CIRCULAR EXTERNA CONJUNTA 3 DE 2005 

(Enero 7)

Asunto: Por la cual se señala el procedimiento que deben adelantar las personas naturales residentes en el exterior para la inscripción, actualización y cancelación en el nuevo Registro Único Tributario.

1. Objetivos.

1. Facilitar a los contribuyentes, personas naturales residentes en el exterior la inscripción, actualización y cancelación en el nuevo Registro Único Tributario.

2. Garantizar la confiabilidad y certeza de la información existente en el Registro Único Tributario.

3. Fijar el procedimiento que deben observar los agentes consulares para la inscripción, actualización y cancelación en el nuevo Registro Único Tributario, de las personas naturales residentes en el exterior.

2. Fundamento legal.

Artículo 19 Ley 863 de 2003, modificatorio del artículo 555-2 E.T., que crea el Registro Único Tributario.

Decreto 2788 de 2004: Por el cual se reglamenta el Registro Único Tributario de que trata el artículo 555-2 del estatuto tributario.

Decreto 3426 de 2004, por el cual se adiciona el Decreto 2788 de 2004.

Resolución 8502 del 21 de septiembre de 2004: Por la cual se regulan aspectos relacionados con los trámites de inscripción, actualización y cancelación en el Registro Único Tributario.

NOTA: La normatividad aquí mencionada puede consultarse en su integridad en el portal de la DIAN, -normatividad, -técnica, -RUT (www.dian.gov.co).

3. Aspectos normativos.

3.1. Registro Único Tributario, RUT. El Registro Único Tributario, RUT, establecido por el artículo 555-2 del estatuto tributario, constituye el nuevo y único mecanismo para identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones administradas y controladas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

3.2. Administración del Registro Único Tributario, RUT. El Registro Único Tributario es administrado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

3.3. Elementos del Registro Único Tributario. Los elementos que integran el Registro Único Tributario, RUT, son:

3.3.1. La identificación. Corresponde al nombre de las personas naturales o a la razón social de las personas jurídicas y demás sujetos de obligaciones administradas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, adicionado a su vez por un código numérico denominado Número de Identificación Tributaria, NIT, permitiendo su individualización en forma inequívoca para todos los efectos en materia tributaria, aduanera y cambiaria, y en especial para el cumplimiento de las obligaciones de dicha naturaleza.

La conformación del código de identificación tributaria, NIT, es de competencia de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

3.3.2. La ubicación. Corresponde al lugar donde la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá contactar oficialmente y para todos los efectos, al respectivo inscrito, sin perjuicio de otros lugares autorizados por la ley.

3.3.3. La clasificación. Corresponde a la naturaleza, actividades, funciones, características, atributos, regímenes, obligaciones, autorizaciones y demás elementos propios de cada sujeto de las obligaciones administradas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

3.4. Obligados a inscribirse en el nuevo Registro Único Tributario. Están obligados a inscribirse en el Registro Único Tributario, RUT:

3.4.1. Las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta,

3.4.2. Las personas y entidades no contribuyentes, declarantes de ingresos y patrimonio,

3.4.3. Los responsables del impuesto sobre las ventas pertenecientes a los regímenes común o simplificado,

3.4.4. Los agentes retenedores,

3.4.5. Los importadores y exportadores,

3.4.6. Los profesionales en compra y venta de divisas, y

3.4.7. Los agentes de carga internacional, los agentes marítimos, los depósitos habilitados públicos y privados, las comercializadoras internacionales (C.I.), los comerciantes de las zonas de régimen aduanero especial, los comerciantes del puerto libre de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, los intermediarios de tráfico postal y envíos urgentes, los operadores de transporte multimodal, las sociedades de intermediación aduanera, los titulares de puertos y muelles de servicio público o privado, los transportadores en el régimen de importación o exportación, los transportistas nacionales para operaciones del régimen de tránsito aduanero, los usuarios operadores de zonas francas, los usuarios de zonas francas industriales de bienes y servicios, los usuarios aduaneros permanentes, los usuarios altamente exportadores, los usuarios de zonas económicas especiales de exportación y demás usuarios aduaneros.

También podrán inscribirse en el Registro Único Tributario aquellas personas o entidades no responsables del impuesto sobre las ventas, que requieran la expedición de NIT, cuando por disposiciones especiales estén obligadas a expedir factura.

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá requerir la inscripción de otros sujetos de obligaciones administradas por la entidad, diferentes a los ya enunciados.

Para efectos de las operaciones de importación, exportación y tránsito aduanero, no estarán obligados a inscribirse en el RUT en calidad de usuarios aduaneros: Los extranjeros no residentes, diplomáticos, misiones diplomáticas, misiones consulares y misiones técnicas acreditadas en Colombia, los sujetos al régimen de menajes y de viajeros, los transportadores internacionales no residentes, las personas naturales destinatarias o remitentes de mercancías bajo la modalidad de tráfico postal y envíos urgentes, salvo cuando utilicen la modalidad para la importación y/o exportación de expediciones comerciales. Estos usuarios aduaneros podrán identificarse con el número de pasaporte, número de documento de identidad o el número del documento que acredita la misión. Lo anterior sin perjuicio de la inscripción que deban cumplir en virtud de otras responsabilidades u obligaciones a que estén sujetos.

3.5. Inscripción en el Registro Único Tributario de personas naturales residentes en el exterior.

Las personas naturales que se encuentren radicadas en el exterior, deben diligenciar el formulario por Internet. Una vez obtenido el formulario con la leyenda “en trámite” o “en trámite para asistir”, lo remitirá electrónicamente a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, utilizando la opción “enviar” que ofrece el sistema. El sistema le genera el formulario diligenciado, debiendo imprimirlo, firmar y llevarlo al consulado el día que sea citado.

Adicionalmente es necesario que envíe un correo electrónico al buzón OrientaciónRUT@dian.gov.co, señalando en asunto: “inscripción de obligado residente en el exterior”, informando que ha realizado la solicitud de inscripción, indicando el número de formulario que arroja el sistema al pulsar la opción “enviar” y el número de teléfono que indicó en la casilla 44.

La DIAN a través de la administración de personas naturales, genera el “certificado” y lo envía al consulado, por correo electrónico, en archivo adjunto para ser impreso. La administración de personas naturales informará a la dirección electrónica señalada por el interesado, que debe acercarse al consulado, para culminar el trámite de la inscripción.

El funcionario encargado en el consulado tan pronto como se presenta el interesado, procede a solicitar el documento de identificación y confronta los datos de este con los contenidos en el formulario. Si coinciden, entrega el formulario con la leyenda “certificado” en dos (2) copias para la firma del contribuyente o usuario. Para la validez del mismo, bastará con el nombre y cargo del funcionario que formalizó.

Una vez realizada la formalización, el funcionario del consulado entrega una copia al interesado, y la otra la remitirá por correo al despacho de la administración de personas naturales de Bogotá, D.C., CIle. 75 # 15 - 43/49.

El mismo procedimiento se debe agotar cuando se trate de actualización o cancelación del RUT.

Cualquier consulta al respecto podrá efectuarse a la subdirección de recaudación de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, teléfonos: 6079223, 6079224, 6078083 y 6079489.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 7 enero de 2005.

N. del D.: La presente circular externa conjunta va dirigida a embajadores, cónsules de Colombia, personas naturales residentes en el exterior, subdirección de recaudación DIAN y administración de impuestos de personas naturales.

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