CIRCULAR EXTERNA 4 DE 2005 

(Julio 13)

Asunto: Complementación a la Circular Básica Jurídica (Circular Externa 7 de 2003). Instrucciones sobre juntas de vigilancia y demás órganos de control social de las entidades solidarias.

Esta superintendencia con base en la facultad prevista en el numeral 22 del artículo 36 de la Ley 454 de 1998, considera necesario impartir las siguientes instrucciones de obligatoria observancia, en relación con las funciones legales y estatutarias que deben cumplir los miembros de los órganos de control social de las entidades vigiladas.

En primer término, es pertinente aclarar que, con excepción del máximo órgano de la administración (asamblea general), los demás órganos de administración y vigilancia de las entidades vigiladas por esta superintendencia, tienen el mismo nivel jerárquico dentro de la estructura de las organizaciones, es decir, no existe superioridad del uno respecto del otro, puesto que tanto los miembros del consejo de administración o de la junta directiva (o quien desempeñe las funciones de órgano permanente de administración), como los miembros de la junta de vigilancia o del comité de control social (o quien desempeñe las funciones de control social), son igualmente elegidos por la asamblea general para el cumplimiento de sus funciones legales y estatutarias y estas deben ser ejercidas de forma autónoma e independiente, con fundamento en el principio solidario previsto en el numeral 8º del artículo 4º de la citada Ley 454.

En consecuencia, y con el fin de preservar los derechos fundamentales de que trata el artículo 23 de la Ley 79 de 1988, todas las organizaciones de la economía solidaria vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria, deberán publicar en el medio de información institucional que posean (cartelera, periódico, revista, página web, etc.) el nombre de los integrantes de los diferentes órganos de administración, control y vigilancia de la entidad, una vez estos hayan sido elegidos por la asamblea general. En el caso de las entidades que requieran posesión de sus cuerpos directivos ante esta superintendencia, la publicación arriba mencionada deberá hacerse en cuanto se surta este trámite legal. Esta información contendrá como mínimo:

• Nombre del elegido, documento de identificación y órgano al que pertenece.

Cuando se trate de una organización que tenga diferentes agencias o sucursales y existan tales órganos, deberá hacerse lo pertinente en las respectivas regionales.

Por lo expuesto, con el fin de que el ejercicio de los órganos de control social permita el fortalecimiento y desarrollo de los principios de autonomía, autocontrol y autogobierno y para hacer eficaz y eficiente el papel de dichos órganos, se definen los siguientes parámetros, los cuales serán de obligatorio cumplimiento:

1. Ejercer las funciones (legales y estatutarias) propias de su naturaleza, especialmente, las previstas en el artículo 40 de la Ley 79 de 1988, en concordancia con lo establecido en el artículo 7º de la Ley 454 de 1998 y en la circular básica jurídica de la Superintendencia de la Economía Solidaria en lo que hace referencia al control social interno y técnico (Circular Externa 7 de 1999)

2. Expedir su propio reglamento, que debe contener, como mínimo, la composición del quórum, la forma de adopción de las decisiones, el procedimiento de elecciones, las funciones del presidente, vicepresidente y Secretario, o de quienes hagan sus veces, los requisitos mínimos de las actas, la periodicidad de las reuniones y, en términos generales, todo lo relativo al funcionamiento y operación de este órgano de control social.

3. Inscribir ante la Cámara de Comercio del domicilio principal de la organización, el libro de actas correspondiente, en el cual se ha de consignar todo lo ocurrido en las reuniones del respectivo órgano de control social.

4. Verificar que las diferentes instancias de la administración cumplan a cabalidad con lo dispuesto en las leyes, los estatutos de la entidad, así como en los diferentes reglamentos, incluidos los de los fondos sociales y mutuales. Esto incluye la verificación de la correcta aplicación de los recursos destinados a los fondos sociales legales de educación y solidaridad, cuando hubiere lugar a ello.

5. Revisar como mínimo semestralmente, los libros de actas de los órganos de administración con el objetivo de verificar que las decisiones tomadas por estos, se ajusten a las prescripciones legales, estatutarias y reglamentarias. Los órganos de administración están en la obligación de suministrar la información requerida por el ente de control social.

6. En caso de encontrar presuntas irregularidades o violaciones al interior de la entidad, el órgano de control social deberá adelantar o solicitar que se adelante la investigación correspondiente y pedir al órgano competente, la aplicación de los correctivos o sanciones a que haya lugar. Si el órgano de control social detecta que no han sido aplicados los correctivos que a su juicio debieron implementarse o las sanciones que debieron imponerse, la junta de vigilancia o el comité de control social o quien haga sus veces, deberá remitir a la superintendencia de la economía solidaria la investigación adelantada junto con las recomendaciones pertinentes sobre el particular.

7. Cuando el órgano de control social tenga la competencia estatutaria de adelantar las investigaciones a los asociados, las llevará a cabo respetando el “régimen de sanciones, causales y procedimientos” estatutario referido en el numeral 4º del artículo 19 de la Ley 79 de 1988 y el debido proceso y el derecho de defensa. En tales investigaciones internas se deberá observar, como mínimo, las siguientes etapas, las cuales deben tener un tiempo o plazos razonables para cada una de ellas:

a) Auto de apertura de investigación;

b) Pliego de cargos al investigado donde debe señalarse las normas presuntamente violadas;

c) Notificación del pliego de cargos;

d) Descargos del investigado;

e) Práctica de pruebas;

f) Traslado, con sus recomendaciones, al órgano de administración competente para aplicar las sanciones;

g) Notificación de la sanción por parte del órgano competente;

h) Posibilidad de presentación de los recursos a que haya lugar;

i) Resolución, por parte las instancias competentes, de los recursos interpuestos.

Si no es el órgano de control social quien adelanta la investigación, este deberá velar porque quien adelante las investigaciones respete los lineamientos previstos en este numeral.

8. Hacer seguimiento semestral a las quejas presentadas por los asociados ante el consejo de administración o junta directiva o quien haga sus veces o ante el representante legal, a fin de verificar la atención de las mismas. Cuando se encuentren temas recurrentes o la atención no haya sido oportuna, deberá investigar los motivos que estén ocasionando estas situaciones, presentar sus recomendaciones y solicitar la aplicación de los correctivos a que haya lugar. Cuando las quejas no hayan sido atendidas, se procederá del mismo modo, solicitando adicionalmente la atención de las mismas en forma inmediata.

El presente seguimiento deberá generar un informe que debe estar a disposición de la Superintendencia de la Economía Solidaria en el libro de actas respectivo.

El precitado documento debe hacer parte del informe de actividades que el órgano de control social presenta a la asamblea general cada año.

9. En cuanto a las quejas presentadas directamente al órgano de control social, este debe estudiarlas, adelantar las investigaciones pertinentes y solicitar a quien corresponda, la solución de las circunstancias que motivaron la queja y dar respuesta al asociado. En todo caso, el ente de control social deberá responder al asociado con todos los argumentos legales, estatutarios y reglamentarios.

Asimismo, las quejas deberán ser resueltas en las condiciones y en los términos establecidos en la circular básica jurídica de esta superintendencia o en las disposiciones que la modifiquen, adicionen o complementen o en el plazo establecido en el estatuto, siempre que este no sea superior a 15 días hábiles.

10. Verificar el listado de asociados hábiles e inhábiles para determinar quién puede participar en la asamblea o para elegir delegados de acuerdo con la ley, el estatuto y los reglamentos. Esta es una función exclusiva de los órganos de control social.

Todas estas disposiciones deben ser cumplidas por el órgano de control social, sin perjuicio del cumplimiento a lo establecido en las leyes 79 de 1988, 454 de 1998 y en el artículo 109 de la Ley 795 de 2003 o en las normas que las modifiquen, adicionen o complementen y en sus estatutos y reglamentos.

Adicionalmente, vale la pena recordar que, según lo dispuesto en el artículo 59 de la Ley 454 de 1998, los miembros del órgano de control social responderán personal y solidariamente por el incumplimiento de las obligaciones que les imponen la ley y los estatutos y sus funciones deben desarrollarse con un carácter técnico y con fundamento en criterios de investigación y valoración y sus observaciones o requerimientos serán debidamente documentados.

Igualmente se recuerda a los miembros de los órganos de administración que están en la obligación de prestar toda la colaboración requerida en los procesos que adelanten los integrantes de los órganos de control social.

Por lo aquí expuesto, y ante la importancia de las funciones que ejercen los miembros que integran las instancias administrativas y de control y vigilancia, la Superintendencia de la Economía Solidaria reitera una vez más a todas sus entidades vigiladas, que en los estatutos de dichas organizaciones se deben establecer requisitos rigurosos para acceder a los cargos de los órganos de administración y vigilancia. Las entidades que a la fecha de la expedición de la presente circular no lo hayan hecho, deberán hacer la respectiva reforma estatutaria, a más tardar en la próxima reunión de asamblea general que celebren y, posteriormente, enviar dicha documentación a esta superintendencia para el respectivo control de legalidad.

La presenta circular externa rige a partir de la fecha de su publicación y complementa la circular básica jurídica y, por tanto, se incorpora este instructivo en un capítulo nuevo, esto es, el capítulo vigésimo, título quinto, con las hojas correspondientes.

N. del D.: Esta circular va dirigida a representantes legales, miembros de los órganos de administración y vigencia, revisores fiscales y asociados de las entidades sometidas a la supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria.

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