ACUERDO 15 DE 2003 

(Octubre 20)

“Por el cual se adiciona un parágrafo al artículo 1º del Acuerdo 41 del 31 de octubre de 2002”.

El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación,

en uso de las facultades otorgadas por la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998, la Ley 594 de 2000 y el Acuerdo 17 de 2001 y,

CONSIDERANDO:

Que el Decreto 254 del 21 de febrero de 2000, por el cual se expide el régimen para la liquidación de las entidades públicas del orden nacional, establece responsabilidades que en materia de archivos deben cumplir las entidades en liquidación y su liquidador;

Que el Acuerdo 7 de 1994 “reglamento general de archivos”, en su artículo 19 estableció la obligación que tienen las entidades públicas de crear el comité de archivo, como un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos, indicando en su parágrafo el personal de planta que integrará dicho comité;

Que el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación expidió el Acuerdo 41 de 2002, por el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el artículo 20 y sus parágrafos de la Ley 594 de 2000;

Que para la organización de los archivos de las entidades en liquidación se requiere de un comité de archivo, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos;

Que es función del asesor, coordinador o auditor de control interno de cada entidad velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los ajustes necesarios, así como verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la entidad y recomendar los correctivos a que haya lugar, según lo estipula la Ley 87 de 1993 en su artículo 12 literales e) y g),

ACUERDA:

ART. 1º—Adicionar al artículo 1º del Acuerdo 41 del 31 de octubre de 2002, un parágrafo del siguiente tenor:

PAR. 3º—De conformidad con lo señalado en el parágrafo del artículo 19 del Acuerdo 7 de 1994 (modificado por el art. 4º del Acuerdo 12/95), para todos los procesos archivísticos a que haya lugar, el comité de archivo de las entidades públicas en proceso de liquidación, cualquiera sea el régimen legal al que se encuentren sometidas, será convocado por el gerente liquidador y estará integrado por este servidor público y por el comité de archivo de la entidad que recibirá la documentación.

El gerente liquidador, presidirá las sesiones y, cuando lo considere conveniente, podrá llamar a participar a sus inmediatos colaboradores, quienes asistirán con derecho a voz pero sin voto.

Las actas de las sesiones en las que consten las decisiones tomadas serán remitidas a los jefes de control interno de las entidades participantes, para los fines de control que le asisten a dichos cargos.

ART. 2º—El presente acuerdo rige a partir de su expedición y modifica parcialmente el Acuerdo 41 de 31 de octubre de 2002.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D.C., a 20 de octubre de 2003.

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