b) Acreedores de la no masa;

c) Acreedores de la masa;

d) Acreedores del pasivo cierto no reclamado;

e) Desvalorización monetaria;

f) Otros pasivos;

g) Patrimonio.

1.5. Remisión de estados financieros básicos

Los estados financieros básicos se reportarán en las siguientes periodicidades:

1.5.1. Corte fecha de intervención. 30 días calendario posteriores a la fecha de su posesión, el agente especial allegará al Fondo un balance con corte a dicha fecha.

1.5.2. Corte mensual. Se remitirán los veinte primeros días de cada mes, certificados por el representante legal y el contador, acompañados de un cuadro detallado de venta de activos y pagos realizados.

1.5.3. Corte trimestral. Se remitirán los veinte primeros días de cada trimestre, certificados por el representante legal y el contador, acompañado de las respectivas notas; los anexos sobre castigo de activos; clasificación y calificación agregada de la cartera; cuadro detallado de venta de activos y de pagos y del informe trimestral de gestión del liquidador.

1.5.4. Corte anual. Se remitirán antes del primero de marzo de cada año. Corresponden a los estados financieros anexos a la rendición de cuentas que debe presentarse a los acreedores y deberán acompañarse de: el dictamen del contralor; detalle de venta de activos y de pagos; castigo de activos; cuadros de clasificación y calificación agregada de cartera y copia del documento contentivo de la rendición de cuentas.

PAR.—De conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 del Decreto 2418 de noviembre de 1999, el liquidador deberá actualizar la valoración de los activos contenidos en el inventario, con base en nuevos avalúos, cuando concurran circunstancias que incidan notoriamente en avalúos inicialmente determinados.

1.6. Aprobación y publicidad de los estados financieros

De conformidad con los dispuesto en el artículo 7º del Decreto 2418 de 1999, en consonancia con el artículo 7º del Decreto 756, le corresponderá a la Junta asesora dar concepto a los estados financieros. En cuanto al mecanismo de publicación, será definido en la liquidación de acuerdo con lo prescrito en el artículo 9º del Decreto 2418 de 1999 (rendición de cuentas a los acreedores).

1.7. Aspectos tributarios

Las entidades cooperativas son entidades con régimen tributario especial, lo cual implica que deben presentar declaración de renta.

El Decreto Reglamentario 2662 de 2000 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público da como plazo especial para la presentación de la declaración de renta de las entidades financieras intervenidas, dos meses desde la fecha en que se aprueben de manera definitiva los estados financieros correspondientes al segundo semestre del año a declarar.

Considerando que la junta asesora debe dar un concepto sobre los estados financieros de la intervenida, que ésta debe reunirse a más tardar el 1º de abril de cada año (EOSF, art. 298), es razonable esperar que las declaraciones de renta se presenten al inicio del segundo semestre.

Es del caso recordar que las cooperativas tienen un régimen especial y que por lo tanto no deben realizar ajustes por inflación, de conformidad con lo estipulado en el numeral 2º del artículo 329 del estatuto tributario.

1.8. Castigo de activos

Le corresponde al liquidador realizar los castigos de activos que resulten pertinentes bajo los siguientes parámetros:

1.8.1. Evaluación del castigo. El castigo se realizará una vez se haya efectuado una detenida evaluación mediante la cual se obtenga la certeza de la irrecuperabilidad del activo, como consecuencia de haber agotado las medidas de cobro judicial o extrajudicial y establecido la existencia de una o más de las siguientes circunstancias:

1.8.1.1. Sentencia ejecutoriada de prescripción o inoponibilidad de la obligación o extinción por cualquier otro medio legal.

1.8.1.2. Inexistencia física o jurídica del deudor o cuando no exista garantía personal o real que respalde su cumplimiento.

1.8.1.3. Desconocimiento de bienes de los deudores.

1.8.1.4. Inexistencia de títulos que presten mérito ejecutivo o imposibilidad de constituirlo.

1.8.1.4(sic). Inexistencia o insuficiencia de activos del deudor y sus codeudores en casos de concordato o quiebras, para cubrir las obligaciones.

1.8.1.5. Cualquier crédito que no presente posibilidad de cobro.

1.8.1.6. Cuando se trate de cuantías iguales o inferiores a un salario mínimo legal.

1.8.1.7. Saldos insolutos por concepto de “deudores varios” u “otros” cuando respecto de la obligación principal se haya realizado acuerdo de pago con el deudor.

1.8.1.8. Créditos en otros procesos liquidatorios cuando se establezca, con base en la información disponible al momento del castigo, que la entidad deudora en liquidación no dispondrá de activos suficientes para el pago de la respectiva acreencia.

1.8.1.9. Inversiones en sociedades económicamente inexistentes.

1.8.1.10. Inversiones en sociedades declaradas en concordato o en quiebra cuando el pasivo sea superior a los activos.

1.8.1.11. Inversiones en otras intervenidas cuyo pasivo reclamado exceda considerablemente el avalúo de los activos.

1.8.2. Con el fin de proceder a castigar los activos, los liquidadores deberán observar el cumplimiento de los siguientes requisitos:

1.8.2.1. Elaboración de acta de castigo de activo parcial o total, según haya o no operado recuperación proporcional del mismo, suscrita por el liquidador y el contador, la cual debe contener:

a) Identificación del deudor;

b) Naturaleza de la obligación y garantía correspondiente;

c) Valor de la obligación;

d) Fecha de vencimiento de la obligación;

e) Gestiones judiciales o extrajudiciales realizadas para el recaudo, caso en el cual el liquidador deberá fundamentarse en el informe del abogado encargado del cobro;

f) Evaluación final del castigo.

1.8.2.2. Traslado a la Contraloría para que rinda concepto sobre el castigo efectuado, el cual deberá motivarse en caso de ser negativo.

1.8.3. Venta o baja de bienes muebles y enseres. Los bienes muebles y enseres, incluidos los elementos de oficina inventariados como activos, que se hallen deteriorados a tal punto que han perdido su valor económico, pero que continúen figurando contablemente, podrán ser vendidos como lote, por el valor de su avalúo comercial o por el mayor valor que se pueda obtener en el mercado.

Si ello no fuere posible, se darán de baja de los inventarios mediante acta motivada y detallada de los elementos objeto de esta medida, acta que deberán suscribir el liquidador y el contador con el visto bueno del contralor.

1.8.4. Reversión. En cualquier caso Fogacoop podrá solicitar, que sean reversados los castigos que no encuentre ajustados a lo establecido en los puntos anteriores.

Adicionalmente, debe señalarse que el castigo no releva a los liquidadores de la obligación de proseguir las gestiones de cobro que resulten pertinentes, cuando se presenten nuevas condiciones que permitan considerar posible obtener el cumplimiento de la obligación, toda vez que el castigo de una deuda no implica su condonación.

1.8.5. Reporte de castigo de activos. Los liquidadores deberán reportar a las centrales de riesgos (Cifin, Datacrédito, etc.) los castigos de cartera que se han llevado a cabo en el proceso de liquidación.

2. Directrices para el manejo de los recursos financieros

2.1. Principios orientadores para el manejo de recursos financieros

Los recursos provenientes del recaudo de dineros por diferentes conceptos tales como: recaudo de cartera, venta de activos y recuperación de otros activos deberán administrarse diligentemente propendiendo por mantener el valor económico del portafolio que se configure.

Para el logro del anterior objetivo, la estructuración del portafolio de inversiones y el manejo de los recursos disponibles a la vista en cuentas corrientes y de ahorro deberá estar enmarcado en los principios de una gestión de riesgo y en el establecimiento de una sana política de inversiones que tenga en cuenta, mediante la aplicación de una metodología adecuada, los siguientes riesgos:

2.1.1. El riesgo del emisor. Para realizar una inversión se deberá tener en consideración la situación del emisor del título, de tal forma que se garantice en lo posible la recuperación de los recursos invertidos.

Las inversiones deberán colocarse en emisores de la mejor calidad, o sea aquellos que presenten un riesgo casi nulo en términos del pago del capital invertido y de los respectivos intereses en los plazos previstos al constituir la inversión.

Por lo anterior, deberá mantenerse una lista de la calificación de riesgo de los emisores efectuadas por las agencias autorizadas para el efecto con el objeto de celebrar negocios únicamente con aquellos que garanticen la máxima seguridad y transparencia.

2.1.2. El riesgo de tasa-precio. Las inversiones deberán considerar la sensibilidad del valor del portafolio a cambios en la tasa de interés. En consecuencia, deberán encontrarse dentro de rangos, de manera que se asegure que la rentabilidad del portafolio no difiera substancialmente de la tasa promedio del mercado, según sea la duración promedio del portafolio.

2.1.3. El riesgo de contraparte. Se deben limitar a lo esencial las operaciones en las cuales se recurra a comisionistas de bolsa, minimizando el riesgo por incumplimiento en las condiciones y términos enunciados al adquirir la inversión.

Por lo anterior, deberá mantenerse una lista de la calificación de riesgo de las sociedades comisionistas de bolsa efectuada por las agencias autorizadas para el efecto con el objeto de celebrar negocios únicamente con aquéllas que garanticen la máxima seguridad y transparencia.

Igualmente, para los casos extremos en que se requiera la participación de comisionistas de bolsa, deberán definirse previamente los cupos permitidos para el desarrollo de negocios con las firmas que se elijan.

No se podrán utilizar servicios de mesas de dinero o asesores financieros independientes para movimientos de portafolio.

2.1.4. Inversiones admisibles. Se tendrán como inversiones admisibles las siguientes:

a) Títulos de deuda pública interna emitidos o garantizados por la Nación;

b) Títulos emitidos por el Banco de la República;

c) Títulos emitidos o aceptados por instituciones financieras vigiladas por la Superintendencia Bancaria, previo análisis de la información que es divulgada sobre la situación de estas entidades;

d) Papeles comerciales inscritos en el registro nacional de valores y avalados por entidades del sector financiero de primera línea;

e) Participación en FCO (fondo común ordinario) y fondos especiales administrados por sociedades fiduciarias, previo análisis de la información divulgada sobre la situación de estas entidades;

f) Depósitos a la vista (cuentas corrientes y de ahorro) en las instituciones financieras vigiladas por la Superintendencia Bancaria, según los requerimientos de los gastos y pagos a los acreedores de la intervenida;

g) Las entidades cooperativas intervenidas que presenten saldos en inversiones o en entidades que no estén en ninguna de las categorías anteriores deberán iniciar un plan de desmonte de los recursos invertidos.

2.1.5. Inversiones no admisibles. Dadas las circunstancias que rodean el proceso de intervención, no deben adelantarse los siguientes tipos de operaciones:

a) Operaciones REPO;

b) Inversiones en moneda extranjera;

c) Créditos interbancarios.

2.1.6. Composición del portafolio de inversión. Debe establecerse una política de diversificación de inversiones de tal manera que el riesgo de emisor se minimice, garantizando seguridad y rentabilidad.

2.1.7. Las necesidades de liquidez. El portafolio debe garantizar una opción de liquidez, de manera que haya correlación entre los vencimientos de las inversiones y los pagos previstos.

2.2. Principios operativos

2.2.1. Caja menor. El monto de la caja menor será analizado y aprobado por el liquidador a fin de determinar su cuantía de tal forma que esta guarde correspondencia con las necesidades de la intervenida.

2.2.2. Disponible ajustado a los gastos corrientes. El disponible debe guardar proporción con el tamaño y los gastos de la entidad, así como con las condiciones de la intervención. Por lo tanto, el saldo promedio semanal de los depósitos a la vista debe ajustarse al promedio semanal de gastos.

2.2.3. Manejo eficiente de los ingresos por ventas y recaudos. Los recursos originados en recaudos de cartera, recuperaciones y ventas de activos, serán manejados en forma transitoria en cuentas de ahorro empresarial, mientras tales recursos son colocados en inversiones de renta fija.

2.2.4. Manejo eficiente y prudente de los excedentes de tesorería. Los excedentes de tesorería deberán colocarse en inversiones que atiendan los principios mencionados en la primera parte de la presente comunicación.

2.3. Controles internos

La cooperativa implantará los controles internos necesarios para garantizar la seguridad de los documentos y de los dineros; por lo anterior, deberán contar con los controles lógicos y operativos tanto en las sedes como en la utilización de sus recursos físicos (control sobre acceso a las instalaciones, particularmente al área de tesorería; control de ingresos y manejo de operaciones que impliquen entrada y salida de fondos).

2.3.1. Ingresos

2.3.1.1. El liquidador asignará la función de recaudar los dineros, documentos y valores, preferentemente al tesorero de la liquidación, en las oficinas de la misma.

2.3.1.2. Cada entidad deberá manejar libros de bancos al día.

2.3.1.3. El liquidador y el tesorero o pagador o quien maneje dinero estarán debidamente afianzados.

2.3.1.4. Los ingresos a caja se registrarán en un recibo de caja debidamente prenumerado en original y copia que debe expedirse en el momento de la recepción de estos, describiendo valor en números y letras, fecha, concepto, firma, sello de quien recibe y forma de pago (efectivo o cheque) y el NIT.

2.3.1.5. Los recaudos de caja (efectivo-cheques) se consignarán diariamente en las cuentas bancarias, a más tardar en las primeras horas hábiles del día siguiente al del recaudo.

2.3.1.6. Los recaudos deben recibirse preferiblemente en cheque, en este caso deberá estamparse el sello que estipule: “Para consignar únicamente en la cuenta del primer beneficiario”.

2.3.1.7. Las consignaciones deberán comprobarse con el timbre de la máquina registradora, la firma y sello del cajero del banco en los formatos de consignación; en caso de no haber máquina registradora, con el sello y la firma del cajero.

2.3.1.8. En la caja fuerte o en un sitio adecuadamente seguro se guardará el dinero, cheques girados y no reclamados, letras, pagarés, acciones, inversiones, bonos, joyas, chequeras, etc. de propiedad de la entidad en liquidación, debiendo ser conocida la clave de la caja fuerte únicamente por la persona encargada de la tesorería o pagaduría.

Se recomienda dar en custodia la clave de la caja fuerte a un banco.

2.3.1.9. Quien se desempeñe como cajero, tesorero o pagador, no podrá guardar en la caja fuerte dineros o valores de propiedad particular.

2.3.1.10. Ningún empleado que no tenga la función de recaudo y la fianza vigente, podrá ejercer esta actividad.

2.3.2. Egresos

2.3.2.1. Todo egreso de tesorería se generará mediante giro de cheques individuales con base en órdenes de pago debidamente prenumeradas acompañadas de sus soportes legales y autorizados por el liquidador.

2.3.2.2. En todo egreso deben tenerse en cuenta las aplicaciones de ley (IVA, retención en la fuente, descuentos y las demás disposiciones que surjan después de la presente circular).

2.3.2.3. A todos los documentos soportes de los egresos, una vez se gire el cheque, se les debe colocar un sello de cancelado en el cual se especifique el número del cheque, el número del banco y el valor.

2.3.2.4. El traslado de fondos deberá efectuarlo el cajero, tesorero o pagador con autorización escrita del liquidador, lo cual se informará de inmediato al departamento de contabilidad de la entidad en liquidación, para que se refleje en la situación financiera de la empresa.

2.3.2.5. Los cheques se expedirán a nombre del beneficiario, excepto que medie poder o autorización escrita debidamente autenticada, en cuyo caso se librarán a nombre del beneficiario y/o apoderado o autorizado.

2.3.2.6. Se considera como práctica insegura que los pagadores y/o liquidadores firmen cheques en blanco o girados al portador o con alguna omisión de los requisitos de expedición.

2.3.2.7. Todo cheque girado por una cuantía que sea o exceda de $500.000.00 debe llevar el sello de “páguese únicamente al primer beneficiario” y además el sello “cruzado”.

2.3.2.8. Todo cheque debe ir firmado por el liquidador y un empleado (tesorero o pagador) que tenga póliza de manejo.

2.3.2.9. En las operaciones de las entidades en liquidación se requiere que para el giro de cada cheque exista disponibilidad en la respectiva cuenta corriente y en los libros auxiliares de los bancos; en ningún momento podrá darse la figura de sobregiro.

2.4. Reporte de información

Las entidades reportarán la información que suministre el área de tesorería en relación con el disponible e inversiones en los formatos establecidos por el Fondo para tal fin.

2.5. Labor de las contralorías

El soporte fundamental para preservar las condiciones de seguridad y transparencia en el manejo de los recursos lo constituirán las auditorías y arqueos que le corresponde desarrollar al contralor, quién recibirá la colaboración que requiera de parte de los funcionarios de la intervenida.

2.6. Sobre las inversiones permanentes

El reporte sobre el estado de las inversiones temporales, de los fondos de liquidez y de las permanentes, junto con las respectivas provisiones, deberá remitirse por el liquidador en el informe inicial el cual se remitirá un mes después de su posesión.

El reporte sobre estas inversiones, deberá indicar si las mismas son garantía de créditos otorgados por las entidades en donde se encuentran colocadas.

3. Directriz sobre archivo

3.1. Deber de continuar con la conservación de libros y papeles de la entidad intervenida

El liquidador será el responsable de la conservación de los libros y documentos de la cooperativa que existan o que haya recibido en el momento de la intervención y los que se generen en la liquidación.

Para tal fin deberá constituir, con recursos de la intervenida, el fondo requerido para atender los gastos de conservación, guarda y destrucción de los archivos. La destinación de recursos de la liquidación para estos efectos, se hará con prioridad sobre cualquier otro gasto o pago de la intervenida.

3.2. Conservación y destrucción de libros

Se deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, actas, registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con las operaciones.

Los libros contables deben estar debidamente empastados y ordenados por mes y por año para facilitar su consulta; los soportes de contabilidad, los comprobantes internos y externos que soportan las operaciones y los hechos económicos registrados se llevarán de manera ordenada, foliada, empastados, encuadernados y debidamente codificados.

Los documentos comprobantes o asientos contables correspondientes a las operaciones de la entidad antes de su intervención se conservarán durante (20) años, contados desde el cierre del último asiento contable solamente después de transcurridos veinte años se podrán destruir.

No obstante cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, tales como microfilmación, micrografía, discos ópticos, etc., podrán destruirse transcurridos diez (10) años. Su destrucción deberá hacerse en presencia de un funcionario de la cámara de comercio, quien expedirá un acta en donde conste la relación de los documentos reproducidos y su exactitud.

Los libros y papeles correspondientes a la liquidación deben conservarse por el término de cinco (5) años contados a partir de la fecha de la cuenta final de la liquidación. Por tanto, el liquidador deberá constituir las provisiones necesarias para el pago de las respectivas erogaciones.

En caso de destrucción se deberá realizar el siguiente procedimiento:

3.2.1. Seleccionar los documentos que: por su antigüedad, su fácil reproducción a través de cualquier medio técnico, o aquellos que hagan parte de otro documento o estén reproducido más de una vez, deban ser destruidos.

3.2.2. Clasificar la documentación según el medio de destrucción a emplear así:

a) Reciclaje;

b) Destrucción manual

3.2.3. Revisar con la(s) persona(s) responsable(s) del manejo de los documentos a destruir, que éstos cumplan con los requisitos para ser dados de baja.

3.2.4. Elaborar el borrador del acta de destrucción de documentos, la cual estará a cargo del (los) funcionario(s) encargado(s) del manejo de los documentos a destruir.

3.2.5. Presentar el borrador del acta de destrucción de documentos al liquidador y al contralor, o a quién éstos designen, para efectuar los correctivos a que hubiere lugar.

3.2.6. Elaboración definitiva del acta de destrucción de documentos, la cual debe contener la clase, los folios y la fecha en que fueron elaborados los documentos. Se suscribirá por los que intervinieron en la destrucción, previo visto bueno del liquidador y del contralor.

3.2.7. Proceder a la destrucción de la documentación según el medio de destrucción elegido, en presencia del contralor de la entidad.

3.3. Pérdida y reconstrucción de los libros

Todo caso de pérdida, extravío o destrucción de libros y papeles de la entidad, sin que hubiere vencido el plazo para su conservación, deberá denunciarse ante las autoridades competentes. La denuncia de pérdida deberá acompañarse de la constancia de registro ante la cámara de comercio.

Los registros en libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su pérdida, extravío o destrucción, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes.

Se pueden reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de copia de los mismos que reposen en poder de terceros, en ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición.

3.4. Manejo de la correspondencia

La correspondencia recibida deberá ser registrada en el libro de radicación de acuerdo a un consecutivo por zonas, entidades y empresas —cuando sea pertinente— incluyendo fecha, concepto de la comunicación y firma de recibido. La correspondencia enviada deberá contar con un número consecutivo de control interno.

3.5. Manejo de hojas de vida

Las hojas de vida vigentes se archivarán de manera alfabética por oficina, debe conservarse el archivo de hojas de vida de empleados, ex empleados, asociados activos y ex asociados.

3.6. Manejo de pagarés

Los pagarés que sirven como garantía de los créditos deberán ser manejados de manera independiente por el área de cartera y serán archivados previa la evaluación de cumplimiento de las condiciones legales y vigencia de los mismos, por oficina en orden consecutivo.

Este archivo deberá contar con las condiciones de seguridad que impidan el extravío, hurto, deterioro o alteración de los pagarés.

La responsabilidad de este archivo radica en primer lugar en los funcionarios de cartera, en el jefe administrativo y en el liquidador.

El contralor realizará arqueos periódicos con el objeto de determinar faltantes o enmendaduras a los pagarés, mínimo dos veces al año con corte junio 30 y diciembre 31, dejando en el acta respectiva constancia de las observaciones a que haya lugar.

3.7. Condiciones para el manejo adecuado del archivo

3.7.1. Seguridad. Sólo el personal autorizado tendrá acceso directo al archivo. Si se requiere retirar un documento deberá generarse un registro con los datos de la persona que los retira, la cual debe pertenecer a la cooperativa.

3.7.2. Inamovilidad. Cada documento o comprobante deberá encontrarse en un sólo lugar, cuya elección no debe depender de aquel que efectúa la operación.

3.7.3. Economía. La forma de clasificar, mantener y depurar los archivos con información deberá determinarse teniendo en cuenta:

a) El uso;

b) La superficie ocupada;

c) El tiempo necesario para la búsqueda;

d) El precio del material requerido para archivar, empastar o argollar.

3.7.4. Rapidez. El tiempo empleado en la búsqueda o en la clasificación de un determinado documento deberá ser lo más corto posible. Dicha rapidez dependerá del sistema y de los medios de clasificación (alfabética o numéricamente).

3.7.5. Espacio adecuado. No deben saturarse las áreas o superficies utilizadas para archivo, evitando con ello que el aumento del volumen de documentos se transforme rápidamente en un problema.

La entidad debe garantizar un manejo confiable y oportuno de toda la información requerida para su funcionamiento.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación.

N. del D.: La presente circular va dirigida a liquidadores, contralores de entidades cooperativas intervenidas.

(Nota: Adicionada por la Circular Externa 1 de 2007 del Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas)

________________________________________