RESOLUCIÓN 2823 DE 2002 

(Diciembre 30)

"Por la cual se fijan pautas, criterios y responsabilidades para el ejercicio de la supervisión de las órdenes, contratos y convenios suscritos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público".

El Ministro de Hacienda y Crédito Público,

en aplicación del artículo 209 de la Constitución Política y en ejercicio de las facultades legales previstas en los artículos 4º, 14 y 26 de la Ley 80 de 1993, y

CONSIDERANDO:

Que es obligación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, velar por el cumplimiento integral del objeto contratado a través de supervisores internos o externos, para garantizar la correcta ejecución del objeto contratado y el cabal cumplimiento de las obligaciones pactadas;

Que en desarrollo de las funciones de supervisión, todo servidor público deberá certificar la efectiva y real ejecución del objeto contratado y responder en los términos de la Constitución y la ley por sus acciones u omisiones en desarrollo de su actividad interventora,

RESUELVE:

ART. 1º—Principios que rigen la función de supervisión. La función de supervisión estará sometida a los principios generales de la buena fe, la igualdad, la moralidad, la celeridad, la economía, la imparcialidad, la eficacia, la eficiencia, la participación, la publicidad, la responsabilidad y transparencia.

La función de supervisión se ejercerá con plena autonomía respecto del competente contractual y demás funcionarios que tengan que ver con la ejecución del contrato, pero siempre acatando las autorizaciones previas que se hayan previsto para la toma de decisiones en la ejecución del contrato.

ART. 2º—Modalidades de supervisión. La función de supervisión se ejercerá en sus modalidades de formal y material.

La supervisión formal consistirá en la verificación del cumplimiento de los requisitos que sean necesarios e indispensables para la ejecución y desarrollo del objeto contratado.

En la supervisión material se deberá comprobar y certificar la efectiva y real ejecución y cumplimiento del objeto contratado.

Los conceptos e informes de los supervisores, respecto del cumplimiento de las obligaciones pactadas, se tendrán en cuenta en el reconocimiento de las discrepancias que se planteen entre las partes contratantes, las cuales serán resueltas definitivamente por el competente contractual o en su defecto, por el comité de conciliaciones del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

ART. 3º—Designación del supervisor. La función de supervisión de los contratos que suscriba el Ministerio de Hacienda y Crédito Público es de carácter interno y se ejercerá previa designación del competente contractual.

La designación del supervisor de la orden, contrato o convenio, será un funcionario perteneciente al área ejecutora de éste, quien puede ser el mismo funcionario que lo suscribe o el funcionario que designe el competente contractual, previa sugerencia del director o responsable del área ejecutora al remitir la minuta técnica para el trámite contractual respectivo, mínimo que tengan un perfil profesional que permita garantizar el estricto cumplimiento de normas técnicas, administrativas y/o legales.

En el evento que se designen varios supervisores, se especificarán las responsabilidades que cada uno debe cumplir, las cuales pueden ser exclusivas o conjuntas.

ART. 4º—Cambio de supervisor o interventor. En el evento que se requiera el cambio de supervisor por razones de fuerza mayor o caso fortuito, ausencia temporal o definitiva, el competente contractual procederá a designar un nuevo supervisor.

Si el supervisor en ejercicio se encuentra en condiciones de suscribir un acta lo hará conjuntamente con el designado en su reemplazo y en ésta constará el estado de ejecución de la orden, contrato o convenio y la relación de los documentos que entrega y las observaciones que se consideren pertinentes.

Si no es posible la suscripción conjunta del acta, el supervisor designado dejará constancia del estado en que se encuentra la orden, contrato o convenio al asumir el ejercicio de estas funciones.

ART. 5º—Del ejercicio de las funciones de supervisión. El ejercicio de la función de supervisión de contratos comprenderá, entre otras funciones, las siguientes:

a) La revisión de los documentos y antecedentes del contrato suscrito y de los derechos y obligaciones de las partes, y en particular, los mecanismos establecidos en el contrato para el reconocimiento de los derechos de contenido económico;

b) La intervención formal en la coordinación, vigilancia y control del desarrollo del objeto contratado, para garantizar al ministerio que las obligaciones contractuales se han cumplido y que éste puede hacer los reconocimientos económicos al contratista;

c) La expedición de informes sobre la ejecución del contrato y en especial el informe anexo al certificado de cumplimiento que sustente el debido pago de las obligaciones contraídas.

Para los casos previstos en el presente literal, la secretaría general del ministerio, establecerá mediante circular, el contenido formal de los informes y certificados de cumplimiento que expedirá el supervisor;

d) Llevar control del gasto, para que no se exceda en ningún momento el valor del contrato dentro de la vigencia en que se suscribe el mismo, así como los recursos asignados para atender el pago de vigencias futuras, cuando así esté estipulado. De presentarse situaciones de desfinanciamiento, no imputables al ejercicio de la supervisión, deberá informar tal situación al competente contractual.

El supervisor, por ningún motivo, permitirá que los compromisos en los contratos asumidos por el ministerio sobrepasen los valores pactados mensualmente, ni ampliará el tiempo para el cual fue contratado el suministro de un bien o la prestación de un servicio. De presentarse tal situación deberá ser aprobado por el competente contractual;

e) La intervención formal en la liquidación de los contratos, dejando constancia sobre los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes, en caso de divergencias presentadas.

ART. 6º—Del procedimiento para el ejercicio de la función de supervisión:

a) Momento y plazo para el ejercicio de la función supervisora:

Todos los supervisores, sean estos personas naturales o jurídicas específicamente contratadas para este efecto, o funcionarios designados por el competente contractual para el ejercicio de esta función, comenzarán su actividad, una vez se encuentre perfeccionado el contrato, esto es, suscrito, registrado y con aprobación de las pólizas.

El jefe del grupo de contratos del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, o quien haga sus veces, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al perfeccionamiento del contrato, les remitirá a los supervisores un memorando en el cual les informará sobre el cumplimiento de los anteriores requisitos y le enviará fotocopia del contrato y de la respectiva propuesta.

En todos los casos, los supervisores vigilarán la ejecución y cumplimiento del objeto del contrato durante todo el tiempo que el mismo esté vigente, y su función sólo caducará una vez se haya suscrito el acta de liquidación que les ponga fin a las obligaciones pactadas por las partes;

b) Manifestaciones de inconformidad de los supervisores en relación con la ejecución de los contratos.

Cuando los supervisores se manifiesten en desacuerdo con la ejecución y desarrollo de las obligaciones pactadas en un contrato, o con la forma de los actos, documentos o circunstancias examinadas, deberán, sin excepción, formular todos los reparos por escrito.

Dichas objeciones deberán ser motivadas con razonamientos fundados en hechos, circunstancias y normas en las que se apoye el criterio sustentado y comprenderán todas las observaciones y objeciones correspondientes.

El supervisor dará cuenta al competente contractual a la Dirección Administrativa y a la dependencia directamente interesada en el contrato, de los resultados más relevantes de su actuación y recomendará las actuaciones que considere más prudentes u oportunas para la normal ejecución del contrato.

El supervisor podrá solicitar al competente contractual, la revisión de los actos que considere perjudiciales para los intereses de la Nación - Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Cuando se aprecien graves irregularidades en la ejecución de un contrato que amenace su paralización, es obligación de los supervisores informar por escrito dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la concurrencia de los hechos, al competente contractual y al director de la dependencia para la cual se ha contratado el bien o servicio, para que éstos inicien las acciones correspondientes;

c) Cumplimiento de órdenes del competente contractual, como consecuencia de irregularidades o circunstancias que afecten el normal desarrollo de un contrato.

Los supervisores de los contratos que suscriba el Ministerio de Hacienda y Crédito Público están en la obligación de acatar las observaciones y decisiones que tome el competente contractual, en los eventos de discrepancias en la ejecución del contrato y no podrán expedir cumplidos para el pago de las obligaciones contraídas, hasta tanto no se tenga pronunciamiento favorable del competente contractual para ese efecto;

d) Liquidación de las obligaciones contraídas.

Los supervisores de los contratos que suscriba el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, están en la obligación de entregar debidamente liquidadas, mediante acta de liquidación, todas las cuentas contractuales con sus respectivos soportes.

En este momento deberá quedar documentalmente acreditado que se cumplieron todos los requisitos necesarios para el cumplimiento de la obligación a cargo del ministerio, y del resultado favorable de la comprobación formal y material del cumplimiento de las obligaciones del contratista.

ART. 7º—Funciones específicas de los supervisores.

En el aspecto técnico-administrativo

a) Verificar que las especificaciones y condiciones particulares de los bienes o servicios contratados correspondan a las solicitadas, definidas y aceptadas en el contrato.

Para tal fin realizará inspecciones y controles de calidad, tanto de los bienes suministrados, de los servicios prestados, de los trabajos ejecutados y los materiales entregados, con el propósito de establecer si ellos cumplen con las condiciones y especificaciones técnicas preestablecidas, informando unos y otros cuando no cumplan con la calidad requerida o exigida por la entidad. De ser posible, apoyarse cuando se requiera en el Instituto Colombiano de Normas Técnicas, Icontec.

Si se presentan dudas sobre este particular deberá formularlas por escrito, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la ocurrencia de esta circunstancia a la oficina solicitante del bien o servicio con copia a la subdirección jurídica y a la dirección administrativa.

La oficina solicitante del bien o servicio deberá responder a este requerimiento dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su recibo clarificando la situación;

b) En los eventos que así lo determine el contrato, o si la naturaleza del mismo lo requiere, el supervisor deberá suscribir conjuntamente con el contratista y el competente contractual o su delegado, las actas de iniciación, de recibo de bienes y/o servicios, dentro del término que se haya establecido en el contrato y dependiendo de la duración del mismo, se requerirá por lo menos un acta mensual.

Copia de estas actas debe enviarse dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su firma, al grupo de contratos, subdirección jurídica, dirección administrativa, o quien haga sus veces, del ministerio, para su respectiva incorporación en la carpeta del contrato;

c) Cuando se requieran cronogramas o programación de actividades al contratista para la ejecución del objeto contratado, el supervisor deberá exigirlos y recibirlos, para efectos de revisión y control, dentro de los plazos estipulados en el contrato.

Copia de estos cronogramas o programación de actividades deben enviarse dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su recibo, al grupo de contratos, o quien haga sus veces, de la subdirección jurídica, para su correspondiente archivo en la carpeta del contrato.

d) El supervisor deberá citar a los comités o reuniones al contratista, al competente contractual y a los funcionarios que tengan un interés directo en la ejecución del contrato, o hayan participado en la elaboración de los términos de referencia y elaboración de la minuta del contrato, cuando tenga dudas sobre los términos del contrato y/o se considere necesario para la normal ejecución y desarrollo del mismo.

De estas reuniones se levantará un acta que suscribirán los que en ella intervinieron y la misma deberá contener como mínimo los asuntos discutidos, las decisiones, acciones y compromisos por ejecutar.

Copia de este documento se enviará al grupo de contratos, o quien haga sus veces, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su suscripción, para su correspondiente archivo en la carpeta del contrato;

e) El o los supervisores, si la naturaleza del contrato lo requiere y así se estipuló en la minuta del mismo, deberán elaborar actas de recibo parcial de bienes o servicios, las cuales suscribirá conjuntamente con el contratista y el competente contractual.

En todo caso, el valor de la sumatoria de las entregas parciales no puede superar el valor total del contrato. Copia de estas actas deberá ser remitida al grupo de contratos del ministerio, o quien haga sus veces, para lo de su competencia;

f) Elaborar, en caso de haber sido pactados en el contrato, los cuadros correspondientes a reajustes, de acuerdo con los índices pactados y remitirlos para su revisión al grupo de contratos, o quien haga sus veces.

El grupo de contratos, o quien haga sus veces, lo enviará al competente contractual para su aprobación, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo, quien informará a la subdirección financiera el reajuste al contrato, para que sea tenido en cuenta al momento del pago;

g) El supervisor debe exigir la buena calidad y correcto funcionamiento de los bienes y servicios que sean contratados, y abstenerse de dar el respectivo cumplido, si estos no corresponden a las calidades exigidas.

El supervisor deberá verificar que el contratista entregue los bienes y/o servicios que presentó en la propuesta. En el evento de que algunos de los bienes o servicios no estén acordes con lo estipulado en el contrato y en la oferta, éste exigirá al contratista que sean cambiados o ajustados de forma inmediata, para que pueda darse una adecuada ejecución del contrato;

h) El supervisor deberá exigir el total cumplimiento de los cronogramas pactados en los contratos y sólo podrá autorizar su modificación, cuando por razones técnicas o dada la naturaleza del contrato, esto se haga necesario, pero sin modificación del plazo inicial pactado en el contrato;

i) Cualquier modificación que deba realizarse al valor y/o plazo de ejecución del contrato, debe ser previamente autorizada por el competente contractual.

El supervisor deberá informar al competente contractual las modificaciones que se presenten en las cláusulas inicialmente pactadas, de ser viables, se realizarán los ajustes presupuestales respectivos, para que con posterioridad se remita al grupo de contratos, o quien haga sus veces, para lo de su competencia;

j) El supervisor deberá resolver todas las consultas que presente el contratista y hacer las observaciones que estime convenientes. Si durante la ejecución del contrato se presentan dudas o diferencias que no puedan ser resueltas por el supervisor, éste deberá remitirlas mediante oficio, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la concurrencia de las mismas, al competente contractual para su consulta y decisión, con copia al grupo de contratos;

k) Si durante la ejecución del contrato se requieren mayores o menores cantidades de bienes y/o servicios que afecten el valor del contrato, el supervisor deberá remitir su concepto favorable o desfavorable al competente contractual para solicitar aprobación, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la verificación de los hechos, para que éste manifieste por escrito su voluntad.

Una vez aprobado se enviará al grupo de contratos, para que dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su recibo se realicen los trámites en él autorizados.

Si no se aprueba, así se dará a conocer, indicando las causas de su rechazo;

l) El supervisor puede, si es necesario, y mediante documento escrito de justificación dirigido al competente contractual, la suspensión temporal de la ejecución de un contrato, por circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, para que éste emita su autorización.

Copia del documento de solicitud de suspensión se enviará al grupo de contratos del ministerio, o quien haga sus veces, dentro del día hábil siguiente a su suscripción, para lo de su competencia.

Si el competente contractual aprueba la suspensión del contrato, el grupo de contratos del ministerio elaborará el acta de suspensión, copia de la cual deberá enviar supervisor del contrato, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su legalización, para lo de su competencia.

ll) El supervisor, para todos los eventos de suspensión de los contratos, una vez desaparezcan los hechos que dieron origen a la suspensión del mismo, expedirá un acta de reiniciación, dejando constancia del tiempo total de la suspensión temporal y del vencimiento final del contrato.

Copia de lo anterior deberá remitirla al grupo de contratos del ministerio, o quien haga sus veces, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su suscripción y ellas servirán como base para establecer el tiempo total de ejecución del contrato, el vencimiento del plazo y el tiempo total no ejecutado;

m) El supervisor deberá constatar, a la fecha de vencimiento del contrato, su total cumplimiento. Si llegare a tener dudas sobre la ejecución del mismo, no podrá expedir el certificado de cumplimiento final, hasta tanto no se clarifiquen las dudas o novedades que considere son irregulares.

n) El supervisor expedirá los cumplidos, acompañado del respectivo informe, para que se puedan efectuar los pagos pactados al contratista, dejando expresa constancia en los mismos, de la ejecución satisfactoria de las obligaciones;

ñ) Evitar la causación de intereses moratorios que puedan originarse en la demora en el pago de las cuentas a que hubiere lugar, dentro del ámbito de competencia señalado;

o) Velar por que los pagos se realicen y que los comprobantes respectivos y demás documentos se incorporen al expediente, con el fin de contar con los elementos suficientes para la liquidación del contrato;

p) El grupo de contratos, o quien haga sus veces, cuando las órdenes o contratos celebrados con el ministerio requieran la contratación de personal, velará por que el contratista cumpla con la afiliación y pago de las afiliaciones al sistema de seguridad social y demás de los trabajadores;

q) Para que el supervisor expida el certificado de cumplimiento final del contrato, deberá verificar que todas las obligaciones contractuales se han cumplido a cabalidad y que puede procederse a su respectivo pago final. Este documento debe contener como mínimo la descripción de los bienes y/o servicios recibidos, el valor final del contrato, incluyendo reajustes, si es que estos proceden. Copia del acta se enviará al grupo de contratos del ministerio, para su respectivo archivo;

p) Los supervisores de los contratos del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, ya sean personas naturales o jurídicas o funcionarios del ministerio, una vez finalizado el contrato y emitido el último cumplido de recibo a satisfacción de los bienes y/o servicios contratados, están en la obligación de elaborar dentro del mes siguiente a la terminación del contrato, un acta de liquidación final del contrato, siguiendo para el efecto el modelo que se diseñará para tal fin.

El acta de liquidación deberá remitirse, dentro del mes siguiente a la terminación del contrato, al grupo de contratos del ministerio, para ser revisada y aceptada por éste y proceder al trámite de firmas.

La obligación aquí establecida sólo se entenderá cumplida por el supervisor una vez se encuentre suscrita el acta final de liquidación por el contratista y el competente contractual.

Copia del acta definitiva de liquidación la enviará el grupo de contratos del ministerio a la subdirección financiera, al supervisor, y el original reposará en la carpeta del contrato.

Si el contratista no acude a suscribir el acta final de liquidación del contrato, el grupo de contratos del ministerio procederá de conformidad con la ley a realizar directa y unilateralmente y mediante acto administrativo motivado, la liquidación del contrato.

Si el contratista no está de acuerdo con el contenido de la misma, se le remitirá nuevamente al supervisor, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo de las observaciones o reparos del contratista.

En este evento, el supervisor no podrá tomarse más de un (1) mes en informar al jefe del grupo de contratos del ministerio, o quien haga sus veces, sobre los resultados del nuevo análisis, para que éste realice los trámites que considere pertinentes.

En el aspecto legal:

a) Cumplir y hacer cumplir todas y cada una de las cláusulas contractuales y, en especial, las obligaciones contraídas;

b) Solicitar al grupo de contratos, o quien haga sus veces, de requerirlas, copia de las pólizas de aprobación y sus modificaciones exigidas a estas durante la ejecución del contrato;

c) Informar siempre por escrito al grupo de contratos del ministerio, o quien haga sus veces, si el contratista falta a alguna o algunas de sus obligaciones contractuales, con el objeto de que este grupo determine, bajo la coordinación de la subdirección jurídica de la dirección administrativa, si hay lugar o no a la aplicación de sanciones y/o a la declaratoria de caducidad;

d) Solicitar al competente contractual, en los eventos contemplado s en el contrato y en la ley, con copia al grupo de contratos del ministerio, la aplicación de los principios de terminación, modificación e interpretación unilateral. De igual forma deberá proceder en los casos estipulados en el contrato para la terminación de mutuo acuerdo del mismo;

e) Mensualmente o en el plazo que se haya previsto en el contrato, enviar el cumplido del contrato, anexando el informe respectivo, a la subdirección financiera y copia del mismo al grupo de contratos del ministerio, para que se proceda a realizar los correspondientes pagos;

f) El supervisor siempre tendrá la obligación legal de remitir al grupo de contratos del ministerio, dentro de los términos establecidos, copia de todos los documentos soporte de su labor, así como los conceptos y observaciones de las principales modificaciones del mismo, con el objeto de garantizar que se realicen los trámites a que haya lugar, en el menor tiempo posible.

ART. 8º—Documentos. Para el adecuado control y seguimiento de los contratos, los supervisores deberán, de una parte, consultar los siguientes documentos:

a) Pliego de condiciones o términos de referencia y sus correspondientes adendas o modificaciones: Es el documento que contiene el objeto del contrato y todos los requisitos de carácter general y técnico que requiere la entidad, para atender la necesidad de un bien o servicio y que deberá cumplir el contratista para ejecutar el contrato. El pliego de condiciones es ley para las partes;

b) Propuesta: Son los ofrecimientos recibidos por la entidad en un proceso de selección y adjudicación de un bien o servicio y sustentan las obligaciones contractuales contraídas.

c) Contrato: Es el acuerdo de voluntades que se plasma en un documento que manifiesta expresamente todas las obligaciones de las partes. Forman parte integral de él las autorizaciones de ley correspondientes, el pliego de condiciones, la oferta presentada, la disponibilidad presupuestal, la aprobación de pólizas, los recibos de pago de publicación, si a ello hay lugar, el impuesto de timbre y, en general, todas las actuaciones que se surtan dentro de su ejecución;

d) Garantías: Es el documento que expide una compañía de seguros, debidamente autorizada, para cubrir cualquier hecho constitutivo de incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista en los términos de la respectiva garantía;

e) Oficio que aprueba las garantías: Es el documento que suscribe el competente contractual aprobando la garantía constituida por el contratista. El supervisor de un contrato debe tener en cuenta que el documento de aprobación de las pólizas es un requisito indispensable para la ejecución del contrato;

f) Acta de iniciación: Es el documento que debe suscribirse entre el supervisor del contrato, el competente contractual y/o su delegado y el contratista, al momento de iniciarse la ejecución del contrato y en la cual se determinan cronogramas de actividades y demás obligaciones que tengan que cumplirse entre las partes;

g) Acta de entrega y recibo de bienes y/o servicios: Es el documento que debe suscribirse entre el supervisor del contrato, el competente contractual y/o su delegado y el contratista, al momento de entregarse y recibirse por la entidad los bienes y/o servicios contratados.

De este documento debe enviarse copia al grupo de almacén, o quien haga sus veces, del ministerio y al grupo de contratos, o quien haga sus veces, dentro de los dos (2) días siguientes a su suscripción.

h) Oficio de aprobación de modificación o ampliación de pólizas: Es el documento que firma el competente contractual una vez iniciado el contrato, aprobando las modificaciones y/o ampliación de las pólizas presentadas por el contratista;

i) Actas de recibo parcial y/o final de bienes y/o servicios: Es el documento que debe suscribirse entre el supervisor del contrato y el contratista, cuando en el contrato se han pactado entrega o recibo de bienes y/o servicios de manera parcial o total, o cuando se autoricen por el competente contractual como consecuencia de un informe previo del interventor o supervisor;

j) Órdenes o comprobantes de pago: Son los documentos que soportan el pago de las obligaciones del ministerio. Estas deben siempre tramitarse ante la Subdirección Financiera del Ministerio y de ellas debe enviarse copia al grupo de contratos, dentro de los cinco (5) días siguientes a su expedición;

k) Adiciones en valor o en plazo: Es el documento que adiciona en valor o en plazo el contrato inicialmente pactado. Este debe tramitarse previa la justificación del supervisor y autorización del competente contractual, ante el grupo de contratos del ministerio, en los eventos ya señalados;

l) Modificación de obligaciones: Es el documento que modifica o adiciona las obligaciones inicialmente pactadas. Este debe tramitarse previa la justificación del supervisor y autorización del competente contractual ante el grupo de contratos del ministerio, en los eventos ya señalados;

ll) Acta de suspensión: Es el documento que suspende temporalmente la ejecución de un contrato. Esta debe tramitarse previa justificación del supervisor y autorización del competente contractual ante el grupo de contratos del ministerio, en los eventos ya señalados;

m) Acta de reiniciación: Es el documento que reinicia la ejecución de un contrato suspendido temporalmente. Esta debe tramitarse previa la justificación del supervisor y autorización del competente contractual ante el grupo de contratos del ministerio, en los eventos ya señalados;

n) Actas de reajuste: Es el documento que contiene la justificación para reajustar el valor inicial del contrato. Estas se tramitan de conformidad con lo establecido en los contratos y siempre deberán tener previo concepto del supervisor y la autorización del competente contractual;

ñ) Oficio de solicitud de terminación de mutuo acuerdo: Es el documento que contiene la manifestación expresa del contratista de dar por terminado anticipadamente la ejecución del objeto contratado, previo acuerdo entre las partes. Esta debe tramitarse ante el grupo de contratos del ministerio, para lo de su competencia;

o) Informe final de la interventoría: Es el documento que suscribe el supervisor del contrato, manifestando el cumplimiento total del contrato o, en su defecto, conceptuando sobre la no ejecución del mismo.

p) Acta de liquidación de contratos: Esta acta se suscribirá una vez exista acuerdo de las partes y/o resolución de liquidación unilateral, de no existir acuerdo entre el contratista y la entidad.

ART. 9º—Actividades del supervisor en las modificaciones a las obligaciones pactadas. Los supervisores deberán certificar cualquiera de las modificaciones que se definen a continuación:

a) Mayores o menores cantidades de bienes y/o servicios: Es el resultado que puede existir entre los bienes y servicios contratados y los efectivamente ejecutados, estos pueden incrementar o disminuir el valor del contrato, según el caso.

b) Bienes y/o servicios complementarios: Son aquellos no previstos en los pliegos de condiciones, en la propuesta inicial o en el contrato y cuya ejecución se hace indispensable para un adecuado desarrollo del objeto contratado;

c) Bienes y/o servicios adicionales: Son aquellos que aunque fueron previstos en los pliegos de condiciones y en la propuesta inicial, no son suficientes para atender en su totalidad el objeto de la contratación y por lo tanto se hace indispensable adicionarlos para suplir las necesidades surgidas en la ejecución del contrato;

d) Plazo adicional o prórrogas: Es una ampliación al plazo inicial del contrato y corresponde al tiempo necesario para ejecutar correctamente el objeto del contrato. Este plazo adicional o prórroga puede ser la consecuencia lógica de mayores cantidades de bienes y/o servicios o de bienes y servicios adicionales;

e) Revisión de precios y/o ajustes: Es el valor reconocido por el incremento de costos y sólo podrán reconocerse si se han pactado en el contrato y tienen previa autorización del competente contractual.

PAR.—El supervisor de un contrato en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público debe tener en cuenta que las prórrogas, adiciones y modificaciones deben ser tramitadas dentro de la vigencia del mismo y que ninguna de éstas podrá ser ejecutada si previamente no ha sido objeto de un documento debidamente legalizado por el grupo de contratos del ministerio.

ART. 10.—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 30 de diciembre de 2002.

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