CIRCULAR EXTERNA CONJUNTA 81 DE 2007 

(Noviembre 13)

Asunto: Nuevos certificados de nacido vivo y de defunción.

En el marco del sistema integral de información de la protección social - Sispro, el Ministerio de la Protección Social desarrolló el registro único de afiliados - RUAF, del cual hace parte el módulo de nacimientos, defunciones y registro de extranjeros. Así mismo, de manera conjunta con el DANE, se rediseñó el mejoramiento tecnológico del sistema de registro civil y estadísticas vitales, que trasciende del diligenciamiento de los certificados de nacido vivo y de defunción en físico, a la gestión en tiempo real de las certificaciones en medios magnéticos, buscando reducir de manera significativa el tiempo de obtención, análisis y producción estadística de datos de los hechos vitales de nacimientos y defunciones.

Entre otros ajustes a los certificados de nacido vivo y de defunción, como parte del mejoramiento tecnológico, se efectuaron los siguientes:

• La eliminación del uso del papel carbón.

• El original de cada certificado en adelante se denominará “certificado de nacido vivo antecedente para el registro civil” y “certificado de defunción antecedente para el registro civil” los que contienen las variables esenciales para la inscripción civil del hecho vital ante la oficina de registro.

• Anexo al antecedente para el registro civil, se entregará el certificado de nacido vivo y el certificado de defunción, que incluyen la totalidad de las variables, para fines estadísticos y de salud pública, que se aplicará hasta que las instituciones de salud realicen el proceso automatizado.

• El número del certificado se presenta mediante un rótulo adhesivo.

• El número de preguntas de cada certificado se incrementó.

• El orden de las preguntas se modificó.

• El fraseo se cambió al igual que la presentación de las opciones de respuesta.

Ahora bien, con base en el marco normativo que regula el sistema de estadísticas vitales, las direcciones departamentales, distritales y municipales de salud, las instituciones prestadoras de servicios de salud, el Instituto Nacional de Medicina Legal y los comités de estadísticas vitales, tienen la competencia de realizar acciones tendientes al mejoramiento de la calidad de las estadísticas vitales, las cuales sirven de base para identificar los principales problemas de salud relacionados con los nacidos vivos y las defunciones de la población colombiana y formular políticas en salud.

Por lo anterior, informamos que dentro del proceso de implantación del mejoramiento tecnológico del diligenciamiento de los certificados de nacido vivo y defunciones, los nuevos certificados empezarán a operar en el territorio nacional a partir del día 15 de noviembre de 2007. No obstante lo anterior, las instituciones que cuenten con los formatos anteriores, deberán agotar sus existencias.

Los procesos y flujos de distribución y recolección establecidos por el sistema de registro civil y estadísticas vitales se mantienen vigentes; en tal sentido, el DANE hará la distribución de los nuevos certificados cuyo diligenciamiento deberá tener en cuenta las observaciones del anexo técnico adjunto, el cual deberá ser ampliamente difundido por todas las entidades que participan en el sistema.

Anexo técnico

Aspectos técnicos de los registros de estadísticas vitales

La producción de las estadísticas de nacimientos tiene como base el certificado de nacido vivo, que se diligencia para toda persona que al nacer sea considerada nacido vivo. Las estadísticas de mortalidad se basan en la información del certificado de defunción que se diligencia para todos los fallecidos, así la muerte ocurra muy cercana al nacimiento y para los nacidos muertos (defunción fetal).

El original de cada certificado en adelante se denominará “certificado de nacido vivo antecedente para el registro civil” y “certificado de defunción antecedente para el registro civil”, los que contienen las variables esenciales para la inscripción civil del hecho vital ante la oficina de registro.

1. Contenido del certificado de nacido vivo antecedente para el registro civil:

Lugar del nacimiento: Hace referencia al departamento, municipio y centro poblado (inspección de policía, corregimiento o caserío) donde ocurrió el nacimiento.

Área del nacimiento: Seleccione la opción, según el nacimiento haya ocurrido en la cabecera municipal (casco urbano), centro poblado (inspección de policía, corregimiento o caserío) o área rural dispersa.

Fecha del nacimiento: Año, mes y día en que ocurrió el nacimiento.

Hora del nacimiento: Registre la hora y minutos del nacimiento en formato de hora militar ej.: hora 15 minutos 30, la opción “Sin establecer” se seleccionará únicamente en aquellos casos en los que no sea posible obtener esta información.

Sexo del nacido vivo: Por ningún motivo esta variable puede quedar en blanco.

Hemoclasificación del nacido vivo: Registrar el grupo sanguíneo y el factor RH del recién nacido.

Apellidos y nombres de la madre (tal como figuran en el documento de identidad): Se debe solicitar el documento de identificación de la madre, al momento de diligenciar el certificado y registrar el (los) apellido(s) y el (los) nombre(s) según como aparezcan en este.

Tipo de documento de identificación de la madre: Seleccione el tipo de documento, según corresponda, registro civil, tarjeta de identidad, cédula de ciudadanía, cédula de extranjería o pasaporte, de acuerdo con el documento de identificación de la madre.

Número de identificación de la madre tal como figura en el documento de identidad: Registre el número de identificación de acuerdo con el documento de identificación de la madre.

Datos de quien certifica el nacimiento:

Apellidos y nombres (tal como figuran en el documento de identidad): Nombre completo de quien certifica el nacimiento.

Tipo de documento de identificación: Seleccione el tipo de documento, según corresponda, cédula de ciudadanía, cédula de extranjería o pasaporte de acuerdo con el documento de identificación de quien certifica el nacimiento.

Número de documento de identificación: Registre el número de identificación de acuerdo con el documento de identificación de quien certifica el nacimiento.

Profesión de quien certifica el nacimiento: Seleccione la opción correspondiente de acuerdo con el personal de salud que certifica el nacimiento.

Registro profesional: Número de la tarjeta profesional o registro de quien certifica el nacimiento.

Lugar y fecha de expedición del certificado: Departamento, municipio donde se expide el certificado, al igual que la fecha (año, mes y día).

Firma de quien certifica el nacimiento: La firma del médico o personal de salud que expide el certificado, conlleva su responsabilidad civil, penal y ética.

Certificado de nacido vivo (formato en papel)

El certificado de nacido vivo tiene fines estadísticos, de salud pública y demográficos. Este documento será diligenciado cuando la institución o actor responsable del diligenciamiento de los certificados del hecho vital, no cuenten con infraestructura tecnológica adecuada, para realizar la captura electrónica.

Contenido:

El certificado de nacido vivo está dividido en 3 partes:

La primera parte (preguntas 1 a 18), corresponde a los datos propios del nacimiento.

La segunda parte (preguntas 19 a 33), está destinada a registrar los datos de los padres del nacido vivo.

La tercera parte (preguntas 34 a 40), contiene los datos de quien certifica el nacimiento.

Preguntas nuevas o que varían sus contenidos:

10. Hora del nacimiento: Registre la hora y minutos del nacimiento en formato de hora militar ej.: hora 15 minutos 30. La opción “Sin establecer” se seleccionará únicamente en aquellos casos en los que no sea posible obtener esta información.

18. De acuerdo, con la cultura, pueblo o rasgos físicos, el nacido vivo es reconocido por sus padres como: Seleccione la opción correspondiente. En caso de ser indígena escriba el pueblo indígena al cual pertenece.

23. Estado conyugal de la madre: Seleccione la alternativa correspondiente, de acuerdo con las siguientes definiciones:

1. No está casada y lleva dos años o más viviendo con su pareja: Persona que establece con otra de sexo opuesto una relación de dos años o más, que implica cooperación económica y cohabitación residencial y sexual, la cual se mantiene única y exclusivamente por voluntad propia, sin que estén presentes vínculos legales.

2. No está casada y lleva menos de dos años viviendo con su pareja: Persona que establece con otra de sexo opuesto una relación de menos de dos años, que implica cooperación económica y cohabitación residencial y sexual, la cual se mantiene única y exclusivamente por voluntad propia, sin que estén presentes vínculos legales.

3. Está separada, divorciada: Persona cuya unión (casado o en unión libre) ha sido disuelta por vía legal y no se ha vuelto a casar, ni vive en unión libre.

4. Está viuda: Es la persona que, habiendo fallecido su cónyuge o compañero (a), no ha vuelto a casarse, ni vive en unión libre.

5. Está soltera: Persona que nunca ha contraído matrimonio y que no vive en unión libre.

6. Está casada: Se considera casada aquella persona que ha establecido con otra persona del sexo opuesto una relación aprobada por la ley, que implica cooperación económica y cohabitación residencial y sexual.

9. Sin información: Solo cuando no se obtenga el dato.

24. Último año de estudios que aprobó la madre: Hace referencia al nivel educativo alcanzado por la madre en la modalidad de educación formal. Los niveles son los siguientes:

1. Preescolar1. Prejardín2. Jardín3. Transición
2. Básica primaria12345 
3. Básica secundaria6789  
4. Media académica o clásica1011    
5. Media técnica1011    
6. Normalista10111213  
7. Técnica profesional12    
8. Tecnológica123   
9. Profesional123456
10. Especialización12    
11. Maestría123   
12. Doctorado123456
13. Ninguno0     
99. Sin información      

30. Régimen de seguridad social en salud de la madre: Seleccione la opción según corresponda, de acuerdo con las siguientes definiciones:

1. Contributivo: Persona que recibe servicio de salud a través de una empresa promotora de salud (EPS) en razón de que está afiliada por tener patrón o cotizar como trabajador independiente o ser beneficiario de un afiliado del régimen contributivo.

2. Subsidiado: Persona que recibe servicio de salud a través de una empresa promotora de salud del régimen subsidiado (EPS-S), en razón de pertenecer a los estratos 1 y 2 según el Sisbén, y haber sido carnetizada y afiliada al régimen subsidiado por cuenta del Estado.

3. Excepción: Pertenecen a este régimen los empleados de Ecopetrol, Magisterio, Fuerzas Militares y de Policía.

4. Especial: Personas que laboran, pensionados y jubilados de la respectiva universidad que cuentan con servicios de salud.

5. No asegurado: Personas que no cumplen con las condiciones del régimen contributivo, ni subsidiado. Dentro de esta categoría están incluidas personas, que perteneciendo a los estratos 1, 2 y 3 según el Sisbén, no han sido carnetizadas ni afiliadas al sistema general de seguridad social en salud (SGSSS).

31. Entidad administradora en salud a la que pertenece la madre: Es la entidad encargada de afiliar a los usuarios, recaudar y administrar las cotizaciones, garantizar la prestación de los planes de beneficios.

33. Último año de estudios que aprobó el padre: Hace referencia al nivel educativo alcanzado por el padre en la modalidad de educación formal.

2. Contenido del certificado de defunción antecedente para el registro civil:

Lugar donde ocurrió la defunción: Hace referencia al departamento, municipio y centro poblado (inspección de policía, corregimiento o caserío) donde ocurrió la defunción.

Área donde ocurrió la defunción: Seleccione la opción, según la defunción haya ocurrido en la cabecera municipal (casco urbano), centro poblado (inspección de policía, corregimiento o caserío) o área rural dispersa.

Tipo de defunción: Registre si la defunción objeto del certificado, es una muerte fetal o no fetal.

Fecha en que ocurrió la defunción: Año, mes y día en que ocurrió.

Hora en que ocurrió la defunción: Registre la hora y minutos de la defunción en formato de hora militar ej.: hora 15 minutos 30. La opción “Sin establecer” se seleccionará únicamente en aquellos casos en los que no sea posible obtener esta información.

Sexo del fallecido: La casilla “Indeterminado” debe ser utilizada únicamente en los casos en que, por el estado del cadáver, no sea posible determinarlo.

Apellidos y nombres del fallecido (tal como figuran en el documento de identidad): Se debe solicitar el documento de identificación del fallecido al momento de diligenciar el certificado y registrar el (los) apellido(s) y el (los) nombre(s) según como aparezcan en este.

Tipo de documento de identificación del fallecido: Seleccione el tipo de documento, según corresponda, registro civil, tarjeta de identidad, cédula de ciudadanía, cédula de extranjería o pasaporte, de acuerdo con el documento de identificación del fallecido.

Número de identificación del fallecido tal como figura en el documento de identidad: Registre el número de identificación de acuerdo con el documento de identificación del fallecido.

Probable manera de muerte: Con la información disponible, especifique si la defunción fue de origen natural o violenta. La casilla “En estudio”, es de uso exclusivo para el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses o de los médicos rurales que cumplan estas funciones.

Datos de quien certifica la defunción:

Apellidos y nombres (tal como figuran en el documento de identidad): Nombre completo de quien certifica la defunción.

Tipo de documento de identificación: Seleccione el tipo de documento, según corresponda, cédula de ciudadanía, cédula de extranjería o pasaporte de acuerdo con el documento de identificación de quien certifica la defunción.

Número de documento de identificación: Registre el número de identificación de acuerdo con el documento de identificación de quien certifica la defunción.

Profesión de quien certifica la defunción: Seleccione la opción correspondiente de acuerdo con el personal de salud que certifica la defunción.

Registro profesional: Número de la tarjeta profesional o registro de quien certifica la defunción.

Lugar y fecha de expedición del certificado: Departamento, municipio donde se expide el certificado, al igual que la fecha (año, mes y día).

Firma de quien certifica la defunción: La firma del médico o personal de salud que expide el certificado, conlleva su responsabilidad civil, penal y ética.

Certificado de defunción (formato en papel):

El certificado de defunción tiene fines estadísticos, de salud pública y demográficos. Este documento será diligenciado cuando la institución o actor responsable del diligenciamiento de los certificados del hecho vital, no cuenten con infraestructura tecnológica adecuada, para realizar la captura electrónica.

Contenido

El certificado de defunción está dividido en cinco partes:

La primera parte (preguntas 1 a 24), corresponde a los datos propios de la defunción y del fallecido.

La segunda parte (preguntas 25 a 36), incluye aspectos relacionados con las defunciones fetales, sin interesar el tiempo de gestación y de menores de un año.

La tercera parte (preguntas 37 a 39), contempla aspectos relacionados con las defunciones de mujeres en edad fértil, con el fin de captar la mortalidad materna durante el embarazo, el parto, el puerperio y la mortalidad materna tardía.

La cuarta parte (preguntas 40 a 42), es de uso específico para los casos de muertes violentas.

La quinta parte (preguntas 43 a 46), está destinada a consignar las causas generales de la defunción, por personal médico o la causa probable de la defunción en los casos constatados por personal de salud autorizado (enfermero(a), auxiliar de enfermería o promotor(a) de salud).

Los datos de la persona que expide el certificado de defunción (preguntas 47 a 53).

Preguntas nuevas o que varían sus contenidos:

8. Hora en que ocurrió la defunción: Registre la hora y minutos del nacimiento en formato de hora militar ej.: hora 15 minutos 30. La opción “Sin establecer” se seleccionará únicamente en aquellos casos en los que no sea posible obtener esta información.

14. Estado conyugal del fallecido: Seleccione la alternativa correspondiente, de acuerdo con las siguientes definiciones:

1. No estaba casado(a) y lleva dos años o más viviendo con su pareja: persona que establece con otra de sexo opuesto una relación de dos años o más, que implica cooperación económica y cohabitación residencial y sexual, la cual se mantiene única y exclusivamente por voluntad propia, sin que estén presentes vínculos legales.

2. No estaba casado(a) y lleva menos de dos años viviendo con su pareja: persona que establece con otra de sexo opuesto una relación de menos de dos años, que implica cooperación económica y cohabitación residencial y sexual, la cual se mantiene única y exclusivamente por voluntad propia, sin que estén presentes vínculos legales.

3. Estaba separado(a), divorciado(a): persona cuya unión (casado o en unión libre) ha sido disuelta por vía legal y no se ha vuelto a casar, ni vive en unión libre.

4. Estaba viudo(a): es la persona que, habiendo fallecido su cónyuge o compañero (a), no ha vuelto a casarse ni vive en unión libre.

5. Estaba soltero(a): persona que nunca ha contraído matrimonio y que no vive en unión libre.

6. Estaba casado(a): se considera casada aquella persona que ha establecido con otra persona del sexo opuesto una relación aprobada por la ley, que implica cooperación económica y cohabitación residencial y sexual.

9. Sin información: solo cuando no se obtenga el dato.

16. Último año de estudios que aprobó el fallecido: Hace referencia al nivel educativo alcanzado por el fallecido, especificando el último año aprobado:

1. Preescolar1. Prejardín2. Jardín3. Transición
2. Básica primaria12345 
3. Básica secundaria6789  
4. Media académica o clásica1011    
5. Media técnica1011    
6. Normalista10111213  
7. Técnica profesional12    
8. Tecnológica123   
9. Profesional123456
10. Especialización12    
11. Maestría123   
12. Doctorado123456
13. Ninguno0     
99. Sin información      

17. La ocupación pudo ser causa o estar asociada con la defunción: Si la ocupación pudo ser causa o estar relacionada con el fallecimiento seleccione, si se trató de un accidente de trabajo o enfermedad profesional y especifique cuál fue la última ocupación del fallecido, en caso contrario, igualmente especifique la última ocupación del fallecido.

18. De acuerdo, con la cultura, pueblo o rasgos físicos, el fallecido era o se reconocía como: Seleccione la opción correspondiente. En caso de ser indígena escriba el pueblo indígena al cual pertenecía el fallecido.

21. Régimen de seguridad social en salud del fallecido (para muerte fetal o de menor de un año, el de la madre): Hace referencia al régimen de seguridad al que estaba afiliado el fallecido o la madre del feto o del menor de un año fallecido, de acuerdo con las siguientes definiciones:

1. Contributivo: Persona que recibe servicio de salud a través de una empresa promotora de salud (EPS) en razón de que está afiliada por tener patrón o cotizar como trabajador independiente o ser beneficiario de un afiliado del régimen contributivo.

2. Subsidiado: Persona que recibe servicio de salud a través de una empresa promotora de salud del régimen subsidiado (EPS-S), en razón de pertenecer a los estratos 1 y 2 según el Sisbén y haber sido carnetizado y afiliado al régimen subsidiado por cuenta del Estado.

3. Excepción: Pertenecen a este régimen los empleados de Ecopetrol, Magisterio, Fuerzas Militares y de Policía.

4. Especial: Personas que laboran, pensionados y jubilados de la respectiva universidad que cuentan con servicios de salud.

5. No asegurado: Personas que no cumplen con las condiciones del régimen contributivo ni subsidiado. Dentro de esta categoría están incluidas personas, que perteneciendo a los estratos 1, 2 y 3 según el Sisbén, no han sido carnetizados ni afiliados al sistema general de seguridad social en salud (SGSSS).

22. Entidad administradora de salud a la que perteneció el fallecido (para muerte fetal o de menor de un año, la entidad administradora a la que pertenece la madre): Es la entidad encargada de afiliar a los usuarios, recaudar y administrar las cotizaciones, y garantizar la prestación de los planes de beneficios.

35. Estado conyugal de la madre: Seleccione la alternativa correspondiente, de acuerdo con las siguientes definiciones:

1. No está casada y lleva dos años o más viviendo con su pareja: Persona que establece con otra de sexo opuesto una relación de dos años o más, que implica cooperación económica y cohabitación residencial y sexual, la cual se mantiene única y exclusivamente por voluntad propia, sin que estén presentes vínculos legales.

2. No está casada y lleva menos de dos años viviendo con su pareja: Persona que establece con otra de sexo opuesto una relación de menos de dos años, que implica cooperación económica y cohabitación residencial y sexual, la cual se mantiene única y exclusivamente por voluntad propia, sin que estén presentes vínculos legales.

3. Está separada, divorciada: Persona cuya unión (casado o en unión libre) ha sido disuelta por vía legal y no se ha vuelto a casar, ni vive en unión libre.

4. Está viuda: Es la persona que, habiendo fallecido su cónyuge o compañero (a), no ha vuelto a casarse ni vive en unión libre.

5. Está soltera: Persona que nunca ha contraído matrimonio y que no vive en unión libre.

6. Está casada: Se considera casada aquella persona que ha establecido con otra persona del sexo opuesto una relación aprobada por la ley, que implica cooperación económica y cohabitación residencial y sexual.

9. Sin información: solo cuando no se obtenga el dato.

36. Último año de estudios que aprobó la madre: Hace referencia al nivel educativo alcanzado por la madre en la modalidad de educación formal.

N. del D.: La presente circular externa conjunta va dirigida a los directores departamentales, distritales y municipales de salud, directores de instituciones prestadoras de servicios de salud, Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, oficinas de registro civil (registradurías y notarías), empresas promotoras de salud, comités departamentales y municipales de estadísticas vitales, médicos y otro personal de salud autorizado para certificar.

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