INSTRUCTIVO 21 DE 2006 

(Julio 27)

Ref.: Procedimiento general para el diligenciamiento del formato denominado IFSC-CGN-0012006 de conformidad con la Ley 716 de 2001, prorrogada y modificada por la Ley 901 de 2004.

(Nota: Derogada por la Resolución 354 de 2007 artículo 6º de la Contaduría General de la Nación)

En cumplimiento de sus funciones legales y en particular las establecidas en los literales a) del artículo 3º y q) del artículo 4º de la Ley 298 del 23 de julio de 1996, y el Decreto 143 de 2004, este despacho se permite impartir las instrucciones para el diligenciamiento del formato denominado IFSC-CGN-0012006 relacionado con el informe final de saneamiento contable.

1. Ámbito de aplicación.

El formato establecido en el presente instructivo deberá ser presentado por los entes públicos incluidos en el ámbito de aplicación de la Resolución 222 de 2006, indistintamente de la fecha en que hayan culminado el proceso de saneamiento contable, o el grado de avance en el que se encontraban en la fecha en que terminó la vigencia de la ley, de acuerdo con la Sentencia C-457 de 2006 de la Corte Constitucional.

(Nota: Derogada por la Resolución 354 de 2007 artículo 6º de la Contaduría General de la Nación)

2. Plazo para su presentación.

Los entes públicos obligados a adelantar el proceso de saneamiento contable de conformidad con la Ley 716 de 2001, prorrogada y modificada por la Ley 901 de 2004, presentarán, de acuerdo con el formato IFSC-CGN-0012006 el cual forma parte del presente instructivo, la información relacionada con el proceso que culminó el 6 de junio de 2006 con la declaratoria de inexequibilidad del artículo 79 de la Ley 998 de 2005 que prorrogaba su vigencia hasta el 31 de diciembre de 2006.

El formato IFSC-CGN-0012006 será diligenciado y remitido a la Contaduría General de la Nación exclusivamente a través de la página web, en el link definido en la página web www.contaduria.gov.co, de acuerdo con las siguientes fechas:

Fecha de corteFecha de presentación
30 de septiembre de 200631 de octubre de 2006

(Nota: Derogada por la Resolución 354 de 2007 artículo 6º de la Contaduría General de la Nación)

3. Diligenciamiento del formato IFSC-CGN-0012006.

3.1. Encabezado para diligenciar la identificación de la entidad reportante.

Celda B1: Departamento donde está ubicada geográficamente la entidad pública reportante.

Celda B2: Municipio del departamento donde está ubicada la entidad pública reportante.

Celda B3: Nombre de la respectiva entidad pública.

Celda B4: Código institucional asignado por la CGN a la entidad pública.

Celda B5: Fecha de corte (DD/MM/AAAA).

3.2. Encuesta sobre el proceso de saneamiento contable: Las respuestas a las preguntas se diligenciarán en la columna H, a partir de la fila 8, y hasta la fila 25. En cada pregunta, desde la fila 8 y hasta la fila 24, debe escribir el dígito uno (1) si la respuesta es afirmativa (sí); o el dígito cero (0) si es negativa (no). La respuesta a la pregunta de la fila 25 debe diligenciarse en formato porcentaje, ejemplo: 50%, 47%, 25%, 82% ó 100%.

Las entidades deben observar que si alguna de las respuestas a las preguntas 1 ó 2 es si, necesariamente la respuesta a la pregunta 18 deberá ser 100%; caso contrario, la respuesta debe estar entre los porcentajes 0 y 99%.

3.3. Reporte de los valores del proceso de saneamiento contable. Fila 27 y siguientes:

Para el diligenciamiento y reporte del informe se tendrá en cuenta que únicamente se deben reportar los valores de las cuentas y subcuentas que integran el formato IFSC-CGN-0012006 definido en el presente instructivo.

A partir de la celda A27 inician los códigos de cuentas y subcuentas del catálogo general de cuentas del PGCP, correspondientes al propósito del informe.

3.3.1. Saldo a 31 de diciembre de 2005 y hallazgos posteriores: Celda C27.

Para cada una de las cuentas 1996 - Bienes y derechos en investigación administrativa, 1997 - Provisión para bienes y derechos en investigación administrativa, 2996 - Obligaciones en investigación administrativa, 3138 y 3258 - Efecto del saneamiento contable, 8316 - Bienes y derechos en investigación administrativa, 8330 - Bienes pendientes de legalizar y sus correspondientes subcuentas, debe indicarse el saldo existente a 31 de diciembre de 2005, al cual se le adicionan los valores que, con posterioridad a esta fecha, se hayan determinado como no razonables y hubieran sido objeto de reclasificación a las mencionadas cuentas.

3.3.2. Eliminaciones. Celda D27: Corresponde a los valores de bienes, derechos y obligaciones que previo al cumplimiento de la Ley 716 de 2001, fueron eliminadas de la información contable de la entidad, mediante acto administrativo suscrito por la instancia competente. Para el reporte con fecha de corte 30 de septiembre de 2006 los valores serán los acumulados en el proceso de saneamiento contable desde el primero (1º) de enero de 2006 hasta la fecha en que estuvo vigente la ley.

Según sea el caso, las eliminaciones podrán tener efecto en las cuentas 1996 - Bienes y derechos en investigación administrativa, 1997 - Provisión para bienes y derechos en investigación administrativa, 2996 - Obligaciones en investigación administrativa, 3138 - Efecto del saneamiento contable, 3258 - Efecto del saneamiento contable, y 8330 - Bienes pendientes de legalizar.

Debe tenerse en cuenta que las eliminaciones de bienes, derechos y obligaciones debieron afectar las cuentas patrimoniales 3138 - Efecto del saneamiento contable y 3258 - Efecto del saneamiento contable.

3.3.3. Incorporaciones: Celda E27. Corresponde a los valores de bienes, derechos y obligaciones que previo al cumplimiento de la Ley 716 de 2001, fueron incorporados a la información contable de la entidad mediante acto administrativo suscrito por la instancia competente. Para el reporte con fecha de corte 30 de septiembre de 2006 los valores serán los acumulados en el proceso de saneamiento contable desde el primero (1º) de enero de 2006 hasta la fecha en que estuvo vigente la ley.

Las incorporaciones de bienes, derechos y obligaciones se revelan en las cuentas 3138 - Efecto del saneamiento contable y 3258 - Efecto del saneamiento contable, según corresponda su utilización en la entidad, y solo aplican para los bienes, derechos y obligaciones que, no obstante su existencia, no se encontraban registrados en la contabilidad.

3.3.4. Ajustes: Celdas F27. Corresponde a los valores que resultaron de aplicar lo establecido en el numeral 5.6 de la Circular Externa 56 de 2004, referente al tratamiento contable de las correcciones de errores y reclasificaciones en registros de períodos anteriores, en desarrollo del proceso de depuración y saneamiento contable, los cuales, como lo señala la mencionada circular externa, no hacen parte del proceso de saneamiento contable, y por tanto no se registran en las cuentas 3138 - Efecto del saneamiento contable y 3258 - Efecto del saneamiento contable.

Los valores a reportar en esta columna, con fecha de corte 30 de septiembre de 2006, serán los acumulados en el desarrollo del proceso desde el primero (1º) de enero de 2006 hasta la fecha en que estuvo vigente la ley.

En lo relacionado con el diligenciamiento de esta columna, los ajustes se refieren a las partidas que, luego de la investigación requerida, deben registrarse en las cuentas 4815 - Ajuste de ejercicios anteriores y 5815 - Ajuste de ejercicios anteriores, o a la reversión del registro realizado, según sea el caso, y de acuerdo con el período en el que se efectuó el registro, por corresponder a errores en el reconocimiento de las operaciones.

3.3.5. Reclasificaciones: Celda G27. Corresponde a los valores resultantes de aplicar lo establecido en el numeral 5.6 de la Circular Externa 56 de 2004, referente al tratamiento contable de las correcciones de errores y reclasificaciones en registros de períodos anteriores, en desarrollo del proceso de depuración y saneamiento contable, los cuales, como lo señala la circular externa, no hacen parte del proceso de saneamiento contable, y por tanto no se registran en las cuentas 3138 - Efecto del saneamiento contable y 3258 - Efecto del saneamiento contable.

Para el reporte con fecha de corte 30 de septiembre de 2006 los valores serán los acumulados en el proceso de saneamiento contable desde el primero (1º) de enero de 2006.

En lo relacionado con el diligenciamiento de esta columna, las reclasificaciones se refieren a las partidas que, luego de la investigación requerida, deben registrarse nuevamente en las respectivas cuentas de activos y pasivos por corresponder a bienes, derechos y obligaciones ciertos.

3.3.6. Saldo a 7 de junio de 2006: Celda H27. Para las cuentas 1996 - Bienes y derechos en investigación administrativa, 1997 - Provisión para bienes y derechos en investigación administrativa, 2996 - Obligaciones en investigación administrativa, el saldo corresponde al valor de la columna saldo a 31 de diciembre de 2005 más hallazgos posteriores (celda C28), menos las eliminaciones (celda D28), menos los ajustes (celda F28), menos las reclasificaciones (celda G28).

Los saldos para cada una de las subcuentas de las cuentas 3138 - Efecto del saneamiento contable y 3258 - Efecto del saneamiento contable, que se refieren a activos (celdas C47 a C55 y celdas C64 a C71) y el saldo de las subcuentas que representan pasivos (celdas C56 a C62 y celdas C72 a C78) se obtienen de tomar el saldo de la columna C, más el saldo de la columna D, menos el saldo de la columna E.

Respecto a los saldos de las subcuentas de la cuenta 8316 - Bienes y derechos en investigación administrativa, en la columna C se deben reportar los saldos acumulados a 31 de diciembre de 2005, y en la columna H el saldo acumulado a 7 de junio de 2006.

El saldo de la cuenta 8330 - Bienes pendientes de legalizar, se obtiene de tomar el saldo de la columna C, restarle el saldo de la columna D, y restarle el saldo de la columna E.

De acuerdo con las anteriores precisiones, las celdas sombreadas no serán objeto de diligenciamiento.

 

(Nota: Derogada por la Resolución 354 de 2007 artículo 6º de la Contaduría General de la Nación)

4. Consolidación de información.

Cuando los entes públicos referidos en el campo de aplicación de la Ley 716 de 2001, hayan establecido comités técnicos de saneamiento contable en cada sucursal, oficina, agencia o dependencia regional, de conformidad con el parágrafo del artículo 6º del Decreto 1282 de 2002, la oficina principal será la responsable de consolidar la información de todas sus sucursales, regionales o agencias, para reportarlo a la CGN como una sola entidad.

De conformidad con la Resolución 550 de 2005, las entidades y/o organismos sin personería jurídica del orden nacional, que deban enviar su información para ser agregada y/o consolidada a otra entidad del sector central o descentralizado, deberán remitírsela en las fechas señaladas en el parágrafo 2º del artículo 3º de la mencionada resolución.

En el nivel territorial, tanto la administración central como las entidades del sector descentralizado por servicios, serán los entes públicos que deberán reportar la información a la Contaduría General de la Nación. En este sentido, los órganos de control, corporaciones públicas y organismos públicos sin personería jurídica que prestan servicios de educación, salud y otros servicios públicos, deberán reportar la información sobre la culminación del proceso de saneamiento contable a la administración central correspondiente para que sea objeto de agregación y/o consolidación por parte de las gobernaciones y alcaldías, según el caso, del departamento o municipio al cual pertenecen, en las fechas señaladas en el parágrafo 2º del artículo 3º de la Resolución 550 de 2005.

Las entidades consolidadoras o agregadoras de información deberán relacionar, en el oficio remisorio, las unidades incorporadas y las no incluidas en el informe que remiten a la CGN.

(Nota: Derogada por la Resolución 354 de 2007 artículo 6º de la Contaduría General de la Nación)

5. Documentación del proceso.

Las entidades públicas deberán conservar debidamente los documentos soportes que se relacionan con todas las actuaciones administrativas que adelantaron para llevar a cabo el proceso de saneamiento contable, de conformidad con los decretos 1282 de 2002 y 1914 de 2003.

(Nota: Derogada por la Resolución 354 de 2007 artículo 6º de la Contaduría General de la Nación)

6. Vigencias y derogatorias.

El presente instructivo rige a partir de la fecha de publicación en el Diario Oficial, y deroga el Instructivo 17 de 2004.

N. del D.: El presente instructivo va dirigido a representantes legales, jefes de áreas financieras, de control interno, organismos de control, revisores fiscales, jefes de contabilidad, contadores y miembros de los comités técnicos de saneamiento contable de los entes públicos de los niveles nacional y territorial.

(Nota: Derogada por la Resolución 354 de 2007 artículo 6º de la Contaduría General de la Nación)

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