RESOLUCIÓN 952 DE 2002 

(Febrero 18)

“Por la cual se modifica la denominación, conformación y funciones del grupo de contratos adquisiciones de la Caja Nacional de Previsión Social, Cajanal, se crea el grupo de contratos, el directorio nacional de proponentes, y se dictan otras disposiciones”.

La gerente general (e) de la Caja Nacional de Previsión Social,

en ejercicio de sus facultades legales y estatutarias, en especial las contenidas en el artículo 92 de la Ley 489 de 1998, Ley 490 de 1998, Ley 80 de 1993, el Decreto 855 de 1994, el acuerdo de junta directiva 14 de 1999, y

CONSIDERANDO:

Que mediante Resolución 2243 del 4 de abril de 1994, se determinaron los grupos de trabajo de la Caja Nacional de Previsión Social y se establecieron sus funciones, entre ellos el grupo de contratos y licitaciones y el grupo de adquisiciones;

Que mediante Resolución 1998 del 23 de junio de 1995 se conformaron los grupos de trabajo en la planta global de la Caja Nacional de Previsión Social, determinándose en los numerales 2.1 y 2.1.3 la integración del grupo de contratos y licitaciones y del grupo de adquisiciones, respectivamente;

Que mediante Resolución 362 del 31 de enero de 2001 se fusionaron el grupo de contratos y licitaciones y el grupo de adquisiciones, denominándose en adelante grupo de contratos y adquisiciones, dependiente de la subdirección general administrativa y financiera;

Que mediante Resolución 3768 del 23 de septiembre de 1999 se creó el comité de contratos de la Caja Nacional de Previsión Social, Cajanal, con el objeto de revisar y apoyar los procedimientos de contratación que desarrolla la empresa, y

Que mediante Resolución 1404 del 12 de abril de 2000, se modificó la integración y funciones del comité de contratos;

Que se hace necesario separar las funciones que en lo relacionado con procedimientos contractuales desempeña el grupo de contratos y adquisiciones de Cajanal, para asignárselas a un grupo especializado en estas materias, que a su vez asuma las competencias del comité de contratos;

Que para los casos de contratación directa, el artículo 13 del Decreto 855 de 1994 autoriza a las entidades estatales conformar directorios de proponentes con las personas que manifiesten interés en contratar con la respectiva entidad;

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Suprímase el comité de contratos de la Caja Nacional de Previsión Social, Cajanal.

ART. 2º—Modifíquese el grupo de contratos y adquisiciones de la Caja Nacional de Previsión Social, Cajanal, para escindir de él dos grupos que se denominarán grupo de adquisiciones y servicios y grupo de contratos, conforme la integración y funciones que adelante se determinan:

Del grupo de adquisiciones y servicios

ART. 3º—El grupo de adquisiciones y servicios dependerá de la subdirección general administrativa y financiera, y tendrá las siguientes funciones:

— Recibir debidamente clasificados por el grupo de almacén e inventarios, las necesidades de suministro para su respectiva adquisición, de acuerdo con el programa general de compras y las metas de la empresa.

— Recibir de la gerencia general, secretaría general, subdirecciones generales y oficinas asesoras, las solicitudes de contratación de bienes o servicios, acompañadas de las justificaciones y soportes que se determinen, cuando por cuantía corresponda a contratos sin formalidades plenas.

— Verificar la justificación de la respectiva solicitud de contratación, conforme las necesidades de la empresa, o su inclusión en los planes de acción, operativo y en el plan de compras de la empresa.

— Cuando se trate de contratos sin formalidades plenas, adelantar el proceso de contratación directa por invitación privada, solicitando a los oferentes inscritos en el directorio nacional de proponentes de la empresa, las cotizaciones que sean necesarias para poder realizar un estudio comparativo económico, financiero, y técnico eficiente, de los bienes o servicios a adquirir o contratar.

— Revisar y evaluar las propuestas que se presenten en el respectivo proceso de contratación, bien a través de los propios integrantes del grupo de trabajo o buscando asesoría en otros profesionales vinculados en la empresa.

— Conforme la revisión y evaluación de las propuestas, presentar un informe con cuadros comparativos entre las diferentes ofertas, recomendando al funcionario competente la adjudicación del respectivo contrato.

— Elaborar las órdenes de trabajo, compra o prestación de servicios que se requieran para el normal funcionamiento de la empresa.

— Verificar y velar por el cumplimiento de las normas vigentes y procedimientos establecidos para la contratación estatal y los internos de la empresa.

— Ejercer la interventoría de los contratos, cuando así se le señale.

— Aprobar las garantías de los contratos sin formalidades plenas del nivel central. En el nivel seccional, esta función corresponderá al director seccional respectivo.

— Llevar el registro de las garantías contractuales otorgadas a favor de Cajanal, así como su vencimiento y fecha de renovación, salvo las relacionadas con los contratos de prestación de servicios personales.

— Colaborar con la elaboración del programa anual de compras, en coordinación con la oficina de planeación.

PAR.—Se exceptúa del presente artículo los contratos de salud, sin formalidades plenas.

ART. 4º—Conformación del grupo de adquisiciones y servicios. El grupo de adquisiciones y servicios de la Caja Nacional de Previsión Social, Cajanal, estará conformado de la siguiente forma:

2 Profesional universitario

1 Técnico administrativo

1 Técnico operativo

2 Secretario

La coordinación del grupo la ejercerá el profesional que designe la subdirección general administrativa y financiera, quien deberá determinar la organización, procesos y procedimientos específicos que regirán el funcionamiento del grupo.

Sin perjuicio de lo dispuesto sobre la conformación del grupo, este podrá hacerse asesorar e invitar a sus reuniones a otros servidores de Cajanal, que por sus especiales conocimientos y experiencia deban intervenir en el proceso de contratación.

Del grupo de contratos

ART. 5º—El grupo de contratos dependerá de la oficina jurídica, y tendrá las siguientes funciones:

— Recibir de la gerencia general, secretaría general, subdirecciones generales y oficinas asesoras, las solicitudes de contratación de bienes o servicios, acompañadas de las justificaciones y soportes que se determinen, cuando por cuantía corresponda a contratos con formalidades plenas.

— Cuando se trate de procesos de contratación directa por invitación privada, solicitar a los oferentes inscritos en el directorio nacional de proponentes de la empresa, las cotizaciones que sean necesarias para poder realizar un estudio comparativo económico, financiero, y técnico eficiente, de los bienes o servicios a adquirir o contratar.

En caso de invitación pública o licitación pública, elaborar los pliegos de condiciones o los términos de referencia, según el caso, y tramitar el procedimiento de contratación que corresponda conforme a la ley.

— Revisar y evaluar las propuestas que se presenten en el respectivo proceso de contratación, bien a través de los propios integrantes del grupo de trabajo o buscando asesoría en otros profesionales vinculados en la empresa.

— Conforme la revisión y evaluación de las propuestas, presentar un informe con cuadros comparativos entre las diferentes ofertas, recomendando al funcionario competente la adjudicación del respectivo contrato.

— Elaborar las minutas de los contratos con formalidades plenas.

— Aprobar las garantías de los contratos con formalidades plenas del nivel central. En el nivel seccional esta función corresponderá al director seccional respectivo.

— Verificar y velar por el cumplimiento de las normas vigentes y procedimientos establecidos para la contratación estatal y los internos de la empresa.

— Conformar, actualizar y administrar el directorio nacional de proponentes de Cajanal, conforme la reglamentación que adelante se determina.

PAR.—Se exceptúa de la presente resolución, los contratos de prestación de servicios personales.

ART. 6º—Conformación del grupo de contratos. El grupo de contratos de la Caja Nacional de Previsión Social, Cajanal, estará conformado de la siguiente forma:

1 Asesor de la gerencia general

1 Profesional especializado

2 Profesional universitario

2 Técnico administrativo

2 Secretario

1 Auxiliar administrativo.

La coordinación del grupo la ejercerá el asesor de la gerencia general que designe el gerente general, quien deberá determinar la organización, procesos y procedimientos específicos que regirán el funcionamiento del grupo.

Sin perjuicio de lo dispuesto sobre la conformación del grupo, éste podrá hacerse asesorar e invitar a sus reuniones a otros servidores de Cajanal, que por sus especiales conocimientos y experiencia deban intervenir en el proceso de contratación.

ART. 7º—La integración de los grupos conforme se determinó en los artículos anteriores, no significa para sus miembros la dedicación exclusiva al grupo, pues su superior inmediato o interventor, según el caso, podrá asignarse responsabilidades diferentes.

ART. 8º—Modifíquese la denominación del grupo de conceptos y contratos de la oficina jurídica, creado mediante Resolución 2243 de 1994, que en adelante se denominará grupo de conceptos, con las funciones consultivas que tiene asignadas.

Del procedimiento general

ART. 9º—Procedimiento general. Para que los grupos de adquisiciones y servicios y de contratos asuman los trámites precontractual de celebración de contratos, se observará el siguiente procedimiento:

1. La solicitud de contratación deberá provenir de cualquiera de las siguientes dependencias: gerencia general, secretaría general, subdirecciones generales u oficinas asesoras, y deberá dirigirse al grupo de adquisiciones y servicios cuando se trate de contratos sin formalidades plenas, o al grupo de contratos cuando se relacione con contratos con formalidades plenas.

En la solicitud se deberá indicar:

1.1. Descripción detallada de los bienes, materiales o servicios requeridos, en cuanto a sus especificaciones técnicas, características, marcas, calidades, referencias y demás necesarias para su identificación.

1.2. Justificación técnica.

1.3. Valor y plazo estimado del contrato.

2. Recibida la solicitud, el grupo que corresponda según la cuantía del contrato, la analizará frente a las necesidades de la empresa o su inclusión en los planes de acción, operativo o de contratos de salud, aprobado para la respectiva vigencia fiscal.

3. Según su competencia, el grupo adoptará el procedimiento de contratación de acuerdo con la ley; y tramitará ante el funcionario competente, la obtención del certificado de disponibilidad presupuestal correspondiente, y elaborará el cronograma del proceso contractual.

4. La elaboración de los términos de referencia, pliegos de condiciones o solicitud de oferta corresponderá a cada grupo según su competencia, quien podrá solicitar al área interesada en la contratación la elaboración previa de un documento que le sirva de soporte.

5. En los casos de contratación directa, en que la ley no exija invitación pública, las cotizaciones se solicitarán por escrito a los oferentes inscritos en el directorio de proponentes de la empresa, en la respectiva especialidad. La solicitud de oferta deberá obtener, por lo menos, la siguiente información: Objeto de la invitación, detalle de las especificaciones técnicas de los bienes o servicios a contratar, plazo de ejecución del contrato, garantías del bien o servicio, presupuesto oficial, criterios de selección.

6. Con base en las ofertas recibidas, el grupo realizará la evaluación de las propuestas, conforme los criterios definidos en los pliegos de condiciones, términos de referencia o solicitud de oferta. Con todo caso, cuando a juicio del grupo sea necesario, podrá solicitar a otras dependencias o servidores de la empresa realizar las, evaluaciones que correspondan, en cuyo caso la responsabilidad por las mismas será compartida entre el grupo y quienes hicieron la evaluación.

7. La evaluación siempre se hará constar en cuadros comparativos, en donde se califique cualitativa o cualitativamente(sic) las distintas ofertas presentadas. El cuadro comparativo deberá estar suscrito por los responsables de la evaluación, y deberá tener una recomendación frente a la adjudicación del respectivo contrato.

Del directorio nacional de proponentes

ART. 10.—Directorio nacional de proponentes. Cajanal, a través del grupo de contratos, creará un directorio nacional de proponentes, en el cual se inscriban y clasifiquen todas aquellas personas que, interesadas en constituirse en proveedores de materiales, suministros y servicios de la empresa, cumplan con los requisitos establecidos en esta resolución.

El directorio se constituirá en la fuente exclusiva para las invitaciones privadas a contratar que deba realizar la empresa. En consecuencia, solo podrán ser invitados a enviar ofertas aquellos proponentes que se encuentran inscritos y clasificados en el respectivo registro.

Sin perjuicio de lo anterior, la inscripción en el registro no constituirá requisito para contratar.

PAR.—Se podrá cursar invitación a contratar a oferentes no inscritos en el directorio, cuando en la respectiva especialidad no se encuentre nadie inscrito, o no exista número plural de proponentes. En este último caso, se deberá invitar al único proponente inscrito, y a por lo menos dos más no inscritos, que estén debidamente acreditados en el mercado.

ART. 11.—Finalidad y alcance del directorio. El directorio nacional de proponentes de Cajanal tiene por objeto dotar a la empresa de una herramienta que le permita conocer dentro del mercado de proveedores de bienes y servicios que están en capacidad legal, técnica y financiera de suministrar los bienes y servicios que requiere para su funcionamiento.

Este directorio de proponentes tendrá cobertura nacional, y servirá para seleccionar al contratista en todos los casos en que legalmente sea procedente la contratación directa por invitación privada.

El directorio tendrá una cobertura nacional, pero su manejo estará centralizado a través del grupo de contratos de Cajanal.

La inscripción en el directorio es gratuita y no genera compromisos de contratación para Cajanal.

PAR.—El directorio nacional de proponentes no aplicará para los contratos de prestación de servicios personales.

ART. 12.—Información básica para el directorio. Para efectos de la formación del directorio nacional de proponentes de Cajanal, el grupo de contratos y adquisiciones deberá identificar y relacionar los bienes y servicios que requiere para su normal funcionamiento.

Conocido lo anterior, el grupo de adquisiciones y contratos procederá a clasificar la información por especialidades y grupos, acogiendo como criterio orientador las categorías determinadas en el Decreto 1584 de 1994, sobre registro único de proponentes.

Para la prestación de servicios de salud, se deberá crear una categoría especial, por niveles de complejidad.

ART. 13.—Invitación a inscribirse en el directorio. Conocidos los grupos y especialidades, el grupo de contratos formulará invitación pública mediante dos (2) avisos con intervalos entre dos (2) y cinco (5) días calendario, en diarios de amplia circulación nacional, a los posibles proponentes que se crean con derecho y capacidad para formar parte del directorio. Igual publicación se hará en la página web de Cajanal en la Internet.

En la invitación a inscribirse deberá detallarse como mínimo los siguientes aspectos:

a) Especialidades y grupos en que se encuentra clasificado el directorio;

b) Información y documentos exigidos para la inscripción;

c) Lugar para entregar la información y documentos requeridos para la inscripción;

d) Compromiso de actualizar semestralmente la información, y

e) Advertencia de que la inscripción es gratuita, podrá hacerse en cualquier tiempo y no genera compromiso de contratación para Cajanal.

Los directores seccionales serán los responsables de realizar las inscripciones en el directorio en su respectiva jurisdicción, y del recaudo de la información y documentación que se exija para ello. El grupo de contratos, a través de su coordinador, deberá elaborar y dar a conocer los instructivos necesarios que faciliten la inscripción.

PAR.—El directorio nacional de proponentes deberá estar conformado en un término máximo de 60 días calendario, contados desde la fecha de publicación de la presente resolución.

ART. 14.—Administración del directorio nacional de proponentes. Corresponderá al grupo de contratos de Cajanal mantener ordenado y actualizado el directorio nacional de proponentes de la empresa, y garantizar que en el nivel central y seccional se cumpla eficientemente con los procesos de inscripción.

La presentación de una oferta por parte de algún proponente no inscrito en el directorio nacional de proponentes, dará lugar a su inscripción inmediata, para lo cual el grupo de contratos le solicitará la información complementaria que exija el directorio.

La declaratoria de incumplimiento del contrato, o la imposición de multas al contratista, dará lugar a la cancelación de su inscripción en el directorio nacional de proponentes. El grupo de contratos será el responsable del cumplimiento de esta disposición.

ART. 15.—La oficina de control interno verificará en forma mensual el cumplimiento de esta resolución.

ART. 16.—La presente resolución rige a partir de su publicación, modifica en lo pertinente las resoluciones 2243 de 1994 y 1998 de 1995 y deroga la Resolución 1440 de 2000 y todas las que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 18 de febrero de 2002.

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