CIRCULAR EXTERNA 12 DE 2004 

(Diciembre 16)

Asunto: Presentación de información financiera.

En desarrollo de lo previsto en los artículos 41 y 42 del Decreto 101 de 2000, artículo 4º del Decreto 2741 de 2001 y el fallo proferido por la Sala Plena del honorable Consejo de Estado de fecha 5 de marzo de 2002 y con el fin de fijar términos, requisitos y formalidades para la presentación de la información contable, financiera y estadística de las entidades sometidas a la supervisión de esta superintendencia, este despacho ha considerado conveniente, a partir de la presentación de información con corte a diciembre 31 de 2004, impartir las instrucciones que a continuación se señalan:

Las entidades sometidas a supervisión de la Superintendencia de Puertos y Transporte, deberán reportar la siguiente información, mediante el software diseñado para tal fin a través de Confecoop y los anexos a la Superintendencia de Puertos y Transporte así:

• Formulario oficial de rendición de cuentas a Confecoop.

• Información financiera de cierre de ejercicio a la Superintendencia de Puertos y Transporte.

1. Formulario oficial de rendición de cuentas:

Está constituido por los formatos incluidos en el software diseñado para tal fin por la Superintendencia de Puertos y Transporte y la Confederación de Cooperativas de Colombia, Confecoop, que se relacionan a continuación, actualizados con los cambios efectuados al Plan Único de Cuentas, PUC, determinados en las circulares de la Superintendencia de la Economía Solidaria 8 y 9 de 2004:

Formato 1PUC
Formato 2Identificación
Formato 3Aplicación de excedentes (rediseñado)
Formato 5Información estadística
Formato 10Productos y servicios-transporte
Formato 13Productos y servicios-otros servicios
Formato 14Directivos
Formato 16Relación de propiedades, planta y equipo
Formato 17Relación de inversiones (rediseñado)
Formato 19Informe individual de cartera de créditos
Formato 21Informe individual de aportes
Formato 23Red de oficinas
Formato 24Informe individual de parentescos
Formato 25Usuarios
Formato 26Evaluación de cartera de créditos
Formato 37Inversión programas de educación formal (nuevo)
Formato 38Información no reportada (nuevo)
Formato 80Procesos judiciales en contra (nuevo)
Formato 81Erogaciones a directivos (nuevo)

En consecuencia, las cooperativas que prestan servicio público de transporte terrestre automotor, fluviales y operadores portuarios cooperativos, no deben reportar los formatos 4, 6, 7, 8, 18, 20, 27, 28 y 29, 33, 34, 35, 36 y 39 ya que no ejercen actividad financiera, solo deben reportar los anteriormente enunciados.

Nuevos formatos a diligenciar para corte de diciembre 31 de 2004

Se adoptan los formatos adjuntos que las entidades con actividad transportadora y operadores portuarios deberán remitir a partir del cierre de operaciones del año 2004 y se imparten en anexo las instrucciones correspondientes al diligenciamiento de los formatos F.3, F.17, F.37, F.38, F.80 y F.81.

1.1. Medio de reporte.

La entidad encargada de efectuar la distribución del software y sus actualizaciones será Confecoop. El valor de venta del software de captura de los estados financieros e información estadística, será el mismo establecido para las entidades vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria. Los sitios de distribución de dicho software, la dirección de los sitios de recepción, así como las fechas, medios y formas, serán informados por la confederación, a través de su página web www.portal cooperativo.coop con por lo menos quince días (15) de antelación a la fecha de presentación del reporte generado por el software.

Las entidades deberán presentar el formulario oficial de rendición de cuentas vía internet a la siguiente dirección: efinancieros@portalcooperativo.coop y Confecoop emitirá el respectivo control de recepción. Las entidades también podrán presentar el formulario oficial de rendición de cuentas por medio magnético a la Confederación de Cooperativas de Colombia, Confecoop, en los sitios y medios de recepción designados por esta, identificados con la siguiente información:

— Nombre completo de la entidad.

— Sigla.

— Número de identificación tributaria, NIT.

— Fecha de corte de la información contenida.

— Tipo de entidad de acuerdo con el siguiente cuadro.

Para efectos del diligenciamiento del software se entienden por tipos de entidad los siguientes, incluidas las cooperativas en liquidación:

Tipo de entidadDescripción
3Cooperativas especializadas diferentes de ahorro y crédito
4Cooperativas multiactivas o integrales sin sección de ahorro y crédito
10Cooperativas de aportes y crédito
11Cooperativas de trabajo asociado

Al verificar el contenido del archivo entregado por la entidad, Confecoop expedirá a la entidad supervisada el control de recepción en el que conste la relación de formatos entregados.

La presentación del formulario oficial de rendición sin las formalidades y términos exigidos, se entenderá como no presentada.

La información del formulario oficial de rendición de cuentas debe ser fiel copia de lo consignado en los libros de contabilidad y reflejar los hechos económicos de la entidad. La responsabilidad de la calidad de la información recae sobre el representante legal, el contador y el revisor fiscal.

Cuando por algún motivo fuere necesaria la retransmisión de esta información, las entidades deberán indicar las razones y enviar la información completa (con todos los formatos que debe reportar) por los medios señalados en esta circular, a la Confederación de Cooperativas de Colombia; previa autorización de la Superintendencia de Puertos y Transporte-grupo societario y cooperativo.

1.2. Periodicidad.

Las entidades sometidas a la supervisión de la Superintendencia de Puertos y Transporte, deberán reportar los formatos del formulario oficial de rendición de cuentas descrito en el numeral 1.1 de la presente circular, con una periodicidad: anual.

1.3. Fechas de presentación.

Entidades sujetas a supervisión. Estas entidades deberán presentar a Confecoop el formulario oficial de rendición, con corte a diciembre 31 de 2004, hasta el 28 de febrero de 2005.

2. Información financiera de cierre de ejercicio:

Presentación de documentos. Se entenderá como información financiera de cierre de ejercicio, la relacionada con el corte del ejercicio económico a diciembre 31 de cada año. Los siguientes serán los documentos a remitir a la Superintendencia de Puertos y Transporte ubicada en la calle 13 Nº 18-24 edificio Estación de la Sabana de Bogotá, D.C.

2.1. Estados financieros básicos. Los siguientes estados financieros básicos con corte a diciembre 31, se deberán remitir debidamente certificados, dictaminados y comparados con el ejercicio inmediatamente anterior:

— Balance general.

— Estado de resultados.

— Estado de cambios en el patrimonio.

— Estado de cambios en la situación financiera.

— Estado de flujos de efectivo.

2.1.2. Notas a los estados financieros. Son aquellas explicaciones que se hacen a cada uno de los rubros del balance comparativo, teniendo en cuenta su importancia relativa, observando de todos modos las normas técnicas sobre revelaciones contempladas en el capítulo III del Decreto 2649 de 1993.

2.1.3. Dictamen del revisor fiscal. El revisor fiscal en su dictamen deberá tener en cuenta lo señalado en las demás normas legales relacionadas con el ejercicio de la actividad profesional.

2.1.4. Copia del acta de asamblea general. El acta deberá estar suscrita por el presidente y secretario y por la comisión designada para la aprobación de la misma, cuando se designe.

2.1.5. Informe de gestión. Este informe deberá contener una exposición fiel sobre la evolución de los negocios, su situación económica, social, administrativa y jurídica.

El informe deberá incluir igualmente indicaciones sobre los acontecimientos importantes acaecidos después del ejercicio, la evolución previsible de la entidad, las operaciones celebradas con los asociados y con los administradores y el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la entidad.

2.1.6. Aplicación de excedentes. Con base en la decisión tomada por la asamblea general, el representante legal y el revisor fiscal suscribirán el formato 3.

2.1.7. Procesos judiciales en contra. Según formato 80.

2.1.8. Certificado de existencia y representación legal. Actualizado.

2.1.9. Copia de la resolución de habilitación. Como cooperativa prestadora de servicio público de transporte terrestre automotor o fluvial y como operador portuario cooperativo, para aquellas que no la han enviado o recientemente la han adquirido.

2.2. Fechas de presentación.

Las entidades sujetas a supervisión deberán presentar la información financiera de cierre de ejercicio impresa en papel y radicarla o enviarla por correo certificado a la Superintendencia de Puertos y Transporte calle 13 Nº 18-24 Bogotá, a más tardar dentro de los treinta días calendario siguientes a la celebración de la asamblea general en donde se aprobaron los estados financieros básicos.

3. Disposiciones varias.

3.1. Balance inicial de operaciones.

Al iniciar actividades, las entidades elaborarán un balance general debidamente discriminado a la fecha de obtener el registro en la cámara de comercio o la entidad que haga sus veces, el cual debe estar acompañado de una relación detallada de cada una de las cuentas que lo conforman y un listado general de los asociados con su documento de identidad y aportes respectivos. Este debe ser suscrito por el representante legal, contador y revisor fiscal y se presentará, por parte de las entidades, a esta superintendencia dentro del mes siguiente al registro de la entidad.

Tanto el contador como el revisor fiscal deberán anexar al balance inicial fotocopia de la tarjeta profesional.

3.2. Verificaciones.

La Superintendencia de Puertos y Transporte podrá en cualquier momento, verificar la información suministrada en los estados financieros, solicitando cuando sea del caso los documentos adicionales, efectuando visitas de inspección y revisión o adoptando las demás medidas que estime pertinentes.

En caso de encontrar inexactitudes, esta superintendencia aplicará las sanciones correspondientes, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes, o dará traslado a la autoridad competente según sea el caso.

3.3. Efectos de la aprobación de los estados financieros por parte de la asamblea general.

De conformidad con las disposiciones legales vigentes, la aprobación de los estados financieros de las organizaciones de la economía solidaria le corresponde a la asamblea general.

Dicha aprobación por parte de la asamblea, no exonera de responsabilidad a los integrantes de los órganos de administración, representante legal, contador y revisor fiscal, que hayan desempeñado dichos cargos durante el ejercicio por los actos y omisiones que impliquen el incumplimiento de normas legales, estatutarias y reglamentarias, en caso de ser requeridos por parte de la Superintendencia de Puertos y Transporte o de otra autoridad competente.

Los estados financieros certificados por el representante legal y el contador y dictaminados por el revisor fiscal, serán el instrumento para determinar la situación económica de la entidad, siendo por tanto responsables de sus efectos hacia el futuro.

3.4. Extemporaneidad y sanciones.

La no presentación o la presentación extemporánea del formulario oficial de rendición y de la información financiera de cierre de ejercicio dará lugar a las sanciones legales pertinentes por parte de esta superintendencia.

4. Vigencias y derogatorias.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación.

ANEXO

Instrucciones diligenciamiento formatos 3, 17, 37, 38, 80 y 81

ANEXO

Instrucciones para el diligenciamiento del formato 3

TemaExcedentes
Nombre de proforma:Aplicación de excedentes
Número de formato:Formato 3
Objetivo:Conocer la información relacionada con los títulos de deuda y participativos de las inversiones negociables, disponible para la venta, para mantener hasta el vencimiento y otras inversiones.

Instructivo:

Generalidades

— La información se reporta en pesos y corresponde al período respectivo.

Cuerpo del formato

En este formulario se reporta la forma cómo se generó el resultado del ejercicio, así como la forma cómo será aplicado el mismo y cómo fue aplicado el del cierre del ejercicio inmediatamente anterior. Para ello se adiciona la columna 02-Ejecutado del ejercicio anterior y se crea un nuevo renglón: unidad de captura 03 y renglón 005-Inversión en educación formal.

Cuerpo del formulario

• Columna 01 (Cierre ejercicio actual): para cada uno de los renglones se diligencia el valor de la propuesta de distribución de los excedentes del cierre del ejercicio, que se llevará a la asamblea general o el valor aprobado por la asamblea.

• Columna 02 (Ejecutado del ejercicio anterior): para cada uno de los renglones se diligencia el valor real ejecutado de los excedentes correspondientes al cierre de ejercicio del año inmediatamente anterior al del reporte de información.

• Unidad de captura 01: este grupo corresponde a la forma como se generó el resultado del ejercicio. Se subdivide en los siguientes renglones:

• Renglón 005-Resultado operacional distribuible: indica el valor del excedente del ejercicio originado en operaciones provenientes del desarrollo del objeto social de la entidad.

• Renglón 010-Resultado no operacional: indica el resultado originado en actividades diferentes a las del objeto social o giro normal de los negocios de la entidad.

• Renglón 015-Resultado con terceros: indica el resultado originado en operaciones con no asociados, sin incluir aquellas entidades con mandato cooperativo o en desarrollo del acuerdo cooperativo para las cooperativas de trabajo asociado.

• Renglón 999-Resultados del ejercicio: corresponde al excedente o pérdidas del ejercicio reflejado en la cuenta 590000 y corresponde a la suma de los renglones 005, 010 y 015 de la unidad de captura 01.

• Unidad de captura 02: este grupo corresponde a la forma como se distribuye el resultado del ejercicio. Se subdivide en los siguientes renglones:

• Renglón 003-Aplicación fondo especial: corresponde al traslado que de conformidad con las normas legales vigentes, deben hacer las cooperativas de sus excedentes provenientes de operaciones con terceros, según lo descrito en el renglón 015 de la unidad de captura 01.

• Renglón 005-Compensación de pérdidas de ejercicios anteriores: se registra el valor, en caso de que la entidad, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes, utilice parte o el total del excedente para cubrir pérdidas de ejercicios anteriores, si existen.

• Renglón 010-Restablecimiento reserva de protección de aportes: se registra el valor, en caso de que la entidad, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes, deba utilizar los excedentes para restablecer la reserva de protección de aportes a los niveles en que se encontraba antes de ser utilizada para compensar pérdidas, si es del caso.

• Renglón 020-Reserva protección de cartera: corresponde a la aplicación que se hace de los excedentes a la reserva que ampare la cartera de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

• Renglón 025-Reserva de protección de aportes sociales: representa el valor apropiado de los excedentes o resultado positivo, conforme a las disposiciones legales vigentes, con el propósito de proteger el patrimonio social. Corresponde como mínimo al 20% del excedente operacional.

• Renglón 030-Fondo de educación (Pasivo): representa los recursos destinados a prestar los servicios de educación, tanto a los asociados, a sus familiares, como a los trabajadores, de acuerdo con las disposiciones legales, estatutarias o las disposiciones de la asamblea general. Corresponde como mínimo el 20% del excedente a distribuir.

• Renglón 035-Fondo de solidaridad (Pasivo): representa los recursos destinados para atender el servicio de ayuda a sus asociados, de acuerdo con las normas legales vigentes y la reglamentación que exista en la entidad. Corresponde como mínimo al 10% del excedente a distribuir.

• Renglón 040-Fondo de previsión, asistencia y solidaridad (Pasivo): corresponde al valor que la entidad tenga destinado aplicar al incremento de fondos con destinación a previsión, asistencia y servicios comunes y solidaridad tanto a los asociados como a sus familiares de acuerdo con las normas legales y estatutarias, debidamente aprobado por la asamblea.

• Renglón 045-Otros fondos pasivos: corresponde al valor que la entidad tenga destinado para aplicar a otros fondos pasivos, aprobados por la asamblea.

• Renglón 050-Fondo revalorización de aportes: representa el valor apropiado del remanente de los excedentes, una vez efectuadas las aplicaciones de ley correspondiente, el cual se destinará en todo o en parte a la revalorización de los aportes sociales, teniendo en cuenta las alteraciones de su valor real.

• Renglón 055-Retornos a asociados: corresponde al valor que la entidad tenga destinado aplicar como retorno cooperativo.

• Renglón 060-Fondo para amortización de aportes: representa el valor de los recursos provenientes de los excedentes apropiados, con destino a la readquisición o amortización de aportes de los asociados de conformidad con lo previsto en los estatutos, debidamente aprobado por la asamblea.

• Renglón 065-Otras reservas (Patrimoniales): corresponde al valor que la entidad tenga destinado aplicar otras reservas distintas de las anteriores.

• Renglón 070-Otros fondos (Patrimoniales): corresponde al valor que la entidad tenga destinado a aplicar a otros fondos distintos de los anteriores.

• Renglón 999-Total aplicación de excedentes: corresponde a la suma de los renglones 005, 010, 015, 020, 025, 030, 035, 040, 045, 050, 055, 060, 065 y 070 de la unidad de captura 02.

• Unidad de captura 03: corresponde a un único renglón así:

• Renglón 005-Inversión en educación formal: corresponde al valor que la entidad tiene destinado o destinó para inversión en educación formal. Se debe reflejar como mínimo el 20% del remanente (10% del excedente) para el año 2003 y el 20% del excedente a partir del año 2004, tomados de los fondos de educación y solidaridad.

Instrucciones para el diligenciamiento del formato 17

TemaInversiones
Nombre de proforma:Relación de inversiones
Número de formato:Formato 17
Objetivo:Conocer la información relacionada con los títulos de deuda y participativos de las inversiones negociables, disponible para la venta, para mantener hasta el vencimiento y otras inversiones con el propósito de establecer la valoración.

Instructivo:

Generalidades

— La información se reporta en pesos y corresponde al período respectivo.

Cuerpo del formato

El formato está dividido en tres grupos: una para las inversiones negociable y disponibles para la venta que obligatoriamente se valoran a precio de mercado de acuerdo con los procedimientos contemplados en el numeral 6.1.1 del capítulo I de la Circular Básica Contable y Financiera.

El segundo grupo se relaciona con las inversiones para mantener hasta el vencimiento que corresponden a títulos de deuda únicamente y se valoran en forma exponencial a partir de la tasa interna de retorno calculada en el momento de la compra de acuerdo con los procedimientos contemplados en el numeral 6.1.2 del capítulo I de la Circular Básica Contable y Financiera.

El tercero y último grupo se relaciona para “Otras inversiones” que se contabilizan en el código 1987 ya sean en acciones, cuotas o partes de interés social o aportes sociales.

Los siguientes son los campos que utilizan en el primer y segundo grupo del formato:

• Código contable: se indicará para cada inversión de acuerdo con la clasificación el código de la subcuenta respectiva del Plan Único de Cuentas correspondiente.

• Nombre del emisor: se anotará la razón social de la entidad donde se poseen las inversiones o emisor del título.

• NIT: corresponde al NIT de la entidad donde se poseen las inversiones o quien expidió el título.

• Clase de título: si es título de deuda o título participativo de acuerdo con el numeral 3º del capítulo I de la Circular Básica Contable y Financiera.

• Número del título: señalar el número con el cual se identifica el título objeto de la inversión, ya sea de deuda o participativo.

• Fecha de emisión: indicar la fecha de emisión del título respectivo.

• Fecha de vencimiento: indicar la fecha de vencimiento del título. Para el caso de los títulos participativos no existe fecha de vencimiento.

• Fecha de adquisición: corresponde a la fecha en que se realizó la inversión. En caso de haberse adquirido acciones en diferentes fechas estas se describirán separadamente, al igual que las acciones con valores de compra diferentes. Debe ser menor que la fecha de reporte.

• Valor de adquisición: es la cuantía de dinero que se desembolsó para adquirir la inversión, es igual al monto de la inversión. En caso de inversiones en entidades del exterior se anotará el valor de la inversión, señalando por escrito a la Superintendencia de la Economía Solidaria, el monto equivalente en pesos.

• Número de acciones o cuotas: se registra el total de las acciones o cuotas o partes de interés social poseídas.

• Valor nominal: indicar el valor nominal o facial del título sea de deuda o participativo.

• Periodicidad de pago: es el tiempo de pago de intereses, expresado en días.

• Modalidad de pago: es la modalidad de la tasa: vencido o anticipado.

• Tasa facial: es la tasa de interés fijado en la cara del título para los títulos de deuda que se tranza en términos efectivos, única tasa a la fecha de corte.

• Plazo: es el plazo en términos de días (30 días-180 días-360 días, etc.).

• Fecha de valoración: se registra la fecha de corte del respectivo mes.

• Tasa de referencia: se registra la tasa de referencia dada por la bolsa de valores para los títulos de deuda dados en términos efectivos anuales.

• Margen categoría título: se registra el valor extractado de la bolsa de valores que indica los puntos adicionales que ha pagado el título sobre la tasa de referencia.

• Tasa de descuento: es la sumatoria ponderada en términos efectivo anual, calculada sobre la base de un año de 365 días compuesta de una tasa de referencia y un margen que refleja los diferentes riesgos no incorporados en dicha tasa.

• Precio en fecha de valoración: cuando el título de deudas se negocia recurrentemente en bolsa y en la misma se encuentra la información de precio del título.

• Tasa interna de retorno: es la valoración en forma exponencial a partir de la tasa interna de retorno calculada en el momento de la compra. Si el indicador facial cambia, la tasa interna de retorno se debe calcular cada vez a la fecha de corte.

• Provisión: se registra el menor valor resultante al comparar el valor de mercado, frente al monto de la inversión en libros.

• Valorización: es la diferencia que se registra cuando el valor de mercado de los títulos negociables es superior a la valorización exponencial a partir de la tasa interna de retorno calculada en el momento de la compra (num. 7.3 del Cap. I de la Circular Básica Contable y Financiera).

• Valor de la inversión: valor adquirido más el efecto de la valoración a fecha de corte.

• Valoración: se registra el mayor valor resultante al comparar el valor de mercado frente al monto de la inversión.

Para el tercer grupo otras inversiones los campos designados son los siguientes:

• Clase de título: si es acciones, cuotas o partes de interés social o aportaciones en cooperativas u organismos sin ánimo de lucro.

• Número del título: señalar el número con el cual se identifica el título objeto de la inversión, si lo tiene.

• Fecha de emisión: indicar la fecha de emisión del título respectivo.

• Fecha de adquisición: corresponde a la fecha en que se realizó la inversión. En caso de haberse adquirido acciones en diferentes fechas estas se describirán separadamente, al igual que las acciones con valores de compra diferentes. Debe ser menor que la fecha de reporte. Para el caso de los aportes sociales en organizaciones cooperativas, la fecha de inversión será la del último desembolso.

• Valor de adquisición: es la cuantía de dinero que se desembolsó para adquirir la inversión, es igual al monto de la inversión.

• Valor nominal: indicar el valor nominal o facial del título cuando sean acciones u otra clase de título.

• Fecha del valor intrínseco o de aportación: corresponde la fecha en que le certificaron el valor intrínseco o el valor de la aportación.

• Valor intrínseco: es igual al valor patrimonial debidamente certificado por la entidad respectiva.

• Valor de aportación o acciones: corresponde al valor del aporte social respectivo en libros al corte del mes.

• Número de acciones o cuotas: se registra el total de las acciones o cuotas o partes de interés social poseídas.

• Provisión: se registra el menor valor resultante al comparar el valor patrimonial o intrínseco o el valor de la aportación, frente al monto de la inversión en libros.

• Valorización: es la diferencia que se registra cuando el valor intrínseco multiplicado por el número de acciones poseídas supera el valor de adquisición o costo en libros.

Validaciones:

Valor de la inversión. (Inversiones negociables y/o disponible para la venta) es la sumatoria de la cuenta mayor 1204 + 1206 + 1213 + 1216.

Valor de la inversión. (Inversiones para mantener hasta el vencimiento) es igual a la cuenta 1208.

Valor de aportación o acciones. (Otras inversiones) es igual a la cuenta 1987.

Provisión. (Inversiones negociables y/o disponible para la venta) es igual a la sumatoria de: 1286 + 1287 + 1289 + 1291.

Provisión. (Inversiones para mantener hasta el vencimiento) es igual a la cuenta 1288.

Provisión. (Otras inversiones) debe ser igual a cuenta 199935.

Instrucciones para el diligenciamiento del formato 37

TemaEducación formal
Nombre de proforma:Inversión en programas de educación formal
Número de formato:Formato 37
Objetivo:Conocer la información relacionada con los desembolsos efectuados con el propósito de dar cumplimiento a las normas tributarias vigentes en relación con la inversión en educación formal.

Instructivo:

Generalidades

— La información se reporta en pesos y corresponde al período respectivo.

Mediante este formato, se deben incluir todos los desembolsos efectivos realizados por la entidad durante el año, para inversión en programas de educación formal. Se debe generar un registro por cada detalle de las columnas: entidad beneficiaria, destino, nivel de educación, fondo de origen de los recursos, beneficiarios y estrato socio-económico.

Cuerpo del formulario

• Columna 01 (identificación entidad beneficiaria): se debe reportar el número de identificación de la entidad con la cual se estableció el convenio.

• Columna 02 (nombre de la entidad beneficiaria): nombre o razón social de la entidad con que se establece el convenio.

• Columna 03 (tipo de entidad beneficiaria): secretaría de educación/Icetex/Establecimiento cooperativo/Establecimiento público educativo/Establecimiento privado educativo.

• Columna 04 (resolución de Ministerio de Educación): número de resolución del Ministerio de Educación, para el establecimiento educativo.

• Columna 05 (municipio de ubicación): código de municipio donde está ubicado el establecimiento educativo, de acuerdo con la tabla del DANE.

• Columna 06 (destino): matrículas/pensiones/textos escolares/materiales/uniformes/transporte/fondo Icetex/fondo secretaría de educación.

• Columna 07 (nivel de educación): corresponde a los siguientes tipos de programas de educación formal: Preescolar/Primaria/Secundaria/Técnico/Tecnológico/Universidad (Pregrado)/Posgrados.

• Columna 08 (fondo origen de los recursos): indica si el dinero fue con cargo al fondo de educación o al fondo de solidaridad.

• Columna 09 (beneficiarios): asociados/familiares asociados/trabajadores/comunidad.

• Columna 10 (estrato): corresponde al estrato socio-económico beneficiario del programa. Rango 1 al 6.

• Columna 11 (Número de beneficiarios): número total de personas beneficiadas con el programa que agrupe las siguientes variables: entidad beneficiaria, destino, nivel de educación, fondo de origen de los recursos, beneficiarios y estrato socio-económico.

• Columna 12 (monto): monto total de los recursos desembolsados para el programa que agrupe las siguientes variables: entidad beneficiaria, destino, nivel de educación, fondo de origen de los recursos, beneficiarios y estrato socioeconómico.

Validaciones:

El total de los registros de la columna 12 (Monto) debe ser igual al valor reportado en la columna 02, unidad de captura 03, renglón 005 del formato de aplicación de excedentes.

Instrucciones para el diligenciamiento del formato 38

Tema:Información no reportada
Nombre de proforma:Relación de información no reportada
Número de formato:Formato 38
Objetivo:Toda entidad debe reportar los formatos descritos en el capítulo XIII de la Circular Básica Contable y Financiera dependiendo de su nivel de supervisión. Cuando no le aplica un formato la entidad debe diligenciar el formato 38.

Instructivo:

Generalidades

— La información se reporta en pesos y corresponde al período respectivo.

— Mediante este formato, se deben incluir todos aquellos formatos que no reportan información, ya sea porque no poseen registros contables o no les aplica por su naturaleza.

Cuerpo del formulario

• Columna 01 (código del formato): corresponde al código del sistema Sigcoop con el cual se identifica el formato. El sistema desplegará el nombre del formato.

• Columna 02 (motivo): causa por la cual no se está reportando información del formato. Las causas son las siguientes: No aplica a la entidad/No posee registros contables/No presenta información para reportar.

Validaciones:

Al momento de generar el archivo, el Sigcoop valida el diligenciamiento de la totalidad de los formatos. En caso de no haber diligenciado alguno, este debe existir en el formulario 38-Relación de información no reportada.

Instrucciones para el diligenciamiento del formato 80

TemaEstado procesos judiciales
Nombre de proforma:Procesos judiciales en contra
Número de formato:Formato 80
Objetivo:Conocer la información relacionada con el estado de los procesos judiciales contra los entes vigilados y mantener las provisiones correspondientes actualizadas en las cooperativas que prestan servicio público de transporte terrestre, fluvial y operador portuario.

Instructivo:

Generalidades

— La información se reporta en pesos y corresponde al período respectivo.

Cuerpo del formato

Se deben registrar las demandas contra la cooperativa de las que tenga conocimiento al corte de la información financiera requerida.

Los datos solicitados en cada una de las columnas deben ser totalmente diligenciados teniendo en cuenta las observaciones que a continuación se detallan, con el fin de que dicho anexo pueda ser validado.

Columna 1. Tipo de identificación. Esta columna se debe llenar seleccionando el tipo de identificación correspondiente, que posea el demandante, esto es: cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad, NIT, cédula de extranjería, pasaporte o registro civil.

Columna 2. Número de identificación. Corresponde al número de identificación del demandante, el cual ha sido asignado por la Registraduría Nacional del Estado Civil, para el caso de las cédulas de ciudadanía y las tarjetas de identidad, y por la Administración de Impuestos Nacionales, para los NIT.

Columna 3. Nombre o razón social. Nombre completo del demandante. Debe corresponder al descrito en el respectivo documento de identificación, la razón social de la sociedad que aparece registrada en el certificado de cámara de comercio o el nombre que aparece en la escritura de constitución.

Columna 4. Origen de la demanda. Esta columna se debe llenar seleccionando los tipos de demandas correspondientes, es decir, si las mismas son: civiles, laborales, y otros. Si ninguna de las demandas se ajustan a las relacionadas, seleccione la opción “otros” y escriba el nombre correspondiente a dicha demanda.

Columna 5. Saldo de la obligación. Debe presentarse el valor total de la obligación a la fecha de corte de la información, por concepto de capital, intereses corrientes y de mora. Esta columna no permite ingresar valores negativos.

Columna 6. Cuantía de la demanda. Corresponde al valor por el cual se inició la demanda y el cual se pretende como producto de la misma.

Columna 7. Valor de la provisión. Valor provisionado por la cooperativa para las contingencias derivadas de la demanda, de acuerdo con las normas o principios de contabilidad generalmente aceptados. Esta columna no permite ingresar valores negativos.

Columna 8. Fecha de iniciación del proceso. Fecha de aceptación de la demanda por parte del juzgado respectivo.

Columna 9. Autoridad judicial. Corresponde al nombre de la autoridad judicial a la que le corresponde el proceso. Se debe diligenciar seleccionando la misma, de acuerdo con la letra con la cual inicia el nombre de la autoridad correspondiente, el cual se encuentra en el apéndice de esta guía.

Columna 10. Municipio de la jurisdicción. En esta columna se debe diligenciar seleccionando el municipio en donde se encuentre ubicada la jurisdicción de la autoridad judicial, el cual se encuentra en la tabla de unidades judiciales de esta guía.

Columna 11. Estado del proceso. Indicará la etapa en que se encuentra el mismo. Se debe seleccionar una de las siguientes, según corresponda: inicio, notificación, contestación demanda, etapa probatoria, sentencia, y otros. Si ninguno de los procesos se ajustan a los relacionados, seleccione la opción “otros” y escriba el nombre correspondiente a dicho proceso.

Tabla de unidades judiciales

Juzgado promiscuo municipal.

Juzgado civil municipal.

Juzgado penal municipal.

Juzgado civil del circuito.

Juzgado penal del circuito.

Juzgado laboral del circuito.

Juzgado del circuito comercio.

Tribunal Superior Sala Civil.

Tribunal Superior Sala Penal.

Tribunal Superior Sala Laboral.

Tribunal Superior Sala Agraria.

Sala de Casación Civil.

Sala de Casación Penal.

Sala de Casación Laboral.

Instrucciones para el diligenciamiento del formato 81

TemaPagos a miembros de consejo de administración
Nombre de proforma:Erogaciones a directivos
Número de formato:Formato 81
Objetivo:Conocer la información relacionada con las operaciones realizadas con directivos de las cooperativas que prestan servicio público de transporte terrestre, fluvial y operador portuario.

Instructivo:

Generalidades

— La información se reporta en pesos y corresponde al período respectivo.

Cuerpo del formato

Se deben el acumulado total de desembolsos durante el año únicamente a los miembros del consejo de administración para los siguientes conceptos: honorarios, comisiones, laborales y otros.

Columna 1. Tipo de identificación. Esta columna se debe llenar seleccionando el tipo de identificación correspondiente, que posea el directivo, esto es: cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad, NIT, cédula de extranjería, pasaporte o registro civil.

Columna 2. Número de identificación. Corresponde al número de identificación del directivo, el cual ha sido asignado por la Registraduría Nacional del Estado Civil, para el caso de las cédulas de ciudadanía y las tarjetas de identidad, y por la Administración de Impuestos Nacionales, para los NIT. El directivo debe estar previamente creado en el formulario de usuarios.

Nombre o razón social. Se muestra la información del registro de usuarios correspondiente.

Columna 3. Concepto. Seleccionar si corresponde a honorarios, comisiones, laborales u otros conceptos.

Columna 4. Valor total desembolsado. Corresponde al valor total anual para el concepto seleccionado.

Nota: Se debe crear un registro para cada directivo y por cada concepto.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a los representantes legales, miembros de los órganos de administración y vigilancia y revisores fiscales de las cooperativas que prestan servicio público de transporte terrestre automotor y fluviales, y operadores portuarios cooperativos sometidos a la supervisión de la Superintendencia de Puertos y Transporte.

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