CARTA CIRCULAR 6 DE 2004 

(Diciembre 17)

Asunto: Posesión de órganos directivos.

Teniendo en cuenta la dilación y el desgaste administrativo que se presenta en el trámite de posesión de órganos directivos, elegidos en las asambleas ordinarias; los cuales en su mayoría se originan en la documentación allegada de forma incompleta. No obstante que han transcurrido más de cuatro (4) años algunas entidades no cumplen los requisitos previstos en la Circular Básica Jurídica, abocándonos a represamientos y retraso en las autorizaciones de posesión.

Por lo anterior, y con el ánimo de dinamizar este proceso, este despacho se permite precisar las siguientes instrucciones con base en la Circular Básica Jurídica, título segundo, capítulo tercero. Los documentos que se deben presentar son los siguientes:

1. Comunicación remisoria.

2. Acta* del consejo de administración donde se tomó la decisión de convocar a asamblea.

3. Resolución y/o acuerdo de convocatoria (la cual debe contener fecha de expedición, publicación).

4. Medio por el cual se comunica la convocatoria.

5. Verificación de asociados hábiles e inhábiles (basta la certificación de la junta de vigilancia, la cual deberá contener: fecha de verificación, número de asociados hábiles e inhábiles, fecha que se tuvo en cuenta para determinar la habilidad, fecha de expedición y publicación).

6. Si se trata de asamblea de delegados: copia del reglamento de elección y actas de escrutinio de los mismos.

7. Acta* de asamblea (debe especificar el número, lugar, fecha y hora de la asamblea, orden del día, verificación del quórum deliberatorio y decisorio, los nombres exactos y cédulas de identificación de cada uno de los asociados elegidos en los órganos de administración y control; además se deberá dejar constancia de los votos obtenidos en cada caso, así como quiénes continúan en período estatutario y quiénes son reelegidos).

8. Las hojas de vida de los designados deberán diligenciarse de forma completa, en original, preferiblemente a máquina o letra de imprenta legible (en el formato diseñado para tal fin, anexo, adjuntando: fotocopia de la cédula de ciudadanía, certificado del DAS, certificado de antecedentes disciplinarios, expedido por la procuraduría, antecedentes de la Junta Central de Contadores (R. F.); carta de aceptación del cargo, debidamente firmada y certificaciones de educación cooperativa), sin perjuicio de los que a juicio de esta entidad, se soliciten para evaluar la idoneidad de las personas a posesionar.

9. Los documentos tales como: certificados antecedentes del DAS, procuraduría, Junta Central de Contadores y de existencia y R. legal (cuando la revisoría la ejerza una persona jurídica), deben estar vigentes.

10. Certificación expedida por la junta de vigilancia sobre cumplimiento de los requisitos establecidos para ser consejero o representante legal.

11. Certificado de cámara de comercio, actualizado de la cooperativa.

(*): Las copias de las actas deben ser tomadas de libros oficiales. Además se recomienda inscribir en la cámara de comercio, formas continuas para imprimir tanto las actas de asamblea como consejero en computador, circunstancia que agiliza su realización y lectura.

NOTA: Los documentos soporte deben presentarse legajados en carpetas corrientes, en el orden aquí señalado. Se solicita no argollar ni empastar los documentos.

La documentación correspondiente deberá allegarse a más tardar dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la realización de la asamblea, so pena de incurrir en las sanciones previstas en el artículo 36 de la Ley 454 de 1998.

NOTA: Los formatos anexos a la presente circular pueden ser consultados en la Superintendencia de la Economía Solidaria.

N. del D.: Esta carta circular va dirigida a representantes legales y órganos de administración y control de las entidades sometidas a la supervisión de la delegatura financiera para la supervisión de la actividad financiera del cooperativismo.

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