CIRCULAR EXTERNA 1 DE 2002 

(Abril 9)

Solicitud de información financiera del año 2001

Conforme a lo dispuesto en el fallo del Consejo de Estado de 25 de septiembre de 2001, en los decretos 101, 1016 de 2000 y 2741 de 2001 y en concordancia con los artículos 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995, le corresponde a la Superintendencia de Puertos y Transporte ejercer la inspección, vigilancia y control de las empresas que prestan el servicio público de transporte e infraestructura. De acuerdo con lo anterior, la Supertransporte está facultada para solicitar, confirmar y analizar información sobre la situación jurídica, contable, económica y administrativa de las empresas del sector transporte, salvo de aquellas que están sujetas a la vigilancia de la Supervalores.

La información financiera requerida deberá ser enviada conforme a lo señalado en esta circular, por todas las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales inspeccionadas, vigiladas y controladas por esta Superintendencia.

Esta circular imparte instrucciones para la presentación de los estados financieros del período comprendido entre el 1º de enero y el 31 de diciembre del año 2001, en los siguientes términos:

Envío de la información financiera

1. Sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales que fueron hasta antes del fallo de Consejo de Estado inspeccionadas, vigiladas y controladas por la Superintendencia de Sociedades.

Éstas deberán transmitir vía Internet o entregar por medio magnético, por esta única vez, los estados financieros del período comprendido entre el 1º de enero y el 31 de diciembre del año 2001, ante la Supersociedades el día dos (2) de mayo de 2002 según las instrucciones de procedimiento señaladas en la Circular Externa 01 de febrero 28 de 2002, de ese organismo, que se adjunta para su conocimiento y cumplimiento.

Para la recepción de la información la Superintendencia de Sociedades ha puesto en funcionamiento la entrega de información a través de Internet, de manera que las sociedades podrán obtener el software de diligenciamiento, ingresando al portal empresarial en Internet de la mencionada Superintendencia: www.supersociedades.gov.co o en la dirección física 200.21.21.147, utilizando el NIT de la sociedad y la contraseña que se encuentra en el rótulo adherido en la parte superior de la presente circular. Es indispensable el uso de esta contraseña para transmitir la información vía Internet.

Las sociedades deberán utilizar el mismo medio (Internet), para enviar el archivo generado por el software de diligenciamiento, el cual sólo se dará por recibido en la Supersociedades cuando el indicador del resultado de la validación sea correcto, es decir, que no presente ningún error en la validación de los datos y en la estructura del archivo, momento en el cual el sistema generará un número de radicación (ver numeral 80 de la guía básica para la instalación del software de diligenciamiento).

Las sociedades que tengan inconvenientes para bajar el software de diligenciamiento del sitio Internet deberán acercarse con un disquete a la Superintendencia de Sociedades o una de sus sedes, para que le suministren el software respectivo.

Nota: Para el manejo del software ver la guía básica para la instalación del software de diligenciamiento, la cual se obtiene en la página de Internet: www.supersociedades.gov.co.

1.1. Documentos adicionales.

Los estados financieros trasmitidos o enviados a la Superintendencia de Sociedades, deben complementarse con los documentos de que tratan los artículos 37, 38 y 45 a 47 de la Ley 222 de 1995, a saber:

— La certificación del representante legal y el contador, suscrita adicionalmente por el revisor fiscal que los dictamina, si lo hubiere.

— El dictamen del revisor fiscal.

— El informe de gestión. Con relación a este punto, es importante mencionar que la Ley 603 de 2000, modificó el artículo 47 de la Ley 222 de 1995, incluyendo el numeral 4º relacionado con “el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la sociedad”. (Ver apéndice 9 de la cartilla para diligenciar el formulario oficial de estados financieros y anexos - año 2001, donde encontrarán la Circular 01 de 2000 de la Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional de Derecho de Autor).

— Las notas a los estados financieros, y

— El proyecto de distribución de utilidades.

1.2. Plazo.

Para la transmisión de información financiera vía Internet o entrega por medio magnético en la Superintendencia de Sociedades, la fecha fijada es el día dos (2) de mayo de 2002.

La entrega de los documentos adicionales de que trata el numeral 1.1 de esta circular se deberán radicar el siete (7) de mayo de 2002 en las instalaciones de la Superintendencia de Puertos y Transporte ubicadas en la carrera 7ª número 73-47. Edificio de la Shell de la ciudad de Bogotá.

2. Las sociedades portuarias, los titulares de autorizaciones y concesiones otorgadas con anterioridad a la vigencia de la Ley 1ª de 1991, los titulares de licencias portuarias (embarcaderos) y los operadores portuarios que son inspeccionados, vigilados y controlados por la Superintendencia de Puertos y Transporte.

Deberán presentar anualmente y a más tardar el 30 de abril del año siguiente del ejercicio financiero, su balance general y estado de resultados con el detalle de los ingresos brutos generados por operaciones portuarias que desarrolló en el año inmediatamente anterior, aprobado por su máximo órgano directivo y firmado por el representante legal, contador público titulado y revisor fiscal en aquellas empresas que se encuentran obligadas por ley a tenerlo, en la fecha y términos previstos en la Resolución 488 de marzo 22 de 2002.

2.1. Documentos adicionales.

Los estados financieros remitidos deben complementarse con el escrito mediante el cual el representante legal y contador los certifican y el revisor fiscal los dictamina, así como las notas a los estados financieros. No se tendrán por recibidos aquellos documentos que no sean originales, presenten errores en la validación de sus datos o de su estructura.

2.2. Plazo.

El plazo de 30 de abril de 2002 señalado para el envío de la información se considera suficiente, por lo tanto será improrrogable.

3. Presentación de informes financieros por parte de los demás sujetos vigilados por la Superintendencia de Puertos y Transporte, que de conformidad con el artículo 41 del Decreto 101 de febrero 2 de 2000, pasaron a ser objeto de la delegación.

Las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales, que no se encontraban sujetos a la inspección, vigilancia y control de Supersociedades, y/o aquellas que se constituyeron en el año 2001, cuyo objeto sea la prestación del servido público de transporte en cualquier modo, o concesionarios de infraestructura en cualquier modo, y que por ende ingresan o ya pertenecen a la órbita de inspección, vigilancia y control de la Superintendencia de Puertos y Transporte, es decir, aquellas que no se encuentren incluidas en los numerales 1º y 2º de esta circular, se encuentran obligadas a presentar ante esta superintendencia los estados financieros aprobados por su máximo órgano directivo correspondientes a la vigencia de 2001, en la fecha y términos que con posterioridad, determinará esta superintendencia.

4. Sanciones.

Los plazos señalados para el envío de la información son de obligatorio cumplimiento.

El incumplimiento por parte de los sujetos señalados en el numeral uno (1) para el envío de la información financiera en las fechas previstas en esta circular, dos (2) y siete (7) de mayo respectivamente, dará lugar a la imposición de multas de conformidad con lo previsto en el artículo 86, numeral 3º de la Ley 222 de 1995.

El incumplimiento por parte de los sujetos a los que se refiere el numeral dos (2) de la circular, en los términos y plazos señalados en la Resolución 488 del 22 de marzo de 2002, dará lugar a las investigaciones administrativas correspondientes de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1002 del 31 de mayo de 1993.

Generalidades

1. La información suministrada y que sea enviada a esta Superintendencia, mantiene la reserva que la ley obliga y, por tal razón, no será de uso público.

2. No se tendrán por recibidos aquellos archivos que presenten errores en la validación de sus datos o de su estructura.

3. Carecerán de validez oficial los estados financieros que no se acompañen del escrito mediante el cual el representante legal y contador los certifican y el revisor fiscal los dictamina conforme lo determina la Supersociedades en la Circular Externa 17 del 30 de octubre de 1997.

4. Quienes suministren datos a las autoridades o expidan constancias o certificaciones contrarias a la realidad y ordenen, toleren, hagan o encubran falsedades en los estados financieros o en sus notas, serán sancionados con prisión de uno a seis años (L. 222/95, art. 43).

5. La Superintendencia de Puertos y Transporte atenderá todas las consultas que se susciten sobre el procedimiento para la remisión de información financiera a esta entidad, de lunes a viernes, en jornada continua de 8 a.m. a 5 p.m., en el grupo de cobro y control de tasa de vigilancia.

Teléfonos directos: 6405233, 6405214, 6405264, 6405735

Conmutador: 6407930, 6405079, extensión 425.

Correo electrónico: grupotasadevigilancia@supertransporte.gov.co

Para este efecto adicionalmente se ha programado una charla informativa el día 12 de abril a las 3:00 p.m. en las instalaciones de la Superintendencia de Puertos y Transporte, carrera 7ª número 73-47 primer piso. Auditorio Edificio de la Shell, dirigido especialmente para todas las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales que fueron hasta antes del fallo del Consejo de Estado inspeccionadas, vigiladas y controladas por la Superintendencia de Sociedades.

6. La Superintendencia de Sociedades atenderá exclusivamente, las consultas que se susciten sobre el software o diligenciamiento del mismo, de lunes a viernes en jornada continua de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. en los siguientes teléfonos directos 2220229, 3156761, 2221008, 2220475, o 9800 911121 o por el conmutador 3245777 - 2220566 extensiones 339, 323, 371, 340.

• Barranquilla: 3454495 y 3454506

• Bucaramanga: 6454266 y 6321541

• Cartagena: 6646051 y 6642429

• Cali: 5141674 y 5141791

• Cúcuta: 5716190 y 5717985

• Medellín: 2518854 y 2518855

• Manizales: 8847393 y 8847810

Publíquese y cúmplase.

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a señores representantes legales, revisores fiscales y contadores públicos sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales.

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