CIRCULAR EXTERNA 67 DE 2001 

(Diciembre 28)

Ref.: Capítulo IX de la Circular Externa 100 de 1995, referente a revelación y presentación de estados financieros de fin de ejercicio.

Este despacho en uso de sus facultades legales y en especial de las que le confieren los literales a) y b) del numeral 3º del artículo 326 del estatuto orgánico del sistema financiero, modifica el capítulo IX de la circular básica contable y financiera.

Los cambios incorporados tienen como propósito actualizar los criterios que se deben observar en materia de revelación y presentación de estados financieros de fin de ejercicio y, a su vez, facilitar que las informaciones y documentos que las entidades vigiladas remiten a esta superintendencia acojan adecuadamente estas modificaciones, en aras de contribuir al pronunciamiento oportuno sobre la publicación de los estados financieros de fin de ejercicio por parte de este organismo de vigilancia y control.

Por lo anterior, se sustituye el capítulo IX de la Circular Externa 100 de 1995, el cual se adjunta.

La presente Circular rige a partir de la fecha de su publicación y se debe aplicar a partir de la presentación de los estados financieros al 31 de diciembre de 2001.

ANEXO

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Capítulo IX

Estados financieros de fin de ejercicio

1. Plazo para la presentación.

Los estados financieros de fin de ejercicio de las entidades vigiladas deberán transmitirse a más tardar el día veinte (20) del mes siguiente a la fecha del corte respectivo. En todo caso, se transmitirán por lo menos con treinta (30) días comunes de antelación a la fecha de celebración de la asamblea o junta de socios en que habrán de considerarse.

2. Presentación de documentos para asamblea.

La totalidad de la documentación requerida en el presente numeral deberá remitirse y radicarse por lo menos con treinta (30) días comunes de antelación a la fecha de celebración de la asamblea o junta de socios, indicando la fecha de corte o período al cual corresponde.

El término de los treinta (30) días comunes tanto para transmisión como para la entrega de anexos y reportes, comienza a correr desde el día en que se reciba la totalidad de la documentación debidamente diligenciada, una vez confrontada con la lista de chequeo definida por la Superintendencia Bancaria. Este término se interrumpe cuando como producto de la revisión de los estados financieros y la documentación remitida, se requieran explicaciones o ajustes que a juicio de la Superintendencia Bancaria deba rendir y/o realizar la entidad.

Conviene advertir que el incumplimiento al anterior término o la falta de la documentación requerida para el análisis implicará que esta superintendencia no pueda pronunciarse oportunamente respecto de los estados financieros.

2.1. Estados financieros básicos: Las entidades vigiladas deberán remitir los siguientes estados financieros, debidamente comparados con el período inmediatamente anterior:

— Balance general,

— Estado de resultados,

— Estado de cambios en el patrimonio,

— Estado de flujos de efectivo.

En el caso de los encargos fiduciarios, fondos de pensiones, fondos de cesantía y patrimonios autónomos administrados por las sociedades fiduciarias y las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía, los fondos de reservas pensionales administrados por las entidades administradoras del régimen solidario de prima media con prestación definida y los fondos de reservas de la administradora de riesgos profesionales del Instituto de los Seguros Sociales, sólo deberán presentar el balance general y el estado de resultados.

Los estados financieros de fin de ejercicio emitidos en los fondos comunes de inversión, los fideicomisos para la administración de fondos de pensiones y los patrimonios autónomos para la administración de pasivos pensionales y reactivación económica, de que trata el Decreto 810 de 1998 y las leyes 549 y 550 de 1999, así como los estipulados en la Carta Circular 633 de 2000 expedida por la Superintendencia Bancaria administrados por las sociedades fiduciarias y entidades administradoras de fondos de pensiones y cesantía, deberán presentarse dictaminados y en forma comparativa con los del año o corte precedente, acompañados de sus respectivas notas, siguiendo en lo pertinente las indicaciones formuladas para los estados financieros de fin de ejercicio de las sociedades que administran dichos recursos, conforme a las instrucciones señaladas en el presente documento y en la Resolución 4980 de 1987 expedida por esta superintendencia.

Para los demás negocios fiduciarios deberán prepararse estados financieros comparados con los del año o corte precedente con sus respectivas notas, dictaminados de acuerdo con el numeral referente a dictamen del revisor fiscal de este instructivo. Dichos documentos deberán permanecer a disposición de esta superintendencia.

Igualmente, los estados financieros de los fondos de pensiones, fondos de cesantía y patrimonios autónomos administrados por las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía, así como de los fondos de reservas pensionales administrados por las entidades administradoras del régimen solidario de prima media con prestación definida y de los fondos de reserva de la administradora de riesgos profesionales del Instituto de los Seguros Sociales, deberán presentarse dictaminados, comparados con los del año o corte precedente y con sus respectivas notas, en los términos del presente instructivo.

2.2. Notas a los estados financieros: junto con los estados financieros y como parte integrante de los mismos, deberán presentarse las notas a los estados financieros comparadas con el período inmediatamente anterior, identificadas, tituladas y referenciadas, siguiendo una secuencia lógica, guardando el mismo orden de los rubros de los estados financieros y teniendo en cuenta la importancia relativa o material. En todo caso, las notas a los estados financieros deberán contener como mínimo la siguiente información:

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2.2.1. Entidad reportante: Indicar el nombre o razón social; resumen del objeto social; naturaleza jurídica de la entidad (privada, mixta, oficial); fecha de constitución, clase de documento que la crea (escritura pública, número y notaría o ley), acto administrativo que la organiza, reformas estatutarias más representativas, si las hay; vigencia o término de duración de la entidad; número de resolución y fecha de vencimiento del permiso de funcionamiento; grupo empresarial al que pertenece, domicilio principal; número de agencias y sucursales con que opera; número de empleados; indicación del nombre y domicilio de las subordinadas (filiales y subsidiarias) o de las asociadas, según corresponda.

2.2.2. Principales políticas y prácticas contables: Revelar las principales políticas y prácticas que debe observar la entidad, en consideración a su importancia e incidencia sobre la información financiera y en función de normas especiales, tales como tasas de cambio, índices de ajuste, cambios contables ocurridos (naturaleza, justificación y efecto sobre la información contable), métodos y políticas para la contabilización de las principales clases de activos y pasivos, políticas de causación, de realización, de valuación, de valorización y de asignación de costos y gastos, entre otras, así como los demás principios que sobre la materia señala el artículo 115 del Decreto 2649 de 1993, en cuanto apliquen a cada tipo de entidad. Deberá indicarse el período al cual corresponde la información revelada como también el período respecto del cual se establece la comparación.

Tratándose de revelaciones en notas a los estados financieros, se deberán desagregar e indicar de manera específica aquellos conceptos registrados en el plan único de cuentas que correspondan a los códigos cuya denominación sea “varios”, “diversos" u “otros”, cuando éstos representen el cinco por ciento (5%) o más.

2.2.3. Maduración de activos y vencimiento de pasivos: Las entidades vigiladas revelarán, cuando sea pertinente, en cada nota a los estados financieros los períodos de maduración de los activos y los vencimientos de sus pasivos.

2.2.4. Disponible: Se deberá revelar la composición de los diferentes conceptos del disponible detallando los montos tanto en moneda legal como en moneda extranjera.

Así mismo se deberá revelar el monto de los fondos cuyo retiro y uso estén sujetos a restricciones o gravámenes y la clase de restricción existente (vgr., encajes, embargos, pignoraciones, etc.); si no existen tales restricciones, así deberá indicarse.

En lo que se refiere a las conciliaciones bancarias deberá indicarse si existen partidas pendientes de regularizar tanto en moneda legal como en moneda extranjera según los términos establecidos en los diferentes planes de cuentas, cuantificando su efecto sobre los estados financieros e indicando los montos por los principales conceptos y sus provisiones.

Las sociedades corredoras de seguros y reaseguros deberán informar, adicionalmente, el nombre de la entidad bancaria, el monto y el número de las cuentas corrientes o de ahorro en donde mantienen en forma exclusiva los recursos provenientes del recaudo de las primas de seguros.

2.2.5. Fondos interbancarios vendidos y pactos de reventa: Revelar su naturaleza, rendimiento promedio durante el período contable, plazos de negociación y montos sujetos a restricciones o limitaciones, con indicación del tipo de restricción.

Deberá referirse la eventualidad de recibo de bienes representativos de derechos por posibles incumplimientos generados en la negociación de operaciones repo; dado el caso, se detallará lo correspondiente a la descripción de los valores recibidos, como también la entidad con la cual se presentó dicha negociación.

Igual información revelarán las entidades aseguradoras, en relación con los “fondos interasociadas”.

2.2.6. Inversiones: Con respecto a las inversiones, las revelaciones se deberán llevar a cabo atendiendo las instrucciones que para tal fin se imparten en el capítulo I de la circular externa básica contable y financiera.

2.2.7. Cartera de créditos, contratos de leasing, cuentas por cobrar y provisiones: Además de las consideraciones que la entidad estime pertinentes y con sujeción a los parámetros que fijen las normas sobre la materia, se deberá como mínimo revelar:

• Los principales criterios de evaluación para medir el riesgo crediticio según la metodología fijada por los organismos de dirección de la entidad; así mismo deberá informar si como mínimo se siguen los instructivos impartidos por la Superintendencia Bancaria.

• Políticas y criterios definidos por la entidad en materia de garantías.

• Los montos por modalidad de crédito que describan la composición de la cartera en los conceptos de: capital, rendimientos, corrección monetaria, provisiones y garantías idóneas asociados a cada uno de ellos.

La anterior información también se revelará por: calificación, zona geográfica, sector económico y cuando resulte pertinente por unidades monetarias diferentes a la moneda legal, indicando las unidades de equivalencia a pesos.

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Las ventas y/o compras de cartera y de contratos efectuadas durante el período, indicando entre otros, los montos y condiciones de la(s) operación(es); así como la(s) entidad(es) con la(s) cual(es) se negoció.

• El valor y número de créditos reestructurados por modalidad y composición de la cartera en los conceptos de: capital, rendimientos, corrección monetaria, provisiones y garantías idóneas asociados a cada uno de ellos. Refiriendo el acuerdo al cual se sujetan dichas reestructuraciones.

Así mismo, para los créditos a cargo de personas que alcancen acuerdos informales y extraconcordatarios, y de las personas que se encuentren tramitando procesos de concurso universal de acreedores.

La anterior información también se revelará por: calificación, zona geográfica, sector económico y cuando resulte pertinente por unidades monetarias diferentes a la moneda legal, indicando las unidades de equivalencia a pesos.

• Las políticas adoptadas para realizar castigos y montos efectuados durante el período por modalidad de crédito.

• El movimiento de las provisiones por modalidad de crédito.

• Adicionalmente, las entidades del sector asegurador deberán revelar respecto de las cuentas por cobrar de la actividad aseguradora, lo siguiente:

— El valor de cada rubro que conforma este grupo

— Tratándose de cuentas corrientes con compañías cedentes, reaseguradoras y coaseguradoras, se debe detallar el nombre del deudor y el monto de la deuda a la fecha del cierre.

— El monto de las provisiones respectivas de cada una de las cuentas y el porcentaje que representa sobre el total de la deuda.

— Las variaciones más significativas, revelando su efecto en los estados financieros

• Para los bienes dados en leasing se tendrá en cuenta los mismos criterios de revelación aquí indicados presentando en forma separada las operaciones de leasing financiero y operativo.

2.2.8. Aceptaciones bancarias: Respecto a estas operaciones las entidades deberán informar las políticas adoptadas, desagregando las vigentes de aquellas que a pesar de estar vencidas, no han sido presentadas para su cobro. De ser significativo, será necesario revelar los montos que han sido reclasificados a cartera de créditos.

2.2.9. Operaciones de derivados: Además de las consideraciones que estime conveniente la entidad, las revelaciones respecto a este tipo de operaciones se deberán llevar a cabo conforme a las instrucciones impartidas en el capítulo XVIII de la Circular Externa 100 de 1995.

2.2.10. Bienes recibidos en pago y bienes realizables: La información a revelarse por concepto de bienes recibidos en pago deberá atender como mínimo los aspectos contenidos en el capítulo III de la Circular Básica Contable y Financiera, además se deberá presentar:

• Los criterios utilizados en la metodología implementada por la entidad a efectos de evaluar el nivel de provisión por tipo de bien, señalando políticas adoptadas por la entidad en dicha materia.

• Descripción de los montos, tiempo de permanencia y niveles de provisión por tipo de bien.

Respecto a los bienes realizables se deberá revelar su naturaleza, métodos de valoración de los mismos, detalle de los conceptos por montos y el valor de las provisiones.

2.2.11. Propiedades, equipo y depreciaciones: Se revelarán la clase de activos (construidos, en proceso de importación, construcción y montaje), las políticas generales para reparaciones, mantenimiento, adiciones o mejoras; los amparos para protección de activos (seguros), las restricciones que sobre ellos pesen (gravámenes, hipotecas, pignoraciones), indicando la clase de restricción y el monto afectado, el método de depreciación utilizado, la vida útil, el último avalúo, las valorizaciones y/o desvalorizaciones y las provisiones constituidas.

2.2.12. Gastospagados por anticipado y cargos diferidos: Revelar la naturaleza de los componentes de estos conceptos, teniendo en cuenta según la entidad la dinámica del plan único de cuentas, indicando las razones fundamentales para ser tratados como activos diferidos, los plazos de amortización y los criterios para fijarlos. Respecto de cada concepto, deberá expresarse el saldo inicial, los cargos y las amortizaciones del período contable y el saldo final.

2.2.13. Titularización: Se revelarán las condiciones básicas de cada operación, identificando por lo menos: originador, objeto, activo titularizado, monto de la titularización, tasa de rendimiento, plazo de la titularización, número de títulos emitidos, recursos obtenidos en la colocación, mecanismos de seguridad internos y externos (colaterales), fiduciaria a través de la cual se maneja la titularización y utilidad o pérdida, así como las demás condiciones básicas de la titularización.

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2.2.14. Fondos interbancarios comprados y pactos de recompra: Revelar la naturaleza y valor de los mismos según la entidad, el costo financiero promedio durante el período, plazos de negociación, montos sujetos a restricciones o limitaciones, con indicación del tipo restricción.

Igual información revelarán las entidades aseguradoras en cuanto a los “fondos interasociadas”.

2.2.15. Siniestros liquidados por pagar: Las compañías aseguradoras deberán informar el valor total de los siniestros por pagar, discriminados por ramo.

2.2.16. Créditos en bancos y otras obligaciones financieras: En relación con este pasivo deberá expresarse de manera resumida, el monto del capital, intereses y demás conceptos causados, costo promedio y las garantías otorgadas, desagregando la información por acreedor y por rango de vencimiento (corto plazo: menos de un año, mediano plazo: entre 1 y 3 años y largo plazo: más de 3 años).

2.2.17. Primas recaudadas por pagar: Respecto de cada aseguradora se deberá revelar el nombre de la entidad, fecha del recaudo del valor de la prima y monto (sólo aplica a intermediarios de seguros).

2.2.18. Reservas técnicas de seguros y capitalización: Respecto de cada reserva deberá precisarse el monto y el método utilizado para su cálculo (sólo aplica a entidades del sector asegurador).

En cuanto a la reserva para siniestros pendientes por regularizar por parte de la compañía, se indicará: el ramo y monto de la reclamación (sólo aplica a entidades del sector asegurador).

2.2.19. Títulos de inversión en circulación: Deberá revelarse tanto los montos autorizados como los emitidos, así como su valor nominal, primas y descuentos, tasas de interés efectivas, forma de pago, plazos de redención, garantías otorgadas y estipulaciones sobre su cancelación.

2.2.20. Ingresos anticipados: Al respecto deberá indicarse la naturaleza y cuantía de los conceptos que componen este rubro, teniendo en cuenta según la entidad la dinámica del plan de cuentas, las políticas generales para su registro y plazos de amortización y las consideraciones para darles el tratamiento de ingresos diferidos, indicando el saldo inicial, los abonos y cargos del período contable y el saldo por amortizar.

Respecto de las primas diferidas con vigencia mayor a un año registradas por las entidades aseguradoras, se debe indicar nombre del asegurado, ramo, número de póliza y vigencia de la póliza.

2.2.21. Obligaciones laborales consolidadas y pensiones de jubilación: Deberá indicarse la naturaleza y la cuantía de los conceptos que las conforman.

Respecto de las pensiones de jubilación será necesario revelarse además del número de personas cobijadas, la metodología y/o categoría usada para la determinación del porcentaje de amortización, los beneficios cubiertos y el movimiento de las cuentas respectivas, lo siguiente:

— El monto total del cálculo actuarial.

— Valor de la amortización del período

— El monto de las pensiones pagadas en el período.

— Valor acumulado de la amortización.

— El porcentaje de amortización y el año hasta el cual se amortizará.

2.2.22. Pasivos estimados, provisiones y contingencias probables: Revelar las circunstancias especiales para reportar saldos en este grupo al cierre del ejercicio, desagregando los diferentes conceptos señalados en el plan de cuentas según corresponda. Así mismo, se indicarán los montos correspondientes a las contingencias de pérdidas probables, la naturaleza del proceso o litigio y definición jurídica de la situación.

2.2.23. Bonos obligatoriamente convertibles en acciones: Tratándose de bonos obligatoriamente convertibles en acciones, además de las revelaciones de que trata el numeral de títulos de inversión en circulación, se indicará, el monto de la emisión, el valor de los bonos colocados, la tasa de interés y el plazo para su conversión, además deberá aclararse si el pago en caso de liquidación de la sociedad, está supeditado a la cancelación del pasivo externo, el número de acciones en reserva para atender la conversión, las bases fijadas para el precio de la conversión y el aumento del capital suscrito originado como consecuencia de las respectivas conversiones realizadas durante el ejercicio.

2.2.24. Capital social: Deberá expresarse el número y valor de las acciones suscritas y pagadas; el número y valor de las que se hayan readquirido y el valor de los instalamentos por cobrar. En caso de existir acciones preferenciales, será necesario revelar el monto, número de acciones y la clase.

Las entidades de naturaleza cooperativa deberán manifestar lo concerniente al capital mínimo e irreductible y/o monto de los aportes sociales ordinarios y/o extraordinarios.

Igualmente, en el evento en que la entidad haya emitido acciones como respaldo de ADR’s, GDR’s, etc., deberá dar a conocer tal hecho.

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En los contratos de capital de garantía se revelará el monto y la vigencia de tales acuerdos.

Así mismo, es necesario resaltar el capital social generado por la capitalización de la cuenta de revalorización del patrimonio.

En cuanto a las operaciones realizadas para lograr el saneamiento patrimonial a través de líneas de crédito según instructivos del Fogafín, deberá revelarse:

— Monto total de la capitalización, valor de los créditos otorgados por Fogafín, condiciones generales de los créditos: monto, plazo, tasa de interés, período de gracia, fuentes de pago y garantías tanto para los créditos de corto plazo como para los puente y de largo plazo.

— Descripción de las operaciones de saneamiento realizadas, identificando el monto de cada uno de los conceptos afectados con esta medida.

— Cuando se otorguen créditos puente, indicar el monto, plazo, tasa y garantía.

— Cuando los activos castigados son trasladados a un patrimonio autónomo se indicará expresamente el beneficiario del mismo y el grado de vinculación con la entidad.

— Finalmente, si durante la vigencia de los créditos ocurren modificaciones se deberá indicar tal circunstancia y las condiciones de los nuevos acuerdos alcanzados.

2.2.25. Reservas patrimoniales: Cada reserva deberá ser presentada por separado, describiendo, naturaleza y cuantía. Respecto de las reservas denominadas de destinación específica, deberá informarse de manera clara la finalidad de las mismas y la forma como se utilizan dichos recursos.

2.2.26. Cuentas contingentes: Se revelarán aquellas operaciones que representen por lo menos el 10% de la subcuenta a la cual pertenezcan, indicando el concepto, valor y probabilidad de ocurrencia.

2.2.27. Ingresos, gastos y costos: Deberán revelarse las partidas extraordinarias que superen el 10% de dichos conceptos, esto es, aquellas de naturaleza diferente a las actividades normales del negocio y de poca ocurrencia, como podrían ser las correcciones de errores de ejercicios anteriores, la utilidad (pérdida) en venta de inversiones, cartera, bienes recibidos en pago, de propiedades y equipo, de activos improductivos en general y otros.

Así mismo, se revelará la naturaleza y cuantía de las recuperaciones por bienes castigados, por reintegro de provisiones y por otras recuperaciones, indicando las circunstancias específicas que permitieron registrar el correspondiente ingreso.

Como también deberán indicarse los conceptos incluidos bajo la denominación de “diversos”, “otros” o “varios”, tanto en ingresos como en gastos y costos, cuyo importe sea o exceda del cinco por ciento (5%) de los ingresos o gastos operacionales, según corresponda.

2.2.28. Transacciones con partes relacionadas: Se deberán registrar los saldos activos y pasivos, así como los ingresos y gastos causados en cada período, correspondientes a operaciones con vinculados económicos, tales como accionistas que posean el 10% o más del capital social de la entidad, administradores del ente y miembros de su junta directiva. Respecto de los saldos de préstamos, cartera de créditos, contratos de leasing, depósitos, obligaciones financieras y demás pasivos, se indicarán las condiciones de tales operaciones.

En todo caso, se revelarán por separado las operaciones con accionistas que posean menos del 10% del capital social cuando su cuantía sea igual o represente más del 5% del patrimonio técnico.

2.2.29. Operaciones “colector”: En caso de que se hayan efectuado operaciones “colector” durante el período, en los términos de lo señalado en el capítulo cuarto de esta circular, deberán revelarse las condiciones, naturaleza y monto de dichas operaciones, indicando los resultados de las mismas.

2.2.30. Conciliación entre rubros contables y fiscales: En una nota independiente deberán registrarse las conciliaciones entre el patrimonio fiscal y el patrimonio contable, entre la utilidad neta antes de impuestos y la renta gravable y entre las cuentas de corrección monetaria fiscal y contable. En todos los casos, deberá identificarse el concepto que da origen a la diferencia, su cuantía y sus efectos en los gastos por impuesto de renta y en los impuestos diferidos.

2.2.31. Revelación de riesgos: En materia de revelación de riesgos, en concordancia con lo establecido en normas vigentes sobre el tema, como por ejemplo la Circular Externa 088 de 2000 que adicionó el capítulo XX de la circular básica contable y financiera, la entidad deberá revelar los criterios, políticas y procedimientos utilizados para la evaluación, administración, medición y control de cada uno de los conceptos de riesgo asociados al negocio.

Así mismo, se debe revelar los efectos económicos derivados de la aplicación de las políticas de administración de riesgos.

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2.2.32. Gobierno corporativo.

Así mismo, siguiendo los parámetros indicados en el nuevo acuerdo de Basilea relacionados con el concepto del buen gobierno corporativo, se deberá revelar las gestiones realizadas sobre los siguientes temas:

Junta directiva y alta gerencia: Informar si estos órganos o instancias están al tanto de la responsabilidad que implica el manejo de los diferentes riesgos y están debidamente enterados de los procesos y de la estructura de negocios con el fin de brindarle el apoyo, monitoreo y seguimiento debidos. También informar si se determinan las políticas y el perfil de riesgos de la entidad, si intervienen en la aprobación de los límites de operación de las diferentes negociaciones, entre otros aspectos.

Políticas y división de funciones: Informar si la política de gestión de riesgos ha sido impartida desde arriba y si esa política está integrada con la gestión de riesgos de las demás actividades de la institución; si se analizó el contenido y claridad de esas políticas indicando si hay un área especializada en la identificación, estimación, administración y control de los riesgos inherentes a las diferentes clases de negocios.

Reportes a la junta directiva: Indicar si la información acerca de las posiciones en riesgo se reporta debidamente, con la periodicidad adecuada a la junta directiva y a la alta gerencia, si existen los reportes y medios de comunicación de este tipo de información que sean claros, concisos, ágiles y precisos, los cuales deben contener como mínimo las exposiciones por tipo de riesgo, por área de negocio y por portafolio, así como los incumplimientos de los límites, operaciones poco convencionales o por fuera de las condiciones de mercado y las operaciones con empresas o personas vinculadas a la entidad.

Infraestructura tecnológica: Revelar si las áreas de control y gestión de riesgos cuentan con la infraestructura tecnológica adecuada, que pueda brindar la información y los resultados necesarios, tanto por el tipo de operaciones que realice, como por el volumen de las mismas, indicando si existe un monitoreo de la gestión de riesgo de acuerdo con la complejidad de las operaciones realizadas.

Metodologías para medición de riesgos: Informar si las metodologías existentes identifican perfectamente los diferentes tipos de riesgo, para lo cual deben existir diversos tipos de sistemas de medición para cada uno, con el objeto de que se pueda determinar con un alto grado de confiabilidad las posiciones en riesgo.

Estructura organizacional: Revelar si existe independencia entre las áreas de negociación, control de riesgos y de contabilización, y a la vez sean dependientes de áreas funcionales diferentes, sin perjuicio del volumen o tipo de operaciones que la entidad realice.

Recurso humano: Informar si las personas que estén involucradas con el área de riesgos estén altamente calificadas y preparadas, tanto académicamente como a nivel de experiencia profesional.

Verificación de operaciones: Revelar si se tienen mecanismos de seguridad óptimos en la negociación, que permitan constatar que las operaciones se hicieron en las condiciones pactadas y a través de los medios de comunicación propios de la entidad, que aseguren la comprobación de las condiciones pactadas para evitar suspicacias en el momento de la verificación de las operaciones, indicando además, si la contabilización de las operaciones se realiza de una manera rápida y precisa, evitando incurrir en errores que puedan significar pérdidas o utilidades equivocadas.

Auditoría: Informar si las auditorias interna y externa de la entidad estén al tanto de las operaciones de la entidad, períodos de revisión y las recomendaciones que realizaron con relación al cumplimiento de límites, cierre de operaciones, relación entre las condiciones del mercado y los términos de las operaciones realizadas, así como las operaciones efectuadas entre empresas o personas vinculadas con la entidad.

2.2.33. Controles de ley: Las entidades revelarán si han cumplido durante el período que se reporta con los requerimientos de encaje, posición propia, capitales mínimos, relación de solvencia, inversiones obligatorias, entre otros. Así mismo, se informará si se encuentran adelantando algún plan de ajuste para adecuarse a alguna(s) de estas disposiciones legales.

2.2.34. Otros aspectos de interés: Siempre que sea relevante, deberá incluirse en las notas a los estados financieros aquellos hechos económicos ocurridos con posterioridad a la fecha de corte que puedan afectar la situación financiera y las perspectivas del ente económico.

De igual manera, para el respectivo período deben reflejarse los hechos ocurridos antes o después de la fecha de corte, que pongan en duda la continuidad del ente económico.

Así mismo, se revelarán los hechos económicos ocurridos durante el período y que hayan significado cambios importantes en la estructura y situación financiera de la entidad, indicando su efecto sobre los estados financieros.

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2.3. Informes adicionales: Junto a los estados financieros básicos y a las correspondientes notas deberá remitirse:

2.3.1. Convocatoria a la asamblea general de accionistas o junta de socios: Las entidades vigiladas deberán enviar a esta superintendencia, conjuntamente con los documentos relacionados anteriormente y con la misma anticipación, copia de las convocatorias para las asambleas, bien sean ordinarias o extraordinarias. Para el efecto se comunicará a esta superintendencia la fecha, hora y lugar en que se verificará la correspondiente reunión, así como el orden del día (para el caso de las convocatorias extraordinarias), allegando, según el caso, copia de cada citación en la cual conste la fecha de recibo por parte del destinatario, o la página completa del diario en el cual se haya publicado el respectivo aviso.

En todo caso, la antelación de los 15 días hábiles o 5 días comunes de la convocatoria, según el caso, se contarán a partir de la fecha de recibo de la respectiva citación por parte del accionista o asociado o de la fecha de publicación del correspondiente aviso.

2.3.2. Cuentas con modificaciones especiales: Las entidades vigiladas deberán enviar un estudio de las cuentas que hayan sufrido modificaciones relevantes con relación al balance anterior, indicando las circunstancias que dieron origen a los cambios.

2.3.3. Indicadores financieros: Deberán utilizarse los indicadores financieros definidos por la Superintendencia Bancaria, debidamente comentados y comparados con los dos (2) ejercicios económicos precedentes.

2.3.4. Relación de solvencia de establecimientos de crédito, entidades aseguradoras y sociedades de capitalización: Los establecimientos de crédito y las entidades aseguradoras, deberán remitir el cálculo detallado de la relación de solvencia, los activos ponderados por nivel de riesgo y el patrimonio técnico. Las sociedades de capitalización estarán obligadas a dar a conocer la relación de solvencia correspondiente al mes inmediatamente anterior, de conformidad con las instrucciones que para el efecto se impartan.

2.3.5. Proyecto de distribución de utilidades: Deberá incluir, por lo menos, el valor bruto de las utilidades obtenidas en el respectivo ejercicio, señalando las apropiaciones efectuadas para el pago de impuestos, y adicionalmente el valor neto a distribuir entre los socios o asociados expresando el valor destinado para la reserva legal, estatutarias, legales especiales y para la constitución de fondos obligatorios en el caso de las entidades cooperativas, la forma como serán pagados los dividendos (en efectivo o en acciones), la proporción en dinero o en acciones que corresponda según el caso y la fecha de entrega de los respectivos dividendos.

2.3.6. Proyecto de capitalización de la cuenta revalorización del patrimonio: Deberá presentarse en forma separada al de distribución de utilidades. Este proyecto deberá señalar, por lo menos, el saldo total de dicha cuenta, el valor que se propone capitalizar, la proporción que corresponde a cada una de las acciones suscritas y la fecha de entrega de las acciones liberadas para el efecto.

2.3.7. Informe de la junta directiva y del representante legal. Dicho informe deberá incluir los temas señalados en el numeral 3º del artículo 446 del Código de Comercio, así como un pronunciamiento respecto del cumplimiento por parte de la administración a lo señalado en el artículo 57 del Decreto 2649 de 1993. Este informe puede ser presentado de manera conjunta por la junta directiva y el representante legal.

Adicionalmente, el informe deberá incorporar las consideraciones establecidas en materia de riesgos de que trata el numeral 2.2.31 del presente instructivo.

2.3.8. Informe de gestión: Deberá contener la información detallada a que hace referencia el artículo 47 de la Ley 222 de 1995 modificado por la Ley 603 de 2000 y demás normas que lo modifiquen o adicionen. Este informe deberá ser aprobado por el representante legal y por la mayoría de votos de los miembros de la junta directiva.

2.3.9. Informe especial artículo 29 Ley 222 de 1995: Siempre y cuando se dé el supuesto señalado en la norma de la referencia, se deberá remitir dicho informe especial atendiendo a las instrucciones que en cuanto a contenido mínimo se señalan en el mismo artículo 29 de la Ley 222 de 1995.

2.3.10. Informe del comité de auditoría: Deberá remitirse copia del informe que se rendirá a la asamblea sobre las labores adelantadas por este comité durante todo el ejercicio, conforme a lo establecido en la circular básica jurídica.

2.3.11. Dictamen del revisor fiscal. El revisor fiscal en su dictamen a los estados financieros de las entidades vigiladas, de los encargos fiduciarios, fondos de pensiones, fondos de cesantía y patrimonios autónomos administrados por sociedades fiduciarias, sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía así como de los fondos de reserva de las entidades administradoras del régimen solidario de prima media con prestación definida y los fondos de reservas de la administradora de riesgos profesionales del Instituto de los Seguros Sociales, deberá tener en cuenta lo señalado en los artículos 208 y 209 del Código del Comercio, la Ley 43 de 1990, lo establecido en el título I, capítulo III, numeral 4.8 de la Circular Externa 007 Básica Jurídica y los artículos 11 y 12 del Decreto 1406 de 1999, así como toda aquella normatividad que al respecto sea expedida con fines complementarios y/o de modificación respecto al tema de la referencia en el presente ítem.

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No obstante, el revisor fiscal puede emitir un solo dictamen para varios fideicomisos, evento en el cual en el párrafo de la introducción, deberá indicar detalladamente los fideicomisos a que corresponde el mencionado informe.

2.3.12. Procesos judiciales en contra: Deberá enviarse un listado completo de los procesos de cualquier naturaleza que se adelanten en contra de las entidades vigiladas. Dicha relación deberá contener necesariamente la clase de proceso, el valor de las pretensiones, el estado en que se encuentra (instancia), fallos que se han producido y el sentido de los mismos (a favor o en contra de la entidad), concepto reciente del abogado externo o del departamento jurídico sobre el estado de la contingencia y el valor de las provisiones constituidas por dicho concepto.

Cabe anotar que este listado también debe contener lo correspondiente a los fondos de pensiones, fondos de cesantía y patrimonios autónomos administrados por las sociedades administradoras de pensiones y cesantías y las sociedades fiduciarias, de los fondos de reservas pensionales administrados por las entidades administradoras del régimen solidario de prima media con prestación definida y de los fondos de reservas de la administradora de riesgos profesionales del Instituto de los Seguros Sociales.

Para efectos de suministrar la información solicitada en el presente ítem, todas las entidades deberán remitir la proforma establecida para el efecto debidamente diligenciada, complementada con los conceptos del abogado externo o del departamento jurídico.

2.3.13. Otras contingencias de pérdidas: Igualmente, deberá remitirse un listado de las multas o sanciones por cualquier concepto impuestas por alguna autoridad del Estado, así como las órdenes de pago de un mayor valor al reconocido por la entidad financiera frente a la DIAN respecto del pago de impuestos nacionales, municipales y distritales, señalando en todos los casos el valor de las provisiones constituidas conforme a lo dispuesto en la dinámica del plan de cuentas correspondiente.

El reporte de la información aquí solicitada, se hará a través del diligenciamiento de la proforma establecida para el efecto .

2.3.14. Liquidación de impuestos: Liquidación detallada de los impuestos de renta y complementarios, para lo cual se deberá incluir la proforma de depuración de la renta debidamente detallada y diligenciada con los respectivos anexos.

2.3.15. Informes artículos 291 y 446 del Código de Comercio: Aquella información no solicitada en el presente instructivo y que se encuentre contenida en los mencionados artículos, deberá permanecer a disposición de la Superintendencia Bancaria para el momento en que sea requerida.

2.3.16. Ultimo informe o memorando de control interno: Efectuado por el revisor fiscal y/o el realizado por la auditoría interna, con los respectivos comentarios por parte de la administración.

2.3.17. Lista de chequeo de reporte de información de fin de ejercicio: Con el propósito de agilizar el trámite de asambleas y que las entidades vigiladas conozcan con precisión los datos y papeles que con ocasión del cierre del ejercicio económico deben remitir, será necesario que se diligencie la proforma sobre el particular, la cual constituirá el documento remisorio de dicha información y deberá estar suscrita por el representante legal de la entidad.

2.3.18. Formatos adicionales: Cada entidad deberá remitir los formatos o la información que las áreas de supervisión de esta superintendencia encargadas de su vigilancia les requieran, para efectos de ampliar las evaluaciones acerca de los diferentes rubros o tópicos inherentes al negocio, tales como: lista de chequeo, cartera de créditos, inversiones, bienes recibidos en dación de pago, activos fijos, valorizaciones, depósitos y exigibilidades, gastos pagados por anticipado, cargos diferidos y conciliaciones bancarias, entre otros.

2.4. Publicación de los estados financieros de fin de ejercicio: El balance general y el estado de resultados de fin de ejercicio, comparados con igual período del ejercicio anterior, deben ser publicados una vez autorizados por la Superintendencia Bancaria, dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de su aprobación por la asamblea general de accionistas o del órgano que haga sus veces, en un diario de amplia circulación en el lugar de domicilio de la entidad, en los formatos diseñados por la Superintendencia Bancaria.

Para efectos de la publicación, la entidad podrá, a su buen criterio, excluir aquellas cuentas, subcuentas o auxiliares que no revelen saldos o éste sea cero, sin que con ello se modifiquen los datos remitidos en las proformas de esta superintendencia. Copia de la parte pertinente del periódico en el cual se haga la correspondiente publicación de los estados financieros deberá ser remitida a esta superintendencia dentro de los ocho (8) días siguientes a la fecha de la respectiva publicación.

La publicación a que hace referencia este numeral deberá realizarse en adición al depósito a que alude el artículo 41 de la Ley 222 de 1995.

Adicionalmente, las entidades vigiladas al realizar la publicación de los estados financieros de fin de ejercicio deberán indicar, que éstos, las notas a los estados financieros y el dictamen del revisor fiscal se depositarán en la Cámara de Comercio en donde pueden ser consultados por el público en general.

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2.5. Publicaciones informativas de estados financieros: Cuando se trate de publicaciones que deban hacerse atendiendo instructivos de otras entidades de control, deberá advertirse en el cuerpo de la misma si han sido o no autorizados por la Superintendencia Bancaria.

2.6. Acta de la reunión de la asamblea general de accionistas o asociados: copia autorizada de este documento deberá ser remitida a esta Superintendencia, conjuntamente por el representante legal de la entidad y por el revisor fiscal, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la celebración de la respectiva reunión. Dicha copia deberá estar suscrita por los accionistas o por la comisión designada para su aprobación, así como por el presidente y secretario de la misma.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a representantes legales y revisores fiscales de las entidades vigiladas.

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