CIRCULAR EXTERNA 7 DE 2004 

(Diciembre 28)

Asunto: Instructivo para el pago del pasivo cierto no reclamado “Pacinore” de entidades en liquidación forzosa administrativa.

A continuación se describe el instructivo de pagos del pasivo cierto no reclamado (en adelante Pacinore) a los acreedores de las entidades financieras intervenidas para liquidar por parte de la Superintendencia Bancaria, entidades que en virtud de lo dispuesto en el numeral 17 del artículo 5º del Decreto 2418 de 1999 (1) hicieron entrega al fondo de las sumas no reclamadas por los acreedores.

(1) El Decreto 2418 de 1999, hoy se encuentra sustituido por el Decreto 2211 de 2004.

El respectivo proceso de pagos corresponde a las sumas no reclamadas por los acreedores reconocidos dentro del Pacinore en las entidades objeto de liquidación forzosa administrativa, cuyas disponibilidades permitieron realizar el pago de esta etapa del proceso de liquidación. Pago que se adelantará por intermedio del Fondo de Garantías de Instituciones Financieras (en adelante el fondo), en los términos previstos en la ley.

Instructivo para el pago del pasivo cierto no reclamado - pacinore de entidades en liquidación forzosa administrativa.

I. Objetivo

Definir la logística y procedimientos necesarios para adelantar de manera rápida, ágil y segura el pago del Pacinore a los acreedores de entidades financieras intervenidas, cuyas acreencias fueron graduadas en esta etapa del proceso liquidatorio y no fueron cobradas oportunamente en desarrollo de este proceso.

II. Procedimiento

1. Antes del pago.

1.1. El liquidador de la entidad objeto del pago del Pacinore, deberá proferir el correspondiente acto administrativo y notificarlo en debida forma, a todos los acreedores con derecho a este pago y al fondo formalizando el traslado de los recursos.

El traslado de tales recursos se efectúa una vez vencido el plazo fijado por el liquidador para que los acreedores reconocidos dentro del Pacinore se presenten a reclamar el pago.

1.2. El liquidador determinará el plazo para el pago del Pacinore. Vencido el mismo, el pago de las sumas no reclamadas corresponderá realizarlo al fondo previo traslado de los recursos por parte de la liquidación.

1.3. El liquidador de la intervenida remitirá copia de la resolución y mediante certificación suscrita por él y por el contralor de la liquidación, remitirá así mismo, en medio magnético y medio impreso, la relación de los acreedores beneficiarios del pago del Pacinore, ajustándose al siguiente formato:

Relación de acreedores beneficiarios del pago del Pacinore
Tipo de personaNombresApellidosTipo de documentoNº de documentoDirecciónTeléfonoFax y/o e-mailVlr. reconocido% a pagar
JurídicaNaturalC.C.T.I.C.E.NITP.
               
               

1.4. El liquidador girará al fondo los recursos correspondientes al pago del Pacinore y el fondo a su vez hará los siguientes registros contables.

Contabilización del traslado de los recursos
CódigoCuentaDébitoCrédito
11100502Bancos seg. depósitosxxxxxxxxxxx 
2595950510C X P diversas Pacinore xxxxxxxxxxx
 Sumas iguales  

1.5. El fondo diseñará el instructivo de pago del Pacinore, en el que se establece claramente las condiciones del proceso de pagos.

1.6. El fondo diseñará el documento denominado “Declaración de recibo de pago del Pacinore”, mediante el cual se formaliza el pago de los acreedores.

Para el efecto, se deberá discriminar (en lo posible) para cada acreedor la siguiente información: nombre completo, apellidos, tipo de documento de identificación, número de documento de identificación, dirección, ciudad de residencia, teléfono, fax y/o dirección electrónica. Así mismo, se relacionará el valor total de las acreencias adeudadas y el porcentaje de las mismas que se cancelará.

En el evento que se trate de una persona jurídica se deberá especificar la información correspondiente indicando: razón social, número de NIT, nombre del representante legal, número de identificación del representante legal, dirección, ciudad de residencia, teléfono, fax y/o dirección electrónica.

1.7. Una vez recibida y verificada la información impresa contra la recibida en medio magnético, se tramitará al correspondiente liquidador una comunicación en la que se exprese conformidad sobre los documentos recibidos, o en su defecto se manifestarán las observaciones a que haya lugar, esto, hasta tanto se disponga en el fondo de información plenamente coincidente y consistente.

1.8. El fondo publicará un anuncio en diarios de amplia circulación nacional y a través de la página de su sitio web, informando que la respectiva entidad en liquidación entregó recursos con el fin de realizar el pago de las acreencias correspondientes al Pacinore. De igual modo informará a través de la página web en relación con los requisitos y procedimientos para acceder al respectivo pago.

1.9. El fondo, deberá publicar en sus oficinas en lugar visible para el público, un aviso en el que se informe acerca de los acreedores beneficiarios del pago del Pacinore, identificando los beneficiarios del mismo con base en un listado que indique (únicamente) su número de documento de identificación.

2. Mecanismo de pago.

El pago del Pacinore se efectuará mediante consignación en una cuenta bancaria, dispuesta por el acreedor para el pago y debidamente certificada por parte de la correspondiente entidad financiera.

En casos especiales, como en aquellos en los que el acreedor no dispone de una cuenta bancaria en la cual le sería consignada la suma a que tiene derecho por concepto del Pacinore, le será expedido un cheque librado a nombre del titular o del facultado para recibir el pago. El cheque deberá cumplir con las condiciones establecidas en el numeral 3.2.

3. En el momento del cobro.

3.1. Para efecto del cobro, el acreedor deberá tramitar y allegar al fondo la siguiente documentación:

3.1.1. Fotocopia del documento de identidad, en caso de las personas naturales, y original del certificado de existencia y representación legal en caso de personas jurídicas.

3.1.2. Original de la certificación bancaria con menos de treinta días de expedición, en la que conste que el beneficiario del pago del Pacinore es el titular de la cuenta, en la cual desea le sea consignada la suma pertinente.

3.1.3. Entregar debidamente diligenciado y autenticado el documento denominado “Declaración de recibo de pago del pasivo cierto no reclamado” Los pagos por concepto de Pacinore, por cuantía igual o inferior a cincuenta mil pesos ($ 50.000) no requerirán del trámite de autenticación de firma ante notario público.

3.1.4. Los demás documentos requeridos en el evento de que quien reclame el pago no sea el titular del mismo. Estos casos especiales se detallan más adelante.

3.2. Para efecto de los giros de los cheques, se deberá tener en cuenta:

3.2.1. Deberán ser cheques librados a nombre del beneficiario indicado en la relación, salvo en los casos de personas jurídicas, en los cuales los cheques deben ser librados a nombre de la persona jurídica indicada en la misma relación.

3.2.2. Deberán llevar cruce para abono en cuenta, con el fin de evitar su negociabilidad

3.2.3. El fondo levantará el cruce del cheque, siempre y cuando el beneficiario del mismo se lo requiera por escrito y libere al fondo de cualquier tipo de responsabilidad y se trate de persona natural (para el efecto se adjunta formato).

4. En el momento del pago.

Los funcionarios del fondo deberán desarrollar las siguientes labores en el momento del pago y exigir el cumplimiento de los siguientes requisitos:

4.1. Si el acreedor es persona natural.

4.1.1. Exigir la presentación del documento original que legalmente identifique al beneficiario del pago (cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, NIT, tarjeta de identidad, o certificación válida como documento de identidad expedida por la Registraduría Nacional; es de precisar que la registraduría expresamente aclara en cada documento que expide si es válido o no como documento de identidad).

4.1.2. Exigir la entrega de una fotocopia simple del documento de identidad del beneficiario del pago.

4.1.3. Verificar la coincidencia plena del nombre y número de identificación de la persona que se presenta a reclamar el pago, con la que figura en la relación de los beneficiarios del Pacinore recibida del agente liquidador.

4.1.4. Entregar al acreedor, el “Documento de recibo de pago del pasivo cierto no reclamado” (en adelante formulario de pago, documento que constituye el anexo número 1 de esta circular) suministrado por el fondo, para que el beneficiario realice su diligenciamiento y el reconocimiento de firma ante notario cuando el pago sea por cuantía superior a cincuenta mil pesos ($ 50.000), y lo presente al fondo en el momento de realizar el cobro correspondiente.

4.1.5. Luego de lo anterior, el fondo procederá a girar y entregar el cheque correspondiente.

4.1.6. El fondo deberá diligenciar en el “Formulario de pago” los registros correspondientes al pago. Así mismo, deberá indicar el valor cancelado y el número de cheque, e imprimir el sello de pagaduría, correspondiente al respectivo pago en el espacio dispuesto para ello.

4.1.7. El fondo solicitará adicionalmente al beneficiario del pago su firma en el “Comprobante de pago para archivo del fondo”, para el efecto como señal de recibo.

4.1.8. El fondo organizará los documentos que soportan el pago realizado, adjuntando en cada caso los soportes correspondientes.

El pago a personas jurídicas se deberá hacer independientemente de la cuantía, únicamente mediante cheque girado en todos los casos a nombre de la persona jurídica.

4.2.1. Exigir la presentación del original del NIT de la entidad beneficiaria del pago.

4.2.2. Exigir la entrega de una fotocopia simple del NIT de la entidad beneficiaria del pago.

4.2.3. Exigir la entrega de original o copia auténtica del certificado de existencia y representación legal de la entidad beneficiaria del pago, expedido por la cámara de comercio con vigencia no superior a 30 días.

4.2.4. Exigir la entrega de una fotocopia simple del documento de identificación de quien figure como representante legal de la entidad beneficiaria del pago.

4.2.5. Exigir la presentación del documento original que legalmente identifique a la persona autorizada para reclamar el pago (cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, NIT, o certificación válida como documento de identidad expedida por la Registraduría Nacional; es de precisar que la registraduría expresamente aclara en cada documento que expide si es válido o no como documento de identidad). Si quien reclama el pago no es el representante legal, se deberá exigir adicionalmente autorización escrita y autenticada diligenciada por el representante legal autorizando al tercero para reclamar el cheque a nombre de la entidad beneficiaria del pago.

4.2.6. Entregar el “Formulario de pago” parcialmente diligenciado por el fondo, para que el representante legal complete su diligenciamiento, realice la diligencia de reconocimiento de firma ante notario y lo presente en el momento de realizar el cobro correspondiente.

4.2.7. Verificar que tanto el número del NIT como la razón social diligenciados en el “Formulario de pago”, coincidan con la información que figura en el listado por beneficiario del Pacinore, recibido de la entidad en liquidación.

4.2.8. Luego de lo anterior, el fondo procederá a realizar el pago únicamente a través de cheque, según las instrucciones señaladas en el numeral 3.2.

4.2.9. El fondo solicitará adicionalmente al representante legal de la entidad beneficiaria del pago, su firma en el “Comprobante de pago” y constatará que el representante legal sea el que figura en el respectivo certificado de existencia y representación legal.

4.2.10. El fondo deberá diligenciar en el “Formulario de pago” los registros correspondientes al pago. Así mismo, deberá indicar el valor cancelado y el número de cheque, e imprimir el sello de pagaduría correspondiente, al respectivo pago en el espacio dispuesto para ello.

5. Casos especiales.

5.1. Pago a persona natural por medio de apoderado.

5.1.1. Entrega al fondo del original del poder especial dirigido exclusivamente al Fondo de Garantías de Instituciones Financieras debidamente firmado con autenticación de la firma del poderdante (acreedor reconocido).

5.1.2. Tratándose de poder general, entrega al fondo de copia acompañada de una constancia del notario correspondiente sobre su vigencia expedida con una antelación no mayor a 30 días calendario.

5.1.3. Presentación del original del documento de identidad del apoderado.

5.1.4. Entrega de fotocopia simple del documento de identidad del beneficiario.

5.1.5. Entrega de fotocopia simple del documento de identidad del apoderado.

5.1.6. Documento denominado “Declaración de recibo de pago del pasivo cierto no reclamado”, debidamente diligenciado, firmado y autenticado por el apoderado.

5.2. Pago a persona jurídica por medio de apoderado.

5.2.1. Entrega al fondo del original del poder especial o fotocopia autenticada dirigido exclusivamente al Fondo de Garantías de Instituciones Financieras debidamente firmado con autenticación de la firma del representante legal.

5.2.2. Tratándose de poder general, entrega al fondo de una copia autenticada, acompañada de una constancia del notario correspondiente sobre su vigencia expedida con una antelación no mayor a 30 días calendario.

5.2.3. Presentación del original del documento NIT del acreedor-persona jurídica.

5.2.4. Presentación del original del documento de identidad del apoderado.

5.2.5. Entrega de fotocopia simple del NIT de la persona jurídica.

5.2.6. Entrega de fotocopia simple del documento de identidad del representante legal.

5.2.7. Entrega de fotocopia simple del documento de identidad del apoderado.

5.2.8. Entrega de original o copia auténtica del certificado de existencia y representación legal, expedido por la cámara de comercio de la persona jurídica con vigencia no superior a 30 días.

5.2.9. Documento denominado “Declaración de recibo de pago del pasivo cierto no reclamado”, debidamente diligenciado, firmado y autenticado por el apoderado.

5.3. Por medio de autorizado exclusivamente para retirar el cheque.

5.3.1. Si el beneficiario de la acreencia es persona natural.

• El cheque se gira a favor del beneficiario.

• Entrega del original de la autorización debidamente firmada con autenticación de la firma del acreedor reconocido.

• Presentación del original del documento de identidad del beneficiario-acreedor.

• Presentación del original del documento de identidad del autorizado.

• Entrega de fotocopia simple del documento de identidad del acreedor reconocido.

• Entrega de fotocopia simple del documento del identidad del autorizado.

• Documento denominado “Declaración de recibo de pago del pasivo cierto no reclamado”, debidamente diligenciado, firmado y autenticado por el apoderado.

5.3.2. Si el beneficiario de la acreencia es persona jurídica.

• El cheque se gira a favor de la persona jurídica.

• Entrega del original de la autorización debidamente firmada con autenticación de la firma del representante legal.

• Presentación del NIT de la persona jurídica

• Presentación del original del documento de identidad del autorizado.

• Entrega de fotocopia simple del NIT de la persona jurídica.

• Entrega de fotocopia simple del documento de identidad del representante legal.

• Entrega de fotocopia simple del documento de identidad del autorizado.

• Entrega de original o copia autentica del certificado de existencia y representación legal, expedido por la cámara de comercio de la persona jurídica con vigencia no superior a 30 días.

• Documento denominado “Declaración de recibo de pago del pasivo cierto no reclamado”, debidamente diligenciado, firmado y con autenticación de la firma del representante legal.

• El comprobante de pago será firmado por el tercero autorizado para reclamar el pago.

5.4. Pagos a menores de edad.

5.4.1. Original de autorización dada por uno de los padres al otro, la cual deberá estar autenticada por quien da la autorización, para recibir los derechos correspondientes al menor, requisito del que se prescindirá ante el fallecimiento de uno de los progenitores en original y copia autenticada.

5.4.2. En caso de que sea imposible de obtener autorización de uno de los padres se debe acudir ante el defensor de menores para que designe curador especial, providencia que se deberá presentar al fondo por la persona designada para el efecto.

5.4.3. Original o copia autenticada del registro civil del menor para establecer el parentesco.

5.4.4. Demás documentos exigidos para la persona natural.

5.5. Pagos en caso de fallecimiento del titular.

• El original o fotocopia autenticada de la escritura pública de protocolización de la sucesión contentiva del trabajo de partición y adjudicación de bienes o la correspondiente hijuela en que se adjudiquen los derechos reconocidos y cuyo pago ordenó la liquidación.

En caso de encontrarse en trámite de sucesión ante juzgado, deberá remitir al fondo:

• Original o fotocopia autenticada del auto de apertura de la sucesión con el certificado de las personas que son únicos herederos; y

• Original o fotocopia autenticada del auto del juez mediante el cual señale la persona con facultad de recibir el pago por concepto del pago del pasivo cierto no reclamado, correspondiente al causante.

Los demás casos de pagos bajo circunstancias no consideradas en el presente instructivo, serán remitidos para concepto de departamento jurídico del fondo.

5.6. Pagos por cesión de créditos.

5.6.1. Se deberá exigir la presentación de original del documento de cesión de derechos debidamente autenticado.

5.6.2. El nuevo beneficiario (cesionario) deberá acreditar los requisitos exigidos para el cobro, bien sea persona natural o jurídica.

6. Recomendaciones especiales.

El fondo deberá abstenerse de realizar el pago en caso de que se presenten personas a reclamar, cuyo número de documento de identificación o nombre no coincida plenamente con el que aparece en el listado por beneficiario del Pacinore, recibido de la entidad en liquidación.

Sin embargo, la omisión de un nombre y/o apellido en los listados remitidos por la liquidación, respecto de los que figuran en el documento de identificación (o viceversa) no configura error, por tanto se debe proceder al pago, efectuando en todo caso la verificación de la coincidencia plena del número de identificación.

En la medida en que las entidades en liquidación señalen o establezcan requisitos adicionales a los previstos en el presente instructivo para efectos de realizar el pago, se emplearán los mecanismos o instrumentos dispuestos por las mismas para que el fondo pueda realizar la labor de verificación y pago.

7. Informe de pagos y conciliación de la información.

El fondo deberá disponer de una relación consolidada tanto de los pagos efectuados, como de los no realizados. Igualmente deberá efectuar la correspondiente notificación al departamento de contabilidad para que este realice los siguientes registros:

Contabilización del pago
CódigoCuentaDébitoCrédito
11100502Bancos seg. Depósitos xxxxxxxxxxx
2595950510C X P Diversas Pacinorexxxxxxxxxxx 
 Sumas iguales  

El fondo organizará los documentos que soportan los pagos realizados, de acuerdo al número de documento de identificación del beneficiario del pago.

8. Aplicación extensiva.

El procedimiento descrito en el presente instructivo se aplicará en los eventos en que por aplicación de lo dispuesto en el Decreto 2211 de 2004 las entidades en liquidación forzosa administrativa entreguen al fondo las sumas no reclamadas por los acreedores.

9. Registro de la información.

La información remitida por la entidad y el registro de los pagos serán almacenados en una base de datos. Esta base de datos está centralizada en un servidor del fondo. El acceso a la información se hace con un usuario registrado en el sistema, protegido por una contraseña y a través de formularios y reportes diseñados para administrar la información de manera segura.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a beneficiarios del pasivo cierto no reclamado dentro del proceso liquidatorio de las entidades intervenidas por la Superintendencia Bancaria, cuyas sumas fueron entregadas por el respectivo liquidador al Fondo de Garantías de Instituciones Financieras, para su pago.

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