INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 24 DE 2005 

(Diciembre 15)

Asunto: Resolución 7200 de 2005, por la cual se actualizan las tarifas notariales, los rangos de los actos y el valor de los aportes para el año 2006.

Como usted sabe por esta época en virtud de la facultad señalada en los artículos 32 y 33 del Decreto 1681 de 1996 debo proceder a actualizar las tarifas notariales en el mismo porcentaje de la inflación esperada para el año que viene.

Dicha facultad está expresada en los siguientes términos:

“Los valores absolutos de las tarifas notariales, los rangos de los actos y el valor de los aportes fijados en el presente decreto se incrementarán anualmente, el día primero (1º) de enero de 1998 y años subsiguientes, en el mismo porcentaje de la inflación esperada para el año correspondiente, según la meta que establezca la Junta Directiva del Banco de la República”.

El artículo 33, ibídem, dice:

“El Superintendente de Notariado y Registro estará facultado para reajustar los valores absolutos y las cuantías de que trata el artículo anterior, ajustándolos a la decena más próxima”.

Las citadas normas implican un entendimiento de valor absoluto. Como la antigua norma de interpretación en derecho dice que las palabras deben entenderse en su sentido natural y obvio este término, querrá decir que tal valor excluye toda relación.

Lo anterior explica por qué el índice de la inflación esperada no se aplica a aquellos valores de la tarifa que establecen una relación, como ocurre en aquellos casos en que se trata de un número referido a una porción de mil.

La inflación esperada para el año 2006 fue certificada, para todos los efectos legales, por la Junta Directiva del Banco de la República que la proyectó en el cinco por ciento (sic) (4.5%).

Así, la operación aritmética es sencilla: se trata de aplicarle a los valores absolutos que expresan el quantum del derecho notarial, o que sirvan para determinarlo, el porcentaje de la inflación certificada.

En todos los casos y para facilidad de la operación del pago se aproximaron los resultados a la decena más próxima.

Estructura de la resolución

La superintendencia realizó esta vez un riguroso examen de la evolución de este sistema de ajuste tarifario desde 1998. El ejercicio sirvió para corregir algunas inconsistencias como fue el caso de los derechos notariales fijados para la inscripción de los matrimonios en el registro del estado civil de las personas, que por algún error aparecía costando más en el exterior que en el territorio nacional.

Y también, lo cual constituye el resultado principal, se agruparon por materias semejantes, afines o complementarias las competencias o funciones notariales de manera que al más lego de los lectores de la resolución de tarifas le resultase claro, fácil y lógico la ubicación de su interés particular. El grupo de actuaciones que en ejercicio de la función notarial cumplen los cónsules de Colombia en el exterior se dejaron organizadas en una misma sección.

Esta reestructuración resultó indispensable por cuanto, con el transcurso del tiempo, al asignarle la ley competencias y funciones nuevas a los notarios la organización originaria se fue dispersando de tal manera que volvió la tarifa un laberinto con riesgos múltiples para su aplicación y peligros frecuentes de confusión y aplicación incorrecta.

La metodología utilizada esta vez parte de un título general, seguido de un breve sumario donde se enuncian las actuaciones allí contempladas. El cuerpo de la resolución, en cuanto se trata de ajuste de tarifas, solo se refiere a aquello que es susceptible de ajustarse. Por ello las normas referidas a guías interpretativas de la tarifa, a recomendaciones del buen hacer notarial, y el sistema de exenciones estarán ubicadas en la presente instrucción administrativa como parte del material pedagógico objeto del poder de instrucción.

Normas generales para una correcta interpretación de las tarifas

Pluralidad de actos o contratos solemnizados en un mismo instrumento. Siempre que en una misma escritura pública se consignen dos o más actos o contratos, se causarán los derechos correspondientes a cada uno de ellos en su totalidad. Sin embargo, no se cobrarán derechos adicionales por la protocolización de los documentos necesarios para el otorgamiento de los actos o contratos que contenga la escritura, ni cuando se trate de garantías accesorias que se pacten entre las mismas partes para asegurar el cumplimiento de las obligaciones surgidas de los actos o contratos celebrados (D. 1681/96, art. 23).

Esta regla tiene un sentido de claridad y precisión para el usuario del servicio notarial, que le permite comprender el costo del servicio solicitado conforme a los actos que se autoricen y evita las sorpresas y los malos entendidos por las sumas globales. También le servirá al notario al momento de rendir los informes correspondientes al informe estadístico notarial.

La segunda proposición de la regla, referida al no cobro de los derechos notariales adicionales por la protocolización de los documentos necesarios para el otorgamiento de la escritura acuña una práctica tradicional y lógica del arte escriturario notarial que consiste en no convertir en otra escritura pública todo aquello que sirve de soporte a una escritura pública determinada.

Factura de pago. Los notarios deberán expedir facturas debidamente discriminadas a los usuarios, por todo pago que perciban de estos por la prestación del servicio (D. 1681/96, art. 31).

Debe tenerse sumo rigor en el cumplimiento de esta obligación por cuanto la factura al ser expedida por el notario, en ejercicio de sus funciones y por una obligación legal, podría constituir un documento público. Allí queda constancia del pago que hace el usuario del servicio, el cual se supone al contado por el carácter oneroso del mismo. No deben hacerse anotaciones que pretendan convertir la factura de pago en una factura cambiaria de compraventa.

Determinación de la cuantía

Cuantía inferior a la del avalúo catastral, al autoavalúo, o al valor del remate. Cuando la cuantía del acto o contrato convenida por las partes sea inferior a la del avalúo catastral, al autoavalúo, o al valor del remate, los derechos se liquidarán con base en cualquiera de estos conceptos que presente el mayor valor (D. 1681/96, art. 22, ord. a)).

Prestaciones periódicas. Cuando las obligaciones emanadas de lo declarado consistan en prestaciones periódicas de plazo determinable con base en los datos consignados en el instrumento, los derechos notariales se liquidarán teniendo en cuenta la cuantía total de tales prestaciones. Si el plazo fuere indeterminado la base de la liquidación será el monto de la misma en cinco (5) años (D. 1681/96, art. 22, ord. b)).

Liberaciones en gravamen hipotecario. Cuando se libere parte de lo comprendido en un gravamen hipotecario, se causarán derechos notariales proporcionales correspondientes a lo liberado, para lo cual, si es del caso, los interesados deberán suministrar al notario, las informaciones que este requiera. Si por deficiencia en esas informaciones, no se pudiere establecer la proporción de lo liberado, los derechos se liquidarán sobre el total del gravamen hipotecario (D. 1681/96, art. 22, ord. c)).

Actuaciones notariales exentas

(D. 1681/96, art. 21)

El ejercicio de la función notarial no causa derecho en los casos siguientes:

a) La inscripción de los hechos y actos relativos al estado civil de las personas, cuando la actuación se surta en el despacho notarial;

b) Las escrituras públicas de reconocimiento de hijos extramatrimoniales y las de legitimación;

c) La expedición de copias de registro civil de aquellas personas que se encuentren privadas de la libertad, solicitadas por funcionarios o autoridades competentes;

d) Las dos (2) primeras copias de las actas, inscripciones y folios de registro del estado civil en lo relacionado con el nacimiento;

e) La copia del registro civil de nacimiento destinada para obtener la expedición de la cédula de ciudadanía;

f) La expedición de copias del registro civil de nacimiento de indígenas menores de dieciocho (18) años;

g) La expedición de copias de registro civil de menores de doce (12) años, solicitadas por jueces de familia, defensores de familia, comisarios de familia, autoridades de inmigración, el Ministerio de Relaciones Exteriores, el Ministerio Público, la Fiscalía General de la Nación y el Defensor del Pueblo;

h) Las declaraciones extraproceso que para la inscripción del nacimiento de expósitos y/o de hijos de padres desconocidos, se rindan por los interesados ante el notario competente; (mirar L. 962/2005, art. 25);

i) En las actuaciones para la inscripción en el registro del estado civil de las personas realizadas fuera del despacho notarial, a domicilio o en el puesto ubicado en las clínicas y hospitales, si resulta evidente para el notario que el usuario carece de recursos económicos;

j) La protocolización del acta de matrimonio civil expedida por el juez colombiano ante quien se celebró y la expedición de una copia;

k) La declaración extraproceso rendida por la mujer cabeza de familia (L. 82/93, art. 2º).

“Para los efectos de la presente ley, entiéndese por “mujer cabeza de familia”, quien siendo soltera o casada, tenga bajo su cargo, económica o socialmente, en forma permanente, hijos menores propios u otras personas incapaces o incapacitadas para trabajar, ya sea por ausencia permanente o incapacidad física, sensorial, síquica o moral del cónyuge o compañero permanente o deficiencia sustancial de ayuda de los demás miembros del núcleo familiar.

PAR.—Esta condición y la cesación de la misma, desde el momento en que ocurra el respectivo evento, deberá ser declarada por la mujer cabeza de familia de bajos ingresos ante notario, expresando las circunstancias básicas de su caso y sin que por este concepto se causen emolumentos notariales a su cargo”.

(Mirar L. 962/2005, art. 25)

l) El testimonio de supervivencia de las personas (ver instrucciones administrativas 23 de 2003, 9 de 2004 y 20 de 2005).

Artículo 13 de la Ley 962 de 2005:

“Prohibición de exigencia de presentaciones personales para probar supervivencia. Ninguna autoridad podrá exigir presentaciones personales para probar supervivencia cuando no haya transcurrido más de un (1) año contado a partir de la última presentación de supervivencia. Este término será de tres (3) meses cuando se trate de entidades que hagan parte del sistema de seguridad social integral, a menos que la persona se encuentre residenciada fuera del país en sitio donde no exista representación consular colombiana, en cuyo caso operará el término de seis (6) meses.

PAR.—El certificado de supervivencia solamente se podrá exigir cuando el importe de la prestación se pague por abono en cuenta corriente o de ahorro, abierta a nombre del titular de la prestación, o cuando se cobre a través de un tercero”.

m) El reconocimiento de documentos privados de personas minusválidas;

n) Las simples anotaciones sobre expedición de copias u otras constancias similares;

ñ) Las notas y el certificado de cancelación de que tratan los artículos 52 a 54 del Decreto-Ley 960 de 1970;

ART. 52.—En todo caso de cancelación el notario pondrá en el original de la escritura cancelada una nota que exprese el hecho, con indicación del número y fecha del instrumento por medio del cual se ha consignado la cancelación o del que contiene la protocolización de la orden judicial o del certificado de otro notario, caso de que la cancelación no se haga ante el mismo que custodia el original. Dicha nota se escribirá en sentido diagonal, en tinta de color diferente al de la escritura del original, y se pondrá igualmente en todas las copias de la escritura cancelada previamente extendidas que le sean presentadas al notario.

ART. 53.—El notario ante quien se cancele una escritura por declaración de los interesados o por mandato judicial comunicado a él, expedirá certificación al respecto con destino al registrador de instrumentos públicos a fin de que este proceda a cancelar la inscripción. Si la cancelación fuere hecha ante un notario distinto del que conserva el original, el primero expedirá, además, certificado con destino al segundo para que ante este se protocolice y con base en él se produzca la nota de cancelación.

ART. 54.—En las certificaciones de cancelación se determinará precisamente el instrumento que contiene la cancelación o la protocolización, en su caso, la autoridad que la haya decretado, con indicación de la fecha de la providencia y la denominación del proceso en donde fue decretada, y además, se precisará por su número, fecha y notaría la escritura que contiene el acto, la cuantía de las obligaciones y los datos pertinentes del registro.

o) Las copias de documentos e instrumentos públicos solicitadas por el Ministerio Público;

p) Las copias de documentos e instrumentos públicos que sean requeridas por los jueces penales, siempre que interesen dentro de procesos que sean de su conocimiento. Igualmente están exentas del pago de derechos notariales las copias de documentos o instrumentos públicos requeridas por las entidades públicas o funcionarios o servidores públicos facultados legalmente para adelantar cobros coactivos;

q) Las actuaciones en aquellos documentos e instrumentos públicos en que intervengan exclusivamente las entidades estatales, a excepción de las empresas industriales y comerciales del Estado y sociedades de economía mixta, las cuales asumirán el pago de los derechos notariales que se llegaren a causar;

r) *Copias solicitadas por entidades estatales para investigaciones o procesos de no más de 20 páginas. Cuando las copias de los documentos o instrumentos en que intervengan exclusivamente las entidades estatales, se requieran para adelantar investigaciones al interior de estas o para aportar a procesos en que actúen en calidad de demandadas o demandantes, no se causarán derechos notariales siempre que el número total de las copias solicitadas para los fines indicados no exceda de veinte (20) páginas.

*Copias solicitadas por entidades estatales para investigaciones o procesos de más de 20 páginas. A partir de este número causarán un derecho igual al de las copias que soliciten las personas naturales o jurídicas no exentas.

s) La cesión de créditos en los términos de la Ley 546 de 1999;

t) Las donaciones, de bienes muebles o inmuebles de interés cultural, efectuadas por particulares a los museos públicos del país;

u) Saneamiento contable. Para los efectos del saneamiento de la información contable en el sector público y para lo relativo a los inmuebles que aparezcan registrados contablemente y carezcan de título los procesos de titulación de bienes inmuebles no se causará ningún valor por concepto de derechos notariales (L. 901/2004, art. 4º).

“Derechos notariales, gastos de registro e impuestos. Solo para los efectos de cumplimiento de la presente ley, los procesos de titulación de bienes inmuebles de que trata su artículo 4º, no se causará ningún valor por concepto de derechos notariales, de registro, ni impuestos”.

v) El otorgamiento de la escritura pública de que trata el artículo 42 del Código Contencioso Administrativo, así como la declaración juramentada de no haberle sido notificada decisión alguna dentro del término legal, cuando se trate de las actuaciones referidas al silencio administrativo positivo previstas en los artículos 158 de la Ley 142 de 1994 y 123 del Decreto-Ley 2150 de 1995;

w) No causarán derechos notariales los actos o contratos de los gobiernos extranjeros que tengan por finalidad adquirir inmuebles en nuestro país para servir de sede a las misiones diplomáticas;

Registro del estado civil de las personas

Usted encontrará en la sección VIII los actos relativos al estado civil de las personas en lo referido a la expedición de copias y certificaciones.

Como desde la Constitución Política de 1991 quedó en cabeza del Registrador Nacional del Estado Civil, la función de organizar y dirigir este servicio, ha sido él quien conforme a la facultad del Decreto 2241 de 1986 ha venido señalando y ajustando las tarifas aplicables a este servicio.

(Mirar Instrucción Administrativa 23 de 2005)

Conciliaciones y remates por comisionado

La presente providencia de actualización de tarifas no incluye lo relativo a las dos actuaciones mencionadas en el título por cuanto ellas tienen reglas particulares y específicas para la fijación de los derechos.

Conciliación

La competencia en este tema, en lo relativo a los derechos, por concepto de las conciliaciones corresponde al Gobierno Nacional. Ello atendiendo lo señalado en el último inciso del artículo 4º de la ley 640 de 2001, el cual dice que: “Los notarios podrán cobrar por sus servicios de conformidad con el marco tarifario que establezca el Gobierno Nacional”.

Fue así como el Decreto 24 de 2002, adoptó el marco tarifario provisional dentro del cual se fijan las tarifas que pueden cobrar los centros de conciliación remunerados y los notarios por la prestación del servicio de conciliación.

Como este asunto involucra a los centros y a los notarios y se supone una armonía en punto a los derechos que se cobran entre uno y otro la superintendencia se abstiene de aplicarle el índice de inflación hasta tanto el Gobierno Nacional lo defina.

Remates por comisionado

Debe observarse en lo relativo a los remates por comisionado que el artículo 58 que reformó el artículo 528 del Código de Procedimiento Civil estableció en su parágrafo segundo:

“La Superintendencia de Notariado y Registro fijará las tarifas de los derechos notariales que se cobrarán por la realización de las diligencias de remate. (...)”.

Para la primera vez, y dentro de un trabajo interdisciplinario que se adelantó con las otras entidades sujetos de la ley, las cámaras de comercio y martillos, y con la participación del Instituto de Derecho Procesal, el Gobierno Nacional mediante el Decreto Reglamentario 890 de 2003 estableció la tarifa administrativa y la tarifa por adjudicación para los efectos de la diligencia en cuestión. Lo allí establecido, y con el fin de desarrollar la competencia propia, fue acogido por la Superintendencia de Notariado y Registro mediante la Resolución 1519 de 2003. Para mantener dicho esquema y debido a lo especializado del tema de remate por comisionado, sobre todo en su aspecto tarifario, procederé a actualizar estos derechos en una providencia específica.

N. del D.: La presente instrucción administrativa va dirigida a los señores notarios.

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