RESOLUCIÓN 2425 DE 2005

(Diciembre 26)

“Por la cual se adopta el Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivos Oficiales en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República”.

(Nota: Derogada por la Resolución 159 de 2018 artículo 5° del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República)

El Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República,

en uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por el artículo 4º literales b) y l) de la Ley 87 de 1993, la Ley 489 de 1998, el Decreto 2719 del 27 de diciembre de 2000, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 962 de 2005, en su artículo 6º, establece la obligación de emplear medios tecnológicos, para atender los trámites y procedimientos de competencia de los organismos y entidades de la administración pública;

Que la Ley 489 de 1998 en su artículo 18 establece la supresión y simplificación de trámites, procesos y procedimientos como política permanente de la administración pública;

Que conforme con el artículo 1º, parágrafo único, de la Ley 87 de 1993, los procesos y procedimientos son uno de los instrumentos a través de los cuales se cumple el control interno;

Que el actual sistema de correspondencia y archivos oficiales en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, requiere acciones de mejoramiento y fortalecimiento, encaminadas a agilizar el proceso de trámite de documentos, reducción de intermediaciones alrededor de la correspondencia y a dar mayor agilidad al proceso de circulación y procesamiento de los documentos internos y externos;

Que el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República a través del proyecto “Fortalecimiento de las capacidades de gestión de la Presidencia de la República, Sigob”, implementó el módulo de gestión de correspondencia y archivos, cuyo objetivo es brindar mayor agilidad y transparencia al sistema de trámite y gestión de documentos oficiales que ingresan y se producen en la entidad;

Que la aplicación de este instrumento, contribuye al logro de uno de los objetivos del control interno, como es garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República,

RESUELVE:

ART. 1º—Adoptar el sistema de gestión de correspondencia y archivos oficiales en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, diseñado dentro del proyecto Sigob.

El sistema de gestión de correspondencia y archivos oficiales, debe concebirse como el instrumento facilitador que permite desarrollar una disciplina organizacional de trabajo alrededor de la documentación oficial, que ingresa y se produce en la Presidencia de la República.

Dicho sistema deberá integrar metodologías, procedimientos, medios informáticos y funcionarios capacitados técnica y operativamente.

(Nota: Derogada por la Resolución 159 de 2018 artículo 5° del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República)

ART. 2º—Manual del sistema de gestión de correspondencia y archivos oficiales. Adoptar el manual del sistema de gestión de correspondencia y archivos oficiales el cual hace parte de la presente resolución, como el documento básico para la implementación y funcionamiento del sistema descrito.

(Nota: Derogada por la Resolución 159 de 2018 artículo 5° del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República)

ART. 3º—Responsabilidad. La obligación de velar por la adopción y aplicación del sistema de gestión de correspondencia y archivos oficiales, estará en cabeza de los responsables de cada dependencia.

El manejo de la aplicación del módulo de correspondencia y archivo estará sujeto en todo caso a las restricciones de seguridad y a las características técnicas propias de su diseño.

PAR.—El apoyo técnico requerido para la correcta ejecución del sistema de gestión de correspondencia y archivos oficiales, lo prestará el área de información y sistemas del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

(Nota: Derogada por la Resolución 159 de 2018 artículo 5° del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República)

ART. 4º—Continuar paralelamente con los procedimientos y metodologías actuales hasta el 31 de diciembre de 2005, para facilitar la transición al nuevo sistema adoptado mediante la presente resolución.

(Nota: Derogada por la Resolución 159 de 2018 artículo 5° del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República)

ART. 5º—Coordinar la implementación y actualización del sistema de gestión de correspondencia y archivos oficiales adoptado mediante la presente resolución, a través de los grupos de archivo y biblioteca y de correspondencia del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

(Nota: Derogada por la Resolución 159 de 2018 artículo 5° del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República)

ART. 6º—Comunicar a las dependencias usuarias la adopción del sistema de gestión de correspondencia y archivos oficiales la cual será realizada por la oficina de planeación del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

(Nota: Derogada por la Resolución 159 de 2018 artículo 5° del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República)

ART. 7º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 26 de diciembre de 2005.

(Nota: Derogada por la Resolución 159 de 2018 artículo 5° del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República)

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