RESOLUCIÓN 4671 DE 2002 

(Noviembre 25)

“Por medio de la cual se adopta el manual de interventoría del seguro social”.

(Nota: Derogada por la Resolución 181 de 2012 artículo 3° del Instituto de Seguros Sociales)

El Presidente del Seguro Social,

en uso de las facultades legales que le confiere el literal l) del artículo 13 del Decreto 1403 de julio 1º de 1994, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo establecido en el estatuto contractual y decretos reglamentarios, es necesario en todo contrato o convenio, designar personal de la entidad, que verifique la ejecución de los mismos, con miras a determinar su cumplimiento, y por ende la satisfacción del fin perseguido;

Que con el fin de ilustrar de manera óptima a los interventores de los contratos o convenios que suscriba el seguro social, se hace indispensable señalar y ordenar orientaciones generales como los alcances de esta labor, así como las funciones e instrumentos que deben ser diligenciados para obtener mejores resultados, buscando recordarles sus deberes, prohibiciones y responsabilidades en las que pueden incurrir en el desarrollo de las mismas.

Que en mérito de lo expuesto, esta presidencia,

RESUELVE:

ART. 1º—Objeto de la interventoría. Supervisar, controlar y vigilar las acciones del contratista para hacer cumplir las especificaciones técnicas, las actividades administrativas, legales y presupuestales establecidas en los contratos o convenios celebrados.

(Nota: Derogada por la Resolución 181 de 2012 artículo 3° del Instituto de Seguros Sociales)

ART. 2º—Objetivos de la interventoría. Son objetivos de la interventoría:

1. Asegurar el cumplimiento de las obligaciones contractuales logrando que se desarrollen los objetos de los contratos, dentro de los presupuesto de tiempo e inversión previstos originalmente.

2. Verificar el cumplimiento de la normatividad vigente (L. 80/93 así como sus decretos reglamentarios).

3. Informar a la dirección jurídica nacional del Seguro Social en forma continua, oportuna y periódica, sobre el avance, problemas y soluciones presentados en el desarrollo del contrato.

4. Facilitar una óptima interacción entre el contratante y el contratista.

5. Vigilar y propender a que las asignaciones presupuestales definidas dentro de los contratos se cumplan tal como fueron acordadas.

6. Llevar el control del archivo de la vigilancia sobre el desarrollo del contrato, con la finalidad de integrar un expediente claro con los respectivos soportes de la ejecución del mismo, para lograr una adecuada y oportuna toma de decisiones en el proceso contractual.

(Nota: Derogada por la Resolución 181 de 2012 artículo 3° del Instituto de Seguros Sociales)

ART. 3º—Funciones del interventor. Son funciones del interventor:

1. Verificar que el contratista haya cumplido en su totalidad con los requisitos de perfeccionamiento y legalización antes de la iniciación del contrato.

De conformidad con el artículo 41 de la Ley 80 de 1993 y el inciso 2º del artículo 21 del Decreto 115 de 1999, el contrato se perfecciona cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y éste se eleve a escrito, compromiso que deberá contar con el registro presupuestal, en el cual se deberá indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar.

A su turno, el contrato se legaliza de conformidad con lo establecido en el artículo 41 ut supra, en concordancia con el Decreto 327 de 2002, con la aprobación por parte del Seguro Social de la garantía única y la consignación de pago correspondiente de la publicación del contrato en el diario único de contratación pública, y del impuesto de timbre cuando a ello hubiere lugar, a cargo del contratista.

En este sentido, para determinar la fecha de perfeccionamiento del contrato se tiene como tal, la fecha del registro presupuestal respectivo, el cual estará ubicado en la hoja final del contrato a través de un sello en donde se determinará el valor del mismo.

La garantía única tiene por objeto respaldar el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones que surjan a cargo de los contratistas frente a la entidad, por razón de la celebración, ejecución y liquidación del contrato.

El interventor no puede autorizar el inicio o ejecución del contrato sin haberse aprobado la garantía única y sin que haya constancia del pago por concepto de publicación del contrato. Cabe resaltar que a los interventores se les hará entrega en el momento de su designación, de copia del contrato, de la propuesta del contratista, de la constancia de aprobación de la garantía única y del recibo de consignación de los derechos de publicación del mismo.

2. Suscribir el acta de iniciación de los trabajos, cuales sean necesarios según el caso. Usualmente se pacta en contratos de obra, pero puede aplicarse en todo tipo de contratos, con el fin de formalizar el inicio de las labores, indicando la fecha de iniciación, terminación, valor del contrato, entre otras, en la cual el contratista se compromete a asumir un compromiso con el desarrollo del contrato y se deja plasmado el programa por seguir para la ejecución del mismo.

3. Suscribir actas parciales de liquidación de contrato. Igualmente, se pueden presentar actas de avance parcial a efectos de controlar las cantidades de obra entregadas o labores ejecutadas y los recursos desembolsados por el seguro social y recibidos por el contratista.

4. Suscribir acta definitiva de recibo a satisfacción del objeto contractual. El acta de recibo definitivo de los bienes, trabajos o servicios, la cual generalmente es requisito para el último pago y para la liquidación del contrato, se suscribe a efectos de hacer constar el estado en que se encuentran las obras, bienes o servicios, el recibo a entera satisfacción o las observaciones sobre modificaciones, u obras, servicios o bienes pendientes.

Así mismo, se deberán tener en cuenta para la elaboración del informe final los siguientes aspectos:

A. Aspectos financieros. Se vigilarán los registros y soportes de la ejecución de la inversión de los recursos asignados para la implementación del proyecto, es decir, se analizará que se haya utilizado en debida forma y para los fines estipulados el valor pactado dentro del contrato.

B. Aspectos jurídicos. Se deberá atender que la ejecución del contrato se realice conforme con lo estipulado en el mismo, es decir, que se efectúe de acuerdo con los requerimientos contractuales, tales como: El objeto, las obligaciones, el plazo de ejecución, el valor y la forma de pago, etc.

C. Aspectos técnicos. Se deberá precisar frente a las especificaciones técnicas contratadas, si la ejecución del contrato se ciñó en estricto sentido a los requerimientos, dejando constancia expresa de su recibo a satisfacción.

D. Conclusiones generales. Se tendrá en cuenta los informes presentados por el contratista y el análisis efectuado de los mismos, para determinar las conclusiones a que se puede llegar con relación al contrato, tales como la ejecución de conformidad del mismo, como el cumplimiento parcial o total del objeto contractual.

Igualmente, es pertinente mencionar que si un interventor va a manifestar en el informe final de un contrato que éste se cumplió de conformidad, deberá fundamentar las razones que lo llevaron a tomar tal decisión, tal como se explicó con anterioridad.

De lo anterior se concluye que los interventores de los contratos son los funcionarios encargados de la realización del proyecto de acta de liquidación de los mismos, para lo cual contarán con todo el apoyo de la dirección jurídica nacional para el efecto.

5. Vigilar el cumplimiento de los plazos contractuales, la vigencia del contrato y de los amparos de la garantía única. Debe tenerse en cuenta que los términos que se determinan en cada caso son perentorios, a efectos de perseguir en cada caso el cometido que los señala.

Plazos contractuales: El plazo de ejecución es término que se concede al contratista para cumplir el objeto del contrato. El plazo de liquidación es el comprendido entre la entrega a satisfacción del objeto y hasta los cuatro (4) meses siguientes o a partir de la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o la fecha de acuerdo que la disponga.

Hay que tener presente que sólo durante el plazo de ejecución se puede cumplir con las acciones y actividades del objeto contractual, por ello es necesario hacer seguimiento a que se esté cumpliendo con el cronograma de actividades a efectos de solicitar en su oportunidad una eventual prórroga, modificación o suspensión, la cual debe estar debidamente justificada y avalada por el contratista y el interventor del contrato, para lo cual debe presentar el contratista el nuevo cronograma de ejecución.

El objeto contractual sólo se puede ejecutar hasta la fecha prevista para su terminación, entendida como el plazo de ejecución, es decir, que en tratándose de la liquidación debe tomarse a partir de la citada culminación para efectos de especificar las acciones, actividades, servicios realizados, su correspondiente contraprestación y la verificación de los saldos en contra o a favor de cada una de las partes. No obstante lo anterior, es necesario manifestar que dentro de la liquidación de los contratos no se puede entrar reconocer valores ni actividades diferentes de las inicialmente pactas o contratadas.

El interventor debe tener en cuenta los amparos de la garantía única (manejo del anticipo, cumplimiento del contrato, calidad de bienes y/o servicios, responsabilidad civil extracontractual, prestaciones sociales, etc.) y la vigencia (término de duración) de cada uno de ellos, ante un posible incumplimiento por parte del contratista.

Tratándose de adiciones de plazo o precio o suspensiones, se exige la modificación a las pólizas, para lo cual el interventor debe velar porque sean presentadas, renovadas y aprobados por el servidor público competente en el Seguro Social, toda vez que su aprobación permite que se continúe con la ejecución del contrato.

6. Hacer seguimiento al cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, lo cual incluye la verificación del cumplimiento de las especificaciones inherentes o propias de los bienes, obras o servicios contratados previstos en la oferta, catálogos, pliegos o términos de referencia y obligaciones del contrato. Como mínimo en forma mensual, deberá suscribirse un acta de cumplimiento de obligaciones, por parte del interventor y del contratista, especificando con claridad el desarrollo del mismo, documento este indispensable para que se efectúe el pago correspondiente al contratista.

7. Presentar por escrito al contratista las observaciones o recomendaciones que estime oportunas y procedentes para el mejor cumplimiento del servicio, debiendo impartir las órdenes perentorias que sean necesarias, para garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales, sin que ello implique modificación al objeto o plazo contractual.

8. Prestar apoyo al contratista orientándolo sobre la mejor manera de cumplir sus obligaciones, informándolo sobre los trámites, procedimientos y reglamentos del seguro social.

9. Servir de enlace entre el contratista y el seguro social.

Esta función implica verificar que las actividades ejecutadas por el contratista correspondan con la oferta y lo pactado en el contrato, en las mismas cantidades y calidades, y dentro del cronograma o los plazos establecidos.

Dentro del contrato existen obligaciones contenidas en otras cláusulas, por eso es importante leer completamente la minuta del contrato.

Debe constatar con inmediatez las obras-proyecto, servicios o bienes realizados; si para ello necesita desplazarse, debe solicitar oportunamente la comisión de servicios al ordenador del gasto. En caso que a la entidad no le sea posible suministrar los viáticos al interventor de un contrato, es conveniente que éste busque alternativas para lograr evaluar la ejecución del proyecto, como por ejemplo la ayuda de terceras personas o solicitando al contratista enviar documentos soporte, tales como fotografías, facturas, recibos que acrediten el desarrollo del contrato. En todo caso, el solo informe del contratista sin verificación del interventor no será suficiente para determinar el cumplimiento a cabalidad del contrato o convenio.

10. Supervisar la ejecución de los recursos entregados por la entidad al contratista para el desarrollo del contrato, cuando sea del caso.

Esta erogación, además de ser excepcional, debe ser entendida por el interventor, como aquella suma que la entidad entrega al contratista en calidad de pago anticipado, anticipo o pago parcial.

El pacto del pago anticipado se encuentra restringido por la Directiva Presidencial 12 de 2002, y en el ISS por la Circular 14 de octubre 21 de 2002. Debe recordarse, que por pago anticipado se entiende, aquella suma de dinero que ingresa al haber patrimonial del contratista, y en consecuencia éste puede disponer libremente de ella, sin restricción alguna. Contrario sensu, cuando se pacta el anticipo, el interventor debe obligatoriamente vigilar en forma estricta y detallada, el manejo que el contratista efectúe sobre los citados recursos, pues solamente deben imputarse a la ejecución del objeto contractual, no siendo estos de propiedad del contratista sino de la entidad, por lo que los rendimientos financieros que se generen de estos recursos también son de propiedad del seguro social.

Igualmente, cuando se da cofinanciación debe verificarse el aporte de recursos que da la otra parte.

11. Vigilar que el suministro de bienes o servicios se haga sin exceder el valor del contrato, esto es, hasta la concurrencia del valor contratado, exclusivamente.

Partiendo del principio presupuestal de que no se pueden asumir compromisos que no tengan la respectiva disponibilidad presupuestal, no se permite exceder el valor contratado, toda vez que no se puede superar el monto de los recursos disponibles por el Seguro Social.

Para el efecto, en caso de necesitarse mayores recursos, debe solicitar el contratista la oportuna y respectiva adición con la debida motivación, la cual debe contar con el visto bueno del interventor.

Debe tener en cuenta que los contratos no se pueden adicionar en más del 50% del valor inicial del contrato.

12. Avisar oportunamente y por escrito a la dirección jurídica nacional sobre cualquier retraso, incumplimiento parcial o total de obligaciones o irregularidades que se presenten durante la ejecución del contrato, para que se adopten oportunamente las medidas pertinentes.

13. Recomendar que se hagan efectivas las sanciones previstas en el contrato cuando existe mora o incumplimiento en la ejecución del mismo, para lo cual debe remitir a la dirección jurídica nacional, los documentos que soporten las eventualidades mencionadas.

Las anteriores funciones se encuentran estrechamente relacionadas a efectos de adoptar las siguientes medidas:

I. Cláusula de caducidad, cuyas causales fundamentalmente son:

a) El incumplimiento de cualquiera de las obligaciones a cargo del contratista que afecte de manera grave y directa la ejecución, del contrato de tal manera que sea evidente su paralización;

b) Cuando pague sumas de dinero a extorsionistas;

c) Cuando acceda a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la ley con el fin de obligarlo a hacer u omitir algún acto o hecho o no se informe de ello oportunamente al Seguro Social.

II. Cláusula penal pecuniaria. En caso de incumplimiento o declaratoria de caducidad se acuerda como indemnización a favor del seguro social una suma que se debe determinar en el cuerpo del contrato.

III. Multas. En el evento en que el contratista se constituya en mora o incumpla total o parcialmente las obligaciones, se causarán multas del uno por mil del valor del contrato por cada día de retardo, sin exceder del diez por ciento (10%) del valor del contrato, por lo que el interventor, en el evento de suceder tal contingencia, deberá informar de forma inmediata a la dirección jurídica nacional para los fines legales pertinentes.

IV. Cláusulas excepcionales de interpretación, modificación y terminación unilateral del contrato. Son cláusulas eminentemente del resorte de la administración, que se harán efectivas mediante acto administrativo motivado, siempre que no se logre acuerdo en las discrepancias sobre interpretación y modificación unilaterales, salvo las de terminación unilateral y la caducidad que no requieren el agotamiento previo de ese aludido presupuesto.

Para proceder a declarar la interpretación y modificación del contrato en forma unilateral, se requiere: Paralización o grave afectación del servicio público.

Ahora bien, para terminar unilateralmente un contrato, se requiere:

1. Grave situación de orden público;

2. Muerte o incapacidad física del contratista, si es persona natural, o por disolución de la persona jurídica;

3. Por interdicción judicial o declaratoria de quiebra del contratista, o

4. Cesación de pagos, o concurso de acreedores, o embargo judicial del contratista que afecte de manera grave el cumplimiento del contrato.

V. Cláusula de fuerza mayor o caso fortuito. En el evento de presentarse o fuerza mayor o caso fortuito, que impidan la ejecución del objeto contractual, el interventor deberá comunicar a la dirección jurídica nacional, a efecto de proceder a suspender la ejecución del contrato por el término que dure el hecho generador del posible incumplimiento. El interventor deberá conceptuar sobre la viabilidad de la adopción de tal medida, motivándolo e indicando el tiempo que la suspensión durará, sopesando la conveniencia para el Seguro Social.

VI. Efectividad póliza única de garantía. Se exige una sola garantía que consiste en póliza expedida por compañía de seguros legalmente autorizada para funcionar en el territorio colombiano, o por garantía bancaria; por tanto se precisa, quedan excluidas las fianzas, las garantías personales y las garantías reales tales como la prenda y la hipoteca. Esta garantía única se exige al contratista, a la suscripción del contrato y tendrá vigencia durante la duración del mismo y hasta su liquidación, pero podrá extenderse más allá de la duración del contrato según el riesgo amparado.

Por ello es necesario enunciar qué riesgos ampara la garantía única:

1. De cumplimiento del contrato: Siempre se exigirá cuando el Seguro Social suscriba contratos de:

a) Obra pública equivalente al 10% del valor del contrato;

b) Suministro, compraventa y permuta de muebles equivalente entre el 10 y el 20% del valor total del contrato;

c) Prestación de servicios, consultoría y similares equivalente como mínimo al 10% del valor del contrato.

Este amparo, de ningún modo podrá en término, ser inferior al plazo fijado como de ejecución y liquidación del contrato.

2. De manejo y buena inversión del anticipo que le fuere entregado al contratista, igual al 100% del valor de los dineros entregados anticipadamente con una duración que en todo caso no podrá ser inferior al término de ejecución y liquidación del contrato.

3. De estabilidad de la obra no siendo inferior al 5% del valor final de la obra con una duración que no podrá ser inferior a dos años ni superior a cinco.

4. De calidad del servicio, no siendo inferior al 10% del valor del contrato y la duración de dicho amparo lo fijará el seguro social, de acuerdo con los bienes, obras y servicios contratados.

5. De pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones del personal que haya de utilizar para la ejecución del contrato, no siendo inferior al 5% del valor del contrato, cuando fuere de obra pública; para los demás contratos no será inferior al 10% del valor del contrato, con una duración mínima de tres años.

6. De correcto funcionamiento de los equipos que debe suministrar o instalar el contratista, no siendo inferior al 50% del valor de los elementos suministrados, con una duración no inferior a un año ni superior a diez años.

7. De la responsabilidad civil extracontractual, procede en aquellos contratos, en donde se advierta posibilidad de riesgo a terceros dentro de su ejecución, a través de un amparo autónomo contenido en póliza anexa.

Se resalta que no todos estos amparos se solicitan en todos los contratos, es decir, que en esta garantía se incluirán únicamente como riesgos amparados aquellos que correspondan a las obligaciones y prestaciones del respectivo contrato. Esta garantía también debe mantenerse vigente, y por lo tanto requiere su ampliación en casos de adición, modificación, suspensión de contratos.

14. Elaborar el proyecto de liquidación definitiva a la terminación del contrato dentro de los plazos establecidos para este efecto.

De conformidad con lo establecido en los artículos 60 y 61 de la Ley 80 de 1993 en concordancia con el artículo 44 numeral 10 literal d) de la Ley 446 de 1998: “Los contratos de tracto sucesivo cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran, serán objeto de liquidación de común acuerdo con las partes contratantes, procedimiento que se efectuará dentro del término fijado en el pliego de condiciones o términos de referencia o, en su defecto, a más tardar antes del vencimiento de los cuatro (4) meses siguientes a la finalización del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga”.

A su turno, se procederá a liquidar el contrato en forma unilateral por parte del Seguro Social, mediante resolución motivada, susceptible del recurso de reposición, cuando el contratista no se presente a la liquidación por mutuo acuerdo, o las partes no lleguen a consenso sobre el contenido de la misma.

El término para la liquidación unilateral se sujeta a lo dispuesto en el artículo 44, arriba citado: “En los que requieran liquidación y ésta sea efectuada unilateralmente por la administración, a más tardar dentro de los dos (2) años, contados desde la ejecutoria del acto que la apruebe. Si la administración no lo liquidare durante los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo convenido por las partes o, en su defecto del establecido por la ley, el interesado podrá acudir a la jurisdicción para obtener la liquidación en sede judicial a más tardar dentro de los dos (2) años siguientes al incumplimiento de la obligación de liquidar;...”.

En todo caso, el interventor del contrato debe proyectar la respectiva acta de liquidación del mismo, con base en todo el seguimiento y recorrido que se ha realizado del desarrollo contractual. Es por esto que el interventor es el funcionario que debe realizar toda la inspección y vigilancia del contrato estatal, para lo cual deberá presentar informe final ya tratado en precedencia, anexo al acta de liquidación, la cual deberá contener: el objeto del contrato, el plazo de ejecución del mismo, la fecha de perfeccionamiento, el día de aprobación de la garantía única, los datos de las adiciones, la información relacionada con las prórrogas, el valor, los pagos efectuados, obras ejecutadas o servicios prestados o bienes recibidos.

(Nota: Derogada por la Resolución 181 de 2012 artículo 3° del Instituto de Seguros Sociales)

ART. 4º—Designación. Corresponde al ordenador del gasto o en quien éste delegue tal facultad, designar el servidor público que ejercerá las funciones de interventoría dentro del contrato. En todo caso, no podrá ejercer esta función un contratista, salvo cuando se trate de contratos de obra pública.

Es por esto que al momento de perfeccionarse el contrato, la dirección jurídica nacional deberá remitir en copia al interventor designado: contrato, constancia de aprobación de la garantía única, recibo de pago de la publicación del contrato en el diario único de publicación y propuesta.

(Nota: Derogada por la Resolución 181 de 2012 artículo 3° del Instituto de Seguros Sociales)

ART. 5º—Parámetros de la interventoría. El interventor, para el ejercicio de sus funciones, deberá ceñirse a:

1. Términos de referencia o pliego de condiciones: Contiene las reglas del proceso de contratación, el objeto, presupuesto, características, condiciones y especificaciones técnicas y económicas de las obras, bienes o servicios, derechos y obligaciones de las partes, plazo de ejecución, forma de pago, entre otros.

2. Propuesta: Además de los documentos que acreditan la representación legal (Cámara de comercio, NIT, Cédula de Ciudadanía) y facultades para contratar, contiene las cantidades de obra, bienes o servicios ofrecidos (cantidades, especificaciones técnicas y el valor de los mismos, la forma de pago, cronograma de actividades, etc.).

3. Contrato, adiciones, modificaciones: La ejecución del contrato se rige por lo estipulado en estos documentos.

4. Garantía única: Respalda el cumplimiento de todas las obligaciones a cargo del contratista, los amparos cubiertos dependen de lo que se determine en el contrato.

5. Actos administrativos que se produzcan en desarrollo del contrato. Mediante los cuales se imponen multas, modificación o interpretación unilateral, etc.

(Nota: Derogada por la Resolución 181 de 2012 artículo 3° del Instituto de Seguros Sociales)

ART. 6º—Informes. El interventor deberá presentar mensualmente a la Dirección Jurídica Nacional informe de actividades, detallando desarrollo de la obra, servicio o recepción de bienes, y hasta la liquidación del contrato.

Adicional a los anteriores, deberá el interventor rendir informe, cuando se presente: traslado, retiro de la entidad, o cambio de interventor.

(Nota: Derogada por la Resolución 181 de 2012 artículo 3° del Instituto de Seguros Sociales)

ART. 7º—Prohibiciones. Son prohibiciones de los interventores:

1. Autorizar cambios o especificaciones en el contrato que impliquen mayores o menores cantidades de dinero o de obra con los cuales se modifique su valor, plazo u objeto del contrato.

2. Transar diferencias.

3. Conciliar divergencias.

4. Suspender el contrato.

(Nota: Derogada por la Resolución 181 de 2012 artículo 3° del Instituto de Seguros Sociales)

ART. 8º—Responsabilidades y sanciones. El interventor responderá disciplinaria, civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación contractual en los términos de la Constitución y de la ley.

Sanciones

El servidor público que se desempeñe como interventor podrá ser sancionado en los siguientes casos:

— Por declaratoria de responsabilidad civil, al pago de las indemnizaciones en la forma y cuantía que determine la autoridad judicial.

— Por responsabilidad disciplinaria, en los términos consagrados en la Ley 734 de 2002, o en las que la aclaren, modifiquen o adicionen.

— Por responsabilidad penal, en los términos contenidos en el estatuto penal.

(Nota: Derogada por la Resolución 181 de 2012 artículo 3° del Instituto de Seguros Sociales)

ART. 9º—La presente rige a partir de la fecha de su expedición.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a los 25 de noviembre de 2002.

(Nota: Derogada por la Resolución 181 de 2012 artículo 3° del Instituto de Seguros Sociales)

___________________________