RESOLUCIÓN 2114 DE 2004

 

RESOLUCIÓN 2114 DE 2004 

(Octubre 29)

“Por la cual se adopta la tabla de retención documental, TRD, para el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República”.

El Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República,

en uso de sus facultades legales en especial las conferidas por el artículo 16 de la Ley 594 de 2000 y el artículo 13 del Decreto 2719 de 2000, y

CONSIDERANDO:

Que el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, requiere modernizar y actualizar sus sistemas de archivo, de conformidad con los últimos adelantos tecnológicos en materia archivística y en armonía con las leyes 80 de 1989, 594 de 2000 y los acuerdos del Archivo General de la Nación números 12 de 1991, 38, 41 y 42 de 2002, y las disposiciones que los modifiquen, con el fin de unificar criterios en la producción, manejo, organización, conservación y recuperación de la información documental que se origine y se reciba, para que cumpla con el ciclo vital bajo el concepto de archivo total;

Que de conformidad con lo establecido en el artículo 3º de la Ley 594 de 2000, la tabla de retención documental, TRD, es un listado de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia, en cada etapa del ciclo vital de los documentos;

Que el grupo de archivo y biblioteca del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, previo inventario de los documentos existentes, la aplicación de una encuesta para cada uno de los jefes de las dependencias y teniendo en cuenta las observaciones del Archivo General de la Nación, actualizó la tabla de retención documental, TRD, para la entidad;

Que el comité de archivo de la entidad, de acuerdo con las funciones asignadas mediante Resolución 1044 del 13 de abril de 1993, según Acta 25 del 17 de enero de 2002 aprobó la tabla de retención documental, TRD, para el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República;

Que el consejo directivo del Archivo General de la Nación, mediante Acuerdo 25 del 19 de junio de 2002, aprobó la tabla de retención documental, TRD, presentada por el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República,

RESUELVE:

ART. 1º—Adoptar y aplicar la tabla de retención documental, TRD, aprobada por el comité de archivo según Acta 25 del 17 de enero de 2002 y consejo directivo del Archivo General de la Nación mediante Acuerdo 25 del 19 de junio de 2002, dentro del sistema de archivo, en el formato 2, para todas y cada una de las dependencias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, legalmente constituidas dentro de su estructura.

ART. 2º—La tabla de retención documental, TRD, señalada en el artículo anterior, hace parte de la presente resolución, y su adopción y aplicación en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República será coordinada por el grupo de archivo y biblioteca.

PAR.—Establecer en el responsable de cada dependencia de la entidad, la obligación de velar por la adopción y aplicación de la TRD, conforme a las disposiciones señaladas en la parte considerativa de la presente resolución y de acuerdo con los parámetros indicados por el grupo de archivo y biblioteca.

ART. 3º—El descarte y eliminación de series definidas en la tabla de retención documental, TRD, para el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, se procederá de acuerdo con lo establecido en ella, siempre y cuando no se trate de los siguientes documentos:

— Originales o copias únicas.

— Documentos históricos u otros que a juicio del consejo directivo del Archivo General de la Nación no ameriten esta acción.

— Documentos que puedan servir como prueba en una controversia judicial, por no haber transcurrido el término de prescripción o de caducidad previsto por la ley.

— Documentos reservados por la ley, aún cuando se haya levantado la reserva.

ART. 4º—La actualización de la tabla de retención documental, por modificación, adición o supresión, se hará cada año, si hubiere lugar, previa aprobación por el comité de archivo de la entidad.

ART. 5º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución 5928 del 20 de diciembre de 1993.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 29 de octubre de 2004.

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