CIRCULAR EXTERNA 96 DE 2007 

(Diciembre 7)

Asunto: Legalización de recursos girados por saldos no compensados archivos (SNC, SNC1 y SNC2).

De acuerdo con el artículo 3º de la Resolución 3221 de 12 de septiembre de 2007, “La dirección general de planeación y análisis de política del Ministerio de la Protección Social actualizará el anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución, cuando surjan modificaciones a las especificaciones técnicas en él contenidas o cuando sea necesario efectuar aclaraciones a los mismos”. La presente circular, establece la manera en que las entidades promotoras de salud (EPS) y entidades obligadas a compensar (EOC) tendrán que diligenciar los archivos ACX y ABX de la Circular 102 de 2005, para la legalización de los recursos girados por saldos no compensados y registros glosados, en cumplimiento de la Resolución 3221 de 2007 y que podrán ser legalizados a partir del primer proceso de compensación de diciembre de 2007. Así mismo precisa la forma de diligenciar algunos campos de los archivos SNC1 y SNC2, descritos en el anexo técnico de la Resolución 3221 de 2007.

De esta manera se establece lo siguiente:

1. El consorcio administrador de los recursos del Fosyga recibirá como soporte de los recursos girados al Fosyga por concepto de saldos no compensados, únicamente los archivos SNC1 y SNC2 descritos en el anexo técnico de la Resolución 3221 del 12 de septiembre de 2007. El archivo SNC descrito en la Circular 102 de 2005 no será recibido por el consorcio, a partir del primer proceso de compensación de diciembre de 2007. Cabe anotar que estos archivos únicamente se recibirán por parte del administrador fiduciario de los recursos del Fosyga en la fecha prevista para la presentación del primer proceso de compensación tal y como se establece en el artículo 7º del Decreto 2280 de 2004.

2. En el caso en que los archivos SNC1, SNC2 y SSNC, sean glosados por el administrador fiduciario de los recursos del Fosyga, este informará a las entidades promotoras de salud, EPS, o a las entidades obligadas a compensar, EOC, las glosas presentadas en la validación de estos archivos. Las EPS y EOC podrán presentar nuevamente los archivos en la siguiente fecha de los procesos de compensación establecidas mediante el Decreto 2280 de 2004. Solamente se podrán legalizar recursos de saldos no compensados soportados por los archivos SNC1 y SNC2 que hayan sido aprobados por el administrador fiduciario de los recursos del Fosyga. Así mismo, solo se podrá solicitar reintegro de recurso mediante el archivo SSNC, cuando estos recursos hayan sido aceptados mediante los archivos SNC1 y SNC2.

3. Las EPS-EOC podrán seguir legalizando recursos girados al Fosyga con base en la información remitida en el archivo SNC descrito en la Circular 102 de 2005, siempre y cuando tengan saldo pendiente por legalizar.

4. Para el campo Nº 18 del archivo SNC1 se retiran dos causales que corresponden a:

02. Intereses de mora

03. Rendimientos financieros.

debido a que estos recursos son girados mediante el anexo C4 de la Resolución 164 de 2007.

De acuerdo con lo anterior, el campo Nº 18 del archivo SNC1 queda así:

Campo NºNombreDescripciónLongitud
18Especificación del aporte01. Valor pendiente por legalizar.
04. Aporte superior a los topes permitidos.
05. Diferencias matemáticas
2

5. Para el campo Nº 33 del` archivo SNC2, se adicionan dos nuevas causales de especificación de aporte que corresponden a:

07. Cotizaciones de períodos cerrados

08. Giro de recursos de afiliados que se pensionan en la actualidad y no han sido compensados para los períodos en que el pagador de la pensión gira los aportes retroactivos.

La inclusión del causal 07, se da porque a partir de la vigencia de la presente circular, no se recibirá el archivo giro de cotizaciones perteneciente a períodos cerrados recaudados extemporáneamente (GCRE), definido en la Resolución 3104 del 6 de septiembre de 2007. La información que se solicitaba en el archivo CGRE deberá ser remitida en la estructura del archivo SNC2 definido en el anexo técnico de la Resolución 3221 de 2007.

De acuerdo con lo anterior, el campo Nº 33 del archivo SNC2 queda así:

Campo NºNombreDescripciónLongitud
33Especificación del aporte01. Valor pendiente por legalizar.
02. Cotizaciones de afiliados ya compensados como beneficiarios.
03. Cotizaciones de afiliados ya compensados con la cotización de otro aportante.
04. Giro de recursos por apropiaciones incorrectas.
05. Giro de recursos recibidos por causa de reintegros laborales de afiliados ya compensados.
06. Giro de recursos de afiliados que se pensionan en la actualidad y ya han sido compensados para los períodos en que el pagador de la pensión gira los aportes retroactivos.
07. Cotizaciones de períodos cerrados.
08. Giro de recursos de afiliados que se pensionan en la actualidad y no han sido compensados para los períodos en que el pagador de la pensión gira los aportes retroactivos.
2

6. Para cuando las entidades promotoras de salud o entidades obligadas a compensar realicen las consignaciones al Fosyga mediante transferencia electrónica, estas deberán usar, para efecto del registro del número de consignación (campos 6, 10 y 14 del archivo SNC1 y campos 21, 25 y 29 del archivo SNC2), la siguiente nomenclatura: se utilizará la fecha de consignación sin ningún tipo de carácter diferente a números, más un consecutivo de la consignación y los números 1, 2 y 3 para identificar la consignación a compensación, solidaridad y promoción y prevención, respectivamente, en ningún caso la longitud de este identificador será diferente de diez (10) caracteres.

Así por ejemplo, si la fecha en la cual se efectúa la consignación corresponde al 17 de diciembre de 2007, el valor a colocar en estos campos será:

• 1712200711

Los primeros 2 caracteres (17), corresponden al día de la fecha en que se efectuó la transferencia electrónica, los caracteres 3 y 4 (12), corresponden al mes de la fecha en que se efectuó la transferencia electrónica, y los caracteres 5, 6, 7 y 8 (2007) corresponden al año de la fecha en que se efectuó la transferencia electrónica. El noveno caracter (1), significa que es la primera consignación. El décimo caracter (1), significa que la transferencia fue realizada a la subcuenta de compensación.

• 1712200712

Los primeros 2 caracteres (17), corresponden al día de la fecha en que se efectuó la transferencia electrónica, los caracteres 3 y 4 (12), corresponden al mes de la fecha en que se efectuó la transferencia electrónica, y los caracteres 5, 6, 7 y 8 (2007) corresponden al año de la fecha en que se efectuó la transferencia electrónica. El noveno caracter (1), significa que es la primera consignación. El décimo caracter (2), significa que la transferencia fue realizada a la subcuenta de solidaridad.

• 1712200713

Los primeros 2 caracteres (17), corresponden al día de la fecha en que se efectuó la transferencia electrónica, los caracteres 3 y 4 (12), corresponden al mes de la fecha en que se efectuó la transferencia electrónica, y los caracteres 5, 6, 7 y 8 (2007) corresponden al año de la fecha en que se efectuó la transferencia electrónica. El noveno caracter (1), significa que es la primera consignación. El décimo carácter (3), significa que la transferencia fue realizada a la subcuenta de promoción y prevención.

Si en ese mismo día se efectuó otra consignación, el primer número después de la fecha noveno caracter será 2 y así sucesivamente. Así los números asignados para la segunda transferencia serán:

• 1712200721, para el caso de la segunda transferencia a la subcuenta de compensación.

• 1712200722, para el caso de la segunda transferencia a la subcuenta de solidaridad.

• 1712200723, para el caso de la segunda transferencia a la subcuenta de promoción y prevención.

7. Los cambios que deberán adoptar las EPS-EOC en los archivos ACX y ABX, establecidos mediante la Circular 102 de 2005 para efectuar la respectiva legalización de los recursos girados por saldos no compensados a partir del primer proceso de compensación de diciembre de 2007, serán los siguientes:

a. Archivo ACX

Campos utilizados para la legalización de recursos girados por saldos no compensados y registros glosados.

Campo NºNombreUso actual (según Circular 102 de 2005)Nuevo uso a partir de la presente circular
45Fecha de consignación saldos no compensados.Corresponde a la fecha en que se giraron los saldos no compensados al Fosyga.
Corresponde a la fecha en que se realizó la consignación o transferencia electrónica por los saldos no compensados o registros glosados en procesos anteriores. Se debe tomar la fecha de consignación o transferencia de la subcuenta de compensación.
46Consecutivo interno EPS para identificar la consignación.Se refiere al consecutivo registrado en el anexo técnico para reportar el giro de los saldos no compensados al Fosyga.Para los registros de afiliados de saldos no compensados girados en el archivo SNC hasta septiembre de 2007, SNC1 y SNC2 de octubre de 2007, se le dará el uso descrito en la columna uso actual.
Para los archivos SNC1 y SNC2 reportados a partir del mes de noviembre de 2007, este campo corresponde al identificador del registro (campos 19 y 34 de los archivos SNC1 y SNC2, respectivamente).
Solo se diligencia cuando el campo 47 es 0, 1 o 2. Cuando el campo 47 sea igual a 1 se debe registrar el ID del registro del archivo SNC1 (campo 19) y cuando el campo 47 sea igual a 2 se debe registrar el ID del registro del archivo SNC2 (campo 34).
47Valor consignado por saldos no compensados.Corresponde al valor total girado en la declaración de giro y compensación en que la EPS reportó el saldo no compensado al Fosyga.Este campo se le dará un nuevo uso, tanto para los recursos girados por SNC o SNC1 o SNC2. Este uso es el siguiente:
0. Si los recursos fueron girados en el archivo SNC hasta septiembre de 2007 y SNC1 y SNC2 para octubre de 2007.
1. Si los recursos fueron girados en el archivo SNC1 a partir de noviembre de 2007.
2. Si los recursos fueron girados en el archivo SNC2 a partir de noviembre de 2007.
3. Para registros glosados de procesos anteriores.
48Número radicación administrador fiduciario en el que se giró el dinero.Corresponde al número de radicación que el administrador fiduciario asignó a la declaración de giro y compensación que fue presentada por las EPS-EOC al momento de girar los saldos no compensados del proceso al Fosyga.Este campo se le seguirá dando el mismo uso que se le ha dado hasta el momento.
49Número de registroCorresponde al número de registro o línea en la cual fue enviado el cotizante previamente glosado en el archivo de cotizantes.Corresponde al número de registro o línea del archivo que fue enviado anteriormente en algún proceso de compensación y fue glosado. Solo se diligencia si el campo 47 es igual a 3.

b. Archivo ABX

Campos utilizados para la legalización de recursos girados por saldos no compensados, utilizados únicamente para cuando el afiliado es un beneficiario adicional tipo A.

Campo NºNombreUso actual (según Circular 102 de 2005)Nuevo uso a partir de la presente circular
22Fecha de consignación saldos no compensados.Corresponde a la fecha en que se giraron los saldos no compensados o registros glosados al Fosyga.Corresponde a la fecha en que se realizó la consignación o transferencia electrónica por los saldos no compensados o registros glosados en procesos anteriores. Se debe tomar la fecha de consignación o transferencia de la subcuenta de compensación.
23Consecutivo interno EPS para identificar la consignación.Se refiere al consecutivo registrado en el anexo técnico para reportar el giro de los saldos no compensados al Fosyga.Para los registros de afiliados a legalizar de saldos no compensados girados en el archivo SNC hasta septiembre de 2007, SNC1 y SNC2 de octubre de 2007, se les dará el uso descrito en la columna uso actual.
Para los archivos SNC1 y SNC2 reportados a partir del mes de noviembre de 2007, este campo corresponde al identificador del registro (campos 19 y 34 de los archivos SNC1 y SNC2, respectivamente).
Solo se diligencia cuando el campo 24 es 0, 1 o 2. Cuando el campo 24 sea igual a 1 se debe registrar el ID del registro del archivo SNC1 (campo 19) y cuando el campo 24 sea igual a 2 se debe registrar el ID del registro del archivo SNC2 (campo 34).
24Valor consignado por saldos no compensados.Corresponde al valor total girado en la declaración de giro y compensación en que la EPS reportó el saldo no compensado al Fosyga.Este campo se le dará un nuevo uso, tanto para los recursos girados por SNC o SNC1 o SNC2. Este uso es el siguiente:
0. Si los recursos fueron girados en el archivo SNC hasta septiembre de 2007 y SNC1 y SNC2 para octubre de 2007.
1. Si los recursos fueron girados en el archivo SNC1 a partir de noviembre de 2007.
2. Si los recursos fueron girados en el archivo SNC2 a partir de noviembre de 2007.
3. Para registros glosados de procesos anteriores.
25Número radicación administrador fiduciario en la que se giró el dinero.Corresponde al número de radicación que el administrador fiduciario asignó a la declaración de giro y compensación que fue presentada por las EPS-EOC al momento de girar los saldos no compensados del proceso al Fosyga.Este campo se le seguirá dando el mismo uso que se le ha dado hasta el momento.
26Número de registroCorresponde al número de registro o línea en la cual fue enviado el cotizante previamente glosado en el archivo de cotizantes.Corresponde al número de registro o línea del archivo que fue enviado anteriormente en algún proceso de compensación y fue glosado. Solo se diligencia si el campo 24 es igual a 3.

8. Vigencia. La presente circular rige a partir de su publicación.

N. del D.: Esta circular va dirigida a entidades promotoras de salud, entidades obligadas a compensar, administrador fiduciario de recursos del Fosyga.

__________________________