INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 4 DE 2006 

(Abril 11)

“Por medio de la cual se regulan los procedimientos a seguir en las actuaciones para descongestionar la carga de trabajo recibida del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y la asumida por la DIAN en materia de sistemas especiales de importación y exportación, zonas francas, zonas especiales económicas de exportación, sociedades de comercialización internacional; y visitas de control a estos usuarios”.

I. Objetivos generales

1. Establecer procedimientos para agilizar la evacuación de cargas de trabajo relacionadas con trámite en materia de sistemas especiales de importación y exportación, zonas francas, zonas especiales económicas de exportación, sociedades de comercialización internacional.

2. Realizar visitas selectivas de control a usuarios de sistemas especiales de importación y exportación, zonas francas, zonas especiales económicas de exportación, sociedades de comercialización internacional.

II. Marco legal

— Artículos 83 y 209 de la Constitución Política.

— Literal f) del artículo 2º de la Ley 87 de 1993.

— Artículo 1º de la Ley 962 de 2005.

— Literal i) del artículo 19 del Decreto 1071 de 1999.

III. Dependencias que intervienen en los procesos

Nivel central

— Dirección de Aduanas.

— Subdirección de comercio exterior.

— División de registro y control.

— Grupo interno de trabajo sistemas especiales de importación y exportación.

— Grupo interno de trabajo, zonas francas, zonas especiales económicas de exportación, sociedades de comercialización internacional.

— Grupo interno de trabajo control de usuarios y auxiliares de la función pública aduanera.

— Subdirección de fiscalización aduanera.

— Subdirección de control cambiario.

— Administraciones locales y delegadas.

IV. Unidades de apoyo

— Secretaría general.

— Oficina de servicios informáticos.

— Unidad penal de la oficina jurídica.

— Policía fiscal y aduanera.

V. Procedimientos

1. Conformación de base de datos con antecedentes en la DIAN.

1.1. Los grupos de sistemas especiales de importación y exportación, zonas francas, zonas especiales económicas de exportación, sociedades de comercialización internacional registran la información de todas las solicitudes y trámites, desde que se recibieron estas competencias por parte de la DIAN, en hojas electrónicas, bases de datos en acceso el sistema de correspondencia Sisco, que contenga por lo menos el NIT, razón social, tipo de usuario y trámite solicitado.

1.2. Los grupos mencionados en el numeral 1.1, elaborarán el archivo a partir de la información registrada arriba mencionada, en formato excel de todos los usuarios de sistemas especiales de importación y exportación, zonas francas, zonas especiales económicas de exportación, sociedades de comercialización internacional con la información anotada en el numeral anterior para su envío a la subdirección de fiscalización aduanera, subdirección de control cambiario, unidad penal de la oficina jurídica, y a la oficina de servicios informáticos. Estas dependencias devolverán a los citados grupos, dentro de los quince (15) días siguientes, la información requerida con los siguientes campos:

Subdirección de fiscalización aduanera:

— Liquidaciones oficiales y sanciones impuestas en los últimos cinco (5) años.

Subdirección de control cambiario:

— Sanciones impuestas en los últimos cinco (5) años.

Unidad penal de la oficina jurídica:

— Denuncias en materia tributaria, aduanera y cambiaria.

Oficina de servicios informáticos.

— Domicilio.

— Actividad económica.

— Descripción actividad económica

— Tipo de sociedad.

— Año de constitución de la sociedad.

— Valor patrimonio líquido.

— Número declaraciones IVA 2005.

— Número exportaciones 2005.

— Número expedientes abiertos pendientes de decisión.

— Liquidaciones oficiales.

— Sanciones tributarias, aduaneras y cambiarias.

— Número de denuncias penales.

— Una vez recibida la información en los cuatro archivos electrónicos antes mencionados, se unificará en un solo archivo, el cual se utilizará como base para realizar las actividades a continuación enunciadas:

2. Selección de usuarios.

Las personas naturales o jurídicas registradas o constituidas a partir de 2005, los no declarantes de IVA y renta, y/o los solicitantes con un patrimonio líquido inferior a cincuenta millones de pesos ($ 50.000.000), se seleccionan para que la policía fiscal y aduanera bajo la coordinación de funcionarios de la subdirección de comercio exterior, división de registro y control, grupo control a usuarios y auxiliares de la función pública aduanera, realice visitas en las cuales se constate el domicilio, la actividad económica, número de empleados, fecha de constitución de la empresa y activos fijos dedicados a su objeto social, describiéndolos y anotando su avalúo aproximado conforme con la información contable que repose en la empresa. Los resultados de la visita realizada se deberán consignar en el acta de visita para estos efectos, conforme al anexo 1.

2.1. Falta de domicilio. En el caso que no se localice el domicilio registrado en el RUT, se les negará cualquier solicitud, de acuerdo con los procedimientos previstos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y se comunicará de este hecho a las subdirecciones de gestión y asistencia al cliente y de fiscalización tributaria, con todos sus antecedentes, para lo de su competencia.

2.2. Inconsistencias. Para aquellos solicitantes que tengan alguna inconsistencia, se devolverán todos los documentos presentados sin aprobar la correspondiente solicitud, informando de las inconsistencias encontradas.

2.3. Información correcta. Los usuarios, que no tengan ninguna inconsistencia en los aspectos antes anotados, continuarán con el respectivo procedimiento previsto en las normas.

3. Clasificación de usuarios con propósitos múltiples.

3.1. Los usuarios con trámites pendientes que hayan sido sancionados o tengan denuncias penales en los últimos cinco (5) años, se deberán remitir en archivo electrónico, por parte de los jefes de grupo al subdirector de comercio exterior, para que ordene visitas de control y demás revisiones que estime convenientes conforme con la capacidad operativa de la subdirección.

Para efecto de las visitas de control previamente se deben establecer los procedimientos para su ejecución estandarizada por parte de los diferentes funcionarios asignados para esta labor.

En todo caso, se deberá continuar con el trámite solicitado conforme con los requisitos establecidos por la norma.

3.2. Aquellos usuarios que no hayan sido sancionados ni tengan denuncias penales, se les deberá continuar con el trámite con el solo cumplimiento de los requisitos formales.

4. Criterios transitorios para autorización de nuevas solicitudes de programas y asignación de cupos de sistemas especiales de importación-exportación.

Una vez verificados los requisitos formales, se deberán realizar las siguientes actividades.

4.1. Indicadores. Para efectos de la evaluación financiera de los solicitantes, se deberán aplicar los criterios de endeudamiento, rentabilidad del patrimonio y liquidez aplicando la prueba ácida a partir de la información de la declaración de renta del solicitante del último año declarado para los 2 primeros indicadores y del balance comercial para el último indicador.

— Endeudamiento = deudas/activos x 100

Esta razón financiera muestra la relación de los recursos aportados por los acreedores en relación con los activos totales de la empresa.

— Rentabilidad del patrimonio antes de impuestos = renta líquida/patrimonio x 100.

Mide el rendimiento del patrimonio y de las inversiones de los socios en determinada actividad económica y en general determina su capacidad para la generación de riqueza.

— Prueba ácida = (activo corriente – inventarios)/pasivo corriente

Esta es una medición que establece el grado en que el efectivo y las partidas casi equivalentes a efectivo cubren los pasivos circulantes o de corto plazo.

Para el caso de empresas recién constituidas solo se evaluará la prueba ácida y el endeudamiento a partir de la información del balance suministrado por el solicitante y adicionalmente se tendrá en cuenta el patrimonio para efecto de establecimiento de cupos.

4.2. Criterios de comparación. Los indicadores obtenidos se deben comparar con criterios estándar de los respectivos sectores o actividades económicas, y al efecto se han definido como indicadores de comparación los obtenidos de las declaraciones de renta del año gravable 2004 o los del año gravable 2005 para cuando se hayan presentado las correspondientes declaraciones y se disponga de la información fiscal de los diferentes sectores económicos, la cual se puede localizar en la carpeta pública de la oficina de estudios económicos, en la siguiente ruta:

Y:\OFICINA_ESTUDIOS_ECONOMICOS\ObservatorioTributario\Nivel Nacional.

Si alguno de los indicadores supera negativamente en más del 15% el promedio estándar, no se aprobará la viabilidad financiera y se rechazará la solicitud. Para el caso de la prueba ácida no se acepta ningún caso con evaluación inferior a 1.

A nivel de ejemplo los indicadores de los criterios estándar a utilizar, a partir de la información tributaria, para el sector de manufacturas textiles, prendas de vestir y cuero son los siguientes:

Endeudamiento= deudas/activos x 100 = 65,9%

Rentabilidad del patrimonio antes de impuestos = renta líquida/patrimonio x 100 = 11%

En ausencia de la información fiscal para calcular el indicador para evaluar el resultado de la prueba ácida, el criterio de comparación mínimo es 1.

4.3. Estudios adicionales. Las solicitudes que hayan pasado las evaluaciones anteriores, se deben someter a unos análisis adicionales relacionados con su capacidad instalada, utilizada, ociosa, proceso productivo, la pertinencia de la información suministrada en la solicitud y demás que se estime pertinente.

Para empresas constituidas y personas naturales registradas, que no hayan presentado ninguna declaración tributaria y aduanera y para aquellos eventos que se encuentren motivos de incoherencia en la información suministrada o que se requiera profundizar en algún aspecto para tomar la decisión de aprobación o rechazo, se deben realizar las visitas industriales o contables según el caso.

4.4. Asignación de cupos.

A continuación se establecen las fórmulas para asignación de cupos de acuerdo a antigüedad y exportaciones de los solicitantes.

4.4.1. Para empresas con exportaciones en años anteriores.

Primera alternativa: Se continúa aplicando la fórmula utilizada por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, para todas aquellas empresas con historial exportador que en la actualidad tengan radicadas solicitudes. La fórmula está dada por la siguiente expresión:

 

Segunda alternativa: Para las nuevas solicitudes que se radiquen a partir de la expedición de esta instrucción administrativa, de empresas con historial exportador, se aplicará la siguiente fórmula:

 

CV= Costo de ventas última vigencia
V= Ventas totales última vigencia
X año base= Valor exportaciones última vigencia
X año anterior= Valor exportaciones vigencia anterior a la última
MPi= Valor materias primas importadas última vigencia
MPt= Valor materias primas totales última vigencia
CO= Porcentaje de la capacidad ociosa de la planta de producción (diferencia entre capacidad instalada y capacidad utilizada)
X p= Exportaciones adicionales proyectadas próximo año
V ap= Ventas adicionales proyectadas próximo año
MP iap= Materias primas adicionales a importar proyectadas próximo año
MP tap= Materias primas totales adicionales próxima vigencia
CV p= Costo ventas proyectado

Los costos y las ventas se obtienen de la información de los balances y estado de resultados presentados por los solicitantes, validando su pertinencia con la última declaración de renta que repose en la DIAN. Las exportaciones año base y año anterior, se toman de la información suministrada por el cliente y validada con la información de estas declaraciones que reposa en la DIAN. El valor de todas las materias primas se obtiene de la información suministrada por el solicitante. La capacidad ociosa se obtiene de la información suministrada por el solicitante y verificada por la DIAN y para el costo de ventas proyectadas las exportaciones proyectadas y ventas proyectadas su fuente de información será la suministrada por el solicitante.

4.4.2. Para empresas antiguas sin exportaciones en períodos anteriores.

 

CVp= Costo de ventas proyectado próximo año
CO= Porcentaje de la capacidad ociosa de la planta de producción (diferencia entre capacidad instalada y capacidad utilizada)
X tp= Exportaciones totales proyectadas próximo año
V ap= Ventas adicionales proyectadas próximo año
MP ip= Valor materias primas adicionales importadas proyectadas próximo año
MP tap= Valor materias primas totales adicionales próximo año
CO= Porcentaje de la capacidad ociosa de la planta de producción (diferencia entre capacidad instalada y capacidad utilizada).

El costo de ventas proyectado se obtiene de la información presentada por el solicitante, debiéndose validar sus proyecciones y crecimiento. Las exportaciones totales proyectadas y las ventas totales proyectadas se toman de la información suministrada por el cliente validando y soportando el crecimiento de las ventas y el potencial exportador del solicitante. El valor de todas las materias primas y la capacidad ociosa se obtiene de la información suministrada por el solicitante y verificada por la DIAN.

4.4.3. Para empresas nuevas recién constituidas que no hayan iniciado operaciones, o que tengan menos de un año de operación.

 

CMV se= Indicador referente del costo de la mercancía vendida (costos del sector económico)
IT se= Indicador referente de las ventas (ingresos netos del sector económico)
RP se= Indicador referente de la rotación anual del patrimonio del sector económico (Ingresos netos sector económico/patrimonio del sector económico)
P= Patrimonio informado por la empresa
X tp= Exportaciones totales proyectadas próximo año
V tp= Ventas totales proyectadas próximo año, que se calculan con base en la información de la rotación del patrimonio del sector y la información del patrimonio de la empresa (V tp RP se x P)
Mip= Materias primas a importar próximo año
MP tp== Materia primas totales próximo año

Los costos del sector económico, ingresos netos del sector económico y rotación del patrimonio se obtienen de la información de las declaraciones tributarias que reposan en la DIAN y el patrimonio, exportaciones proyectadas y ventas totales proyectadas se obtienen de la solicitud e información presentada por el usuario.

5. Cuadros de insumo producto.

Para efecto de este trámite se seguirán los siguientes criterios:

5.1. Los cuadros de insumo producto de aquellos usuarios que no hayan sido sancionados ni tengan denuncias penales, se les dará trámite, revisando únicamente que cumplan con los requisitos formales y que la información electrónica remitida pueda ser cargada en el sistema de SEIEX recibido para estos efectos. Las aprobaciones que se expidan en el marco de estos criterios deberán dejar claro que las mismas se hacen sin perjuicio de las facultades de control que tiene la DIAN sobre los diferentes programas.

5.2. Los cuadros de insumo producto de aquellos usuarios que hayan sido sancionados y/o tengan denuncias penales, se revisarán de forma y de fondo antes de dar su aprobación, retroalimentando el proceso con los resultados de la visita de control de programas ordenadas por la subdirección de comercio exterior, división de registro y control, grupo control a usuarios y auxiliares de la función pública aduanera, en el caso que las mismas ya se hayan realizado. Igualmente, para acelerar la solución de evacuar las solicitudes de CIP, se prepararán requerimientos para correr programas informáticos masivos con todas las solicitudes pendientes con el objeto de detectar consumos o desperdicios elevados y otros aspectos que técnicamente se estimen pertinentes a partir de la información de consumos y desperdicios mínimos, promedios y máximos y demás información que reposa en el sistema de control de SEIEX recibido del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

Los resultados obtenidos servirán de base para tomar decisiones para los trámites en curso e igualmente para adelantar control posterior a los programas cuyos cuadros fueron aprobados únicamente con revisiones formales.

6. Estudios de demostración.

Con criterios similares a los contemplados en el numeral 5º los estudios de demostración seguirán el siguiente proceso:

6.1. Las solicitudes recibidas de usuarios de aquellos usuarios que no hayan sido sancionados ni tengan denuncias penales, se les dará trámite, revisando únicamente que cumplan con los requisitos formales y que la información electrónica remitida pueda ser cargada en el sistema de SEIEX recibido para estos efectos.

6.2. Los resultados de las evaluaciones que se expidan en el marco de estos criterios deberán dejar en claro que las mismas se hacen sin perjuicio de las facultades de control que tiene la DIAN sobre los diferentes programas y que las actuaciones subsiguientes en materia de cumplimientos, incumplimientos y demás se harán como consecuencia de los resultados arrojados con base en la información presentada por los usuarios, sin ninguna revisión de fondo por parte de la DIAN.

6.3. Los estudios de demostración presentados por aquellos usuarios que hayan sido sancionados y/o tengan denuncias penales, se revisarán de forma y de fondo antes de dar su aprobación y retroalimentando con los resultados de las visitas de control de programas ordenadas por la subdirección de comercio exterior en el caso de que las mismas ya se hayan realizado. Igualmente, para acelerar su solución se prepararán requerimientos para correr programa informático masivo con todas las solicitudes pendientes, con el objeto de detectar inconsistencias en la información, presentación de los mismos documentos para acreditar diferentes cumplimientos y otros aspectos que técnicamente se estimen pertinentes a partir de la información de los usuarios y la que reposa en la DIAN en materia de declaraciones de importación y de exportación.

6.4. Los resultados obtenidos servirán de base para tomar decisiones para los trámites en curso e igualmente para adelantar control posterior a los programas cuyos estudios de demostración presentan inconsistencias y errores a los cuales se les autorizó su trámite solo con revisiones formales.

7. Atención telefónica a los clientes.

Implementar todas las acciones y logística necesarias para prestar el servicio telefónico de atención a los clientes de sistemas especiales de importación y exportación, zonas francas, comercializadoras internacionales y zonas especiales económicas de exportación a través del servicio de call center contratado por la DIAN con Telecom; a este efecto se realizarán las coordinaciones de rigor con la secretaría general.

8. Otros trámites y acciones a seguir.

8.1. Todas las solicitudes de cambio de modalidad a importación ordinaria así como las solicitudes de reimportación relacionadas con sistemas especiales de importación y exportación, se devolverán al peticionario informado que no se requiere autorización previa de la DIAN.

(Nota: Aclarado por la Circular Externa 55 de 2006 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales)

8.2. A los trámites de solicitudes de terminación de programas cuando los mismos se hacen dentro de los plazos establecidos y cumpliendo con los requisitos correspondientes se les debe asignar la cantidad de funcionarios necesarios para evacuar esta carga de trabajo a la mayor brevedad.

8.3. Realizar sesiones de trabajo con la OSI, para garantizar el cargue automático de la información relacionada con los cuadros de insumo producto, estudios de demostración y certificados de proveedor y demás rutinas que puedan ser ejecutadas automáticamente sin mayores desarrollos, con el objeto de facilitar la labor de los servidores públicos y agilizar las diferentes solicitudes de los usuarios.

8.4. El contenido de las actuaciones administrativas de aprobación, rechazo o demás que surjan en todos los trámites, deben ser lo suficientemente concretas y sencillas para facilitar su emisión y la productividad.

8.5. En la medida que las circunstancias lo ameriten seguiremos emitiendo las instrucciones particulares que se requieran.

La presente instrucción rige a partir de la fecha de su expedición.

11 de abril de 2006.

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