RESOLUCIÓN ORGÁNICA 19 DE 2005

(Noviembre 23)

“Por la cual se regula la conformación de los Comités de la Auditoría General de la República”.

(Nota: Modificado en lo pertinente por la Resolución Orgánica 8 de 2014 de la Auditoría General de la República)

La Auditora General de la República,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las que le confieren los artículos 13 y 17 del Decreto-Ley 272 de 2000,

CONSIDERANDO:

Que el Auditor General de la República mediante la Resolución 13 de 2003, reguló la conformación de los comités de coordinación institucional, licitaciones y adquisiciones, coordinación del sistema de control interno, estímulos y capacitación, archivo, conciliaciones, paritario de salud ocupacional, y de saneamiento contable de la Auditoría General de la República, con fundamento en las siguientes disposiciones legales:

• Decreto 272, artículo 17, numeral 14, según el cual es función del Auditor General de la República asignar a las distintas dependencias y funcionarios de la Auditoría General de la República las competencias y tareas necesarias para el cabal cumplimiento de las funciones constitucionales y legales, para lo cual podrá conformar equipos de trabajo y dictar los reglamentos internos que se requieran.

• Ley 87 de 1993, artículo 13, el cual establece que todos los organismos públicos deberán establecer, al más alto nivel jerárquico, un comité de coordinación del sistema de control interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la organización.

• Decreto 2145 de 1999, artículo 5º, literal d), el cual establece que el comité de coordinación del sistema de control interno institucional, previsto en el artículo 13 de la Ley 87 de 1993, es responsable como órgano de coordinación y asesoría, del diseño de estrategias y políticas orientadas al fortalecimiento del sistema de control interno institucional, de conformidad con las normas vigentes y las características de cada organismo o entidad.

• Decreto 272, artículo 30, el cual establece las funciones del comité de coordinación de control interno de la Auditoría General de la República.

• Ley 443 de 1998, artículo 34, según el cual toda entidad pública debía implementar programas de bienestar social e incentivos.

• Acuerdo 07 de 1994, por el cual se adopta y se expide el reglamento general de archivos, de conformidad con el cual es necesaria la existencia del comité de archivos en las entidades públicas.

• Ley 446 de 1998, artículo 75, que determinó que las entidades y organismos de derecho público del orden nacional, departamental, distrital y municipal, capital de departamento y los entes descentralizados de estos mismos niveles, deben integrar un comité de conciliación.

• El Decreto 1214 de 2000, el cual estableció la conformación y funciones del comité conciliación.

• Resolución 2013 del 6 de junio de 1986 expedida por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, mediante la cual reglamenta la organización y funcionamiento de los comités de medicina, higiene y seguridad industrial en los lugares de trabajo.

• Del Decreto 1295 de 1994, artículo 63, el cual modifica el nombre del mencionado comité por comité paritario de salud ocupacional.

• Ley 716 de 2001, por la cual se expiden normas para el saneamiento de la información contable en el sector público y se dictan disposiciones en materia tributaria y otras disposiciones.

• Decreto 1282, artículo 6º, establece, para las entidades u organismos obligados al saneamiento contable previsto en la Ley 716 de 2000, el deber de crear un comité de saneamiento contable, e indica quiénes lo deben integrar;

Que la Ley 443 de 1998 fue derogada por la Ley 909 de 2004, la cual en desarrollo de la obligación contenida en el artículo 53 de nuestro ordenamiento superior, en el artículo 36, contempla el deber de las entidades de la administración pública de formular planes y programas de capacitación, de bienestar social e incentivos;

Que el Decreto 1227 de 2005, en desarrollo del artículo 36 de la Ley 909, reglamenta lo relacionado con los sistemas de capacitación y estímulos y los programas que en cumplimiento de los mismos deben implementar las entidades públicas;

Que el Decreto 1599 de 2005, por el cual se adopta el modelo estándar de control interno para el Estado colombiano, indica que el establecimiento y desarrollo del sistema de control interno en los organismos y entidades públicas a que hace referencia el artículo 5º de la Ley 87 de 2005, será responsabilidad de la máxima autoridad de la entidad u organismo correspondiente y de los jefes de cada dependencia de las entidades y organismos, así como de los demás funcionarios de la respectiva entidad;

Que de conformidad con las directrices de orden nacional sobre autocontrol y con las políticas institucionales, se hace necesario incluir en el comité de coordinación de control interno funcionarios del más alto nivel, que en razón de sus funciones pueden colaborar en el diseño, desarrollo e implementación de cada uno de los elementos, componentes y subsistemas del modelo estándar de control interno de la entidad;

Que es conveniente actualizar la conformación y funciones de los comités de la Auditoría General de la República, de acuerdo con la normatividad vigente y mantener esta regulación en un solo acto administrativo con el fin de facilitar su estudio, consulta y aplicación;

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—La estructura y funciones de los comités de coordinación institucional, de adquisiciones y licitaciones, de estímulos y capacitación, de archivo, de conciliaciones, paritario de salud ocupacional y técnico de saneamiento contable de la Auditoría General de la República, serán las que se establecen a continuación:

CAPÍTULO I

Comité de Coordinación Institucional de la Auditoría General de la República

ART. 2º—Definición. El comité de coordinación institucional es un órgano interno de consulta, coordinación, definición de políticas y evaluación de asuntos generales del área misional y demás dependencias de la entidad que funcionará de manera permanente.

ART. 3º—Miembros. El comité de coordinación institucional estará conformado por los siguientes funcionarios:

a) El Auditor General de la República;

b) El auditor auxiliar;

c) El auditor delegado para la vigilancia de la gestión fiscal;

d) El secretario general;

e) El director de la oficina jurídica;

f) El director de la oficina de planeación, quien hará las veces de secretario técnico del comité;

g) El director de la oficina de control interno;

h) El director de la oficina de estudios especiales y apoyo técnico;

PAR. 1º—El comité será presidido por el Auditor General de la República y, en su ausencia, por el auditor auxiliar.

PAR. 2º—Al comité podrán invitarse los funcionarios y demás personas que el presidente del mismo considere necesarias para el estudio de los temas a tratar.

(Nota: Modificado en lo pertinente por la Resolución Orgánica 10 de 2017 artículo 7° de la Auditoría General de la República)

ART. 4º—Funciones. El comité de coordinación institucional cumplirá las siguientes funciones:

a) Prestar asesoría permanente al Auditor General de la República en todos los temas relacionados con la gestión de la organización, efectuando las recomendaciones para lograr la efectividad en el cumplimiento de la misión de la entidad;

b) Aprobar los planes, programas e informes que sean presentados a consideración del comité;

c) Evaluar mediante el ejercicio autocrático de sus miembros los planes, programas, proyectos, políticas y estrategias de la Auditoría General de la República, recomendando y ejecutando las acciones pertinentes para lograr una permanente mejora y depuración en el cumplimiento de los mismos;

d) Determinar políticas de coordinación con las gerencias seccionales de la Auditoría General de la República, buscando el mejor cumplimiento de sus funciones y de la misión de la entidad;

e) Coordinar y hacer seguimiento a las actividades que desarrolle la Auditoría General de la República y proponer las medidas y acciones correctivas necesarias;

f) Para el caso de empréstitos externos que se celebren para el financiamiento de las actividades de la entidad, este comité debe aprobar el POA del proyecto.

ART. 5º—Reuniones. El comité de coordinación institucional de la Auditoría General de la República sesionará válidamente, previa citación del Auditor General de la República, una vez al mes y cuando el Auditor General lo estime pertinente.

ART. 6º—Secretario. El secretario del comité de coordinación institucional cumplirá las siguientes funciones:

a) Elaborar la agenda de cada reunión en coordinación con el presidente del comité;

b) Remitir a los integrantes del comité, con la debida anticipación, el orden del día propuesto, junto con los documentos soporte de los temas a ser debatidos;

c) Elaborar las actas de las sesiones y someterlas a consideración del comité para aprobación;

d) Suscribir las actas de sesión del comité una vez aprobadas por los asistentes;

e) Coordinar con el funcionario designado por el Auditor General de la República como coordinador de proyectos con fundamento en empréstitos externos que se celebren para el funcionamiento de las actividades de la entidad para la inclusión y sustentación de los planes operativos anuales;

f) Remitir a la oficina jurídica los documentos pertinentes para elaborar los contratos que requiera la entidad con recursos del empréstito externo, con los respectivos soportes y el extracto del acta correspondiente y a la dependencia que corresponda, según la organización interna, en los casos referidos a la ejecución del proyecto;

g) Las demás que le sean asignadas por el presidente del comité.

CAPÍTULO II

Comité de coordinación del sistema de control interno

ART. 7º—Definición. El comité de coordinación del sistema de control interno es un órgano de coordinación y asesoría de la entidad, de conformidad con lo establecido en el artículo 13 de la Ley 87 de 1993 y su Decreto Reglamentario 1826 de 1994.

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 4 de 2008 artículo 15 de la Auditoría General de la República)

ART. 8º—Miembros. El comité de coordinación del sistema de control interno estará conformado por los siguientes funcionarios:

a) El Auditor General de la República o su delegado, quien lo presidirá;

b) Auditor auxiliar;

c) El secretario general;

d) El auditor delegado para la vigilancia de la gestión fiscal;

e) El director de la oficina jurídica;

f) El director de la oficina de planeación;

g) El director de la oficina de control interno, quien no tendrá derecho a voto y actuará como secretario técnico del comité;

h) El director de la oficina de estudios especiales y apoyo técnico;

i) Cualquier otra persona que en concepto del presidente del comité deba asistir.

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 4 de 2008 artículo 15 de la Auditoría General de la República)

ART. 9º—Funciones. El comité de coordinación del sistema de control interno, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 5º del Decreto 1826 de 1994 y el artículo 30 del Decreto-Ley 272 de 2000, cumplirá las siguientes funciones:

a) Asesorar al Auditor General de la República en la definición de políticas en materia de supervisión y control;

b) Canalizar y orientar los mecanismos necesarios para la implantación y desarrollo del sistema de control interno, proponiendo métodos de organización confiables para la evaluación del mismo;

c) Fomentar en la entidad la formación de una cultura del autocontrol y autoevaluación que contribuya de manera permanente al cumplimiento de la misión institucional;

d) Recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del sistema de control interno de la entidad de conformidad con las normas vigentes;

e) Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos de la entidad dentro de las políticas y planes, así como recomendar las acciones necesarias;

f) Asesorar al auditor general en la definición de planes estratégicos y en la evaluación del estado de cumplimiento de las metas y objetivos allí propuestos;

g) Recomendar prioridades para la adopción, adaptación, adecuado funcionamiento y optimización de los sistemas de información gerencial, estadístico, financiero, de planeación y de evaluación de procesos, así como para la utilización de indicadores de gestión general y por áreas;

h) Estudiar y revisar la evaluación al cumplimiento de los planes, sistemas de control y seguridad interna y los resultados obtenidos por las dependencias de la entidad;

i) Revisar el estado de ejecución de los objetivos, políticas, planes, metas y funciones que corresponden a cada una de las dependencias de la entidad;

j) Coordinar con las dependencias de la entidad el mejor cumplimiento de sus funciones y actividades;

k) Presentar a consideración del auditor general propuestas de modificación a las normas sobre control interno vigente en la entidad;

l) Expedir su propio reglamento y el de los distintos subcomités de coordinación del sistema de control interno que se organicen;

m) Las demás que le sean asignadas por la ley o el reglamento.

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 4 de 2008 artículo 15 de la Auditoría General de la República)

ART. 10.—Reuniones y quórum. El comité de coordinación del sistema de control interno sesionará por lo menos cada dos meses con asistencia de la mayoría absoluta de sus miembros.

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 4 de 2008 artículo 15 de la Auditoría General de la República)

ART. 11.—Secretario. El secretario del comité de coordinación del sistema de control interno cumplirá las siguientes funciones:

a) Elaborar la agenda de cada reunión en coordinación con el presidente del comité;

b) Remitir a los integrantes del comité, con la debida anticipación, el orden del día propuesto, junto con los documentos soporte de los temas a ser debatidos;

c) Elaborar las actas de las sesiones y someterlas a consideración del comité para aprobación;

d) Suscribir las actas de sesión del comité una vez aprobadas por los asistentes;

e) Las demás que en el reglamento se le establezcan.

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 4 de 2008 artículo 15 de la Auditoría General de la República)

CAPÍTULO III

Comité de licitaciones y adquisiciones de la Auditoría General de la República

(Nota: Derogado el presente capitulo por la Resolución Orgánica 6 de 2019 artículo 19 de la Auditoría General de la República)

ART. 12.—Definición. El comité de licitaciones y adquisiciones es un órgano interno de apoyo en los procesos contractuales que adelante la entidad en los términos del estatuto de la contratación administrativa.

(Nota: Derogado por la Resolución Orgánica 6 de 2019 artículo 19 de la Auditoría General de la República)

ART. 13.—Miembros. El comité de licitaciones y adquisiciones estará conformado por los siguientes funcionarios:

a) El secretario general, quien lo presidirá;

b) El director de la oficina jurídica;

c) El director de la oficina de planeación;

d) El funcionario designado por el auditor general como coordinador de proyectos con financiación internacional, quien asistirá únicamente cuando se traten asuntos relacionados con la ejecución de los planes operativos y el plan de adquisiciones del proyecto;

e) El director de recursos físicos, quien hará las veces de secretario del comité;

f) El director de recursos financieros;

g) El director de la oficina de control interno. Con voz pero sin voto.

PAR.—El comité podrá requerir la presencia de funcionarios de la entidad y demás personas que considere necesarias para el estudio de los temas a tratar.

(Nota: Derogado por la Resolución Orgánica 6 de 2019 artículo 19 de la Auditoría General de la República)

ART. 14.—Funciones. Son funciones del comité de licitaciones y adquisiciones de la Auditoría General de la República:

a) Estudiar los pliegos de condiciones y términos de referencia para la contratación que proyecte realizar la Auditoría General de la República y formular las observaciones a que haya lugar;

b) Clasificar por orden de mérito a las empresas oferentes, utilizando un sistema de puntaje para precalificarlas;

c) En caso de ser necesario, designar las personas externas que deban hacer las evaluaciones de las propuestas presentadas a las licitaciones y concursos abiertos por la Auditoría General de la República;

d) Recomendar la empresa seleccionada para contratación en la adquisición de bienes y servicios y la contratación de consultoría en los procesos de licitación internacional o nacional;

e) Evaluar y analizar los estudios y cuadros comparativos que se sometan a su consideración y como resultado del mismo, conceptuar y hacer las recomendaciones del caso;

f) Prestar asesoría permanente en todos los temas relacionados con la contratación de la entidad, para que la misma se lleve a cabo de manera eficiente y eficaz;

g) Revisar y aprobar el plan de compras, el plan de adquisiciones de los planes operativos de cada uno de los componentes del proyecto de empréstito externo, así como los demás planes, programas, proyectos, informes relacionados con la contratación de la entidad y que sean presentados a consideración del comité.

(Nota: Derogado por la Resolución Orgánica 6 de 2019 artículo 19 de la Auditoría General de la República)

ART. 15.—Reuniones, quórum y toma de decisiones. El comité de licitaciones y adquisiciones de la Auditoría General de la República se reunirá de acuerdo con las necesidades y sesionará, por convocatoria que efectúe su presidente, a través del secretario del mismo, con la mitad más uno de sus integrantes y las decisiones se adoptarán por mayoría simple. De las reuniones se dejará constancia en acta y de la misma se dejará copia en la respectiva carpeta contractual.

(Nota: Derogado por la Resolución Orgánica 6 de 2019 artículo 19 de la Auditoría General de la República)

ART. 16.—Secretario. El secretario del comité de licitaciones y adquisiciones de la Auditoría General de la República cumplirá las siguientes funciones:

a) Elaborar la agenda de cada reunión y convocar a los integrantes del mismo;

b) Consolidar los estudios técnicos, jurídicos y económicos, así como elaborar los cuadros comparativos para estudio por parte del comité;

c) Coordinar con el funcionario designado por el auditor general como coordinador de proyectos fundamentados en empréstitos externos la inclusión y sustentación de los temas y asuntos que serán llevados al comité en cumplimiento de los planes operativos del proyecto;

d) Remitir a los integrantes del comité, con tres (3) días de anticipación, el orden del día propuesto, junto con los documentos soporte de los temas a ser debatidos en la reunión;

e) Cursar, con tres (3) días de anticipación, invitación a los funcionarios de la entidad y demás personas, que el presidente del comité considere necesarios para el estudio de los temas a tratar;

f) Elaborar las actas de las sesiones y someterlas a consideración, aprobación y firma de los miembros del comité que asistieron a la respectiva sesión y velar por su guardia y custodia;

g) Remitir a la oficina jurídica los documentos pertinentes para elaborar los contratos que requiera la entidad, con los respectivos soportes y el extracto del acta correspondiente;

h) Las demás que le sean asignadas por el presidente del comité.

(Nota: Derogado el presente capítulo por la Resolución Orgánica 6 de 2019 artículo 19 de la Auditoría General de la República)

CAPÍTULO IV

Comité de estímulos y capacitación de la Auditoría General de la República

(Nota: Derogado por la Resolución Reglamentaria 6 de 2016 artículo 37 de la Auditoría General de la República)

(Nota: Derogado por la Resolución Reglamentaria 9 de 2015 artículo 37 de la Auditoría General de la República)

ART. 17.—(Derogado).* Definición. El comité de estímulos y capacitación es un órgano interno para la gestión de los planes de bienestar social e incentivos y de los programas de capacitación de la Auditoría General de la República, en los términos de los artículos 35 y 36 de la Ley 443 de 1998.

(Nota: Derogado por la Resolución Reglamentaria 9 de 2015 artículo 37 de la Auditoría General de la República)

*(Nota: Derogado por la Resolución Reglamentaria 6 de 2016 artículo 37 de la Auditoría General de la República)

ART. 18.—(Derogado).* Miembros. El comité de estímulos y capacitación estará integrado por los siguientes funcionarios:

a) El Auditor General de la República, o su delegado, quien lo presidirá;

b) El auditor auxiliar;

c) El secretario general;

d) El director de la oficina de planeación;

e) El director de talento humano, quien hará las veces de secretario;

f) Los representantes, principal y suplente, de los empleados ante la comisión de personal.

(Nota: Derogado por la Resolución Reglamentaria 9 de 2015 artículo 37 de la Auditoría General de la República)

*(Nota: Derogado por la Resolución Reglamentaria 6 de 2016 artículo 37 de la Auditoría General de la República)

ART. 19.—(Derogado).* Funciones. El comité de estímulos y capacitación, tendrá las siguientes funciones:

a) Evaluar las propuestas de capacitación formal y no formal y de bienestar social presentadas por la dirección de talento humano, universidades, centros académicos especializados y demás instituciones o personas que ofrezcan programas de interés en estas materias para la entidad, tanto de carácter nacional como internacional y establecer las condiciones y requisitos que deben cumplirse para el acceso a dicha capacitación, de conformidad con las normas legales vigentes en esta materia;

b) Conceptuar sobre la viabilidad de celebrar convenios con personas o unidades docentes, técnicas y especializadas debidamente autorizadas por la entidad competente, según las necesidades de las distintas dependencias de la entidad;

c) Reglamentar y aprobar los estímulos educativos para los funcionarios de la entidad, en programas de educación formal ofrecidos por centros educativos públicos y privados legalmente reconocidos;

d) Llevar el control sobre los programas de capacitación y bienestar social y de los estímulos educativos aprobados, con base en la información que al respecto le presente la dirección de talento humano;

e) Para los funcionarios de carrera administrativa en la Auditoría General de la República, este comité hará las veces de comité de incentivos y cumplirá las funciones establecidas en el artículo 127 del Decreto 1572 de 1998 o en las normas que lo modifiquen o sustituyan.

(Nota: Derogado por la Resolución Reglamentaria 9 de 2015 artículo 37 de la Auditoría General de la República)

*(Nota: Derogado por la Resolución Reglamentaria 6 de 2016 artículo 37 de la Auditoría General de la República)

ART. 20.—(Derogado).* Reuniones, quórum y toma de decisiones. El comité de estímulos y capacitación se reunirá de acuerdo con las necesidades, por convocatoria de su presidente a través del secretario. El quórum deliberatorio requerirá la asistencia de la mitad más uno de sus miembros. La toma de decisiones se efectuará por mayoría simple.

(Nota: Derogado por la Resolución Reglamentaria 9 de 2015 artículo 37 de la Auditoría General de la República)

*(Nota: Derogado por la Resolución Reglamentaria 6 de 2016 artículo 37 de la Auditoría General de la República)

ART. 21.—(Derogado).* Secretario. Las funciones del secretario del comité de estímulos y capacitación serán las siguientes:

a) Recibir, estudiar y someter a consideración del comité de capacitación y bienestar social las diferentes solicitudes que en estas materias presenten los funcionarios de la auditoría;

b) Comunicar a cada uno de los interesados las decisiones adoptadas en el comité;

c) Dar respuesta a las consultas que efectúen los funcionarios de la auditoría acerca de los asuntos sometidos a consideración del comité;

d) Preparar la citación y enviar el orden del día a los miembros del comité, con la debida anticipación antes de la fecha de la correspondiente sesión, anexando los documentos y soportes necesarios para que tengan suficiente ilustración sobre los temas a tratar;

e) Entregar a los miembros de la comisión de personal de la entidad la información que requieran y coordinar las acciones a seguir para el ejercicio de las funciones encomendadas por el numeral 11, del artículo 31 del Decreto 272 de 2000;

f) Las demás que el presidente del comité le asigne.

(Nota: Derogado por la Resolución Reglamentaria 9 de 2015 artículo 37 de la Auditoría General de la República)

*(Nota: Derogado por la Resolución Reglamentaria 6 de 2016 artículo 37 de la Auditoría General de la República)

CAPÍTULO V

Comité de archivo de la Auditoría General de la República

(Nota: Derogado el presente capitulo por la Resolución Orgánica 6 de 2019 artículo 19 de la Auditoría General de la República)

ART. 22.—Definición. El comité de archivo es un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de la documentación producida y recibida en la Auditoría General de la República, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación, en cumplimiento de la ley general de archivos, según lo establecido en el Acuerdo 07 de 1994, de la junta directiva del Archivo General de la Nación.

(Nota: Derogado por la Resolución Orgánica 6 de 2019 artículo 19 de la Auditoría General de la República)

ART. 23.—Miembros. El comité de archivo se integrará por los siguientes funcionarios:

a) El secretario general, o su delegado, quien lo presidirá;

b) El director de la oficina jurídica o su delegado;

c) El director de la oficina de planeación o su delegado;

d) El jefe de la dependencia productora de los documentos que se evaluarán;

e) El director de recursos físicos, quien hará las veces de secretario.

PAR.—Al comité de archivo podrán invitarse funcionarios de la entidad, como el director de la oficina de control interno, y particulares en aquellas ocasiones en que sus miembros lo consideren necesario para tratar temas especiales.

(Nota: Derogado por la Resolución Orgánica 6 de 2019 artículo 19 de la Auditoría General de la República)

ART. 24.—Funciones. El comité de archivo tendrá las siguientes funciones:

a) Fijar las políticas sobre administración, manejo, organización, conformación y fortalecimiento del archivo de la entidad;

b) Señalar lineamientos y directrices sobre seguridad, conservación y salvaguarda del archivo de la Auditoría General de la República;

c) Definir los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos del archivo de la entidad;

d) Conceptuar sobre la adopción de nuevas tecnologías y soportes y programas de gestión de documentos, con la observancia de los principios y procesos archivísticos establecidos por la normatividad que regule la materia;

e) Velar por el buen funcionamiento del archivo, y

f) Expedir su propio reglamento.

(Nota: Derogado por la Resolución Orgánica 6 de 2019 artículo 19 de la Auditoría General de la República)

ART. 25.—Reuniones, quórum y toma de decisiones. Para sesionar válidamente, deberá estar presente, como mínimo, la mitad más uno de sus miembros y las decisiones serán adoptadas por la mayoría simple. El comité de archivo se reunirá de acuerdo con las necesidades por convocatoria de su presidente a través del secretario.

(Nota: Derogado por la Resolución Orgánica 6 de 2019 artículo 19 de la Auditoría General de la República)

ART. 26.—Secretario. Las funciones del secretario del comité serán las siguientes:

a) Elaborar las actas respectivas;

b) Preparar toda la documentación necesaria para las reuniones y presentar ante los miembros del comité los proyectos en materia archivística;

c) Conservar y responder por la documentación producida por el comité en cumplimiento de sus funciones;

d) Las demás que le sean asignadas por el presidente.

(Nota: Derogado el presente capítulo por la Resolución Orgánica 6 de 2019 artículo 19 de la Auditoría General de la República)

CAPÍTULO VI

Comité de conciliaciones de la Auditoría General de la República

ART. 27.—Definición. El comité de conciliación es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad, de conformidad con el Decreto 1214 de 2000. Igualmente, decidirá en cada caso específico sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control, vigentes.

PAR.—La decisión del comité de conciliación acerca de la viabilidad de conciliar no constituye ordenación de gasto.

ART. 28.—Miembros. El comité de conciliaciones, de la Auditoría General de la República estará conformado por los siguientes funcionarios:

a) Auditor General de la República, o su delegado, quien lo presidirá;

b) Secretario general;

c) Director de la oficina jurídica;

d) Director de recursos financieros;

e) El coordinador de las funciones disciplinarias de la entidad.

La participación de los integrantes será indelegable, con excepción de la del Auditor General de la República.

PAR. 1º—Concurrirán solo con derecho a voz los funcionarios de la entidad que por su condición jerárquica y funcional deban asistir según el caso concreto, el apoderado que represente los intereses de la auditoría en cada proceso, el director de la oficina de control interno y el secretario del comité.

PAR. 2º—El comité invitará a sus sesiones a un funcionario de la dirección de defensa judicial de la Nación del Ministerio del Interior y de Justicia, quien asistirá con derecho a voz.

ART. 29.—Funciones. El comité de conciliación tendrá la responsabilidad general de determinar las políticas de defensa de los intereses de la Nación —Auditoría General de la República— y, en especial, las siguientes:

a) Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico, de la Auditoría General de la República;

b) Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad;

c) Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra de la entidad, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; y las deficiencias en las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos;

d) Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación;

e) Determinar la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el Auditor General de la República o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación;

f) Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición;

g) Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados;

h) Designar al funcionario que ejercerá la secretaría técnica del comité, preferentemente un profesional del derecho;

i) Dictar su propio reglamento.

PAR.—Las entidades públicas solo celebrarán conciliaciones en materia de lo contencioso administrativo ante los jueces competentes o ante los agentes del Ministerio Público correspondientes hasta tanto se expida la reglamentación correspondiente a los centros de conciliación.

ART. 30.—Convocatoria, reuniones, quórum y toma de decisiones. El comité se reunirá al menos cada tres meses y cuando las circunstancias lo exijan. Será convocado por su secretario indicando en la citación los asuntos a tratar y se anexará el concepto previo de procedencia o improcedencia de la petición suscrita por el apoderado de la entidad cuando se trate de procesos judiciales o por el director de la oficina jurídica o funcionario encargado del estudio respectivo, según sea el caso.

El comité de conciliaciones sesionará con un mínimo de tres de sus miembros y las decisiones se tomarán por mayoría simple. De cada sesión se levantará un acta la cual deberá ser suscrita por los miembros que participaron en la misma.

ART. 31.—Secretario. El secretario del comité cumplirá las siguientes funciones:

a) Elaborar las actas de cada sesión del comité;

b) Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el comité;

c) Presentar en los meses de junio y diciembre de cada año, al Auditor General de la República, a los miembros del comité y a la dirección de defensa judicial de la Nación del Ministerio del Interior y de Justicia, un informe de la gestión del comité y de la ejecución de sus decisiones, que contenga como mínimo, la siguiente información:

• Número de casos sometidos a estudio en el semestre correspondiente y la indicación de la decisión adoptada por el comité de conciliación o por el representante legal, según el caso.

• Número de acciones de repetición iniciadas durante el semestre correspondiente y la descripción completa del proceso de responsabilidad que les dio origen, en especial, indicando el valor del pago efectuado por la entidad.

• Número de acciones de repetición culminadas mediante sentencia, el sentido de la decisión y el valor de la condena en contra del funcionario si fuere el caso.

• Número de acciones de repetición culminadas mediante conciliación con descripción del acuerdo logrado.

• Número de condenas y conciliaciones por repetición pagadas a la entidad y su correspondiente valor.

• Número de llamamientos en garantía y de fallos sobre ellos indicando el sentido de la decisión;

d) Reunir y presentar al comité la información que este requiera para la formulación de políticas de prevención de daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad;

e) Las demás que le sean asignadas por el comité.

PAR.—La designación o el cambio de secretario técnico deberán informarse inmediatamente a la dirección de defensa judicial de la Nación del Ministerio de Interior y de Justicia.

CAPÍTULO VII

Comité paritario de salud ocupacional

ART. 32.—Definición. El comité paritario de salud ocupacional es un grupo conformado por igual número de representantes de la auditoría y de los empleados, como organismo de promoción y vigilancia de las normas y reglamentos de salud ocupacional dentro de la empresa y del desarrollo de las actividades que en materia de medicina, higiene y seguridad industrial debe realizar la entidad de acuerdo con el reglamento de higiene y seguridad Industrial y las normas vigentes, en cumplimiento de la Resolución 2013 de 1986, expedida por el Ministerio de Trabajo y Protección Social, por la cual se reglamentan los comités paritarios en los lugares de trabajo.

ART. 33.—Miembros. El comité estará conformado por dos representantes de la auditoría y dos representantes de los empleados, con sus respectivos suplentes, de conformidad con lo establecido en el artículo 2º de la Resolución 2013 de 1986 del Ministerio de Trabajo y Protección Social.

PAR. 1º—El Auditor General de la República nombrará directamente a sus representantes, con sus respectivos suplentes, al comité paritario de salud ocupacional y los empleados elegirán los suyos, y sus suplentes, mediante votación libre.

PAR. 2º—El período de los miembros del comité será de 2 años, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 63 del Decreto 1295 de 1994, y pueden ser reelegidos. La conformación del comité paritario de salud ocupacional constará en acta y se formalizará con su inscripción y registro ante la respectiva dependencia de salud ocupacional del Ministerio de Trabajo y Protección Social.

ART. 34.—Funciones. El comité paritario de salud ocupacional tendrá las siguientes funciones:

a) Proponer programas de salud ocupacional para los empleados de la auditoría e informar a las autoridades de salud ocupacional cuando haya deficiencias en su desarrollo;

b) Participar de las actividades de promoción, divulgación e información sobre medicina, higiene y seguridad entre los patronos y trabajadores, para obtener su participación activa en el desarrollo de los programas de salud ocupacional;

c) Visitar periódicamente los lugares de trabajo e inspeccionar los ambientes, máquinas, equipos, aparatos y operaciones e informar a la dirección de talento humano sobre la existencia de factores de riesgo y sugerir las medidas de prevención y control;

d) Proponer actividades de capacitación en salud ocupacional dirigidas a todos los niveles de la entidad;

e) Colaborar en el análisis de las causas de los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales y proponer a la dirección de talento humano las medidas correctivas necesarias;

f) Servir como organismo de coordinación entre la entidad y los empleados en la solución de los problemas relativos a la salud ocupacional y estudiar las sugerencias que presenten los trabajadores en materia de medicina, higiene y seguridad industrial;

g) Vigilar el desarrollo de las actividades que en materia de medicina, higiene y seguridad industrial debe realizar la entidad, de acuerdo con las normas vigentes;

h) Colaborar con los funcionarios de las entidades gubernamentales de salud ocupacional en las actividades que estos adelanten en la auditoría y recibir por derecho propio los informes correspondientes;

i) Mantener un archivo de las actas de cada reunión y demás actividades que se desarrollen el cual estará en cualquier momento a disposición del auditor, los empleados y las autoridades competentes;

j) Elegir al secretario del comité.

ART. 35.—Reuniones, quórum y toma de decisiones. El comité paritario de salud ocupacional se reunirá, en forma ordinaria, por lo menos una (1) vez al mes previa convocatoria de su presidente. En caso de accidente grave de trabajo o riesgo inminente de que este se produzca, el comité se reunirá con carácter extraordinario y con la presencia del responsable del área donde ocurrió el accidente o se determinó el riesgo, dentro de los cinco días siguientes a la ocurrencia del hecho.

El quórum para sesionar estará constituido por la mitad más uno de sus miembros, y para decidir, por mayoría simple.

ART. 36.—Presidente y secretario. El comité contará con un presidente designado por el auditor, de los representantes de la entidad, y un secretario elegido por el comité en pleno, de entre la totalidad de sus miembros.

ART. 37.—Funciones del presidente del comité. Son funciones del presidente del comité:

a) Presidir y orientar las reuniones en forma dinámica y eficaz;

b) Llevar a cabo los arreglos necesarios para determinar el lugar o sitio de reuniones;

c) Convocar, por escrito, a los miembros del comité a las reuniones ordinarias y extraordinarias;

d) Preparar los temas a tratar en cada reunión;

e) Tramitar ante la entidad las recomendaciones aprobadas en el seno del comité y darle a conocer todas sus actividades;

f) Coordinar todo lo necesario para que el comité cumpla con sus objetivos e informar a todos los empleados de la entidad, acerca de las actividades del mismo.

ART. 38.—Funciones del secretario. Las funciones del secretario del comité paritario de salud ocupacional son las siguientes:

a) Verificar la asistencia de los miembros del comité a las reuniones programadas;

b) Tomar nota de los temas tratados, elaborar el acta de cada reunión y someterla a la discusión y aprobación del comité;

c) Llevar el archivo referente a las actividades desarrolladas por el comité y suministrar toda la información que requieran la entidad y los empleados.

CAPÍTULO VIII

Comité técnico de saneamiento contable

ART. 39.—Definición. El comité técnico de saneamiento contable es un grupo conformado de acuerdo con la ley, para asistir al Auditor General de la República en el saneamiento contable y establecer las políticas y procedimientos necesarios para garantizar que se identifiquen, clasifiquen y determinen, previo estudio sustentado, las respectivas partidas contables que deberán ser sometidas a consideración de la instancia correspondiente para su castigo o depuración, de conformidad con lo previsto en el artículo 6º del Decreto 1282 de 2002.

ART. 40.—Miembros. El comité técnico de saneamiento contable, estará integrado por los siguientes funcionarios:

a) El secretario general, quien lo presidirá;

b) El director de recursos financieros;

c) El profesional que ejerza las funciones de contador en la entidad, quien estará encargado de las funciones de secretario técnico;

d) El director de responsabilidad fiscal y jurisdicción coactiva;

e) El director de recursos físicos;

f) El director de la oficina jurídica.

PAR. 1º—El director de la oficina de control interno asistirá a las reuniones del comité de saneamiento contable como invitado, con voz pero sin voto.

PAR. 2º—El presidente del comité podrá convocar a otros funcionarios que, en razón de sus funciones, puedan colaborar en el proceso de depuración de la información contable.

ART. 41.—Funciones del comité técnico de saneamiento contable. Son funciones del comité técnico de saneamiento contable, las siguientes:

a) Asesorar al Auditor General de la República en la determinación de las políticas, montos objeto de depuración y procedimientos que sobre saneamiento contable debe cumplir la entidad;

b) Estudiar y evaluar los informes que presenten las áreas competentes sobre el proceso de saneamiento contable y recomendar la depuración de los valores contables a que haya lugar proponiendo su descargue o incorporación en los estados financieros de la entidad, según sea el caso;

c) Aprobar mediante acta, cuando exista prueba sumaria, la depuración y/o descargue de los registros contables de la entidad, cuando el monto de cada obligación no supere los cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes, incluidos intereses, sanciones y actualización;

d) Realizar seguimiento de conformidad con lo dispuesto en la Ley 716 de 2001 y en las normas que lo reglamenten, modifiquen o sustituyan;

e) Dictar su propio reglamento;

f) Las demás que le sean asignadas por el Auditor General de la República, según la naturaleza de sus funciones.

ART. 42.—Funciones del secretario técnico. Serán funciones del secretario técnico del comité:

a) Elaborar el orden del día;

b) Citar a los integrantes del comité a las reuniones que sean necesarias;

c) Elaborar las actas de cada reunión;

d) Preparar un informe cada tres meses sobre la gestión adelantada por el comité técnico, que deberá ser presentado al Auditor General de la República;

e) Preparar el informe final sobre la depuración de los saldos contables, que el Auditor General de la República debe presentar al Congreso de la República, una vez vencida la vigencia de la ley;

f) Las demás que le sean asignadas por el comité.

ART. 43.—Reuniones y quórum. El comité técnico de saneamiento contable se reunirá cuando lo estime necesario alguno de sus integrantes, a fin de cumplir con sus funciones, previa citación del secretario técnico del comité y sesionará con la presencia de la mayoría de sus miembros.

PAR.—De todas las reuniones del comité se levantarán actas, las cuales serán suscritas por el presidente y su secretario técnico.

ART. 44.—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el diario oficial y deroga la Resolución Orgánica 14 de 2003 y las demás disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 23 de noviembre de 2005.

(Nota: Modificado en lo pertinente por la Resolución Orgánica 8 de 2014 de la Auditoría General de la República)