INSTRUCTIVO 17 DE 2004 

(Diciembre 31)

Ref.: Procedimiento general para el diligenciamiento del informe denominado “Avance saneamiento contable” de conformidad con la Ley 716 de 2001, prorrogada y modificada por la Ley 901 de 2004.

(Nota: Derogado por el Instructivo 21 de 2006 de la Contaduría General de la Nación)

Este despacho, en cumplimiento de sus funciones legales y en particular las establecidas en el literal a) del artículo 3º y literal q) del artículo 4º de la Ley 298 del 23 de julio de 1996, y el Decreto 143 de 2004, se permite impartir las instrucciones para el diligenciamiento del informe denominado “Avance saneamiento contable” de conformidad con el artículo 7º de la Ley 901 del 26 de julio de 2004.

1. Procedimientos generales para el diligenciamiento del informe denominado “avance saneamiento contable”.

1.1. Plazo para su presentación.

Los entes públicos a que se refiere la Resolución 250 del 4 de julio del 2003, expedida por el contador general de la Nación, y que deben adelantar procesos de saneamiento contable de conformidad con la Ley 716 de 2001, prorrogada y modificada por la Ley 901 de 2004, presentarán a la Contaduría General de la Nación, CGN, la información relacionada con este proceso, de acuerdo con el formato anexo, en las siguientes fechas:

Información a:Fecha de presentación
31 de diciembre de 200415 de marzo de 2005
31 de marzo de 200530 de abril de 2005
30 de junio de 200531 de julio de 2005
30 de septiembre de 200531 de octubre de 2005
31 de diciembre de 200515 de febrero de 2006

1.2. Requisitos de forma.

1.2.1. Presentación en medio magnético. El informe de avance de saneamiento contable correspondiente a la fecha de corte 31 de diciembre de 2004, debe presentarse únicamente en medio magnético; para el efecto, las entidades deberán grabar en un disquete de 3.5” o CD ROM, en la fecha establecida anteriormente, el cual deberá identificarse en la etiqueta con los siguientes datos: código y nombre del ente público, nombre del archivo y fecha de corte.

Para su reporte a la CGN se debe tener en cuenta:

Tipo de archivo. Excel.

Valores. Se expresarán en miles de pesos, sin utilizar decimales, para lo cual se aproximará al múltiplo de mil más cercano, teniendo en cuenta reducir al valor inferior si el decimal es de 1 a 49 y aproximar al inmediato superior si el decimal es de 50 a 99.

Fecha de corte. El formato de la fecha tendrá la estructura DD/MM/AAAA. Ejemplo 31/12/2004. No se acepta ningún otro tipo de formato por motivos de validación.

Nombre del archivo: “CGN2004 Saneamiento contable.007”, guardado como tipo Libro de Microsoft Excel 5.0/95.

1.2.2. Presentación a través de la página web. Para las fechas de corte correspondientes a marzo 31, junio 30, septiembre 30 y diciembre 31 de 2005, el informe de avance de saneamiento contable será diligenciado y remitido a la Contaduría General de la Nación a través de la página web, en la dirección www.contaduria.gov.co.

2. Diligenciamiento del informe “avance saneamiento contable”.

2.1. Información reportada en medio magnético.

2.1.1. Información general.

Para el diligenciamiento y reporte del informe que debe ser enviado con fecha de corte a 31 de diciembre de 2004 en medio magnético, se tendrá en cuenta:

— Los valores se deben reportar a nivel de cuenta y subcuenta, según los datos que aparecen en el informe de avance del saneamiento anexo al presente instructivo.

— Sólo se reportarán los saldos de las cuentas y subcuentas que aparecen en el informe de avance del saneamiento anexo al presente instructivo.

2.1.2. Información específica.

El informe consta de tres partes:

• Un encabezado para diligenciar los datos de la entidad reportante.

• Una encuesta sobre los avances realizados en el proceso de saneamiento contable.

• Un cuadro para registrar las cifras que afectan la contabilidad del ente público, producto de la aplicación de las normas que reglamentan el proceso de saneamiento contable.

2.1.2.1. Encabezado: Filas 1 a 5.

Celda B1. Departamento al cual corresponda la entidad reportante.

Celda B2. Municipio correspondiente.

Celda B3. Nombre de la respectiva entidad.

Celda B4. Código asignado por la CGN al ente público.

Celda B5. Fecha de corte (DD/MM/AAAA)

Celda E1. Nombre del informe “CGN2004Saneamientocontable.007”.

2.1.2.2. Preguntas: Las respuestas a las preguntas se diligenciarán en la columna H, a partir de la fila 9, y hasta la fila 24. De la fila 9 y hasta la fila 23, por cada pregunta, debe escribir uno (1) si la respuesta es afirmativa (sí); o cero (0) si es negativa (no). La respuesta a la pregunta que aparece en la fila 24 debe diligenciarse en formato porcentaje. Ejemplo: 50%, 47%, 25%, 82%.

2.1.2.3. Catálogo de cuentas: Fila 27 en adelante.

A partir de la celda A27 inician los códigos de cuentas y subcuentas del catálogo general de cuentas del PGCP, correspondientes al propósito del informe.

Celda C26-Saldo al 31 de diciembre y hallazgos posteriores. Para cada una de las cuentas 1996-bienes y derechos en investigación administrativa, 1997-provisión para bienes y derechos en investigación administrativa, 2996-obligaciones en investigación administrativa y sus correspondientes subcuentas, según corresponda, debe indicarse el saldo existente a diciembre 31 de 2003, adicionado con todos los valores que, con posterioridad a esta fecha, se hayan determinado como no razonables y hubieran sido objeto de reclasificación.

El saldo existente en las cuentas 3138 y 3258-Efecto del saneamiento contable con corte a 31 de diciembre de 2003 debe ser cero (0).

Para los informes a presentar durante el año 2005 a través de la página web, el saldo de esta columna corresponderá al valor de estas partidas con corte a 31 de diciembre de 2004.

Celda D26-Eliminaciones. Corresponde a los valores de bienes, derechos y obligaciones que previo cumplimiento de la Ley 716 de 2001, prorrogada por la Ley 901 de 2004, han sido eliminadas de la información contable de la entidad mediante acto administrativo suscrito por la instancia administrativa competente. Para el reporte con fecha de corte 31 de diciembre de 2004 los valores serán los acumulados en el proceso de saneamiento contable desde el uno (1) de enero de 2004. Para los reportes con fecha de corte a marzo 31, junio 30, septiembre 30 y diciembre 31 de 2005, el saldo de esta columna corresponderá a los acumulados en el proceso de saneamiento contable desde el uno (1) de enero de 2005.

Según sea el caso, las eliminaciones podrán tener efecto en las cuentas 1996-Bienes y derechos en investigación administrativa, 1997-provisión para bienes y derechos en investigación administrativa, 2996-obligaciones en investigación administrativa, 3138-efecto del saneamiento contable, 3258-efecto del saneamiento contable, y 8330-bienes pendientes de legalizar.

En las cuentas del patrimonio que revelan el efecto del saneamiento contable, tratándose de activos, corresponde al movimiento débito de cada una las partidas eliminadas, teniendo en cuenta que si el activo eliminado tiene asignada alguna provisión, el valor a registrar será el valor neto, el cual está constituido por el valor del activo menos la provisión correspondiente.

Ejemplo: Valor del bien a eliminar 199604-Propiedades, planta y equipo $ 190.000.

Valor de la provisión 199704-Propiedades, planta y equipo $ 1.900

Valor a trasladar 313806-Propiedades, planta y equipo $ 188.100.

Para los pasivos las eliminaciones corresponden al movimiento crédito de las partidas objeto de eliminación.

Celda E26-Incorporaciones. Corresponde a los valores de bienes, derechos y obligaciones que previo cumplimiento de la Ley 716 de 2001, prorrogada por la Ley 901 de 2004, han sido incorporados a la información contable de la entidad mediante acto administrativo suscrito por la instancia a competente. Para el reporte con fecha de corte 31 de diciembre de 2004 los valores serán los acumulados en el proceso de saneamiento contable desde el uno (1º) de enero de 2004. Para los reportes con fecha de corte a marzo 31, junio 30, septiembre 30 y diciembre 31 de 2005, el saldo de esta columna corresponderá a los acumulados en el proceso de saneamiento contable desde el uno (1º) de enero de 2005.

Estas incorporaciones sólo se revelarán en las cuentas 3138 y 3258-Efecto del saneamiento contable, según sea la entidad. Las incorporaciones, tratándose de activos, corresponden al movimiento crédito de cada una las partidas incorporadas. Para los pasivos corresponde al movimiento débito de las partidas objeto de incorporación.

Celdas F26-Ajustes. Corresponde a los valores resultantes de aplicar lo establecido en el numeral 5.6 de la Circular Externa 56 de 2004, referente al tratamiento contable de las correcciones de errores y reclasificaciones en registros de períodos anteriores, en desarrollo del proceso de depuración y saneamiento contable, los cuales, como se señala en la mencionada circular externa, no hacen parte del proceso de saneamiento contable, y por tanto no se registran en las cuentas 3138 y 3258-Efecto del saneamiento contable.

Los valores para el reporte con fecha de corte 31 de diciembre de 2004, serán los acumulados en el proceso de saneamiento contable desde el uno (1) de enero de 2004. Para los reportes con fecha de corte a marzo 31, junio 30, septiembre 30 y diciembre 31 de 2005, el saldo de esta columna corresponderá a los acumulados en el proceso de saneamiento contable desde el uno (1) de enero de 2005.

En lo relacionado con el diligenciamiento de esta columna, los ajustes corresponden a las partidas que, luego de la investigación correspondiente, deben registrarse en las cuentas 4815 y 5815-Ajuste de ejercicios anteriores, o a la reversión del registro realizado, según sea el caso, y de acuerdo con el período en el que se efectuó el registro, por corresponder a errores en el reconocimiento de las operaciones.

Celda G26-Reclasificaciones. Corresponde a los valores resultantes de aplicar lo establecido en el numeral 5.6 de la Circular Externa 56 de 2004, referente al tratamiento contable de las correcciones de errores y reclasificaciones en registros de períodos anteriores, en desarrollo del proceso de depuración y saneamiento contable, los cuales, como se señala en la señalada circular externa, no hacen parte del proceso de saneamiento contable, y por tanto no se registran en las cuentas 3138 y 3258-Efecto del saneamiento contable.

Para el reporte con fecha de corte 31 de diciembre de 2004 los valores serán los acumulados en el proceso de saneamiento contable desde el uno (1º) de enero de 2004. Para los reportes con fecha de corte a marzo 31, junio 30, septiembre 30 y diciembre 31 de 2005, el saldo de esta columna corresponderá a los acumulados en el proceso de saneamiento contable desde el uno (1º) de enero de 2005.

En lo relacionado con el diligenciamiento de esta columna, las reclasificaciones corresponden a las partidas que, luego de la investigación correspondiente, deben registrarse nuevamente en las respectivas cuentas de activos y pasivos por corresponder a bienes, derechos y obligaciones ciertos.

Celda H26-Saldo (fecha de corte). Para las cuentas 1996-Bienes y derechos en investigación administrativa, 1997-Provisión para bienes y derechos en investigación administrativa, 2996-obligaciones en investigación administrativa, el saldo corresponde al valor de la columna saldo a 31 de diciembre y hallazgos posteriores (celda c27), menos las eliminaciones (celda d27), menos los ajustes (celda f27), menos las reclasificaciones (celda g27).

Las incorporaciones solo aplican para aquellos bienes, derechos y obligaciones que, no obstante su existencia, no se encontraban registrados en la contabilidad.

Los saldos para cada una de las subcuentas de las cuentas 3138 y 3258-Efecto del saneamiento contable, que se refieren a activos (celda C46 a C54 y celda C63 a C70) y 8330-Bienes pendientes de legalizar, se obtienen de tomar el saldo de la columna C, menos el saldo de la columna D, más el saldo de la columna E. El saldo para las subcuentas que representan pasivos (celda C55 a C61 y celda C71 a C77) se obtiene de tomar el saldo de la columna C, más el saldo de la columna D, menos el saldo de la columna E.

El valor total de las cuentas, se obtiene en la columna H de la suma aritmética de los saldos que arrojen cada una de las subcuentas respectivas.

De acuerdo con las anteriores precisiones, las celdas sombreadas del informe de avance del saneamiento anexo al presente instructivo no serán objeto de diligenciamiento.

2.2. Información reportada a través de la página web.

Para el diligenciamiento y reporte del informe que debe ser remitido en las fechas de corte de marzo 31, junio 30, septiembre 30 y diciembre 31 de 2005, deberá diligenciarse a través de la página web de la Contaduría General de la Nación, de acuerdo a las instrucciones que para el efecto expida el Contador General de la Nación, las cuales aparecerán junto con el formato correspondiente en la misma página.

3. Consolidación de información.

La oficina principal será la responsable de consolidar la información de todas sus sucursales, regionales o agencias, para reportarlo a la CGN, cuando los entes públicos referidos en el campo de aplicación de la Ley 716 de 2001, prorrogada y modificada por la Ley 901 de 2004 hayan establecido comités técnicos de saneamiento contable en cada sucursal, oficina, agencia o dependencia regional, de conformidad con el parágrafo del artículo 6º del Decreto 1282 de 2002.

De conformidad con la Resolución 250 de 2003, las entidades y/o organismos sin personería jurídica del orden nacional, que deban enviar su información para ser agregada y/o consolidada a otra entidad del sector central o descentralizado, deberán remitirla en las fechas señaladas en el parágrafo 3º del artículo 3º de la mencionada resolución.

En el nivel territorial, tanto la administración central como las entidades del sector descentralizado por servicios, serán los entes públicos que deberán reportar la información a la Contaduría General de la Nación. En este sentido, los órganos de control, corporaciones públicas y organismos públicos sin personería jurídica que prestan servicios de educación, salud y otros servicios públicos, deberán enviar la información sobre el avance del proceso de saneamiento contable a la administración central correspondiente para que sea objeto de agregación y/o consolidación por parte de las gobernaciones y alcaldías, según el caso, del departamento o municipio al cual pertenecen, en las fechas señaladas en el parágrafo 3º del artículo 3º de la Resolución 250 de 2003.

Las entidades consolidadoras a que hace referencia este numeral, deberán relacionar en el oficio remisorio, aquellas unidades incorporadas y las no incluidas en el informe.

4. Documentación del proceso.

Las entidades públicas deberán documentar y conservar debidamente los soportes sobre todas las actuaciones administrativas que se adelanten, de conformidad con el Decreto 1282 de 2002 y 1914 de 2003.

5. Vigencias y derogatorias.

El presente instructivo rige a partir de la fecha de publicación en el Diario Oficial, y deroga el Instructivo 15 de 2003.

N. del. D.: Este instructivo va dirigido a representantes legales, jefes de áreas financieras, de control interno, organismos de control, revisores fiscales, jefes de contabilidad, contadores y miembros de los comités técnicos de saneamiento contable de los entes públicos de los niveles nacional y territorial.

(Nota: Derogado por el Instructivo 21 de 2006 de la Contaduría General de la Nación)

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