INSTRUCTIVO 2 DE 2007 

(Diciembre 10)

Ref.: Instrucciones para el diligenciamiento y reporte de la información a través del sistema CHIP, relacionadas con el diagnóstico, evaluación y seguimiento a la implementación del modelo de control interno contable MCICO 2007:1.

Para que las actividades relacionadas con el diagnóstico, evaluación y seguimiento a la implementación del modelo de control interno contable MCICO 2007:1 sean reportadas a través del sistema CHIP de acuerdo con la reglamentación contenida en la Resolución 393 de 2007, se deben seguir las siguientes instrucciones:

1. Aspectos generales.

1.1. Categoría en CHIP: Control interno contable.

En el sistema consolidador de hacienda e información pública - CHIP fue creada una categoría que se denomina control interno contable para que les permita a las entidades contables públicas que están incluidas en el ámbito de aplicación del régimen de contabilidad pública contenido en el artículo 5º de la Resolución 354 de 2007, presentar el informe sobre la evaluación al sistema de control interno contable, el cual, junto con el proceso de diseño e implementación del modelo de control interno contable MCICO 2007:1, fue adoptado por la Contaduría General de la Nación, mediante la Resolución 393 de 2007.

1.2. Formularios de la categoría control interno contable.

Los formularios de la categoría control interno contable son el medio a través del cual las entidades contables públicas reportarán la información que se relaciona con la evaluación al sistema de control interno contable, y el avance en el proceso de implementación del modelo de control interno contable MCICO 2007:1.

Para el efecto, las entidades deben diligenciar y enviar los siguientes formularios:

CGN2007_MCICO_ENCUESTA

CGN2007_MCICO_RESUMEN

2. Aspectos técnicos de los formularios.

Valores de reporte. Los datos a diligenciar por cada una de las variables podrán ser numéricos y/o alfabéticos, dependiendo del formulario y el tipo de información, como se indica en cada uno de ellos.

Nivel de desagregación. La información a reportar estará relacionada con el tipo de formulario a diligenciar, teniendo en cuenta la estructura y la forma de diagnosticar, evaluar o hacer seguimiento a la implementación del sistema de control interno contable, que se establece a través de preguntas por cada uno de los elementos, componentes, subsistemas y el sistema en general.

Actualización de formularios. Las entidades contables públicas deben tener en cuenta que antes de iniciar el diligenciamiento de los formularios se debe realizar el proceso de actualización de los mismos, siempre que la Contaduría General de la Nación así lo publique en la página web del CHIP, actividad que se efectúa a través de la funcionalidad definida para el efecto en el sistema CHIP Local.

Igualmente, las entidades deben actualizar en el CHIP Local el aplicativo, si la Contaduría General de la Nación desarrolla una nueva versión del mismo, antes de actualizar los respectivos formularios.

Medios de incorporación de información al sistema CHIP. Las entidades contables públicas disponen en el sistema CHIP de dos funcionalidades a través de las cuales se incorpora la información a reportar:

a) Diligenciamiento directo. Las entidades podrán diligenciar los formularios directamente en el sistema, siguiendo las instrucciones en los términos del presente procedimiento.

b) Importación de la información al sistema. A través de archivos planos, cuyos aspectos técnicos de esta aplicación se encuentran incorporados en la funcionalidad: formularios / Menú formularios / Generar protocolo de importación, del aplicativo CHIP Local.

3. Estructura y diligenciamiento del formulario CGN2007_MCICO_ENCUESTA.

Se utiliza para reportar la información correspondiente a la evaluación del MCICO 2007:1, mediante la aplicación y diligenciamiento de la encuesta contenida en el formulario, atendiendo los criterios definidos en el Manual de implementación del modelo de control interno contable.

Encabezado del formulario. Los datos de encabezado aparecen automáticamente como parte del esquema del formulario, una vez la entidad haya efectuado la actualización respectiva. Es decir, la entidad no requiere diligenciarlos a través del sistema CHIP.

Descripción de conceptos. Los conceptos corresponden a las preguntas definidas en el formulario para la elaboración de la evaluación del MCICO 2007:1. Estos conceptos aparecen automáticamente al seleccionar el formulario a diligenciar.

3.1. Variable cuantitativa.

Columna calificación. Todas las preguntas que están incorporadas en el formulario deben ser diligenciadas asignándoles una calificación numérica entre uno (1) y cinco (5), según lo indicado en el manual.

3.2. Variables cualitativas.

Evidencia verbal. Los valores de esta columna deben diligenciarse en caracteres alfanuméricos. Estos valores corresponden a la descripción de los instrumentos de carácter verbal utilizados por el responsable de la evaluación, que permiten soportar la calificación que se asignó a cada pregunta de evaluación.

Evidencia documental. Los valores de esta columna deben diligenciarse en caracteres alfanuméricos. Estos valores corresponden a descripción de los instrumentos de carácter documental utilizados o evidenciados por el responsable de la evaluación para soportar la calificación que se asignó a cada pregunta.

3.3. Variables de cálculo.

Columnas promedio. Los resultados de estas columnas que se observan en el formulario los genera el sistema de manera automática, al momento de validar el reporte, lo cual se realiza a través de las opciones del menú formulario / validar, funcionalidad que se utiliza para validar el formulario que se tiene a la vista, o la opción categoría / validar que se utiliza para validar la totalidad de los formularios que hacen parte de la respectiva categoría.

3.4. Interpretación resultados.

Toda vez que como resultado de la calificación que se asignó a cada una de las preguntas que forman parte del formulario de evaluación del sistema de control interno contable, el sistema automáticamente, con la validación, realiza o establece un promedio para cada elemento, componente, subsistema y el sistema. Este promedio o resultado generado se interpreta de acuerdo con los rangos señalados en el manual para la implementación del modelo de control interno contable MCICO: 2007:1.

4. Estructura y diligenciamiento del formulario CGN2007_MCICO_RESUMEN.

Se utiliza para reportar, en forma resumida, la información correspondiente a las debilidades y fortalezas del sistema de control interno contable resultantes de la evaluación realizada y obtenida a través de la aplicación y diligenciamiento del formulario de encuesta. La información sobre debilidades y fortalezas a diligenciar se realiza para cada uno de los subsistemas y para el estado general del sistema. Se incluyen también las recomendaciones que se consideran importantes indicar.

4.1. Variable de detalle.

Dado que para cada uno de los conceptos que hacen parte de este formulario, pueden presentarse más de una debilidad, fortaleza, situación del estado actual o recomendación, se deberá detallar en el sistema, como se señala a continuación.

Detalle. Ubicando el cursor en el concepto que se va a detallar, ejemplo SUSBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO / DEBILIDAD, hacer clic derecho en el mouse / opción nuevo detalle /. En el selector generado se le asigna el nombre o título de la debilidad, que debe corresponder a un número arábigo (1 hasta n si se requiere), dar /Aceptar. En seguida observará que el nuevo detalle hace parte del subsistema seleccionado y por lo tanto podrá diligenciar la información en la variable cualitativa de evaluación.

El mismo procedimiento se seguirá para las variables de detalle a diligenciar con relación a las fortalezas (de 1 a hasta n), el estado general del sistema (de 1 hasta n) y recomendación (de 1 hasta n).

4.2. Variable cualitativa.

Evaluación. De acuerdo con el detalle seleccionado para cada concepto a diligenciar (debilidad, fortaleza, estado general del sistema, recomendación) deberá digitar la información respectiva de conformidad con la interpretación de los resultados, generado automáticamente por el sistema, obtenidos en la aplicación del formulario de evaluación, y de acuerdo con lo establecido en el manual para la implementación del modelo de control Interno contable MCICO 2007:1.

5. Mensajes de validación.

5.1. Errores de la información. En el proceso de validación y envío de los diferentes formularios, el sistema le advierte a la entidad contable pública sobre diferentes tipos de mensajes, los cuales indican que la información no cumple con algún parámetro de validación previamente definido por la CGN, y se clasifican en permisibles y no permisibles.

Los mensajes permisibles indican que la entidad contable pública debe revisar y analizar la información que va a enviar para determinar si hay lugar a modificación de la misma. Este mensaje es una advertencia, pero no es impedimento para el envío.

Los mensajes no permisibles indican que el formulario presenta deficiencias en la información diligenciada, y que el sistema no le permitirá el envío, hasta tanto se realice la modificación que corresponda.

N. del D.: El presente instructivo va dirigido a representantes legales, jefes de áreas financieras, jefes de control interno, jefes de contabilidad y contadores de los entes públicos del nivel nacional y territorial.

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