RESOLUCIÓN 100-005309 DE 2007

 

RESOLUCIÓN 100-005309 DE 2007 

(Diciembre 18)

“Por la cual se implementa la realización de sesiones no presenciales y se adopta otro mecanismo para la toma de decisiones de los comités de la Superintendencia de Sociedades”.

El Superintendente de Sociedades,

en ejercicio de sus atribuciones legales, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo establecido en el numeral 15 del artículo 4º del Decreto 1080 de 1996, corresponde al superintendente de Sociedades crear, organizar y suprimir los órganos de asesoría y coordinación que consideren necesarios para el desarrollo de las funciones de la entidad;

Que conforme a la referida disposición legal, la entidad cuenta con comités internos, los cuales deben deliberar y decidir periódicamente con el quórum y mayoría en ellos establecidas;

Que las actuaciones que deban surtirse en la administración pública se desarrollarán de conformidad con los principios establecidos en el artículo 209 de la Carta Política;

Que para el desarrollo de las funciones a cargo de la entidad y disminuir los tiempos y costos en sus actuaciones se deben utilizar y aprovechar las tecnologías de comunicación, habilitando sistemas de transmisión electrónica para el envío y recibo de la información en forma de mensaje de datos y para la conservación y archivo de los mismos;

Que la Ley 527 de 1999 regula la aplicabilidad de todo tipo de información en forma de mensaje de datos, es decir, aquella generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, tales como internet, correo electrónico, fax y videoconferencia;

Que el artículo 6º de la mencionada ley establece el principio de equivalencia funcional entre el escrito y el mensaje de datos, al disponer que: “Cuando cualquier norma requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que este contiene es accesible para su posterior consulta”;

Que en relación con la información generada en forma de mensaje de datos y la exigencia de la firma, el artículo 7º de la Ley 527 de 1999, precisa:

“Cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma, en relación con un mensaje de datos, se entenderá satisfecho dicho requerimiento si:

a) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación;

b) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado.

Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente prevén consecuencias en el caso de que no exista una firma”;

Que para optimizar la operancia y desarrollo de los diferentes comités de la Superintendencia de Sociedades, este despacho estima procedente establecer la eventualidad de reuniones no presenciales, con la posibilidad de que las deliberaciones y toma de decisiones a que haya lugar al interior de las mismas, puedan realizarse a través de mensajes de datos con la utilización de las herramientas tecnológicas que posee la entidad, las cuales permiten un contacto real e inmediato entre los intervinientes, acceso oportuno a los documentos e información disponible de los comentarios de los participantes, reportando beneficios en cuanto a la agilidad en la adopción de decisiones, reducción de gastos en movilización y mayores condiciones de seguridad, almacenamiento e inalterabilidad de la información;

De igual manera, se optimiza la operancia y desarrollo de los comités, proveyéndoles de mecanismos alternativos para la toma de decisiones;

Con mérito en las consideraciones precedentes,

RESUELVE:

ART. 1º—Las sesiones de los comités que operan al interior de la Superintendencia de Sociedades se desarrollarán con la presencia de sus integrantes, conforme al quórum y mayorías establecido para cada uno de ellos. No obstante lo anterior, podrán realizarse reuniones sin la presencia total o parcial de sus integrantes mediante la utilización de mensajes de datos.

PAR.—Para efectos de las sesiones no presenciales se dispondrá de los medios electrónicos, ópticos o similares disponibles, tales como internet, correo electrónico, videoconferencia, fax, entre otros, que permitan la participación en tiempo real o no de las personas integrantes del respectivo comité y los invitados al mismo.

ART. 2º—Convocatoria a sesiones no presenciales. El presidente del correspondiente comité determinará, cuando las circunstancias así lo ameriten, la realización de sesiones no presenciales, para lo cual solicitará al secretario respectivo el envío de la convocatoria a sus integrantes, a través de correo electrónico, la cual deberá contener:

• Tema a tratar.

• La documentación necesaria para que los participantes puedan prepararse para la sesión del comité.

• Tipo de respuesta (observaciones o toma de decisiones).

• Fecha y hora de la sesión, y

• Medios electrónicos que se utilizarán para el desarrollo de la sesión.

PAR.—Cuando todos o algunos de los miembros carezcan del mecanismo de firma electrónica, la firma autógrafa se recabará dentro de los siguientes cinco (5) días hábiles a la celebración de la sesión, para lo cual el secretario del correspondiente comité procederá a solicitar a los miembros la suscripción de la respectiva acta.

ART. 3º—Desarrollo de las sesiones no presenciales. Las sesiones no presenciales podrán desarrollarse en tiempo real (conexión a través de videoconferencia o mensajería instantánea) que permitan la grabación de la respectiva sesión o mediante la utilización del correo electrónico o foros asincrónicos, a través de los cuales se enviarán los respectivos mensajes de datos que soporten las deliberaciones y decisiones adoptadas.

ART. 4º—Requisitos de las actas de reuniones no presenciales. El secretario del correspondiente comité deberá velar que en la respectiva acta quede constancia, como mínimo, de la siguiente información:

1º. Fecha de la reunión, con la indicación de que los participantes se comunicaron simultánea o sucesivamente, según el caso. Si el mecanismo es este último, deberá expresarse en el acta, la fecha de recepción de la primera comunicación y de la última.

2º. Nombre de los participantes e intervinientes.

3º. La indicación de las deliberaciones y decisiones adoptadas.

4º. La indicación del número de votos positivos, negativos o en blanco.

5º. Firma del presidente, secretario y demás miembros del respectivo comité.

ART. 5º—Serán válidas también las decisiones de los comités, cuando por escrito, todos sus miembros expresen el sentido de su voto dentro del término que sea fijado para tal efecto por parte del presidente del mismo, utilizando cualquier medio tecnológico de mensajería de datos. En este evento, el presidente informará a los miembros del comité el sentido de la decisión dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de los documentos en los que se expresa el voto, de lo cual se levantará un acta que deberá ser suscrita por el presidente y el secretario del comité.

ART. 6º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

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