CIRCULAR EXTERNA 100-000004 DE 2006 

(Diciembre 26)

Ref.: Solicitud de información financiera año 2006.

De acuerdo con lo dispuesto en los artículos 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995, 2º del Decreto 1080 de junio 19 de 1996 y en el Decreto 4350 del 4 de diciembre de 2006, corresponde a la Superintendencia de Sociedades ejercer la inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales, en los términos establecidos en las mencionadas disposiciones.

De conformidad con la normatividad mencionada la superintendencia está facultada para solicitar la información contable en la forma y términos que considere procedentes, por lo cual a través de este acto administrativo se señalarán, entre otros aspectos, las fechas para el envío de la información financiera correspondiente al ejercicio de 2006.

Las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales vigiladas y/o controladas por esta superintendencia, aun cuando estén en concordato o en acuerdo de reestructuración, y las sociedades comerciales en general que reciban esta circular, deberán remitir la información financiera, en las fechas estipuladas.

Los estados financieros requeridos nos permiten entregar información oportuna y validada tanto al sistema empresarial como al gobierno y a sus agentes de interés, respetando la reserva que ordena la ley, a través del sistema de información y riesgo empresarial, Sirem, que ha puesto en funcionamiento la Superintendencia de Sociedades, para suministrar información con valor agregado y capacidad de proceso frente al nuevo esquema de vigilancia proactiva, constructiva, pedagógica y preventiva, el cual puede ser consultado de manera gratuita por cualquier persona en el país y en el mundo, como un servicio público, a través de nuestra página web.

1. Plazos.

Los estados financieros en 31 de diciembre de 2006, deberán ser entregados en el año 2007, en las fechas señaladas a continuación, para lo cual esta entidad ha tenido en cuenta los dos últimos dígitos del NIT de la sociedad, sin incluir el de verificación (DV):

Últimos dos dígitos del NITEnvío de información
01-05Lunes 5 de marzo
06-10Martes 6 de marzo
11-15Miércoles 7 de marzo
16-20Jueves 8 de marzo
21-25Viernes 9 de marzo
26-30Lunes 12 de marzo
31-35Martes 13 de marzo
36-40Miércoles 14 de marzo
41-45Jueves 15 de marzo
46-50Viernes 16 de marzo
51-55Martes 20 de marzo
56-60Miércoles 21 de marzo
61-65Jueves 22 de marzo
66-70Viernes 23 de marzo
71-76Lunes 26 de marzo
77-82Martes 27 de marzo
83-89Miércoles 28 de marzo
90-95Jueves 29 de marzo
96-00Viernes 30 de marzo

• Las sociedades que tengan más de un cierre contable en el año, deberán diligenciar la información correspondiente a cada ejercicio en forma independiente y presentarla a esta entidad en las fechas señaladas anteriormente.

• Las sociedades vigiladas y/o controladas en proceso de liquidación voluntaria tienen plazo a más tardar el 30 de marzo de 2007, en la forma establecida en la Circular Externa 4 de 2004, la cual puede ser consultada en nuestro portal empresarial www.supersociedades.gov.co

• Las matrices o controlantes que reciban esta circular, además de los estados financieros individuales, deben enviar los consolidados con la información requerida en los formatos elaborados por esta entidad, dentro de los cinco primeros días hábiles del mes de mayo de 2007.

• Además de la información de fin de ejercicio, las sociedades que hayan sido admitidas a la promoción de un acuerdo de reestructuración ante esta entidad o estén adelantando un concordato, deberán remitir estados financieros de períodos intermedios con corte a marzo, junio y septiembre, conforme a lo establecido en el numeral 5º de la Circular Externa 1 del 12 de febrero de 2003, la cual puede ser consultada en nuestro portal empresarial www.supersociedades.gov.co

Los plazos señalados para el envío de la información son improrrogables

Debe recordarse que en aras del interés general tutelado por la ley, el incumplimiento de las órdenes impartidas en esta circular para el envío de la información financiera acarrea sanciones, de conformidad con lo previsto en el numeral 3º del artículo 86 de la Ley 222 de 1995, independientemente de la calidad de inspeccionada, vigilada o controlada del ente económico.

2. Medios de envío de la información.

Para la presentación de la información financiera la Superintendencia de Sociedades ha implementado el servicio electrónico de recepción a través del portal empresarial en Internet, www.supersociedades.gov.co en la sección “Envío de información”, de manera que todas las sociedades deben obtener el software de diligenciamiento y remitir su información a través de este medio, una vez se cumplan todos los procesos de validación, cargue y radicación dentro de los sistemas de información en línea de la entidad.

Para este servicio y todos aquellos que se ofrecen de manera personalizada, cada sociedad debe ingresar a la sección del portal empresarial de la superintendencia www.supersociedades.gov.co, marcar el servicio, que en este caso es el envío de información, digitando su NIT, su dígito de verificación y su contraseña, la cual encontrará adherida en la parte superior de esta circular.

Es recomendable, que al ingresar actualice su contraseña y la recuerde, ya que esta es la llave para la utilización de los servicios digitales personalizados y el envío o la consulta de información en el portal empresarial de la superintendencia. Además, es necesario que mantenga actualizada la dirección de correo electrónico (e-mail) de contacto, ya que será utilizada por la entidad para notificarle la correcta recepción de su información y enviarle cualquier otra que considere de su interés.

3. Documentos adicionales.

Con el fin de racionalizar la información solicitada por la superintendencia, a partir de la fecha únicamente serán requeridos, en la misma fecha de presentación de los estados financieros individuales y los consolidados, los siguientes documentos:

3.1. Certificación de los estados financieros, en original y con las firmas autógrafas del representante legal y el contador, suscrita adicionalmente por el revisor fiscal que los dictamina, si lo hubiere, cuando es presentada a papel; o a través del portal empresarial www.supersociedades.gov.co con las correspondientes firmas válidas y vigentes a certificados de firma digital, emitidos por una entidad certificadora abierta autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio en Colombia, como lo establece la Ley 527 de 1999 y su Decreto 1747 de 2000. A la fecha la única empresa reconocida para este fin es Certicámara S.A.

3.2. Notas a los estados financieros, por ser parte integral de los mismos, las cuales podrán ser remetidas por medio escrito o por medio electrónico a través del portal empresarial.

La anterior información sin perjuicio de que posteriormente, en el evento de ser requeridos por la entidad para su revisión, sean solicitados cualquiera de los siguientes documentos: informe de gestión, informe especial, dictamen del revisor fiscal, si lo hubiere, o proyecto de distribución de utilidades.

4. Generalidades.

4.1. Es importante recalcar que la información enviada a esta superintendencia por cualquiera de los medios, Internet o disquete, mantiene la reserva y solo podrá ser utilizada en los términos que la ley establece.

4.2. Cuando el envío sea en medio magnético (C.D. o disquete), este deberá venir marcado con un rótulo que indique el NIT y la denominación completa de la sociedad, sucursal de sociedad extranjera o empresa unipersonal y la fecha de corte o cierre de los respectivos estados financieros.

4.3. No podrán hacerse modificaciones al aplicativo obtenido vía Internet o por cualquier medio, ni tampoco alterar su estructura o forma de diligenciamiento, so pena de las sanciones a que haya lugar.

4.4. Es de recordar que quienes suministren datos a las autoridades o expidan constancias o certificaciones contrarias a la realidad y ordenen, toleren, hagan o encubran falsedades en los estados financieros o en sus notas, incurren en delito sancionado con prisión de uno a seis años (L. 222/95, art. 43).

4.5. En el evento de existir alguna modificación a los estados financieros de fin de ejercicio, ya remitidos, con los presentados y aprobados por el máximo órgano social, será necesario su reenvío a la Superintendencia de Sociedades, previa solicitud de autorización para retransmitir, efectuada ante el coordinador del grupo de estudios e investigación contable o el intendente regional respectivo. Dicha solicitud deberá venir justificada, indicando expresamente las cifras objeto de la modificación y suscrita por el representante legal, contador y revisor fiscal, si fuere el caso.

4.6. Es importante consultar en nuestro portal empresarial en la sección de “Envío de información”, el vínculo preguntas frecuentes, las respuestas a las preguntas más frecuentes, los errores en que más incurren las sociedades al diligenciar la información y los documentos de su interés, como esta circular, la cartilla, la guía de instalación, los manuales, entre otros.

4.7. Para aquellas sociedades que deseen capacitarse en las herramientas y servicios electrónicos provistos para este fin, la Superintendencia de Sociedades programará a través del portal empresarial www.supersociedades.gov.co, sección de envío de información, las capacitaciones correspondientes a nivel nacional.

4.8. La atención al público será de lunes a viernes en jornada continua de 7:00 a.m. a 5:00 p.m., en Bogotá y de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. en las sedes de las intendencias regionales y la utilización de los medios electrónicos en el portal empresarial www.supersociedades.gov.co está disponible las veinticuatro (24) horas del día.

4.9. Para la atención de todas las inquietudes, asesorías, sugerencias, e inconvenientes la Superintendencia de Sociedades ha dispuesto los siguientes mecanismos:

• Medios electrónicos a través del correo electrónico efinancieros@supersociedades.gov.co o el servicio de chat a través del portal empresarial.

• Medios telefónicos los cuales estarán disponibles de lunes a viernes, en jornada continua de 7 a.m. a 4 p.m. en Bogotá o de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. en las demás ciudades donde la entidad cuenta con sede, así:

• Bogotá: 3245777 ó 2201000 ext. 4250 para consultas contables sociedades en marcha, 3010 para consultas de soporte técnico y 4110 para consultas de sociedades en liquidación voluntaria.

• Barranquilla: 3454495 y 3454506;

• Bucaramanga: 6454266 y 6321541;

• Cartagena: 6646051 y 6642429;

• Cali: 5141674 y 5141791;

• Cúcuta: 5716190 y 5717985;

• Medellín: 2518854 y 2518855;

• Manizales: 8847393 y 8847810.

NOTA: Para aquellas sociedades que sean requeridas por primera vez se les recomienda consultar en nuestra página web www.supersociedades.gov.co la Circular Externa 7 de octubre 19 de 2005 en la sección normatividad/circulares externas y consultar la guía de instalación que será publicada en nuestra página web.

Aclaración importante. El Gobierno Nacional expidió el 4 de diciembre de 2006 el Decreto 4350, a través del cual determinó las personas jurídicas sujetas a vigilancia de esta superintendencia. De acuerdo con el contenido del decreto algunas sociedades, a partir del 1º de abril de 2007 quedarán exoneradas de la vigilancia de esta entidad, sin embargo es necesario advertir que teniendo en cuenta la fecha de presentación de la información financiera deberán cumplir esta exigencia todas las sociedades que se encuentren vigiladas en virtud del Decreto 3100 de 1997, sin perjuicio que al 1º de abril queden exentas de la vigilancia.

Publíquese y cúmplase.

N. del D.: la presente circular externa va dirigida a los señores representantes legales; revisores fiscales contadores públicos; sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales.

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