Consejo Superior de la Judicatura

ACUERDO 2915 DE 2005 

(Mayo 4)

“Por medio del cual se reglamenta el sistema de información estadística de la rama judicial, Sierju”.

La Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial de las conferidas en los artículos 104 y 107 de la Ley 270 de 1996, estatutaria de la administración de justicia.

ACUERDA:

ART. 1º—Definición. El sistema de información estadística de la rama judicial, Sierju, es un conjunto de datos, herramientas, procedimientos y procesos, cuyo propósito es el acopio, procesamiento y análisis de la información que contribuya a apoyar la toma de decisiones en el sector judicial, llevar el control de rendimiento de las corporaciones y despachos judiciales, establecer los indicadores requeridos para la calificación del factor eficiencia o rendimiento de los funcionarios de carrera, proveer la información básica esencial para la formulación de las políticas a cargo de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, que permitan, entre otras, la definición de programas de descongestión al interior de la rama judicial, la redistribución de despachos, la fijación de la división del territorio para efectos judiciales y la determinación de la estructura de las corporaciones y despachos.

El sistema de información estadística de la rama judicial, Sierju, forma parte del sistema nacional de estadísticas judiciales, Sinej. La respectiva información se incorporará en el Banco Nacional de Estadísticas Judiciales.

ART. 2º—Formulario único de recolección. Para alimentar el sistema de información estadística de la rama judicial, Sierju, los funcionarios responsables deben diligenciar en su integridad, el formulario único de recolección diseñado, para cada una de las categorías, áreas y especialidades de los despachos judiciales.

Las unidades de desarrollo y análisis estadístico y de administración de la carrera judicial de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, serán las responsables del diseño y modificación de los formularios, instructivos y manuales operativos necesarios para la implementación del sistema.

ART. 3º—Funcionarios responsables. Corresponde a los magistrados de los tribunales superiores de distrito judicial, tribunales administrativos, salas administrativas y jurisdiccionales disciplinarias de los consejos seccionales de la judicatura y jueces de la República diligenciar y entregar, dentro de los términos establecidos en el presente acuerdo, los formularios únicos de recolección debidamente diligenciados.

El funcionario correspondiente, aceptará, bajo la gravedad de juramento la información registrada en los formularios.

ART. 4º—Diligenciamiento del formulario. Los funcionarios judiciales responsables del envío de la información deberán diligenciar el formulario único de recolección, con la periodicidad establecida en el artículo quinto de este acuerdo, atendiendo la disponibilidad tecnológica existente.

PAR.—Mientras se ajusta el sistema de gestión judicial Justicia Siglo XXI para el suministro automático de la información estadística, los despachos sistematizados presentarán sus informes en los instrumentos de recolección vigentes.

ART. 5º—Periodicidad. Debidamente diligenciados los formularios deben ser enviados en forma trimestral a la sala administrativa del respectivo consejo seccional de la judicatura, de acuerdo con las competencias establecidas en la ley y el reglamento que para el efecto expida la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, a más tardar el quinto día hábil del mes siguiente al vencimiento del período a reportar, así:

Periodos trimestrales.

1-1. El primer periodo de cada año está comprendido entre el 1º de enero y el 31 de marzo.

2-2. El segundo periodo entre el 1º de abril y el 30 de junio.

3-3. El tercer periodo entre el 1º de julio y el 30 de septiembre.

4-4. El cuarto periodo entre el 1º de octubre y el 31 de diciembre.

PAR. 1º—En el caso de los despachos del régimen colectivo de vacaciones, el reporte de la información correspondiente al cuarto trimestre deberá realizarse dentro de los cinco días hábiles siguientes a la terminación de la vacancia judicial.

PAR. 2º—Si durante el período a reportar ejercieron dos o más funcionarios en un mismo despacho, se diligenciarán sendos formularios.

Las fechas de corte de la información a reportar deben coincidir con las posesión o retiro de los respectivos funcionarios.

ART. 6º—Distribución, recepción y control. Las salas administrativas de los consejos seccionales de la judicatura, de acuerdo con las competencias establecidas en la ley y el reglamento que para el efecto expida la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, tienen las siguientes responsabilidades:

1-1. Distribuir oportunamente los instrumentos de recolección.

2-2. Recibir los formularios diligenciados.

3-3. Verificar el correcto diligenciamiento del formulario y validar la información reportada, de acuerdo a las directrices fijadas por la Sala Administrativa de esta corporación.

4-4. Devolver a los funcionarios correspondientes, para su corrección, los formularios que presenten inconsistencias.

5-5. Remitir la información debidamente validada a la unidad de desarrollo y análisis estadístico de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, dentro de los quince días (15) días siguientes a su recepción.

PAR. 1º—Una vez se implementen los mecanismos tecnológicos correspondientes, las salas administrativas de los consejos seccionales de la judicatura remitirán la información validada en forma simultánea a la zona de gestión que le corresponda, de conformidad con la organización que establezca la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, con el fin de que la misma adelante el proceso de análisis de información que soporten la implementación de medidas que aboguen por la prestación de un mejor y más eficiente servicio de administración de justicia.

ART. 7º—Verificación de la información. En el mes de marzo de cada año, las salas administrativas del Consejo Superior o seccional de la Judicatura, de acuerdo con las competencias establecidas en la ley y el reglamento, practicarán, por cada una de las especialidades, áreas y categorías, las siguientes visitas para establecer la veracidad de la información:

1. Dos (2) despachos que reporten los mayores egresos dentro del período.

2. Dos (2) despachos que reporten mayor número de procesos sin trámite dentro del período.

3. Dos (2) despachos que reporten los más altos índices de rendimiento.

Lo anterior, sin perjuicio que, en cualquier momento, a juicio de las salas administrativas del Consejo Superior o seccional de la Judicatura, practiquen visitas para los mismos fines a cualquier despacho judicial.

ART. 8º—Procesamiento y consolidación de la información. Las salas administrativas de los consejos seccionales de la judicatura de acuerdo con las competencias establecidas en la ley y los reglamentos, son responsables de procesar y consolidar la información a nivel seccional.

La unidad de desarrollo y análisis estadístico de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, es responsable de procesar y consolidar la información a nivel nacional.

La unidad de administración de la carrera judicial de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura y las salas administrativas de los consejos seccionales de la judicatura, según su competencia, son responsables de establecer los indicadores requeridos para efectos de la calificación de servicios de los funcionarios judiciales.

La publicación de la información a nivel nacional corresponde a la unidad de desarrollo y análisis estadístico.

ART. 9º—Sanciones. El incumplimiento del deber de diligenciar en forma veraz y remitir oportunamente la información estadística, acarreará las sanciones disciplinarias establecidas en el Código Único Disciplinario. En estos casos, la sala administrativa de los consejos superior y seccionales de la judicatura, de oficio, pondrán en conocimiento dicha situación a la Sala Jurisdiccional Disciplinaria del Consejo Superior o seccional de la Judicatura, según corresponda.

Lo anterior, sin perjuicio de la adopción de medidas administrativas correctivas y de la aplicación de los artículos 11 y 35 del Acuerdo 1392 de 2002.

ART. 10.—Información altas cortes. La información estadística reportada en cumplimiento del artículo 104 de la Ley 270 de 1996, por la Corte Suprema de Justicia, el Consejo de Estado, la Corte Constitucional y la Sala Jurisdiccional Disciplinaria de esta corporación, forma parte del sistema de información estadística de la rama judicial, Sierju, y su recaudo se regirá por lo establecido en el Acuerdo 74 de 1997.

La unidad de desarrollo y análisis estadístico será la dependencia encargada de la recepción y procesamiento de dicha información.

ART. 11.—Derogatoria. El presente acuerdo deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial la Circular 3 del 20 de enero de 2005.

ART. 12.—Vigencia. Este acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación en la Gaceta de la Judicatura.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Bogotá D.C., a 4 de mayo de 2005.