CIRCULAR 55 DE 2003 

(Octubre 24)

Asunto: Multiafiliados, multicompensados o fallecidos. Glosas a las declaraciones de giro y compensación del régimen contributivo del SGSSS-Procedimientos operativos para solución de casos.

En aplicación de las competencias asignadas al ministerio por las normas vigentes, en especial en el numeral 3º del artículo 173 de la Ley 100 de 1993, este despacho se permite informar a las entidades destinatarias, los procedimientos adoptados por este ministerio para dar solución administrativa a los casos de multiafiliados, multicompensados y fallecidos reportados en el proceso de giro y compensación del régimen contributivo del sistema general de seguridad social en salud.

Los procedimientos adoptados pretenden resolver asuntos de orden operativo a la luz de las disposiciones legales vigentes y acogiendo la posición institucional hasta la fecha, cuyo propósito fundamental es evitar el reconocimiento o cobro de unidades de pago por capitación, UPC, sin justa causa, dentro del sistema general de seguridad social en salud. Igualmente pretende recordar que las EPS y EOC no pueden mantener en sus cuentas, y deben trasladar al Fosyga, los recursos de las cotizaciones que no hayan sido objeto de compensación, sin perjuicio de acceder a las UPC que les corresponden cuando les resulte viable compensar.

Del marco legal que soporta los procedimientos que aquí se informan, se destacan las siguientes normas: el artículo 48 de la Constitución Política; la Ley 100 de 1993, en especial sus artículos 153, 154, 156, 177, 180, 182 y 205; el Decreto 1283 de 1996 y el Decreto 1013 de 1998; el Decreto 806 de 1998, en especial los artículos 46, 48, 49, 50, 51 y 53; el Decreto 1703 de 2002; el Decreto-Ley 1281 de 2002, en especial su artículo 3º; y, el Acuerdo 244 de 2003 del CNSSS y las demás normas que las adicionen, modifiquen o complementen. De este marco normativo, se resaltan y transcriben los siguientes artículos:

Del Decreto 806 de 1998

ART. 46.—Período para subsanar errores o inconsistencias. Cuando la afiliación no cumpla los requisitos mínimos establecidos, la entidad promotora de salud deberá comunicarlo al solicitante y al respectivo empleador, cuando fuere el caso, dentro de los treinta días siguientes a la fecha de presentación del formulario en la cual se solicitó la vinculación, para efectos de subsanar los errores o las inconsistencias.

ART. 48.—Afiliaciones múltiples. En el sistema general de seguridad social en salud, ninguna persona podrá estar afiliada simultáneamente en el régimen contributivo y subsidiado, ni estar afiliada en más de una entidad promotora de salud, ostentando simultáneamente alguna de las siguientes calidades: cotizante, beneficiario y/o cotizante y beneficiario.

ART. 49.—Reporte de afiliación múltiple. Cuando las entidades promotoras de salud, EPS, y las adaptadas, mediante cruces de información o por cualquier otro medio, establezcan que una persona se encuentra afiliada en más de una entidad, deberán cancelar una o varias afiliaciones, dando aplicación a las reglas establecidas para tal efecto en el artículo siguiente, previo aviso al afiliado.

ART. 50.—Reglas para la cancelación de la afiliación múltiple. Para efectos de cancelar la afiliación múltiple, las entidades promotoras de salud y las adaptadas aplicarán las siguientes reglas:

1. Cuando el afiliado cambie de entidad promotora de salud antes de los términos previstos en el presente decreto, será válida la última afiliación efectuada dentro de los términos legales. Las demás afiliaciones no serán válidas.

2. Cuando la doble afiliación obedezca a un error no imputable al afiliado, quien solicitó su traslado dentro de los términos legales, se tendrá como válida la afiliación a la entidad promotora de salud a la cual se trasladó.

3. Cuando una persona se encuentre inscrita simultáneamente en el régimen contributivo y en el régimen subsidiado, se cancelará la inscripción al régimen subsidiado.

ART. 51.—Afiliado beneficiario que debe ser cotizante. Les cancelarán la inscripción como beneficiarias a aquellas personas que deben tener la calidad de cotizantes. Estas personas deberán cubrir los gastos en que haya incurrido la(s) EPS(s) por los servicios prestados. Estos recursos serán girados al Fosyga, a la subcuenta de solidaridad.

ART. 53.—Múltiple inscripción dentro de una misma EPS. Cuando a través de cruces internos de información, la entidad promotora de salud determine que tiene inscrita una persona más de una vez, deberá dar aplicación a las siguientes reglas:

1. Si la persona se encuentra inscrita en calidad de cotizante más de una vez, será válida la primera inscripción.

2. Si la persona se encuentra inscrita como beneficiaria y cotizante en forma concurrente será válida la inscripción como cotizante.

3. Cuando un beneficiario esté en cabeza de dos cotizantes, será válida la primera inscripción.

4. Cuando un beneficiario esté en cabeza de dos cónyuges cotizantes, deberán tanto el beneficiario, como uno de los cónyuges, quedar inscritos en cabeza de aquel que primero se inscribió en la EPS. Si el primer cónyuge cotizante deja de ostentar tal calidad, tanto este como sus beneficiarios quedarán automáticamente inscritos en cabeza del cónyuge que continúe cotizando.

Del Decreto-Ley 1281 de 2002

ART. 3º—Reintegro de recursos apropiados o reconocidos sin justa causa. Cuando el administrador fiduciario del Fosyga o cualquier entidad o autoridad pública, en el ejercicio de sus competencias o actividades como participante o actor en el flujo de caja, detecte que se presentó apropiación sin justa causa de recursos del sector salud, en los eventos que señale el reglamento, solicitará en forma inmediata las aclaraciones respectivas o su reintegro, el cual procederá a más tardar dentro de los veinte días hábiles siguientes a la comunicación del hecho. Cuando la situación no sea subsanada o aclarada en el plazo señalado se informará de manera inmediata y con las pruebas correspondientes a la Superintendencia Nacional de Salud quien ordenará el reintegro inmediato de los recursos y adelantará las acciones que considere pertinentes.

Cuando la apropiación o reconocimiento a que alude este artículo sea evidenciada por el actor que maneja los recursos, este deberá reintegrarlos en el momento en que detecte el hecho.

En el evento en que la apropiación o reconocimiento sin justa causa se haya producido a pesar de contarse con las herramientas, información o instrumentos para evitarlo, los recursos deberán reintegrarse junto con los respectivos intereses liquidados a la tasa de interés moratorio establecida para los impuestos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN. Cuando la apropiación se presente pese a la diligencia del respectivo actor o por circunstancias que escaparon a su control, los recursos deberán reintegrarse debidamente actualizados por el índice de precios al consumidor, IPC.

Del Decreto 1703 de 2002

ART. 12.—Fallecimiento del cotizante. Cuando una entidad promotora de salud, EPS, haya compensado por un afiliado cotizante fallecido o su grupo familiar, deberá proceder a la devolución de las UPC así compensadas, en el período siguiente de compensación que corresponda a aquel en que se verificó la información sobre el fallecimiento.

Los beneficiarios de un cotizante fallecido, tendrán derecho a permanecer en el sistema en los mismos términos y por el mismo período que se establece para los períodos de protección laboral de acuerdo con las normas legales vigentes; en todo caso, comunicarán a la entidad promotora de salud, EPS, por cualquier medio sobre la respectiva novedad, en el mes siguiente al fallecimiento; de no hacerlo, cuando así se verifique, se procederá a su desafiliación y perderán la antigüedad en el sistema.

Cuando las novedades no hayan sido reportadas en debida forma por los beneficiarios del cotizante fallecido a la entidad promotora de salud, EPS, esta podrá repetir por los servicios prestados contra dichos beneficiarios; tales valores serán pagados debidamente indexados y con los intereses causados.

ART. 14.—Régimen de excepción. Para efecto de evitar el pago doble de cobertura y la desviación de recursos, las personas que se encuentren excepcionadas por ley para pertenecer al sistema general de seguridad social en salud, de conformidad con lo establecido en el artículo 279 de la Ley 100 de 1993, no podrán utilizar simultáneamente los servicios del régimen de excepción y del sistema general de seguridad social en salud como cotizantes o beneficiarios.

Cuando la persona afiliada como cotizante a un régimen de excepción tenga una relación laboral o ingresos adicionales sobre los cuales esté obligado a cotizar al sistema general de seguridad social en salud, su empleador o administrador de pensiones deberá efectuar la respectiva cotización al Fosyga en los formularios que para tal efecto defina el Ministerio de la Protección Social. Los servicios asistenciales serán prestados, exclusivamente a través del régimen de excepción; las prestaciones económicas a cargo del sistema general de seguridad social en salud, serán cubiertas por el Fosyga en proporción al ingreso base de cotización sobre el cual se realizaron los respectivos aportes. Para tal efecto el empleador hará los trámites respectivos.

Si el cónyuge, compañero o compañera permanente del cotizante al régimen de excepción tiene relación laboral o ingresos adicionales sobre los cuales esté obligado a cotizar al sistema general de seguridad social en salud, el empleador o administrador de pensiones deberá efectuar la respectiva cotización sobre tales ingresos directamente al Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga. Los servicios asistenciales les serán prestados exclusivamente, a través del régimen de excepción y las prestaciones económicas a cargo del sistema general de seguridad social en salud, serán cubiertas por el Fosyga en proporción al ingreso base de cotización sobre el cual se realizaron los respectivos aportes. Para tal efecto, el empleador hará los trámites respectivos.

Si el régimen de excepción no contempla la posibilidad de afiliar cotizantes distintos a los de su propio régimen, el cónyuge del cotizante del régimen de excepción deberá permanecer obligatoriamente en el régimen contributivo y los beneficiarios quedarán cubiertos por el régimen de excepción.

Si el régimen de excepción no prevé la cobertura del grupo familiar, el cónyuge cotizante con sus beneficiarios permanecerán en el sistema general de seguridad social en salud.

PAR.—Cuando la persona afiliada a un régimen de excepción, sin tener derecho a ello, reciba servicios de salud de una entidad promotora de salud o de una institución prestadora de servicios que no haga parte de la red de servicios del régimen de excepción, existirá obligación de estas entidades de solicitar el reembolso al régimen de excepción al cual pertenece el usuario, debiendo sufragar este último régimen todos los gastos en que se haya incurrido. El plazo máximo para el reembolso será de treinta (30) días contados a partir de la fecha de presentación de la cuenta respectiva, so pena de que deban ser reconocidos los intereses moratorios a que alude el artículo cuarto 37 (sic) del Decreto-Ley 1281 de 2002.

Del Acuerdo 244 de 2003 del CNSSS

ART. 29.—Múltiple afiliación a los regímenes contributivo y subsidiado. Cuando se presente múltiple afiliación a los regímenes contributivo y subsidiado se seguirá el siguiente procedimiento:

1. Cuando la entidad territorial detecte un formulario de afiliación al régimen subsidiado de una persona que esté afiliada y compensada al régimen contributivo, con anterioridad a la suscripción de los contratos de régimen subsidiado, cancelará dicho formulario, y le enviará comunicación al afiliado dentro de los treinta (30) días calendario siguientes, indicándole la imposibilidad de afiliarse al régimen subsidiado.

2. Cuando la entidad territorial detecte múltiples afiliaciones a los regímenes contributivo y subsidiado, sin que haya existido previo aviso del afiliado, durante la ejecución de los contratos de aseguramiento, ordenará la exclusión de los afiliados mediante acto administrativo motivado, expedido por la entidad territorial, contra el cual procederán los recursos establecidos en el Código Contencioso Administrativo. Una vez el acto administrativo quede en firme se notificará a las administradoras de régimen subsidiado la cancelación de la afiliación incluyendo el grupo familiar definido en el presente acuerdo. A partir del momento en que se notifique esta orden a las administradoras del régimen subsidiado no se reconocerá unidad de pago por capitación por dichas personas.

ART. 32.—Responsabilidades en las situaciones de múltiple afiliación. El Ministerio de la Protección Social, las entidades territoriales, las administradoras del régimen subsidiado y los usuarios serán responsables por la inobservancia de los procedimientos previstos en el presente acuerdo, cuando den como resultado situaciones de multiafiliación.

La Superintendencia Nacional de Salud, adelantará las investigaciones correspondientes con miras a determinar eventuales responsabilidades de las entidades territoriales por no efectuar el correspondiente cruce de las bases de datos de su jurisdicción, de las ARS por acciones que promuevan la múltiple afiliación, o de los usuarios por el suministro de información falsa.

Las EPS serán responsables de la información remitida al Ministerio de la Protección Social en relación con sus afiliados al régimen contributivo. De manera especial, responderán por las circunstancias en que reporten personas como afiliadas y compensadas sin que en realidad lo sean, casos en los cuales la EPS o EOC correspondiente responderá, hasta finalizar el período de contratación del régimen subsidiado correspondiente, por la prestación de servicios de salud del afiliado que perdió su calidad de tal al régimen subsidiado, como consecuencia de la información errónea suministrada por la EPS, sin perjuicio de las demás sanciones a que haya lugar o de la obligatoriedad de reintegrar las unidades de pago por capitación recibidas en forma indebida en el régimen contributivo. (Copia de texto-Ac. 131).

1. Procedimientos simplificados para solucionar casos de multiafiliados.

El Ministerio de la Protección Social con el propósito de solucionar los casos de multiafiliados glosados en el proceso de compensación, se permite enumerar los casos típicos que podrán ser resueltos a través de la aplicación de la normatividad vigente y procedimientos simplificados.

1.1. Multiafiliación originada por digitación errónea del número y tipo de identificación del afiliado.

Este procedimiento aplica para los casos de afiliados que una vez verificados por las EPS y EOC, se confirma que por inconsistencias en el tipo y/o número de identificación, se presentó el cruce como afiliado en más de una EPS o EOC, cuando en realidad se trata de personas diferentes.

Una vez reportada la glosa por parte del administrador fiduciario a las entidades involucradas, las EPS y EOC que corrigen o confirman deberán aplicar el procedimiento consignado para el caso de “Afiliados confirmados como no multiafiliados por parte de las EPS o EOC” definido en el numeral 2.3 del presente documento.

Con la información reportada por las EPS o EOC, mediante certificación y anexos, el administrador fiduciario procederá a desmarcar los registros tanto de la EPS o EOC que corrige como los de la EPS o EOC que tiene la información correcta, dentro del histórico de multiafiliados para que el afiliado pueda ser compensado posteriormente.

En el evento en que no se presenten los casos corregidos ante el administrador fiduciario, de acuerdo con lo establecido en el numeral 2.3, los registros no podrán ser desmarcados del histórico de multiafiliados y por consiguiente no podrán ser presentados al proceso de compensación ya que se estaría cobrando y eventualmente aprobando UPC por dos afiliados a diferentes entidades con el mismo número de documento de identidad (multicompensación). En consecuencia no se reconocerá UPC a ninguna de las EPS o EOC.

Si con posterioridad a la corrección, se vuelve a presentar el “error” sobre los mismos afiliados, se dará traslado a la Superintendencia Nacional de Salud, para lo de su competencia.

1.2. Multiafiliación originada en el reporte de dos o más aportantes (puede ser pensionado y trabajador, por ejemplo) y afiliados a más de una EPS o EOC.

El Ministerio de la Protección Social, enviará a las EPS, EOC y a la Superintendencia Nacional de Salud el archivo de los registros que presentan este caso de multiafiliación, con el propósito de que las entidades verifiquen la información y realicen las acciones a que haya lugar.

En todo caso no se realizarán reconocimientos de UPC por estos afiliados a ninguna EPS o EOC hasta que se resuelva la situación del afiliado. Una vez se defina esta situación, las EPS y EOC deberán adoptar el procedimiento consignado en este documento para “Afiliados confirmados como multiafiliados por parte de las EPS y EOC” definido en el numeral 2.2.

1.3. Multiafiliación en el caso de cotizante y beneficiario.

En el evento en que para el mismo período se presente el caso de un mismo afiliado como cotizante y beneficiario por parte de dos o más EPS o EOC, el Ministerio de la Protección Social, a través del administrador fiduciario, aplicará lo dispuesto en el Decreto 806 de 1998, el cual establece que prima la condición de cotizante sobre la condición de beneficiario, e informará a la EPS o EOC, que tiene derecho a recibir la UPC y del cual debe ser retirado como beneficiario, debiéndose cancelar la UPC a la entidad que lo tiene afiliado en calidad de cotizante.

La EPS o EOC que no tiene derecho porque tiene registrada a la persona en calidad de beneficiario, dará su aceptación a la glosa del afiliado mediante la suscripción de la guía de compensación que contendrá un resumen de los casos.

Si dentro de los dos meses siguientes a la compensación, la EPS o EOC en la cual se encontraba como beneficiario manifiesta su inconformidad y comprueba la invalidez de la afiliación como cotizante por aplicación de los términos legales, deberá informar su inconformidad con el procedimiento aplicado mediante comunicación a la EPS o EOC que lo tiene registrado como cotizante y al administrador fiduciario de los recursos del Fosyga, mediante la remisión de una certificación (Anexo 1.3) firmada por el representante legal acompañada del anexo técnico 1.3.A. A partir de dicha comunicación no se reconocerá a ninguna de las EPS o EOC, UPC por dicho afiliado hasta que se clarifique su situación por las EPS o EOC involucradas o por la Superintendencia Nacional de Salud.

Para garantizar que estos afiliados no vuelvan a ser presentados como cotizantes y beneficiarios por parte de las EPS o EOC en un mismo período, se surtirán las validaciones establecidas para la detección de multiafiliados y se dará traslado a la Superintendencia Nacional de Salud para lo de su competencia respecto de las entidades que insistan en mantener la afiliación como beneficiario cuando prima la afiliación como cotizante sin que medie la comunicación de que trata el párrafo anterior.

En todo caso no se realizarán reconocimientos de UPC por estos afiliados hasta que se resuelva su situación. Una vez se defina esta situación, las EPS y EOC deberán adoptar el procedimiento consignado en este documento para “Afiliados confirmados como multiafiliados por parte de las EPS y EOC” definido en el numeral 2.2.

1.4. Multiafiliación entre beneficiarios.

Cuando se presente este tipo de multiafiliación, las entidades involucradas deberán aplicar el procedimiento establecido para “Afiliados confirmados como multiafiliados por parte de las EPS y EOC” definido en el numeral 2.2 del presente documento.

2. Procedimiento operativo para la solución de caso de presuntos multiafiliados presentados en los procesos de compensación.

2.1. Reglas generales.

Para la solución de los casos reportados como presuntos multiafiliados en los procesos de validación de las declaraciones de giro y compensación, DGYC, se llevará a cabo el procedimiento que se describe a continuación, según se presente o no en cada entidad la situación de multiafiliación, sin desconocer, en ningún caso, los trámites hasta ahora adelantados. En los casos en que corresponda, las EPS y EOC, deberán:

a) Girar a las correspondientes subcuentas del Fosyga, las cotizaciones sobre las cuales no se ha establecido aún el reconocimiento de UPC a las EPS o EOC, y que corresponden a afiliados reportados por el administrador fiduciario como presuntos multiafiliados, tanto para el período glosado como para las cotizaciones que se recauden de períodos posteriores y hasta tanto se aclara la situación de la presunta multiafiliación. Este giro se aplica para cada uno de los afiliados reportados a partir de la vigencia de la Resolución 2309 de 2000 (Ver anexos 2.1, 2.1 A). El giro incluirá los recursos de los cotizantes dependientes (UPC adicional) incluso en el caso en que el multiafiliado sea el cotizante principal;

b) El giro de las cotizaciones del período glosado por parte de la EPS o EOC deberá realizarse en forma simultánea con la aceptación de la guía de compensación en la cual se excluyen los registros glosados. Las cotizaciones ingresarán a las respectivas subcuentas del Fosyga, mientras se determina por parte de las EPS o EOC a quien corresponden las respectivas UPC;

c) La actualización de la base de datos que permitirá compensar los registros por los períodos glosados y a futuro se hará de acuerdo con el procedimiento establecido para cada caso e informado en el presente documento;

d) Para la apropiación o reconocimiento de los recursos de la UPC y demás valores del proceso de compensación siempre deberá presentarse una declaración de giro y compensación en la que se presenten los registros que habían sido glosados;

e) Certificar por parte del representante legal, los valores consignados por concepto de reintegro por multiafiliación, de acuerdo con el formato de certificación, anexos 2.1, el cual debe venir acompañado de las respectivas copias de las consignaciones y del archivo magnético, cuya estructura y especificaciones deben corresponder a la establecida en el anexo 2.1 A;

f) Las actas de solución deberán presentarse ante el administrador fiduciario, el tercer día hábil de cada mes. A su vez el administrador fiduciario deberá informar a la EPS o EOC, los resultados de la validación de estructura dentro de los tres días hábiles siguientes y entregará los resultados de todas las validaciones de contenido el último día hábil de cada mes.

2.2. Afiliados confirmados como multiafiliados por parte de las EPS y EOC.

2.2.1. Multiafiliados sobre los cuales no se ha establecido reconocimiento de UPC. Una vez verificado por cada EPS o EOC, que el afiliado reportado por el administrador fiduciario como multiafiliado, se encuentra afiliado a más de una entidad, se procederá de la siguiente manera:

2.2.1.1. Actuaciones por parte de las EPS o EOC.

a) Definir conjuntamente, de conformidad con las normas legales, la situación del multiafiliado, estableciendo a qué entidad corresponden las UPC por los períodos glosados. Se debe aclarar desde el primer período para el cual se estableció la multiafiliación. Para efectos de determinar los períodos correspondientes a cada entidad se deben consultar las disposiciones legales vigentes sobre la materia y consignar la aclaración en las correspondientes actas de acuerdo;

b) Preparar el acta y el medio magnético mediante la cual se define la situación del multiafiliado, anexos 2.2.1 y 2.2.1.A;

c) Incluir en el acta y medio magnético que la acompaña, de conformidad con el modelo y estructura de medio magnético definidos por el ministerio, al afiliado identificado como multiafiliado cuya situación se resuelve definiendo la EPS o EOC a la cual corresponden los períodos glosados;

d) Enviar el acta suscrita al administrador fiduciario del Fosyga a más tardar en la siguiente fecha dispuesta para la presentación de las actas;

e) Registrar inmediatamente en la base de datos de afiliados de la EPS o EOC de la cual se retira, la novedad de retiro por multiafiliación y comunicar al afiliado cómo quedó su situación con fundamento en la aplicación de la normatividad vigente;

f) Presentar por parte de la EPS o EOC a la cual le correspondan las UPC por el período glosado, la DGYC de adición de los afiliados a los cuales se definió la situación de multiafiliación, una vez aprobada el acta por parte del administrador fiduciario que administra el Fosyga, en las fechas preestablecidas para las DGYC, acompañada de los archivos soporte, de conformidad con las normas vigentes. La declaración de adición se enviará acompañada de oficio remisorio, aclarando por parte del representante legal, que corresponde a DGYC de adición por resolución de afiliados multiafiliados, identificándola como adición multiafiliados, AM, con el objeto de que el administrador en su proceso de validación no las glose por inconsistencia entre la DGYC y las consignaciones que deben acompañarlas, que autorice las respectivas apropiaciones y gire a las EPS o EOC los recursos correspondientes a UPC, UPC de promoción y prevención e incapacidades a que haya lugar y todos los recursos relacionados con las UPC adicionales;

g) En este caso el anexo técnico deberá incluir como referencia el número interno de la declaración en la cual fueron presentados los afiliados reportados como multiafiliados por el administrador fiduciario;

h) Consolidar la información de cada afiliado en el archivo anexo de las DGYC de adición a presentar por la EPS o EOC que tiene derecho a las UPC por el período glosado de los afiliados multiafiliados, verificando que el total de los días compensados no exceda lo establecido;

i) Presentar por parte de la EPS o EOC que tiene el derecho de recibir la UPC por el período glosado, de acuerdo con lo establecido en el literal a) numeral 3º del artículo 2º del Decreto 1013 de 1998 o demás normas que lo modifiquen, deroguen o adicionen, las reclamaciones por licencias de maternidad y paternidad de los afiliados cotizantes reportados como multiafiliados o presuntos multiafiliados, aclarados por las EPS o EOC, dependiendo de los períodos en que se originaron y la entidad en la cual se encontraban regularmente afiliados al momento de la ocurrencia de la licencia. Si las licencias de maternidad o paternidad ya fueron canceladas al afiliado, en la solución del caso deberá establecerse la forma del reconocimiento a la EPS o EOC que no tiene el derecho de recibir la UPC por el período glosado;

j) Acompañar la DGYC de adición de afiliados a los cuales se les definió la situación de multiafiliación de una certificación del representante legal, informando:

i) Fecha, número de radicación y tipo de movimiento de la DGYC con la cual se giraron al SGSSS Fosyga los recursos correspondientes a:

• Solidaridad.

• Los excedentes de compensación.

• Los excedentes de promoción y prevención.

ii) Fecha de giro, valor de los recursos que estuvieron congelados en las cuentas recaudadoras y número de certificación, por reporte de multiafiliación correspondiente a:

• Las UPC para cubrir el POS o la proporción en el caso de que la declaración haya sido deficitaria.

• La UPC de promoción y prevención o la proporción en el caso de que la declaración haya sido deficitaria.

• La provisión para cubrir el pago de incapacidades.

• Valor de las cotizaciones recaudadas no compensadas por multiafiliación;

k) Enviar dentro de los 30 días siguientes a la presentación de la declaración la certificación del revisor fiscal, para el proceso de compensación de afiliados multiafiliados relacionando la información suministrada por el representante legal;

l) Frente al afiliado, el reconocimiento del valor de las incapacidades causadas, es responsabilidad de la EPS o EOC a la cual le correspondió el período glosado de acuerdo con la normatividad vigente. Si las incapacidades causadas ya fueron canceladas al afiliado, en la solución del caso deberá establecerse la forma del reconocimiento a la EPS o EOC que no tiene el derecho de recibir la UPC por el período glosado.

2.2.1.2. Actuaciones por parte del administrador fiduciario.

a) Adelantar todas las acciones a su alcance, de conformidad con las disposiciones legales vigentes y las instrucciones del Ministerio de la Protección Social, para resolver con la celeridad requerida y de manera definitiva los casos de multiafiliados con cada una de las EPS y EOC, con el objetivo fundamental de reconocer la UPC y demás valores que el sistema reconoce por el período glosado a la entidad en la cual se encontró válida y regularmente afiliado el multiafiliado detectado. El administrador fiduciario debe resolver operativamente todos los aspectos asociados a este proceso, sin que en ningún caso pueda aducir la inexistencia de instrucción por parte del ministerio. En todo caso, debe obrar de conformidad con las disposiciones legales vigentes;

b) Registrar las consignaciones realizadas por la EPS y EOC;

c) Recibir el acta y los medios magnéticos entregados por la EPS o EOC a la cual le corresponden las UPC por los períodos glosados. Verificar su estructura y consistencia, reportando a las EPS o EOC dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo del acta los resultados de la validación de estructura y el último día hábil de cada mes, las inconsistencias detectadas previas todas las validaciones;

d) Actualizar la tabla de “Multiafiliados” con los casos resueltos, el período, la EPS o EOC a la cual corresponde el período glosado y la(s) EPS o EOC de donde se retira;

e) Actualizar la tabla “Afiliados tmp” (afiliados presentados a compensación) pasando a la tabla “Retirados por multiafiliación”, los registros correspondientes a la EPS o EOC de donde se retira el afiliado multiafiliado que se está reportando. Identificar los registros correspondientes a la EPS o EOC donde permanece el período compensado. Construir y actualizar una tabla con los casos de multiafiliación resueltos, que se cruzará con nuevos casos de multiafiliación;

f) Estas actualizaciones deben hacerse en el momento de aprobación del acta de tal manera que se garantice que en el momento en que las EPS o EOC presenten la declaración de adición por multiafiliados, se cuente con las tablas debidamente actualizadas;

g) Recibir la DGYC de adición mediante la cual se resuelven los casos de multiafiliación de la EPS o EOC a la cual le corresponde el período glosado, así como sus archivos soporte. Validar estructura y consistencia interna de los archivos soportes entregados. Generar y reportar las inconsistencias a la EPS o EOC, si hay lugar a ello;

h) Cruzar el anexo técnico de la DGYC de adición por multiafiliados con el anexo técnico 2.1 A (devolución de recursos multiafiliados);

i) Verificar los archivos soporte contra la DGYC. Generar la “Guía” y verificarla contra la DGYC presentada;

j) En las validaciones a efectuar, se debe tener en cuenta que un beneficiario cuya situación de multiafiliación ha sido resuelta puede no incluir en la declaración de adición multiafiliados, AM, a su cotizante, en el evento en que el cotizante no haya presentado problemas de multiafiliación. En caso de no tener cotizante, se debe validar si en declaraciones anteriores este ya ha sido compensado;

k) Validar la DGYC presentada, de acuerdo a los plazos establecidos en el Decreto 1013 de 1998 y demás normas que lo adicionen, modifiquen o deroguen;

l) Conciliar los valores de la DGYC de adición multiafiliados, AM, con base en las consignaciones realizadas por la EPS o EOC y los saldos del proceso de compensación de la declaración en la cual fueron presentados inicialmente los afiliados reportados como multiafiliados;

m) Girar las UPC, provisión de incapacidades y demás recursos que resulten a favor de la EPS o EOC a la cual le corresponda el período glosado, una vez efectuada la conciliación en los plazos fijados en el Decreto 1013 de 1998 o las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan;

n) Establecer los controles para garantizar que, una vez detectado el afiliado multiafiliado, no se reconocerá UPC y demás recursos que reconoce el SGSSS a partir de dicha fecha a ninguna EPS o EOC, por el período glosado ni por los períodos siguientes, hasta tanto no se aclare y determine mediante la respectiva acta a que EPS o EOC pertenece el período glosado. Lo anterior sin perjuicio de los derechos de los afiliados de conformidad con las disposiciones legales vigentes;

o) Controlar el giro de las UPC y demás derechos que reconoce el sistema a las EPS o EOC, que de acuerdo con las actas no debían apropiar recursos por afiliados multiafiliados;

p) Para todas las validaciones que deba efectuar el administrador fiduciario en lo que tiene que ver con devoluciones de recursos por concepto de multiafiliados, cédulas canceladas o multicompensados, deberá realizar los cruces a que haya lugar con la información que reportó en oportunidad a las EPS o EOC para estos efectos;

q) Informar al Ministerio de la Protección Social cualquier situación o inconsistencia no prevista en el presente documento.

2.2.2. Multiafiliados sobre los cuales se realizó reconocimiento de UPC. Este procedimiento aplica para los casos en que existió apropiación de UPC por parte de las EPS o EOC, para un período determinado por aplicación del procedimiento de declaración de giro y compensación vigente y que posteriormente se detectaron como multiafiliados con otra EPS o EOC para ese mismo período; adicionalmente, para aquellos casos que por efecto de la aplicación de las normas vigentes y del proceso de solución de multiafiliación, las EPS o EOC definen que el período glosado corresponde a la EPS o EOC que no apropió recursos.

En estos casos procederá exclusivamente la devolución al Fosyga del valor recibido de la unidad de pago de capitación y demás valores reconocidos por dicho afiliado (promoción y prevención y porcentaje de incapacidades), el cual se trasladará por el Fosyga a la entidad que debió recibir el giro conforme a los acuerdos y definiciones que se presentan en esta circular.

2.2.2.1. Actuaciones por parte de la EPS o EOC que debe reintegrar recursos.

a) Determinar los valores a reintegrar y consignar a las subcuentas de compensación y promoción, los recursos apropiados y frente a los cuales se determinó con posterioridad que no les asistía el derecho, giro que aplica para cada uno de los afiliados reportados a partir de la vigencia de la Resolución 2309 de 2000, por concepto de:

i) UPC.

ii) UPC de promoción y prevención.

iii) Provisión para incapacidades.

iv) Licencias de maternidad y paternidad;

b) Presentar ante el administrador fiduciario de los recursos del Fosyga, el acta de solución con su correspondiente archivo, anexos 2.2.1 y 2.2.1 A, certificación del representante legal y del revisor fiscal, sobre los valores consignados por este concepto, de acuerdo con el formato de certificación anexos 2.1, el cual debe venir acompañado de las respectivas copias de las consignaciones y del archivo magnético, anexos 2.1 A;

c) El tiempo que tiene esta EPS o EOC para realizar la devolución de los recursos corresponde a tres (3) días hábiles después de recibir la comunicación por parte del administrador fiduciario. En caso de no devolver estos recursos dentro del plazo señalado, deberá comunicar tal hecho a la Superintendencia Nacional de Salud para que adelante las acciones correspondientes;

d) El administrador fiduciario deberá informar mensualmente al Ministerio de la Protección Social sobre las EPS o EOC que han incumplido con su obligación de giro dentro de los plazos estipulados;

e) Adoptar los procedimientos para devolver la totalidad de recursos apropiados sin justa causa;

f) Actualizar la base de datos de afiliados de la entidad, registrando la novedad de cancelación por afiliación múltiple. Las posteriores compensaciones deberán ser presentadas solo por parte de la entidad en la cual permanece vigente la afiliación.

2.2.2.2. Actuaciones por parte de la EPS o EOC a la que corresponde la UPC del período glosado.

a) Presentar por parte de la EPS o EOC a la cual corresponde el período glosado, la DGYC de adición de los afiliados a los cuales se definió la situación de multiafiliación, una vez aprobada el acta referenciada en el punto anterior, por parte del encargo fiduciario que administra el Fosyga y se hayan reintegrado los recursos por la otra EPS o EOC, en las fechas preestablecidas paras las DGYC, acompañada de los archivos soporte, de conformidad con las normas vigentes. La declaración de adición se enviará acompañada de oficio remisorio, aclarando por parte del representante legal, que corresponde a DGYC de adición por resolución de afiliados multiafiliados, identificándola como adición multiafiliados, AM, con el objeto de que el administrador en su proceso de validación no las glose por inconsistencia entre la DGYC y las consignaciones que deben acompañarlas, que autorice las respectivas apropiaciones y gire a las EPS o EOC los recursos correspondientes a UPC, UPC de promoción y prevención e incapacidades a que haya lugar y todos los recursos relacionados con las UPC adicionales;

b) Consolidar la información de cada afiliado en el archivo anexo de las DGYC de adición a presentar por la EPS o EOC a la cual pertenece la UPC del período glosado de los afiliados multiafiliados, verificando que el total de los días compensados no exceda lo establecido;

c) Presentar por parte de la EPS o EOC a la que pertenece la UPC del período glosado, de acuerdo con lo establecido en el literal a) numeral 3º del artículo 2º del Decreto 1013 de 1998 o demás normas que lo modifiquen, deroguen o adicionen, las reclamaciones por licencias de maternidad y paternidad de los afiliados cotizantes reportados como multiafiliados o presuntos multiafiliados, aclaradas por las EPS o EOC, dependiendo de los períodos en que se originaron y la entidad en la cual se encontraban regularmente afiliadas al momento de la ocurrencia de la licencia;

d) Acompañar la DGYC de adición de afiliados a los cuales se les definió la situación de multiafiliación de una certificación del representante legal, informando:

i) Fecha, número de radicación y tipo de movimiento de la DGYC con la cual se giraron al SGSSS Fosyga los recursos correspondientes a:

• Solidaridad.

• Los excedentes de compensación.

• Los excedentes de promoción y prevención.

ii) Fecha de giro, valor de los recursos que estuvieron congelados en las cuentas recaudadoras y número de certificación, por reporte de multiafiliación correspondiente a:

• Las UPC para cubrir el POS o la proporción en el caso de que la declaración haya sido deficitaria.

• La UPC de promoción y prevención o la proporción en el caso de que la declaración haya sido deficitaria.

• La provisión para cubrir el pago de incapacidades.

• Valor de las cotizaciones recaudadas no compensadas por multiafiliación;

e) Enviar dentro de los 30 días siguientes a la presentación de la declaración la certificación del revisor fiscal, para el proceso de compensación de afiliados multiafiliados relacionando la información suministrada por el representante legal;

f) Frente al afiliado, el reconocimiento del valor de las incapacidades causadas, es responsabilidad de la EPS o EOC a la cual le correspondió la UPC del período glosado de acuerdo con la normatividad vigente.

2.2.2.3. Validación y actividades por parte del administrador fiduciario.

a) Registrar las certificaciones y los valores reintegrados por la EPS o EOC, identificándolos según el concepto del reintegro: “Reintegro por afiliados multiafiliados compensados indebidamente por las EPS o EOC”, el período al que corresponden, la subcuenta del Fosyga a la que se abonan y demás criterios que faciliten su identificación, validación y cruces posteriores, incorporando la información reportada en los anexos presentados en este procedimiento;

b) Efectuar las validaciones de estructura y consistencia interna de los archivos soporte entregados;

c) Liquidar los valores reconocidos por estos afiliados, de acuerdo con la tabla de multiafiliados del administrador, validando la consistencia de la información del archivo enviado por la EPS o EOC con los valores efectivos a reintegrar según las UPC reconocidas y los recursos a reintegrar;

d) Solicitar a la EPS o EOC la devolución de los recursos dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la aprobación del acta de solución;

e) Verificar los valores a reintegrar, contra los valores consignados;

f) Comunicar a las EPS o EOC en el término de tres (3) días hábiles siguientes a la certificación del reintegro, los resultados de la verificación de que trata el literal inmediatamente anterior y las inconsistencias detectadas;

g) Cruzar el archivo de afiliados multiafiliados resueltos enviado por la EPS o EOC con el de los afiliados multiafiliados reportado por el administrador fiduciario, identificando los casos resueltos, tanto el correspondiente a la compensación que se reintegra como el registro de la compensación correcta;

h) Llevar un control de casos resueltos y pendientes, actualizando la tabla de casos reportados con un identificador según el tipo de solución dado por la EPS o EOC;

i) Actualizar el histórico de afiliados compensados, HAC, y el histórico de multiafiliados con los casos resueltos;

j) Recibir el acta y medios magnéticos entregados por la EPS o EOC a la cual le corresponde los períodos glosados. Verificar su estructura y consistencia, reportando a las EPS o EOC en el término de tres (3) días hábiles siguientes a la presentación del acta, los resultados de la validación de estructura; y, a más tardar el último día hábil del mes, las inconsistencias detectadas y la aprobación o glosas al acta;

k) Actualizar la tabla de “Multiafiliados” con los casos resueltos, el período, la EPS o EOC a la cual corresponde el período glosado y la EPS o EOC de donde se retira;

l) Actualizar la tabla “Afiliados tmp” (afiliados presentados a compensación) pasando a la tabla “Retirados por multiafiliación”, los registros correspondientes a la EPS o EOC de donde se retira el afiliado multiafiliado que se están reportando. Identificar los registros correspondientes a la EPS o EOC donde permanece el período compensado;

m) Estas actualizaciones deben hacerse en el momento de aprobación del acta de tal manera que se garantice que en el momento en que las EPS o EOC presenten la declaración de adición por multiafiliados, se cuente con las tablas debidamente actualizadas;

n) Recibir la DGYC de adición mediante la cual se resuelven los casos de multiafiliación, de la EPS o EOC a la cual le corresponde el período glosado, así como sus archivos soporte. Validar estructura y consistencia interna de los archivos soportes entregados. Generar y reportar las inconsistencias a la EPS o EOC si hay lugar a ello;

o) Cruzar el anexo técnico de la DGYC de adición por multiafiliados con el anexo técnico 2.1 A (devolución de recursos multiafiliados);

p) Verificar los archivos soporte contra la DGYC. Generar la “Guía” y verificarla contra la DGYC presentada;

q) En las validaciones a efectuar, se debe tener en cuenta que un beneficiario cuya situación de multiafiliación ha sido resuelta puede no incluir en la declaración de adición multiafiliados, AM, a su cotizante, en el evento en que el cotizante no haya presentado problemas de multiafiliación. En caso de no tener cotizante, se debe validar si en declaraciones anteriores este ya ha sido compensado;

r) Validar la DGYC presentada, de acuerdo a los plazos establecidos en el Decreto 1013 de 1998 y demás normas que lo adicionen, modifiquen o deroguen;

s) Conciliar los valores de la DGYC de adición multiafiliados, AM, con base en las consignaciones realizadas por la EPS o EOC y los saldos del proceso de compensación de la declaración en la cual fueron presentados inicialmente los afiliados reportados como multiafiliados;

t) Girar las UPC, provisión de incapacidades y demás recursos que resulten a favor de la EPS o EOC a la cual le corresponda el período glosado, una vez efectuada la conciliación;

u) Establecer los controles para garantizar que, una vez detectado el afiliado multiafiliado, no se reconocerá UPC y demás recursos que reconoce el SGSSS a partir de dicha fecha a ninguna EPS o EOC, tanto para el período glosado como para las cotizaciones que se recauden de períodos posteriores y hasta tanto no se aclare y determine mediante la respectiva acta a que EPS o EOC pertenece el período glosado. Lo anterior sin perjuicio de los derechos de los afiliados de conformidad con las disposiciones legales vigentes;

v) Controlar el giro de las UPC y demás recursos que reconoce el sistema a las EPS o EOC, que de acuerdo con las actas no debían apropiar recursos por afiliados multiafiliados;

w) Para todas las validaciones que deba efectuar el administrador fiduciario en lo que tiene que ver con devoluciones de recursos por concepto de multiafiliados, cédulas canceladas o multicompensados, deberá realizar los cruces a que haya lugar con la información que reportó en oportunidad a las EPS o EOC para estos efectos;

x) Informar al Ministerio de la Protección Social cualquier situación o inconsistencia no prevista en el presente documento.

2.3. Afiliados confirmados como no multiafiliados por parte de las EPS o EOC.

Este procedimiento aplica para los casos de afiliados que una vez verificados por las EPS o EOC, se confirma que por inconsistencias en el tipo y/o número de identificación, se presentó el cruce como afiliado en más de una EPS o EOC, cuando en realidad se trató de personas diferentes.

2.3.1. Actuaciones por parte de las EPS o EOC.

2.3.1.1. La EPS o EOC que tiene el error en la identificación del afiliado que pretende compensar debe:

a) Establecer la identificación completa y correcta del afiliado;

b) Preparar los anexos 2.3 y 2.3 A, corrección de datos de identificación de afiliados no multiafiliados, mediante el cual se reportan las correcciones en el tipo y/o número de identificación del afiliado;

c) Enviar los anexos 2.3 y 2.3 A al encargo fiduciario;

d) Actualizar la base de datos de afiliados de la entidad, registrando la novedad de cambio de identificación. Las posteriores compensaciones deberán ser presentadas con la identificación correcta del afiliado;

e) Actualizar con la identificación correcta del afiliado, los archivos soporte de las DGYC de adición de los afiliados no multiafiliados cotizantes y beneficiarios a presentar por la EPS o EOC.

2.3.1.2. La EPS o EOC que tiene correctamente identificado el afiliado debe:

a) Verificar la identificación del afiliado contra los soportes disponibles en la EPS o EOC;

b) Enviar certificación del representante legal de acuerdo al anexo 2.3 ratificando la información reportada por la EPS o EOC con base en la verificación anterior;

c) Presentar las DGYC de adición.

2.3.1.3. Las dos EPS o EOC involucradas en la situación por aclarar deben:

a) Liquidar y presentar la DGYC de adición correspondiente a los afiliados a quienes se les corrigió su identificación, acompañada de los archivos soporte de acuerdo con las resoluciones 1493 y 2309 de 2000. Estos documentos se enviarán acompañados de oficio remisorio, aclarando por parte del representante legal, que corresponden a DGYC de adición de afiliados no multiafiliados. La EPS o EOC identificará la declaración como declaración de adición Nº multiafiliados, AN, con el objeto de que el administrador en su proceso de validación no las glose por inconsistencia entre la DGYC y las consignaciones que deben acompañarlas, autorice las respectivas apropiaciones y gire a las EPS o EOC los recursos correspondientes;

b) Presentar de acuerdo con lo establecido en el literal a) del numeral 3º del artículo segundo del Decreto 1013 de 1998 y demás normas que lo adicionen, modifiquen o deroguen (Formato L2), las reclamaciones por licencias de maternidad y paternidad de los afiliados cotizantes reportados como multiafiliados o presuntos multiafiliados, aclaradas por las EPS o EOC;

c) Acompañar la DGYC de adición de afiliados sobre quienes se aclaró la situación de multiafiliación, con una certificación del representante legal informando:

i) Número de radicación y fecha de presentación de la DGYC con la cual se giraron al Fosyga los recursos correspondientes a:

• Solidaridad.

• Los excedentes de compensación.

• Los excedentes de promoción y prevención.

ii) Fecha de giro al Fosyga y número de certificación de los recursos que se mantenían en las cuentas de las EPS o EOC correspondientes a cotizaciones por reporte de multiafiliación correspondientes a:

• Las UPC o la proporción en el caso de que la declaración haya sido deficitaria.

• La UPC de promoción y prevención o la proporción en el caso de que la declaración haya sido deficitaria.

• La provisión para incapacidades.

• Valor de las cotizaciones recaudadas no compensadas por multiafiliación.

2.3.2. Actuaciones por parte del administrador fiduciario.

a) Recibir y validar los anexos 2.3 y 2.3 A, corrección de datos de identificación de afiliados no multiafiliados, mediante el cual se reporta la corrección de su identificación;

b) Recibir el certificado del representante legal de la EPS o EOC en la cual conste que el número de documento de conformidad con los soportes que reposan en la EPS o EOC es correcto;

c) Verificar la estructura y existencia del afiliado en la tabla multiafiliados;

d) Reportar a las EPS o EOC las inconsistencias detectadas en un término de tres (3) días hábiles;

e) Actualizar con base en los archivos enviados por las EPS o EOC de devolución de recursos y de datos de afiliados el histórico de multiafiliados y las demás tablas relacionadas con el proceso con el fin de desmarcar los afiliados resueltos y garantizar que en el momento en que la EPS o EOC que tiene derecho al presentar la declaración de adición, se cuente con las tablas debidamente actualizadas. Cuando la aclaración provenga de la EPS o EOC que corrige, deberá desmarcarse el afiliado para las dos EPS o EOC. Si se recibe sólo el certificado de la EPS o EOC que lo tiene correcto, se desmarcará únicamente para esa EPS o EOC;

f) Conservar en una tabla acumulada, las novedades reportadas por las EPS o EOC con la corrección de los documentos de identidad de los afiliados;

g) Recibir la DGYC de adición de la EPS o EOC en la cual se resuelven los casos de multiafiliación y sus archivos soporte según Resoluciones 1493 y 2309 de 2000;

h) Validar la estructura y consistencia interna de los archivos soporte entregados para la DGYC de adición. Generar y reportar inconsistencias a la EPS o EOC si hay lugar a ello, verificando que la EPS o EOC haya reintegrado los recursos que inicialmente habían mantenido en sus cuentas;

i) Verificar los archivos soporte contra la DGYC. Generar la “Guía”. Verificar la guía contra DGYC presentada;

j) Reconocer y girar los correspondientes recursos de UPC y UPC promoción y prevención, de acuerdo a los plazos establecidos en el Decreto 1013 de 1998;

k) Registrar las consignaciones adicionales si es el caso, efectuadas por las EPS o EOC;

l) Conciliar los valores de la DGYC de adición no multiafiliados, AN, con base en las consignaciones realizadas por la EPS o EOC y los saldos del proceso de compensación de la declaración en la cual fueron presentados inicialmente los afiliados reportados como multiafiliados;

m) Girar las UPC, provisión de incapacidades y demás recursos que resulten a favor de la EPS o EOC donde permanece vigente la afiliación, una vez efectuada la conciliación;

n) Informar de cualquier situación o inconsistencia no prevista en el presente instructivo al Ministerio de la Protección Social.

3. Multicompensados detectados por el administrador fiduciario o el Ministerio de la Protección Social.

En cumplimiento de sus funciones, el administrador fiduciario de los recursos del Fosyga debe efectuar validaciones de los archivos de afiliados presentados por las EPS o EOC como soporte al proceso de compensación, reportando a cada una de las EPS o EOC los afiliados presuntamente multicompensados. En aplicación del artículo 3º del Decreto-Ley 1281 de 2002, el administrador fiduciario debe solicitar las aclaraciones y, en los casos pertinentes, el reintegro al Fosyga de los recursos correspondientes.

En relación con los afiliados presuntamente multicompensados, las EPS o EOC consignaron en la fecha de presentación de cada declaración de giro y compensación los siguientes recursos:

a) Un doceavo (1/12) de la cotización a la subcuenta de solidaridad. Este punto es equivalente al 1% del ingreso base de cotización;

b) Los excedentes definidos en el artículo segundo del Decreto 1013 de 1998 a las subcuentas de compensación y promoción y prevención.

Apropiándose, de acuerdo con la aprobación del proceso de los valores correspondientes a:

i) Las UPC para cubrir el POS o la proporción en el caso de que la declaración haya sido deficitaria.

ii) La UPC de promoción y prevención o la proporción en el caso de que la declaración haya sido deficitaria.

iii) La provisión para cubrir el pago de incapacidades.

Identificada la inconsistencia en la compensación por parte del administrador fiduciario, definiendo las DGYC en que fue compensado el respectivo afiliado, la EPS o EOC, de acuerdo con lo establecido en el Decreto-Ley 1281 de 2002, procederá al reintegro de los recursos apropiados sin que existiera derecho a percibirlos.

3.1. Análisis de los casos.

En la solución de los casos reportados como presuntos multicompensados por parte del administrador fiduciario y que han sido objeto de compensación, se debe tener en cuenta que pueden presentarse las siguientes situaciones:

a) Los afiliados reportados, efectivamente son multicompensados;

b) Los afiliados reportados como multicompensados, no lo son por tratarse de un error en la aplicación de la cotización;

c) Los afiliados reportados como multicompensados, no lo son por tratarse de un error en su identificación.

Para efectos de la solución, los casos señalados, se pueden agrupar en dos:

i) Aquellos que exigen devolución de recursos por parte de la EPS o EOC que apropió las UPC sobre las cuales se verificó la inexistencia de tal derecho, es decir, se presentaron efectivamente afiliados multicompensados.

ii) Aquellos que por tratarse de error, exigen corrección no habiendo lugar a devolución de UPC.

3.2. Procedimiento para solucionar casos de afiliados multicompensados.

Realizado el proceso de verificación por parte del administrador fiduciario se determina que las EPS o EOC han apropiado más de una UPC en un mismo período medido en días por un mismo afiliado; es decir, se identifica que un afiliado está multiafiliado en la misma EPS o EOC y ha sido multicompensado.

3.2.1. Devolución de recursos por afiliados cotizantes o beneficiarios multicompensados.

3.2.1.1. Procedimiento por parte de las EPS o EOC. Una vez verificado por cada EPS o EOC, que el afiliado reportado por el administrador fiduciario como multiafiliado y multicompensado, se encuentra afiliado más de una vez en la misma entidad, se procederá de la siguiente manera:

a) Determinar los valores a reintegrar y liquidar los intereses de acuerdo con el inciso 3º del artículo 3º del Decreto-Ley 1281 de 2002;

b) Reintegrar al Fosyga, de acuerdo con lo establecido en el Decreto-Ley 1281 de 2002, a las subcuentas de compensación y promoción, los recursos apropiados sin asistirles el derecho por corresponder a afiliados multicompensados, por concepto de:

• UPC.

• Intereses sobre UPC.

• UPC de promoción y prevención.

• Intereses sobre UPC de promoción y prevención.

• Provisión de incapacidades.

• Intereses sobre provisión de incapacidades;

c) Presentar ante el administrador fiduciario de los recursos del Fosyga, certificación del representante legal y del revisor fiscal, sobre los valores consignados por concepto de multicompensación, de acuerdo con el formato de certificación anexo 3.2.1, el cual debe venir acompañado de las respectivas copias de las consignaciones y del archivo magnético, cuya estructura y especificaciones deben corresponder a las establecidas en el anexo 3.2.1 A y reporte de datos de acuerdo al anexo 3.2.1 C;

d) Adoptar los procedimientos para devolver la totalidad de recursos apropiados por afiliados multicompensados y los necesarios para garantizar que únicamente se esté compensando por registros de afiliados únicos, como quiera que le corresponde mantener información sobre las condiciones de todos y cada uno de sus afiliados;

e) Actualizar la base de datos de afiliados de la entidad, registrando la novedad de cancelación de la afiliación múltiple.

3.2.1.2. Validación y actividades por parte del administrador fiduciario.

a) Recibir y validar las certificaciones y los valores reintegrados por las EPS o EOC, identificándolos según el concepto del reintegro: “Reintegro por multicompensación”, la subcuenta del Fosyga, el concepto del reintegro (UPC o intereses) según corresponda y demás criterios que faciliten su identificación, validación y cruces posteriores, incorporando la información reportada en los anexos presentados en este procedimiento;

b) Efectuar las validaciones de estructura y consistencia interna de los archivos soporte entregados, mediante anexos 3.2.1, 3.2.1 A y 3.2.1 C;

c) Liquidar los valores reconocidos por afiliados multicompensados, validando la consistencia de la información del archivo enviado por la EPS o EOC con los valores efectivos a reintegrar según las UPC reconocidas, los recursos a reintegrar y el caso presentado;

d) Verificar la liquidación de los intereses de acuerdo con la tasa establecida para el efecto en la fecha de devolución, liquidados desde la fecha en que se hubiera incurrido en la apropiación de la UPC por el afiliado multicompensado, hasta la devolución efectiva de los recursos con los registros presentados en la correspondiente certificación, cuando haya lugar al pago de intereses;

e) Verificar los valores a reintegrar más los intereses, contra los valores consignados;

f) Comunicar a las EPS y EOC en el término de tres (3) días hábiles las inconsistencias detectadas en la verificación de que trata el literal inmediatamente anterior;

g) Cruzar el archivo de devolución de recursos por multicompensados enviado por la EPS o EOC con la tabla de afiliados multicompensados del administrador fiduciario, identificando los casos resueltos, tanto el correspondiente a la compensación que se reintegra como el registro de la compensación correcta;

h) Llevar un control de casos resueltos y pendientes, actualizando la tabla de casos reportados con un identificador según el tipo de solución dado por las EPS o EOC;

i) Actualizar el histórico de afiliados compensados, HAC, y el histórico de multiafiliados con los casos resueltos;

j) Presentar un informe mensual de estos casos al ministerio para lo de su competencia, conforme a lo establecido al respecto en el correspondiente contrato de administración fiduciaria de los recursos del Fosyga;

k) Informar al ministerio cualquier situación o inconsistencia no prevista en el presente instructivo;

l) Garantizar que a partir de la vigencia de este procedimiento, por ninguna causa, reconocerá por un mismo afiliado, en el mismo período de compensación, más de una UPC o demás recursos reconocidos por el SGSSS.

3.2.2. Procedimiento para solucionar casos de afiliados no multicompensados por aplicación incorrecta de la cotización a un período. Este procedimiento aplica para aquellos casos de afiliados reportados como multicompensados a las EPS o EOC y que al ser verificados se demuestra que corresponden a inconsistencias en la aplicación de la cotización.

3.2.2.1. Procedimiento por parte de las EPS y EOC. Una vez la EPS o EOC ha identificado los casos en los cuales se presentó error en la aplicación de las cotizaciones, debe proceder de la siguiente manera:

a) Liquidar el valor de las UPC (POS y promoción) y de la provisión para incapacidades que corresponden al período correcto. Efectuar la comparación de los valores liquidados con el valor total de los valores reconocidos por dichos afiliados, determinando los valores a reintegrar si es del caso; para el efecto, la EPS o EOC dará aplicación al artículo 3º del Decreto-Ley 1281 de 2002;

b) Reintegrar las diferencias de UPC y provisión para pago de incapacidades a que haya lugar, en los casos en los cuales por efecto de cambio de vigencia o por ubicación en un rango de edad diferente, los valores reconocidos por el sistema para el período que se corrige, sean superiores al valor vigente en el período correcto;

c) Presentar las certificaciones del reintegro de acuerdo con el anexo 3.2.2 “Certificación de valores consignados por concepto de reintegro por errores en la aplicación de la cotización” y la certificación de que los afiliados reportados no corresponden a multicompensados anexo 3.2.2 A;

d) Generar y presentar el anexo 3.2.2 B, “Corrección de multicompensados por error en la aplicación de la cotización”.

3.2.2.2. Validación y actividades por parte del administrador fiduciario.

a) Registrar y validar las certificaciones y los valores reintegrados por la EPS o EOC, identificándolos según el concepto del reintegro: Reintegro por diferencia entre los valores reconocidos y los valores corregidos por corrección de período compensado, la subcuenta del Fosyga, el concepto de pago (UPC o intereses) y demás criterios que faciliten su identificación, validación y cruces posteriores, incorporando la información reportada en los anexos de este procedimiento;

b) Efectuar las validaciones de estructura y consistencia interna de los archivos soporte entregados, reportando a las EPS o EOC las inconsistencias que se detecten, en un término de tres (3) días hábiles;

c) Cruzar el archivo enviado por la EPS o EOC con la tabla de multicompensados, identificando los casos que se han resuelto por concepto de corrección en el período de cotización y actualizar esta tabla;

d) Actualizar el histórico de afiliados compensados, HAC, y el histórico de multicompensados con los casos resueltos;

e) Llevar un control de casos resueltos y pendientes, actualizando la tabla de casos reportados con un identificador según el tipo de solución dado por las EPS o EOC;

f) Presentar un informe mensual de estos casos al ministerio para lo de su competencia, conforme a lo establecido al respecto en el correspondiente contrato de administración fiduciaria de los recursos del Fosyga;

g) Informar al ministerio cualquier situación o inconsistencia no prevista en el presente instructivo.

3.2.3. Procedimiento para solucionar casos de afiliados no multicompensados por corresponder a error en el documento de identidad. Corresponde a afiliados reportados como multicompensados que al ser verificados por las EPS o EOC se demuestra que corresponde a inconsistencias en el tipo y/o número de identificación.

3.2.3.1. Procedimiento por parte de las EPS y EOC.

a) Establecer la identificación completa y correcta del afiliado;

b) Actualizar la base de datos de afiliados de la entidad, registrando la novedad de cambio de identificación. Las posteriores compensaciones deberán ser presentadas con la identificación correcta del afiliado;

c) Presentar ante el administrador fiduciario certificación del representante legal, de acuerdo con el anexo 3.2.3 en la cual se registre el número de afiliados cuya identificación se está actualizando, señalando que los afiliados contenidos en el archivo no corresponden a multicompensados, de igual manera deberá presentar el archivo soporte de datos cuya estructura corresponde al anexo 3.2.3 A.

3.2.3.2. Validación y actividades por parte del administrador fiduciario.

a) Registrar y validar las certificaciones presentadas por la EPS y EOC, identificando los afiliados corregidos por errores de identificación, incorporando la información reportada en los anexos de este procedimiento;

b) Efectuar las validaciones de estructura y consistencia interna de los archivos soporte entregados, reportando a las EPS o EOC las inconsistencias que se detecten, en un término de tres días hábiles;

c) Cruzar el archivo de corrección de datos de identificación de afiliados no multicompensados enviado por la EPS o EOC con la tabla de multicompensados, identificando los casos que se han resuelto por concepto de corrección en el tipo o número de documento de identidad del afiliado;

d) Actualizar el histórico de afiliados compensados, HAC, y el histórico de multicompensados con los casos resueltos;

e) Informar cualquier situación o inconsistencia no prevista en el presente instructivo al Ministerio de la Protección Social.

4. Procedimiento para devolución de recursos de afiliados glosados por documentos inconsistentes.

Este procedimiento corresponde a la devolución de recursos de afiliados glosados dentro del proceso de compensación, debido a que la identificación registrada no es consistente con los archivos de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

4.1. Devolución de recursos por identificación inconsistente.

4.1.1. Actuaciones por parte de las EPS y EOC.

a) Presentar ante el administrador fiduciario de los recursos del Fosyga, certificación del representante legal y del revisor fiscal, sobre los valores consignados por este concepto, de acuerdo con el formato de certificación anexo 4.1, el cual debe venir acompañado de las respectivas copias de las consignaciones y del archivo magnético, cuya estructura y especificaciones deben corresponder a las establecidas en el anexo 4.1.A. Los recursos que deberá consignar corresponden a:

• Las UPC para cubrir el POS o la proporción en el caso de que la declaración haya sido deficitaria.

• La UPC de promoción y prevención o la proporción en el caso de que la declaración haya sido deficitaria.

• La provisión para cubrir el pago de incapacidades.

• Valor de las cotizaciones recaudadas no compensadas por multiafiliación;

b) Actualizar la base de datos de afiliados de la EPS o EOC de la cual se retira, la novedad de retiro por cédula inconsistente.

Nota: Frente al afiliado, el reconocimiento del valor de las incapacidades es responsabilidad de la EPS o EOC a la cual se le reconoce la UPC y demás recursos del sistema por el período de ocurrencia de la incapacidad.

4.1.2. Actuaciones por parte del administrador fiduciario.

a) Registrar y validar las certificaciones y los valores reintegrados por la EPS o EOC, identificándolos según el concepto del reintegro (UPC o intereses), la subcuenta del Fosyga y demás criterios que faciliten su identificación, validación y cruces posteriores, incorporando la información reportada en los anexos de este procedimiento;

b) Recibir y procesar la información remitida por parte de la EPS y EOC para la solución de este caso;

c) Conciliar los valores consignados con base en las consignaciones realizadas por la EPS o EOC y los saldos del proceso de compensación de la declaración en la cual fueron presentados inicialmente los afiliados reportados con identificación inconsistente;

d) Establecer los controles para garantizar que, una vez detectado el afiliado identificado como inconsistente, no se reconocerá UPC y demás recursos que reconoce el SGSSS a partir de dicha fecha a ninguna EPS o EOC;

e) Actualizar el histórico de afiliados compensados, HAC, y las tablas correspondientes con los casos identificados;

f) Informar de cualquier situación o inconsistencia no prevista en el presente instructivo al Ministerio de la Protección Social.

4.2. Afiliados confirmados como no inconsistentes por parte de las EPS o EOC.

Este procedimiento aplica para los casos de afiliados que una vez verificados por las EPS o EOC, se confirma que por errores en la identificación, se presentó la inconsistencia.

4.2.1. Actuaciones por parte de las EPS o EOC.

a) Definir la situación del afiliado, estableciendo la identificación completa y correcta del afiliado, en la EPS y EOC en que permanece vigente la afiliación;

b) Preparar los anexos 4.2 y 4.2 A corrección de datos de identificación de afiliados reportados como inconsistentes mediante el cual se reportan las correcciones;

c) Actualizar la base de datos de afiliados de la entidad, registrando la novedad de cambio de identificación. Las posteriores compensaciones deberán ser presentadas con la identificación correcta del afiliado;

d) Actualizar con la identificación correcta del afiliado, los archivos soporte de las DGYC de adición de los afiliados reportados como inconsistentes;

e) Liquidar y presentar la DGYC de adición correspondiente a los afiliados a quienes se les corrigió su identificación, acompañada de los archivos soporte de acuerdo con las resoluciones 1493 y 2309 de 2000. Estos documentos se enviarán acompañados de oficio remisorio, aclarando por parte del representante legal, que corresponden a DGYC de adición de afiliados no inconsistentes. La EPS o EOC identificará la declaración como declaración de adición no inconsistentes, ANI, con el objeto de que el administrador en su proceso de validación no las glose por inconsistencia entre la DGYC y las consignaciones que deben acompañarlas, autorice las respectivas apropiaciones y gire a las EPS o EOC los recursos correspondientes a UPC, UPC de promoción y prevención y provisión para el pago de incapacidades;

f) Presentar por parte de la EPS o EOC que corrige la identificación del afiliado y en la cual permanece vigente la afiliación, de acuerdo con lo establecido en el literal a) del numeral 3º del artículo segundo del Decreto 1013 de 1998 (Formato L2), las reclamaciones por licencias de maternidad o paternidad de los afiliados cotizantes reportados con identificación inconsistente, aclaradas por las EPS o EOC;

g) Acompañar la DGYC de adición de afiliados sobre quienes se aclaró la situación de una certificación del representante legal informando:

i) Número de radicación y fecha de presentación de la DGYC con la cual se giraron al Fosyga los recursos correspondientes a:

• Solidaridad.

• Los excedentes de compensación.

• Los excedentes de promoción y prevención.

ii) Fecha de giro al Fosyga y número de certificación de los recursos que se mantenían en las cuentas de las EPS o EOC correspondientes a cotizaciones por reporte de afiliados inconsistentes correspondientes a:

• Las UPC o la proporción en el caso de que la declaración haya sido deficitaria.

• La UPC de promoción y prevención o la proporción en el caso de que la declaración haya sido deficitaria.

• La provisión para incapacidades.

• Valor de las cotizaciones recaudadas no compensadas por multiafiliación;

h) Presentar las DGYC de adición con la identificación correcta, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1013 de 1998.

4.2.2. Actuaciones por parte del administrador fiduciario.

a) Recibir y validar los anexos 4.2 y 4.2 A, certificación para la corrección de datos de identificación de afiliados reportados como inconsistentes y estructura de datos para la corrección de identificación de afiliados reportados como inconsistentes;

b) Verificar la estructura y existencia del afiliado en la tabla de identificaciones inconsistentes. Reportar a las EPS o EOC las inconsistencias detectadas, en un término de tres días hábiles;

c) Conservar en una tabla acumulada, las novedades reportadas por las EPS o EOC con la corrección de los documentos de identidad de los afiliados;

d) Actualizar las tablas del sistema de información con los casos resueltos, identificando los casos que corresponden a solución por corrección de documento de identidad;

e) Recibir la DGYC de adición de la EPS o EOC en la cual se resuelven estos casos y sus archivos soporte según resoluciones 1493 y 2309 de 2000;

f) Validar la estructura y consistencia interna de los archivos soporte entregados de la DGYC. Generar y reportar inconsistencias a la EPS o EOC si hay lugar a ello, verificando que la EPS o EOC haya reintegrado los recursos que inicialmente habían mantenido en sus cuentas;

g) Verificar los archivos soporte contra la DGYC. Generar la “Guía”. Verificar la guía contra DGYC presentada;

h) Registrar las consignaciones adicionales efectuadas por las EPS o EOC;

i) Conciliar los valores de la DGYC de adición no inconsistentes, ANI, con base en las consignaciones realizadas por la EPS o EOC y los saldos del proceso de compensación de la declaración en la cual fueron presentados inicialmente los afiliados reportados como inconsistentes;

j) Girar las UPC, provisión de incapacidades y demás recursos que resulten a favor de la EPS o EOC a la que corresponde el período glosado una vez efectuada la conciliación de acuerdo con los plazos establecidos en el Decreto 1013 de 1998 o las normas que lo modifiquen, adicionen o complementen;

k) Actualizar el histórico de afiliados compensados, HAC, y las tablas correspondientes con los casos identificados;

l) Informar al ministerio cualquier situación o inconsistencia no prevista en el presente instructivo.

5. Procedimientos para solucionar casos de afiliados fallecidos compensados.

En la solución de los casos reportados como presuntos fallecidos por parte del Ministerio de la Protección Social y que han sido objeto de compensación por parte de las EPS o EOC, se debe tener en cuenta que pueden presentarse las siguientes situaciones:

a) El cotizante reportado por el ministerio, efectivamente es fallecido;

b) El beneficiario reportado por el ministerio, efectivamente es fallecido;

c) El cotizante reportado como fallecido no lo es por tratarse de un error en su identificación;

d) El beneficiario reportado como fallecido no lo es por tratarse de un error en su identificación;

e) El beneficiario activo dependiente de cotizante fallecido efectivamente corresponde a un cotizante fallecido;

f) El beneficiario activo dependiente de cotizante fallecido corresponde a un cotizante no fallecido.

Para efectos de la solución, los casos señalados, se pueden agrupar en dos:

i) Aquellos que exigen devolución de recursos, es decir, los efectivamente fallecidos o beneficiarios de cotizante fallecido.

ii) Aquellos que por tratarse de error, exigen corrección.

Es importante aclarar que por todos estos afiliados las EPS y EOC pueden haber apropiado, en la validación del proceso de giro y compensación, de las cuentas recaudadoras los recursos correspondientes a:

1. El monto de la cotización obligatoria determinado por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud, que le sea reconocido a las entidades promotoras de salud para que estas asuman y paguen las incapacidades originadas por enfermedad general de los afiliados cotizantes (0.25%).

2. El valor total que la entidad promotora de salud o demás entidades obligadas a compensar hayan pagado por concepto de licencias de maternidad y paternidad en el mes inmediatamente anterior al de la declaración, liquidado de conformidad con las normas legales vigentes.

3. Una doceava parte del valor de las unidades de pago por capitación vigentes en el mes al cual corresponde la cotización que se compensa, reconocidas por el sistema general de seguridad social en salud a la EPS y EOC, para que garanticen la prestación del plan obligatorio de salud a cada uno de sus afiliados, cotizantes y beneficiarios (UPC diaria por día compensado).

4. El valor que se reconoce a las EPS y EOC para el desarrollo de actividades de promoción y prevención (UPC diaria de promoción y prevención por día compensado).

5.1. Devolución de recursos por afiliados cotizantes o beneficiarios fallecidos o beneficiarios vivos de cotizantes fallecidos.

5.1.1. Actuaciones por parte de las EPS o EOC. Si de la revisión y verificación de los casos resulta que efectivamente el afiliado(s), cotizante o beneficiario, es un fallecido, o que los beneficiarios dependen de un cotizante efectivamente fallecido, la EPS o EOC debe realizar los siguientes pasos:

a) Preparar los anexos 5.1 y 5.1 A, certificación para la devolución de los recursos por afiliados fallecidos y estructura de datos para la devolución de recursos por fallecidos;

b) Reintegrar los recursos apropiados por los afiliados compensados fallecidos, a partir del período siguiente a la fecha de defunción, dado que la cotización cubre período anticipado (por ejemplo, si el afiliado falleció en el mes de marzo, se compensará hasta el mes de abril, de acuerdo con el número de días cotizados y se reintegran los restantes recursos apropiados desde el mes de mayo). El reintegro correspondiente debe realizarse en todo caso, con independencia a la vigencia de la Resolución 2309 de 2000;

c) Reintegrar los recursos apropiados de acuerdo con lo establecido en el artículo 3º del Decreto-Ley 1281 de 2002, por concepto de:

• UPC.

• Intereses o indexación sobre UPC.

• UPC de promoción y prevención.

• Intereses o indexación sobre UPC de promoción y prevención.

• Provisión para incapacidades.

• Intereses o indexación sobre provisión para incapacidades;

d) Presentar las respectivas consignaciones y el anexo 5.1 de este escrito;

e) Acompañar certificación del representante legal y del revisor fiscal que incluya los recursos reintegrados, identificándolos claramente por concepto y subcuenta y la manifestación expresa de que no se debe reintegrar suma adicional alguna a la efectivamente consignada y de que se verificaron todos los procedimientos necesarios para determinar que los valores no reintegrados corresponden a personas vivas o a la corrección de errores;

f) Liquidar los intereses o la actualización correspondiente de acuerdo con el inciso 3º artículo 3º del Decreto 1281 de 2002;

g) Adoptar los procedimientos a su alcance para devolver la totalidad de recursos apropiados por personas fallecidas y los necesarios para garantizar que únicamente se está compensando por personas vivas, como quiera que les corresponde mantener información sobre las condiciones de todos y cada uno de sus afiliados;

h) Actualizar la base de datos de afiliados de la entidad, registrando la novedad de afiliado fallecido y verificando el grupo familiar correspondiente de acuerdo con las normas vigentes.

Para los casos de devolución de recursos por recaudo de cotizaciones y compensación del cotizante y su familia con posterioridad a la fecha de muerte del primero si, debido a la inobservancia de las normas legales por parte de un empleador o de alguien que cotice como independiente a nombre de un fallecido, la EPS o EOC continuó recibiendo aportes por un cotizante fallecido y los beneficiarios continuaron afiliados y fueron compensados por la EPS o EOC, debe:

i) Devolver el valor correspondiente a los recursos reconocidos por UPC del afiliado cotizante fallecido y sus beneficiarios, así como los derivados de los demás derechos que otorga el SGSSS. La presentación del archivo de afiliados beneficiarios dependientes de cotizantes fallecidos se efectuará de acuerdo con la estructura del anexo 5.1 y 5.1 A;

j) Comunicar a los beneficiarios que de acuerdo con lo previsto en los decretos 1485 de 1994, 806 de 1998, 47 de 2000 y 1703 de 2002, han perdido la antigüedad dentro del sistema general de seguridad social en salud y es procedente su desafiliación una vez vencido el período de protección laboral, si hubiere lugar a ello, de acuerdo con las disposiciones sobre la materia; y sin perjuicio de que deba reembolsar a la entidad promotora de salud, el valor de los servicios obtenidos en virtud de dicha conducta;

k) Informar que podrán reingresar al sistema general de seguridad social en salud ostentando la calidad que realmente les corresponde ya sea como cotizante del régimen contributivo (como independientes, pensionados o dependientes con relación laboral legal y reglamentaria) o como beneficiario del régimen subsidiado, previo cumplimiento de las normas de afiliación vigentes.

5.1.2. Actuaciones por parte del administrador fiduciario.

a) Recibir y validar los anexos 5.1 y 5.1 A, certificación para la devolución de los recursos por afiliados fallecidos y estructura de datos para la devolución de recursos por fallecidos;

b) Verificar la estructura y existencia del afiliado fallecido en la tabla de fallecidos. Reportar a las EPS o EOC las inconsistencias detectadas en los anexos y los valores a reintegrar, en un término de tres (3) días hábiles;

c) Cruzar el archivo de afiliados fallecidos enviados por la EPS o EOC con el reporte de los afiliados compensados fallecidos reportado por el Ministerio de la Protección Social;

d) Verificar sobre archivo de incapacidades y licencias por maternidad, si se reconocieron valores por estos conceptos;

e) Actualizar el archivo de incapacidades y licencias si hay lugar a ello;

f) Liquidar los valores reconocidos por afiliados fallecidos o sus beneficiarios;

g) Validar la consistencia de la información del archivo de afiliados fallecidos enviados por la EPS o EOC con los recursos consignados;

h) Verificar la liquidación de los intereses de acuerdo con el artículo 3º del Decreto-Ley 1281 de 2002, liquidados desde la fecha en que se hubiera incurrido en la apropiación de la UPC por el afiliado fallecido, hasta la devolución efectiva de los recursos con los registros presentados en la correspondiente certificación;

i) Verificar los valores consignados y comunicar a la EPS o EOC la consistencia o inconsistencia del procedimiento;

j) Actualizar el histórico de afiliados compensados, HAC, y las tablas correspondientes con los casos identificados;

k) Controlar los valores reintegrados por cada concepto;

l) Procesar y solucionar, en conjunto con cada EPS o EOC, los trámites adelantados hasta la fecha en relación con este asunto;

m) Comunicar cualquier situación o inconsistencia no prevista en el presente instructivo al ministerio.

5.2. Casos de afiliados registrados como fallecidos en la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil y se demuestra que corresponden a personas vivas.

Situación que se puede originar por:

5.2.1. Afiliados con inconsistencia en el tipo o número de identificación. El número del documento de identidad reportado evidentemente corresponde a un fallecido y cruza con el de un afiliado vivo por inconsistencia en el anexo técnico de la DGYC presentado por la EPS o EOC.

5.2.1.1. Actuaciones por parte de las EPS o EOC.

a) Certificar por el representante legal y el revisor fiscal el consolidado de la corrección donde debe indicarse: Total de inconsistencias en el número de identificación y total de inconsistencias en el tipo de identificación, aclarando que por estos no habrá devolución de recursos, conforme al anexo 5.2.1;

b) Generar el archivo de afiliados no fallecidos de acuerdo con la estructura del anexo 5.2.1 A.

5.2.1.2. Actuaciones por parte del administrador fiduciario.

a) Recibir y validar los anexos 5.2.1 y 5.2.1 A, certificación para la corrección de datos de identificaciones de afiliados reportados como fallecidos y archivo de datos para la corrección de datos de identificación de afiliados reportados como fallecidos;

b) Verificar la estructura y existencia del afiliado fallecido en la tabla de fallecidos. Reportar a las EPS o EOC las inconsistencias detectadas, en un término de tres días hábiles;

c) Cruzar el archivo de afiliados fallecidos enviados por la EPS o EOC con el reporte de los afiliados compensados fallecidos reportado por el Ministerio de la Protección Social;

d) Actualizar el histórico de afiliados compensados, HAC, y las tablas correspondientes con los casos corregidos;

e) Procesar y solucionar, en conjunto con cada EPS o EOC, los trámites adelantados hasta la fecha en relación con este asunto;

f) Comunicar cualquier situación o inconsistencia no prevista en el presente instructivo al ministerio.

5.2.2 Afiliados vivos reportados como fallecidos.

Caso en el que el tipo y número del documento de identidad, apellidos y nombres del afiliado coinciden con los reportados por el ministerio pero el afiliado demuestra su supervivencia.

De acuerdo con información obtenida de la Registraduría Nacional del Estado Civil, los afiliados deben remitirse a la oficina de la registraduría de cada localidad, a la coordinación de novedades en la Registraduría Nacional o al centro de información ciudadana, para que se le informe qué entidad o institución reportó su fallecimiento.

La registraduría analizará el caso y remitirá al interesado para los trámites a que haya lugar.

Para efectos del levantamiento de la condición de fallecidos, por cada uno de los afiliados glosados como fallecidos que demuestran supervivencia, debe anexarse copia de la certificación de supervivencia emitida por una notaría o juzgado en los términos establecidos en las normas vigentes en tanto el afiliado aclara su situación con la registraduría. El Fosyga a través de su administrador fiduciario, realizará cruces periódicos con los registros de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

5.2.2.1. Actuaciones por parte de las EPS o EOC.

a) Enviar las certificaciones al administrador fiduciario de acuerdo al anexo 5.2.2, para proceder al desmarque y validar el reconocimiento de los derechos del proceso de giro y compensación de estos afiliados;

b) Generar el archivo de afiliados no fallecidos de acuerdo con la estructura del anexo 5.2.2 A;

c) Comunicar al afiliado su continuidad en el sistema general de seguridad social en salud;

d) Garantizar la continuidad en la afiliación y prestación de servicios al afiliado y que las UPC apropiadas efectivamente correspondan a personas vivas.

5.2.2.2. Actuaciones por parte del administrador fiduciario.

a) Recibir y validar los anexos 5.2.2 y 5.2.2 A, certificación para la corrección de afiliados reportados como fallecidos que demuestran supervivencia y estructura de datos para la corrección de afiliados reportados como fallecidos que demuestran supervivencia;

b) Verificar la estructura y existencia del afiliado fallecido en la tabla de fallecidos. Reportar a las EPS o EOC las inconsistencias detectadas, en un término de tres días hábiles;

c) Cruzar el archivo de afiliados fallecidos enviados por la EPS o EOC con el reporte de los afiliados compensados fallecidos reportado por el Ministerio de la Protección Social;

d) Validar la consistencia de la información del archivo de afiliados no fallecidos enviado por la EPS o EOC;

e) Actualizar el histórico de afiliados compensados, HAC, y las tablas correspondientes con los casos corregidos;

f) Procesar y solucionar, en conjunto con cada EPS o EOC, los trámites adelantados hasta la fecha en relación con este asunto;

g) Comunicar cualquier situación o inconsistencia no prevista en el presente instructivo al ministerio.

6. Procedimientos para solucionar casos acumulados dentro del histórico de multiafiliados con corte a 31 de enero de 2003.

Con el propósito de solucionar los casos de multiafiliados acumulados y glosados en el proceso de compensación, se seguirá el siguiente procedimiento:

a) El administrador fiduciario recibirá y procesará las actas de solución de casos de multiafiliados que se presenten por la EPS o EOC hasta el 31 de octubre de 2003. Las actas deberán contener los anexos que correspondan a la solución de los casos señalados en la presente circular;

b) El administrador fiduciario validará estas actas e informará a las EPS y EOC las inconsistencias y los registros que se aceptan como solucionados, a más tardar el 20 de noviembre de 2003;

c) Con la información del histórico de multiafiliados que queden sin resolver incluyendo su actualización con las actas recibidas el día 31 de octubre de 2003, el administrador fiduciario entregará a las EPS y EOC, los archivos correspondientes a la información de los numerales 1.2, 1.3 y 1.4 de la presente circular, a más tardar el 20 de noviembre de 2003;

d) Para el caso de multiafiliación 1.3, a más tardar el 28 de noviembre de 2003, el administrador fiduciario informará a la EPS o EOC a la que corresponden los períodos glosados, que será en la que está registrada la afiliación como cotizante. A la EPS o EOC que tiene registrado al afiliado como beneficiario se le informará la instrucción de retiro; si esta no está conforme, deberá acudir a la Superintendencia Nacional de Salud para que defina el conflicto;

e) Para los restantes casos, las EPS y EOC adelantarán las conciliaciones correspondientes conforme a los procedimientos informados en la presente circular. Las actas que se presenten hasta el 3 de diciembre de 2002, deberán resolverse por el administrador fiduciario y surtir todo el proceso hasta el pago, antes del 31 de diciembre de 2003;

f) Las actas de solución que correspondan a procesos posteriores a la solución del proceso acumulado que no se presenten en las fechas previstas en los literales a) y e) del presente numeral, deberán presentarse el tercer día hábil de cada mes. A su vez el administrador fiduciario entregará los resultados de estas validaciones en los plazos previstos en el literal f) del numeral 2.1 de la presente circular;

g) En todo caso, para la legalización de los recursos, las EPS y EOC deberán presentar las DGYC a que hace referencia la Resolución 2309 de 2000 o las normas que la modifiquen, adicionen o complementen, ante el administrador fiduciario de los recursos del Fosyga, en las fechas establecidas en la normatividad vigente.

La presente circular se aplicará a partir de la fecha de su expedición.

N. del D.: Esta circular va dirigida a EPS, EOC, administrador fiduciario del Fosyga.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 24 de octubre de 2003.

NOTA: Los anexos de la presente circular pueden ser consultados en el Ministerio de la Protección Social.

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