RESOLUCIÓN 60 DE 2007 

(Enero 29)

“Por la cual se establece el reglamento interno de contratación para el Instituto Geográfico Agustín Codazzi”.

(Nota: Derogada por la Resolución 197 de 2009 artículo 2º del Instituto Geográfico Agustín Codazzi)

El Director General del Instituto Geográfico Agustín Codazzi,

en uso de sus facultades legales y en especial de las previstas en la Ley 80 de 1993, sus decretos reglamentarios y el artículo 1º del Acuerdo 1 expedido por la junta directiva de la entidad el 1º de febrero de 1994,

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo establecido en el numeral 1º del artículo 6º del Decreto 208 de 2004, corresponde al director general del Instituto Geográfico Agustín Codazzi, dirigir, coordinar, vigilar, controlar y evaluar la ejecución y cumplimiento de los objetivos, funciones, políticas, planes y programas inherentes al objeto de la entidad.

Que el artículo 11 de la Ley 80 de 1993 prevé que la competencia para ordenar y dirigir la celebración de licitaciones o concursos y para escoger al contratista, será del jefe o representante legal de la entidad.

Que así mismo, el artículo 23 de la Ley 80 de 1993 ha dispuesto que las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se desarrollarán con arreglo a los principios de transparencia, economía y responsabilidad y de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa.

Que con el fin de establecer y definir los procedimientos que deben adelantarse en los procesos de contratación del Instituto Geográfico Agustín Codazzi, se debe elaborar un reglamento de contratación que permita a las diferentes dependencias interesadas en la celebración de contratos, contar con los mecanismos y elementos necesarios para garantizar los fines de la contratación estatal.

RESUELVE:

ART. 1º—Establecer el siguiente reglamento interno de contratación del Instituto Geográfico Agustín Codazzi.

1. De las normas generales.

1.1. Del campo de aplicación.

El presente reglamento se aplica a la contratación que realice el instituto en subsidio de las normas legales que rigen los contratos.

1.2. De la prelación de las normas.

La prelación de las normas en la aplicación de este reglamento será en primer lugar la Constitución Política de Colombia, en segundo lugar las disposiciones de la Ley 80 de 1993, sus decretos reglamentarios, normas que la adicionen, modifiquen o sustituyan, en tercer lugar esta resolución, los manuales de procedimientos e instructivos sobre la materia, las disposiciones comerciales y luego las civiles.

1.3. De las actuaciones contractuales del instituto.

Las actuaciones de quienes intervengan en la contratación del instituto se desarrollarán especialmente conforme a los principios de la Ley 80 de 1993: transparencia artículo 24; economía artículo 25; responsabilidad artículo 26; equilibrio de la ecuación contractual artículo 27; interpretación de las normas de contratación artículo 28, programación anual y planeación y de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa.

Igualmente, se aplicarán en las mismas actuaciones las normas que regulan la conducta de los servidores públicos y los principios generales del derecho.

1.4. De la carpeta del contrato.

De toda contratación se formará una carpeta que contenga un solo ejemplar de los diferentes documentos que se vayan produciendo. Todos los documentos deberán ser preferiblemente originales y encontrarse sin tachaduras ni enmendaduras.

La carpeta reposará en el archivo de la oficina asesora jurídica si se trata de contrato con formalidades plenas del nivel central; en la división administrativa o quien haga sus veces, si se trata de contratos sin formalidades plenas del nivel central, y en el despacho del profesional con funciones de abogado de la territorial cuando se trate de los contratos con y sin formalidades plenas que tramiten allí. Las dependencias señaladas efectuarán el correspondiente reparto a los directamente involucrados en el proceso.

Los responsables del archivo de los documentos relacionados con la actividad contractual, deben buscar la preservación, inmutabilidad y seguridad de los originales de los documentos y contratos estatales, por un período mínimo de cinco años después de ejecutados y/o liquidados los contratos, al cabo de los cuales se trasladarán al archivo central del instituto donde reposan hasta cuando prescriban las posibles acciones civiles y penales en la actuación contractual y luego se destruyen.

Los documentos que conforman la carpeta del contrato, serán los referidos en los instructivos para las etapas preparatoria, precontractual y contractual.

1.5. De la interventoría.

Todo contrato que celebre el instituto requerirá control y vigilancia sobre su ejecución, para tal evento se designará un interventor quien deberá cumplir con las funciones que en el contrato se indiquen y las consignadas en el manual de interventoría del instituto.

1.6. De las competencias y capacidad.

1.6.1. De la competencia para celebrar contratos.

El director general del instituto es la autoridad competente para ordenar y dirigir licitaciones, escoger contratista y celebrar contratos. El director general podrá delegar total o parcialmente esta facultad mediante resolución.

El director del instituto podrá modificar las delegaciones o reasumir la competencia, en el momento que considere necesario.

1.6.2. De la ejecución y control de delegaciones.

Es delegado el funcionario con capacidad legal para comprometer contractualmente al instituto, y aquellos funcionarios a quienes se les haya facultado para ejercer determinadas funciones o actos dentro de la actividad contractual. La delegación para contratar podrá contemplar todas o algunas de las facultades inherentes al trámite, aceptación de ofertas, adjudicación, celebración, ejecución, terminación, liquidación del contrato y ordenación del gasto.

Conforme al artículo 12 de la Ley 489 de 1998, la delegación exime de responsabilidad a quien delega, la cual corresponderá exclusivamente al delegatario, sin perjuicio de que en virtud de lo dispuesto en el artículo 211 de la Constitución Política, la autoridad delegante pueda en cualquier tiempo reasumir la competencia y revisar los actos expedidos por el delegatario, con sujeción a las disposiciones del Código Contencioso Administrativo.

En todo caso, las delegaciones en materia contractual no eximen de la responsabilidad legal, civil y penal al agente principal.

1.6.3. De los informes sobre el ejercicio de las delegaciones y sus consecuencias.

Los funcionarios a quienes se les haya delegado la competencia para adjudicar y/o suscribir contratos, rendirán al director general del instituto el informe trimestral sobre el uso de tal facultad, en forma verbal en las reuniones de “comité de dirección”.

Los informes sobre el uso de dicha facultad de delegación que deban presentar los funcionarios del nivel territorial, se rendirán a través del correspondiente subdirector según el tema materia de la contratación e igualmente en forma verbal en los “comités de dirección”.

1.6.4. De quienes pueden contratar con el instituto.

Podrán contratar con el instituto, todas las personas que estén legalmente capacitadas para ello, todas las que no se hallen incursas en ninguna de las inhabilidades e incompatibilidades previstas en la Constitución Política y las leyes (arts. 6º, 8º, 9º y 10 de la Ley 80/93).

2. De los procesos de selección.

Los procesos para contratar en el instituto son los previstos en el artículo 24 de la Ley 80 de 1993; estos son licitación pública o concurso de méritos y contratación directa.

2.1. Licitación pública o concurso de méritos.

Es el procedimiento mediante el cual el instituto formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la más favorable.

Cuando el objeto del contrato consista en estudios o trabajos técnicos, intelectuales o especializados, el proceso de selección se llamará concurso y se efectuará también mediante invitación pública.

2.2. Contratación directa.

En la contratación directa se presentan dos categorías:

La primera hace referencia a la contratación directa de menor cuantía respecto del presupuesto asignado a la entidad.

La segunda categoría se refiere a los casos especiales, aquellos en que independientemente de la cuantía del contrato, por la especialidad de su objeto, se deberá seleccionar al contratista bajo esta modalidad de contratación y dentro de los cuales se encuentran: empréstitos; contratos o convenios interadministrativos; para la prestación de servicios profesionales o para la ejecución de trabajos artísticos que solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales o jurídicas, o para el desarrollo directo de actividades científicas o tecnológicas; arrendamiento o adquisición de inmuebles; urgencia manifiesta; declaratoria de desierta de la licitación pública o concurso de méritos.

2.2.1. Declaratoria de desierta de la licitación pública o concurso de méritos.

La declaratoria de desierta le corresponderá al director general mediante acto administrativo motivado que será proyectado por la división administrativa o quien haga sus veces y que contendrá las razones de la decisión. Esta declaratoria debe efectuarse dentro del mismo término para la adjudicación y debe ser comunicada a los proponentes que participaron en el proceso de licitación o concurso.

3. De la forma del contrato estatal.

3.1. Contratos sin formalidades plenas (órdenes de obra, adquisición de bienes, servicios).

El valor máximo hasta el cual se autoriza la celebración de contratos sin formalidades plenas (órdenes de obra, adquisición de bienes, servicios), se determina para cada vigencia en función del presupuesto anual del instituto y expresado en salarios mínimos legales mensuales, conforme a los rangos establecidos en el artículo 39 de la Ley 80 de 1993. Las cuantías para efectos contractuales son informadas por la oficina asesora jurídica al inicio de la vigencia fiscal correspondiente, con base en el reporte que sobre el presupuesto de la entidad indica el jefe de la división financiera o quien haga sus veces.

3.1.1. Garantías para contratos sin formalidades plenas.

Para la ejecución de las órdenes, el contratista debe constituir la garantía única que ampare los siguientes riesgos, según el caso:

• De anticipo o pago anticipado: equivalente al 100% del valor dado en esa calidad. Término: vigencia de la orden y dos meses más.

Cumplimiento: equivalente al 10% del valor de la orden. Término: vigencia de la orden y dos meses más.

• Correcto funcionamiento de los equipos: equivalente como mínimo al 20% del valor final de la orden. Término: mínimo seis meses contados a partir de la entrega total de los bienes.

• Calidad de los bienes o servicios: la secretaría general determinará su necesidad y en caso afirmativo determinará el porcentaje y término.

• Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones, para contratos de prestación de servicios con personas jurídicas y para los de obra pública, debe ser mínimo por el cinco por ciento (5%) del valor total del contrato y por el término de vigencia del contrato y tres años más.

• Estabilidad de la obra, para los contratos de obra pública, por el veinte por ciento (20%) del valor final de la obra y por el término de cinco años contados a partir de la entrega de la obra.

La póliza debe ser aprobada por el jefe de la división administrativa o quien haga sus veces y efectuada dicha aprobación procede la ejecución. En las direcciones territoriales la aprobación compete al profesional especializado con funciones de abogado.

3.2. Contratos con formalidades plenas.

Acuerdo escrito en donde se expresa el objeto, plazo o término de duración, valor y forma de pago, garantías y en general todas las demás cláusulas que de acuerdo con este reglamento y con las normas legales aplicables, se deban incluir según el tipo de contrato que se trate y según minuta elaborada por la oficina asesora jurídica.

Este contrato se perfecciona con el escrito firmado por las partes, el registro presupuestal y para su ejecución se requiere aprobación de la garantía única de cumplimiento. Además debe publicarse en el diario único de contratación pública y si se requiere, pagarse el impuesto de timbre.

3.2.1. Garantías para contratos con formalidades plenas.

Los riesgos que debe amparar la garantía única, básicamente deben ser:

• Buen manejo y correcta inversión del anticipo por el cien por cien (100%) del valor anticipado y por el término de vigencia del contrato y cuatro meses más.

• Cumplimiento del contrato: este riesgo debe asegurarse en todo contrato y mínimamente por el diez por ciento (10%) del valor total del contrato, y no puede ser inferior al monto de la cláusula penal. Este riesgo se ampara por el término de vigencia del contrato y cuatro meses más.

• Calidad del bien o servicio y correcto funcionamiento de los equipos: será del cincuenta por ciento (50%) del valor total del contrato y mínimo por doce meses a partir de la entrega a satisfacción del bien. Eventualmente por el tipo de bien puede ser inferior a doce meses, previa autorización del ordenador del gasto.

• Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones, para contratos de prestación de servicios con personas jurídicas y para los de obra pública, debe ser mínimo por el cinco por ciento (5%) del valor total del contrato y por el término de vigencia del contrato y tres años más.

• Estabilidad de la obra, para los contratos de obra pública, por el veinte por ciento (20%) del valor final de la obra y por el término de cinco años contados a partir de la entrega de la obra.

• Responsabilidad civil extracontractual para los contratos de obra pública y para aquellos en los que se considere necesario cubrir ese riesgo, debe ser por el cinco por ciento (5%) del valor total del contrato y por el término de vigencia del contrato y tres años más. Debe tenerse en cuenta que si se aumenta el valor del contrato o se prorroga su vigencia, deberá ampliarse o prorrogarse la garantía única.

La póliza debe ser aprobada por el jefe de la oficina asesora jurídica y efectuada dicha aprobación procede la ejecución. En las direcciones territoriales la aprobación compete al profesional especializado con funciones de abogado.

4. Procedimientos generales en la etapa preparatoria.

Estos procedimientos se encuentran desarrollados en el instructivo “Etapa preparatoria en la contratación”.

4.1. Planeación de las necesidades (plan de inversión, plan de adquisiciones o de compras).

La planeación del instituto en la ejecución de obras, adquisición de bienes y servicios, tiene un período de un año correspondiente a una vigencia fiscal, ajustada a las necesidades y a las apropiaciones presupuestales existentes.

Para establecer las necesidades es indispensable contar con estadísticas ciertas y tener una visión clara de los proyectos institucionales.

Las necesidades actuales se estiman con base en las actividades a realizar, los elementos necesarios para cada actividad, el recurso humano existente, consumos históricos, niveles de existencias de elementos y la demanda insatisfecha.

La responsabilidad en la elaboración del plan de necesidades es de todas las dependencias del instituto y la coordinación y consolidación de la información corresponde a la división administrativa o quien haga sus veces.

4.2. Elaboración del presupuesto.

Es un estimativo del valor total de los bienes o servicios por contratar, preparado por la dependencia interesada en la contratación. Debe incluir duración del servicio, término de entrega, valor total de la obra, adquisición y/o servicio y vigencias fiscales que se utilicen.

Los contratos que se celebren en cada vigencia deberán responder al presupuesto.

No se podrá iniciar una obra, adquirir un bien, contratar un servicio o en general celebrar cualquier contrato sin que el presupuesto esté debidamente aprobado, lo cual se entenderá surtido cuando se disponga del certificado de disponibilidad presupuestal y/o de la autorización para comprometer vigencias futuras cuando se requiera.

El funcionario autorizado y todos los demás funcionarios que intervienen en el proceso de cálculo del presupuesto son responsables de incluir el total de los costos y duración de la ejecución de la obra o de la adquisición de los bienes y servicios y de los desfases en costos o tiempo que se lleguen a presentar, excepto cuando se originen en causas de fuerza mayor o caso fortuito debidamente probadas.

4.3. Elaboración del cronograma de ejecución.

Acorde con el plan de compras del instituto, y en desarrollo del principio de programación anual de adquisición de bienes y servicios, las dependencias del nivel central y las direcciones territoriales deberán elaborar un cronograma de contratación y de ejecución del mismo.

4.4. Elaboración del plan de compras.

El plan de compras, según el alcance establecido en el respectivo acuerdo del comité para la operación del SICE de la Contraloría General de la República, debe contemplar la adquisición de bienes, servicios y obra pública independientemente del rubro presupuestal que se afecte, bien sea de funcionamiento o de inversión.

El instituto iniciará la construcción del plan de compras desde el mes de febrero de cada año fiscal, cuyo proyecto deberá estar finalizado el 30 de junio del año fiscal anterior al de su vigencia. Para el efecto y de conformidad con el artículo 5º de la Ley 598 de 2000, se consultará el catálogo único de bienes y servicios, CUBS, y el registro único de precios de referencia, RUPR.

El plan de compras constituye el soporte de las partidas presupuestales que se incluyen en el proyecto de presupuesto para la vigencia fiscal que el Gobierno Nacional presenta al Congreso de la República.

Una vez aprobado el presupuesto anual del IGAC, la división administrativa o quien haga sus veces cotejará el respectivo plan de compras contra el presupuesto público aprobado, lo ajustará con las partidas presupuestales definitivas y procederá a enviarlo a más tardar el 31 de enero de cada año fiscal a la Contraloría General de la República según los requerimientos establecidos por esta entidad.

Para ejecutar el plan de compras el ordenador del gasto deberá consultar el SICE con sus elementos, el RUPR y el CUBS, en los términos señalados en el artículo 22 de la Resolución 5313 del 28 de febrero de 2002 de la Contraloría General de la República o la que la sustituya.

4.5. Elaboración de los estudios de conveniencia, necesidad y oportunidad; estudios de prefactibilidad o factibilidad y obtención de autorizaciones requeridas para la contratación.

Los estudios en los cuales se analice la necesidad, conveniencia y la oportunidad de realizar la contratación, tendrán lugar de manera previa a la apertura de los procesos de selección.

4.6. Elaboración y publicación del proyecto del pliego de condiciones o términos de referencia.

De acuerdo con el principio de transparencia, la actividad contractual se debe considerar pública, con la finalidad de permitir a los interesados el conocimiento del proceso, las necesidades de la entidad y las condiciones en las cuales van a competir entre sí.

4.7. Recepción de observaciones y sugerencias al proyecto de pliego de condiciones o términos de referencia.

Se recibirán las observaciones de los interesados a los proyectos de pliegos de condiciones o a los términos de referencia, hasta la fecha y hora señalada en los mismos.

4.8. Ajuste y elaboración de pliegos de condiciones o términos de referencia definitivos.

El instituto analizará las observaciones presentadas al proyecto de pliegos de condiciones o a los términos de referencia y en caso de considerarlas pertinentes, podrá incluirlas en el texto definitivo de tales documentos.

5. Procedimientos generales en la etapa precontractual o de selección del proponente.

5.1. Licitación pública o concurso de méritos.

El secretario general tiene la facultad delegada de hacer la convocatoria o apertura de concursos y licitaciones públicas; lo hará mediante acto administrativo motivado, el cual será proyectado por la división administrativa o quien haga sus veces, en coordinación con la dependencia que requiere el servicio, adquisición u obra. El acto administrativo de la apertura debe estar precedido del estudio técnico en el que se analiza la necesidad, conveniencia, oportunidad del contrato y su adecuación a los planes de inversión, de adquisición o compras, presupuesto y Ley de Apropiaciones.

El detalle referente a la elaboración de los pliegos, se encuentra en el instructivo “Etapa preparatoria en la contratación”.

Los trámites relacionados con la distribución o venta de los pliegos de condiciones y publicación de su contenido; audiencia de aclaración de los pliegos de condiciones; diligencia de apertura de la licitación pública o concurso; diligencia de cierre de licitación o concurso (apertura de urna); evaluación de las propuestas; adjudicación de la licitación o concurso en audiencia pública; adjudicación de la licitación o concurso mediante resolución y de la notificación de la adjudicación, se encuentran detallados en el instructivo “Etapa precontractual en la contratación”.

El acto de adjudicación es irrevocable y obliga al instituto y al adjudicatario.

Si el adjudicatario no suscribe el contrato correspondiente dentro del término que se haya señalado, quedará en favor del instituto el valor de la garantía de seriedad de la oferta, sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de los perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la garantía.

En este evento el instituto podrá optar, dentro de los quince días hábiles siguientes, entre adjudicar el contrato al proponente ubicado en segundo lugar en la evaluación, siempre y cuando su propuesta también sea favorable para la entidad o iniciar un nuevo proceso de licitación o concurso.

De las propuestas no favorecidas, el instituto devolverá las garantías de seriedad una vez perfeccionado el correspondiente contrato, cuando así lo solicite el interesado.

5.1.1. De la declaratoria de desierta de la licitación o concurso.

Se procederá conforme a lo establecido en el numeral 2.2.1 de este reglamento.

5.2. Contratación directa.

La orden de apertura de la contratación directa en la sede central está delegada en la secretaría general y en el nivel territorial en los respectivos directores territoriales.

Los trámites relacionados con la distribución de los términos de referencia y publicación de su contenido; inscripción, recepción de las ofertas y su evaluación, adjudicación del contrato y notificación se encuentran detallados en el instructivo “Etapa precontractual en la contratación”.

6. De la ejecución de los contratos.

6.1. Elaboración y perfeccionamiento del contrato.

Los trámites de elaboración y perfeccionamiento del contrato se encuentran detallados en el instructivo “Etapa contractual en la contratación”.

6.2. Seguimiento técnico, administrativo y jurídico del contrato.

Esta etapa corresponde a la vigilancia y acompañamiento a la ejecución del contrato por parte del contratista, de la cual depende su adecuado cumplimiento. Las condiciones para su desarrollo dependerán de lo previsto en los términos de referencia y en la oferta.

Con el propósito de asegurar el cumplimiento del objeto contractual y en caso de requerirse el señalamiento de las responsabilidades por la no ejecución o por el incumplimiento del mismo, es obligatoria la designación de un interventor, quien deberá emitir en forma periódica los informes respectivos en los que se consignen las observaciones al desarrollo del contrato. La responsabilidad que a estos les asiste es amplia por cuanto de sus informes se pueden derivar acciones de carácter penal, disciplinario y/o fiscal.

Los informes de interventoría harán parte integral de la historia del contrato, por lo tanto es obligatoria para el instituto la custodia de los mismos.

6.3. Ejecución óptima del contrato.

El contratista cumple a cabalidad y en la debida oportunidad el objeto del contrato, lo cual es verificado y certificado por el interventor del mismo. Esta situación permite el pago según lo estipulado en el contrato.

6.3.1. Para prestación de servicios.

Se entiende por ejecución óptima, que el servicio contratado es desarrollado según el cronograma de actividades establecido para el contrato y que el interventor apruebe los avances de ejecución del mismo. Igualmente, se requiere de la presentación oportuna y en debida forma de los informes pactados como productos del contrato (mensual, trimestral, semestral, anual), los cuales también deben ser aprobados por el interventor.

Si por el tipo de servicio no se requiere cronograma de actividades, el interventor debe verificar y certificar que el contratista cumpla el objeto contratado, para lo cual expedirá la(s) correspondiente(s) acta(s) junto con el informe de actividades realizadas por el contratista.

6.3.2. Para adquisición de bienes (compraventa, suministros).

Se entiende que se ejecuta a cabalidad, si el proveedor entrega los elementos o bienes objeto del contrato con o sin formalidades plenas con las características y especificaciones pactadas dentro del término previsto para tal efecto.

La entrega debe efectuarse en las instalaciones del almacén general o almacén de la territorial, al funcionario a quien se le haya asignado las funciones de almacenista. Este funcionario debe verificar que efectivamente recibe los bienes descritos en el contrato con o sin formalidades plenas y elabora el comprobante de ingreso al almacén indicando número del contrato con o sin formalidades plenas, nombre del proveedor, fecha de recibo de los bienes o elementos, descripción de los bienes recibidos y demás aspectos que considere necesarios.

Recibidos los bienes y elaborado el comprobante de ingreso, procede a registrarlos en el inventario del instituto.

En el momento de la entrega el interventor verificará que los bienes o elementos entregados reúnan todas las condiciones y especificaciones técnicas definidas en el contrato con o sin formalidades plenas, es decir, ejerce una función de tipo conceptual o técnica, y no de recibo de bienes la cual es desarrollada exclusivamente por el funcionario que ejerce funciones de almacenista. Dicho concepto deberá plasmarlo en el acta de interventoría en donde suscribirá: número de contrato con o sin formalidades plenas, contratista, objeto entregado, cantidad y la fecha de recibo (es la que certifique el almacenista), y su concepto sobre cumplimiento en las especificaciones técnicas y de calidad contratada.

Copia del acta de interventoría y del comprobante de ingreso al almacén, se entregarán al proveedor con el fin de que este constituya o amplíe la garantía única al riesgo de calidad y correcto funcionamiento.

Los originales de los documentos mencionados deben remitirse a la oficina asesora jurídica o a la división administrativa o quien haga sus veces, según se trate de contrato con o sin formalidades plenas respectivamente, para la aprobación de la póliza de calidad que se reciba del proveedor. En las direcciones territoriales el profesional con funciones de abogado realizará la aprobación de la póliza en ambos casos. El reparto de la póliza es el siguiente: al funcionario con asignación de funciones para el trámite de cuentas; al interventor y a la carpeta del contrato. Los originales de la aprobación y póliza de calidad se archivan anexos al contrato original.

Efectuado el reparto al funcionario de trámite de cuentas, el proveedor puede tramitar el correspondiente cobro.

6.3.3. Para los demás contratos.

La ejecución óptima del contrato se califica con actas o conceptos (según el caso) del respectivo interventor, quien además para los pagos emite un acta de interventoría de cumplimiento a satisfacción del objeto contratado.

6.4. Situaciones que pueden presentarse durante la ejecución de los contratos.

6.4.1. Modificaciones.

Son susceptibles de modificar todas las cláusulas menos las excepcionales al derecho común pactadas en el contrato tales como: modificación e interpretación unilateral, terminación unilateral, caducidad y reversión.

Tampoco podrán modificarse las cláusulas que constituyen determinaciones legales como: inexistencia de vínculo laboral, responsabilidad del contratista, perfeccionamiento, publicación e impuestos, requisitos de ejecución y liquidación del contrato.

• Modificación por mutuo acuerdo.

Procede cuando se presenten circunstancias especiales, debidamente comprobadas por el ordenador del gasto que suscribió el contrato que justifiquen la modificación de alguna de las cláusulas del mismo.

La solicitud de modificación puede provenir del contratista o del interventor (quien debe estar en permanente comunicación con el ordenador del gasto que suscribió el contrato y que a su vez también puede hacer la solicitud); en todo caso se requiere de una argumentación detallada y soportada debidamente, que explique la pertinencia y necesidad de la modificación.

El interventor del contrato siempre deberá conceptuar sobre las modificaciones que se pretendan efectuar al respectivo contrato.

Si la modificación es sobre las condiciones específicas del objeto del contrato, el ordenador del gasto que lo suscribió, conjuntamente con el interventor, deben explicar con los debidos soportes las razones tecnológicas o de ostensible mejoramiento en la calidad que sustenten dicha modificación; igualmente, para que esta proceda es necesario que no se afecte el valor del contrato.

Si la modificación atañe a la vigencia del contrato, esta deberá involucrar, si es del caso, la ampliación de la vigencia de la garantía única de cumplimiento de obligaciones.

Si la modificación involucra la disponibilidad presupuestal debe verificarse que exista el certificado de disponibilidad presupuestal correspondiente por el valor del contrato y para el objeto del mismo.

En general cualquier modificación debe solicitarse ante la oficina asesora jurídica para contratos con formalidades plenas de la sede central o a la división administrativa, o quien haga sus veces, para contratos sin formalidades plenas o ante el profesional con funciones de abogado en las direcciones territoriales, acompañada de la justificación respectiva, suscrita por el interesado en la modificación y siempre con el respectivo concepto del interventor, donde detalle por qué se debe o no proceder a la modificación y las razones de tal petición.

Admitida una modificación se sigue el trámite de modificaciones y adiciones (en plazo, en valor) descrito en el instructivo “Etapa contractual en la contratación”.

• Modificaciones unilaterales.

Procede si habiéndose pactado en el respectivo contrato, o siendo de forzosa inclusión la respectiva cláusula de modificación unilateral, se dan los elementos previstos en el artículo 16 de la Ley 80 de 1993, esto es: introducir variaciones al contrato para evitar la paralización de su ejecución o la afectación grave del servicio público que se requiera satisfacer y si previamente las partes no llegan a un acuerdo.

Las modificaciones se efectuarán mediante acto administrativo motivado proyectado por la oficina asesora jurídica o por el profesional con funciones de abogado en las direcciones territoriales y soportado en los documentos y razones que deben aportar el interventor y la dependencia que suscribió el contrato, explicando los motivos que originan y hacen necesaria la modificación. Este acto administrativo lo suscribirá el director general del IGAC y será notificado al contratista. Tal acto administrativo será parte integrante del contrato.

6.4.2. Adiciones (plazo - prórrogas; valor).

• Contrato adicional por razones del plazo - prórrogas.

Se refiere a la ampliación del plazo para ejecutar una(s) acción(es) pactada(s) en el contrato, tal(es) como:

• Entrega de elementos (equipos, bienes, trabajos)

• Realizar una obra, servicio o tarea

• Suscribir un documento, acta o similar

• Presentar un informe

La solicitud de prórroga del plazo de ejecución o de entrega puede provenir del contratista, caso en el cual debe ser dirigida al instituto, específicamente al ordenador del gasto, con anterioridad al vencimiento del plazo y debe estar debidamente sustentada. También puede originarse tal solicitud en el ordenador del gasto y respecto de acciones que le competan ejecutar en el desarrollo del mismo y que afecten el cumplimiento del contratista.

Cualquiera que sea el origen de la solicitud, el interventor debe pronunciarse sobre la prórroga que se está pidiendo y conceptuar en forma sustentada si la misma debe otorgarse o no.

La solicitud de prórroga debe presentarse por el ordenador del gasto que suscribió el contrato con visto bueno del interventor, ante la oficina asesora jurídica (contratos con formalidades plenas), o a la división administrativa o quien haga sus veces (contratos sin formalidades plenas) o ante el profesional con funciones de abogado en las direcciones territoriales, con los soportes respectivos (petición del contratista debidamente sustentada o petición del ordenador del gasto, en todo caso acompañada del concepto del interventor muy bien fundamentado y siempre teniendo especial cuidado en la vigilancia de la vigencia de la garantía).

Tal solicitud debe radicarse antes del vencimiento del plazo y si reúne los requisitos ya señalados, se admite y se continúa el trámite previsto en el trámite de modificaciones y adiciones (en plazo, en valor) que se describe en el instructivo “Etapa contractual en la contratación”.

Si la prórroga afecta la vigencia del contrato y la de la garantía única del cumplimiento, en el respectivo contrato adicional se ampliarán tales vigencias en lo pertinente.

• Contrato adicional por razón del valor.

La adición del valor de un contrato puede ser hasta por el cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, expresado este en salarios mínimos mensuales legales vigentes (L. 80/93, art. 40).

La solicitud de adición en el valor del contrato puede provenir del contratista o del ordenador del gasto que suscribió el contrato. El interventor en todo caso debe conceptuar fundamentando por qué la acepta o no.

Toda adición en el valor debe tener previamente a su trámite ante la oficina asesora jurídica (contratos con formalidades plenas) o a la división administrativa o quien haga sus veces, (contratos sin formalidades plenas) o ante el profesional con funciones de abogado en las direcciones territoriales, el correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal; igualmente, una adición en el valor solo procede respecto de un contrato vigente.

Las solicitudes de adición las presenta ante la oficina asesora jurídica (contratos con formalidades plenas), o a la división administrativa o quien haga sus veces, (contratos sin formalidades plenas) o ante el profesional con funciones de abogado en las direcciones territoriales, el ordenador del gasto que suscribió el contrato y con visto bueno del interventor del mismo quien debe aportar su concepto bien sustentado, el del peticionario (contratista u ordenador del gasto) y el certificado de disponibilidad presupuestal. Si reúne estos requisitos se admite y se continúa el trámite previsto en el trámite de modificaciones y adiciones (en plazo, en valor) descrito en el instructivo “Etapa contractual en la contratación”.

La adición en el valor, implica que en el contrato adicional se adicione la garantía única de cumplimiento en su valor; igualmente según el caso puede proceder la ampliación de la vigencia del contrato y por lo mismo la vigencia de las pólizas.

• Otrosí de aclaración.

Procede cuando se hace necesario aclarar alguna de las cláusulas de contrato.

La solicitud de un otrosí de aclaración se tramita conforme a lo señalado en el trámite de modificaciones y adiciones (en plazo, en valor) descrito en el instructivo “Etapa contractual en la contratación”.

6.4.3. Suspensión temporal del contrato.

Procede por circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobadas que afecten la ejecución del contrato.

La solicitud de suspensión puede provenir del contratista o del ordenador del gasto y el interventor del contrato deberá analizar las razones y pruebas aportadas por el solicitante y emitirá concepto sobre la procedencia o no de la suspensión dentro del día hábil siguiente a la solicitud.

El ordenador del gasto que suscribió el contrato presenta ante la oficina asesora jurídica (contratos con formalidades plenas) o a la división administrativa o quien haga sus veces, (contratos sin formalidades plenas) o ante el profesional con funciones de abogado en la direcciones territoriales, la solicitud de suspensión invocando las razones que la sustentan y anexando las pruebas que acreditan las circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito (las cuales debió aportar el inicial solicitante contratista u ordenador del gasto) y con visto bueno del interventor contenido en concepto debidamente fundamentado.

Recibida la solicitud con estos requisitos, se admite y se elabora la correspondiente acta de suspensión donde conste tal evento y se detallen: número del contrato, nombre del contratista, nombre del funcionario que suscribe el acta, fecha de la suspensión, razones que la motivaron, tiempo de la suspensión (si es procedente, si no debe indicarse el evento que de ocurrir permita levantarla) y la manifestación expresa de que durante la suspensión no se computa ningún plazo del contrato.

De otra parte, deben adoptarse las medidas de conservación que sean convenientes y si es el caso deben convenirse los costos de la suspensión y su forma de pago. Así mismo el contratista deberá ampliar la vigencia de la garantía única de cumplimiento por el término de la suspensión y reprogramar las actividades del contrato y las obligaciones.

El acta de suspensión será suscrita por el ordenador del gasto que suscribió el contrato y el contratista.

Del acta de suspensión de un contrato debe efectuarse el mismo reparto previsto para el contrato.

• Levantamiento de la suspensión.

Si en el acta de suspensión se fijó día exacto para el levantamiento de la suspensión, llegado dicho día se reiniciarán los términos suspendidos sin necesidad de suscribir acta de levantamiento.

Si la suspensión depende de la existencia de circunstancias particulares, el interventor del contrato, debe estar atento a la permanencia o no de tales circunstancias; debe informar a la oficina asesora jurídica o al profesional con funciones de abogado en las direcciones territoriales, la fecha en la cual debe proceder a levantarse la suspensión, por inexistencia de las causas que la motivaron, para lo cual será necesario suscribir la correspondiente acta por quienes suscribieron la suspensión.

Levantada la suspensión se reinician los términos de vigencia y entrega o ejecución del contrato. De tal levantamiento se efectúa el correspondiente reparto. Las actas originales deben reposar anexos al respectivo contrato original.

6.4.4. Terminación anticipada.

De mutuo acuerdo las partes intervinientes del contrato pueden darlo por terminado anticipadamente. Para tal efecto se requiere que obre la solicitud justificada de tal terminación y el concepto aprobatorio del interventor. El ordenador del gasto debe certificar por escrito que no se afecta de alguna manera al instituto, ni se le causa perjuicio a las finalidades que se pretendían con el contrato.

La terminación anticipada del contrato constará en acta y en ella se describirán: número de contrato, partes intervinientes, razones para la terminación, estado en que quedó el contrato y la liberación mutua de derechos y obligaciones, consignando en todo caso la obligación de liquidar y pagar los saldos que resulten a favor o en contra y el responsable del pago.

El acta de terminación anticipada la proyecta la oficina asesora jurídica (contratos con formalidades plenas), la división administrativa o quien haga sus veces (contratos sin formalidades plenas) o el profesional con funciones de abogado en las direcciones territoriales y la suscriben el ordenador del gasto y el contratista. De esta acta debe hacerse el reparto respectivo.

6.4.5. Incumplimiento.

Se presenta cuando el contratista incumple con sus obligaciones de tal forma que afecta de manera grave y directa la ejecución del contrato y se evidencia que puede conducir a su paralización.

La consecuencia de este incumplimiento es la declaratoria de caducidad, esto es, mediante resolución motivada, el instituto lo dará por terminado y ordenará su liquidación. Declarada la caducidad el contratista no tendrá derecho a ninguna indemnización y quedará inhabilitado por el término de cinco años para contratar con el Estado.

De otra parte, con la declaratoria de caducidad se constituye el siniestro de incumplimiento y por lo tanto podrá hacerse efectiva la cláusula penal pactada.

El incumplimiento total del contrato debe informarlo oportunamente el respectivo interventor a la oficina asesora jurídica o al profesional con funciones de abogado en las direcciones territoriales y deberá aportar informes del desarrollo de ejecución del contrato y de su gestión de donde se desprenda tal evento.

La oficina asesora jurídica o el profesional con funciones de abogado en las direcciones territoriales, proyectará el acto administrativo declaratorio de la caducidad el cual será suscrito por el director general y respecto del cual se aplicarán las normas generales del Código Contencioso Administrativo sobre notificación y vía gubernativa los que también estarán a cargo de la oficina asesora jurídica o del profesional con funciones de abogado en las direcciones territoriales.

En caso de incumplimiento que no sea para caducidad, se declarará el riesgo de incumplimiento del contrato con la aplicación de la garantía única de cumplimiento.

• Publicación de actos sancionatorios.

Los actos que declaran la caducidad de un contrato y aquellos que implican cobro de cláusula penal y multas, se deben publicar por quien corresponda de conformidad con lo previsto en el artículo 31 de la Ley 80 de 1993.

7. Liquidación del contrato (contratos con y sin formalidades plenas).

Los trámites de la liquidación del contrato (con o sin formalidades plenas) se encuentran detallados en el instructivo “Etapa contractual en la contratación”.

Los contratos con o sin formalidades plenas de prestación de servicio, suministro, obra, en general de tracto sucesivo, deben liquidarse.

El acta de liquidación debe remitirla el interventor a la oficina asesora jurídica o a la división administrativa o quien haga sus veces, según se trate de contrato con o sin formalidades plenas, para anexarla al contrato original y archivar en la carpeta correspondiente. A nivel territorial la documentación y en general toda la información contractual con y sin formalidades plenas debe reposar en el despacho del profesional con funciones de abogado.

Del acta de liquidación se efectúa reparto a la división financiera o quien haga sus veces cuando queden saldos para liberar y si quedó un saldo a favor del instituto se requerirá al contratista para su pago voluntario. De lo contrario, se cobrará la garantía o se acudirá al cobro coactivo.

En el proceso de liquidación debe cumplirse lo establecido por los artículos 60 y 61 de la Ley 80 de 1993.

8. Disposiciones varias.

8.1. Minutas tipo y modelos estándar.

Se entiende por minutas tipo las autorizadas por la oficina asesora jurídica. En todo caso, cada vez que se requiera para facilitar la elaboración de los contratos estatales, la oficina asesora jurídica hará los ajustes pertinentes para cada clase de contrato. Igualmente el área de organización y métodos de la oficina asesora de planeación estandarizará modelos tipo de otros documentos contractuales.

8.2. Del saneamiento del procedimiento.

Si durante el proceso de contratación, el funcionario autorizado encuentra que se ha pretermitido algún requisito exigido o se ha cumplido deficientemente, ordenará su cumplimiento y corrección siempre que no se halle frente a nulidad absoluta, según lo previsto en el artículo 44 de la Ley 80 de 1993. Efectuada la enmienda se reanudará el trámite.

Los contratos que tengan errores de trascripción o de copia debidamente comprobados, se aclararán.

8.3. Controversias contractuales.

En todas las controversias surgidas como consecuencia de cualquier procedimiento contractual, el interventor del respectivo contrato informará de tal hecho a la oficina asesora jurídica o al profesional con funciones de abogado en las direcciones territoriales.

La oficina asesora jurídica o el profesional con funciones de abogado en las direcciones territoriales requerirá al contratista, al ordenador del gasto quien suscribió el contrato y al interventor, para que propongan un mecanismo de solución directa al conflicto, pudiendo ser algunos de los previstos en la Ley 80 de 1993, capítulo VIII.

Una vez propuestos tales mecanismos, se propondrá la mejor alternativa a la dirección general para solucionar el problema en particular, proyectando el documento de compromiso donde se señale claramente la materia objeto de solución, las obligaciones asumidas por las partes y la forma de asumir los costos de tal decisión.

Previa aprobación de la dirección general, se comunicará por parte de la oficina asesora jurídica o del profesional con funciones de abogado en las direcciones territoriales, a las partes involucradas para su cumplimiento.

(Nota: Derogada por la Resolución 197 de 2009 artículo 2º del Instituto Geográfico Agustín Codazzi)

ART. 2º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución 122 del 30 de enero de 2004, las circulares 186 del 31 de mayo de 2000, 662 del 23 de diciembre de 1998, 391 del 2 de diciembre de 2002, 17 del 17 de enero de 2003, 329 del 5 de agosto de 2003, 374 del 11 de agosto de 2004, 35 del 31 de enero de 2005, 334 del 15 de julio de 2005, 350 del 21 de julio de 2005 y todas las demás disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

29 de enero de 2007.

(Nota: Derogada por la Resolución 197 de 2009 artículo 2º del Instituto Geográfico Agustín Codazzi)

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