CIRCULAR EXTERNA 140 DE 2002 

(Diciembre 19)

Asunto: Afiliación colectiva al sistema general de seguridad social en salud.

Este despacho imparte las siguientes instrucciones en materia de afiliación colectiva y pago de cotizaciones en salud al sistema general de seguridad social en salud de los trabajadores independientes a través del régimen contributivo, teniendo en cuenta lo dispuesto por los decretos 806 de 1998 y 1703 de 2002, modificado por el Decreto 2400 de 2002.

1. Entidades obligadas a solicitar autorización para efectuar afiliación colectiva.

1.1. Las cooperativas y mutuales cuyos cooperados sean trabajadores independientes (incluyendo a los trabajadores domésticos por días), pueden solicitar autorización para vincularlos masivamente a una entidad promotora de salud.

Para cumplir con las instrucciones de la presente circular, se entenderá que los trabajadores del servicio doméstico son “las personas naturales que a cambio de una remuneración, prestan su servicio personal en forma directa de manera habitual, bajo continuada subordinación o dependencia, residiendo o no en el lugar del trabajo, a una o varias personas naturales, en la ejecución de tareas de aseo, cocina, lavado, planchado, vigilancia de niños y demás tareas inherentes al hogar” (D. 824/88, art. 1º).

En el grupo de trabajadores del servicio doméstico se encuentran los denominados “internos” y son los que residen en el lugar o sitio de trabajo. El segundo grupo son los llamados trabajadores del servicio doméstico “por días”.

El trabajador del servicio doméstico que sea “interno” o que trabaje “por días” bajo la continua subordinación de un solo patrono, será afiliado al sistema general de seguridad social, SGSSS, directamente por dicho patrono como trabajador del servicio doméstico y no podrá hacerlo a través de una entidad de afiliación colectiva. Contrariar esta disposición se considera práctica no autorizada y da lugar para que a la entidad de afiliación colectiva se le revoque la autorización para efectuar afiliaciones colectivas, otorgada por la Superintendencia Nacional de Salud.

No se consideran trabajadores del servicio doméstico para efectos de la afiliación al sistema general de seguridad social en salud, los señalados en el artículo 5º del Decreto 824 de 1988, Reglamentario de la Ley 11 de 1988.

En este orden de ideas, solamente los trabajadores domésticos “por días” al servicio de varios patronos, podrán afiliarse al SGSSS a través de una entidad de afiliación colectiva autorizada por la Superintendencia Nacional de Salud, respetando el IBC establecido por las disposiciones vigentes para las empleadas del servicio doméstico.

1.2. Las precooperativas y cooperativas de trabajo asociado de que trata la Ley 79 de 1988 y los decretos 468 y 1333 de 1990, no podrán efectuar afiliación colectiva al sistema general de seguridad social en salud. En consecuencia, la afiliación de miembros asociados a las cooperativas de trabajo asociado se supedita al cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 4º del Decreto 2400 de 2002.

2. Reglas que deberán acatar las entidades autorizadas para efectuar afiliación colectiva.

Las entidades que obtengan la debida autorización para efectuar afiliación colectiva, se someterán a las siguientes reglas:

2.1. Las cooperativas o mutuales que obtengan autorización de la Superintendencia Nacional de Salud para operar como entidades agrupadoras, podrán efectuar afiliaciones colectivas únicamente para un grupo de trabajadores independientes de una misma rama de actividad económica.

Los trabajadores independientes actualmente afiliados en forma colectiva que no pertenezcan a la rama de actividad económica por la que la entidad agrupadora solicite la continuidad de la autorización para realizar la afiliación colectiva, deberán informar a la EPS la novedad del cambio de forma de afiliación de colectiva a individual y seguirán cotizando como trabajadores independientes.

2.2. No podrán efectuar el recaudo de cotizaciones en ningún caso.

Las entidades que a la fecha de entrada en vigencia del Decreto 1703 de 2002 (modificado por el D. 2400/2002), es decir, el 7 de agosto de 2002, se encontraban autorizadas por esta Superintendencia Nacional de Salud para efectuar afiliación colectiva al sistema general de seguridad social en salud, deben estar dando cumplimiento a la mencionada regla.

2.3. Las entidades promotoras de salud, EPS, distribuirán los comprobantes para el pago de aportes, directamente a las personas que se encuentren afiliadas de manera colectiva o también podrán distribuirlos a las entidades agrupadoras debidamente autorizadas.

2.4. Las entidades agrupadoras autorizadas se abstendrán de efectuar afiliaciones al sistema de personas que no aporten sobre la base de cotización mensual establecida para los trabajadores independientes. Se debe tener en cuenta que la cotización corresponderá al período equivalente a un (1) mes calendario.

3. Requisitos para obtener la autorización de la Superintendencia Nacional de Salud.

Presentar solicitud escrita ante esta superintendencia, firmada por el representante legal de la cooperativa o mutual interesada, anexando la siguiente información:

3.1. Copia del acta de reconocimiento del control legal por parte de la Superintendencia de Economía Solidaria o la entidad competente, en la cual conste la aprobación para efectuar las afiliaciones colectivas de trabajadores independientes y/o trabajadores del servicio doméstico, quienes a la vez son sus cooperados, indicando la totalidad de las reglas a las que se someten, es decir, las señaladas en el numeral 2º de la presente circular.

Cuando los estatutos se encuentren en estudio, se anexará copia de la radicación de los respectivos documentos, la cual hará constar que se encuentran cumpliendo con el control de legalidad.

3.2. Copia del acta de la asamblea general de cooperados o del órgano que haga sus veces, en el cual conste la aprobación para efectuar las afiliaciones colectivas de trabajadores independientes y/o trabajadores del servicio doméstico, quienes a la vez son sus cooperados, indicando la totalidad de las reglas a las que se someten, es decir, las señaladas en el numeral 2º de la presente circular.

Además, debe quedar expresamente consignada la prohibición del cobro de suma alguna por la realización de las labores concernientes a la afiliación colectiva.

Debe resaltarse que estas entidades que efectúan afiliación colectiva no podrán ser delegatarias del derecho a la libre elección radicado en cabeza del cooperado cotizante, que es el mismo trabajador independiente (incluye a los trabajadores del servicio doméstico por días).

3.3. Copia de los estatutos de la cooperativa o mutual o de la reforma de los mismos donde conste en el objeto, la función o funciones de afiliación colectiva al sistema general de seguridad social en salud, precisando el sector económico al cual pertenecerán los afiliados colectivos e incorporar lo previsto en el numeral 3.2 de esta circular.

3.4. Manifestación escrita del representante legal de la entidad solicitante, en donde exprese que no cobrará, directa ni indirectamente, suma alguna a sus afiliados por desempeñar su labor y actividades en materia de afiliaciones colectivas, en aplicación del parágrafo 2º del artículo 43 del Decreto 806 de 1998.

3.5. Copia de la reglamentación realizada por el consejo de administración o la junta directiva o el órgano que haga sus veces, donde conste el funcionamiento administrativo que desarrollará la entidad solicitante para realizar la afiliación colectiva, las dependencias involucradas y las obligaciones de cada una de ellas.

3.6. Acreditar un patrimonio mínimo de 500 salarios mínimos legales mensuales vigentes. Para su cumplimiento, el representante legal deberá enviar a la división de entidades promotoras de salud de esta superintendencia, lo siguiente:

3.6.1. Certificación firmada por el revisor fiscal o quien haga sus veces y el representante legal, en la que se acredite un patrimonio mínimo de 500 salarios mínimos legales mensuales vigentes, debidamente soportada por los documentos que conforman el mismo; es decir, lo que corresponde al efectivo se anexarán las fotocopias certificadas de los títulos valores y las respectivas certificaciones bancarias y en especie, representado en bienes muebles e inmuebles los avalúos técnicos respectivos, efectuados por los avaluadores incluidos en las listas de las entidades autorizadas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Adicionalmente, se debe anexar el respectivo certificado de tradición y libertad de matrícula inmobiliaria de los bienes inmuebles que formen parte del patrimonio que se acredita, dado que es el único documento idóneo que garantiza la tenencia del bien a favor de la entidad.

3.6.2. El monto del patrimonio mínimo se determinará y acreditará de conformidad con la siguiente instrucción:

Capital social*XXXX
ReservasXXXX
Fondos de destinación específicaXXXX
Superávit de patrimonioXXXX
Patrimonio mínimo antes de deducir pérdidasXXXX
Menos: pérdidas acumuladas a la fecha de corte(XXXX)
Patrimonio mínimo$ XXXX

*El capital social equivale a los aportes sociales o al fondo social mutual.

3.7. Acreditación del patrimonio mínimo. Las entidades que autorice esta superintendencia deberán acreditar en todo tiempo el patrimonio mínimo, enviando a la división de entidades promotoras de salud de la Superintendencia Nacional de Salud, un comunicado debidamente firmado por el representante legal y el revisor fiscal, certificando el patrimonio mínimo de la manera como se calculó en el numeral 3.2.6.2 de la presente circular, de acuerdo con los siguientes cortes trimestrales: 31 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre y 31 de diciembre.

Dicha información debe llegar a la división mencionada, dentro de los 25 días calendario del mes siguiente a la fecha de los cortes indicados en el párrafo inmediatamente anterior, diligenciando el formato anexo a la presente circular.

Cuando el patrimonio de la entidad autorizada para efectuar afiliación colectiva, caiga por debajo de lo exigido, la entidad deberá reportar dicha información a la división de entidades promotoras de salud de manera inmediata para que se tomen las respectivas medidas de control.

El trámite de la solicitud precitada, deberá resolverse en un término no mayor a 45 días hábiles, contados a partir de la fecha de la radicación, siempre y cuando se presente la totalidad de requisitos exigidos en la presente circular.

4. Proceso de afiliación colectiva a las EPS.

Para la autorización por parte de las entidades promotoras de salud a las cooperativas o mutuales que han sido previamente autorizadas por esta superintendencia para efectuar afiliaciones colectivas, se deberá tener en cuenta lo siguiente:

4.1. Las entidades agrupadoras autorizadas, deberán solicitar autorización ante las EPS, para lo cual elevarán solicitud por escrito anexando copia de la aprobación mediante acto administrativo emitido por esta superintendencia.

Las entidades promotoras de salud tendrán un plazo máximo de 15 días, contados a partir de la fecha de radicación de la solicitud, para ofrecer respuesta a la entidad solicitante.

Debe tenerse en cuenta que las entidades promotoras de salud, en cualquier momento, pueden solicitar a sus afiliados la documentación que requieran para verificar la veracidad de sus aportes o la acreditación de su calidad (D. 806/98, art. 85). Así mismo, tiene relevancia en esta materia el artículo 64 del Decreto 806 de 1998, al prever la pérdida de antigüedad para el afiliado que suministre a las EPS o IPS, en forma deliberada, información falsa o engañosa; consecuencia que aplicará la EPS una vez haya verificado los hechos que dan lugar a la misma, como resultado de haber adelantado el debido proceso.

4.2. La EPS llevará el registro actualizado de las entidades agrupadoras autorizadas, el cual debe estar disponible para consulta permanente del público y de la Superintendencia Nacional de Salud.

4.3. Una vez autorizadas por la EPS e inscritas ante la misma, las entidades agrupadoras podrán iniciar las actividades tendientes a la afiliación colectiva de trabajadores, siguiendo los términos aquí previstos para ello.

De otra parte, será deber de la agrupadora como empleador el pago de los aportes de sus trabajadores para la afiliación y permanencia de estos en el sistema general de seguridad social en salud, junto con la entrega de los desprendibles de pago donde conste los aportes de riesgos profesionales y pensiones.

5. Proceso de afiliación colectiva a las EPS.

Para llevar a cabo la afiliación colectiva, la entidad autorizada por la Superintendencia Nacional de Salud, presentará ante las EPS respectivas, la siguiente documentación:

5.1. Formularios de afiliación, debidamente diligenciados y firmados individualmente por el respectivo cooperado, en donde debe dejarse constancia que cada uno de los afiliados actúa por conducto de la entidad agrupadora autorizada; los cuales se acompañarán de la documentación requerida, de conformidad con las disposiciones legales vigentes, para la inscripción del grupo familiar del cotizante.

5.2. Declaración del cooperado, que se entenderá presentada bajo gravedad del juramento, en la que manifiesta no estar afiliado a otra EPS.

5.3. Listado de los cooperados, certificado por el representante legal de la entidad agrupadora autorizada.

6. Deberes y responsabilidades de los representantes legales.

6.1. La afiliación colectiva en ningún caso podrá coartar el derecho del cooperado a la libre escogencia de EPS. Por ende, el trabajador independiente y el de servicio doméstico afiliado pueden dejar de utilizar la entidad de afiliación colectiva autorizada en cualquier momento, sin que por esta causa haya lugar a que la agrupadora imponga sanción, multa o represalia de cualquier naturaleza contra el afiliado respectivo. La EPS tampoco podrá negarse a recibir los aportes del trabajador independiente, cuando deje de hacerlo a través de la entidad de afiliación colectiva.

6.2. Adelantar las acciones formales inherentes y derivadas del proceso de afiliaciones colectivas sin cobrar suma alguna por dicha labor, poniendo de presente en el formulario de cada uno de los afiliados, que se actúa por conducto de una entidad agrupadora autorizada.

6.3. El pago oportuno de la cotización lo debe hacer el cooperado de las entidades agrupadoras autorizadas, en el mes calendario, cotizando directamente a la EPS, teniendo en cuenta el carácter previo del aporte o cotización en salud; es decir, que el mes cotizado corresponde al mismo en que se efectúa la declaración de autoliquidación de aportes, respectivo.

6.4. Reportar a la EPS las diferentes novedades que le han sido debidamente informadas por escrito por sus cooperados, en lo referente entre otros, a desafiliación, cambio de residencia o de municipio, cambio de trabajo, inclusión o retiro de beneficiarios, entre otras, conforme lo establecido en la reglamentación vigente.

6.5. Informar al cooperado sus deberes y obligaciones ante el sistema general de seguridad social en salud, en especial lo relacionado con las prestaciones asistenciales y económicas.

6.6. El representante legal de la entidad de afiliación colectiva autorizada deberá observar en todo momento los principios y las normas que rigen el sistema general de seguridad social en salud, so pena de hacerse acreedor a las sanciones previstas en las normas vigentes.

7. Información inexacta o inconsistente sobre afiliación colectiva.

Cuando las EPS determinen que la información recibida de la entidad agrupadora autorizada no se ajusta a las normas de afiliación colectiva o que no radicó respuesta a la solicitud de información requerida por la EPS, en un lapso no superior a 30 días contados a partir de la fecha de entrega del requerimiento, procederán a realizar la desafiliación de las personas afiliadas por su intermedio y dentro de los siguientes cinco (5) días deberán comunicar al domicilio de la entidad agrupadora, la cancelación de su inscripción. Una vez se cumpla con lo anterior, las EPS podrán negar nuevas afiliaciones a personas que se afilien por su intermedio (D. 1703/2002, art. 19).

Las EPS deberán informar y remitir los documentos de tales hechos a la división de entidades promotoras de salud de la Superintendencia Nacional de Salud, dentro de los quince (15) días siguientes a su ocurrencia, para adoptar las medidas y las sanciones a que haya lugar.

8. Ajuste de entidades autorizadas por la Superintendencia Nacional de Salud.

Considerando que el Decreto 1703 de 2002 les otorgó a las entidades que a la fecha de su expedición contaban con la autorización por parte de la Superintendencia Nacional de Salud para efectuar afiliación colectiva un plazo de tres (3) meses, contados a partir de su vigencia para la acreditación de los requisitos que les permitan continuar afiliando colectivamente al sistema general de seguridad social en salud, el cual venció el 7 de noviembre del presente año, este despacho, con el fin de verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la norma en mención, solicita el envío de la información y documentación de que trata el numeral 3º de la presente circular externa, para lo cual se concede un plazo de quince (15) días hábiles, contados a partir de la vigencia de la presente circular.

Vencido este plazo, las entidades autorizadas que no acrediten la totalidad de los requisitos exigidos en la presente circular, se les revocará la autorización y los asociados que se encontraban afiliados por intermedio de dichas entidades, quedarán afiliados de manera individual. Para lo cual las entidades promotoras de salud deberán efectuar la novedad de cambio de forma de afiliación colectiva a individual, sin que exista suspensión en la afiliación al sistema general de seguridad social en salud.

9. Sanciones.

9.1. La Superintendencia Nacional de Salud revocará la autorización para efectuar la afiliación colectiva, cuando determine que estas entidades promueven o toleran la evasión o elusión de aportes al sistema, cuando coarten la libertad de elección o cuando dejen de cumplir con uno de los requisitos exigidos en la presente circular.

9.2. El incumplimiento de las instrucciones consagradas en la presente circular externa por parte de las entidades promotoras de salud y las entidades autorizadas para efectuar afiliación colectiva, acarreará las sanciones previstas en el artículo 233 de la Ley 100 de 1993 y el Decreto 1259 de 1994 y demás normas que la modifiquen.

10. Vigencia.

La presente Circular rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial y deja sin vigencia a la Circular Externa 87 del 26 de mayo de 1999.

19 de diciembre de 2002.

ANEXO

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD 

PATRIMONIO

NOMBRE DE LA ENTIDAD NIT

FECHA DE CORTE

Cifras en miles de pesos

Código CuentaValor
Cuenta  
XXXXCapital social*XXXX
XXXXReservas**XXXX
XXXXFondos de destinación específicaXXXX
XXXXFondo para amortización aportesXXXX
XXXXFondo revalorización de aportesXXXX
XXXXSuperávit de patrimonioXXXX
XXXXSuperávit por auxilios y donaciones***XXXX
XXXXPatrimonio mínimo antes de deducir 
 pérdidasXXXX
XXXXMenos: pérdidas acumuladas a la fecha 
 de corteXXXX
XXXXPatrimonioXXXX

* Aporte social o fondo social mutual.

** Reserva protección de aportes sociales y reserva protección fondo mutual.

*** Superávit por auxilios y donaciones, siempre y cuando se destine para compra de activos fijos.

Representante legalRevisor fiscalContador
Nombre y firmaNombre y firmaNombre y firma
 TP NºTP Nº

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a cooperativas, mutuales y entidades promotoras de salud.

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